32
Motivasi sangat penting diberikan kepada setiap pegawai karena itu akan membuat mereka lebih giat lagi dalam bekerja dan lebih antusias dalam mencapai
hasil yang optimal. c.
Mutasi Pegawai yang berprestasi rendah akan dimuasi ke pekerjaan yang lebih
rendah jabatannya sebaliknya pegawai yang berprestasi tinggi akan di mutasi kepekerjaan yang lebih tinggi jabatannya dari sebelumnya. Mutasi harus
didasarkan pada indeks prestasi yang dapat dicapai oleh pegawai yang bersangkutan. Hal tersebut dapat diketahui dari adanya pemberitahuan dari Biro
Rektor berupa Surat Mutasi.
3. Sistem Kearsipan
Berdasarkan teori dan data serta hasil praktek kerja lapangan selama di Kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,
dapat diketahui bagaimana sistem kearsipan dan peralatan yang dipergunakan di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dimana sistem kearsipan dan peralatan pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia seperti :
a. Lemari penyimpanan arsip.
b. Meja dan kursi arsiparis.
c. Adanya fasilitas komputer dan printer yang sangat diperlukan dalam
melaksanakan kegiatan kerja.
Universitas Sumatera Utara
33
d. Seluruh filedisimpan didalam folderyang dalam kondisi layak.
e. Adanya daftar indeks arsip.
f. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan
arsip-arsip lama. g.
Melakukan update data mahasiswa dan alumni. Selain sistem pengarsipan dan peralatan, penulis juga dapat menganalisis
kebersihan, keamanan, dan guna arsip di kantor Bagian Kemahasiswaan USU. Dimana kebersihan dan keamanan arsip juga sangat mendukung keberhasilan
pengarsipan yang dilakukan oleh arsiparis di Kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Berikut adalah keterangan dari kebersihan, keamanan, dan guna arsip pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU.
1 Kebersihan
Untuk menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip yang disimpan, pegawai yang bertugas mengurusi arsip membersihkan ruangan
setiap harinya, serta merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap dan bulu ayam setiap seminggu sekali. Selain itu apabila ditemukan folder map yang rusak
akan segera diganti. 2
Keamanan Untuk menjaga keamanan arsip, maka kantor Bagian Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
34
a Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun
tulisan didalam maupun diluar kantor. b
Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada yang tidak berwewenang.
c Tidak diperbolehkan meletakkan arsip disembarangan tempat.
d Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa izin.
e Menyimpan arsip yang rahasia ditempat khusus.
f Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan.
g Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara
terbuka. h
Tidak membiarkan orang yang tidak berpentingan masuk keruangan penyimpanan arsip.
i Tidak semua orang boleh meminjam arsip.
j Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan
membawa pulang arsip hanya boleh di fotocopy dan dengan segera mengembalikannya.
3 Guna arsip
Pada kantor Bagian Kuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan. Selain
bagi Dekan dan Pembantu Dekan, arsip juga berguna untuk para Kasubag, Dosen, dan Pegawai.
Berikut Kegunaan Arsip pada Kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
Universitas Sumatera Utara
35
a Untuk keperluan administrasi.
b Untuk keperluan riset dan penelitian.
c Sebagai salah satu sumber informasi penting.
Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur yaitu : input kepada sistem, proses dari input, dan output sistem. Berikut adalah Unsur Sistem
Kearsipan yang bisa dilihat pada halaman berikutnya.
Universitas Sumatera Utara
36
Gambar 3.1 Unsur Sistem Kearsipan
Sumber:Sekaran, 2006:20. Research Method For Business. Salemba Empat, Yogyakarta
INPUT Data, Informasi, Arsiparis,
Fasilitas, Uang
PROSES KEARSIPAN Penciptaan, Pendistribusian,
Penggunaan, Pemeliharaan, Penyimpanan, dan
Penyusutan
OUTPUT Warkatarsip
TUJUAN Menjamin keselamatan
arsip dan penyediaan kembali arsip
Universitas Sumatera Utara
37
4. Fasilitas kerja
