6. Petugas keamanan, mempunyai tugas pokok antara lain:
a. Mengelola keamanan dan pengamanan gudang beserta isi dan petugas
pengelola gudang. b.
Melakukan pencegahan dan penanganan keamanan gudang beserta isi dan petugas pengelola gudang dan pelaporan kondisi keamanan gudang setiap
saat atau setiap periode tertentu. c.
Mengamankan seluruh isi, sistem, dan petugas pengelola pergudangan. d.
Mendukung pengamanan semua proses aktivitas pergudangan mulai dari penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan sampai dengan pendistribusian
material dan peralatan Undang-Undang No.6, 2009.
2.7 Alur Penerimaan Barang di Gudang
Supplier
GUDANG
PRODUKSI
Surat Jalan P.O.P.R
CoA
OK? Bukti
Penerimaan Barang
Gudang Penyimpanan
REKANAN
Karantina
Ya Dikembalikan
ke Rekanan
TidakDitolak Finance
PPIC QC
Priyambodo, 2007
2.8 Manajemen Pergudangan
Manajemen Pergudangan memiliki cakupan antara lain: 1. Mengatur orang atau petugas SDM.
Universitas Sumatera Utara
2. Mengatur penerimaan barang. 3. Mengatur penataan atau penyimpanan barang.
4. Mengatur pelayanan akan permintaan barang Priyambodo, 2007. Adapun sasaran pengelolaan gudang manajemen pergudangan adalah:
1. Fasilitas
a. Penyediaan serta pengaturan yang baik terhadap fasilitas
perlengkapanperalatan yang dibutuhkan dalam gudang. b.
Pemakaian ruang seefektif mungkin. c.
Memungkinkan pemeliharaan yang baik dan mudah untuk semua fasilitas gudang.
d. Fleksibilitas terhadap perubahan.
2. Tenaga Kerja
a. Penggunaan tenaga kerja seefektif mungkin.
b. Mengurangi risiko kecelakaan.
c. Memungkinkan pengawasan yang baik.
3. Barang
a. Menghindari kerusakan barang ataupun yang mempengaruhi
kualitasnya. b.
Menghindari terjadinya kehilangan barang. c.
Mengatur letak agar hemat tempat atau ruang. d.
Pengaturan aliran keluar-masuknya barang Priyambodo, 2007.
2.8.1 Manajemen Inventaris
Inventaris merupakan
bagian penting dari modal kerja suatu
perusahaan, dan dilaporkan kepada petugas pencatat persediaan barang dalam
Universitas Sumatera Utara
laporan tahunan. Kegiatan yang paling banyak berhubungan dengan manajemen bahan ialah rencana produksi dan pengawasan inventaris
Lachman, dkk, 2008. Pada dasarnya, inventaris diperlukan untuk mencukupi tuntutan masa
yang akan datang. Inventaris dapat digambarkan sebagai kombinasi dari fluktuasi-fluktuasi dalam pengharapan, ukuran inventaris, dan inventaris untuk
melindungi pengangkutan bahan-bahan dari lokasi yang satu ke lokasi yang lainnya Lachman, dkk, 2008.
Inventaris diklasifikasikan sebagai berikut: 1.
Bahan-bahan. Merupakan bahan kimia seperti bahan berkhasiat, bahan
pengencer, dan bahan tambahan yang diperlukan untuk pengolahan bahan setengah jadi atau komponen-komponen dari produk jadi. Termasuk dalam
kategori ini dan paling baik bila diperlihatkan secara terpisah ialah perlengkapan akhir seperti wadah-wadah, etiket, alat penutup, dan alat-alat
untuk pengiriman yang diperlukan dalam pekerjaan pengemasan. 2.
Komponen-komponen. Merupakan bagian-bagian atau sub bagian yang
diperlukan untuk pembuatan terakhir dari produk jadi tablet-tablet yang sudah jadi dan menunggu untuk dikemas.
3.
Pekerjaan dalam proses. Meliputi bahan-bahan dan komponen-komponen
pada waktu sedang dalam proses pembuatan. 4.
Barang-barang jadi. Adalah barang-barang yang dapat dijual, sampel,
atau barang-barang promosi lain yang diinventarisasikan sambil menunggu pesanan langganan atau dibuat untuk langganan-langganan
khusus Lachman, dkk, 2008.
Universitas Sumatera Utara
2.8.2 Manajemen Bahan Pengemas
Pengadaan, penanganan dan pengawasan bahan pengemas primer dan bahan pengemas cetak, serta bahan cetak lain hendaklah diberi perhatian yang
sama seperti terhadap bahan awal BPOM, 2006. Perhatian khusus hendaklah diberikan kepada bahan cetak. Bahan cetak
tersebut hendaklah disimpan dengan kondisi keamanan yang memadai dan orang yang tidak berkepentingan dilarang masuk. Label lepas dan bahan cetak
lepas lain hendaklah disimpan dan diangkut dalam wadah tertutup untuk menghindarkan campur baur. Bahan pengemas hendaklah diserahkan kepada
orang yang berhak sesuai prosedur tertulis yang disetujui BPOM, 2006. Tiap penerimaan atau tiap bets bahan pengemas primer hendaklah
diberi nomor yang spesifik atau penandaan yang menunjukkan identitasnya BPOM, 2006.
Bahan pengemas primer, bahan pengemas cetak atau bahan cetak lain yang tidak berlaku lagi hendaklah dimusnahkan dan pemusnahannya dicatat
BPOM, 2006. Untuk menghindari campur baur, hanya satu jenis bahan pengemas
cetak atau bahan cetak tertentu saja yang diperbolehkan diletakkan di tempat kodifikasi pada saat yang sama. Hendaklah ada sekat pemisah yang memadai
antar tempat kodifikasi tersebut BPOM, 2006. Bahan yang akan dimusnahkan hendaklah ditempatkan di area terpisah,
diberi label ‘ditolak’ dan dikeluarkan dari sistem persediaan. Tindakan ini untuk menghindari kesalahan dalam pengambilan bahan pengemas. Sistem
Universitas Sumatera Utara
persediaan dapat dibuat secara manual atau elektronik yang mencakup antara lain:
1. Nomor kode dan nama bahan atau produk.
2. Tanggal penerimaan dan pengeluaran atau penyerahan.
3. Jumlah penerimaan atau penyerahan dan sisa persediaan.
4. Nomor betslot.
5. Nama pemasok.
6. Tanggal kadaluwarsa atau uji ulang.
7. Status bahan karantina, diluluskan atau ditolak BPOM, 2009.
2.9 Administrasi Gudang
Administrasi gudang diperlukan untuk mempermudah pengawasan dan pengendalian perbekalan farmasi yang meliputi:
1. Buku Induk.
2. Kartu Stok.
3. Buku Harian Penerimaan Barang. 4. Buku Harian Pengeluaran Barang.
5. Surat Bukti Barang Masuk SBBM. 6. Surat Bukti Barang Keluar SBBK Undang-Undang No.6, 2009.
2.10 Mekanisme Pergudangan
Mekanisme pergudangan meliputi proses sebagai berikut: 1.
Penerimaan Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan material
dan peralatan di gudang. Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini dilakukan:
Universitas Sumatera Utara
a. Pendataan jumlah dan mutu material dan peralatan harus sesuai dengan
ketentuan yang berlaku. b.
Pencatatan administratif sebagai dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan oleh petugas yang bersangkutan.
2. Penyimpanan
Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan material dan peralatan di gudang dengan cara menempatkan material dan peralatan yang
diterima: a.
Penempatan sesuai dengan denah. b.
Aman dari pencurian. c.
Aman dari gangguan fisik. d.
Aman dari pencemaran secara kimia dan biologi yang dapat merusak kualitas dan kuantitas.
e. Aman dari kebakaran.
f. Penataan sesuai dengan standar pergudangan
3. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan
kegiatan perawatan material dan peralatan
agar kondisi tetap terjamin dan siap pakai untuk digunakan secara efektif, efisien dan dapat diterapkan, melalui prinsip material dan peralatan disusun
di atas pallet secara rapi dan teratur, sesuai dengan ketentuan. 4.
Pendistribusian Pendistribusian merupakan proses kegiatan pengeluaran dan
penyaluran material dan peralatan dari gudang untuk diserahkan kepada yang berhak, melalui suatu proses serah terima yang dapat
Universitas Sumatera Utara
dipertanggungjawabkan, disertai dengan bukti serah terima. Hal ini dilakukan berdasarkan permintaan sesuai kebutuhan.
5. Pengendalian
Pengendalian merupakan proses kegiatan pengawasan atas pergerakan masuk keluarnya material dan peralatan dari dan ke gudang agar persediaan
dan penempatan dapat diketahui secara cepat, tepat, dan akurat serta dapat diterapkan.
6. Penghapusan
a. Penghapusan merupakan rangkaian kegiatan pemusnahan material dan
peralatan dalam rangka pembebasan milikkekayaan negara dari tanggung jawab berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku. b.
Tujuan penghapusan adalah sebagai berikut: 1
Penghapusan merupakan bentuk pertanggungjawaban administrasi petugas terhadap material dan peralatan yang dikelola, yang sudah
ditetapkan untuk dihapuskandimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2 Menghindari pembiayaan biaya penyimpanan, pemeliharaan,
penjagaan, dan lain-lain atau barang yang sudah tidak layak untuk dipelihara.
3 Menjaga keselamatan agar terhindar dari pencemaran lingkungan.
c. Kegiatan penghapusan adalah sebagai berikut:
1 Membuat daftar material dan peralatan yang akan dihapuskan
beserta alasan-alasannya.
Universitas Sumatera Utara
2 Pisahkan material dan peralatan yang kadaluwarsarusak pada
tempat tertentu sampai pelaksanaan pemusnahan. 3
Melaporkan kepada atasan mengenai material dan peralatan yang akan dihapuskan.
4 Membentuk panitia pencelaan dan penghapusan material dan
peralatan melalui Surat Keputusan dari pejabat yang berwenang. 5
Membuat berita acara hasil pencelaan dan penghapusan material dan peralatan yang akan dihapuskan.
6 Melaporkan hasil pencelaan dan penghapusan kepada pejabat yang
berwenang. 7
Melaksanakan penghapusan dan pemusnahan setelah ada keputusan dari pejabat yang berwenang Undang-Undang No.6,
2009.
2.11 Pengelolaan Stok
