A. Analisa Masalah 1. Sistem Pelayanan
Sistem pelayanan yang digunakan pada berbagai jenis layanan yang ada di Badan Perpustakaan Propinsi DIY berbeda-beda. Untuk jenis buku yang ada pada
layanan sirkulasi cara penyajiannya menggunakan sistem pelayanan terbuka
open access service
, yaitu pengunjung dan pemakai dapat secara langsung menemukan buku dan media bukan buku pada lokasinya. Melihat serta mengambil sendiri
bahan pustaka, atau peralatan yang diperlukan dari rak buku. Sistem tata kerja pada layanan sirkulasi di Badan Perpustakaan Daerah
Propinsi DIY, menggunakan sistem terbuka : a. Anggota perpustakaan atau pemakai yang akan meminjam buku
diperbolehkan masuk ke tempat koleksi dimana buku-buku disimpan pada rak- rak, untuk mencari dan memilih buku yang diminati.
b. Petugas perpustakaan membiarkan hal tersebut berlangsung, karena cara pelayanan peminjamannya memang menggunakan system terbuka
Open Access
, dimana anggota perpustakaan bebas masuk keluar ruangan tempat koleksi disimpan pada rak-rak.
c. Anggota perpustakaan yang telah menemukan buku yang dikehendaki kemudian mengambilnya sendiri dan menyerahkannya kepada petugas
perpustakaan untuk diproses peminjamannya. Seperti kita ketahui setiap sistem tentu saja memiliki kelemahan, begitu
pula kelemahan pada sistem pelayanan terbuka. Kelemahan ini juga mempengaruhi kualitas pelayanan, kelemahan itu antara lain frekuensi
kerusakan buku lebih besar, buku-buku di rak acak-acakkan, terkadang buku sering dipindah-pindahkan letaknya oleh pengguna disembunyikan dulu
sebelum dipinjam, resiko kehilangan cukup signifikan. Berdasarkan wawancara, Bapak Eko Nugroho, Mei : 2009.
2. Pengelolaan koleksi pada layanan sirkulasi
Pengelolaan koleksi pada layanan sirkulasi meliputi : a. Pengadaan
Pengadaan bahan pustaka diperoleh dengan cara : a. Membeli hal ini dilakukan dengan beberapa cara yaitu membeli ke
penerbit, membeli di toko buku, dan memesan kepada toko buku atau penyalur, atau bisa juga langsung kepada penerbit.
b. Hadiah atau sumbangan, biasanya di dapatkan dari lembaga-lembaga pemerintah atau lembaga-lembaga swasta.
c. Tukar-menukar Pengadaan dengan cara pembelian ini secara konsisten dilakukan 3 kali
dalam 1 tahun. b. Inventaris
Berupa pendataan koleksi dan merupakan salah satu kegiatan dalam aspek pengembangan koleksi di perpustakaan. Bagian sirkulasi melakukan
inventarisasi dengan tujuan untuk mengetahui jumlah koleksi, tanpa harus melakukan penghitungan koleksi di rak. Melainkan cukup dengan daftar
inventaris tersebut. dalam inventaris dituliskan tentang nomor klas, judul, pengarang, tahun, serta jumlah buku yang ada. Hal ini juga dilakukan
untuk menginventarisasi bahan-bahan pustaka yang harus dimiliki perpustakaan pada pengadaan selanjutnya.
c. Klasifikasi Klasifikasi dipakai sebagai pedoman penyusunan pustaka di rak
berdasarkan urutan nomor klasnya. Dalam pengklasifikasian Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Propinsi DIY sudah menggunakan
pedoman
Dewey Decimal Classification
. Yang berarti koleksi bahan pustaka di rak disusun berdasarkan subyeknya. Jumlah koleksi yang telah
masuk dalam daftar katalog dan dikelompokkan berdasarkan kelas dan subjeknya yang ada pada Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Propinsi
DIY, sampai bulan Desember 2008 adalah sebagai berikut : Tabel 4.3
Koleksi menurut golongan DDC No. Golongan DDC
Jumlah Judul
Jumlah Eksemplar
1. 000 Karya Umum
10. 818 22. 609
2. 100 Filsafat
5. 824 11. 508
3. 200 Agama
8. 724 20. 663
4. 300 Ilmu Sosial
45. 237 102. 448
5. 500 Ilmu Murni
6. 820 13. 182
6. 600 Ilmu Terapan Teknologi
23. 238 47. 947
7. 900 Sejarah, Geografi, Riwayat Hidup
7. 695 14. 108
Jumlah 108.356
232.465
Sumber : Subbid. Deposit dan Pengelolaan BP
d. Katalog Pengkatalogan koleksi pada layanan sirkulasi memakai 2 jenis katalog,
yaitu katalog kartu dan catalog OPAC
Online Public Access Catalog
.
Katalog kartu ini menggunakan katru berukuran 3x5 inchi atau 7,5 x 12,5 cm. Yang didalamya terdapat keterangan judul, pengarang, dan penerbit.
Dan hanya mencantumkan tentang bentuk deskripsi buku sesuai dengan jenis katalog, sedangkan pada katalog OPAC tertera secara menyeluruh
koleksinya, berikut statusnya apakah dalam pinjaman atau ada di rak nya. Katalog OPAC ini menggunakan aplikasi jaringan komputer secara
online
. Sehingga penelusuran informasi tentang buku dapat di akses melalui
internet. Dengan memanfaatkan program sipisis dan JLA Jogja Libtrary For All program baruyang sedang dikembangkan.
e. Penyajian koleksi pada layanan sirkulasi Pustaka yang telah selesai diproses ditempatkan pada rak untuk disajikan
kepada pemakai. Setiap buku memiliki call numbe. Label yang ditulis pada koleksi layasnan sirkulasi berupa no.klas, inisial pengarang, inisial
judul buku, dan copy atau eksemplar ke berapa. Contoh Label Pada Koleksi Layanan Sirkulasi
BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROPINSI DIY
T 025.5
MAR p
1
Koleksi Pustaka Pada Layanan Sirkulasi
No. Clas 3 huruf inisial nama pengarang
Jumlah Copy Inisial judul
Keterangan diskrripsi buku tipis kurang dari 150 lembar
f. Pemeliharaan atau perawatan koleksi semua koleksi memerlukan perawatan, terlebih koleksi pada layanan
sirkulasi. Yang tiap harinya selalu dimanfaatkan oleh pengguna, mempunyai resiko kerusakan yang tinggi pula. Sehingga memerlukan
perawatan secara teratur dan rutin. Langkah-langkah yang di ambil oleh perpustakaan dalam merawat koleksi pada layanan sirkulasi adalah :
1. Langkah penyelamatan Menyelamatkan koleksi dari hal-hal yang menimbulkan kerusakan
bahan pustaka. Adapun kegiatan yang dilakukan : a. Fumigasi
dilakukan penyemprotan diruang koleksi dengan bahan kimia pada bahan pustaka agar tidak cepat rapuh.
b. Penjilidan menghimpun atau menggabungkan lembaran-lembaran yang telah
lepas menjadi satu dan dilindungi dengan sampul atau cover, yang terdiri dari isi, lembar pelindung, dan sampul.
g. Penyusunan Koleksi Pada Rak Penyusunan koleksi pada layanan sirkulasi di Badan Perpustakaan Dan
Arsip Daerah Propinsi DIY disusun menurut nomor panggil buku, dari yang paling kecil ke nomor yang paling besar. Serta didasarkan pada jenis
koleksi, misalnya pada subyek agama, maka semua kolksi tentang agama dijadikan satu. Sehingga diharapkan dapat memudahkan untuk pencarian.
B. Jenis-jenis kegiatan pada pelayanan sirkulasi 1. Pendaftaran Anggota
Kategori