Efisiensi Kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakulta Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

O l e h :

SUSI SANDRIANITA SIDAURUK 092102086

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK

NAMA : SUSI SANDRIANITA SIDAURUK

NIM : 092102086

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL TUGAS AKHIR : EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal Juli 2012 Dosen Pembimbing Tugas Akhir

Drs. Rustam, M.Si, Ak NIP : 131 127 370

Tanggal Juli 2012 Ketua Prodi Diploma III Akuntansi

Drs. Rustam, M.Si, Ak NIP. 131 127 370

Tanggal Juli 2012 Dekan Fakultas Ekonomi USU

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec NIP : 19550810 198303 1 004

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : SUSI SANDRIANITA SIDAURUK

NIM : 092102086

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL TUGAS AKHIR : EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS

EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Juli 2012

( SUSI SANDRIANITA SIDAURUK ) 092102086

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan berkat dan anugerahNya untuk menyelesaikan Tugas Akhir yang

berjudul

ini dengan baik, sebagai salah satu syarat untuk

memenuhi menyelesaikan pendidikan pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini, penulis banyak mendapatkan bantuan baik moril maupun materil dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini dengan tulus dan ikhlas penulis menyampaikan penghargaan dan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Rustam, Msi, Ak, selaku Ketua Program Studi Diploma III

Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dan juga selaku dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan bimbingan, arahan, dan koreksi dalam proses penyelesaian tugas akhir, sehingga penulisan tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.

3. Bapak Drs. Chairul Nazwar, Msi, Ak, selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Zailina, S.Sos selaku Kasub. Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Bapak / Ibu Dosen pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

yang telah memberikan perkuliahan sehingga penulis dapat menyelesaikan studi perkuliahan.

6. Teristimewa kepada orang tua tercinta Ayah Hotmidin Sidauruk dan

Ibunda Romika Sinaga yang telah memberikan segalanya kepada saya, dari kasih sayang, perhatian, pengorbanan serta dorongan dan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan untuk kakak dan adikku yang selalu membantu dalam memberikan semangat dan doanya dalam penyelesaian tugas akhir ini.

7. Buat sahabat-sahabat saya Dewi, Molen, Tera, Susi, Rebeka, Mei,kak Merpita, kak Leli dan semua teman-teman sekelas saya di Grup B yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu terima kasih atas doa-doa yang kalian berikan dan juga pengalaman kuliah bersama kalian yang tidak pernah saya lupakan. Dan buat teman sekelompok magang kelompok 3 ( Fredy dan Awi) serta teman satu kos (Lilis, Nia, Rani, kak Ema, kak Lisna, kak Salsa).Semoga Tuhan dapat membalas semua kebaikan dan ketulusan hati kalian dalam memberikan semangat dan dorongan pada penulis ketika mengalami kesulitan maupun rintangan dengan balasan berupa amal ibadah dan pahala di akhirat kelak. Amin

Penulis menyadari bahwa dalam penyajian tugas akhir ini masih banyak terdapat kekurangan, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari pembaca demi perbaikan-perbaikan dimasa yang akan datang.

Medan, Juli2012

Susi Sandrianita Sidauruk 092102086

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR GAMBAR ... vi

DAFTAR TABEL... ... vii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1

B. Rumusan Masalah ... 5

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 5

D. Rencana Penulisan ... 6

1. Jadwal Survei ... 6

2. Rencana Isi ... 7

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITASSUMATERA UTARA A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 9

B. Struktur Organisasi ... 12

C. Job Description ... 17

D. Jaringan Kegiatan ... 19

E. Kinerja Kegiatan Terkini... ... 20

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Efisiensi Kerja ... 23

B. Penerapan Efisiensi Kerja Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 25

1. Segi Usaha ... 25

2. Prestasi Kerja Pegawai ... 30

3. System Kearsipan ... 32

4. Fasilitas Kerja ... 37

C. Penilaian Kinerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 38

BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan ... 41

B. Saran ... 41

DAFTAR GAMBAR

No. Gambar Judul Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ………….. 14

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Kemahasiswaan FE USU…. 19

DAFTAR TABEL

No. Tabel Judul Halaman

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sering kali dijumpai kendala-kendala ketika melaksanakan suatu pekerjaan sehinggga dapat mempengaruhi kelancaran dari pekerjaan itu sendiri.Diantaranya dapat berupa sistem,prosedur atau cara kerja yang kurang efisien dalam melaksanakan pekerjaan kantor. Misalnya : kendala pada komputer yang tidak dapat menyimpan file, komputer yang terkena virus yang membuat kerja komputer menjadi sangat lambat dan minimnya printer yang digunakan untuk mencetak surat-surat sehingga membuat aktivitas kerja tidak efisien. Hal ini dapat dialami oleh seluruh kegiatan kerja lainnya.

MenurutKallaus dan Keeling, office is a function where interdependent system of technology, procedures, and people are at work to manage one of the firm’s most vital resources-information, yang berarti kantor adalah sebuah tempat dimana system saling bergantung pada teknologi, prosedur, dan orang-orang bekerja untuk mengelola salah satu sumber informasi yang paling penting

pada perusahaan

. Akantetapi dengan perkembangan pesat dewasa ini,

kantor mempunyai makna lebihdari hanya sebagai tempat, melainkan sebagai pusat kegiatan penyediaaninformasi, guna menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan disegala bidang.

Pada setiap kantor akan ditemukan ”unsur inti” yaitu, manusia besertahubungan-hubungan sosial mereka dan ”unsur kerja” yang meliputi sumber dayainsani, sumber daya nir-insani, dan sumber daya konseptual. Dalam kenyataannyaunsur inti akan dipengaruhi oleh unsur kerja pada saat kantor berfungsi sebagaiperangkat untuk memasok informasi dan merawat aktiva sehingga diperlukancara-cara bekerja yang efisien.

Setiap kantorpasti mempunyai pekerjaan-pekerjaan yang harus

diselesaikan didalamnya.Pekerjaan kantor merupakan wujud dari mekanisme administrasi sebuahorganisasi. Sebagaimana defenisi yang dikembangkan bahwa administrasimerupakan keseluruhan proses kerjasama antar dua orang manusia atau lebih yangdidasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukansebelumnya.

Pekerjaan kantor tidak hanya sebagai suatupekerjaan saja, tetapi pekerjaan kantor tersebut juga memiliki suatu tujuan. Tujuanutama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerjasehingga mana yang penting dan tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapaprioritas yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpukdan seimbang dengan prioritas yang semestinya.

Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap orang untuk semua jenis pekerjaan, baik itu pekerjaan yang berat maupun pekerjaan yang ringan dengan menggunakan cara bekerja yang sederhana, dengan menggunakan alat dapat membantu mempercepat penyelesaian pekerjaan.

Perhatian terhadap efisiensi kerja tidak hanya difokusklan dikalangan “atas” saja, tetapi juga meliputi tingkat pekerjaan sampai paling “bawah”. Dalam meningkatkan efisiensi kerja di suatu kantor atau perusahaan yang pertama sekali dilakukan adalah dengan menerapkan tata kerja yang baik. Selain itu menetapkan disiplin kerja, penerapan tata kerja juga berfungsi untuk memudahkan dalam pembagian tugas dan tanggung jawab dalam bekerja.

Efisiensi itu sendiri merupakan suatu usaha untuk memberantaspemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala-gejala yang

merugikan.Efisiensimenurut Mulyamah (1987;3) yaitu:“Efisiensi merupakan

suatu ukuran dalam membandingkan rencana penggunaan masukan dengan penggunaan yang direalisasikan atau perkataan lain penggunaan yang

sebenarnya”. Pengertian efisiensi pada prinsipnyamerupakan perbandingan

terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh(Output) dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yangdipergunakan (Input).

Efisiensi kerja dapat ditetapkan misalnya terhadap suatu prosedur, metode,formulir, pengaturan mesin, atau jenis alat-alat lain yang dipergunakan untukmembantu mempercepat proses penyelesaian tugas/pekerjaan.Salah satu dimensi penting dalam sebuah lembaga adalah adanya tata kerjayang teratur, terencana, dan tersusun dengan rapi agar memudahkan dalampengawasan dan monitoring terhadap hasil yang telah dicapai dan tercipta suatuefisiensi dalam melaksanakan pekerjaan yang bersangkutan. Dalam hal ini dapatdikatakan bahwa pekerjaan kantor adalah sesuatu yang mencerminkan ”wajah”mekanisme kerja sebuah organisasi tertentu.

Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiapkegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yangdikehendaki dengan usaha yang seminimal mungkin. Usaha yang seminimalmungkin dikaitkan dalam hubungannya dengan pemakaian tenaga jasmani,pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang. Dengan kata lain efisiensi kerjamerupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannyadan merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya,tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendek jaraknya. Makadari itu keefisienan kerja sangat perlu diterapkan agar memudahkan pekerjaankantor, maka tujuan efisiensi pada kantor adalah melakukan tugas dengan benardan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai suatutujuan atau misi pada kantor tersebut.

Masalah yang dijumpai dalam pekerjaan kantor di Bagian Kemahasiswaan FakultasEkonomi USU adalah sebagai berikut:

1. Kapasitas memori komputer pada ruang Kemahasiswaan sudah

sangattidakmemadai untuk penyimpanan data.

2. Pada kantor Kemahasiswaantidak tersedia satu unit telpon, padahal telpon sangat mempermudah untuk berkomunikasi kepada orang lain di luar kantor, sehinggamemperlama hubungan kerja apabila ada keperluan untuk menghubungi para pekerja di luar kantor kemahasiswaan.

Berdasarkan uraian di atas maka perlu adanya cara kerja yang efisien. Carabekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap pegawai untuk semua jenispekerjaan, baik itu pekerjaan dari dalam ruangan Kemahasiswaan maupun

dari luarruangan Kemahasiswaan. Maka dengan tersedianya fasilitas yang lengkap danmemadai dapat sangat mempermudah setiap kegiatan yang ada pada ruangan Kemahasiswaan. Berdasarkan uraian di atas, maka penulis merasa tertarik untuk

menulisLaporanTugas Akhir dengan judul ”Efisiensi Kerja Pada

BagianKemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.Dengan judul ini penulis dapat melihat Penerapan Efisiensi Kerja dalamPekerjaan Kantor pada Kantor KemahasiswaanFakultas Ekonomi USU dalam aktivitasatau kegiatan perkantoran yang dilakukan sehari-hari.

B. Permasalahan

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan di atas maka

dapat dirumuskan permasalahan penelitian, “Apa Upaya Bagian

Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Dalam Mewujudkan Efisiensi Kerja”.

C. Manfaat dan TujuanPenelitian 1. Manfaat penelitian

Manfaat penulisan Tugas Akhir dari penelitian yang penulis lakukan adalah :

a. Bagi Fakultas Ekonomi

Memberikan bahan masukan dan pertimbangan kepada Perguruan Tinggi Negeri dalam mengatasi masalah tentang penerapan efisiensikerja dalam

pekerjaan kantor pada bagian Kemahasiswaan Fakultas EkonomiUniversitas Sumatera Utara.

b. Pihak yang berkepentingan

Sebagai bahan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi setiap pembacanya dan juga sebagai bahan penelitian.

c. Bagi penulis

Untuk menambah pengetahuan penulis tentang penerapan efisiensi kerja

dalampekerjaan kantor khususnya pada kantor Bagian

KemahasiswaanFakultasEkonomi Universitas Sumatera Utara. 2. Tujuan penelitian

Tujuan penulisan Tugas Akhir ini,“Untuk mengetahuiefisiensi kerja dalam pekerjaan kantor yang diterapkan pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”

D. Rencana Penulisan 1. Jadwal survei

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah jadwal penelitian yang dilakukan peneliti dalam penyusunan Tugas akhir. Tabel dapat dilihat pada halaman berikutnya.

TABEL 1.1 JADWAL KEGIATAN

No KEGIATAN

JUNI JULI

MINGGU KE

MINGGU KE

III IV I

1 Persiapan

2 Pengumpulan data

3 Penulisan tugas akhir

2. Rencana isi

Tugas akhir ini di bagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini, Penulis menjelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB II : PROFIL FAKULTAS EKONOMI

Dalam bab ini, Penulis menjelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU, struktur organisasi,Job Description, jenis kegiatan, kinerja

usaha terkini, dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini, menjelaskan tentang penerapan sistem informasi peningkatan efisiensi kinerja pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini penulis mencoba menjelaskan tentang kesimpulan yang merupakan inti dari pembahasan penelitian yang dilakukan di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dan memberi saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data yang dapat membangun bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di masa yang akan datang, serta Daftar Pustaka yang mencantumkan semua referensi yang digunakan.

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan tinggi

No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan Diploma-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :

a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : 1. Jurusan Akuntansi

2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Kesekretariatan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003, Universitas Sumatera Utara menjadi BHMN (Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 56 tahun 2003, tanggal 11 November 2003, dimana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari sepuluh fakultas dan program pascasarjana yang ada pada saat Universitas Sumatera Utara menjadi BHMN. Setelah menjadi BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007, Universitas Sumatera Utara telah memiliki 12 fakultas.

Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berpedoman kepada Surat Keputusan LAN

(Lembaga Administrasi) No. 239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instruktur Menteri Pendidikan Nasional No. 1/U/2002 perlu disempurnakan.

Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional No. 20 tahun 2003 yaitu Pendidikan yang bermutu, Penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, Nilai Keimanan dan Ketaqwaan, serta Etika dan Kepribadian untuk meningkatkan kualitas jasmani menuju bangsa yang modern.

1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam

bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan

pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dn internasional.

3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta

menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap

perkembangan/perubahan.

B. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diterapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi dapat dilihat pada halaman selanjutnya.

Gambar 2.1

Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua dan Sekretaris Departemen Unit Penunjang Fakultas Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program Studi Intra Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua Lab/ Studio/ Bengkel

PIMPINAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, D.T.M.&H., MSc.

(C.T.M),Sp.A.(K.)

Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc., Ph.D. Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng. Pembantu Rektor III : Drs. Bongsu Hutagalung, S.E., M.Si. Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya, S.H., M.L.I. Pembantu Rektor V : Ir. Yusuf Husni

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc.

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, S.E., M.Acc.,Ak. Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, M.M., Ak.

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, S.E., M.Si.

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec., Ac.

Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, S.E., M.Ec.

Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, M.A.F.I.S.

Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, S.E., M.Si. Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec., Acc. Prof. Dr. Robinson Tarigan, MRP Prof. Dr. Ramli MS

Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak. Ami Dilham, S.E., M.Si.

Drs. Arifin Akhmad, M.Si., Ak. DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, S.E., M.Ec.

Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si. Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, S.E., M.E. Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si.

Akuntansi

Ketua : Dr. Syafruddin Ginting S., S.E., M.A.F.I.S., Ak. Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, M.M., Ak.

PROGRAM STUDI STRATA 1 (S1) Ekonomi Pembangunan

Ketua : Dr. Irsyad Lubis, S.E., M.Soc., Sc. Sekretaris : Paidi Hidayat, S.E., M.Si.

Manajemen

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rina, S.E., M.Si. Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si.

Akuntansi

Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si., Ak. Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, M.Si., Ak.

PROGRAM STUDI DIPLOMA III (D-III) Keuangan

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, S.E., M.Si. Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si., Ak.

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si., Ak. Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, S.E., M.M.

C. Job Description

Berikut ini adalah job description pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara yang terdiri dari:

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas;

2. Mengumpulkan dan mengelola data di bidang kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan;

3. Melakukan administrasi kemahasiswaan;

4. Melakukan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan; 5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi;

6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat Universitas; 7. Melakukan penyusunan beasiswa pembina karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa;

8. Mengoperasikan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni;

9. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan dan alumni;

10. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian;

11. Melakukan penyajian info di bidang kemahasiswaan.

Adapun struktur organisasi pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar di halaman selanjutnya.

Struktur Organisasi Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Gambar 2.2:

Struktur Organisasi Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU

D. Jaringan Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian atau pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak

Pembantu Dekan III Bagian Kemahasiswaan Drs. Ami Dilham, M.Si

Kepala Bagian Kemahasiswaan

Zailiana, S.Sos

Staff Administrasi Ema Dahliana, SE

Staff Administrasi Sri Wardani, SE

Staff Administrasi Saparuddin, SE

berorientasi pada perolehan laba) seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi pendidikan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

E. Kinerja Kegiatan Terkini

Setiap organisasi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan organisasi, butuh waktu untuk mencapai semua itu. Begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat.

Serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal , Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil 2. Perkuliahan semester genap/ganjil

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil 4. Wisuda mahasiswa.

Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberap langkah kegiatan, antara lain: 1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan.

2. Peningkatan jumlah lulusan yang tepat waktu dan memiliki indeks prestasi yang lebih baik.

3. Melakukan inovasi database mahasiswa, Kartu Rencana Studi (KRS), Kartu Hasil Studi (KHS), Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram.

4.Memperbaiki ruang kuliah mahasiswa, ruang dosen, departemen, dan ruang baca.

5.Meningkatkan kompetensi mahasiswa dengan mengadakan kegiatan kepemimpinan mahasiswa dalam kegiatan perkenalan untuk setiap penerimaan mahasiswa baru.

6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach, Workshop, Seminar, dan Lokakarya.

7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.

BAB III

PEMBAHASAN

A. Pengertian Efisiensi Kerja

Efisiensi merupakan suatu ukuran keberhasilan yang dinilai dari segi besarnya sumber atau biaya untuk mencapai hasil dari usaha yang dijalankan. Efisiensi pada prinsipnya merupakan perbandingan yang terbaik antara masukan (“input”) dan keluaran (“output”), atau antara daya usaha dan hasil, atau antara “pengeluaran” dan “pendapatan.” Dalam pengertian manajemen yang sehat sudah tersimpul pengertian efisiensi dan efektifitas, dalam arti bahwa segala sesuatu dikerjakan dengan berdaya-guna : artinya dengan tepat, cepat, hemat, dan selamat. Efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuan yang merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendak jaraknya.

Dalam penerapan efisiensi kerja harus memiliki sifat stabilitas dan fleksibilitas. Stabilitas maksudnya bahwa efisiensi kerja harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja. Maksudnya adalah unsur output dan input, dimana unsur output adalah hasil pekerjaan yang telah dikerjakan oleh para pegawai, sedangkan unsur input adalah biaya yang diperlukan dan dikeluarkan untuk kelancaran pekerjaan. Fleksibilitas maksudnya bahwa pekerjaan yang terlaksana tidak kaku dan dapat dikerjakan lebih luwes.

Meja kerja dan lemari penyimpanan arsip (filling cabinet) tidak berjauhan agar pekerjaan yang berkaitan dengan arsip-arsip dan file lebih cepat dan mudah pengerjaannya saat dibutuhkan.

Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap pegawai untuk setiap pekerjaan kantor dari yang sulit sampai pekerjaan kantor yang sangat mudah, sehingga dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas dengan menghemat tenaga dan waktu. Oleh karena itu cara bekerja yang efisien hendaknya perlu dipraktekkan dan diterapkan agar jiwa efisiensi benar-benar dapat dimiliki.

Berdasarkan pengertian dan uraian yang ada maka manfaat yang dapat diperoleh dari efisiensi kerja adalah :

1. Efisiensi Kerja sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan kerja yang nyata.

2. Efisiensi kerja membuat suatu pekerjaan selesai tepat pada waktunya atau sebelum waktu yang ditetapkan, tidak menghabiskan waktu yang tidak perlu.

3. Melalui Efisiensi Kerja maka setiap pekerjaan dapat terlaksana dengan stabil dan fleksibel.

4. Efisiensi Kerja sangat bermanfaat baik untuk semua pihak yang

berkepentingan dan untuk dapat dijadikan pedoman kerja dan juga dapat dijadikan penerapan bagi setiap ruang kantor.

B. Penerapan Efisiensi Kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Beranjak dari pengertian efisiensi, maka analisis yang dilakukan penulis terhadap pekerjaan kantor pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja diantaranya dapat dilihat dari beberapa bagian berikut ini :

1. Segi usaha

Dalam segi usaha, unsur-unsur yang terkait didalamnya yang dapat dilihat dalam pekerjaan kantor pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU adalah :

a. Tata kerja

Tata kerja dimaksudkan untuk dapat mencapai cara kerja yang termudah. Pada pekerjaan kantor di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :

1) Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjan kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya pemakaian komputer.

2) Semua langkah pekerjaan dalam pekerjaan kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU disusun/dibuat dalam suatu

prosedur yang sudah diatur sedemikian rupa menjadi suatu rangkaian yang memperlancar setiap jenis pekerjaan yang dilakukan dalam pekerjaan kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dan mengikuti aliran pekerjaan menurut urutan yang tepat.

3) Setiap alat tulis kantor (ATK) dalam kantor selalu disediakan tempat penyimpanannya dan alat tulis kantor tersebut selalu berada ditempatnya.

4) Setiap tempat penyimpanan pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU diberi tanda pengenal mengenai isinya.

b. Pemakaian tenaga

Pemakaian tenaga dimaksudkan untuk mencapai cara kerja yang teringan. Pada pekerjaan kantor di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :

1) Setiap pekerjaan kantor pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dikerjakan dengan bantuan sarana mekanis. Sarana mekanis yang digunakan pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU diantaranya : Komputer dan printer.

2) Pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU setiap benda dan alat yang sering dipakai dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor diletakkan pada tempat yang mudah dicapai tanpa memindah-mindahkan benda.

3) Setiap pekerjaan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU diklasifikasikan dan pekerjaan yang sejenis dibuat dalam satu proses, dengan tujuan supaya langkah pekerjaan yang sama tidak dilakukan secara berulang-ulang.

c. Pemakaian waktu

Pemakaian waktu pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU selalu diusahakan seproduktif mungkin. Pada pekerjaan kantor di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :

1) Rencana kerja

Pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU selalu disusun Rencana Kerja dan Rencana Kerja tersebut disesuaikan dengan pemakaian waktu. Setiap rencana kerja yang dibuat pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU selalu diikuti dengan pembuatan jadwal kegiatan yang telah ditentukan.

2) Disiplin

Disiplin kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting. Disiplin kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan yang menjadi tanggung jawab pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan wewenang, karena apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu akan hilang, dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan (Fathoni, 2006 : 6).

Pelaksanaan disiplin kerja pegawai pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU yang saya lihat sudah baik, karena selama saya mengikuti kegiatan magang para pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka. Disiplin kerja pegawai membuat mereka dapat mencapai prestasi kerja yang optimal.

Displin kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah :

a) Hari Senin s/d Kamis jam kerja mulai pukul 08.00-14.00 wib

b) Hari Jumat jam kerja mulai pukul 08.00-11.00 wib

c) Hari Sabtu jam kerja mulai pukul 08.00-13.00 wib

Para pegawai yang bekerja di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU sudah taat dengan peraturan yang ada. Komunikasi antara pimpinan dengan para pegawai juga terlihat baik. Pimpinan melihat secara langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan dapat secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja malas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja. Jadi komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin hubungan kerja yang baik yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin.

Absensi kehadiran para pegawai juga sangat mempengaruhi kelancaran pekerjaan pegawai. Dalam rangka meningkatkan kinerja pegawai, langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk diperhatikan terhadap pegawai adalah berupa : kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, liburan bersama dan

lain-lain. Organisasi mengharapkan langkah-langkah peningkatan kerja tersebut dapat membantu meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai yang ada di Fakultas Ekonomi USU memahami apa yang diharapkan dari organisasi dimasa yang akan datang.

Tujuan kedisiplinan adalah : ”untuk mengoreksi penampilan kerja

pegawai dan untuk mendorong pegawai berperilaku sepantasnya di tempat kerja, dimana perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur” (Subekti, 2008).

Adapun manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :

a) Pekerjaan jadi lebih cepat selesainya.

b) Pada waktu jam kerja pegawai tidak bermalas-malasan.

c) Pegawai lebih semangat dalam kerjanya karena ada peningkatan prestasi kerja yang berpengaruh pada peningkatan jabatan.

d) Komunikasi antara atasan dengan pegawai dapat terjalian dengan baik.

d. Pemakaian ruang

Pemakaian ruang selalu dikaitkan dengan tata ruang. Tata ruang kantor berupa pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor mulai dari mesin yang digunakan di kantor sampai perabot kantor pada tempat

yang tepat, sehingga para pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak guna tercapainya suatu efisiensi kerja.

Memungkinkan pemakaian ruang keja secara efisien merupakan salah satu tujuan dari pengaturan tata ruang kantor. Pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dalam rangka menerapkan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor hal tesebut dapat dilihat dari :

1) Tata ruang kantor yang dipergunakan pada kantor bagian

Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dilengkapi dengan Air Conditioner (AC). Pengaturan ruangan dilakukan sedemikian rupa sehingga lalu lintas warkat dapat ditempuh dengan jarak yang singkat. 2) Berkas atau file-file yang tidak terpakai lagi segera dibuang. Misalnya,

arsip-arsip yang dianggap tidak perlu lagi segera dimusnahkan.

3) Alat atau perlengkapan kantor letaknya dekat dengan pegawai yang menggunakannya. Misalnya, benda-benda kecil yang sering dipakai adalah alat-alat tulis. Pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU alat-alat tulis secara umum setiap pegawai meletakkannya diatas meja kerja mereka dengan rapi

2. Prestasi kerja pegawai

Prestasi kerja adalah “suatu hasil kerja yang dicapai seseorang dalam melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya yang didasarkan atas kecakapan, pengalaman dan kesungguhan serta waktu”, Hasibuan (1995:105). Program penilaian prestasi kerja yang efektif memberikan pedoman dan landasan bagi pimpinan organisasi untuk menaikkan gaji dan penaikan jabatan. Penilaian

prestasi kerja adalah proses mengevaluasi seberapa baik pegawai mengerjakan pekerjaan mereka ketika dibandingkan dengan satu set standar, dan kemudian mengkomunikasikannya dengan para pegawai.

Manfaat dari penilaian prestasi kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain:

a. Mendorong peningkatan prestasi kerja pegawai.

b. Sebagai bahan pengambilan keputusan dalam pemberian imbalan. c. Untuk kepentingan mutasi pegawai.

d. Guna menyusun program pendidikan dan pelatihan. e. Membantu para pegawai menentukan rencana kariernya. Sasaran penilaian prestasi kerja pada Fakultas Ekonomi USU adalah :

a. Hukuman

Dengan adanya sanksi atau hukuman yang diberikan atas pelanggaran terhadap disiplin kerja maka pegawai akan lebih disiplin lagi karena mereka akan takut untuk melanggar peraturan-peraturan yang ada. Sanksi hukuman berperan penting dalam memelihara kedisiplinan pegawai, jadi hukuman harus jelas dan benar-benar dilaksanakan untuk peningkatan disiplin pegawai dan peningkatan kinerja pegawai, salah satunya adalah sebagai berikut :

1) Teguran lisan.

2) Mendapat surat peringatan dari pimpinan.

3) Jika ada kesalahan yang fatal akan dilakukan mutasi. b. Motivasi

Motivasi sangat penting diberikan kepada setiap pegawai karena itu akan membuat mereka lebih giat lagi dalam bekerja dan lebih antusias dalam mencapai hasil yang optimal.

c. Mutasi

Pegawai yang berprestasi rendah akan dimuasi ke pekerjaan yang lebih rendah jabatannya sebaliknya pegawai yang berprestasi tinggi akan di mutasi kepekerjaan yang lebih tinggi jabatannya dari sebelumnya. Mutasi harus didasarkan pada indeks prestasi yang dapat dicapai oleh pegawai yang bersangkutan. Hal tersebut dapat diketahui dari adanya pemberitahuan dari Biro Rektor berupa Surat Mutasi.

3. Sistem Kearsipan

Berdasarkan teori dan data serta hasil praktek kerja lapangan selama di Kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dapat diketahui bagaimana sistem kearsipan dan peralatan yang dipergunakan di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dimana sistem kearsipan dan peralatan pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia seperti :

a. Lemari penyimpanan arsip. b. Meja dan kursi arsiparis.

c. Adanya fasilitas komputer dan printer yang sangat diperlukan dalam melaksanakan kegiatan kerja.

d. Seluruh filedisimpan didalam folderyang dalam kondisi layak. e. Adanya daftar indeks arsip.

f. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip-arsip lama.

g. Melakukan update data mahasiswa dan alumni.

Selain sistem pengarsipan dan peralatan, penulis juga dapat menganalisis kebersihan, keamanan, dan guna arsip di kantor Bagian Kemahasiswaan USU. Dimana kebersihan dan keamanan arsip juga sangat mendukung keberhasilan pengarsipan yang dilakukan oleh arsiparis di Kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Berikut adalah keterangan dari kebersihan, keamanan, dan guna arsip pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU.

1) Kebersihan

Untuk menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip yang disimpan, pegawai yang bertugas mengurusi arsip membersihkan ruangan setiap harinya, serta merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap dan bulu ayam setiap seminggu sekali. Selain itu apabila ditemukan folder map yang rusak akan segera diganti.

2) Keamanan

Untuk menjaga keamanan arsip, maka kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha sebagai berikut:

a) Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan didalam maupun diluar kantor.

b) Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada

yang tidak berwewenang.

c) Tidak diperbolehkan meletakkan arsip disembarangan tempat. d) Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa izin. e) Menyimpan arsip yang rahasia ditempat khusus.

f) Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan.

g) Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka.

h) Tidak membiarkan orang yang tidak berpentingan masuk keruangan

penyimpanan arsip.

i) Tidak semua orang boleh meminjam arsip.

j) Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan

membawa pulang arsip hanya boleh di fotocopy dan dengan segera mengembalikannya.

3) Guna arsip

Pada kantor Bagian Kuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan. Selain bagi Dekan dan Pembantu Dekan, arsip juga berguna untuk para Kasubag, Dosen, dan Pegawai.

Berikut Kegunaan Arsip pada Kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a) Untuk keperluan administrasi. b) Untuk keperluan riset dan penelitian.

c) Sebagai salah satu sumber informasi penting.

Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur yaitu : input kepada sistem, proses dari input, dan output sistem. Berikut adalah Unsur Sistem Kearsipan yang bisa dilihat pada halaman berikutnya.

Gambar 3.1

Unsur Sistem Kearsipan

Sumber:Sekaran, 2006:20. Research Method For Business_{. Salemba Empat,} Yogyakarta

INPUT

Data, Informasi, Arsiparis, Fasilitas, Uang

PROSES KEARSIPAN Penciptaan, Pendistribusian,

Penggunaan, Pemeliharaan, Penyimpanan, dan

Penyusutan

OUTPUT Warkat/arsip

TUJUAN Menjamin keselamatan

arsip dan penyediaan kembali arsip

4. Fasilitas kerja

Seperti yang sudah dijelaskan diatas, bahwa Fakultas Ekonomi USU menyediakan berbagai fasilitas untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan karyawan dalam rangka meningkatkan efektifitas dan efisiensi Fakultas Ekonomi USU.

Adapun fasilitas sarana kantor yang digunakan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, sebagai berikut :

a. Komputer

Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunkan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor untuk menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat dibutuhkan dan berguna untuk menunjang tugas-tugas karyawan dikantor.

Pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU terdapat 3 (tiga) P.C. Unit Komputer, yang digunakan untuk mengerjakan tugas-tugas kantor seperti penulisan berbagai jenis surat yang diperlukan mahasiswa.

b. Printer

Printer merupakan fasilitas kantor yang dipergunakan untuk mencetak hasil pengetikan baik itu berbentuk data, laporan maupun surat-surat yang diketik melalui komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui dengan jelas dan melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin fotocopy.

Pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utaramemiliki 2 (dua) unit printer di meja pegawai namun satu diantaranya kurang berfungsi maksimal sehingga hal tersebut menjadi kurang efisien.

c. Filling Cabinet dan lemari besi arsip

Filling Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari atas kebawah, gunanya untuk menyimpan map-map file atau kartu-kartu yang berukuran kurang lebih 25x35 cm. Lemari besi untuk arsip juga berguna untuk menyimpan file-file dan data Mahasiswa atau surat-surat penting bagi kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU.

Di kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 5 Filling Cabinet dan 5 lemari besiyang digunakan untuk menyimpan data-data/ file-file penting.

C. Penilaian Kinerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Efisiensi kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran. Dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan semaksimal mungkin. Dan tata kerja merupakan cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas suatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang,

dan biaya yang tersedia. Dari defenisi tersebut menunjukkan bahwa tata kerja yang baik sangat mempengaruhi efisiensi kerja.

Adapun dasar-dasar penilaian yang akan dinilai dalam penilaian pretasi kerja pegawai pada Fakultas Ekonomi USU saat ini adalah sebagai berikut :

1. Kesetiaan, ketaatan dan pengabdian pegawai kepada organisasi.

2. Prestasi kerja, hasil kerja yang telah dicapai pegawai dan sejauh mana dia dapat melaksanakan tugas tersebut dengan baik, dan dipengaruhi oleh kecakapan, keterampilan, pengalaman dari pegawai tersebut.

3. Tanggung jawab, sejauh mana pegawai itu sanggup dalam

melaksanakan pekerjaan yang telah diserahkan kepadanya. 4. Kejujuran, ketulusan hati pegawai dalam melaksanakan tugas.

5. Kerjasama, kemampuan pegawai untuk bekerja sama dengan orang

lain.

6. Kehadiran dari pegawai. 7. Kerajinan.

Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang memiliki wewenang sebagai pengelola Kemahasiswaan adalah :

1. Kepala sub Bagian Kemahasiswaan

2. Pembantu Dekan III

3. Dekan

Disamping adanya perencanaan dalam mendukung pelaksanaan efisiensi kerja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik pula. Pengawasan dan penilaian

yang dilakukan pada pelaksanaan kerja pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan observasi ke tempat kerja secara langsung maupun melalui informasi yang diperoleh laporan-laporan yang dibuat masing-masing unit mengenai pelaksanaan kerja.

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan di atas, maka penulis mengambil beberapa kesimpulan :

1. Efisiensi kerja diterapkan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara bertujuan untuk disiplin kerja, pembagian tugas dan tanggung jawab dalam bekerja, dan meningkatkan kreatifitas pegawai. 2. Tata ruang pada kantor Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi dilengkapi dengan

sarana yang mewujudkan efisiensi kerja pegawai dalam melakukan kegiatan organisasi.

3. Fasilitas kerja pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Sumatera

Utara digunakan sebenar-benarnya untuk memperlancar proses penyelesaian pekerjaan, sehingga tercapai efisiensi baik dari segi tenaga maupun waktu. B. Saran

Penulis mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu : 1. Peralatan penunjang kerja, maka sebaiknya peralatan kerja setiap bidang atau

pegawai dapat terpenuhi, agar efektifitas kerja dan efisiensi waktu tidak terganggu.

Contoh peralatannya yaitu seperti komputer yang spesifikasinya sesuai dengan yang dibutuhkan, dan digunakan untuk pengetikan surat-surat atau

dokumen-dokumen yang penting. Telepon yang digunakan untuk menghubungi ruangan yang satu ke ruangan yang lain, mesin fotocopy untuk memperbanyak file-file yang diperlukan. Serta menambah 1 (satu) unit printer lagi sehingga proses pembuatan surat yang dibutuhkan mahasiswa tidak terhambat agar tercipta efisiensi waktu.

2. Demi menciptakan kinerja yang baik, hendaknya para pegawai harus

bekerjasama dan menciptakan tim yang baik sehingga pekerjaan menjadi lebih cepat dan mudah dikerjakan.

3. Kedisiplinan di Fakultas Ekonomi adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan pekerjaan. Beberapa perilaku yang menunjukkan ketidakdisiplinan atau melanggar peraturan contohnya ialah tingkat absensi yang tinggi, penyalahgunaan waktu istirahat dan makan siang, meninggalkan pekerjaan tanpa ijin, merokok pada waktu jam kerja dan perilaku yang menujukkan semangat kerja yang rendah. Oleh karena itu setiap pegawai harus mengikuti prosedur yang telah ditetapkan oleh Fakultas Ekonomi agar tercapai maksud dan tujuan kerja.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin, 2007. Manajemen Perkantoran. Mitra Wacana

Media, Jakarta.

Dessler, Gary.2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Indeks,

Jakarta.

Fathoni, Abdurrahmat, 2006. Organisasi dan Manajemen Sumber Daya

Manusia,

Penerbit Rineka Cipta, Jakarta.

Sedarmayanti, 2001.Manajemen Perkantoran._{Mandar Maju, Bandung.}

Sekaran, Uma, 2006. Research Methods For Business. Salemba Empat, Yogyakarta

Sastradipoera, K., 2001. Azas-Azas Manajemen Perkantoran. Kappa-Sigma, Bandung.

... Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi Tahun 2010-2011. USU Press, Medan.

Pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utaramemiliki 2 (dua) unit printer di meja pegawai namun satu diantaranya kurang berfungsi maksimal sehingga hal tersebut menjadi kurang efisien.

c. Filling Cabinet dan lemari besi arsip

Filling Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari atas kebawah, gunanya untuk menyimpan map-map file atau kartu-kartu yang berukuran kurang lebih 25x35 cm. Lemari besi untuk arsip juga berguna untuk menyimpan file-file dan data Mahasiswa atau surat-surat penting bagi kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU.

Di kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 5 Filling Cabinet dan 5 lemari besiyang digunakan untuk menyimpan data-data/ file-file penting.

C. Penilaian Kinerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Efisiensi kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran. Dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan semaksimal mungkin. Dan tata kerja merupakan cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas suatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang,

39

dan biaya yang tersedia. Dari defenisi tersebut menunjukkan bahwa tata kerja yang baik sangat mempengaruhi efisiensi kerja.

Adapun dasar-dasar penilaian yang akan dinilai dalam penilaian pretasi kerja pegawai pada Fakultas Ekonomi USU saat ini adalah sebagai berikut :

1. Kesetiaan, ketaatan dan pengabdian pegawai kepada organisasi.

2. Prestasi kerja, hasil kerja yang telah dicapai pegawai dan sejauh mana dia dapat melaksanakan tugas tersebut dengan baik, dan dipengaruhi oleh kecakapan, keterampilan, pengalaman dari pegawai tersebut.

3. Tanggung jawab, sejauh mana pegawai itu sanggup dalam melaksanakan pekerjaan yang telah diserahkan kepadanya.

4. Kejujuran, ketulusan hati pegawai dalam melaksanakan tugas.

5. Kerjasama, kemampuan pegawai untuk bekerja sama dengan orang lain.

6. Kehadiran dari pegawai. 7. Kerajinan.

Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang memiliki wewenang sebagai pengelola Kemahasiswaan adalah :

1. Kepala sub Bagian Kemahasiswaan 2. Pembantu Dekan III

3. Dekan

Disamping adanya perencanaan dalam mendukung pelaksanaan efisiensi kerja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik pula. Pengawasan dan penilaian

yang dilakukan pada pelaksanaan kerja pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan observasi ke tempat kerja secara langsung maupun melalui informasi yang diperoleh laporan-laporan yang dibuat masing-masing unit mengenai pelaksanaan kerja.

41 BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan di atas, maka penulis mengambil beberapa kesimpulan :

1. Efisiensi kerja diterapkan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bertujuan untuk disiplin kerja, pembagian tugas dan tanggung jawab dalam bekerja, dan meningkatkan kreatifitas pegawai. 2. Tata ruang pada kantor Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi dilengkapi dengan

sarana yang mewujudkan efisiensi kerja pegawai dalam melakukan kegiatan organisasi.

3. Fasilitas kerja pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara digunakan sebenar-benarnya untuk memperlancar proses penyelesaian pekerjaan, sehingga tercapai efisiensi baik dari segi tenaga maupun waktu. B. Saran

Penulis mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu : 1. Peralatan penunjang kerja, maka sebaiknya peralatan kerja setiap bidang atau

pegawai dapat terpenuhi, agar efektifitas kerja dan efisiensi waktu tidak terganggu.

Contoh peralatannya yaitu seperti komputer yang spesifikasinya sesuai dengan yang dibutuhkan, dan digunakan untuk pengetikan surat-surat atau

dokumen yang penting. Telepon yang digunakan untuk menghubungi ruangan yang satu ke ruangan yang lain, mesin fotocopy untuk memperbanyak file-file yang diperlukan. Serta menambah 1 (satu) unit printer lagi sehingga proses pembuatan surat yang dibutuhkan mahasiswa tidak terhambat agar tercipta efisiensi waktu.

2. Demi menciptakan kinerja yang baik, hendaknya para pegawai harus bekerjasama dan menciptakan tim yang baik sehingga pekerjaan menjadi lebih cepat dan mudah dikerjakan.

3. Kedisiplinan di Fakultas Ekonomi adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan pekerjaan. Beberapa perilaku yang menunjukkan ketidakdisiplinan atau melanggar peraturan contohnya ialah tingkat absensi yang tinggi, penyalahgunaan waktu istirahat dan makan siang, meninggalkan pekerjaan tanpa ijin, merokok pada waktu jam kerja dan perilaku yang menujukkan semangat kerja yang rendah. Oleh karena itu setiap pegawai harus mengikuti prosedur yang telah ditetapkan oleh Fakultas Ekonomi agar tercapai maksud dan tujuan kerja.

43

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin, 2007. Manajemen Perkantoran. Mitra Wacana Media, Jakarta.

Dessler, Gary.2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Indeks, Jakarta.

Fathoni, Abdurrahmat, 2006. Organisasi dan Manajemen Sumber Daya Manusia,

Penerbit Rineka Cipta, Jakarta.

Sedarmayanti, 2001.Manajemen Perkantoran._{Mandar Maju, Bandung.}

Sekaran, Uma, 2006. Research Methods For Business. Salemba Empat, Yogyakarta

Sastradipoera, K., 2001. Azas-Azas Manajemen Perkantoran. Kappa-Sigma, Bandung.

... Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi Tahun 2010-2011. USU Press, Medan.