Penjelasan Penelitian Hasil Penelitian dan Pembahasan

53 hasil dari ekspor database lain. e. Ekspor MARC record, dapat digunakan untuk mengambil dengan meng-copy gandakan data bibliografi dari database sendiri ke database software lain. f. Pustakawan dapat meggunakan Cetak label call number dan barcode buku dan cetak barcode bahan pustaka setelah menginput bibliografi kedalam software Koha. 3.0. Berdasarkan fungsi-fungsi modul katalogisasi yang ada dalam software Koha 3.0 tersebut, sesuai dengan pendapat Gavali Vandana Santosh bahwa modul katalogisasi mampu untuk dapat difungsikan sebagai: 58 a. Pembuatan penyimpanan, pencarian, pengolahan cantuman bibliografi dan index. b. Fasilitas impor dan ekpor c. Pencatatan bibliografi harus sesuai dengan aturan seperti MARC dan AACR. Proses kegiatan pengkatalogan pada perpustakaan Kementerian Kesehatan RI yaitu terlebih dahulu pustakawan harus melakukan inventarisasi dengan memberikan no induk koleksi dan mencatat data bibliografi seperti judul, pengarang, penerbit tahun terbit, jumlah, sumber dan tanggal masuk koleksi, kedalam buku induk. Selain mencatat data bibliografi kedalam buku induk pustakawan juga mencatat data bibliografi kedalam kertas borang. Kertas borang yang 58 Gavali Vandana Sant, “Impact of Library Automation in the Development Era: A case Study”, Indian Streams Research Journal Vol - I , June 2011, h 6. 54 telah diisi oleh staf bagian inventarisasi akan berjalan ke staf bagian input data, untuk memasukan data bibliografi tersebut kedalam database software Koha 3.0. Kertas borang merupakan lembar kerja yang disediakan untuk mengisi data bibliografi seperti pengarang, judul, subjek, dll. Kertas borang digunakan sebagai beckup dan alat bantu untuk melakukan kegiatan input data bibliografi kedalam databes software Koha 3.0 yang terpasng di perpustakaan Kemenkes. Hal ini sebagaimana dijelaskan sebagai berikut: Proses pengkatalogan yang dilakukan, pertama staf mencatat bibliografi koleksi kedalam buku induk, selain itu juga mencatat data bibliografi kedalam kertas borang, selanjutnya kertas borang tersebut diberikan kepada staf bagian input data bibliografi untuk dimasukan kedalam software Koha, setelah itu finising. Kertas borang itu kertas kerja yang berisi data bibliografi seperti judul, pengarang, penerbit, nomor induk koleksi dan data lainnya sesuai ISBD, seperti ini contohnya. kertas ini akan membantu pustakawan yang nantinya akan menginput data bibliografi kedalam software Koha, selain itu kertas ini digunakan sebagai dokumentasi berguna sebagai beckup setiap bahan pustaka 59 Dari penjelasan diatas dapat diartikan bahwa modul pengkatalogan yang tersedia pada software Koha 3.0 dimanfaatkan dan digunakan oleh perpustakaan Kemenkes untuk membantu kegiatan pengkatalogan. Pengkatalogan dialakukan sesuai dengan pedoman yang ditentukan yaitu ISBD, dengan menyimpan, menyalin dan mencari cantuman bibliografi. Hal ini sependapat dengan Marshall Breeding bahwa salah satu fungsi dari cakupan mudul katalogisasi adalah pembuatan katalog sesuai dengan MARC. 60 Menurut pendapat salah satu pustakawan bahwa proses 59 Wawancara Pribadi dengan Parna, Jakarta, 13 mei 2014 60 Marshall Breeding, “Library Technology Reports”, Major Open Source ILS Products. November December 2008. h 29. 55 pengkatalogan yang dilakukan di perpustakaan Kemenkes akan lebih efektif apabila proses pengkatalogan seperti inventarisasi, pencatatan koleksi kedalam kertas borang, input kedalam database dilakukan oleh satu staf. Hal ini sebagaimana di jelaskan bahwa: lebih efektif dan tidak memakan banyak memakan tenaga bila pengkatalogan dilakukan oleh satu staf 61 Namun, proses pengolahan bahan pustaka akan lebih efektif dan efisien apabila setiap entri bahan pustaka yang dilakukan oleh satu pustakawan dan tanpa menulis kembali data bibliografi kedalam kertas borang. Dengan dilakukannya pencatatan cantuman bibliografi kedalam buku induk inventarisasi. Hal tersebut dinilai fungsi dokumentasi dan beckup data sudah dilakukan. Mengingat pendapat tentang Jhon Corbin tujuan dilakukanya otomasi perpustakaan yang menjelaskan bahwa otomasi perpustakaan akan meringankan beban kerja yang bersifat rutinitas, menghemat waktu dan untuk mengelolah data lebih cepat dan akurat. 62 Dalam melakukan entri bahan pustaka pustakawan kemenkes seringkali menggunakan fungsi Z39.50 pada modul katalogisasi software Koha 3.0 karena tidak setiap data bibliografi terdapat pada database Library of Congress. Hal ini dapat diartikan bahwa Z39.50 dapat dimanfaatkan oleh perpustakaan kemenkes sebagai impor data bibliografi dari sumber eksternal, hal ini sependapat dengan Marshall Breeding tentang salah satu fungsi dari modul katalogisasi pada 61 Wawancara Pribadi dengan Parna, Jakarta, 7 Juli 2014. 62 John Corbin, Managing The Library Automation Project, h. 18. 56 cakupan otomasi perpustakaan yang menjelaskan bahwa modul katalogisasi memudahkan pustakawan untuk melakukan penyalinan dan pertukaran data bibliografi dari software database lain. 63 Hal ini sebagaimana dijelaskan bahwa: Z39.50 digunakan apabila data bibliografi bahan pustaka tersedia di dalam katalog Library of Congress, 64 Dengan dimanfaatkannya fungsi Z39.50, salah satu pustakawan Kemenkes berpendapat bahwa fungsi Z39.50 sangat membantu untuk melakukan kegiatan pengkatalogan. Pustakawan akan mengisi cantuman bibliografi kedalam Software Koha, apabila pengolahan bahan pustaka tidak menggunakan Z39.50 meskipun tidak semua koleksi ada pada katalog Library of Congress. Hal ini sesuai dengan tujuan penyelenggaraan otomasi perpustakaan yang diutarakan oleh Jhon Corbin yaitu, mengurangi beban kerja dan menghemat waktu. 65 Hal ini sebagaimana dijelaskan sebagai berikut: Meskipun tidak semua buku ada pada katalog Library of Congress, namun Z39.50 sangat membantu dalam kegiatan katalogisasi, kalau kita menggunakan Z39.50 maka kita tidak perlu memasukan cantuman bibliografi hanya menambahkan item nomor barcode. 66 Dalam pengolahan koleksi fungsi cetak call number dan barcode yang terdapat pada software Koha 3.0 tidak digunakan oleh perpustakaan Kemenkes hal ini dikarenakan desain call number dan barcode yang dihasilkan oleh software Koha tidak sesuai yang 63 Mar shall Breeding, “Library Technology Reports”, Major Open Source ILS Products. November December 2008. h 29. 64 Wawancara Pribadi Agus Supriadi, Jakarta, 2 Juli 2014. 65 John Corbin, Managing The Library Automation Project, h 18. 66 Wawancara Pribadi Agus Supriadi, Jakarta, 2 Juli 2014. 57 diharapkan. Call number yang dihasilkan font-nya terlalu kecil dan tidak ada informasi perpustakaanya. Barcode yang dihasilkan terlalu kecil dan tidak dapat diberi logo Kemenkes. Untuk saat ini pembuatan call number dilakukan secara manual. Sedangkan barcode dilakukan dengan memesan. Hal ini sebagaimana dijelaskan sebagai berikut: Label call number dikerjakan manual, kalu makai software hasilnya kurang menarik, tidak ada informasi perpustakaan pemilik koleksi. Kalau barcode kita pesan kepercetakan, kalau cetak lewat software kurang bagus tidak ada logonya. Kalau gak salah harganya satu labelnya Rp.250 kalu gak salah Rp.500. 67 Berdasarkan pernyataan diatas fungsi cetak call number dan barcode yang tersedia di modul katalogisasi tidak digunakan. Hal ini disayangkan, karena pembuatan call number secara manual akan memakan banyak tenaga dan pembuatan barcode dengan memesan di percetakaan akan memakan banyak biaya. Hal ini bersebrangan dengan pendapat John Corbin tentang tujuan otomasi perpustakaan yang mengatakan otomasi perpustakaan dapat meringankan beban kerja khususnya yang bersifat rutinitas, dan tenaga sehingga dapat meningkatkan efesiensi kerja. 68 2 OPAC Software otomasi perpustakaan Koha 3.0 menyediakan halaman OPAC yang dapat digunakan sebagai alat temu kembali oleh pemustaka. Dalam halaman OPAC software Koha 3.0 terdapat berbagai tool yang dapat di fungsikan oleh pengguna, diantaranya seperti, 67 Wawancara Pribadi dengan Agus Supriadi. Jakarta 30 Mei 2014. 68 John Corbin, Managing The Library Automation Project, h 18. 58 a. Pencarian dasar dan pencarian lanjut b. tampilan cantuman bibliografi singkat, detail dan tampilan MARC c. Login akun pemustaka d. Pemesanan koleksi untuk dipinjam e. Pemesanan koleksi untuk diadakan f. komentar koleksi bahan putaka g. RSS Really Simple Syndication Berdasarkan Fungsi-Fungsi yang ada dalam modul katalog, hal tersebut sejalan dengan teori yang di jelaskan oleh Marshall Breeding bahwa dasar dari modul katalog ialah mencakup 69 , a. Dapat digunakan untuk melakukan pencarian atau menelusuri koleksi b. Menyajikan informasi deskriptif c. Menyajikan informasi status pada setiap item. d. Memungkinkan pelanggan untuk masuk ke account pribadi, e. Dapat melihat daftar item yang dipinjam oleh pemustaka. Modul OPAC pada software Koha 3.0 yang terpasang pada perpustakaan Kemenkes dimanfaatkan oleh pustakawan dan pemustaka Berdasarkan wawancara yang dilakukan oleh penulis kepada salah satu pustakawan yang bertugas di Perpustakaan Kemenkes beliau menjelaskan bahwa modul OPAC pada software Koha 3.0 yang 69 Marshall Breeding, “Major Open Source ILS Products”. Library Technology Reports November December 2008, h. 25. 59 terpasang di Perpustakaan Kemenkes digunakan untuk mempermudah pencarian informasi oleh para pemustaka. Namun dalam ada beberapa fungsi didalam modul OPAC yang tidak digunakan. Hal ini karenakan dalam pemanfaatanya membutuhkan data keanggotaan seperti login akun pemustaka, komentar, permintaan, saran bahan pustaka dan RSS. Hal ini sebagaimana dijelaskan sebagai berikut: Modul OPAC digunakan oleh pemustaa untuk mencari koleksi yang miliki perpustakaan Kemenkes, untuk saat ini OPAC hanya digunakan untuk mencari koleksi saja, fungsi lain seperti login pemustaka, saran pengadaan, komentar, RSS tidak digunakan karena fungsi itu membutuhkan data anggota. 70 Menurut salah satu pustakawan yang bertugas di bagian pelayanan beliau berpendapat bahwa fungsi yang belum digunakan seperti login akun pemustaka, pemesanan koleksi untuk dipinjam, pemesanan koleksi untuk diadakan sebaiknya digunakan, dapat digunakan. Hal ini sejalan dengan pendapat Marshall Breeding tentang fungsi modul OPAC pada cakupan otomasi perpustakaan yang menjelaskan bahwa modul OPAC memungkinkan pemustaka untuk masuk ke accout pribadi, melihat item koleksi yang dapat diakses. 71 Mengingat lebih jauh John Corbin berpendapat bahwa tujuan dari penyelenggaraan otomasi perpustakaan salah satunya adalah memberikan layanan yang efektif kepada pemustaka. 72 3 Laporan Software Koha 3.0 menyediakan fasilitas untuk penyusunan 70 Wawancara Pribadi dengan Agus Supriadi, Jakarta, 30 Mei 2014. 71 Marshall Breeding, “Major Open Source ILS Products”. Library Technology Reports November December 2008, h. 25. 72 John Corbin, Managing The Library Automation Project, h 18. 60 laporan, dalam penyusunan laporan pada modul laporan pada software Koha 3.0 terdapat dua cara penysunan laporan yang berbeda diantaranya adalah a. Costum Reports, dengan menggunakan cara ini pustakawan dapat merancang susunan laporan yang sesuai diingnkan, hal ini dilakukan dengan menulis SQL query atau dengan menggunakan panduan laporan Wizard. Costum reports, lebih rinci dari statistic reports. b. Statstic Report, merupakan laporan yang berupa jumlah angka statistik. Statistik report diantaranya seperti, Statistik akuisisi, statistik anggota, statistik katalog, statistik sirkulasi, statistik serial, statistik koleksi yang paling dipinjam, statistik pelanggan yang paling sering meminjam dan rata-rata waktu peminjaman. Modul laporan, Koha 3.0 yang terpasang pada perpustakaan Kemenkes untuk saat ini modul tersebut hanya digunakan untuk meyusun laporan pengolahan koleksi, untuk penyusunan laporan pengadaan dan penyusunan laporan layanan publik belum digunakan dikarenakan modul tersebut belum dipergunakan. Penyusunan laporan pengolahan koleksi disusun untuk mengetahui berapa banyak bahan pustaka yang telah dientri dalam waktu seminggu, sebulan dan setahunan. Hal ini sebagaimana dijelaskan sebagai berikut. Saya menggunakan modul laporan untuk menyusun laporan dan mengetahui berapa buku dan buku berjudul apa saja yang telah saya entri selama seminggu, sebulan dan setahun, modul ini hanya digunakan untuk pengolahan koleksi saja, pengadaan dan layanan 61 tidak menggunakan modul ini. 73 Dalam penyusunan laporan pengololahan koleksi, pustakawan lebih suka menggunakan cara Costum Report karena hasil penyusunan pada fungsi modul laporan ini sangat membantu, informasi yang disajikan dinilai lebih lengkap, penyusunan informasi yang dilaporkan dapat diatur sesuai dengan kebutuhan dan tidak hanya angka statistik. Hal ini searah dengan pendapat John Corbin tentang tujuan otomasi perpustakaan yang menjelaskan bahwa penglolahan data akan lebih cepat dan akurat. 74 Hal ini sebagaimana dijelaskan bahwa: Kalu membuat laporan saya lebih sering menggunakan Costum Report. Costum Report lebih membantu karena informasinya lengkap dan bisa diatur sesuai dengan kebutuhan kita misalnya, penyususunan laporan input selama satu minggu, kita bisa mengatur tabel apa saja yang kiranya mengeluarkan informasi yang dibutuhkan seperti ini. Statistic Report jarang dibutuhkan karena informasi yang disajikan hanya angka-angka. 75 b Modul-modul Koha 3.0 yang tidak Digunakan dalam Melakukan Kegiatan Perpustakaan Kementerian Kesehatan. 1 Pengadaan Akuisisi Software Koha 3.0 yang terpasang di Perpustakaan Kemenkes mempunyai modul Akuisisi yang dapat digunakan untuk membantu kegiatan pengadaan bahan pustaka yang dilakukan oleh perpustakaan. Dalam mudul akuisisi software Koha 3.0 terdapat berbagai fungsi yaitu, manajemen anggaran, manajemen vendor, manajemen saran, pemesanan bahan pustaka, pembayaran dan penerimaan koleksi yang 73 Wawancara Pribadi dengan Agus Supriadi,. Jakarta, 30 Mei 2014. 74 John Corbin, Managing The Library Automation Project, h 18. 75 Wawancara Pribadi dengan Agus Supriadi. Jakarta 30 Mei 2014. 62 dipesan. Dengan menggunakan modul akuisasi pusatakawan dapat: a. mencatat dan mengatur anggaran perpustakaan yang dialokasikan untuk pengadaan bahan pustaka. b. Mencatat dan mengatur vendor atau toko buku yang dipilih yang menyediakan bahan pustaka. c. Seluruh pengguna yang terdaftar pada software Koha 3.0 dapat melakukan usulan bahan pustaka untuk diadakan di perpustakaan untuk mempermudah pustakawan melakukan seleksi bahan pustaka. d. Mengatur pembayaran dengan mengambil anggaran yang dialokasikan secara otomatis, dan melakukan konfirmasi keterlamatan pengiriman koleksi yang dikirim oleh penerbit. Fungsi-fungsi yang ada di dalam modul akuisisi pada software Koha 3.0 sejalan dengan pernyataan yang diungkapkan oleh Marshall Breeding bahwa tugas-tugas modul akuisisi diantaranya adalah: 76 . a. Memilih koleksi yang dibutuhkan oleh perpustakaan b. Mengelola rencana pengadaan dengan vendor sebagai pemasok bahan koleksi, misalnya pemilihan vendor atau toko buku, waktu klaim pemesanan dan lainnya. c. Pengolahan faktur untuk barang-barang yang diterima dan melakukan pembayaran. Namun, berdasarkan wawancara yang dilakukan dengan salah 76 Marshall Breeding, “Major Open Source ILS Products”. Library Technology Reports November December 2008, h. 29. 63 satu pustakawan Kemenkes, dapat diketahui bawa modul akuisisi atau pengadaan pada software Koha 3.0 tidak digunakan. Hal ini dikarenakan sistem pengadaan yang dilakukan oleh perpustakaan Kemenkes tidak sejalan dengan modul pengadaan software Koha 3.0 yang terpasang di perpustakaan Kemenkes. Pengadaan bahan pustaka di perpustakaan Kemenkes dilakukan dengan mendaftar koleksi yang akan diadakan. Selanjutnya daftar koleksi ditumpuk dimeja pimpinan untuk dipersetujui. Kenudian daftar tersebut diserahkan oleh tim pengadaan Tata Usaha TU bagian Puskom. Setelah pengadaan koleksi dilaksanakan oleh TU, perpustakan Kemenkes akan memeriksa dan mem-verifikasi data koleksi yang telah diterima. Hal ini sebagaimana dijelaskan oleh Agus Supriadi selaku penanggung jawab software Koha bahwa: Kita tidak menggunakan oleh faslitas pengadaan karena faslitas pengadaan yang ada pada software Koha tidak sesuai dengan proses pengadaan yang dilakukan oleh perpustakaan Kemenkes. Sebagaian besar bahan pustaka yang diperloleh perpustakaan kemenkes berasal dari deposit dan hadiah dari Kementerian Kesehatan.Kita melakukan pengadaan dengan mendaftar koleksi yang akan kita adakan setelah itu diserahkan kepada pimpinan selanjutnya diadakan sama TU selaku tim pengadaan. 77 Dari pernyatan diatas dapat diketahui bahwa sistem kerja modul pengadaan pada software Koha 3.0 yang terpasang di perpustakaan Kementerian Kesehatan tidak sesuai dengan kebijakan pengadaan bahan pustaka yang dilakukan oleh perpustakaan Kemenkes. 77 Wawancara Pribadi dengan Agus Supriadi, Jakarta, 30 Mei 2014. 64 2 Sirkulasi Modul sirkulasi yang tersedia dalam software KOHA 3.0 memiliki berbagai fungsi untuk membantu kegiatan peminjaman diantaranya adalah: a. Mencatat kegiatan peminjaman dan pengembalikan yang dilakukan oleh perpustakaan. b. Denda, pustakawan dapat mengatur masa peminjaman dan jumlah maksimal koleksi yang dapat dipinjam. Dan pustakawan dapat menentukan denda perharinya bila peminjaman sudah melewati batas pengembalian. c. Pemberitahuan masa berakhirnya peminjaman melalui surel dapat dilakukan secara mudah. d. Penahanan koleksi, perpustakaan dapat menentukan koleksi mana yang dapat di pinjam dan mana yang tidak dapat dipinjam. e. Manajemen anggota, yang meliputi penambahan, pembaruan dan penghapusan anggota atau administrator, ekspor dan inpor data anggota dan cetak kartu anggota. Fungsi dari modul sirkulasi yang ada di software Koha 3.0, searah dengan pendapat Gavali Vandana Sant, yang jelaskan, bahwa modul sirkulasi harus mampu melakukan check-in, check-out, inventory stoctaking, pemberitahuan terlambat pengembalian, dan pemesanan, denda, dan laporan statistik. 78 78 Gavali Vandana Sant , “Impact of Library automation in the development Era: A case Study”, Indian Streams Research Journal Vol - I , June 2011, h. 6. 65 Namun berdasarkan wawancara yang dilakukan dengan salah satu pustakawan yang bertugas dibagian pelayanan publik Perputakan Kemenkes beliau menjelaskan bahwa modul sirkulasi yang ada pada software Koha 3.0 belum digunakan karena terbatasnya koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan Kementerian Kesehatan. Selain itu perpustakaan Kemenkes tidak melakukan kegiatan pendataan anggota pemustaka karena perpustakaan Kemenkes terbuka melayani pemustaka umum baik pegawai Kementerian Kesehatan maupun dikalangan umum. Sehingga peminjaman bahan pustaka hanya dapat di-photo copy atau digandakan ditempat dan tidak diperkenakan untuk dibawa pulang. Hal ini sebagaimana yang dijelaskan oleh salah satu pustakawan yang bertugas dibagian layanan publik bahwa: karena Perpustakaan Kemenkes ini tidak melayankan peminjaman bahan pustaka untuk dibawa pulang. Tanya bisa di photo copy karena memang koleksi kita terbatas dan perpustakaan kita tidak melakukan pendataan keanggotaan karena Perpustakaan Kemenkes terbuka untuk melayani dari semua kalangan baik penggunanyapegawai Kemenkes maupun penggua umum. 79 Adapun proses peminjaman bahan pustaka yang dilakukan oleh perpustakaan Kemenkes dilakukan dengan terlebih dahulu pemustaka mengisi lembar permintaan layanan yang berisi indentitas pemustaka seperti nama pemustaka, alamat, jenis kelamin, instansi, kemudian dilanjutkan mengisi jenis layanan seperti, peminjaman buku sementara, peminjaman buku ditempat, referensi dan lain-lain. Selanjutnya dilanjutkan mengisi bagian permintaan, bila menggunakan layanan peminjaman buku sementara maka pemustaka menuliskan judul dan 79 Wawancara Pribadi dengan Teguh Martono. Jakarta, 5 Juni 2014. 66 nomer barcode buku. Setelah form permintaan layanan diisi kemudian pemustaka dapat memfotocopy atau menggandakan koleksi yang dibutuhkan. Dengan terlebih dahulu pemustaka tersebut memberikan form yang telah diisi dan KTP atau identitas lainnya, sebagai alat jaminan. Hal ini sebagaimana di jelaskan oleh Teguh Martono salah satu pustakawan dibagian layanan publik: Pemustaka cukup mengisi lembar permintan layanan dan memberikan KTP atau identitas lainnya sebagai jaminan, setelah itu sudah bisa dipinjam untuk di-photocopy. 80 Berdasarkan Sirkulasi yang diterapkan di Perpustakaan Kemenkes, pustakawan yang bertugas di bagian layanan ini berpendapat bahwa proses peminjaman akan lebih efektif dan efisien apabila dilakukan dengan menggunakan software Koha 3.0. dengan menggunakan software Koha pemustaka akan dimudahkan untuk melakukan peminjaman bahan pustaka, yang sebelumnya pemustaka mengisi formulir permintaan layanan setiap melakukan peminjaman maka dengan menggunakan modul sirkulasi permustaka tidak akan menulis atau mengisi lembar permintaan layanan. Selain itu pustakawan juga akan dimudahkan dalam penyusunan laporan pelayanan, peyusunan laporan yang sebelumnya dilakukan mengetahui jumlah peminjaman, siapa yang sering meminjam koleksi, koleksi apa yang sering dipinjam oleh pemusta, dihitung secara manual dengan membaca lembar permintaan layanan yang diisi oleh pemustaka. Maka dengan digunakannya modul 80 Wawancara Pribadi dengan Teguh Martono, Jakarta, 5 Juni 2014. 67 sirkulasi pustakawan dapat secara mudah untuk menyusun laporan, hanya dengan mengatur tabel apa yang dibutuhkan dan mengekpornya. Pendapat pustakawan tersebut sesuai dengan pendapat Gavali Vandana Sant tentang cakupan otomasi perpustakaan yang menjelaskan bahwa modul sirkulasi dapat difungsikan untuk mencatat kegiatan peminjaman dan pengembalian koleksi. 81 Mengingat lebih jauh lagi pendapat John Corbin tentang tujuan penyelenggaraan otomasi perpustakaan yang menjelaskan bahwa meringankan beban kerja, meningkatkan efesiensi kerja, memberikan layanan yang lebih efektif bagi pemakai. 82 Hal ini sebagai mana dijelaskan sebagai berikut: Lebih efektif kalau layanan juga menggunakan software Koha, dengan begitu kalau setiap peminjam koleksi, pemustaka tidak lagi menulis lembar layanan. Selain itu penyusunan laporan juga gampang tinggal menentukan tabel mana yang dibutuhkan selanjutnya tinggal ekpor sudah kita sudah mengetahui berapa, siapa dan koleksi apa yang dipinjam. 83 3 Modul Serial Modul serial yang ada pada software Koha 3.0 difungsikan untuk mengatur jurnal, surat kabar dan koleksi yang terbit secara berkala lainnya. Adapun fungsi-fungsi modul serial yang terdapat pada software Koha 3.0 diantaranya adalah. a. Menambah langganan terbitan berkala. b. Modifikasi langganan atau frekuensi serial. c. Penerimaan terbitan yang terbit secata berkala. d. Menghasilkan informasi klaim untuk koleksi serial yang hilang, 81 Gavali Vandana Sant , “Impact of Library automation in the development Era: A case Study”, Indian Streams Research Journal Vol - I , June 2011, h. 6. 82 John Corbin. Managing The Library Automation Project, h 18. 83 Wawancara Pribadi dengan Teguh Martono, Jakarta, 5 Juni 2014. 68 atau terlambat. Fungsi-fungsi modul serial pada software Koha 3.0, sejalan dengan pendapat dengan Marshall Breeding yang menyatakan bahwa ada beberapa tugas yang berhubungan dengan modul serial tugas adalah melakukan, Check-ing dengan mengisi cantuman bibliografi, dan mencatat frekuensi pelangganan. Selain itu modul serial juga harus menghasilkan klaim sebagai status informasi yang ditetapkan oleh perpustakaan seperti pengiriman yang telat, tidak terbit, pembaruan dan menghasilkan laporan pengadaan koleksi serial yang dilanggan, status koleksi serial dan daftar vendor. 84 Namun berdasarkan wawancara yang dilakukan oleh penulis kepada salah satu Pustakawan Kemenkes menjelaskan bahwa modul serial pada software Koha 3.0 tidak gunakan karena Perpustakaan Kemenkes tidak melanggan koleksi serial, selain itu sebagian besar koleksi serial diperloleh dengan hadiah sehingga waktu perolehan atau frekuensi koleksi serial tersebut tidak menentu. Proses penglolahan koleksi serial dilakukan sama dengan dilakukannya penglolahan koleksi monograf namun keterangan volume dicantumkan pada daerah cantuman judul. Hal ini dilakukan untuk membedakan koleksi monograf dengan koleksi serial. Hal ini di sebagaimana dijelaskan bahwa: Ia modul serial tidak digunakan soalnya kita tidak melanggan terbitan serial, terbitan serial banyak yang diperoleh dari hadiah, sehingga datangnya tidak menentu dan gak rutin. Kalau ngelolah koleksi serial 84 Molly Chuah, Atlas: A Total Library Automation, diakses jam 11.00, 16 juni 14. http:kekal- abadi.um.edu.myfilebankpublished_article3849KA102812919912028A529.pdf 69 ya disatuin sama koleksi lain tapi volume juga di tulis setelah sesudah judul biar ada pembedanya. 85 Dari pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan Kemenkes tidak menggunakan modul serial karena perpustakaan Kemenkes tidak melanggan koleksi serial. c Analisa Pemanfaatan Modul Software Koha Sebagai Otomasi Perpustakaan Kementerian Kesehatan Modul dan Fungsi Fungsi Yang Harus ada Menurut Ahli Digunakan Keterangan Katalogisasi Ada Ya Pencatatan Bibliografi MARC Ada Ya Autority Control Ada Ya ekslmpar Ada Ya Import MARC Z39.50 Ada Ya Ekspor MARC Ada Ya Cetak Label Tidak Label yang dicetak dari Sof. Koha kurang menarik OPAC Ya Pencarian dasar dan pencarian lanjut Ada Ya Tampilan cantuman bibliografi singkat, detail dan tampilan MARC Ada Ya Login akun pemustaka Ada Tidak Membutuhkan data angggota Pemesanan koleksi untuk dipinjam Ada Tidak Membutuhkan data angggota Pemesanan koleksi untuk diadakan Tidak Membutuhkan data angggota komentar koleksi bahan putaka Tidak Membutuhkan data angggota RSS Really Simple Syndication Tidak Membutuhkan data angggota Laporan Statistik Report Ya Costume Report Ya 85 Wawancara Pribadi dengan Agus Supriadi. Jakarta, 5 Juni 2014. 70 Akuisisi Tidak Sof. Koha tidak sejalan dengan Manajemen anggaran Ada Tidak sistem pengadaan di perpustakaan Majanemen vendor Ada Tidak Kemenkes Usulan pengadaan koleksi Ada Tidak Pembayaran Ada Tidak Klaim penerimaan koleksi Ada Tidak Sirkulasi Anggotaan Tidak Membutuhkan data angggota Peminjamanpengembal ian Ada Tidak Membutuhkan data angggota Denda Ada Tidak Membutuhkan data angggota Pemberitahuan tempo peminjaman Ada Tidak Membutuhkan data angggota Manajemen keanggotaan Ada Tidak Membutuhkan data angggota Ekspor, impor anggota Tidak Membutuhkan data angggota Cetak kartu anggota Tidak Membutuhkan data angggota Manajemen Serial Tidak Waktu perolehan koleksi serial tidak Menambah langganan terbitan berkala Ada Tidak menentu, perolehan koleksi serial tidak sesuai dengan frekuensi Frekuensi serial Ada Tidak penerbitan Penerimaan koleksi serial Ada Tidak Klaim koleksi hilang, rusak dll. Ada Tidak Tabel, 3 Analisi Pemanfaatan Modul 3. Kendala-kendala yang Dialami dalam Pemanfaatan Software Koha di Perpustakaan Kementerin Kesehatan RI a Software Koha 3.0 menggunakan bahasa inggris, hal ini sedikit menyulitkan bagi pengguna baik pustakawan maupun pemustaka untuk memanfaatkan software Koha secara maksimal. 71 b Adapun kendala selanjutnya adalah tidak digunakannya Modul Sirkulasi hal ini menyebabkan kurang efektif dan efisiensinya kegiatan peminjaman bahan pustaka dilakukan dengan manual. Selain ini, tidak digunakanya modul sirkulasi hal ini akan menghambat fungsi-fungsi yang ada pada modul OPAC seperti login akun pemustaka, pemesanan koleksi untuk di pinjam dan diadakan, RSS dan komentar koleksi. Adapun kedala tidak digunakannya modul sirkulasi ialah terbatasnya koleksi perpustakaan yang dapat dipinjam oleh pemustaka dan tidak melakukan pendataan pemustaka hal ini dikarenakan perpustakaan Kemenkes terbuka melayani semua pemustaka. 72 BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari penelitian tentang Pemenfaatan Software Koha sebagai sistem otomasi Perpustakan Kementerian Kesehatan dapat disimpulkan bahwa, 1. Software Koha 3.0 yang diterapkan pada sistem otomasi perpustakaan Kementerian Kesehatan merupakan software yang dipilih dengan pertimbangan-pertimbangannya yaitu, ekonomis perpustakaan Kemenkes tidak mengeluarkan biaya karena memang software Koha merupakan software yang bersifat Open Source, software Koha memiliki fitur-fitur yang lengkap sesuai dengan kebutuhan perpustakaan secara umum, mudah melakukan migrasi dari software sebelumnya, penggunaan software Koha tidak begitu rumit dan perawatan software tidak membutuhkan SDM ahli bidang komputer. 2. Modul-modul yang dimiliki oleh software Koha yang digunakan oleh Perpustakaan Kemenkes untuk menjalankan fungsi kegiatan perpustakaan diantaranya adalah a Modul katalogisasi, adapun fungsi-fungsi pada modul katalogisasi yang digunakan, adalah pendatatan bibliografi sesuai dengan ISBD dan autority control, impor MARC Z39.50, Ekport MARC, adapun fungsi yang tidak digunakan adalah cetak barcode dan cetak call number. b Modul laporan, terdapat dua fungsi namun yang lebih digunakan adalah fungsi costum report karena pada fungsi ini pustakawan dapat secara bebas menyusun laporan yang di inginkan. Statsitc report tidak 73 digunakan karena informasi yang disajikan kurang dibutuhkan. c Modul OPAC, adapun fungsi yang digunakan adalah fungsi pencarian informasi dan tampilan bibliografi, fungsi lainya seperti login akun pemustaka, pemesanan koleksi untuk dipinjam, pemesanan koleksi untuk diadakan, komentar bahan pustaka dan RSS tidak digunakan karena penggunaan fungsi tersebut membutuhkan data anggota. 3. Modul-modul yang dimiliki oleh software Koha yang tidak digunakan oleh Perpustakaan Kemenkes untuk menjalankan fungsi kegiatan perpustakaan diantaranya adalah a Modul pengadaan tidak digunakan karena sistem pengadaan yang diterapkan pada perpustakaan Kemenkes tidak sesuai dengan fungsi- fungsi yang disediakan oleh modul pengadaan software Koha 3.0. b Modul sirkulasi, tidak digunakan karena koleksi yang dimiliki terbatas dan tidak ada data pemustaka. c modul serial tidak digunakan karena perpustakaan kemenkes tidak melanggan terbitan serial selainnya sebagian besar koleksi serial diperloleh dengan hadiah sehingga waktu perolehan koleksi serial tersebut tidak menentu. 4. Secara singkat pemanfaatan software Koha diperpustakaan Kemenkes RI dapat dilihat pada tabel sebagai berikut: 74

B. Saran

1. Hendaknya Perpustakaan Kementerian Kesehatan meng-update software Koha 3.0 yang terpasang pada Perpustakaan Kemenks, mengingat versi software Koha yang terbaru saat ini adalah Koha 3.14. 2. Perpustakaan Kemenkes perlu untuk mengadakan pelatihan yang diberikan kepada pustakawan atau staf perpustakaan untuk meningkatkan kopetensi dibidang otomasi perpustakaan guna memaksimalkan dan mengembangkan pemanfaatan software Koha. 3. Modul sirkulasi pada software Koha 3.0 yang terpasang pada Perpustakan Kemenkes hendaknya dipergunakan untuk melakukan fungsi kegiatan perpustakaan. Dengan menggunakan modul sirkulasi pada software Koha 3.0, perpustakaan Kemenkes dapat mudah melakukan peminjaman bahan pustaka, pemustaka yang melakukan peminjaman koleksi akan tidak lagi menulis lembar permintaan layanan, karena modul sirkulasi pada software Koha 3.0 mampu digunakan untuk pencatatan peminjaman. Dengan digunakannya modul sirkulasi pustakawan juga akan dimudahkan untuk menyusun laporan pelayanan, pustakawan dapat mudah mengetahui berapa kali peminjaman dilakukan, siapa saja yang meminjam, buku apa saja yang dipinjam. Dengan digunakannya modul sirkulasi maka fungsi pada modul OPAC dapat digunakan secara maksimal, seperti fungsi login akun pemustaka, RSS, pemesanan bahan pustaka yang akan dipinjam, usulan bahan pustaka untuk diadakan dan komentar. Untuk menghindari kehilangan bahan pustaka, perpustakaan Kemenkes dapat mengkelompokkan koleksi yang dapat dipinjam dan tidak dipinjam, selain 75 itu perpustakaan Kemenkes dapat membedakan pemusta untuk dapat meminjam koleksi