c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan
perlengkapan. e.
Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan. f.
Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan. g.
Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
7. Sub Bagian Perpustakaan Ruang Baca
Tugas sub bagian Perpustakaan : 1.
Controller a.
Inventaris Ruang Baca Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU. b.
Kinerja Pegawai Staf Administrasi Ruang Baca. c.
Proses Regristrasi buku, jurnal, majalah sampai tersusun di rak sesuai jurusan. d.
Kunjungan belajar mahasiswa dan staf pengajar serta cara mempergunakan fasilitas perpustakaanruang baca.
2. Laporan
a. Sesuai usul mahasiswa staf pengajar mengajukan permohonan pembelian buku-
buku atau jurnal baru kepada Dekanat baik secara lisansurat sebagai proses pendukung proses belajar.
b. Perminatan perlengkapan harian kepada sub bagian perlengkapan.
c. Permintaan pembuatan surat teguran dari Dekan kepada staf pengajar, staf
administrasi yang mempergunakan fasilitas perpustakaan ruang baca tidak sesuai dengan peraturan yang ditetapkan Dekanat.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Departemen Manajemen FE USU
Sumber : Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU 2012
Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU
Ketua Departemen Manajemen : Dr.Isfenti Sadalia, SE, ME
Seketaris Manajemen S1 Manajemen : Dra. Marhayanie, Msi
Ketua Program Studi Dept.Manajemen : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si
Staff Administrasi : Charunnunisa
: Jumadi : Melvina Sari
Adapun job description pegawai yang terdapat pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi meliputi :
1. Menyimpan Arsip Nilai
Pegawai bertanggung jawab menyimpan arsip nilai setiap mahasiswa Departemen Manajemen didalam lemari arsip yang telah tersedia sesuai dengan stambuknya.
Ketua Departemen Manajemen Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Sekretaris Manajemen S1 Manajemen Dra. Marhayanie, MSi
Ketua Program Studi S1 Departemen Manajemen Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si
Staff Administrasi Jumadi
Staff Administrasi Melvina Sari
Staff Administrasi Charunnunisa
Universitas Sumatera Utara
2. Memasukkan nilai kedalam kartu evaluasi nilai.
Pegawai setiap akhir semester bertanggung jawab untuk memindahkan nilai-nilai mahasiswa kedalam kartu evaluasi dan mahasiswa diwajibkan menyerahkan fotocopy
KHS kepada pegawai sebagai bukti arsip. 3.
Menghitung Indeks Prestasi Mahasiswa persemester ke dalam kertu evaluasi. Pegawai diharapkan untuk menghitung setiap indeks prestasi mahasiswa setiap
stambuk persemester kedalam kartu evaluasi untuk dapat mempermudah mengetahui data mahasiswa yang lebih akurat.
4. Mengoreksi transkip nilai mahasiswa.
Setiap mahasiswa yang telah menyelesaikan semester wajib, meja hijau dan skripsi dapat menyerahkan bukti kepada pegawai untuk dikoreksi dan hasil koreksi tersebut
mahasiswa dapat menyerahkan ke bagian Akademik untuk diproses. 5.
Menyimpan dan menyusun dokumen, surat yang berhubungan dengan Akademik Departemen Manajemen.
Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak. Pegawai bertanggung jawab menjaga kerahasian dan keamanan surat-surat penting baik itu surat masuk
ataupun yang dikeluarkan kantor departemen Manajemen agar disimpan dan disusun ditempat yang aman.
6. Membuat surat undangan seminar proposal.
Mahasiswa yang akan mengikuti seminar dapat melapor kepada pegawai untuk diperiksa kelengkapan data-data apakah mahasiswa tersebut dapat memperoleh surat
undangan seminar.
Universitas Sumatera Utara
7. Menyiapkan ruangan seminar dan menyediakan perlengkapan infokus.
Pegawai diharuskan menata dengan baik ruangan yang akan dipakai untuk seminar mahasiswa dan perlengkapan yang diperlukan seperti infokus sudah diperiksa dalam
kondisi baik. 8.
Memasukkan judul skripsi ke dalam database skripsi Manajemen. Mahasiswa yang telah mendapat persetujuan dari dosen pembimbing atas judul skripsi
yang dibuat bertanggung jawab melaporkan bukti pengesahan yang sah kepada pegawai bagian Manajemen.
9. Menerima memeriksa berkas mahasiswa yang berhak mengikuti dan meja hijau
comprehenship Departemen Manajemen.
Mahasiswa yang akan mengikuti meja hijau dapat menyerahkan data-data nya yang jelas dan lengkap sesuai syarat yang diajukan oleh pihak departemen Manajemen agar
dapat diperiksa oleh pegawai apakah dapat diberi izin untuk mengikuti meja hijau. 10.
Menyiapkan berkas ujian Meja Hijau comprehenship.
Setelah data-data yang diserahkan telah jelas dan lengkap sesuai dengan syarat yang diajukan untuk mendapat izin mengikuti Meja Hijau, pegawai akan menyiapkan
berkas ujian Meja Hijau kepada mahasiswa yang telah menyerahkan data tersebut. 11.
Mengawas ujian semester 6 bulan sekali. Para pegawai bagian Manajemen mempunyai tugas yang diberikan oleh pihak
Fakultas Ekonomi USU untuk bersedia mengawas mahasiswa yang akan melaksanakan Ujian, baik itu Ujian Tengah Semester maupun Ujian Akhir Semester.
12. Membuat laporan evaluasi diri LED Departemen Manajemen setiap semester.
Pegawai diharapkan dapat membuat laporan evaluasi diri setiap mahasiswa bagian departemen Manajemen.
Universitas Sumatera Utara
13. Membuat surat keluar Departemen Manajemen setiap semester.
Tugas pegawai membuat surat keluar yang dikeluarkan departemen manajemen setiap semester dan melaporkanya ke bagian Sekretaris Dekan.
14. Membuat form pengesahan seminar proposal.
Mahasiswa dapat meminta kepada pegawai yang bertanggung jawab membuat form pengesahan seminar proposal untuk sebagai bukti telah mengikuti seminar.
15. Memasukkan judul skripsi ke dalam buku daftar judul.
Mahasiswa mahasiswa yang telah mendapat persetujuan atas judul yang telah dibuat, pegawai dapat memindahkan data tersebut kedalam buku daftar judul dan untuk
memastikan judul tersebut tidak ada kesamaan dengan judul-judul mahasiswa lain, pegawai mencek ulang judul tersebut.
16. Menempel nomor urut skripsi.
Skripsi mahasiswa yang telah diserahkan kepada pihak departemen Manajemen, pegawai akan menempelkan nomor urut skripsi sesuai dengan urutanya.
17. Menstempel skripsi yang telah selesai ditanda tangani oleh ketua jurusan.
Mahasiswa harus melaporkan skripsi yang mana telah ditantanda tangani kepada pegawai untuk kemudian skripsi tersebut akan distempel.
18. Membersihkan dan merapikan lemari ketua jurusan.
Pegawai bertanggung jawab membersihkan dan merapikan ruangan arsiparis ketua jurusan departemen Manajemen.
19. Menyusun buku-buku dan tugas-tugas mahasiswa kedalam lemari.
Data-data penting mahasiswa seperti buku-buku dan tugas-tugas, pegawai dapat menyusunnya kedalam lemari dan jika sewaktu-waktu mahasiswa tersebut
membutuhkan data tersebut pegawai dapat dengan mudah menyerahkanya kembali kepada mahasiswa yang bersangkutan.
Universitas Sumatera Utara
E. Jaringan Usaha Kegiatan
