Penjelasan Penelitian Hasil Penelitian dan Pembahasan
53
hasil dari ekspor database lain. e.
Ekspor MARC record, dapat digunakan untuk mengambil dengan meng-copy gandakan data bibliografi dari database sendiri ke
database software lain. f.
Pustakawan dapat meggunakan Cetak label call number dan barcode buku dan cetak barcode bahan pustaka setelah menginput
bibliografi kedalam software Koha. 3.0. Berdasarkan fungsi-fungsi modul katalogisasi yang ada dalam
software Koha 3.0 tersebut, sesuai dengan pendapat Gavali Vandana Santosh bahwa modul katalogisasi mampu untuk dapat difungsikan
sebagai:
58
a. Pembuatan penyimpanan, pencarian, pengolahan cantuman
bibliografi dan index. b.
Fasilitas impor dan ekpor c.
Pencatatan bibliografi harus sesuai dengan aturan seperti MARC dan AACR.
Proses kegiatan pengkatalogan pada perpustakaan Kementerian Kesehatan RI yaitu terlebih dahulu pustakawan harus melakukan
inventarisasi dengan memberikan no induk koleksi dan mencatat data bibliografi seperti judul, pengarang, penerbit tahun terbit, jumlah,
sumber dan tanggal masuk koleksi, kedalam buku induk. Selain mencatat data bibliografi kedalam buku induk pustakawan juga
mencatat data bibliografi kedalam kertas borang. Kertas borang yang
58
Gavali Vandana Sant, “Impact of Library Automation in the Development Era: A case
Study”, Indian Streams Research Journal Vol - I , June 2011, h 6.
54
telah diisi oleh staf bagian inventarisasi akan berjalan ke staf bagian input data, untuk memasukan data bibliografi tersebut kedalam
database software Koha 3.0. Kertas borang merupakan lembar kerja yang disediakan untuk mengisi data bibliografi seperti pengarang,
judul, subjek, dll. Kertas borang digunakan sebagai beckup dan alat bantu untuk melakukan kegiatan input data bibliografi kedalam
databes software Koha 3.0 yang terpasng di perpustakaan Kemenkes. Hal ini sebagaimana dijelaskan sebagai berikut:
Proses pengkatalogan yang dilakukan, pertama staf mencatat bibliografi koleksi kedalam buku induk, selain itu juga mencatat data
bibliografi kedalam kertas borang, selanjutnya kertas borang tersebut diberikan kepada staf bagian input data bibliografi untuk dimasukan
kedalam software Koha, setelah itu finising. Kertas borang itu kertas kerja yang berisi data bibliografi seperti judul, pengarang, penerbit,
nomor induk koleksi dan data lainnya sesuai ISBD, seperti ini contohnya. kertas ini akan membantu pustakawan yang nantinya akan
menginput data bibliografi kedalam software Koha, selain itu kertas ini digunakan sebagai dokumentasi berguna sebagai beckup setiap
bahan pustaka
59
Dari penjelasan
diatas dapat
diartikan bahwa
modul pengkatalogan yang tersedia pada software Koha 3.0 dimanfaatkan dan
digunakan oleh perpustakaan Kemenkes untuk membantu kegiatan pengkatalogan. Pengkatalogan dialakukan sesuai dengan pedoman
yang ditentukan yaitu ISBD, dengan menyimpan, menyalin dan mencari cantuman bibliografi. Hal ini sependapat dengan Marshall
Breeding bahwa salah satu fungsi dari cakupan mudul katalogisasi adalah pembuatan katalog sesuai dengan MARC.
60
Menurut pendapat salah satu pustakawan bahwa proses
59
Wawancara Pribadi dengan Parna, Jakarta, 13 mei 2014
60
Marshall Breeding, “Library Technology Reports”, Major Open Source ILS Products. November December 2008. h 29.
55
pengkatalogan yang dilakukan di perpustakaan Kemenkes akan lebih efektif apabila proses pengkatalogan seperti inventarisasi, pencatatan
koleksi kedalam kertas borang, input kedalam database dilakukan oleh satu staf. Hal ini sebagaimana di jelaskan bahwa:
lebih efektif dan tidak memakan banyak memakan tenaga bila pengkatalogan dilakukan oleh satu staf
61
Namun, proses pengolahan bahan pustaka akan lebih efektif dan efisien apabila setiap entri bahan pustaka yang dilakukan oleh satu
pustakawan dan tanpa menulis kembali data bibliografi kedalam kertas borang. Dengan dilakukannya pencatatan cantuman bibliografi
kedalam buku induk inventarisasi. Hal tersebut dinilai fungsi dokumentasi dan beckup data sudah dilakukan. Mengingat pendapat
tentang Jhon Corbin tujuan dilakukanya otomasi perpustakaan yang menjelaskan bahwa otomasi perpustakaan akan meringankan beban
kerja yang bersifat rutinitas, menghemat waktu dan untuk mengelolah data lebih cepat dan akurat.
62
Dalam melakukan entri bahan pustaka pustakawan kemenkes seringkali menggunakan fungsi Z39.50 pada modul katalogisasi
software Koha 3.0 karena tidak setiap data bibliografi terdapat pada database Library of Congress. Hal ini dapat diartikan bahwa Z39.50
dapat dimanfaatkan oleh perpustakaan kemenkes sebagai impor data bibliografi dari sumber eksternal, hal ini sependapat dengan Marshall
Breeding tentang salah satu fungsi dari modul katalogisasi pada
61
Wawancara Pribadi dengan Parna, Jakarta, 7 Juli 2014.
62
John Corbin, Managing The Library Automation Project, h. 18.
56
cakupan otomasi perpustakaan yang menjelaskan bahwa modul katalogisasi memudahkan pustakawan untuk melakukan penyalinan
dan pertukaran data bibliografi dari software database lain.
63
Hal ini sebagaimana dijelaskan bahwa:
Z39.50 digunakan apabila data bibliografi bahan pustaka tersedia di dalam katalog Library of Congress,
64
Dengan dimanfaatkannya fungsi Z39.50, salah satu pustakawan Kemenkes berpendapat bahwa fungsi Z39.50 sangat membantu untuk
melakukan kegiatan pengkatalogan. Pustakawan akan mengisi cantuman bibliografi kedalam Software Koha, apabila pengolahan
bahan pustaka tidak menggunakan Z39.50 meskipun tidak semua koleksi ada pada katalog Library of Congress. Hal ini sesuai dengan
tujuan penyelenggaraan otomasi perpustakaan yang diutarakan oleh Jhon Corbin yaitu, mengurangi beban kerja dan menghemat waktu.
65
Hal ini sebagaimana dijelaskan sebagai berikut:
Meskipun tidak semua buku ada pada katalog Library of Congress, namun Z39.50 sangat membantu dalam kegiatan katalogisasi, kalau
kita menggunakan Z39.50 maka kita tidak perlu memasukan cantuman bibliografi hanya menambahkan item nomor barcode.
66
Dalam pengolahan koleksi fungsi cetak call number dan barcode yang terdapat pada software Koha 3.0 tidak digunakan oleh
perpustakaan Kemenkes hal ini dikarenakan desain call number dan barcode yang dihasilkan oleh software Koha tidak sesuai yang
63
Mar shall Breeding, “Library Technology Reports”, Major Open Source ILS Products.
November December 2008. h 29.
64
Wawancara Pribadi Agus Supriadi, Jakarta, 2 Juli 2014.
65
John Corbin, Managing The Library Automation Project, h 18.
66
Wawancara Pribadi Agus Supriadi, Jakarta, 2 Juli 2014.
57
diharapkan. Call number yang dihasilkan font-nya terlalu kecil dan tidak ada informasi perpustakaanya. Barcode yang dihasilkan terlalu
kecil dan tidak dapat diberi logo Kemenkes. Untuk saat ini pembuatan call number dilakukan secara manual. Sedangkan barcode dilakukan
dengan memesan. Hal ini sebagaimana dijelaskan sebagai berikut: Label call number dikerjakan manual, kalu makai software hasilnya
kurang menarik, tidak ada informasi perpustakaan pemilik koleksi. Kalau barcode kita pesan kepercetakan, kalau cetak lewat software
kurang bagus tidak ada logonya. Kalau gak salah harganya satu labelnya Rp.250 kalu gak salah Rp.500.
67
Berdasarkan pernyataan diatas fungsi cetak call number dan barcode yang tersedia di modul katalogisasi tidak digunakan. Hal ini
disayangkan, karena pembuatan call number secara manual akan memakan banyak tenaga dan pembuatan barcode dengan memesan di
percetakaan akan memakan banyak biaya. Hal ini bersebrangan dengan pendapat John Corbin tentang tujuan otomasi perpustakaan yang
mengatakan otomasi perpustakaan dapat meringankan beban kerja khususnya yang bersifat rutinitas, dan tenaga sehingga dapat
meningkatkan efesiensi kerja.
68
2 OPAC
Software otomasi perpustakaan Koha 3.0 menyediakan halaman OPAC yang dapat digunakan sebagai alat temu kembali oleh
pemustaka. Dalam halaman OPAC software Koha 3.0 terdapat berbagai tool yang dapat di fungsikan oleh pengguna, diantaranya
seperti,
67
Wawancara Pribadi dengan Agus Supriadi. Jakarta 30 Mei 2014.
68
John Corbin, Managing The Library Automation Project, h 18.
58
a. Pencarian dasar dan pencarian lanjut
b. tampilan cantuman bibliografi singkat, detail dan tampilan
MARC c.
Login akun pemustaka d.
Pemesanan koleksi untuk dipinjam e.
Pemesanan koleksi untuk diadakan f.
komentar koleksi bahan putaka g.
RSS Really Simple Syndication Berdasarkan Fungsi-Fungsi yang ada dalam modul katalog, hal
tersebut sejalan dengan teori yang di jelaskan oleh Marshall Breeding bahwa dasar dari modul katalog ialah mencakup
69
, a.
Dapat digunakan untuk melakukan pencarian atau menelusuri koleksi
b. Menyajikan informasi deskriptif
c. Menyajikan informasi status pada setiap item.
d. Memungkinkan pelanggan untuk masuk ke account pribadi,
e. Dapat melihat daftar item yang dipinjam oleh pemustaka.
Modul OPAC pada software Koha 3.0 yang terpasang pada perpustakaan Kemenkes dimanfaatkan oleh pustakawan dan
pemustaka Berdasarkan wawancara yang dilakukan oleh penulis kepada salah
satu pustakawan yang bertugas di Perpustakaan Kemenkes beliau menjelaskan bahwa modul OPAC pada software Koha 3.0 yang
69
Marshall Breeding, “Major Open Source ILS Products”. Library Technology Reports November December 2008, h. 25.
59
terpasang di Perpustakaan Kemenkes digunakan untuk mempermudah pencarian informasi oleh para pemustaka. Namun dalam ada beberapa
fungsi didalam modul OPAC yang tidak digunakan. Hal ini karenakan dalam pemanfaatanya membutuhkan data keanggotaan seperti login
akun pemustaka, komentar, permintaan, saran bahan pustaka dan RSS. Hal ini sebagaimana dijelaskan sebagai berikut:
Modul OPAC digunakan oleh pemustaa untuk mencari koleksi yang miliki perpustakaan Kemenkes, untuk saat ini OPAC hanya digunakan
untuk mencari koleksi saja, fungsi lain seperti login pemustaka, saran pengadaan, komentar, RSS tidak digunakan karena fungsi itu
membutuhkan data anggota.
70
Menurut salah satu pustakawan yang bertugas di bagian pelayanan beliau berpendapat bahwa fungsi yang belum digunakan seperti login
akun pemustaka, pemesanan koleksi untuk dipinjam, pemesanan koleksi untuk diadakan sebaiknya digunakan, dapat digunakan. Hal ini
sejalan dengan pendapat Marshall Breeding tentang fungsi modul OPAC pada cakupan otomasi perpustakaan yang menjelaskan bahwa
modul OPAC memungkinkan pemustaka untuk masuk ke accout pribadi, melihat item koleksi yang dapat diakses.
71
Mengingat lebih jauh John Corbin berpendapat bahwa tujuan dari penyelenggaraan
otomasi perpustakaan salah satunya adalah memberikan layanan yang efektif kepada pemustaka.
72
3 Laporan
Software Koha 3.0 menyediakan fasilitas untuk penyusunan
70
Wawancara Pribadi dengan Agus Supriadi, Jakarta, 30 Mei 2014.
71
Marshall Breeding, “Major Open Source ILS Products”. Library Technology Reports November December 2008, h. 25.
72
John Corbin, Managing The Library Automation Project, h 18.
60
laporan, dalam penyusunan laporan pada modul laporan pada software Koha 3.0 terdapat dua cara penysunan laporan yang berbeda
diantaranya adalah a.
Costum Reports, dengan menggunakan cara ini pustakawan dapat merancang susunan laporan yang sesuai diingnkan, hal ini
dilakukan dengan menulis SQL query atau dengan menggunakan panduan laporan Wizard. Costum reports, lebih rinci dari statistic
reports. b.
Statstic Report, merupakan laporan yang berupa jumlah angka statistik. Statistik report diantaranya seperti, Statistik akuisisi,
statistik anggota, statistik katalog, statistik sirkulasi, statistik serial, statistik koleksi yang paling dipinjam, statistik pelanggan
yang paling sering meminjam dan rata-rata waktu peminjaman. Modul laporan, Koha 3.0 yang terpasang pada perpustakaan
Kemenkes untuk saat ini modul tersebut hanya digunakan untuk meyusun laporan pengolahan koleksi, untuk penyusunan laporan
pengadaan dan penyusunan laporan layanan publik belum digunakan dikarenakan modul tersebut belum dipergunakan. Penyusunan laporan
pengolahan koleksi disusun untuk mengetahui berapa banyak bahan pustaka yang telah dientri dalam waktu seminggu, sebulan dan
setahunan. Hal ini sebagaimana dijelaskan sebagai berikut. Saya menggunakan modul laporan untuk menyusun laporan dan
mengetahui berapa buku dan buku berjudul apa saja yang telah saya entri selama seminggu, sebulan dan setahun, modul ini hanya
digunakan untuk pengolahan koleksi saja, pengadaan dan layanan
61
tidak menggunakan modul ini.
73
Dalam penyusunan laporan pengololahan koleksi, pustakawan lebih suka menggunakan cara Costum Report karena hasil penyusunan
pada fungsi modul laporan ini sangat membantu, informasi yang disajikan dinilai lebih lengkap, penyusunan informasi yang dilaporkan
dapat diatur sesuai dengan kebutuhan dan tidak hanya angka statistik. Hal ini searah dengan pendapat John Corbin tentang tujuan otomasi
perpustakaan yang menjelaskan bahwa penglolahan data akan lebih cepat dan akurat.
74
Hal ini sebagaimana dijelaskan bahwa: Kalu membuat laporan saya lebih sering menggunakan Costum
Report. Costum Report lebih membantu karena informasinya lengkap dan bisa diatur sesuai dengan kebutuhan kita misalnya, penyususunan
laporan input selama satu minggu, kita bisa mengatur tabel apa saja yang kiranya mengeluarkan informasi yang dibutuhkan seperti ini.
Statistic Report jarang dibutuhkan karena informasi yang disajikan hanya angka-angka.
75
b Modul-modul Koha 3.0 yang tidak Digunakan dalam Melakukan Kegiatan
Perpustakaan Kementerian Kesehatan. 1
Pengadaan Akuisisi Software Koha 3.0 yang terpasang di Perpustakaan Kemenkes
mempunyai modul Akuisisi yang dapat digunakan untuk membantu kegiatan pengadaan bahan pustaka yang dilakukan oleh perpustakaan.
Dalam mudul akuisisi software Koha 3.0 terdapat berbagai fungsi yaitu, manajemen anggaran, manajemen vendor, manajemen saran,
pemesanan bahan pustaka, pembayaran dan penerimaan koleksi yang
73
Wawancara Pribadi dengan Agus Supriadi,. Jakarta, 30 Mei 2014.
74
John Corbin, Managing The Library Automation Project, h 18.
75
Wawancara Pribadi dengan Agus Supriadi. Jakarta 30 Mei 2014.
62
dipesan. Dengan menggunakan modul akuisasi pusatakawan dapat:
a. mencatat dan mengatur anggaran perpustakaan yang dialokasikan
untuk pengadaan bahan pustaka. b.
Mencatat dan mengatur vendor atau toko buku yang dipilih yang menyediakan bahan pustaka.
c. Seluruh pengguna yang terdaftar pada software Koha 3.0 dapat
melakukan usulan bahan pustaka untuk diadakan di perpustakaan untuk mempermudah pustakawan melakukan seleksi bahan
pustaka. d.
Mengatur pembayaran dengan mengambil anggaran yang dialokasikan secara otomatis, dan melakukan konfirmasi
keterlamatan pengiriman koleksi yang dikirim oleh penerbit. Fungsi-fungsi yang ada di dalam modul akuisisi pada software
Koha 3.0 sejalan dengan pernyataan yang diungkapkan oleh Marshall Breeding bahwa tugas-tugas modul akuisisi diantaranya adalah:
76
. a.
Memilih koleksi yang dibutuhkan oleh perpustakaan b.
Mengelola rencana pengadaan dengan vendor sebagai pemasok bahan koleksi, misalnya pemilihan vendor atau toko buku, waktu
klaim pemesanan dan lainnya. c.
Pengolahan faktur untuk barang-barang yang diterima dan melakukan pembayaran.
Namun, berdasarkan wawancara yang dilakukan dengan salah
76
Marshall Breeding, “Major Open Source ILS Products”. Library Technology Reports November December 2008, h. 29.
63
satu pustakawan Kemenkes, dapat diketahui bawa modul akuisisi atau pengadaan pada software Koha 3.0 tidak digunakan. Hal ini
dikarenakan sistem pengadaan yang dilakukan oleh perpustakaan Kemenkes tidak sejalan dengan modul pengadaan software Koha 3.0
yang terpasang di perpustakaan Kemenkes. Pengadaan bahan pustaka di perpustakaan Kemenkes dilakukan dengan mendaftar koleksi yang
akan diadakan. Selanjutnya daftar koleksi ditumpuk dimeja pimpinan untuk dipersetujui. Kenudian daftar tersebut diserahkan oleh tim
pengadaan Tata Usaha TU bagian Puskom. Setelah pengadaan koleksi dilaksanakan oleh TU, perpustakan
Kemenkes akan memeriksa dan mem-verifikasi data koleksi yang telah diterima. Hal ini sebagaimana dijelaskan oleh Agus Supriadi selaku
penanggung jawab software Koha bahwa:
Kita tidak menggunakan oleh faslitas pengadaan karena faslitas pengadaan yang ada pada software Koha tidak sesuai dengan proses
pengadaan yang dilakukan oleh perpustakaan Kemenkes. Sebagaian besar bahan pustaka yang diperloleh perpustakaan kemenkes berasal
dari deposit dan hadiah dari Kementerian Kesehatan.Kita melakukan pengadaan dengan mendaftar koleksi yang akan kita adakan setelah
itu diserahkan kepada pimpinan selanjutnya diadakan sama TU selaku tim pengadaan.
77
Dari pernyatan diatas dapat diketahui bahwa sistem kerja modul pengadaan pada software Koha 3.0 yang terpasang di perpustakaan
Kementerian Kesehatan tidak sesuai dengan kebijakan pengadaan bahan pustaka yang dilakukan oleh perpustakaan Kemenkes.
77
Wawancara Pribadi dengan Agus Supriadi, Jakarta, 30 Mei 2014.
64
2 Sirkulasi
Modul sirkulasi yang tersedia dalam software KOHA 3.0 memiliki berbagai fungsi untuk membantu kegiatan peminjaman
diantaranya adalah: a.
Mencatat kegiatan peminjaman dan pengembalikan yang dilakukan oleh perpustakaan.
b. Denda, pustakawan dapat mengatur masa peminjaman dan
jumlah maksimal koleksi yang dapat dipinjam. Dan pustakawan dapat menentukan denda perharinya bila
peminjaman sudah melewati batas pengembalian. c.
Pemberitahuan masa berakhirnya peminjaman melalui surel dapat dilakukan secara mudah.
d. Penahanan koleksi, perpustakaan dapat menentukan koleksi
mana yang dapat di pinjam dan mana yang tidak dapat dipinjam.
e. Manajemen anggota, yang meliputi penambahan, pembaruan
dan penghapusan anggota atau administrator, ekspor dan inpor data anggota dan cetak kartu anggota.
Fungsi dari modul sirkulasi yang ada di software Koha 3.0, searah dengan pendapat Gavali Vandana Sant, yang jelaskan, bahwa
modul sirkulasi harus mampu melakukan check-in, check-out, inventory stoctaking, pemberitahuan terlambat pengembalian, dan
pemesanan, denda, dan laporan statistik.
78
78
Gavali Vandana Sant , “Impact of Library automation in the development Era: A case
Study”, Indian Streams Research Journal Vol - I , June 2011, h. 6.
65
Namun berdasarkan wawancara yang dilakukan dengan salah satu pustakawan yang bertugas dibagian pelayanan publik Perputakan
Kemenkes beliau menjelaskan bahwa modul sirkulasi yang ada pada software Koha 3.0 belum digunakan karena terbatasnya koleksi yang
dimiliki oleh perpustakaan Kementerian Kesehatan. Selain itu perpustakaan Kemenkes tidak melakukan kegiatan pendataan anggota
pemustaka karena perpustakaan Kemenkes terbuka melayani pemustaka umum baik pegawai Kementerian Kesehatan maupun
dikalangan umum. Sehingga peminjaman bahan pustaka hanya dapat di-photo copy atau digandakan ditempat dan tidak diperkenakan untuk
dibawa pulang. Hal ini sebagaimana yang dijelaskan oleh salah satu pustakawan yang bertugas dibagian layanan publik bahwa:
karena Perpustakaan Kemenkes ini tidak melayankan peminjaman bahan pustaka untuk dibawa pulang. Tanya bisa di photo copy karena
memang koleksi kita terbatas dan perpustakaan kita tidak melakukan pendataan keanggotaan karena Perpustakaan Kemenkes terbuka untuk
melayani dari semua kalangan baik penggunanyapegawai Kemenkes maupun penggua umum.
79
Adapun proses peminjaman bahan pustaka yang dilakukan oleh perpustakaan Kemenkes dilakukan dengan terlebih dahulu pemustaka
mengisi lembar permintaan layanan yang berisi indentitas pemustaka seperti nama pemustaka, alamat, jenis kelamin, instansi, kemudian
dilanjutkan mengisi jenis layanan seperti, peminjaman buku sementara, peminjaman buku ditempat, referensi dan lain-lain. Selanjutnya
dilanjutkan mengisi bagian permintaan, bila menggunakan layanan peminjaman buku sementara maka pemustaka menuliskan judul dan
79
Wawancara Pribadi dengan Teguh Martono. Jakarta, 5 Juni 2014.
66
nomer barcode buku. Setelah form permintaan layanan diisi kemudian pemustaka dapat memfotocopy atau menggandakan koleksi yang
dibutuhkan. Dengan terlebih dahulu pemustaka tersebut memberikan form yang telah diisi dan KTP atau identitas lainnya, sebagai alat
jaminan. Hal ini sebagaimana di jelaskan oleh Teguh Martono salah satu pustakawan dibagian layanan publik:
Pemustaka cukup mengisi lembar permintan layanan dan memberikan KTP atau identitas lainnya sebagai jaminan, setelah itu sudah bisa
dipinjam untuk di-photocopy.
80
Berdasarkan Sirkulasi yang diterapkan di Perpustakaan Kemenkes, pustakawan yang bertugas di bagian layanan ini
berpendapat bahwa proses peminjaman akan lebih efektif dan efisien apabila dilakukan dengan menggunakan software Koha 3.0. dengan
menggunakan software Koha pemustaka akan dimudahkan untuk melakukan peminjaman bahan pustaka, yang sebelumnya pemustaka
mengisi formulir permintaan layanan setiap melakukan peminjaman maka dengan menggunakan modul sirkulasi permustaka tidak akan
menulis atau mengisi lembar permintaan layanan. Selain itu pustakawan juga akan dimudahkan dalam
penyusunan laporan pelayanan, peyusunan laporan yang sebelumnya dilakukan mengetahui jumlah peminjaman, siapa yang sering
meminjam koleksi, koleksi apa yang sering dipinjam oleh pemusta, dihitung secara manual dengan membaca lembar permintaan layanan
yang diisi oleh pemustaka. Maka dengan digunakannya modul
80
Wawancara Pribadi dengan Teguh Martono, Jakarta, 5 Juni 2014.
67
sirkulasi pustakawan dapat secara mudah untuk menyusun laporan, hanya dengan mengatur tabel apa yang dibutuhkan dan mengekpornya.
Pendapat pustakawan tersebut sesuai dengan pendapat Gavali Vandana Sant tentang cakupan otomasi perpustakaan yang menjelaskan bahwa
modul sirkulasi dapat difungsikan untuk mencatat kegiatan peminjaman dan pengembalian koleksi.
81
Mengingat lebih jauh lagi pendapat John Corbin tentang tujuan penyelenggaraan otomasi
perpustakaan yang menjelaskan bahwa meringankan beban kerja, meningkatkan efesiensi kerja, memberikan layanan yang lebih efektif
bagi pemakai.
82
Hal ini sebagai mana dijelaskan sebagai berikut: Lebih efektif kalau layanan juga menggunakan software Koha, dengan
begitu kalau setiap peminjam koleksi, pemustaka tidak lagi menulis lembar layanan. Selain itu penyusunan laporan juga gampang tinggal
menentukan tabel mana yang dibutuhkan selanjutnya tinggal ekpor sudah kita sudah mengetahui berapa, siapa dan koleksi apa yang
dipinjam.
83
3 Modul Serial
Modul serial yang ada pada software Koha 3.0 difungsikan untuk mengatur jurnal, surat kabar dan koleksi yang terbit secara berkala
lainnya. Adapun fungsi-fungsi modul serial yang terdapat pada software Koha 3.0 diantaranya adalah.
a. Menambah langganan terbitan berkala.
b. Modifikasi langganan atau frekuensi serial.
c. Penerimaan terbitan yang terbit secata berkala.
d. Menghasilkan informasi klaim untuk koleksi serial yang hilang,
81
Gavali Vandana Sant , “Impact of Library automation in the development Era: A case
Study”, Indian Streams Research Journal Vol - I , June 2011, h. 6.
82
John Corbin. Managing The Library Automation Project, h 18.
83
Wawancara Pribadi dengan Teguh Martono, Jakarta, 5 Juni 2014.
68
atau terlambat. Fungsi-fungsi modul serial pada software Koha 3.0, sejalan
dengan pendapat dengan Marshall Breeding yang menyatakan bahwa ada beberapa tugas yang berhubungan dengan modul serial tugas
adalah melakukan, Check-ing dengan mengisi cantuman bibliografi, dan mencatat frekuensi pelangganan. Selain itu modul serial juga harus
menghasilkan klaim sebagai status informasi yang ditetapkan oleh perpustakaan seperti pengiriman yang telat, tidak terbit, pembaruan
dan menghasilkan laporan pengadaan koleksi serial yang dilanggan, status koleksi serial dan daftar vendor.
84
Namun berdasarkan wawancara yang dilakukan oleh penulis kepada salah satu Pustakawan Kemenkes menjelaskan bahwa modul
serial pada software Koha 3.0 tidak gunakan karena Perpustakaan Kemenkes tidak melanggan koleksi serial, selain itu sebagian besar
koleksi serial diperloleh dengan hadiah sehingga waktu perolehan atau frekuensi koleksi serial tersebut tidak menentu. Proses penglolahan
koleksi serial dilakukan sama dengan dilakukannya penglolahan koleksi monograf namun keterangan volume dicantumkan pada daerah
cantuman judul. Hal ini dilakukan untuk membedakan koleksi monograf dengan koleksi serial. Hal ini di sebagaimana dijelaskan
bahwa: Ia modul serial tidak digunakan soalnya kita tidak melanggan terbitan
serial, terbitan serial banyak yang diperoleh dari hadiah, sehingga datangnya tidak menentu dan gak rutin. Kalau ngelolah koleksi serial
84
Molly Chuah, Atlas: A Total Library Automation, diakses jam 11.00, 16 juni 14. http:kekal-
abadi.um.edu.myfilebankpublished_article3849KA102812919912028A529.pdf
69
ya disatuin sama koleksi lain tapi volume juga di tulis setelah sesudah judul biar ada pembedanya.
85
Dari pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan Kemenkes tidak menggunakan modul serial karena perpustakaan
Kemenkes tidak melanggan koleksi serial. c
Analisa Pemanfaatan Modul Software Koha Sebagai Otomasi Perpustakaan Kementerian Kesehatan
Modul dan Fungsi Fungsi Yang
Harus ada Menurut Ahli
Digunakan Keterangan Katalogisasi
Ada Ya
Pencatatan Bibliografi MARC
Ada Ya
Autority Control Ada
Ya ekslmpar
Ada Ya
Import MARC Z39.50 Ada
Ya Ekspor MARC
Ada Ya
Cetak Label Tidak
Label yang dicetak dari Sof. Koha
kurang menarik
OPAC Ya
Pencarian dasar dan pencarian lanjut
Ada Ya
Tampilan cantuman bibliografi singkat,
detail dan tampilan MARC
Ada Ya
Login akun pemustaka Ada
Tidak Membutuhkan data
angggota Pemesanan
koleksi untuk dipinjam
Ada Tidak
Membutuhkan data angggota
Pemesanan koleksi
untuk diadakan Tidak
Membutuhkan data angggota
komentar koleksi bahan putaka
Tidak Membutuhkan data
angggota RSS
Really Simple
Syndication Tidak
Membutuhkan data angggota
Laporan
Statistik Report Ya
Costume Report Ya
85
Wawancara Pribadi dengan Agus Supriadi. Jakarta, 5 Juni 2014.
70
Akuisisi Tidak
Sof. Koha tidak sejalan dengan
Manajemen anggaran Ada
Tidak sistem pengadaan di
perpustakaan Majanemen vendor
Ada Tidak
Kemenkes Usulan
pengadaan koleksi
Ada Tidak
Pembayaran Ada
Tidak Klaim
penerimaan koleksi
Ada Tidak
Sirkulasi Anggotaan
Tidak Membutuhkan data
angggota Peminjamanpengembal
ian Ada
Tidak Membutuhkan data
angggota Denda
Ada Tidak
Membutuhkan data angggota
Pemberitahuan tempo
peminjaman Ada
Tidak Membutuhkan data
angggota Manajemen
keanggotaan Ada
Tidak Membutuhkan data
angggota Ekspor, impor anggota
Tidak Membutuhkan data
angggota Cetak kartu anggota
Tidak Membutuhkan data
angggota
Manajemen Serial Tidak
Waktu perolehan koleksi serial tidak
Menambah langganan
terbitan berkala Ada
Tidak menentu, perolehan
koleksi serial tidak sesuai dengan
frekuensi
Frekuensi serial Ada
Tidak penerbitan
Penerimaan koleksi
serial Ada
Tidak Klaim koleksi hilang,
rusak dll. Ada
Tidak
Tabel, 3 Analisi Pemanfaatan Modul
3.
Kendala-kendala yang Dialami dalam Pemanfaatan Software Koha di Perpustakaan Kementerin Kesehatan RI
a Software Koha 3.0 menggunakan bahasa inggris, hal ini sedikit
menyulitkan bagi pengguna baik pustakawan maupun pemustaka untuk memanfaatkan software Koha secara maksimal.
71
b Adapun kendala selanjutnya adalah tidak digunakannya Modul Sirkulasi
hal ini menyebabkan kurang efektif dan efisiensinya kegiatan peminjaman bahan pustaka dilakukan dengan manual. Selain ini, tidak
digunakanya modul sirkulasi hal ini akan menghambat fungsi-fungsi yang ada pada modul OPAC seperti login akun pemustaka, pemesanan koleksi
untuk di pinjam dan diadakan, RSS dan komentar koleksi. Adapun kedala tidak digunakannya modul sirkulasi ialah terbatasnya koleksi
perpustakaan yang dapat dipinjam oleh pemustaka dan tidak melakukan pendataan pemustaka hal ini dikarenakan perpustakaan Kemenkes
terbuka melayani semua pemustaka.
72
BAB V PENUTUP