berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor dapat dilihat dari :
A. Segi Usaha
Dalam segi usaha, unsur-unsur yang terkait didalamnya yang dapat dilihat dalam pekerjaan kantor pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU
adalah :
1. Tata Kerja
Tata kerja dimaksudkan untuk dapat mencapai cara kerja yang termudah. Pada pekerjaan kantor di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU hal ini
dapat dilihat dari : a.
Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjan kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai
sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Dalam hal ini adalah pemakaian komputer.Komputer
yang digunakan yakni : Komputer merk hp Pentium 2. b.
Semua langkah pekerjaan dalam pekerjaan kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU disusun dalam suatu prosedur
yang sudah diatur menjadi suatu rangkaian yang memperlancar setiap jenis pekerjaan yang dilakukan dalam pekerjaan kantor bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dan mengikuti beberapa langkah. Langkah pertama : mahasiswa yang mengurus surat aktif
kuliah harus terlebih dahulu menyiapkan surat seperti yang dianjurkan
dilengkapi dengan materai, langkah kedua : mahasiswa meneruskan surat tersebut bagian Tata usaha untuk melakukan pembayaran.
Selanjutnya Surat aktif kuliah itu akan di ketik ulang oleh pegawai di kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU kemudian di
teruskan ke kantor Dekan untuk di tandatangani oleh Dekan dan di beri stempel Fakultas Ekonomi. Setelah selesai kemudian Surat aktif kuliah
itu di berikan kepada mahasiswa yang bersangkutan. c.
Setiap alat tulis kantor ATK dalam kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU selalu disediakan tempat penyimpanannya dan
alat tulis kantor tersebut selalu berada ditempatnya. d.
Setiap tempat penyimpanan Arsip pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU diberi tanda pengenal mengenai isinya. Arsip
terdiri dari, Daftar wisuda, Daftar alumni, dan Daftar mahasiswa aktif di Fakultas Ekonomi USU dikelompokan sesuai dengan angkatan dan
jurusan masing-masing. 2.
Pemakaian Sumber Daya Pemakaian Sumber daya dimaksudkan untuk mencapai cara kerja yang
efektiv. Pada pekerjaan kantor di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :
a. Setiap pekerjaan kantor pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi USU dikerjakan dengan bantuan sarana Komputer,printer dan telepon.
b. Pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU setiap
benda dan alat yang sering dipakai dalam melaksanakan pekerjaan- pekerjaan kantor diletakkan pada tempat yang mudah dijangkau tanpa
memindahkan alat tersebut. c.
Setiap pekerjaan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU diklasifikasikan menurut jenisnya dan pekerjaan yang sejenis dibuat
dalam satu proses, dengan tujuan supaya langkah pekerjaan yang sama tidak dilakukan secara berulang-ulang. Seperti semua rencana kegiatan
mahasiswa setiap tahunnya dikelompokan dalam satu arsip sehingga proses pengerjaan dan pendataanya dapat dilakukan sesingkat mungkin
dan pelaksanaanya sesuai dengan rencana, selain itu dalam mendata mahasiswa baru setiap tahunnya dilakukan dengan mengelompokan
daftar mahasiswa baru tersebut sesuai dengan jurusan masing-masing. 3.
Pemakaian Waktu Pemakaian waktu pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU
selalu diusahakan dengan cara produktif. Pada pekerjaan kantor di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :
a. Rencana Kerja
Pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU selalu disusun Rencana Kerja dan Rencana Kerja tersebut disesuaikan dengan
pemakaian waktu. Setiap rencana kerja yang dibuat pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU selalu diikuti dengan pembuatan jadwal kegiatan berupa
pengumuman yang ditempel di papan pengumuman.
b. Disiplin
Disiplin kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting. Disiplin kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan yang
menjadi tanggung jawab pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan wewenang, karena apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu
akan hilang, dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan Fathoni,2006.Tujuan kedisiplinan adalah : Untuk mengoreksi penampilan kerja
pegawai dan untuk mendorong pegawai untuk berperilaku sepantasnya di tempat kerja,dimana perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap
peraturan dan prosedur Subekti,2008. Disiplin kerja pegawai membuat mereka dapat mencapai prestasi kerja yang optimal.
Waktu kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah : 1
Hari Senin sd Kamis jam kerja mulai pukul 08.00-14.00 wib 2
Hari Jumat jam kerja mulai pukul 08.00-11.00 wib 3
Hari Sabtu jam kerja mulai pukul 08.00-13.00 wib Para pegawai di kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU
bekerja sesuai dengan peraturan yang ada. Komunikasi antara pimpinan dengan para pegawai juga terlihat baik. Pimpinan melihat secara langsung apakah
kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan dapat secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja malas-malasan dan yang tidak
bekerja pada saat jam kerja. Jadi komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin hubungan kerja yang baik yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan
dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin.
Absensi kehadiran para pegawai juga sangat mempengaruhi kelancaran pekerjaan pegawai. Dalam rangka meningkatkan kinerja pegawai, langkah-
langkah yang perlu dilakukan untuk diperhatikan terhadap pegawai adalah berupa : kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, liburan bersama dan lain-lain.
Organisasi mengharapkan langkah-langkah peningkatan kerja tersebut dapat membantu meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu
menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai
yang ada di Fakultas Ekonomi USU memahami kinerja yang diharapkan dari masing-masing pegawai dimasa yang akan datang.
4. Pemakaian Ruang
Pemakaian ruang selalu dikaitkan dengan tata ruang. Tata ruang kantor berupa pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor
mulai dari mesin yang digunakan di kantor sampai perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga para pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa,
dan bebas untuk bergerak guna tercapainya suatu efisiensi kerja. Memungkinkan pemakaian ruang keja secara efisien merupakan salah satu
tujuan dari pengaturan tata ruang kantor. Pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dalam rangka menerapkan efisiensi kerja dalam pekerjaan
kantor hal tesebut dapat dilihat dari : a.
Tata ruang kantor yang dipergunakan pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dilengkapi dengan Air
Conditioner AC.
b. Pengaturan ruangan dilakukan sedemikian rupa sehingga lalulintas
warkat dapat ditempuh dengan jarak yang singkat’ c.
Berkas atau file-file lama yang tidak terpakai lagi segera dibuang untuk mengurangi kelebihan kapasitas. Di kantor Bagian
Kemahasiwaan Fakultas Ekonomi USU, arsip-arsip yang dianggap tidak perlu lagi segera dimusnahkan.
d. Alat atau perlengkapan kantor diletakkan dekat dengan pegawai yang
menggunakanya. Setiap pegawai meletakkan alat-alat tulis mereka diatas meja kerja mereka dengan rapi
B. Prestasi Kerja Pegawai
