Sistematika Penulisan Pemanfaatan software koha dalam sistem otomasi di perpustakaan kementerian kesehatan RI
15
merupakan perpustakaan yang didirikan oleh lembaga-lembaga khusus yang menekankan koleksinya pada suatu bidang khusus dan bidang-bidang lain
yang berhubungan. 2.
Fungsi kegiatan perpustakaan Kegiatan perpustakaan sangat bervariasi. Variasi kegiatan tersebut
tergantung dengan jenis perpustakaan dan ruang ruang lingkup organisasinya. Sebuah perpustakaan yang besar membagi tugas dan pekerjaan kepada
berbagai bidang, bagian, sub bagian dan lain-lain. Sedangkan perpustakaan yang kecil dapat menyederhanakan pembagian tugasnya kedalam orang dan
jabatan yang terbatas pula. Namun semua memiliki persamaan, kegiatan tersebut meliputi, pengadaan, pengolahan, dan pemeliharaan, layanan,
administrasi dan sosialisasi. a
Pengadaan Pengadaan atau akuisi koleksi bahan pustaka merupakan proses
awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber daya informasi. Pengadaan terdiri atas pembelian, tukar menukar, penerbitan berkala yang
dihasilkan oleh perpustakaan.
19
Bagi perpustakaan yang baru dibentuk atau didirikan, kegiatan pengadaan ini meliputi pekerjaan menentukan kriteria
koleksi perpustakaan dan membentuk koleksi awal. Sedangkan untuk perpustakan yang sudah berjalan, kegiatan pengadaan untuk menambah dan
melengkapi koleksi yang sudah ada. Menurut Sutarno NS pada buku yang berjudul Manajemen Perpustakaan hal-hal pokok yang harus dilakukan
berkaitan dengan pengadaan koleksi adalah;
20
19
Soetminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan Yogyakarta: Kanisius, 1992, h. 7
20
Sutarno N.S., Manajemen Perpustakaan : suatu pendekatan praktik Jakarta: Penerbit
16
1 Penyusunan rencana operasional pengadaan bahan pustaka yang
meliputi a
Perumusankan kebijakan tentang koleksi, mencakup pedoman, peraturan, penekanan dan penyediaan anggaran.
b Menghimpun alat seleksi bahan pustaka, mengumpulkan semua
sumber informasi literatur yang akan dipergunakan dalam proses penyeleksian dan penentuan bahan pustaka yang akan diadakan
seperti, katalog penerbit, bibliografi dan lain sebagainya. 2
Survei minat pemakai, membuat instrumen, mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data hasil survei untuk mengetahui bahan pustaka
yang diminati oleh pemustaka. survei minat pemakai dapat dilakukan dengan mewawancarai pemutaka yang potensial rajin menggunakan
perpustakaan, atau menyediakan formulir untuk pengunjung perpustakaan. Perpustakaan dapat memanfaatkan teknologi informasi
untuk melakukan tugas survai minat pemakai ini, misalhnya dengan memanfaatkan e-mail, website, sosial media, SMS dan lain
sebagainya. Pemustaka dipersilahkan untuk memberikan informasi bahan pustaka seperti judul, pengarang, subjek, penerbit tahun terbit,
yang mungkin perlu untuk diadakan oleh perpustakaan. 3
Survei bahan pustaka, merupakan kegiatan mengamati keberadaan bahan pustaka di penerbit, toko buku, pameran dan perpustakaan lain.
Kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui buku apa saja yang ada, bahan pustaka yang harus ada dalam perpustakaan, mengetahui fisik,
harga dan informasi lainnya seperti terbitan terbaru, edisi dan lainnya.
Sagung Seto, 2006, h. 147
17
4 Membuat dan menyusun desiderata, Membuat deskripsi bahan
pustaka dalam bentuk kartu atau daftar dan disusun dengan menurut aturan tertentu untuk digunakan sebagai seleksi bahan pustaka dalam
proses pengadaan bahan pustaka. 5
Menyeleksi bahan pustaka, dengan menggunakan daftar desiderata, laporan hasil survei minat pemakai, dan laporan hasil survei maka
diadakan penyeleksian bahan pustaka untuk menentukan bahan pustaka yang akan diadakan oleh perpustakaan untuk satu periode
anggaran pengadaan. b Pengolahan
Pengolahan merupakan pekerjaan yang diawali sejak koleksi masuk dan diterima oleh perpustakaan sampai dengan penempatan di rak yang telah
ditentukan dan disediakan.
21
Proses pengolahan terdiri dari: 1
Inventarisasi Kegiatan inventarisasi merupakan kegiatan yang dilakukan setelah
bahan pustaka yang telah diadakan tiba di perpustakaan. Dalam buku yang berjudul Pengantar Majanemen Perpustakaan Madrasah
menjelaskan bahwa Inventarisasi dilakukan dengan cara memeriksa bahan pustaka, memberikan stempel sebagai tanda kepemilikan pada
halaman judul, halaman rahasia, dan bagian lainnya, dan setiap buku dicatat pada buku induk dan diberikan nomer induk.
22
2 Klasifikasi
Menurut Pawit M. Yusuf MS, klasifikasi adalah mengelompokkan
21
Ibid., h. 151.
22
Sudarnoto Abdul Hakim, Pengantar Manajemen Perpustakaan Madrasah Jakarta: Fakultas Adab UIN Syarif Hidayatullah, 2006, h. 90.
18
seluruh koleksi berdasarkan subyek atau isi bahan pustaka yang bersangkutan.
23
Tujuannya adalah semua subyek yang sama pemberian nomor kode kelas atas semua informasi menurut sistem tertentu.
Klasifikasi dilakukan agar koleksi terkelompok dan tersusun dengan baik, sehingga mudah dicari kembali. Hasil klasifikasi adalah
penentuan nomor kelas koleksi informasi menurut isi dan subyek. Pedoman standar UDC Universal Decimal Classification, dan tajuk
subyek. 3
Katalogisasi Merupakan kegiatan pembuatan entri di setiap koleksi dengan
memuat deskripsi atas fisik buku atau bahan pustaka secara lengkap mencakup pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, jumlah halaman,
ukuran buku, ilustrasi dan lainnya, yang sesuai dengan ISBD International Standar Book Description. Deskripsi entri katalog bisa
berupa entri katalog kartu atau entri katalog komputerize Online Public Access Catalog OPAC. Katalog merupakan wakil koleksi bahan
pustaka. Menurut Sutarno NS ada tiga macam katalogisasi diantaranya adalah;
24
a Katalog sederhana, kegiatan katalogisasi yang hanya
mencantumkan informasi data bibliografi tingkat level 1 berdasarkan AACR2 yaitu: judul asli, pengarang, edisi, penerbit,
tempat terbit, nomor standar bahan pustaka seperti ISBN. b
Katalogisasi kompleks, merupakan kegiatan katalogisasi tingkat
23
Pawit M. Yusuf MS, Pedoman penyelenggaraan perpustakaan sekolah Jakarta: Kencana, 2007, h. 40.
24
Sutarno NS., Manajemen Perpustakaan, h. 155.
19
level 2 dengan ditambah judul paralel, judul-judul seri, judul terjemah dan pengarang tambahan.
c Katalog salinan adalah kegiatan menyalin data bibliografi bahan
pustaka dari sumber bibliografi lain dengan atau tidak menambah informas yang diperlukan.
4 Pembuatan kelengkapan pustaka
Kegiatan menyiapkan dan membuat kelengkapan bustaka agar pustaka siap dipakai, mudah digunakan dan untuk memelihara agar
koleksi tetap dalam keadaan baik. Kegiatan diantaranya adalah pembuatan label buku call number, kartu buku, slip tanggal kembali
buku dan sampul buku, pemasangan RFID dan lain sebagainya. 5
Penyusunan kartu katalog Menyajikan kartu katalog perpustakaan agar dapat digunakan oleh
pemakai perpustakaan untuk mencari dan menemukan dan menentukan lokasi suatu buku yang dikehendakinya.
25
Katalog disusun berdasarkan abjad judul, pengarang atau penanggung jawab, subjek dan penerbit,
agar dapat mudah ditemukan oleh pemustaka. 6
Penyusunan Buku di rak penyusunan buku dirak merupakan kegiatan menempatkan dan
menjajarkan buku-buku yang sudah selesai diolah dan dan dilengkapi dengan label ke dalam rak atau lemari buku sesuai dengan nomer urut
label agar mudah ditemukan. c Pemeliharaan
Kegiatan yang bertujuan agar setiap informasi yang ada dalam
25
Soetminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan pustakawan, h. 82.
20
perpustakan yang berupa bahan pustaka cetak, digital, database perpustakaan dapat terjaga dan terpelihara sehingga usianya menjadi
panjang, dan daya pakainya lama. Kegiatan ini dilakukan mengingat bahan informasi cetak yang mudah rusak dan bahan informasi digital yang
mudah hilang atau terhapus. d Layanan Pemakai
Layanan pemakai merupakan pemberian pelayanan perpustakaan kepada pemustaka dalam menggunakan bahan-bahan pustaka yang
terdapat dalam perpustakaan, pelayanan pemakai meliputi dua yaitu layanan sirkulasi dan layanan referensi.
26
a Layanan Sirkulasi
Kegiatan melayani peminjaman dan pengembalian buku-buku perpustakaan. Bagian ini terutama meja sirkulasi, seringkali dianggap
sebagai ujung tombak jasa perpustakaan karena bagian inilah yang pertama kali berhubungan dengan pemakai dan paring sering digunakan
oleh pemustaka.
27
Tugas pokok sirkulasi adalah melayani pemakai yang akan meminjam, mengembalikan dan memperpanjang pinjaman buku
perpustakaan serta membuat laporan kegiatan sirkulasi. Ada beberapa laparan yang harus dibuat untuk mengevaluasi sejauh mana layanan
digunakan. Beberapa laporan tersebut adalah: a
Laporan anggota perpustakaan b
Laporan pengunjung perpustakaan
26
Rizal Saiful Haq, dkk., Pengantar Manajemen Perpustakaan Madrasah. UIN PressFakultas Adab UIN Syarif Hidayatullah, h 102.
27
Sulistiyo-Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan Gramedia Pustaka Utama: Jakarta, 1993, h. 257.
21
c Laporan peminjaman.
b Referensi
Menurut American Library Association layanan refrensi merupakan sebagai layanan perpustakaan yang secara langsung berhubungan
dengan pembaca dalam memberikan informasi dan penggunaan perpustakaan untuk kepentingan study dan riset.
28
Pelayanan yang berhubungan dengan pelayanan yang membantu pemusta yang
menemukan kesulitan dalam memperoleh informasi atau bahan pustaka dan memberikan petunjuk agar informasi atau bahan pustaka yang
diperlukan dapat secepatnya ditemukan.
29
Apabila perpustakaan mempunyai cukup banyak staf tugas layanan referensi ditangani oleh
petugas khusus layanan referensi dan memiliki meja sendiri. e Administrasi
Menurut kamus istilah perpustakaan dan dokumentasi, administrasi adalah kegiatan pelengkap di samping pekerjaan rutin perpustakaan
yang semuanya
berkaitan dengan
rencana memajukan
dan mengembangkan perpustakaan, kegunaan pekerjaan ini mencakup
pengawasan dan pengembangan pekerjaan di semua bagian dan pemecahan bermacam masalah yang timbul, pekerjaan administrasi
perpustakaan harus dapat memenuhi semua keperluan yang berhubungan dengan pengelolaan perpustakaan.
30
28
Tri septianto, umar sidik, Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab UIN Sunan Kalijaga, 2007, h. 226.
29
Sudarnoto Abdul Hakim, Pengantar Manajemen Perpustakaan Madrasah, Fakultas Adab UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, h 111.
30
Nurhaidi Magetsari, dkk., Kamus Istilah Perpustakaan Dan Dokumentasi 1992, [online]
Kamus Istilah
Perpustakaan, Perpustakaan
Nasional. http:www.pnri.go.idIstilahPerpustakaanAdd.aspx?id=5
diakses 11 April 2014.
22
Menurut Sutarno NS pada karyanya, Kegiatan administrasi perpustakaan mencakup antara lain adalah; konsep surat, pengetikan,
surat masuk, surat keluar, menata arsip dan dokumen, membuat peraturan tata tertib, penyusunan anggaran, pembuatan laporan,
penyusunan program kegiatan perpustakaan, dan lain-lain.
31
Dapat disimpulkan bahwa administrasi yang lakukan di perpustakaan
merupakan sebuah dokumentasi yang dilakukan pada kegiatan-kegiatan pokok perpustakaan.
f Sosialisasi Promosi perpustakan merupakan metode yang digunakan untuk
menginformasikan dan mengingatkan pemustaka tentang institusi berserta sumber-sumber yang ada di dalamnya dan juga layanan yang
digunakan. Selain itu kegiatan promosi berguna untuk menjaring minat dan respon masyarakat, mengembangkan kerjasama, memberikan
sesuatu yang berguna dan mengembangan upaya membangun media penghubung antara perpustakaan dengen pemustaka.
B. Sistem Otomasi Perpustakaan 1.
Pengertian Sistem Otomasi Perpustakaan Pada buku Sistem Informasi Manajemen yang ditulis oleh Jr
Raymond McLeod menerangkan bahwa, Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu untuk mencapai tujuan. Setiap
sistem memiliki tujuan goal, tujuan iniliah yang menjadi motivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak
terkendalai. Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi
31
Sutarno N.S., Manajemen Perpustakaan, h. 168.
23
dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan.
32
Dalam kamus besar bahasa Indonesia istilah otomasi atau automasi dijelaskan penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin yang secara
otomatis melakukan dan mengatur pekerjaan sehingga tidak memerlukan lagi pengawasan manusia.
33
Sedangkan menurut Sulistiyo-Basuki yang dijelaskan didalam karyanya yang berjudul Preodisasi Perpustakaan
Indonesia, pengertian otomasi merupakam konsep proses atau hasil membuat mesin swatindak dan atau swakendali dengan menghilangkan
campur tangan manusia dalam proses tersebut.
34
Dapat disimpulkan bahwa sistem otomasi merupakan proses pengalihan kegiatan dari tenaga manusia
ke tenaga mesin yang didalamnya terdapat elemen-elemen yang terkait untuk melakukan kegiatan tersebut.
Sulistiyo-Basuki guru besar Ilmu Perpustakaan Universitas Indonesia menjelaskan secara singkat bahwa otomasi perpustakaan adalah penerapan
teknologi untuk kepentingan perpustakaan, mulai dari pengadaan hingga ke jasa informasi bagi pembaca.
35
Sedangkan menurut Putu Laxman Pendit berpendapat bahwa sistem otomasi perpustakaan merupakan
seperangkat aplikasi komputer untuk membantu kegiatan perpustakaan yang terutama bercirikan pengguna pangkalan data terbesar, dengan
kandungan cantuman tekstual yang dominan, dan dengan fasilitas utama
32
Raymond McLeod, Jr. Et. Al., Sistem Informasi Manajemen Jakarta PT. Indeks, 2004, h.9.
33
Tim penyusun Kamus Pusat Pemb inaan dan pengembangan Bahasa. “Otomasi” dalam
Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka, 1988, h. 631.
34
Sulistiyo-Basuki, Preodisasi Perpustakaan Indonesia, Bandung: Remaja Rosdakarya, h. 96.
35
Sulistiyo-Basuki, Preodisasi Perpustakaan Indonesia Bandung: Remaja Rosdakarya, h. 96.
24
dalam hal menyimpan, menemukan dan meyajikan informasi.
36
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa sistem otomasi perpustakaan merupakan sistem yang dapat digunakan oleh perpustakaan
untuk menjalankan fungsi-fungsi kegiatan perpustakaan dengan bantuan komputer atau mesin lainnya.
2. Tujuan Otomasi Perpustakaan
Penerapan sistem otomasi dalam sebuah perpustakaan pastinya mempunyai tujuan. Menurut John Corbin, bahwa tujuan utama dari
diterapkanya sistem otomasi perpustakaan adalah:
37
a Meringankan beban kerja, khususnya yang rutin dan berulang-ulang.
Perangkat lunak yang digunakan dapat diprogram untuk mengerjakan pekerjaan bersifat administratif, misalnya pengisian data anggota
perpustakaan, pembuatan statistik pelayanan, pengisian data bibliografi untuk pembuatan katalog, dan sejenisnya.
b Menghemat waktu dan tenaga sehingga dapat meningkatkan efesiensi
kerja. c
Komputer dapat mengolah data lebih cepat dan akurat dari pada pengolahan secara manual.
d Meningkatkan kerjasama antar layanan atau bagian ataupun antar
perpustakaan, sistem otomasi perpustakaan memungkinkan adanya hubungan dan kerja sama networking baik secara lokal antar bagian
di satu perpustakaan maupun atar perpustakaan.
36
Putu Laxman Pendit, Perpustakaan Digital dari A sampai Z Jakarta; Cita Kami, 2008, h. 222.
37
John Corbin, Managing The Library Automation Project Kanada : Oryx Press, 1985, h. 18.
25
e Penggunaan komputer dapat mengurangi resiko kesalahan manusia
dalam mengerjakan pekerjaan rutinnya, karena komputer tidak dipengaruhi oleh kondisi fisik maupun emosi.
f Memberikan layanan yang lebih efektif bagi pemakai.
g Pustakawan dapat mengalihkan pekerjaan yang bersifat rutin kepada
komputer dan dapat lebih mengkonsentrasikan diri kepada pengembangan jasa perpustakaan, sehingga dapat memberikan layanan
sebaik mungkin kepada pemakai. h
Memberikan hasil pekerjaan yang konsisten. 3.
Unsur-unsur Otomasi Perpustakaan Dalam sebuah sistem otomasi perpustakaan terdapat beberapa
unsur atau syarat yang saling mendukung terkait satu dengan lainnya. Pengguna, perangkat keras, perangkat lunak, network atau jaringan, data
dan manual merupakan unsur-unsur atau sarat terbentuknya otomasi perpustakaan, hal ini disampaikan oleh Wahyu Supriyanto dalam
karyanya, diantaranya adalah:
38
a Pengguna
Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem automasi perpustakaan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan
hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan atau staf yang
nantinya sebagai operator atau teknisi. Tenaga-tenaga pengguna dilatih untuk menjadi oprator, teknisi dan administrator yang
38
Wahyu Supriyanto, Teknologi Infornasi Perpustakaan. Yogyakarta: Kanisius, 2008, h 28
26
terlatih. b
Perangkat Keras Yang disebut perangkat keras seperti, komputer, printer,
barcode scanner, dan lain sebagainya. Tanpa adanya perangkat keras, perangkat lunak tidak dapat dijalankan. Sebuah komputer
sudah cukup ntuk digunaka diperpustakaan yang kecil. Sedangkan untuk perpustakaan besar diperlukan beberapa prangkat lain seperti
server, perangkat jaringan, maupun web. c
Perangkat Lunak Pendapat Sutarman pengarang buku Pengantar Teknologi
menjelaskan bahwa Prangkat lunak merupakan Program komputer yang berisi sekumpulan intruksi yang dibuat dengan menggunakan
bahasa khusus yang memberi perintah kepada komputer untuk melakukan berbagai pemprosesan terhadap data yang terdapat
dalam program tersebut atau data yang dimasukan oleh pengguna komputer.
39
Perangkat lunak dapat diartikan suatu metode atau prosedur untuk menjalankan komputer agar sesuai dengan
permintaan pemakai. Dijelaskan di dalam buku Perpustakaan Digital Perspektif Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia
menjelaskan bahwa perangkat lunak dapat didapatkan dengan tiga cara diataranya adalah;
40
1 Membangun sendiri secara internal, perpustakaan dapat
membangun software untuk oprasional perpstakaan dengan staf
39
Sutarman, Pengantar Teknologi Informasi Jakarta: Bumi Aksara, 2009, h. 144.
40
Putu Laxman Pendit, Perpustakaan Digital: Perspektif Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia, h. 192.
27
internal perpustakaan yang mampu membangun perangkat lunak. Pilihan ini bisa diambil oleh perpustakaan yang
mempunyai staf programmer yang mampu membangun prangkat lunak.
2 Meminta pihak ketiga untuk mengembangkan software alih
daya atau outsourcing. Pilihan ini tepat untuk perpustakaan yang tidak memiliki staf yang mampu untuk mengembangkan
perangkat lunak. 3
Membeli perangkat lunak yang sudah jadi. Jika menginginkan sistem yang lebih cepat terpasang, pilihan ini sesuai untuk itu.
Dengan membeli perangkat lunak yang bersifat masal tentunya sudah melewati pengujian beberapa kali dan oleh karena itu
sistem lebih besar kemungkinan untuk berjalan sempurna dibanding pilihan sebelumnya.
Hal lain yang perlu diperhatikan dalam melakukan pengadaan perangkat lunak adalah lisensi. Lisensi dari database
yang digunakan perpustakaan tentunya menjadi tanggung jawab perpustakaan.
Oleh karenanya
perpustakaan perlu
mempertimbangkan rincian biaya yang besar. Adapun alternatif yang bisa dipilih diantaranya adalah:
41
1 Perangkat lunak proprietary, perangkat lunak yang hak
ciptanya di miliki perusahaan atau individu yang dipasang secara komersil dan biasanya source code tidak diberikan
secara penuh.
41
Ibid., h. 195.
28
2 Prangkat lunak yang bersifat OSSFS Open Source
SoftwareFree Software. Lisensi perangkat lunak ini dapat digunakan, dikembangkan dan didistribusikan kembali.
Perpustakaan dapat memperoleh software perpustakaan dengan hanya mengunduh download software misalnya SLiMS,
OpenBliblo, Evergreen, Greenstone, Koha, PhpMyLibrary sebagainya. Sebagai
3 Perangkat lunak gratis freeware, untuk software seperti ini
seringkali source cede tidak diberikan dan software tidak memiliki kekuatan legal untuk mengubah dan menstribusikan
kembali. 4
Perangkat lunak yang bersifat publik domain, merupakan prangkat lunak yang tidak memiliki hak cipta namun juga tidak
memberikan source code untuk dikembangkan. Dalam buku Teknologi Informasi Perpustakaan menjelaskan
bahwa pemilihan software otomasi perpustakaan dapat dinilai dengan keriteria sebagai berikut;
42
1 Kegunaan, fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan
kebutuhan dan menghasilkan informasi tepat pada waktu realtime dan relevan untuk proses pengambilan keputusan.
2 Ekonomis, biaya yang dikeluarkan sebanding untuk
mengaplikasikan perangkat lunak sesuai dengan hasil yang didapatkan.
42
Wahyu Supriyanto, Teknologi Infornasi Perpustakaan Yogyakarta: kanisius, 2008, h 35.
29
3 Keandalan, mampu menangani operasi pekerjaan dengan
frekuensi besar dan terus-menerus. 4
Fleksibel, dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem operasi dan institusi, serta memiliki potensi untuk
dikembangkan lebih lanjut. 5
Sederhana, menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan interaktif dengan pengguna.
d Perangkat jaringan
Jaringan komputer telah menjadi bagian dari otomasi perpustakaan karena perkembangan yang terjadi dalam teknologi
Informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya secara bersama-sama. Jaringan akan memudahkan
komputer-komuter yang ada dalam maupun luar perpustakaan dapat saling tukar menukar data, sehingga penyelenggaraan
pelayanan di perpustakaan dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Dalam buku yang berjudul Buku Pintar Penanganan
Jaringan menjelaskan bahwa Komponen-komonen perangkat keras jaringan antara lain: komputer sebagai server dan klien, Network
Interface Card yang biasa disebut LAN Card atau hub peng hubung
komputer, Head
Up Butt,
media komunikasi
pengkabelan concentrator dan sistem operasi jaringan.
43
e Perangkat data
Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas,
43
Buku Pintar: penanganan Jaringan Komputer Yogyakarta: Andi, 2005, h. 17.
30
fakta, tindakan, benda dan sebagainya. Sebuah sistem informasi dapat berkerja bila dimasuki oleh data, data akan diproses sesuai
perintah dan mengeluarkan hasil. Dalam buku teknologi informasi perpustakaan dijelaskan
bahwa, suatu data memiliki susunan organisasi diantaranya adalah; Bit, merupakan kombinasi dari 0 dan 1, bentuk data yang paling
dasar; Byte, merupakan kombinasi bit-bit, biasanya unit terkecil terdiri dari 8 bit; Field, kumpulan dari byte-byte yang membentuk
suatu arti, misalnya no urut; Record, kumpula field yang membentuk informasi, misalnya data pegawai; file, kumulan
record misalnya file dari pegawai di berbagai departemen; database merupakan kumpulan file yang sling berhubungan
membentuk informasi.
44
Menurut wahyu supriyanto, metadata merupakan bentuk dari pengidentifikasian suatu atribut dan struktur dari sebuah data
atau informasi. Menurut Wayu Supriyanto metadata merupakan bentuk pengidentifikasian, penjelasan suatu data Secara sederhana
metadata dapat dikatakan dengan “datanya data”. Misalnya metadata dari data katalog sebuah buku yang terdiri dar judul,
penanggung jawab, subjek, penerbit dan lain sebagainya. Marc dan Dublin Core merupakan metadata yang dikenal di kalangan
perpustakaan. f
Manual Manual atau bisa disebut prosedur adalah penjelasan
44
Wahyu Supriyanto, Teknologi Informasi Perpustakaan, h. 71.
31
bagaimana memasang,
menyesuaikan, menjalankan
suatu perangkat keras atau perangkat lunak. Prosedur merupakan aturan-
aturan yang harus diikuti bilamana menggunakan perangkat keras adan perangkat lunak. Manual harus dubaca dan dimengerit walau
serumit apapun karena Manual merupakan kunci kelancaran sistem, keterangan tersebut diutarakan oleh Sismanto dalam
bukunya yang berjudul Manajemen Perpustakaan Digital.
45
Dapat disimpulkan bahwa manual merupakan hal yang penting dan harus
ada untuk memberikan informasi, cara dan aturan software, agar software dapat mudah digunakan secara maksimal.
4. Cakupan Sistem Otomasi Perpustakaan,
Adapun cakupan-cakupan yang dilakukan dalam pengolahan perpustakaan dengan sistem otomasi perpustakaan diantaranya adalah:
a Pengadaan koleksi
Kegiatan ini berkaitan dengan pengadaan bahan pustaka baik melalui cara membeli, pertukaran, maupun dari hadiah. Modul
pengadaan ini terdapat database manajemen vendor dan database sistem keuangan dan mengalokasikan dana sesuai dengan anggaran
yang ditentukan. Marshall Breeding berpendapat bahwa tugas-tugas modul akuisisi diantaranya adalah:
46
1 Memilih koleksi yang dibutuhkan oleh perpustakaan
2 Mengelola rencana pengadaan dengan mendaftar dan memilih
vendor sebagai pemasok bahan koleksi, misalnya pemilihan
45
Sismanto, Manajemen Perpustakaan Digital Jakarta: Afifa Pustaka, 2007, h. 152.
46
Marshall Breeding, “Library Technology Reports” Major Open Source ILS Products November December 2008, h 29.
32
vendor atau toko buku, waktu klaim pemesanan dan lainnya. 3
pengolahan faktur untuk barang-barang yang diterima dan menyetujui pembayaran.
b Katalogisasi
Salah satu tugas utama perpustakaan adalah katalogisasi. Dalam panduan kataloisasi menjelaskan bahwa katalog kartu membutuhkan
berbagai entri yaitu, entri pengarang, entri judul, entri subjek, dan lainnya, hal ini merupakan pekerjaan yang berulang-ulang yang
harus dikerjaakan. Modul katalogisasi diharapkan mampu untuk melakukan katalogisasi sesuai dengan pedoman aslinya, membuat
entri katalog dengan menggunakan Machine Readable Cataloging MARC. Menurt Gavali Vandana Santosh modul katalogisasi dapat
fungsi sebagai berikut;
47
1 Pembuatan penyimpanan, pencarian, pengolahan cantuman
bibliografi dan index. 2
Fasilitas impor dan ekpor 3
Pencatatan bibliografi harus sesuai dengan aturan aturan seperti MARC dan AACR.
c Sirkulasi dan Manajemen Anggota
Modul sirkulasi pada software otomasi perpustakaan diharuskan mampu memberikan kemudahan dalam melakukan transaksi
pelayanan peminjaman bahan pustaka di perpustakaan. Untuk melakukan transaksi peminjaman bahan koleksi perpustakaan, mudul
47
Gavali Vandana Sant, “Impact of Library Automation in the Development Era: A case
Study”, Indian Streams Research Journal Vol - I , June 2011, h 6.
33
sirkulasi membutuhkan database koleksi dan database pemustaka untuk melakukan pencatatan yang berupa peraturan transaksi
peminjaman seperti jadual pengembalian, jumlah koleksi yang dapat dipinjam, denda pada peminjam koleksi yang sudah melewati batas,
memberikan laporan peminjaman yang akurat dan manajemen anggota input edit dan delete hal tersebut disampaikan oleh Marshall
Breeding.
48
Lourdes T. David juga berpendapat modul sirkulasi juga harus mampu melakukan kegiatan peminjaman, pengembalian,
perubahan, penahanan koleksi, status koleksi, daftar anggota pemustaka, jenis anggota, profile dan hak akses informasi anggota.
49
d Pengelolahan Tenerbitan Berkala
Modul terbitan berkala harus memberikan efektifitas dan efisiensi pustakawan dalam mengatur koleksi terbitan berkala seperti jurnal,
buletin dan sejenisnya. Tugas modul serial adalah melakukan, Check-ing dengan menisi cantuman bibliografi, dan mencatat
frekuensi pelangganan. Selain itu modul serial juga harus menghasilkan klaim sebagai status informasi koleksi serial yang
ditetapkan oleh perpustakaan seperti pengiriman koleksi serial yang telat, tidak terbit, pembaruan dan dapat menghasilkan laporan
pengadaan koleksi serial yang dilanggan, status koleksi serial dan daftar vendor.
50
e Penyediaan katalog OPAC
48
Marshall Breeding, “Library Technology Reports” Major Open Source ILS Products November December 2008, h 29.
49
Lourdes T. David, Introduction To Integrated Library System Module 2 Information and Informatics Unit UNISCO, Bangkok, 2001, h. 9.
50
Molly Chuah,
Atlas: A
Total Library
Automation, http:kekal-
abadi.um.edu.myfilebankpublished_article3849KA102812919912028A529.pdf
34
Modul katalog, Online Public Access Catalog OPAC merupakan salah satu memungkinkan pengguna untuk mencari
koleksi perpustakaan dan memanfaatkan layanan online. Fungsi dasar dari modul ini memberikan kemudahan bagi pengguna untuk
melakukan pencarian atau menelusuri koleksi dan melihat informasi deskriptif dan status koleksi pada setiap item yang diberikan.
51
Sebagian banyak katalog online menyediakan login bagi pengguna perpustakaan yang terdaftar untuk masuk ke account pribadi, melihat
daftar item yang saat ini telah dipinjam oleh pemustaka, memperbaharui item, permintaan koleksi, membayar denda, dan
layanan serupa lainnya.
52
Penjelasan cakupan-cakupan otomasi perpustakaan diatas secara singkat dapat digambarkan pada literatur review sebagai berikut:
Modul Fungsi
Pengarang
Akuisisi -Memilih koleksi yang akan diadakan
-Manajemen vendor, -Pengolahan faktur untuk barang-barang
yang diterima dan pembayaran. Marshall
Breeding
Katalogisasi -Pembuatan penyimpanan, pencarian, pengolahan cantuman bibliografi dan
index. -Fasilitas impor dan ekpor
-Pencatatan bibliografi harus sesuai dengan aturan seperti MARC dan AACR.
Gavali Vandana
Santosh
Sirkulasi -Harus mampu melakukan kegiatan
peminjaman, pengembalian, perubahan, penahanan koleksi, status koleksi, daftar
anggota pemustaka, jenis anggota, profile dan hak akses informasi anggota
Lourdes T. David
Manajemen Serial
-Check-ing dengan menisi cantuman bibliografi,
-Manajemen frekuensi pelangganan. Marshall
Breeding
51
Ibid., h. 29.
52
Marshall Breeding, “Library Technology Reports”, Major Open Source ILS Products. November December 2008. h 29.
35
-Klaim sebagai status informasi koleksi serial yang ditetapkan oleh perpustakaan
seperti pengiriman koleksi serial yang telat, tidak terbit, pembaruan.
-Menghasilkan laporan pengadaan koleksi serial yang dilanggan, status
koleksi serial dan daftar vendor.
OPAC Sebagian banyak katalog online
menyediakan login bagi pengguna perpustakaan yang terdaftar untuk masuk
ke account pribadi, melihat daftar item yang saat ini telah dipinjam oleh
pemustaka, memperbaharui item, permintaan koleksi, membayar denda,
dan layanan serupa lainnya. Marshall
Breeding
Tabel, 1 Literatur review
5. Penerapan Sistem Otomasi Perpustakaan Adapun tahap-tahap yang harus di perhatikan untuk perencanaan
penerapan sistem otomasi perpustakaan diantaranya adalah
53
: a
Pemilihan hardware, proses penyusunan daftar perangkat keras yang akan dipilih sesuai kreteria yang diinginkan dan digunakan untuk
menerapkan sistem otomasi perpustakaan. Spesifikasi hardware harus mampu untuk menjalankan perangkat lunak yang nanti
digunakan sebagai sistem aplikasi otomasi perpustakaan. b
Pemilihan software, merupakan proses pemilihan software, pendesainan software, apakah perangkat lunak tersebut mampu untuk
membantu malaksanakan kegiatan teknis perpustakaan. c
Training, kegiatan pemberian pelatihan kepada staf perpustakaan agar staf tidak kesulitan untuk mengoprasikan perangkat dan juga
perangkat dapat dimanfaatkan oleh staf secara maksimal dan dapat
53
Barbara Evans Markuson, Guidelines For Library Automation: A Handbook for Federal and Other Libraries California: System Development Corporation, 1972, h. 10
36
membantu kegiatan pustakawan d
Data conversion, proses konversi data entri atau data perpustakaan lain agar dapat dimasukan dan diolah dengan menggunakan sistem
otomasi yang ditentukan. e
Melakukan test dan menelusuri sistem yang terpasang pada perpusatakaan dan mamastikan bahwa sistem yang terpasang sudah
berjalan sesuai dengan yang diharapkan. f
Laporan, merupakan proses dokumentasi yang dilakukan selama pelaksanaan penerapan sistem otomasi perpustakaan.
C. Penelitian Terdahulu Pada penelitian ini, peneliti mengemukakan hubungan antara
penelitian-penelitian terdahulu yang berkaitan dengan topik pembahasan. Skripsi yang ditulis oleh Indra Giantoni Rossi Jurusan Ilmu Perpustakaan
Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta yang diterbitkan pada tanggal 5 Oktober 2012. Tujuan dari penelitian
yang berjudul “Penerapan Sistem Otomasi Pada Fakultas Usuludin dan
Filsafat Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta” ini adalah untuk mengetahui cakupan sistem otomasi yang diterapkan di Perpustakaan
Fakultas Ushuluddin dan Filsafat, untuk mengetahui manfaat sistem otomasi perpustakaan yang dapat dirasakan oleh para pengguna perpustakaan Fakultas
ushuluddin dan Filsafat serta untuk mengetahui masalah-masalah yang dihadapi oleh pihak perpustakaan Fakultas ushuluddin dalam menerapkan
sistem otomasi atau komputerisasi, sehingga nantinya dapat dicari solusi terbaik guna mengatasi masalah-masalah tersebut. Penelitian ini menggunakan
pendekatan deskriptif analitis yaitu menggambarkan kondisi lapangan secara
37
apa adanya. Pada hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem otomasi perpustakaan yang diterapkan pada Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan
Filsafat mencakup kegiatan pengadaan, pengolahan, sirkulasi, dan penelusuran bagi pengguna. Selain itu sistem otomasi mampu memberikan manfaat yang
cukup besar bagi pengguna untuk melakukan penelusuran informasi melalui katalog online komputer. Masalahmasalah yang dihadapi pengelola
perpustakaan ketika menerapkan sistem otomasi adalah masih terjadinya kerusakan pada sistem yang mengakibatkan terganggunya kegiatan pengadaan,
minimnya dana atau anggaran perpustakaan untuk pengembangan dan perawatan sistem, program aplikasi Bookmark sulit dikembangkan karena
masih under DOS, ketidaklengkapan fungsi menu Bookmark, dan belum adanya pengelola perpustakaan yang memiliki kompetensi khusus di bidang
sistem otomasi.
Skripsi yang ditulis Andyta Astiputri S.B Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syaraf Hidayatullah
Jakarta ini berjudul “Perpustakaan Penerapan Sistem Otomasi Lontar di
Perpustakaan MAN Insan Cendekia Serpong ” Metode yang digunakan dalam
penelitian ini adalah metode kualitatif dengan menggunakan purposive sample sampel bertujuan. Hasil penelitian melalui wawancara, dan observasi
menunjukan bahwa fungsi layanan teknis dalam sistem otomasi Lontar versi 3.0 ialah memudahkan kegiatan rutin pustakawan dalam pembuatan
katalogisasi, layanan yang diberikan kepada pemustaka lebih maksimal, untuk sementara pemeliharaan bahan pustaka hanya dilakukan dengan cara mengkopi
bahan pustaka yang rusak dan menjilid bahan pustaka. Menurut pustakawan MAN Insan Cendekia hambatan yang dihadapi adalah tidak adanya menu print
38
dalam sistem otomasi Lontar versi 3.0 dan berdasarkan pengamatan penulis terdapat hambatan lain seperti kerja pustakawan yang mencetak barcode dalam
jumlah banyak kemudian melakukan penginputan bibliografi ke dalam sistem Lontar versi 3.0, dan tidak adanya authority control kontrol tetap cantuman
bibliografi dalam katalog agar bisa terjaga konsistennya seperti pengarang,
judul dan subjek dalam sistem Lontar versi 3.0.
39