1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sering kali dijumpai kendala-kendala ketika melaksanakan suatu pekerjaan sehinggga dapat mempengaruhi kelancaran dari pekerjaan itu
sendiri.Diantaranya dapat berupa sistem,prosedur atau cara kerja yang kurang efisien dalam melaksanakan pekerjaan kantor. Misalnya : kendala pada komputer
yang tidak dapat menyimpan file, komputer yang terkena virus yang membuat kerja komputer menjadi sangat lambat dan minimnya printer yang digunakan
untuk mencetak surat-surat sehingga membuat aktivitas kerja tidak efisien. Hal ini
dapat dialami oleh seluruh kegiatan kerja lainnya.
MenurutKallaus dan Keeling, office is a function where interdependent system of technology, procedures, and people are at work to manage one of the
firm’s most vital resources-information, yang berarti kantor adalah sebuah tempat dimana system saling bergantung pada teknologi, prosedur, dan orang-
orang bekerja untuk mengelola salah satu sumber informasi yang paling penting pada perusahaan
http:lusymujtahid.wordpress.com20111116definisi-kantor- dan-manajemen-kantor
. Akantetapi dengan perkembangan pesat dewasa ini, kantor mempunyai makna lebihdari hanya sebagai tempat, melainkan sebagai
pusat kegiatan penyediaaninformasi, guna menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan disegala bidang.
Universitas Sumatera Utara
2
Pada setiap kantor akan ditemukan ”unsur inti” yaitu, manusia besertahubungan-hubungan sosial mereka dan ”unsur kerja” yang meliputi sumber
dayainsani, sumber daya nir-insani, dan sumber daya konseptual. Dalam kenyataannyaunsur inti akan dipengaruhi oleh unsur kerja pada saat kantor
berfungsi sebagaiperangkat untuk memasok informasi dan merawat aktiva
sehingga diperlukancara-cara bekerja yang efisien.
Setiap kantorpasti mempunyai pekerjaan-pekerjaan yang harus
diselesaikan didalamnya.Pekerjaan kantor merupakan wujud dari mekanisme administrasi sebuahorganisasi. Sebagaimana defenisi yang dikembangkan bahwa
administrasimerupakan keseluruhan proses kerjasama antar dua orang manusia atau lebih yangdidasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang
telah ditentukansebelumnya.
Pekerjaan kantor tidak hanya sebagai suatupekerjaan saja, tetapi pekerjaan kantor tersebut juga memiliki suatu tujuan. Tujuanutama pekerjaan kantor adalah
untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerjasehingga mana yang penting dan tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapaprioritas yang terpenting. Tujuannya
agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpukdan seimbang dengan prioritas yang
semestinya.
Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap orang untuk semua jenis pekerjaan, baik itu pekerjaan yang berat maupun pekerjaan yang ringan
dengan menggunakan cara bekerja yang sederhana, dengan menggunakan alat dapat membantu mempercepat penyelesaian pekerjaan.
Universitas Sumatera Utara
3
Perhatian terhadap efisiensi kerja tidak hanya difokusklan dikalangan “atas” saja, tetapi juga meliputi tingkat pekerjaan sampai paling “bawah”. Dalam
meningkatkan efisiensi kerja di suatu kantor atau perusahaan yang pertama sekali dilakukan adalah dengan menerapkan tata kerja yang baik. Selain itu menetapkan
disiplin kerja, penerapan tata kerja juga berfungsi untuk memudahkan dalam pembagian tugas dan tanggung jawab dalam bekerja.
Efisiensi itu sendiri merupakan suatu usaha untuk memberantaspemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala-gejala yang
merugikan.Efisiensimenurut Mulyamah 1987;3 yaitu:“Efisiensi merupakan
suatu ukuran dalam membandingkan rencana penggunaan masukan dengan penggunaan yang direalisasikan atau perkataan lain penggunaan yang
sebenarnya”. Pengertian efisiensi pada prinsipnyamerupakan perbandingan
terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperolehOutput dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yangdipergunakan Input.
Efisiensi kerja dapat ditetapkan misalnya terhadap suatu prosedur, metode,formulir, pengaturan mesin, atau jenis alat-alat lain yang dipergunakan
untukmembantu mempercepat proses penyelesaian tugaspekerjaan.Salah satu dimensi penting dalam sebuah lembaga adalah adanya tata kerjayang teratur,
terencana, dan tersusun dengan rapi agar memudahkan dalampengawasan dan monitoring terhadap hasil yang telah dicapai dan tercipta suatuefisiensi dalam
melaksanakan pekerjaan yang bersangkutan. Dalam hal ini dapatdikatakan bahwa pekerjaan kantor adalah sesuatu yang mencerminkan ”wajah”mekanisme kerja
sebuah organisasi tertentu.
Universitas Sumatera Utara
4
Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiapkegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil
yangdikehendaki dengan usaha yang seminimal mungkin. Usaha yang seminimalmungkin dikaitkan dalam hubungannya dengan pemakaian tenaga
jasmani,pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang. Dengan kata lain efisiensi kerjamerupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi
tujuannyadan merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya,tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendek jaraknya.
Makadari itu keefisienan kerja sangat perlu diterapkan agar memudahkan pekerjaankantor, maka tujuan efisiensi pada kantor adalah melakukan tugas
dengan benardan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai suatutujuan atau misi pada kantor tersebut.
Masalah yang dijumpai dalam pekerjaan kantor di Bagian Kemahasiswaan FakultasEkonomi USU adalah sebagai berikut:
1. Kapasitas memori komputer pada ruang Kemahasiswaan sudah
sangattidakmemadai untuk penyimpanan data. 2. Pada kantor Kemahasiswaantidak tersedia satu unit telpon, padahal telpon
sangat mempermudah untuk berkomunikasi kepada orang lain di luar kantor, sehinggamemperlama hubungan kerja apabila ada keperluan untuk
menghubungi para pekerja di luar kantor kemahasiswaan. Berdasarkan uraian di atas maka perlu adanya cara kerja yang efisien.
Carabekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap pegawai untuk semua jenispekerjaan, baik itu pekerjaan dari dalam ruangan Kemahasiswaan maupun
Universitas Sumatera Utara
5
dari luarruangan Kemahasiswaan. Maka dengan tersedianya fasilitas yang lengkap danmemadai dapat sangat mempermudah setiap kegiatan yang ada pada ruangan
Kemahasiswaan. Berdasarkan uraian di atas, maka penulis merasa tertarik untuk
menulisLaporanTugas Akhir dengan judul ”Efisiensi Kerja Pada BagianKemahasiswaan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”
.Dengan judul ini penulis dapat melihat Penerapan Efisiensi Kerja dalamPekerjaan Kantor pada Kantor KemahasiswaanFakultas Ekonomi USU
dalam aktivitasatau kegiatan perkantoran yang dilakukan sehari-hari.
B. Permasalahan
Kategori