Sistematika Penulisan Pemanfaatan software koha dalam sistem otomasi di perpustakaan kementerian kesehatan RI

15 merupakan perpustakaan yang didirikan oleh lembaga-lembaga khusus yang menekankan koleksinya pada suatu bidang khusus dan bidang-bidang lain yang berhubungan. 2. Fungsi kegiatan perpustakaan Kegiatan perpustakaan sangat bervariasi. Variasi kegiatan tersebut tergantung dengan jenis perpustakaan dan ruang ruang lingkup organisasinya. Sebuah perpustakaan yang besar membagi tugas dan pekerjaan kepada berbagai bidang, bagian, sub bagian dan lain-lain. Sedangkan perpustakaan yang kecil dapat menyederhanakan pembagian tugasnya kedalam orang dan jabatan yang terbatas pula. Namun semua memiliki persamaan, kegiatan tersebut meliputi, pengadaan, pengolahan, dan pemeliharaan, layanan, administrasi dan sosialisasi. a Pengadaan Pengadaan atau akuisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber daya informasi. Pengadaan terdiri atas pembelian, tukar menukar, penerbitan berkala yang dihasilkan oleh perpustakaan. 19 Bagi perpustakaan yang baru dibentuk atau didirikan, kegiatan pengadaan ini meliputi pekerjaan menentukan kriteria koleksi perpustakaan dan membentuk koleksi awal. Sedangkan untuk perpustakan yang sudah berjalan, kegiatan pengadaan untuk menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada. Menurut Sutarno NS pada buku yang berjudul Manajemen Perpustakaan hal-hal pokok yang harus dilakukan berkaitan dengan pengadaan koleksi adalah; 20 19 Soetminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan Yogyakarta: Kanisius, 1992, h. 7 20 Sutarno N.S., Manajemen Perpustakaan : suatu pendekatan praktik Jakarta: Penerbit 16 1 Penyusunan rencana operasional pengadaan bahan pustaka yang meliputi a Perumusankan kebijakan tentang koleksi, mencakup pedoman, peraturan, penekanan dan penyediaan anggaran. b Menghimpun alat seleksi bahan pustaka, mengumpulkan semua sumber informasi literatur yang akan dipergunakan dalam proses penyeleksian dan penentuan bahan pustaka yang akan diadakan seperti, katalog penerbit, bibliografi dan lain sebagainya. 2 Survei minat pemakai, membuat instrumen, mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data hasil survei untuk mengetahui bahan pustaka yang diminati oleh pemustaka. survei minat pemakai dapat dilakukan dengan mewawancarai pemutaka yang potensial rajin menggunakan perpustakaan, atau menyediakan formulir untuk pengunjung perpustakaan. Perpustakaan dapat memanfaatkan teknologi informasi untuk melakukan tugas survai minat pemakai ini, misalhnya dengan memanfaatkan e-mail, website, sosial media, SMS dan lain sebagainya. Pemustaka dipersilahkan untuk memberikan informasi bahan pustaka seperti judul, pengarang, subjek, penerbit tahun terbit, yang mungkin perlu untuk diadakan oleh perpustakaan. 3 Survei bahan pustaka, merupakan kegiatan mengamati keberadaan bahan pustaka di penerbit, toko buku, pameran dan perpustakaan lain. Kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui buku apa saja yang ada, bahan pustaka yang harus ada dalam perpustakaan, mengetahui fisik, harga dan informasi lainnya seperti terbitan terbaru, edisi dan lainnya. Sagung Seto, 2006, h. 147 17 4 Membuat dan menyusun desiderata, Membuat deskripsi bahan pustaka dalam bentuk kartu atau daftar dan disusun dengan menurut aturan tertentu untuk digunakan sebagai seleksi bahan pustaka dalam proses pengadaan bahan pustaka. 5 Menyeleksi bahan pustaka, dengan menggunakan daftar desiderata, laporan hasil survei minat pemakai, dan laporan hasil survei maka diadakan penyeleksian bahan pustaka untuk menentukan bahan pustaka yang akan diadakan oleh perpustakaan untuk satu periode anggaran pengadaan. b Pengolahan Pengolahan merupakan pekerjaan yang diawali sejak koleksi masuk dan diterima oleh perpustakaan sampai dengan penempatan di rak yang telah ditentukan dan disediakan. 21 Proses pengolahan terdiri dari: 1 Inventarisasi Kegiatan inventarisasi merupakan kegiatan yang dilakukan setelah bahan pustaka yang telah diadakan tiba di perpustakaan. Dalam buku yang berjudul Pengantar Majanemen Perpustakaan Madrasah menjelaskan bahwa Inventarisasi dilakukan dengan cara memeriksa bahan pustaka, memberikan stempel sebagai tanda kepemilikan pada halaman judul, halaman rahasia, dan bagian lainnya, dan setiap buku dicatat pada buku induk dan diberikan nomer induk. 22 2 Klasifikasi Menurut Pawit M. Yusuf MS, klasifikasi adalah mengelompokkan 21 Ibid., h. 151. 22 Sudarnoto Abdul Hakim, Pengantar Manajemen Perpustakaan Madrasah Jakarta: Fakultas Adab UIN Syarif Hidayatullah, 2006, h. 90. 18 seluruh koleksi berdasarkan subyek atau isi bahan pustaka yang bersangkutan. 23 Tujuannya adalah semua subyek yang sama pemberian nomor kode kelas atas semua informasi menurut sistem tertentu. Klasifikasi dilakukan agar koleksi terkelompok dan tersusun dengan baik, sehingga mudah dicari kembali. Hasil klasifikasi adalah penentuan nomor kelas koleksi informasi menurut isi dan subyek. Pedoman standar UDC Universal Decimal Classification, dan tajuk subyek. 3 Katalogisasi Merupakan kegiatan pembuatan entri di setiap koleksi dengan memuat deskripsi atas fisik buku atau bahan pustaka secara lengkap mencakup pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, jumlah halaman, ukuran buku, ilustrasi dan lainnya, yang sesuai dengan ISBD International Standar Book Description. Deskripsi entri katalog bisa berupa entri katalog kartu atau entri katalog komputerize Online Public Access Catalog OPAC. Katalog merupakan wakil koleksi bahan pustaka. Menurut Sutarno NS ada tiga macam katalogisasi diantaranya adalah; 24 a Katalog sederhana, kegiatan katalogisasi yang hanya mencantumkan informasi data bibliografi tingkat level 1 berdasarkan AACR2 yaitu: judul asli, pengarang, edisi, penerbit, tempat terbit, nomor standar bahan pustaka seperti ISBN. b Katalogisasi kompleks, merupakan kegiatan katalogisasi tingkat 23 Pawit M. Yusuf MS, Pedoman penyelenggaraan perpustakaan sekolah Jakarta: Kencana, 2007, h. 40. 24 Sutarno NS., Manajemen Perpustakaan, h. 155. 19 level 2 dengan ditambah judul paralel, judul-judul seri, judul terjemah dan pengarang tambahan. c Katalog salinan adalah kegiatan menyalin data bibliografi bahan pustaka dari sumber bibliografi lain dengan atau tidak menambah informas yang diperlukan. 4 Pembuatan kelengkapan pustaka Kegiatan menyiapkan dan membuat kelengkapan bustaka agar pustaka siap dipakai, mudah digunakan dan untuk memelihara agar koleksi tetap dalam keadaan baik. Kegiatan diantaranya adalah pembuatan label buku call number, kartu buku, slip tanggal kembali buku dan sampul buku, pemasangan RFID dan lain sebagainya. 5 Penyusunan kartu katalog Menyajikan kartu katalog perpustakaan agar dapat digunakan oleh pemakai perpustakaan untuk mencari dan menemukan dan menentukan lokasi suatu buku yang dikehendakinya. 25 Katalog disusun berdasarkan abjad judul, pengarang atau penanggung jawab, subjek dan penerbit, agar dapat mudah ditemukan oleh pemustaka. 6 Penyusunan Buku di rak penyusunan buku dirak merupakan kegiatan menempatkan dan menjajarkan buku-buku yang sudah selesai diolah dan dan dilengkapi dengan label ke dalam rak atau lemari buku sesuai dengan nomer urut label agar mudah ditemukan. c Pemeliharaan Kegiatan yang bertujuan agar setiap informasi yang ada dalam 25 Soetminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan pustakawan, h. 82. 20 perpustakan yang berupa bahan pustaka cetak, digital, database perpustakaan dapat terjaga dan terpelihara sehingga usianya menjadi panjang, dan daya pakainya lama. Kegiatan ini dilakukan mengingat bahan informasi cetak yang mudah rusak dan bahan informasi digital yang mudah hilang atau terhapus. d Layanan Pemakai Layanan pemakai merupakan pemberian pelayanan perpustakaan kepada pemustaka dalam menggunakan bahan-bahan pustaka yang terdapat dalam perpustakaan, pelayanan pemakai meliputi dua yaitu layanan sirkulasi dan layanan referensi. 26 a Layanan Sirkulasi Kegiatan melayani peminjaman dan pengembalian buku-buku perpustakaan. Bagian ini terutama meja sirkulasi, seringkali dianggap sebagai ujung tombak jasa perpustakaan karena bagian inilah yang pertama kali berhubungan dengan pemakai dan paring sering digunakan oleh pemustaka. 27 Tugas pokok sirkulasi adalah melayani pemakai yang akan meminjam, mengembalikan dan memperpanjang pinjaman buku perpustakaan serta membuat laporan kegiatan sirkulasi. Ada beberapa laparan yang harus dibuat untuk mengevaluasi sejauh mana layanan digunakan. Beberapa laporan tersebut adalah: a Laporan anggota perpustakaan b Laporan pengunjung perpustakaan 26 Rizal Saiful Haq, dkk., Pengantar Manajemen Perpustakaan Madrasah. UIN PressFakultas Adab UIN Syarif Hidayatullah, h 102. 27 Sulistiyo-Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan Gramedia Pustaka Utama: Jakarta, 1993, h. 257. 21 c Laporan peminjaman. b Referensi Menurut American Library Association layanan refrensi merupakan sebagai layanan perpustakaan yang secara langsung berhubungan dengan pembaca dalam memberikan informasi dan penggunaan perpustakaan untuk kepentingan study dan riset. 28 Pelayanan yang berhubungan dengan pelayanan yang membantu pemusta yang menemukan kesulitan dalam memperoleh informasi atau bahan pustaka dan memberikan petunjuk agar informasi atau bahan pustaka yang diperlukan dapat secepatnya ditemukan. 29 Apabila perpustakaan mempunyai cukup banyak staf tugas layanan referensi ditangani oleh petugas khusus layanan referensi dan memiliki meja sendiri. e Administrasi Menurut kamus istilah perpustakaan dan dokumentasi, administrasi adalah kegiatan pelengkap di samping pekerjaan rutin perpustakaan yang semuanya berkaitan dengan rencana memajukan dan mengembangkan perpustakaan, kegunaan pekerjaan ini mencakup pengawasan dan pengembangan pekerjaan di semua bagian dan pemecahan bermacam masalah yang timbul, pekerjaan administrasi perpustakaan harus dapat memenuhi semua keperluan yang berhubungan dengan pengelolaan perpustakaan. 30 28 Tri septianto, umar sidik, Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab UIN Sunan Kalijaga, 2007, h. 226. 29 Sudarnoto Abdul Hakim, Pengantar Manajemen Perpustakaan Madrasah, Fakultas Adab UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, h 111. 30 Nurhaidi Magetsari, dkk., Kamus Istilah Perpustakaan Dan Dokumentasi 1992, [online] Kamus Istilah Perpustakaan, Perpustakaan Nasional. http:www.pnri.go.idIstilahPerpustakaanAdd.aspx?id=5 diakses 11 April 2014. 22 Menurut Sutarno NS pada karyanya, Kegiatan administrasi perpustakaan mencakup antara lain adalah; konsep surat, pengetikan, surat masuk, surat keluar, menata arsip dan dokumen, membuat peraturan tata tertib, penyusunan anggaran, pembuatan laporan, penyusunan program kegiatan perpustakaan, dan lain-lain. 31 Dapat disimpulkan bahwa administrasi yang lakukan di perpustakaan merupakan sebuah dokumentasi yang dilakukan pada kegiatan-kegiatan pokok perpustakaan. f Sosialisasi Promosi perpustakan merupakan metode yang digunakan untuk menginformasikan dan mengingatkan pemustaka tentang institusi berserta sumber-sumber yang ada di dalamnya dan juga layanan yang digunakan. Selain itu kegiatan promosi berguna untuk menjaring minat dan respon masyarakat, mengembangkan kerjasama, memberikan sesuatu yang berguna dan mengembangan upaya membangun media penghubung antara perpustakaan dengen pemustaka. B. Sistem Otomasi Perpustakaan 1. Pengertian Sistem Otomasi Perpustakaan Pada buku Sistem Informasi Manajemen yang ditulis oleh Jr Raymond McLeod menerangkan bahwa, Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu untuk mencapai tujuan. Setiap sistem memiliki tujuan goal, tujuan iniliah yang menjadi motivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendalai. Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi 31 Sutarno N.S., Manajemen Perpustakaan, h. 168. 23 dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan. 32 Dalam kamus besar bahasa Indonesia istilah otomasi atau automasi dijelaskan penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin yang secara otomatis melakukan dan mengatur pekerjaan sehingga tidak memerlukan lagi pengawasan manusia. 33 Sedangkan menurut Sulistiyo-Basuki yang dijelaskan didalam karyanya yang berjudul Preodisasi Perpustakaan Indonesia, pengertian otomasi merupakam konsep proses atau hasil membuat mesin swatindak dan atau swakendali dengan menghilangkan campur tangan manusia dalam proses tersebut. 34 Dapat disimpulkan bahwa sistem otomasi merupakan proses pengalihan kegiatan dari tenaga manusia ke tenaga mesin yang didalamnya terdapat elemen-elemen yang terkait untuk melakukan kegiatan tersebut. Sulistiyo-Basuki guru besar Ilmu Perpustakaan Universitas Indonesia menjelaskan secara singkat bahwa otomasi perpustakaan adalah penerapan teknologi untuk kepentingan perpustakaan, mulai dari pengadaan hingga ke jasa informasi bagi pembaca. 35 Sedangkan menurut Putu Laxman Pendit berpendapat bahwa sistem otomasi perpustakaan merupakan seperangkat aplikasi komputer untuk membantu kegiatan perpustakaan yang terutama bercirikan pengguna pangkalan data terbesar, dengan kandungan cantuman tekstual yang dominan, dan dengan fasilitas utama 32 Raymond McLeod, Jr. Et. Al., Sistem Informasi Manajemen Jakarta PT. Indeks, 2004, h.9. 33 Tim penyusun Kamus Pusat Pemb inaan dan pengembangan Bahasa. “Otomasi” dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka, 1988, h. 631. 34 Sulistiyo-Basuki, Preodisasi Perpustakaan Indonesia, Bandung: Remaja Rosdakarya, h. 96. 35 Sulistiyo-Basuki, Preodisasi Perpustakaan Indonesia Bandung: Remaja Rosdakarya, h. 96. 24 dalam hal menyimpan, menemukan dan meyajikan informasi. 36 Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa sistem otomasi perpustakaan merupakan sistem yang dapat digunakan oleh perpustakaan untuk menjalankan fungsi-fungsi kegiatan perpustakaan dengan bantuan komputer atau mesin lainnya. 2. Tujuan Otomasi Perpustakaan Penerapan sistem otomasi dalam sebuah perpustakaan pastinya mempunyai tujuan. Menurut John Corbin, bahwa tujuan utama dari diterapkanya sistem otomasi perpustakaan adalah: 37 a Meringankan beban kerja, khususnya yang rutin dan berulang-ulang. Perangkat lunak yang digunakan dapat diprogram untuk mengerjakan pekerjaan bersifat administratif, misalnya pengisian data anggota perpustakaan, pembuatan statistik pelayanan, pengisian data bibliografi untuk pembuatan katalog, dan sejenisnya. b Menghemat waktu dan tenaga sehingga dapat meningkatkan efesiensi kerja. c Komputer dapat mengolah data lebih cepat dan akurat dari pada pengolahan secara manual. d Meningkatkan kerjasama antar layanan atau bagian ataupun antar perpustakaan, sistem otomasi perpustakaan memungkinkan adanya hubungan dan kerja sama networking baik secara lokal antar bagian di satu perpustakaan maupun atar perpustakaan. 36 Putu Laxman Pendit, Perpustakaan Digital dari A sampai Z Jakarta; Cita Kami, 2008, h. 222. 37 John Corbin, Managing The Library Automation Project Kanada : Oryx Press, 1985, h. 18. 25 e Penggunaan komputer dapat mengurangi resiko kesalahan manusia dalam mengerjakan pekerjaan rutinnya, karena komputer tidak dipengaruhi oleh kondisi fisik maupun emosi. f Memberikan layanan yang lebih efektif bagi pemakai. g Pustakawan dapat mengalihkan pekerjaan yang bersifat rutin kepada komputer dan dapat lebih mengkonsentrasikan diri kepada pengembangan jasa perpustakaan, sehingga dapat memberikan layanan sebaik mungkin kepada pemakai. h Memberikan hasil pekerjaan yang konsisten. 3. Unsur-unsur Otomasi Perpustakaan Dalam sebuah sistem otomasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung terkait satu dengan lainnya. Pengguna, perangkat keras, perangkat lunak, network atau jaringan, data dan manual merupakan unsur-unsur atau sarat terbentuknya otomasi perpustakaan, hal ini disampaikan oleh Wahyu Supriyanto dalam karyanya, diantaranya adalah: 38 a Pengguna Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem automasi perpustakaan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan atau staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi. Tenaga-tenaga pengguna dilatih untuk menjadi oprator, teknisi dan administrator yang 38 Wahyu Supriyanto, Teknologi Infornasi Perpustakaan. Yogyakarta: Kanisius, 2008, h 28 26 terlatih. b Perangkat Keras Yang disebut perangkat keras seperti, komputer, printer, barcode scanner, dan lain sebagainya. Tanpa adanya perangkat keras, perangkat lunak tidak dapat dijalankan. Sebuah komputer sudah cukup ntuk digunaka diperpustakaan yang kecil. Sedangkan untuk perpustakaan besar diperlukan beberapa prangkat lain seperti server, perangkat jaringan, maupun web. c Perangkat Lunak Pendapat Sutarman pengarang buku Pengantar Teknologi menjelaskan bahwa Prangkat lunak merupakan Program komputer yang berisi sekumpulan intruksi yang dibuat dengan menggunakan bahasa khusus yang memberi perintah kepada komputer untuk melakukan berbagai pemprosesan terhadap data yang terdapat dalam program tersebut atau data yang dimasukan oleh pengguna komputer. 39 Perangkat lunak dapat diartikan suatu metode atau prosedur untuk menjalankan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Dijelaskan di dalam buku Perpustakaan Digital Perspektif Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia menjelaskan bahwa perangkat lunak dapat didapatkan dengan tiga cara diataranya adalah; 40 1 Membangun sendiri secara internal, perpustakaan dapat membangun software untuk oprasional perpstakaan dengan staf 39 Sutarman, Pengantar Teknologi Informasi Jakarta: Bumi Aksara, 2009, h. 144. 40 Putu Laxman Pendit, Perpustakaan Digital: Perspektif Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia, h. 192. 27 internal perpustakaan yang mampu membangun perangkat lunak. Pilihan ini bisa diambil oleh perpustakaan yang mempunyai staf programmer yang mampu membangun prangkat lunak. 2 Meminta pihak ketiga untuk mengembangkan software alih daya atau outsourcing. Pilihan ini tepat untuk perpustakaan yang tidak memiliki staf yang mampu untuk mengembangkan perangkat lunak. 3 Membeli perangkat lunak yang sudah jadi. Jika menginginkan sistem yang lebih cepat terpasang, pilihan ini sesuai untuk itu. Dengan membeli perangkat lunak yang bersifat masal tentunya sudah melewati pengujian beberapa kali dan oleh karena itu sistem lebih besar kemungkinan untuk berjalan sempurna dibanding pilihan sebelumnya. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam melakukan pengadaan perangkat lunak adalah lisensi. Lisensi dari database yang digunakan perpustakaan tentunya menjadi tanggung jawab perpustakaan. Oleh karenanya perpustakaan perlu mempertimbangkan rincian biaya yang besar. Adapun alternatif yang bisa dipilih diantaranya adalah: 41 1 Perangkat lunak proprietary, perangkat lunak yang hak ciptanya di miliki perusahaan atau individu yang dipasang secara komersil dan biasanya source code tidak diberikan secara penuh. 41 Ibid., h. 195. 28 2 Prangkat lunak yang bersifat OSSFS Open Source SoftwareFree Software. Lisensi perangkat lunak ini dapat digunakan, dikembangkan dan didistribusikan kembali. Perpustakaan dapat memperoleh software perpustakaan dengan hanya mengunduh download software misalnya SLiMS, OpenBliblo, Evergreen, Greenstone, Koha, PhpMyLibrary sebagainya. Sebagai 3 Perangkat lunak gratis freeware, untuk software seperti ini seringkali source cede tidak diberikan dan software tidak memiliki kekuatan legal untuk mengubah dan menstribusikan kembali. 4 Perangkat lunak yang bersifat publik domain, merupakan prangkat lunak yang tidak memiliki hak cipta namun juga tidak memberikan source code untuk dikembangkan. Dalam buku Teknologi Informasi Perpustakaan menjelaskan bahwa pemilihan software otomasi perpustakaan dapat dinilai dengan keriteria sebagai berikut; 42 1 Kegunaan, fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan dan menghasilkan informasi tepat pada waktu realtime dan relevan untuk proses pengambilan keputusan. 2 Ekonomis, biaya yang dikeluarkan sebanding untuk mengaplikasikan perangkat lunak sesuai dengan hasil yang didapatkan. 42 Wahyu Supriyanto, Teknologi Infornasi Perpustakaan Yogyakarta: kanisius, 2008, h 35. 29 3 Keandalan, mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekuensi besar dan terus-menerus. 4 Fleksibel, dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem operasi dan institusi, serta memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut. 5 Sederhana, menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan interaktif dengan pengguna. d Perangkat jaringan Jaringan komputer telah menjadi bagian dari otomasi perpustakaan karena perkembangan yang terjadi dalam teknologi Informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya secara bersama-sama. Jaringan akan memudahkan komputer-komuter yang ada dalam maupun luar perpustakaan dapat saling tukar menukar data, sehingga penyelenggaraan pelayanan di perpustakaan dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Dalam buku yang berjudul Buku Pintar Penanganan Jaringan menjelaskan bahwa Komponen-komonen perangkat keras jaringan antara lain: komputer sebagai server dan klien, Network Interface Card yang biasa disebut LAN Card atau hub peng hubung komputer, Head Up Butt, media komunikasi pengkabelan concentrator dan sistem operasi jaringan. 43 e Perangkat data Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, 43 Buku Pintar: penanganan Jaringan Komputer Yogyakarta: Andi, 2005, h. 17. 30 fakta, tindakan, benda dan sebagainya. Sebuah sistem informasi dapat berkerja bila dimasuki oleh data, data akan diproses sesuai perintah dan mengeluarkan hasil. Dalam buku teknologi informasi perpustakaan dijelaskan bahwa, suatu data memiliki susunan organisasi diantaranya adalah; Bit, merupakan kombinasi dari 0 dan 1, bentuk data yang paling dasar; Byte, merupakan kombinasi bit-bit, biasanya unit terkecil terdiri dari 8 bit; Field, kumpulan dari byte-byte yang membentuk suatu arti, misalnya no urut; Record, kumpula field yang membentuk informasi, misalnya data pegawai; file, kumulan record misalnya file dari pegawai di berbagai departemen; database merupakan kumpulan file yang sling berhubungan membentuk informasi. 44 Menurut wahyu supriyanto, metadata merupakan bentuk dari pengidentifikasian suatu atribut dan struktur dari sebuah data atau informasi. Menurut Wayu Supriyanto metadata merupakan bentuk pengidentifikasian, penjelasan suatu data Secara sederhana metadata dapat dikatakan dengan “datanya data”. Misalnya metadata dari data katalog sebuah buku yang terdiri dar judul, penanggung jawab, subjek, penerbit dan lain sebagainya. Marc dan Dublin Core merupakan metadata yang dikenal di kalangan perpustakaan. f Manual Manual atau bisa disebut prosedur adalah penjelasan 44 Wahyu Supriyanto, Teknologi Informasi Perpustakaan, h. 71. 31 bagaimana memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak. Prosedur merupakan aturan- aturan yang harus diikuti bilamana menggunakan perangkat keras adan perangkat lunak. Manual harus dubaca dan dimengerit walau serumit apapun karena Manual merupakan kunci kelancaran sistem, keterangan tersebut diutarakan oleh Sismanto dalam bukunya yang berjudul Manajemen Perpustakaan Digital. 45 Dapat disimpulkan bahwa manual merupakan hal yang penting dan harus ada untuk memberikan informasi, cara dan aturan software, agar software dapat mudah digunakan secara maksimal. 4. Cakupan Sistem Otomasi Perpustakaan, Adapun cakupan-cakupan yang dilakukan dalam pengolahan perpustakaan dengan sistem otomasi perpustakaan diantaranya adalah: a Pengadaan koleksi Kegiatan ini berkaitan dengan pengadaan bahan pustaka baik melalui cara membeli, pertukaran, maupun dari hadiah. Modul pengadaan ini terdapat database manajemen vendor dan database sistem keuangan dan mengalokasikan dana sesuai dengan anggaran yang ditentukan. Marshall Breeding berpendapat bahwa tugas-tugas modul akuisisi diantaranya adalah: 46 1 Memilih koleksi yang dibutuhkan oleh perpustakaan 2 Mengelola rencana pengadaan dengan mendaftar dan memilih vendor sebagai pemasok bahan koleksi, misalnya pemilihan 45 Sismanto, Manajemen Perpustakaan Digital Jakarta: Afifa Pustaka, 2007, h. 152. 46 Marshall Breeding, “Library Technology Reports” Major Open Source ILS Products November December 2008, h 29. 32 vendor atau toko buku, waktu klaim pemesanan dan lainnya. 3 pengolahan faktur untuk barang-barang yang diterima dan menyetujui pembayaran. b Katalogisasi Salah satu tugas utama perpustakaan adalah katalogisasi. Dalam panduan kataloisasi menjelaskan bahwa katalog kartu membutuhkan berbagai entri yaitu, entri pengarang, entri judul, entri subjek, dan lainnya, hal ini merupakan pekerjaan yang berulang-ulang yang harus dikerjaakan. Modul katalogisasi diharapkan mampu untuk melakukan katalogisasi sesuai dengan pedoman aslinya, membuat entri katalog dengan menggunakan Machine Readable Cataloging MARC. Menurt Gavali Vandana Santosh modul katalogisasi dapat fungsi sebagai berikut; 47 1 Pembuatan penyimpanan, pencarian, pengolahan cantuman bibliografi dan index. 2 Fasilitas impor dan ekpor 3 Pencatatan bibliografi harus sesuai dengan aturan aturan seperti MARC dan AACR. c Sirkulasi dan Manajemen Anggota Modul sirkulasi pada software otomasi perpustakaan diharuskan mampu memberikan kemudahan dalam melakukan transaksi pelayanan peminjaman bahan pustaka di perpustakaan. Untuk melakukan transaksi peminjaman bahan koleksi perpustakaan, mudul 47 Gavali Vandana Sant, “Impact of Library Automation in the Development Era: A case Study”, Indian Streams Research Journal Vol - I , June 2011, h 6. 33 sirkulasi membutuhkan database koleksi dan database pemustaka untuk melakukan pencatatan yang berupa peraturan transaksi peminjaman seperti jadual pengembalian, jumlah koleksi yang dapat dipinjam, denda pada peminjam koleksi yang sudah melewati batas, memberikan laporan peminjaman yang akurat dan manajemen anggota input edit dan delete hal tersebut disampaikan oleh Marshall Breeding. 48 Lourdes T. David juga berpendapat modul sirkulasi juga harus mampu melakukan kegiatan peminjaman, pengembalian, perubahan, penahanan koleksi, status koleksi, daftar anggota pemustaka, jenis anggota, profile dan hak akses informasi anggota. 49 d Pengelolahan Tenerbitan Berkala Modul terbitan berkala harus memberikan efektifitas dan efisiensi pustakawan dalam mengatur koleksi terbitan berkala seperti jurnal, buletin dan sejenisnya. Tugas modul serial adalah melakukan, Check-ing dengan menisi cantuman bibliografi, dan mencatat frekuensi pelangganan. Selain itu modul serial juga harus menghasilkan klaim sebagai status informasi koleksi serial yang ditetapkan oleh perpustakaan seperti pengiriman koleksi serial yang telat, tidak terbit, pembaruan dan dapat menghasilkan laporan pengadaan koleksi serial yang dilanggan, status koleksi serial dan daftar vendor. 50 e Penyediaan katalog OPAC 48 Marshall Breeding, “Library Technology Reports” Major Open Source ILS Products November December 2008, h 29. 49 Lourdes T. David, Introduction To Integrated Library System Module 2 Information and Informatics Unit UNISCO, Bangkok, 2001, h. 9. 50 Molly Chuah, Atlas: A Total Library Automation, http:kekal- abadi.um.edu.myfilebankpublished_article3849KA102812919912028A529.pdf 34 Modul katalog, Online Public Access Catalog OPAC merupakan salah satu memungkinkan pengguna untuk mencari koleksi perpustakaan dan memanfaatkan layanan online. Fungsi dasar dari modul ini memberikan kemudahan bagi pengguna untuk melakukan pencarian atau menelusuri koleksi dan melihat informasi deskriptif dan status koleksi pada setiap item yang diberikan. 51 Sebagian banyak katalog online menyediakan login bagi pengguna perpustakaan yang terdaftar untuk masuk ke account pribadi, melihat daftar item yang saat ini telah dipinjam oleh pemustaka, memperbaharui item, permintaan koleksi, membayar denda, dan layanan serupa lainnya. 52 Penjelasan cakupan-cakupan otomasi perpustakaan diatas secara singkat dapat digambarkan pada literatur review sebagai berikut: Modul Fungsi Pengarang Akuisisi -Memilih koleksi yang akan diadakan -Manajemen vendor, -Pengolahan faktur untuk barang-barang yang diterima dan pembayaran. Marshall Breeding Katalogisasi -Pembuatan penyimpanan, pencarian, pengolahan cantuman bibliografi dan index. -Fasilitas impor dan ekpor -Pencatatan bibliografi harus sesuai dengan aturan seperti MARC dan AACR. Gavali Vandana Santosh Sirkulasi -Harus mampu melakukan kegiatan peminjaman, pengembalian, perubahan, penahanan koleksi, status koleksi, daftar anggota pemustaka, jenis anggota, profile dan hak akses informasi anggota Lourdes T. David Manajemen Serial -Check-ing dengan menisi cantuman bibliografi, -Manajemen frekuensi pelangganan. Marshall Breeding 51 Ibid., h. 29. 52 Marshall Breeding, “Library Technology Reports”, Major Open Source ILS Products. November December 2008. h 29. 35 -Klaim sebagai status informasi koleksi serial yang ditetapkan oleh perpustakaan seperti pengiriman koleksi serial yang telat, tidak terbit, pembaruan. -Menghasilkan laporan pengadaan koleksi serial yang dilanggan, status koleksi serial dan daftar vendor. OPAC Sebagian banyak katalog online menyediakan login bagi pengguna perpustakaan yang terdaftar untuk masuk ke account pribadi, melihat daftar item yang saat ini telah dipinjam oleh pemustaka, memperbaharui item, permintaan koleksi, membayar denda, dan layanan serupa lainnya. Marshall Breeding Tabel, 1 Literatur review 5. Penerapan Sistem Otomasi Perpustakaan Adapun tahap-tahap yang harus di perhatikan untuk perencanaan penerapan sistem otomasi perpustakaan diantaranya adalah 53 : a Pemilihan hardware, proses penyusunan daftar perangkat keras yang akan dipilih sesuai kreteria yang diinginkan dan digunakan untuk menerapkan sistem otomasi perpustakaan. Spesifikasi hardware harus mampu untuk menjalankan perangkat lunak yang nanti digunakan sebagai sistem aplikasi otomasi perpustakaan. b Pemilihan software, merupakan proses pemilihan software, pendesainan software, apakah perangkat lunak tersebut mampu untuk membantu malaksanakan kegiatan teknis perpustakaan. c Training, kegiatan pemberian pelatihan kepada staf perpustakaan agar staf tidak kesulitan untuk mengoprasikan perangkat dan juga perangkat dapat dimanfaatkan oleh staf secara maksimal dan dapat 53 Barbara Evans Markuson, Guidelines For Library Automation: A Handbook for Federal and Other Libraries California: System Development Corporation, 1972, h. 10 36 membantu kegiatan pustakawan d Data conversion, proses konversi data entri atau data perpustakaan lain agar dapat dimasukan dan diolah dengan menggunakan sistem otomasi yang ditentukan. e Melakukan test dan menelusuri sistem yang terpasang pada perpusatakaan dan mamastikan bahwa sistem yang terpasang sudah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. f Laporan, merupakan proses dokumentasi yang dilakukan selama pelaksanaan penerapan sistem otomasi perpustakaan. C. Penelitian Terdahulu Pada penelitian ini, peneliti mengemukakan hubungan antara penelitian-penelitian terdahulu yang berkaitan dengan topik pembahasan. Skripsi yang ditulis oleh Indra Giantoni Rossi Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta yang diterbitkan pada tanggal 5 Oktober 2012. Tujuan dari penelitian yang berjudul “Penerapan Sistem Otomasi Pada Fakultas Usuludin dan Filsafat Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta” ini adalah untuk mengetahui cakupan sistem otomasi yang diterapkan di Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat, untuk mengetahui manfaat sistem otomasi perpustakaan yang dapat dirasakan oleh para pengguna perpustakaan Fakultas ushuluddin dan Filsafat serta untuk mengetahui masalah-masalah yang dihadapi oleh pihak perpustakaan Fakultas ushuluddin dalam menerapkan sistem otomasi atau komputerisasi, sehingga nantinya dapat dicari solusi terbaik guna mengatasi masalah-masalah tersebut. Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif analitis yaitu menggambarkan kondisi lapangan secara 37 apa adanya. Pada hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem otomasi perpustakaan yang diterapkan pada Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat mencakup kegiatan pengadaan, pengolahan, sirkulasi, dan penelusuran bagi pengguna. Selain itu sistem otomasi mampu memberikan manfaat yang cukup besar bagi pengguna untuk melakukan penelusuran informasi melalui katalog online komputer. Masalahmasalah yang dihadapi pengelola perpustakaan ketika menerapkan sistem otomasi adalah masih terjadinya kerusakan pada sistem yang mengakibatkan terganggunya kegiatan pengadaan, minimnya dana atau anggaran perpustakaan untuk pengembangan dan perawatan sistem, program aplikasi Bookmark sulit dikembangkan karena masih under DOS, ketidaklengkapan fungsi menu Bookmark, dan belum adanya pengelola perpustakaan yang memiliki kompetensi khusus di bidang sistem otomasi. Skripsi yang ditulis Andyta Astiputri S.B Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syaraf Hidayatullah Jakarta ini berjudul “Perpustakaan Penerapan Sistem Otomasi Lontar di Perpustakaan MAN Insan Cendekia Serpong ” Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif dengan menggunakan purposive sample sampel bertujuan. Hasil penelitian melalui wawancara, dan observasi menunjukan bahwa fungsi layanan teknis dalam sistem otomasi Lontar versi 3.0 ialah memudahkan kegiatan rutin pustakawan dalam pembuatan katalogisasi, layanan yang diberikan kepada pemustaka lebih maksimal, untuk sementara pemeliharaan bahan pustaka hanya dilakukan dengan cara mengkopi bahan pustaka yang rusak dan menjilid bahan pustaka. Menurut pustakawan MAN Insan Cendekia hambatan yang dihadapi adalah tidak adanya menu print 38 dalam sistem otomasi Lontar versi 3.0 dan berdasarkan pengamatan penulis terdapat hambatan lain seperti kerja pustakawan yang mencetak barcode dalam jumlah banyak kemudian melakukan penginputan bibliografi ke dalam sistem Lontar versi 3.0, dan tidak adanya authority control kontrol tetap cantuman bibliografi dalam katalog agar bisa terjaga konsistennya seperti pengarang, judul dan subjek dalam sistem Lontar versi 3.0. 39

BAB III Gambaran Umum Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI

A. Sejarah Singkat Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI Pada tauhn 2005 dikeluarkan peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor: 1575MENKESPERXI2005 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Kesehatan, kedudukan perpustakaan telah muncul dalam struktur Sub Bidang Perpustakaan dan Dokumentasi di bawah naungan Pusat Komunikasi Publik. Sebelum Menteri kesehatan RI mengeluarkan peraturan ini, Kementerian Kesehatan RI menggunakan peraturan Nomor: 1277MENKESSKXI2001 perpustakaan hilang dalam struktur organisasi Departemen Kesehatan RI, pada saat itu perpustakaan dipimpin oleh Ny. Kayes Lumatauw, Mls. Meskipun tidak ada dalam struktur perpustakaan tetap menyelenggarakan sesuai dengan fungsinya dengan baik teknis maupun administarsi dibawa Biro Hukum dan Organisasi Kementerian Kesehatan RI. Pada tahun 2010 keluar Peraturan Menteri Kesehatan Nomor: 1144MENKESPERVIII2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Kesehatan ada perubahan nama satuan kerja. Bahwa Sub Bidang Perpustakaan dan Dokumentasi di bawah naungan Bidang Pelayanan Informasi Publik yang bertanggung jawab pada Pusat Komunikasi Publik. B. Visi dan Misi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI 1.Visi Menjadikan perpustakaan Kemenkes sebagai perpustakaan unggulan dan repository terbitan kemenkes dan pusat jejaring perpustakaan kesehatan. 40 2. Misi a Menyelesaikan karya cetak dan rekam hasil terbitan Kementerian Kesehatan RI. b Membangun dan Mengembangkan perpustakaan terpadu berbasisi teknologi informasi c Membina dan membangun jejaring dengan perpustakaan dilingkungan Kementerian Kesehatan dan Dinas Kesehatan d Menyelenggarakan layanan perpustakaan C. Struktur Organisasi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI Perpustakan Kementerian Kehehatan RI berada di dalam Unit Pusat Komunikasi Publik dan Sub Bidang Perpustakaan dan Dokumentasi bertanggung jawab kepada Bidang Pelayanan Informasi Publik. Sub bidang Perpustakaan dan Dokumentasi memeiliki 10 sumberdaya manusia. 41 Pusat Komunikasi Publik drg. Murti Utami, Bidang Pelayanan Informasi Publik drg. Rarit Gempari, MARS Sub Bidang Perpustakaan dan Dokumentasi Dra. Siwi Wresniati, M.SI Layanan Drg. Ria Purwanti, M.Kes Pengembangan dan Pelngolahan Koleksi Jeni Helen Chronika, SH Pengembangan SDM dan Jejaring Parna, SIP Staf Mintarsih Teguh Martono, Sos Agus Supardi Ariesha Widipuspita Mintauli Sianturi Rachmadi, A.Md D. Koleksi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI Koleksi Perpustakaan Pusat Komunikasi Publik Kemekes RI dibagi menjadi 4 empat kelommpok utama, yaitu: 1. Koleksi terbitan Depkes Bidang Kesehatan mencakup berbagai segi dari: Sejarah kesehatan nasional, peraturan perundang-undangan bidang kesehatan, profil kesehatan, petunjuk teknis, petunjuk pelaksanaannya sebagai acuan menjalankan pekerjaan dalam bidang kesehatan baik instansi pemerintah maupun swasta. 2. Koleksi terbitan WHO bidang kesehatan. 3. Koleksi terbitan umum seperti karya umum, filsafat, agama, bahasa, ilmu- ilmu murni, teknologi atau ilmu terapan, kesenian, kesusasteraan, dan 42 geografi. 4. Koleksi audio visual, Perpustakaan Kemenkes RI selain mengoleksi dalam bentuk buku, juga mengkoleksi dalam bentuk audio visual yaitu dalam bentuk: Compact Disc CD, mini DV yang isinya meliputi kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan Kementerian Kesehatan dalam menjalankan tugas bidang kesehatan di masyarakat dan untuk masyarakat. Adapun rincian jumlah koleksi Perpustakaan Kemenkes adalah: Koleksi Judul Ekslempar Audio Visual 154 261 Terbitan Kemenkes RI 3337 6252 Terbitan Umum 1195 1538 Terbitan WHO 231 281 TOTAL 4917 8332 Tabel, 2 Jumlah Koleksi E. Layanan Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI Perpustakaan Kementerian Kesehatan menggunakan sistem pelayanan terbuka dimana pemustaka dapat langsung mencari bahan pustaka pada rak koleksi yang ada. Koleksi bahan pustaka tidak dapat dipinjam dan hanya dapat dibaca di ruang baca. Bila bahan pustaka tersebut diperlukan dapat digandakan photo copy. Pemustaka tidak dipungut biaya GRATIS selama menggunakan layanan perpustakaan. Jenis Layanan yang tersedia : 43 1. Layanan Referensi, Layanan yang berupa bantuan, petunjuk atau bimbingan untuk menemukan bahan pustaka atau informasi lainnya. 2. Bimbingan Pembaca Layanan dengan memberikan petunjuk dan panduan untuk pemustaka dalam penggunaan bahan pustaka dan peralatan. 3. Layanan photo copy bahan pustaka harus mematuhi peraturan perundangan tentang hak atas kekayaan intelektual HAKI. 4. Penelusuran bahan pustaka Pencarian bahan pustaka di Perpustakaan Kementerian Kesehatan dapat dilakukan melalui F. Unsur-unsur Sistem Otomasi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI 1. Software Software otomasi perpustakaan yang digunakan oleh Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI adalah Koha 3.0 merupakan perangkat lunak berbasis web yang menggunakan bahasa pemerogramman Perl. Koha adalah Sistem Perpustakaan Terintegrasi Integrated Library System yang disingkat ILS. Setiap orang bebas menggunakannya tanpa mengeluarkan uang untuk membeli lisensi, dan juga bebas untuk memodifikasi sesuai dengan kebutuhannya Open Source. Koha dikembangkan pertama kali di New Zealand oleh Katipo Communications. Mulai digunakan oleh Horowhenua Library Trust pada tahun 2000. Saat ini Koha dikembangkan oleh komunitas programmer dan pustakawan di berbagai belahan dunia, digunakan oleh lebih dari 1000 perpustakaan. Adapun modul yang dimiliki oleh Software Koha 3.0 diantaranya adalah: 54 54 Rajeev Kumar, Open Source Library Manajmen Software SAARC Documentation Center, New Delhi diakses 16 Juni 14 di http:www.slideshare.netrajivkumarmcakoha-open- 44 a Akuisisi Menu akuisisi yang ada dalam software Koha 3.0 dapat digunakan untuk membantu kegiatan pengadaan bahan pustaka yang dilakukan oleh perpustakaan. Dalam mudul akuisisi terdapat berbagai fungsi seperti, manajemen dana dan anggaran, manajemen vendor, manajemen saran pengadaan bahan pustaka, pemesanan bahan pustaka, pembayaran dan penerimaan koleksi yang pesan. b Katalogisasi Modul katalogisasi yang ada dalam software Koha 3.0 mendukung berbagai macam format metadata seperti MARC dan UNIMARC. Modul katalogisasi di lengkapi dengan Z39.50 untuk memudahkan pustakawan melakukan copy katalog dari sumber eksternal. Dalam modul ini juga tersedia authority control yang dapat diatur oleh pustakawan untuk menetapkan suatu istilah katagori yang digunakan sebagai tajuk entri utama dan tajuk enteri tambahan. Perlengkapan pengolahan seperti label buku dapat dicetak melalui modul katalogisasi ini. Didalam modul katalogisasi terdapat fungsi yang dapat dimanfaatkan untuk mengolah bahan pustaka. Diantaranya adalah: 1 Pencatatan bibliografi pada modul katalogisasi software Koha 3.0 mendukung metadata dengan format MARC21, dan AACR. 2 Pencatatan bibliografi dilengkapi dengan Autority Control untuk memastikan bahwa data bibliografi diisi secara konsisten. 3 Fungsi Penambahan ekslmpar untuk mendapatkan nomor unik source-library-management-software 45 koleksi secara otomatis atau dengan menambahkan nomor unik koleksi sesuai dengan yang ditentukan. 4 Import MARC dengan Z39.50 fungsi yang dapat digunakan untuk mengambil data bibliografi dengan meng-copy dari sumber eksternal, seperti dari internet atau data bibliografi hasil dari ekspor database lain. 5 Ekspor MARC record, dapat digunakan untuk mengambil dengan menggandakan copy data bibliografi dari database sendiri ke database lain. c Sirkulasi Modul sirkulasi yang tersedia dalam software Koha 3.0 memiliki berbagai fungsi untuk melakukan kegiatan sirkulasi seperti pencatatan kegiatan peminjaman, pengembalian dan pemanjangan, denda, pemberitahuan masa berahirnya peminjaman, penahanan koleksi, daftar anggota yang meminjam koleksi di perpustakaan. d Manajemen Anggota Modul ini digunakan untuk mengelolah daftar anggota peminjam koleksi, setiap anggota dapat di katagorikan sesuai dengan keinginan. Modul ini juga dapat memberikan informasi detail anggota yang terdaftar, denda, jatuh tempo koleksi yang dipinjaman dan hak akses anggota. e Manajemen Serial Modul serial yang ada pada software Koha 3.0 difungsikan untuk mengatur jurnal, surat kabar dan koleksi yang terbit secara berkala 46 lainnya. Adapun fungsi-fungsi yang terdapat pada modul serial diantaranya adalah. a Menambah daftar langganan terbitan berkala. b Modifikasi langganan atau pola penomoran frekuensi serial. c Penerimaan koleksi terbitan berkala. d Menghasilkan informasi klaim untuk koleksi serial yang hilang, atau terlambat. f OPAC Software otomasi perpustakaan Koha menyediakan halaman OPAC yang dapat digunakan sebagai temu kembali oleh pemustaka. Dalam halaman OPAC software Koha 3.0 terdapat berbagai tool yang dapat di fungsikan oleh pengguna, diantaranya seperti, a Pencarian dasar dan pencarian lanjut b tampilan cantuman bibliografi singkat, detail dan tampilan MARC c Login akun pemustaka d Pemesanan koleksi untuk dipinjam e Pemesanan koleksi untuk diadakan f komentar koleksi bahan putaka g RSS Really Simple Syndication g Laporan Software Koha memberikan kemudahan pada pustakawan untuk menyusun laporan kegiatan manajemen perpustakaan. Penyusuna laporan dapat ciptakan dengan dua cara yaitu: 47 a Costum Reports, pustakawan dapat merancang laporan yang diingnkan dengan menulis SQL query atau dengan menggunakan panduan laporan Wizard. Costum reports, lebih rinci dari pada statistic reports. b Statstic Report, merupakan laporan yang berupa jumlah angka statistik. Statistik report diantaranya seperti, Statistik akuisisi, statistik anggota, statistik katalog, statistik sirkulasi, statistik serial, statistik koleksi yang paling dipinjam, statistik pelanggan yang paling sering meminjam dan rata-rata waktu peminjaman. h Administrator Modul administrasi pada software Koha merupakan tempat untuk mengatur sistem konsep kerja Koha. Diantaranya seperti mengatur: 55 a Cabang perpustakaan: mengidentifikasikan dan membedakan kategori cabang, cabang perpustakaan. b Jenis item: menentukan item perpustakaan dan menetapkan biaya denda peminjaman. Mengelompokan item koleksi untuk tidak diperpinjamkan. c Tentukan Jenis Peminjam: Dapat berdasarkan Kategori Codes, Deskripsi, Pendaftaran Periode dan waktu. d Z39.50: untuk menambahkan server, masukkan nama domain atau alamat IP dari server, nomor port untuk digunakan, dan nama database untuk mengakses. e Dana Buku: mengatur account yang melacak pengeluaran untuk 55 Rajeev Kumar, Open Source Library Manajmen Software SAARC Documentation Center, New Delhi diakses 16 Juni 14 di http:www.slideshare.netrajivkumarmcakoha-open- source-library-management-software 48 bahan pustaka. 2. Hardware Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI memiliki 11 komputer. 3 komputer berfungsi sebagai OPAC, 1 komputer digunakan sebagai sarana untuk membaca koleksi audio visual dan 7 komputer lainnya digunakan sebagai perangkat operasional para staf perpustakaan. Semua komputer yang ada di Perpustakaan Kemenkes memiliki spesifikasi prosesor dual core 2.20 GHz, memori 4.00 Gb, hard disk 300 Gb. Semua komputer yang ada di Perpustakaan Kemenkes merupakan komputer clien. 3.Sistem Jaringan Beberapa komputer yang ada dilingungan perpustakaan kemenkes Program otomasi perpustakaan Koha 3.0 yang digunakan oleh Perpustakaakan Kementerian Kesehatan RI dapat di akses dengan Jaringan LAN dan WAN sehingga memungkinkan software Koha dapat diakses di lingkungan Kementerian Kesehatan RI maupun di luar lingkungan Kementerian Kesehatan RI. 4.Data Software Koha mendukung MARC21 sebagai format metadata yang digunakan untuk mendiskripsikan bahan pustaka. MARC21 merupakan standar metadata sesuai dengan ISBD. 5. Manual Software Koha telah menyediakan Manual Guide yang dapat diunduh download oleh semua pengguna melalui website resmi Koha http:manual.koha-community.org . Namun manual yang tersedia hanya 49 manual yang berbahasa Inggris, Prancis, Spanyol dan bahasa Arab. Manual menjelaskan cara implementasi, menginstall, menjelaskan fungsi-fungsi modul yang terdapat pada software Koha dan cara menggunakannya. 6. User Software otomasi perpustakaan Kemenkes yakni Koha 3.0 digunakan oleh seluruh staf perpustakaan terutama bidang pengembangan dan pengolahan koleksi untuk melakukan pengolahan bahan pustaka. Selainnya staf bidang layanan hanya menggunakan software Koha sebagai sarana penelusuran bahan pustaka karena Perpustakaan Kemenkes tidak meminjamkan bahan pustaka. Pengguna software Koha 3.0 di Perpustakaan Kemenkes selanjutnya adalah pemustaka yang hendak mencari bahan pustaka yang ada di Perpustakaan Kemenkes RI. 50 BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Penjelasan Penelitian

Penelitian yang berjudul ͞Pemanfaatan Software Koha Sebagai Sistem Otomasi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI ͟ ini dilakukan di perpustakaan khusus Kementerian Kesehatan RI yang beralamat di Jl. H.R. Rasuna Said Blok X.5 Kav. 4-9, Blok A, Kuningan, Jakarta. Dilaksanakan pada bulan Januari sampai bulan Juni. Data-data yang diperoleh peneliti berasal dari wawancara yang dilakukan oleh penulis kepada pustakawan perpustakaan Kementerian Kesehatan. Adapun informan yang di wawancarai adalah seorang staf penanggung jawab dalam hal otomasi perpustakaan dan bagian penglolahan koleksi, seorang pustakawan bidang pelayanan publik. Serta seorang pustakawan yang menjabat sebagai pengembangan SDM dan jejaring.

B. Hasil Penelitian dan Pembahasan

1. Kriteria Pemilihan Software Koha Sebagai Sistem Otomasi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI. Software Koha 3.0 merupakan program sistem otomasi perpustakaan yang dipilih oleh Perpustakaan Kemenkes sebagai sistem otomasi perpustakaan. Maka hal ini mengandung pernyataan dan alasan mengapa software Koha 3.0 dipilih dan digunakan oleh Perpustakaan Kemenkes. Ada beberapa alasan yang diutarakan, mengapa software Koha 3.0 dipilih sebagai software otomasi 51 perpustakaan Kemenkes. Adapun alasannya adalah sebagai berikut. a Perpustakaan Kementerian Kesehatan sama sekali tidak mengeluarkan biaya, karena memang software Koha 3.0 yang terpasang pada Perpustakaan ini merupakan hadiah dari WHO dan softwarenya pun juga gratis. b Software Koha 3.0 mempunyai fitur-fitur yang lengkap yang sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Khususnya untuk sarana temu kembali informasi. c Mudah untuk melakukan migrasi dari software sebelumnya. Cukup dengan mengekpor data yang ada di software sebelumnya dan mengimpor data tersebut ke dalam software Koha. d Penggunaan Software Koha tidak begitu rumit untuk dioperasikan namun yang menjadi kendala adalah bahasa yang digunakan oleh software Koha 3.0 adalah bahasa Inggris. e Untuk perawatan dan pengoprasian tidak membutuhkan SDM ahli bidang komputer cukup dengan pustakawan, karena software Koha 3.0 selama ini tidak pernah ada gangguan selama digunakan. f Rekomendasi dari WHO 56 Alasan tersebut sesuai dengan dengan pendapat Sismanto tentang kriteria pemilihan software perpustakaan yaitu diantaranya adalah, ekomois atau tidak banyak mengeluarkan biaya baik menggunakannya maupun perawatanya, kegunaan sesuai dengan kebutuhan, sederhana dan mudah digunakan, fleksibel dapat dapat dikembangkan dan mudah melakukan migrasi dari 56 Wawancara Pribadi dengan Agus Supriadi, Jakarta, 30 Mei 2014. 52 software lain dengan mudah. 57 2. Penggunaan dan Pemanfaatan Modul-Modul Koha 3.0 dalam Melakukan Kegiatan Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI. a Modul-modul Koha 3.0 yang Digunakan dan Dimanfaatkan dalam Melakukan Kegiatan Perpustakaan Kementerian Kesehatan. 1 Katalogisasi Software Koha 3.0 menyediakan modul katalogisasi yang dapat digunakan dan dimanfaatkan untuk melakukan pengolahan bahan pustaka dengan efektif dan efisien. Didalam modul katalogisasi terdapat fungsi yang dapat dimanfaatkan untuk menglolah bahan pustaka. Diantaranya adalah: a. Pencatatan bibliografi pada modul katalogisasi softare Koha 3.0 mendukung metadata dengan format MARC21 sesuai yang terkandung dalam ISBD. b. Pencatatan bibliografi dilengkapi dengan Autority Control untuk memastikan bahwa data bibliografi diisi secara konsisten. c. Fungsi Penambahan ekslmpar untuk mendapatkan nomor unik koleksi secara otomatis atau dengan menambahkan nomor unik koleksi yang sesuai dengan ketentu. d. Import MARC dengan Z39.50 fungsi yang dapat digunakan untuk mengambil data bibliografi dengan meng-copy atau menggandakan dari sumber eksternal, seperti dari internet atau data bibliografi 57 Sismanto, Manajemen Perpustakaan Digital, h. 152. 53 hasil dari ekspor database lain. e. Ekspor MARC record, dapat digunakan untuk mengambil dengan meng-copy gandakan data bibliografi dari database sendiri ke database software lain. f. Pustakawan dapat meggunakan Cetak label call number dan barcode buku dan cetak barcode bahan pustaka setelah menginput bibliografi kedalam software Koha. 3.0. Berdasarkan fungsi-fungsi modul katalogisasi yang ada dalam software Koha 3.0 tersebut, sesuai dengan pendapat Gavali Vandana Santosh bahwa modul katalogisasi mampu untuk dapat difungsikan sebagai: 58 a. Pembuatan penyimpanan, pencarian, pengolahan cantuman bibliografi dan index. b. Fasilitas impor dan ekpor c. Pencatatan bibliografi harus sesuai dengan aturan seperti MARC dan AACR. Proses kegiatan pengkatalogan pada perpustakaan Kementerian Kesehatan RI yaitu terlebih dahulu pustakawan harus melakukan inventarisasi dengan memberikan no induk koleksi dan mencatat data bibliografi seperti judul, pengarang, penerbit tahun terbit, jumlah, sumber dan tanggal masuk koleksi, kedalam buku induk. Selain mencatat data bibliografi kedalam buku induk pustakawan juga mencatat data bibliografi kedalam kertas borang. Kertas borang yang 58 Gavali Vandana Sant, “Impact of Library Automation in the Development Era: A case Study”, Indian Streams Research Journal Vol - I , June 2011, h 6.