Microsoft Word Pelayanan Sirkulasi di Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Propinsi DIY Lina Dw

PELAYANAN SIRKULASI DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN

ARSIP DAERAH PROPINSI DIY ( UNIT BADRAN I )

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang Perpustakaan

Oleh :

Lina Dwi Puji Astuti D1806020

PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET 2009

PERSETUJUAN

Telah disetujui oleh dosen pembimbing untuk dipertahankan dihadapan Dewan penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari : Tanggal :

Dosen Pembimbing

Dra. Sri Urip Haryati, M.Si NIP. 131283612

PENGESAHAN

Telah dipertahankan dihadapan Dewan P enguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas MAret Surakarta dan diterima untuk memenuhi persyaratan dalam memperoleh sebutan profesi Ahli Madya (A.Md.)

Pada Hari : Tanggal :

Dewan Penguji Tanda Tangan

Drs. Harmawan, M.Lib ( ) Penguji pertama

Dra. Sri Urip Haryati, M.Si ( ) Penguji kedua

Mengesahkan

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Dekan,

Drs. H. Supriyadi SN,S.U. NIP. 130936616

MOTTO

· Berusahalah sendiri dulu dan ALLOH akan membantumu.

· Mimpi adalah kunci untuk kita menaklukkan dunia, berlarilah tanpa lelah sampai engkau meraihnya. (Nidji, Laskar Pelangi)

· Menjadi bertanggungjawab terhadap diri sendiri ditandai dengan kesadaran untuk berjuang (belajar) mengatasi ketidakmampuan (belajar). (Andrias Harefa)

PERSEMBAHAN

Puji syukur kehadirat ALLOH SWT Tuhan Semesta Alam, yang

mengabulkan Doa-Doa ku . . .

Karya tulis ini kupersembahkan untuk :

1.

(Alm) IBU,. Yang telah melahirkanku ke dunia, menyayangiku,

mengasihiku tanpa batas waktu. Terima kasih IBU .. Aku yakin

engkau selalu bersamaku.

2.

Bapak . . karena engkau aku ada, karena bimbinganmu aku

menempuh studi ini, terima kasih atas dukungan serta kasihmu

yang selalu hangat untukku. Aku akan berusaha selalu untuk mu.

3.

My Sister,. You are best friend for everything when I need . .

I LOVE YOU so MUCH!!!

4. Ibu dirumah terimakasih dengan kehadiranmu, adikku Nur Aini

Faza yang selalu membuatku kangen rumah. Jadilah anak yang

berguna bagi ibu, bapak, agama, bangsa dan Negara.

5. Seseorang yang ada di hatiku . . .

Terimakasih atas dukunganmu !

6. Ibu Bapak Karyawan Perpustakaan Pusat UNS terimakasih atas

kasih sayang dan semua bantuan, bimbingan, saat aku susah.

7. LIBRARY’06 – special to : Ning, Julia, Etik, bersama kalian

kurasakan banyak kehangatan,

I WILL always LOVE YOU ALL !!!

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi ALLOH SWT atas segala rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan segenap kemampuan yang penulis miliki, sehingga dapat selesai sampai batas waktu yang telah ditentukan.

Penulisan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma III Perpustakaan. penulis menyadari tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak, penulisan tugas akhir ini tidak dapat terselesaikan.

Atas tersusunnya Tugas Akhir ini tidak lupa penulis mengucapkan terimakasih kepada yang terhormat :

1. Bapak Drs. H. Supriyadi SN, S.U. Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Bapak Alexius Ibnu Muridjal, M.Si Ketua Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Ibu Dra. Sri Urip Haryati, M.Si selaku pembimbing penulis selama

mengerjakan Tugas Akhir.

4. Bapak Drs. Harmawan, M. Lib. selaku penguji Tugas Akhir

5. Bapak Drs. Tulus Widodo, Kepala Bidang Pelayan dan Pelestarian Bahan Pustaka di Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Propinsi DIY.

6. Staf Pegawai Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Propinsi DIY.

7. Segenap Dosen dan Pengajar Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

8. Ibu, Bapak, kakak, adik ku, yang dengan tulus memberikan doa serta dukungan yang tak pernah lelah.

Penulis telah berusaha semaksimal mungkin dalam penyusunan Tugas Akhir ini. Namun demikian, penulis selalu membuka kritik dan juga saran yang sifatnya membangun demi penyempurnaan Tugas Akhir ini. Dan dapat bermanfaat bagi pembaca dan pihak-pihak yang membutuhkan.

Surakarta, 2009

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL………...

HALAMAN PERSETUJUAN……….i

HALAMAN PENGESAHAN………..ii

HALAMAN MOTTO………..iii

HALAMAN PERSEMBAHAN……….. iv

HALAMAN PERSEMBAHAN………...v

KATA PENGANTAR………..vi

DAFTAR ISI………vii

DAFTAR TABEL………viii

DAFTAR GAMBAR………ix

DAFTAR GRAFIK………...x

DAFTAR LAMPIRAN……….xi

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang……….1

B. Tujuan dan Manfaat……….3

C. Pelaksanaan………..4

D. Metode Pengumpulan Data………..4

E. Rumusan MAsalah………...6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Perpustakaan Umum………...7

B. Pengertian Badan Perpustakaan Daerah………8

C. Fungsi Perpustakaan Daerah……….8

D. Jenis Koleksi Pada Bagian Layanan Sirkulasi………...9

E. Tujuan Koleksi……….10

F. Pelayanan Sirkulasi………...10

G. Sistem Pelayanan………..13

H. Pemakai Layanan………..14

BAB III GAMBARAN UMUM BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROPINSI DIY

A. Sejarah……….17

B. Visi, Misi……….25

C. Struktur Organisasi………..25

D. Sumber Daya Manusia……….27

E. Gedung Perpustakaan………...30

F. Sumber Dana………32

G. Sarana Dan Prasana………..33

H. Koleksi……….35

I. Layanan………38

J. Waktu………...43

BAB IV PELAYANAN SIRKULASI A. Analisa Masalah………...45

B. Jenis-Jenis Kegiatan Pada Layanan Sirkulasi………..50

C. Pemakai Layanan……….55

D. Kendala-Kendala Yang Dihadapi………58

E. Cara Mengatasi Kendala Yang Dihadapi……….59

BAB V PENUTUP A. Kesimpulan………..62

B. Saran………64 DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Jumlah Pegawai Berdasarkan Jabatan………...27

Tabel 3.2 Jumlah Pegawai Berdasarkan Golongan/Pangkat……….28

Tabel 3.3 Jumlah Pegawai Berdasarkan Tingkat Pendididikan………29

Tabel 3.4 Koleksi Menurut Golongan DDC……….36

Tabel 3.5 Koleksi Menurut Jenis Buku……….37

Tabel 3.6 Jam Pelayanan BPAD Propinsi DIY……….43

Tabel 4.1 Statistik Pengunjung………..56

Tabel 4.2 Statistik Pemanfaatan Perpustakaan………..57

Tabel 4.3 Koleksi Menurut Golongan DDC………..47

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.2 Peta Lokasi BPAD Propinsi DIY……….30

Ganbar 3.3 Gedung Unit Badran I………...31

Gambar 3.4 Gedung Unit Badran II………..31

Gambar 3.5 Unit Jogja Library Center (JLC)………...31

Gambar 3.6 Unit Jogja Study Center (JSC)………..32

Gambar 4.1 Kartu Anggota Perpustakaan……….53

DAFTAR GRAFIK

Grafik 4.1 Statistik Pengunjung………56 Grafik 4.2 Statistik Pemanfaatan Perpustakaan………57

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Contoh Formulir Pendaftaran Anggota Perpustakaan Lampiran 2 Contoh Kartu Anggota Perpustakaan

Lampiran 3 Contoh Blanko Kartu Pinjaman Buku Lampiran 4 Contoh Surat Keterangan Bebas Pustaka Lampiran 5 Contoh Form Usulan Buku Baru Tahun 2009

Lampiran 6 Struktur Organisasi Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Propinsi DIY

Lampiran 7 Jumlah Koleksi Yang Dimiliki Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi DIY sampai dengan Bulan Desember 2008 Lampiran 8 Laporan Tahunan 2007

Lampiran 9 Pegawai Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Propinsi DIY Lampiran 10 Rekapitulasi Jumlah CPNS Propinsi DIY, Instansi : Badan

Perpustakaan Dan Arsip Daerah Propinsi DIY Lampiran 11 Absensi Bulan Februari 2009

Lampiran 12 Absensi Bulan Maret 2009 Lampiran 13 Surat Permohonan Magang

Lampiran 14 Surat Ijin magang Dari Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Propinsi DIY

Lampiran 15 Surat Tugas

Lampiran 16 Catatan Kerja Harian Mahasiswa Lampiran 17 Form Penilaian PKL

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang

Perpustakaan sebagai pusat informasi dan masyarakat yang membutuhkan informasi ibarat dua sisi mata uang yang saling berhubungan yang tidak dapat dipisahkan. Hal itu dapat terwujud manakala perpustakaan sudah siap melayani dengan sumber informasi yang memadai. Sementara masyarakat mampu atau mau memahami, menghayati, dan memaknai pentingnya informasi dalam kesehariannya. Perpustakaan sebagai lembaga yang mengelola sumber informasi semestinya menduduki posisi kunci dalam proses pendidikan dan pelatihan yang ada, baik di lingkungan sekolah, luar sekolah, dunia kerja, maupun masyarakat pada umumnya.

Perlu diketahui bahwa terdapat berbagai jenis perpustakaan, dan perpustakaan umum merupakan salah satu jenis perpustakaan. Perpustakaan umum merupakan kekuatan hidup untuk menunjang pendidikan formal dan pembelajaran sepanjang hayat (public library is a living force to support formal education and life long learning) Dady P. Rahmananta dalam kutipan buku Unesco Public Library Manifesto (1960, revisi-2000). Tujuan dari didirikannya perpustakaan umum ialah untuk membina dan mengembangkan minat baca dan belajar seumur hidup bagi masyarakat tanpa membedakan usia, jenis kelamin, pendidikan, dan status dari masyarakat tersebut.

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi DIY adalah salah satu jenis perpustakaan umum, yang merupakan lembaga yang dikelola oleh Pemerintah Propinsi DIY yang dalam pengoperasiannya sebagai organisasi sektor publik berfokus untuk memenuhi kepuasan masyarakat sebagai pengguna layanan

melalui penyediaan informasi dan pelayanan publik dengan kualitas yang terjangkau. Memiliki 3 (tiga) unit gedung. Masing masing yaitu Unit Badran I yang beralamat di Jl. Tentara Rakyat Mataram No. 4 Yogyakarta Telepon (0274) 588219 dan 5612118, Unit Jogja Library Center (JLC) yang beralamat di Jl. Malioboro No. 175 Yogyakarta Telepon (0274) 512473, dan Unit Jogja Study Center (JSC) Jl. Faridan M. Noto No. 21 KotabaruYogyakarta Telepon (0274) 556920 dan 556921.

Perpustakaan masih belum benar-benar memasyarakat. Hal ini terjadi karena rendahnya minat baca masyarakat dan kurangnya kesadaran bahwa belajar harus mencari sendiri informasi atau jawaban atas persoalan yang mereka hadapi. Padahal perpustakaan merupakan salah satu sumber informasi yang paling mudah dan murah dijangkau oleh semua kalangan bila dibandingkan dengan sumber informasi yang lain. Tetapi bukan hanya berhenti pada faktor itu saja, mungkin perpustakaan sebagai penyedia jasa informasi belum mampu untuk memberikan pelayanannya secara optimal yaitu memahami betul apa keinginan dan kebutuhan pemakai. Sedangkan perpustakaan dikatakan berhasil jika dapat memenuhi kebutuhan informasi yang relevan dengan permintaan pemakai.

Maka berdasarkan pembahasan diatas penulis tertarik untuk membahas tentang pelayanan sirkulasi yang dikelola oleh Perpustakaan Daerah Unit Badran I, dimana koleksi yang dimiliki terdiri dari jenis koleksi semua subyek kecuali bahasa, sastra dan seni. Unit Badran I beralamat di Jl. Tentara Rakyat Mataram No. 4 Yogyakarta Telepon (0274) 588219 dan 5612118 dimana penulis pernah mengadakan PKL.

B. Tujuan dan Manfaat 1. Tujuan

Tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah :

a. Untuk mengetahui sistem pengelolaan pelayanan yang ada di bagian sirkulasi di Badan Perpustakan dan Arsip Daerah Propinsi DIY.

b. Untuk mengetahui kendala-kendala apa saja yang ada pada pelayanan sirkulasi serta cara mengatasi kendala-kendala tersebut di Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Propinsi DIY.

2. Manfaat

a. Bagi penulis

Menambah pengetahuan penulis tentang jenis-jenis kegiatan pelayanan di bagian sirkulasi.

b. Bagi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi DIY

Sebagai bahan masukan yang dapat digunakan sebagai referensi untuk menambah penyediaan sumber informasi sesuai kebutuhan masyarakat saat ini. Dan untuk lebih meningkatkan kualitas sumber daya manusianya di ikuti oleh peningkatan pelayanannya kepada pengguna untuk pemanfaatannya pada sumber informasi pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi DIY.

c. Bagi Program Studi Diploma III Perpustakaan

Dapat menambah perbendaharaan perpustakaan dan dapat digunakan sebagai tambahan informasi dan referensi.

C. Pelaksanaan

Praktek kerja lapangan (PKL) dilaksanakan pada tanggal 16 Februari sampai dengan 27 Maret 2007, di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta

1. Unit Badran I, dengan alamat Jl. Tentara Rakyat Mataram No. 4 Yogyakarta Telp. (0274) 588219, 561218 Fax. 588219

2. Unit Badran II, dengan alamat Jl. Tentara Rakyat Mataram No. 29 Yogyakarta Telp. (0274) 513969

3. Jogja Library Center (JLC), dengan alamat Jl. Malioboro No. 175 Yogyakarta Telp. (0274) 512473

4. Unit Jogja Study Center (JSC), dengan alamat Jl. Faridan M. Noto No. 21 Kotabaru, Yogyakarta Telp. (0271) 556920, 556921

Pelaksanaan PKL di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta dilaksanakan pada hari dan jam kerja yaitu:

Senin – Kamis : 08.00 – 13.00 WIB. Jum’at : 08.00 – 11.00 WIB. D. Metode Pengumpulan Data

Metode dalam arti kata yang sesungguhnya berasal dari Bahasa Yunani methodos yang artinya cara atau jalan (Koencoroningrat, 1993 : 7). Maka pengertian metode menyangkut cara kerja untuk dapat memahami obyek yang menjadi sasaran penelitian. Adapun metode yang penulis gunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah :

1. Metode pengumpulan data

a. Metode Studi Pustaka

Metode ini dilakukan dengan memanfaatkan buku-buku, literatur-literatur yang berhubungan dengan masalah pemanfaatan koleksi perpustakaan dan minat baca.

b. Metode Observasi

Untuk mendapatkan data dalam menyusun laporan ini penulis melakukan pengamatan langsung yang terjadi dilapangan. Yaitu mengamati situasi dan kondisi didalam ruangan dan juga ikut terlibat langsung dalam kegiatan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi DIY.

c. Metode Interview atau Wawancara

Metode ini digunakan sebagai metode pembantu untuk menggali informasi yang bersifat akurat dari informan sehingga faktor-faktor dominan dapat diketahui. Dalam hal ini penulis melakukan wawancara langsung dengan karyawan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi DIY Unit Badran I, yang bertugas pada bagian layanan sirkulasi. d. Metode Dokumentasi atau Arsip

Pengumpulan dokumentasi atau arsip seperti laporan tahunan, liflet, buku kenangan, serta dokumen yang mendukung kegiatan sehari-hari di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Metode ini digunakan penulis untuk memperoleh data tentang gambaran umum Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta.

E. Rumusan Masalah

Rumusan masalah penulis gunakan untuk pembatasan permasalahan sehingga menjadi kerangka dalam mengungkapkan persoalan. Tugas akhir dengan judul “PELAYANAN SIRKULASI DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROPINSI DIY ( UNIT BADRAN I )”. penulis berikan batasan masalahnya sebagai berikut :

1. Jenis-jenis kegiatan apa sajakah yang ada pada layanan sirkulasi di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi DIY Unit Badran I ?

2. Kendala-kendala apa saja yang dihadapi dan bagaimana cara mengatasi kendala tersebut ?

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Perpustakaan Umum

Ada beberapa definisi perpustakaan umum, akan tetapi sebenarnya perpustakaan memiliki arti dan tujuan yang kurang lebih sama. Berikut ini adalah beberapa pengertian mengenai perpustakaan umum :

1. Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diperuntukkan bagi masyarakat luas sebagai sarana pembelajaran sepanjang hayat tanpa membedakan umur, jenis kelamin, suku, ras, agama, dan status sosial-ekonomi. (Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan)

2. Definisi lain dari perpustakaan umum menyebutkan bahwa :

Perpustakaan umum merupakan kekuatan hidup untuk menunjang pendidikan formal dan pembelajaran sepanjang hayat (public library is a living force to support formal education and life long learning). Dady P. Rachmananta (2000) dalam kutipan (Unesco public library Manifesto, 1960. revisi 2000).

Dari kedua definisi yang dikemukakan di atas penulis menyimpulkan bahwa, perpustakaan umum adalah sebagai kekuatan hidup untuk menunjang pendidikan formal dan pembelajaran sepanjang hayat, merupakan suatu tempat atau unit kerja yang menghimpun, mengolah, serta melayankan informasi yang dapat digunakan sebagai sarana sumber belajar yang efektif untuk menambah pengetahuan tanpa membedakan umur, jenis kelamin, suku, ras, agama, dan status sosial-ekonominya.

Badan Perpustakaan Daerah adalah lembaga,instansi badan yang berkedudukan di tiap Propinsi di Indonesia yang mengelola perpustakaan (Sutarno NS, 2006:40). Sedangkan Perpustakaan Daerah sendiri memiliki pengertian yaitu suatu perpustakaan yang berkududukan di Ibu Kota Propinsi yang diberi tugas untuk menghimpun, menyimpan, melestarikan dan memperdayagunakan semua karya cetak dan karya rekam yang dihasilkan di Daerah (Pedoman Teknis Pengelolaan Karya Cetak dan Karya Rekam , 1993:53)

C. Fungsi Perpustakaan Daerah

Dalam pengertian perpustakaan yang mutakhir tersirat fungsi perpustakaan pada umumnya, yaitu sebagai sumber informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan. Namun secara khusus,setiap jenis perpustakaan mempunyai fungsi masing-masing ,yang berbeda antara yang satu dan lainnya. Fungsi Perpustakaan berbeda-beda menurut jenis perpustakaan, maka masing-masing perpustakaan memiliki tujuan yang berbeda-beda pula yang harus dicapai oleh masing-masing jenis perpustakaan, berikut merupakan fungsi dari Perpustakaan Daerah. Disamping. Perpustakaan Daerah yang merupakan suatu organisasi dilingkungan Perpustakaan Nasional RI yang berada di daerah, menurut Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI nomor 001/Org/9/1990, tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Nasional RI, Perpustakaan Daerah mempunyai fungsi :

a. mempersiapkan bahan perumusan kebijaksanaan pembinaan dan pengembangan perustakaan di daerah.

b. melaksanakan pembinaan dan pengembangan pada semua jenis perpustakaan di daerah

d. melaksanakan jasa perpustakaan, perawatan dan pelestarian bahan pustaka e. melaksanakan penyususnan dan penerbitan bibliobgrafi daerah dan katalog

induk daerah

f. melaksanakan penyusunan bahan rujukan berupa indeks,bibliografi,subyek, abstrak dan direktori

g. melaksanakan jasa informasi dan rujukan (referensi) h. melaksanakan kerja sama antar perpustakaan di daerah

i. melaksanakan koordinasi dan evaluasi kegiatan perpustakaan di daerah j. melaksanakan urusan ketatausahaan

D. Jenis Koleksi Pada Bagian Layanan sirkulasi

Koleksi yang disajikan pada layanan sirkulasi meliputi semua subyek pada penggolongan subyek menurut DDC ( Dewey Decimal Classification ), yaitu :

Kelas 000 – Karya-karya umum Kelas 100 – Filsafat

Kelas 200 – Agama

Kelas 300 – Ilmu-ilmu social Kelas 400 - Bahasa

Kelas 500 – Ilmu Murni

Kelas 600 – Ilmu Terapan Dan Teknologi Kelas 700 – Seni dan Olahraga

Kelas 800 - Sastra Kelas 900 - Sejarah

E. Tujuan Koleksi

Tujuan koleksi yang ada pada layanan sirkulasi sama dengan tujuan perpustakaan, yaitu :

1. Penyimpanan

Penyimpanan artinya perpustakaan bertugas menyimpan buku yang diterima. 2. Penelitian

Penelitian artinya perpustakaan bertugas menyediakan buku untuk keperluan penelitian.

3. Informasi

Informasi artinya perpustakaan menyediakan informasi yang diperlukan pemakai perpustakaan.

4. Pendidikan

Pendidikan artinya perpustakaan merupakan tempat belajar seumur hidup, terutama bagi mereka yang telah meninggalkan bangku sekolah.

5. Kultur

Kultur artinya perpustakaan menyimpan khazanah budaya bangsa atau masyarakat, tempat perpustakaan berada serta meningkatkan nilai dan apresiasi budaya masyarakat sekitarnya melalui proses penyediaan bahan bacaan. (Sulistyo Basuki, 1991 : 6-7).

F. Jenis Kegiatan Dalam Pengembangan dan Pengelolaan Koleksi Perpustakaan

Kegiatan penyelenggaraan koleksi dimulai dengan pengembangan koleksi. Dimana kegiatan pengembangan koleksi mencakup di dalamnya pengertian menambah sekaligus mengembangkan koleksi. Kegiatan pengembangan koleksi hanya mencakup kegiatan :

1. Pengadaan Koleksi

Adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi. Pengadaan dapat dilakukan dengan cara membeli, meminta, dan menerima sebagai hadiah, tukar-menukar, atau menerbitkan buku.

2. Inventaris

Adalah kegiatan yang meliputi :

· Mencatat setiap eksemplar buku dalam buku induk

· Memberi nomor induk atau investasi setiap eksemplar buku dan mencatatnya dalam buku yang bersangkutan.

· Majalah lepas dicatat dalam kartu majalah agar mudah diketahui volume dan nomor edisi yang diterima.

· Majalah yang dijilid diperlukan sebagai buku.

· Memberi cap atau stempel milik pada setiap buku, pada halaman tertentu yang telah ditentukan. (Soeatminah, 1992 : 81)

3. Klasifikasi

Adalah pengelompokkan bahan pustaka berdasarkan subyek atau isi pustaka : dengan subyek atau isinya yang sama dikumpulkan, yang berbeda dipisahkan dan yang hampir sama didekatkan. (Soeatminah, 1992 : 81). Klasifikasi dipakai sebagai pedoman penyusunan pustaka di rak atau almari berdasarkan urutan logis.

4. Katalogisasi

Adalah proses pengolahan data-data bibliografi yang terdapat dalam suatu bahan pustaka menjadi katalog. Dalam pengertian lain, katalogisasi merupakan proses pengorganisasian bahan pustaka dan membuatnya dapat ditemukan kembali oleh pengguna perpustakaan, pada saat ia membutuhkan bahan pustaka. Secara sederhana, pengertian katalogisasi adalah proses pembuatan entri katalog sebagai sarana temu kembali informasi di perpustakaan. ( Qalyubi dkk, 2003 : 130).

5. Pemeliharaan

Pemeliharaan dan perawatan koleksi adalah kegiatan menjaga atau mengusahakan agar bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakan awet dan terawat dengan baik.

G. Pelayanan Sirkulasi

Hakekatnya sebuah perpustakaan adalah mampu memberikan informasi secara lengkap dan cepat sesuai dengan kebutuhan pengguna. Hal tersebut tentu juga berhubungan dengan jasa yang diberikan oleh perpustakaan kepada penggunanya. Jasa pelayanan perpustakaan dapat diartikan sebagai kemudahan yang diberikan kepada pengguna untuk memperoleh informasi dari sumber informasi yang tersusun secara sistematis.

1. Pelayanan Sirkulasi

Dalam ilmu perpustakaan pelayanan sirkulasi sering juga disebut dengan pelayanan peminjaman dan pengembalian pustaka, tapi sebenarnya kegiatan

Sirkulasi adalah

Kegiatan untuk memanfaatkan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk yang meliputi kegiatan administrasi syarat keanggotaan, peminjaman dan pengembalian, jam buka dan peraturan, sistem peminjaman, sistem pencatatan, dan statistik pengunjung. (Lasa Hs, 2007 : 169)

Pelayanan sirkulasi bertujuan agar bahan informasi yang dikelola perpustakaan dapat dimanfaatkan secara optimal, mengetahui bahan pustaka yang dipinjamkan, mengetahui siapa yang meminjam bahan pustaka, meminjam kembali bahan pustaka yang dipinjam, dan mendapatkan data-data kuantitatif kegiatan pelayanan sirkulasi terutama data tentang pemanfaatan koleksi perpustakaan. Macam bahan pustaka yang di sirkulasikan terdiri dari buku teks dan buku untuk pengembangan ilmu (bahan pustaka umum).

2. Syarat Sirkulasi

Sebelum jasa sirkulasi diselenggarakan oleh perpustakaan, maka perlu dipertimbangkan tentang syarat-syarat sirkulasi yang baik.( Lasa Hs, 2007 : 170), yaitu :

a. Mekanisme kerja dapat dilakukan dengan cepat, tepat, dan benar; sistem kerja manual maupun dengan mesin (seperti komputer) sebaiknya dapat diselesaikan dengan cepat, tepat, dan benar.

b. Dapat menjaga keamanan koleksi dan pemakai; sistem pengaturan ruangan, pintu, dan meja kursi dapat menciptakan keamanan koleksi serta kenyamanan pemakai.

c. Administrasi sirkulasi yang tepat; sistem pencatatan sirkulasi sebaiknya dapat dilakukan dengan benar, praktis, dan tidak menimbulkan kesalahpahaman dengan pemakai. Untuk itu dalam penerapan administrasi sirkulasi perlu dikerjakan seteliti mungkin.

3. Kegiatan Sirkulasi

a. Peraturan, persyaratan, tata tertib (tertulis/tidak tertulis)

Peraturan perpustakaan juga merupakan alat dalam usaha melayani peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan, baik bagi pimpinan, petugas atau pelaksana, maupun para anggota perpustakaan. Karena itu sebagai salah satu alat, peraturan perpustakaan perlu pula disiapkan dan disediakan. (Lasa Hs, 2007 : 171).

Pada umumnya peraturan perpustakaan memuat ketentuan-ketentuan yang mengatur :

1. Siapa saja yang boleh menggunakan fasilitas perpustakaan ataupun dapat diterima menjadi anggota perpustakaan;

2. Syarat-syarat apa saja; 3. Hak-hak apa saja;

4. Banyaknya buku yang boleh dipinjam berapa; 5. Lamanya buku boleh dipinjam;

6. Sanksi-sanksi apa saja yang bisa dikenakan bila terlambat mengembalikan buku atau apabila terjadi penyalahgunaan pemakaian fasilitas apa pun yang tersedia di perpustakaan.

b. Keanggotaan, pendaftaran (registrasi)

Untuk mengetahui identitas anggota, alamat, golongan/minat, serta secara psikologis merasa memiliki perpustakaandan tidak menyalahgunakan perpustakan tersebut. (Mudhoffir, 1986 : 69)

c. Macam Pelayanan Peminjaman a. Sistem peminjaman

b. Peminjaman dan Pengembalian c. Perpanjangan

d. Pesanan

informasi perlu disebarluasakan secara merata. Untuk melakukan hal ini dan menjaga keutuhan koleksi, perlu adanya peringatan lisan atau tertulis kepada peminjam yang terlambat pengembalian pinjamannya. (Lasa Hs, 2007 : 171)

e. Keterangan Bebas Pinjam

untuk menjaga keutuhan koleksi secara keseluruhan, maka tiap anggota yang telah habis masa keanggotaannya atau untuk keperluan lain, diperlukan keterangan bebas pinjam (Lasa Hs, 2007 : 171). Kegunaaan bebas pinjam ini untuk mengecek apakah pinjaman telah kembali semua atau belum.

f. Statistik Harian, bulanan, dan tahunan. g. Pemeliharaan Koleksi

a. Shelving : penyusunan buku ke dalam rak menurut nomor klas dan subyeknya.

b. Penyiangan dan peremajaan koleksi (weeding). c. Inventarisasi dan laporan.

d. Penataan ruangan.

e. Pergeseran dan pemotongan : terjadi kalau koleksi bertambah. H. Sistem Pelayanan

Agar pengguna jasa perpustakaan dapat memanfaatkan koleksi perpustakaan dengan baik, diperlukan sistem sirkulasi yang jelas. Sistem pelayanan sirkulasi perpustakaan ada 2, yaitu sistem pelayanan terbuka dan sistem pelayanan tertutup. Berikut ini adalah pengertiannya :

1. Sistem layanan terbuka (Open Access Service)

yaitu suatu sistem pelayanan perpustakaan yang memberi kebebasan kepada pengguna untuk menelusur, melihat-lihat dan mengambil sendiri koleksi yang

ada di rak dan jika tidak sesuai bisa memilih kembali koleksi yang diinginkannya.(Qalyubi dkk, 2003 : 222)

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah memberikan fasilitas pelayanan dengan sistem pelayanan terbuka (Open Access Service) dilaksanakan hanya terbatas pada bagian layanan sirkulasi dan layanan referensi, serta layanan Universitas Terbuka.

2. Sistem pelayanan tertutup (Closed Access Service)

merupakan sistem layanan perpustakaan yang tidak memperkenankan pengguna untuk memilih sendiri koleksi di rak dan hanya dapat membaca dan meminjam melalui petugas yang akan mengambilkan bahan pustaka di rak. (Qalyubi dkk, 2003 : 222)

Sedangkan fasilitas pelayanan dengan sistem pelayanan tertutup (Closed Access Service) pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi DIY dilaksanakan pada layanan koleksi langka dan layanan koleksi audio visual. I. Pemakai Layanan

Ciri utama dalam sebuah perpustakaan ialah adanya unsur pakai terhadap koleksi yang dimiliki. Jadi perpustakaan bukanlah hanya sekedar koleksi buku, bukan sekedar “fosil ilmu pengetahuan”, melainkan sebuah koleksi buku yang harus berfungsi untuk dimanfaatkan. Agar koleksi dalam suatu perpustakaan dapat dimanfaatkan atau dipergunakan secara efisien, maka pihak perpustakan harus menjaring para pemakai layanan. Yang dimaksud dengan pemakai pelayanan disini adalah pemakai aktif yang benar-benar menggunakan perpustakaan dengan memanfaatkan pelayanan informasi yang disediakan. Pemakai aktif tersebut termasuk pelajar, mahasiswa, karyawan, pegawai, serta masyarakat umum lainnya. Karena anggota perpustakaan umum tidak dipandang dari usia, jenis kelamin, ras, agama, dan sebagainya. Jadi pada dasarnya sebuah perpustakaan umum harus dapat melayani anak-anak, remaja, dan orang tua dari berbagai

tingkatan pendidikan. Semakin banyak pemakai aktif yang memanfaatkan pelayanan informasi dari suatu perpustakaan umum, makin banyak tenaga kerja yang dibutuhkan.

J. Statistik

Statistik merupakan informasi kuantitatif tentang jumlah tambahan buku pertahun, jumlah pengunjungdan sebagainya. Pustakawan menggunakan statistik untuk keperluan sebagai berikut :

1. Menyusun laporan tahunan.

2. Mengukur efisiensi berbagai bagian perpustakaan. 3. Menyusun rencana dan jasa perpustakaan.

4. Memperkuat alasan dalam menunjang penambahan anggaran dan tenaga. 5. Menyajikan keberhasilan perpustakaan pada pemakai dan pimpinan.

(Qalyubi dkk, 2003 : 224)

Jenis statistik yang dibuat perpustakaan sebenarnya tergantung pada masing-masing perpustakaan, biasanya data statistik yang disajikan adalah : 1. Pengadaan

2. Klasifikasi 3. Pengkatalogkan 4. Pengunjung 5. Keanggotan 6. Peminjam

7. Buku yang dipinjam 8. Jasa referensi

Jenis statistik kemudian disajikan dalam berbagai bentuk, statistik sendiri dibuat untuk mempermudah pengunjung perpustakaan dalam membaca dan memahami maksud statistik tersebut.

BAB III

BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROPINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

A. Sejarah

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah atau biasa disingkat dengan sebutan BPAD ini awalnya bernama Perpustakaan Negara RI, dan berdiri sejak bulan Januari 1948 atas anjuran Sekjen Kementrian PP dan K yang pada waktu itu dijabat oleh Mr. Santoso dan Mr. Hendromartono sebagai pelaksana yang ditunjuk oleh Raden Patah dan memulai tugas persiapanya dikamar samping dari paviliyun Museum Sono Budoyo di Yogyakarta. Sebagai modal pertama kali adalah dikumpulkanya buku – buku , brosur – brosur, majalah – majalah dan koran – koran , yang berasal dari hadiah atau sumbangan ,antara lain dari Panitia Milik Bahasa asing (PMBA), Komite Nasional Indonesia (KNI), dewan Pertahanan Negara, P.F. Dahler, USIS, British Counsil, Bupati Pacitan dan beberapa titipan dari Mr. Ali Sastroamidjojo, rumah Penjara Yogyakarta, Prof. Dr. Poerbotjaroko serta untuk sementara ditambah dengan buku – buku dari pembelian. Dan dengan persiapan ini akhirnya pada pertengahan tahun 1948 dapat dibuka sebuah Ruang Baca yang berlokasi di Jl. Mahameru dan dibuka tiga kali seminggu pada sore hari dari pukul 16.00 – 18.00 WIB, dengan pelayanan dari dua orang petugas. Setelah mengalami Aksi Militer Belanda ke – II, dengan modal yang masih ada Perpustakaan mendapat gedung di Jl. Tugu 66, bekas ” Openbar Leesaal en Bibliotheek “.Gedung ini merupakan gedung buatan Belanda yang mendapat tambahan alat – alat meubeler serta buku – buku dari OLB tersebut. Sejak saat itu persiapan dilanjutkan dengan penuh keseriusan , disamping itu dilakukan pula penambahan formasi pegawai.

Akhirnya pada tanggal 17 Oktober 1949 lahirlah Perpustakaan Negara dengan nama lengkap “ PERPUSTAKAAN NEGARA RI “ yang dibuka secara resmi oleh Y.M Mentri Pendidikan dan Kebudayaan Mr. Sarmidi Mangoensarkoro. Dan oleh Mentri R. Patah ditunjuk sebagai pengasuh perpustakaan Negara .Berkat ketekunan pengasuh Perpustakaan Negara yang lahir ditengah kancah Revolusi Fisik,semakin hari semakin berkembang . Menurut rencana semula Perpustakaan Negara RI , akan dijadikan Perpustakaan Induk , yang sesuai dengan nama dan kedudukanya di kota Yogyakarta. Dari sinilah akan dikembangkan berdirinya perpustakaan – perpustakaan diseluruh pelosok tanah air .

Pada tahun 1950 terjadi peleburan nama Republik Indonesia Serikat menjadi Negara Kesatuan Republik Indonesia . Dengan Ibu Kota yang sebelumnya di Yogyakarta kemudian di pindah ke Jakarta , dengan perubahan ini terjadi pula perubahan peran Perpustakaan Negara Republik Indonesia yang di rencanakan menjadi induk perpustakaan. Pada pertengahan tahun 1952 Perpustakaan Negara Republik Indonesia berganti nana menjadi Perpustakaan Negara Departemen P dan K Yogyakarta dan tetap mengalami perkembangan , kemudian pada tahun 17 Maret 1952 gedung perpustakaan dipindahkan ke Jl. Malioboro 175 yang merupakan bekas toko buku dan penerbitan “Kolf bunning” sampai sekarang. Tahun 1958 Bapak R. Patah pensiun , dan jabatan pimpinan di serahkan pada Bp. Djajoesman hingga tahun 1973. Di bawah pimpinan Bp. Djajoesman pada tahun 1958 Perpustakaan Negara Yogyakarta mulai menggunakan sistem klasifikasi DDC atas anjuran Perpustakaan pusat Kementrian PP dan K yang sebelumnya menggunakan sistem klasifikasi dan katalogus berupa buku ( sheaf catalog ).

Bapak Djajoesman pada tahun 1973 memasuki masa pensiun dan pimpinan Perpustakaan Negara dipegang oleh Bapak St Kostka Soegeng yang sebelmnya mengasuh Perpusatakaan Negara di Singaraja.Perpustakaan Negara di Yogyakarta mengalami beberapa perkembangan diantaranya yaitu pembangunan gedung ,peralatan perpustakaan tambahan jumlah staff ,meningkatkan pelayanan masyarakat pembinaan perpustakaan – perpustakaan lain , promosi serta bimbingan minat baca . Diadakan penataan – penataan Ilmu Perpustakaan Sekolah , bekerja sama dengan pustakawan se – Daerah Istimewa Yogyakarta.

Tanggal 18 Oktober 1976 Perpustakaan Negara meningkatkan pelayanan untuk anak – anak TK hingga SLTP , dengan membuka “ Taman Pustaka Kanak – kanak “. Perpustakaan Negara di Yogyakarta menerbitkan Bibliografi Daerah di Daerah Istimewa Yogyakarta dengan biaya dari Proyek pengembangan Perpustakaan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan . Khusus untuk media perpustakaan menerbitkan buletin “SANGKAKALA “ yang disebarluaskan pada masyarakat dengan ISSN adalah 012263609, penerbitan nomor 1 pada bulan Agustus 1975. Sebagai sarana promosi pada tanggal 21 September 1976 telah dibuat pula sebuah film cerita dengan judul” Peranan Perpustakaan Kepala Masyarakat “ dengan isi pokok pelayanan perpustakaan. Film ini menjadi alat penerangan yang efektif bagi masyarakat. Pada tahun 1978 nama perpustakaan Negara Yogyakarta diubah menjadi Perpustakaan Wilayah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta berdasarkan Surat Keputusan Mentri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 0199/o/1978 tanggal 23 Juli 1978. Berdasarkan Keputusan Gubernur Kepala Daerah Istimewa Yogyakarta tanggal 4 Juli 1981 No. 136/Hak/KPTS/1981, Kepala Perpustakaan wilayah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta diberi izin hak pakai Tanah Pemerintah Daerah Istimewa Yogyakarta, yang terletak di Badran Kecamatan Jetis

Kotamadya Yogyakarta. Disamping diterbitkanya Surat Keputusan Gubernur tersebu, diterima juga dana DIP 1980/1981 dan 1981/1982 yang dimanfaatkan sebagai dana pembangunan gedung, maka kemudian dibangunlah gedung Perpustakaan Wilayah seluas 15000 m2 dengan 2 (dua)lantai. Dan dibuka secara resmi pada tanggal 2 Februari 1984 oleh Ibu Prof. Dr. Haryati Soebadiyo, selaku Jendral Kebudayaan Debdikbud. Dengan demikian ,Perpustakaan Wilayah memiliki dua gedung yaitu Unit Malioboro dan Unit Badran , dan untuk selanjutnya dilakukan pembagian penempatan koleksi, untuk layanan koleksi Bahasa Sastra, Seni, Olah Raga, Koran, Majalah serta Yogyasiana ditempatkan di Unit Malioboro, kemudian untuk layanan koleksi Ilmiah ditempatkan di Unit Badran. Untuk meningkatkan pelayanan dan mengembangkan pelayanan perpustakaan kepada masyarakat secara luas,Perpustakaan Wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta telah mempersiapkan diri sebagai pusat Jaringan Informasi untuk Daerah Istimewa Yogyakarta dan Tingkat Nasional . Dan untuk perisapan tersebut telah mulai dilakukan komputerisasi data – data informasi yang relevan untuk diberdayakan kepada masyarakat secara luas.

Untuk meningkatkan sumber daya dokumentasi yang ada di Perpustakaan Wilayah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta maka diusahakan usaha micro film surat kabar/harian yang terbit sejak tahun 1845 sampai dengan tahun 1975 selain itu disediakan pula micro reader untuk membaca micro film yang mengungkapkan misteri peristiwa sejarah. Sebagai layanan yang selalu berusaha memenuhi kebutuhan masyarakat luas termasuk masyarakat dipelosok desa mulai tahun 1986 Perpustakaan Wilayah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta mengoprasikan Perustakaan Keliling yang meliputi desa – desa yang belum memiliki Perpustakaan Desa di Kabupaten – kabupaten di seluruh Wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta.

Jauh sebelum Perpustakaan Keliling beroprasi Perpustakaan telah melayani Layanan Paket Buku ke Perpustakaan Desa yang bermiat. Sedangkan dari segi koleksi selalu diusahakan penambahan – penambahan koleksi pustaka sepanjang tahun guna pelestarian dan pengambangan kebudayaan dan pengetahuan bangsa.

Selain kemajuan – kemajuan yang telah diraih dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya, proses regenersipun tetap mengiringi perjalanan hidup Perpustakaan Wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta . Tepatnya pada tanggal 11 Mei 1990 Kepada Perpustakaan Wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta, Bapak St. Kostka Soegeng memasuki massa pensiun. Pembinaan perpustakaan di Indonesia tampak pula dengan adanya proses regenerasi dalam lingkup Perpustakaan Wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta. Menurut Keputusan Persiden Nomor 11 tahun 1989, Perpustakaan Wilayah yang semula statusnya UPT dari Pusat Pembinaan Perpustakaan dibawah naugan Depdikbud berganti nama menjadi Perpustakaan Daerah yang ada di bawah naungan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia dan merupakan Lembaga Pemerintah Non-Departemen yang berada dibawah dan bertangging jawab kepada Persiden. Sebagai tindak lanjut dari Keputusan Presiden Nomor : 001/Org/9/1990 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Nasional. Berdasarkan Surat Keputusan tersebut memantapkan Perpustakaan Daerah baik secara Organisatoris maupun dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Sejalan dengan adanya perubahan status Perpustakaan Nasional dilaksanakan pelatihan Kepada Perpustakaan daerah se Indonesia, tepatnya pada tanggal 25 februari 1991. Terhitung mulai tanggal 1 April 1991 Perpusda Propinsi DIY dipimpin oleh Drs. Sungkowo Rahardjo, SH.

Perubahan yang terjadi di perpustakaan tidak lepas dari kondisi masyarakat dewasa ini yang semakin akrab dengan informasi. Untuk menyiasati kondisi yang

demikian ini, Perpusda Propinsi DIY berupaya membenahi diri,dengan meningatkan faktor pendukung secara fisik maupun non-fisik. Pada tahun 1991 dibangun gedung seluas 1000 m2 dengan struktur gedung 3 lantai. Sedangkan pada tahun berikutnya dilaksanakan perbaikan gedung lama sehingga fasilitas dan suasana indah Perpustakaan daerah kian meningkat.Sebagai faktor pendukung lainnya sesuai dengan adanya jenjang jabatan fungsional pustakawan , di Perpusda Propinsi DIY dibentuk kelompok kerja profesional. Yaitu Kelompok Pustakawan dan Pranata Komputer. Kelompok Pustakawan di sini adalah penyandang jenjang jabatan fungsional.Sedangkan Pranata Komputer bergerak dalam bidang komputerisasi perpustakaan. Kedua kelompok ini dalam oprasional sehari – harinya terkoordinasi pada setiap seksi.

Sejalan dengan perkembangan, Perpustakaan yang sebelumnya berstatus LPND dengan eselonering 3a kiranya perlu pembenahan. Maka pada tanggal 29 Desember 1997 keluarlah Kepres Nomor 50 tahun 1997 tentang Perpustakaan Nasional. Dalam Keputusan Presiden tersebut Perpustakaan Daerah berganti nama menjadi Perpustakan Nasional Propinsi dan eselonnya meningkat menjadi eselon 2a. Sejalan dengan perekembangan ini diharapkan langkah Perpustakaan Nasional Propinsi akan semakin mulus dan lancar dalam rangka pembinaan semua jenis perpustakaan. Sebagai tindak lanjut berlakunya Kepres Nomor 50 tahun 1997 dikeluarkan pula Keputusan Kepala Perpustakaan RI Nomor 44 tahun 1998 tanggal 28 Juli 1998 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Nasional RI dan keputusan tersebut segera ditindaklanjuti dengan Pelantikan Kepala Perpustakaan Nasional Propinsi DIY, Drs. Soetjipto kemudian diikuti dengan pelantikan Kepala Bagian dan Kepala Bidang di lingkungan Perpustakaan Nasional Propinsi DIY. Masa kepemimpinan Drs. Soetjipto telah membenahi

lay-out ruangan perpustakaan untuk kenyamanan Kerja dan Pelayanan Informasi. Selain itu dilaksanakan pula pelestarian bahan pustaka dalam bentuk fumigasi yaitu pengasapan bahan pustaka agar terhindar dari kutu buku.

Untuk lebih mengefektifkan roda kegiatan Perpustakaan Nasional yang semakin global menjelang millennium ke-3, pada hari Jumat, 4 Februari 2000, Kepala Perpustakaan Nasional Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta digantikan oleh Drs. H. Much. Wardi Setyabudi, MM yang tadinya adalah Kepala Perpustakaan Nasional Propinsi Jawa Tengah.

Dengan adanya otonomi daerah Perpustakaan Nasional Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta berubah nama menjadi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta dan merupakan Lembaga Teknis Daerah yang dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 4 Tahun 2001, sebagai gabungan Perpustakaan Nasional Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta dan Kantor Arsip Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, dan pada tahun 2004 berdasarkan Peraturan Daerah Perpustakaan Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 2 tahun 2004 tentang Pembentukan dan Organisasi Lembaga Teknis, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta berubah nama menjadi Badan Perpustakaan Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Untuk yang terakhir pada tahun 2008 berdasarkan Peraturan Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 7 tahun 2008 terhitung mulai tanggal 15 Agustus 2008 Badan Perpustakaan Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta berubah nama menjadi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, atau yang biasa disingkat dengan “BPAD”.

Terhitung mulai bulan Maret 2008 Drs. Saroha Sinaga memasuki purna tugas dan jabatan Kepala Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta digantikan oleh Drs. Ikmal Hafzi terhitung mulai tanggal 15 Maret 2008, sebelumnya Drs. Ikmal Hafzi menjabat sebagai Kepala Dinas Sosial.

Sebagai Kepala Badan yang baru, Drs. Ikmal Hafzi tetap berusaha mempertahankan apa yang sudah dirintis oleh Kepala Badan Sebelumnya dan meneruskan apa yang telah diprogramkan oleh kepala yang sebelumya yang dianggap sesuai selain itu juga membuat program – program baru yang dianggap perlu. Sebagai Kepala BPAD Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta yang baru, beliau memiliki konsep menggalakkan citra Yogyakarta sebagai Pusat Pendidikan, menggalakkan minat baca, serta memanfaatkan jaringan antar perpustakaan lintas perguruan tinggi serta lintas daerah dalam melayani public secara kolaboratif.

Seluruh gerak langkah Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta akan selalu berusaha mengikutiarus perkembangan yang terjadi di berbagai sektor kehidupan masyarakat, kemajuan-kemajuan dan perubahan yang terjadi di BPAD Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta berikutnya akan selalu tercatat dalam sejarah.

B.Visi, Misi a. Visi

Menjadi fasilitator dan motivator masyarakat dalam penguasaan informasi melalui Badan Pustaka.

b. Misi

1. Mewujudkan peningkatan pelayanan rumah tangga instansi dan kualitas SDM dalam mendukung tugas instansi.

pustaka bagi aparat pemerintah dan masyarakat.

3. Mewujudkan peningkatan pelaksanaan pelestarian dan pemanfaatan bahan pustaka.

C. Struktur Organisasi

BPAD Propinsi DIY dipimpin oleh seorang Kepala Badan yang membawahi Sekretariat, Kelompok Jabatan Fungsional, dan beberapa Kepala Bidang (Kabid).

Berdasarkan Peraturan daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta susunan Organisasi BPAD Propinsi DIY adalah sebagai berikut :

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta dipimpin oleh seorang Kepala Badan yang membawahi Sekretariat, Kelompok Jabatan Fungsional, dan beberapa Kepala Bidang (Kabid).

Berdasarkan Peraturan daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta susunan Organisasi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta adalah sebagai berikut :

1. Kepala Badan .

2. Sekretariat yang membawahi : a. Subbagian Program, Data dan TI b. Subbagian Keuangan

c. Subbagian Umum

3. Kelompok Jabatan Fungsional a. Pustakawan

b. Arsiparis

a. Subbidang Deposit dan Pengelolaan Bahan Pustaka b. Subbidang Pembinaan dan Pemberdayaan

5. Bidang Pelayanan dan Pelestarian Perpustakaan yang membawahi : a. Subbidang Pelayanan

b. Subbidang Pelestarian dan Kerjasama 6. Bidang Arsip Dinamis yang membawahi :

a. Subbidang Pengelolaan Arsip Dinamis b. Subbidang Penilaian dan Penyusutan 7. Bidang Arsip Statis yang membawai :

a. Subbidang Pengelolaan Arsip Setatis b. Subbidang Akuisisi dan Pelestarian 8. UPTLTD

D. Sumber Daya Manusia

Suatu lembaga dimanapun akan berjalan dengan lancar dalam melaksanakan tugas dan fungsinya apabila didukung oleh unsur – unsur utama pendukung kegiatan dan salah satu unsur utama suatu lembaga dalam menjalankan tugas dan fungsinya adalah dengan adanya staff atau sumber daya manusia khususnya yang trampil dan berkualitas . Adapun jumlah sumber daya manusia di BPAD Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta adalah sebagai berikut : 1. Jumlah Pegawai Berdasarkan Jabatan

Ditinjau dari jabatannya, pegawai Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Propinsi DIY dibagi menjadi tiga, yaitu : struktural, fungsional, dan staff. Jumlah pegawai tersebut dapat dilihat dalam tabel berikut ini :

Tabel 3.1

Jumlah Pegawai Berdasarkan Jabatan Status

Kepegawaian Laki-Laki Perempuan Jumlah

Struktural 8 9 17

Fungsional 13 12 24

Staff 88 48 135

Jumlah 109 69 176

Sumber : Data Statistik Kepegawaian Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi DIY Tahun 2008/2009.

2. Jumlah Pegawai Berdasarkan Golongan / Pangkat

Ditinjau dari golongan/pangkatnya, pegawai Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Propinsi DIY dibagi menjadi tigabelas, yaitu : IV/c, IV/b, IV/a, III/d, III/c, III/b, III/a, II/d, II/c, II/b, II/a, I/d, dan I/c. Jumlah pegawai tersebut dapat dilihat dalam tabel berikut ini :

Tabel 3.2

Jumlah Pegawai Berdasarkan Golongan/Pangkat Status

Kepegawaian Laki-Laki Perempuan Jumlah

IV/c 1 - 1

IV/b 3 1 4

IV/a 2 3 5

III/d 19 14 33

III/c 8 8 16

III/b 26 5 31

III/a 18 12 30

II/d 5 5 10

II/c 6 5 11

II/b 7 1 8

II/b 17 7 24

I/d 1 - 1

I/c 2 - 2

Jumlah 115 61 176

Sumber : Data Statistik Kepegawaian Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Propinsi DIY Tahun 2008/2009.

3. Jumlah Pegawai Berdasarkan Tingkat Pendidikan

Ditinjau dari pendidikan, pegawai Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Propinsi DIY dibagi menjadi tujuh, yaitu : S2, S1, DIII, DII, SLTA, SLTP, dan SD. Jumlah pegawai tersebut dapat dilihat dalam tabel berikut :

Tabel 3.3

Jumlah Pegawai Berdasarkan Tingkat Pendidikan

Pendidikan Laki-Laki Perempuan Jumlah

S2 2 2 4

S1 21 28 49

DIII 4 6 10

DII 1 2 3

D1 - 2 2

SLTA 60 30 90

SLTP 11 1 12

SD 6 - 6

Jumlah 105 71 176

Sumber : Rekapitulasi Jumlah CPNS Propinsi DIY Berdasarkan Jenis Kelamin Dan Pendidikan.

Instansi : Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Propinsi DIY Keadaan : Per Maret 2009.

E. Gedung Perpustakaan

Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya Perpustakaan Daerah Propinsi DIY didukung oleh gedung atau bangunan. Gedung atau bangunan yang dimiliki sampai bulan Desember 2006 dapat dilihat pada peta serta gambar lokasi berikut ini :

Gambar 3.2

Peta Lokasi BPAD Propinsi DIY

1. Gedung Unit Badran I

Jl. Tentara Rakyat Mataram No. 4 Yogyakarta.

Gambar 3.3 2. Gedung Unit Badran II.

Jl. Tentara Rakyat Mataram No. 29 Yogyakarta.

Gambar 3.4 3. Unit Jogja Library Center ( JLC )

Jl. Malioboro No. 175 Yogyakarta

Gambar 3.5 Foto BPAD Unit Jogja Library Center.

4. Unit Jogja Study Center ( JSC )

Jl. Faridan M. Noto No. 21 Kota Baru, Yogyakarta

Gambar 3.6 F. Sumber Dana

Di Lembaga, instansi, organisasi, atau badan – badan lain dimana pun berada masalah dana merupakan suatu masalah yang klasik. Jika pada suatu organisasi memiliki masalah, kendala dalam urusan dana pastilah seluruh kelancaran aktifitas dalam organisasi tersebut akan terhambat.

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta memperoleh sumber dana dari APBD dan APBN, kegunaan anggaran ini nantinya adalah sebagai pedoman kerja, alat pengkoordinasi kerja, serta alat pengawasan kerja, manfaat anggaran ini yang utama adalah diantaranya untuk menambah koleksi bahan pustaka.

Karena anggaran yang di sediakan sangat minim dalam mempergunkan anggaran ini harus sangat diperhitungkan secermat – cermatnya sehingga anggaran yang dikeluarkan sangatlah betul – betul menunjang kegiatan dan sekaligus bermanfaat bagi perpustakaan.

G. Sarana dan Prasarana

Unsur lain yang tidak kalah penting dalam menunjang semua aktifitas di adalah sarana dan prasarana. Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi DIY merupakan unit yang melayani berbagai lapisan masyarakat, mulai dari kelas bawah, menengah dan atas. Mulai dari anak-anak, pelajar, mahasiswa, pegawai, karyawan, guru, juru masak, peneliti, dosen, dll. Perpustakaan ini berusaha untuk menyediakan berbagai macam sarana serta fasilitas lain yang diharapkan bisa bermanfaat bagi pengguna maupun staff perpustakaan sendiri. Sarana serta fasilitas yang ada pada Badan Perpustakaan Dan arsip Daerah Popinsi DIY adalah sebagai berikut :

1. Warintek

Warintek (warung informasi dan teknologi) yaitu tempat yang dilengkapi beberapa perangkat komputer untuk mengakses internet dan tempat pemutaran informasi dalam bentuk CD. Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi DIY No. 9 th. 2005 pengguna layanan internet akan dikenakan biaya Rp. 1000,- per jam.

2. Kartu Katalog

Kartu katalog merupakan sarana penelusuran informasi atau koleksi, dalam bentuk kartu yang dapat memudahkan pemakai perpustakaan menemukan kembalikoleksi yang diinginkan. Kartu katalog ini diletakkan pada kotak katalog yang telah dikelompokkan menurut subyek, nama pengarang dan judul buku yang disusun secara alfabetis.

3. 2 Perangkat komputer untuk penelusuran

Merupakan perangkat komputer berisikan program SIPISIS yang dapat digunakan pemakai perpustakaan untuk menelusur berbagai informasi

mengenai koleksi yang ingin dicari. Informasi ini berupa lokasi buku, nomor klasifikasi, nama pengarang, dan subyek buku.

4. Pelayanan Pendaftaran Anggota

Pengguna yang ingin menjadi anggota perpustakaan bisa mendaftarkan diri pada pelayanan pendaftaran anggota yang masuk pada bagian sirkulasi dengan membayar Rp. 2000,- untuk bisa mendapatkan kartu anggota. Setelah itu pendaftar harus mengisi daftar isian yang terdapat pada kartu tersebut dan mendapatkan cap instansi tempat bekerja bagi pegawai, cap dekan bagi mahasiswa, dan cap dari kelurahan bagi masyarakat umum.

5. Ruang Baca

Perpustakaan mempunyai ruang baca yang cukup luas, terdiri dari meja dan kursi baca. Setiap bagian koleksi mempunyai ruang baca tersendiri baik referensi, sirkulasi, maupun koleksi langka.

6. Koleksi dan Rak Koleksi

Koleksi yang ada pada BPAD Propinsi DIY cukup bervariasi. Berbagai macam subyek dan judul buku dalam berbagai bidang ada disini. Koleksi disusun dalam susunan yang rapi di rak dikelompokkan sesuai nomor klasifikasinya.

7. Loker Penyimpanan Barang

Loker ini disediakan bagi pengunjung yang ingin masuk ke ruang koleksi perpustakaan. pengunjung yang membawa tas dan jaket dipersilakan untuk menyimpan barang bawaannya ke dalam loker kecuali untuk keamanan barang-barang berharga boleh dibawa masuk. Loker ini dilengkapi dengan kunci yang bisa dibawa oleh pengguna sendiri sehingga pengguna akan merasa aman menyimpan barang di dalam loker.

8. Layanan foto Kopi

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi DIY memberikan layanan foto kopi koleksi buku umum dengan memesan kepada staf pelayanan foto kopi. Pengguna diperkenankan menggandakan beberapa lembar isi buku. pengguna yang memesan untuk menggandakan koleksi tersebut dikenakan biaya Rp. 150., per lembarnya. Pengguna boleh mengambil hasil foto kopi pada hari yang dijanjikan oleh stafnya.

9. Papan Pengumuman

Papan pengumuman ini memuat informasi-informasi penting mengenai pengumuman-pengumuman. Antara lain : lowongan pekerjaan, lomba-lomba karya ilmiah, seminar, serta informasi lainnya yang berguna bagi masyarakat. 10. Tempat Parkir Yang Luas

Tempat parkir ini membantu pengguna dalam pengamanan kendaraan, sehingga pengguna dapat leluasa membaca buku di dalam ruang perpustakaan dalam waktu yang lama sekalipun, tanpa harus mengkhawatirkan kendaraan mereka.

H. Koleksi

Jumlah koleksi yang dimiliki BPAD Propinsi DIY sampai dengan bulan Desember 2008 adalah berjumlah 147. 939 judul, 325. 560 eksemplar. Adapun koleksi bahan pustaka yang dimiliki diantaranya adalah :

1. Buku – buku umum yang meliputi : a. Buku – buku fiksi

b. Buku – buku non – fiksi, baik dalam Bahasa Indonesia maupun Bahasa Asing yang meliputi berbagai disiplin ilmu .

3. Terbitan Berkala 4. Koleksi Langka 5. Peta

6. Skripsi

Berikut ini adalah daftar jumlah koleksi yang dimiliki Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta sampai dengan bulan Desembaer 2008 :

1. Koleksi menurut golongan DDC :

Tabel 3.4

Koleksi menurut golongan DDC

No. Golongan DDC Jumlah

Judul

Jumlah Eksemplar

1. 000 ( Karya Umum ) 10. 818 22. 609

2. 100 ( Filsafat ) 5. 824 11. 508

3. 200 ( Agama ) 8. 724 20. 663

4. 300 ( Ilmu Sosial ) 45. 237 102. 448

5. 400 ( Ilmu Bahasa ) 6. 053 12. 074

6. 500 (Ilmu Murni ) 6. 820 13. 182

7. 600 ( Ilmu Terapan & Teknologi ) 23. 238 47. 947 8. 700 ( Kesenian dan Olah Raga ) 6. 112 12. 953

9. 800 ( Kesusastraan ) 8. 070 17. 372

10. 900 ( Sejarah, Geografi, Riwayat Hidup ) 7. 695 14. 108

Koleksi menurut jenis buku

Tabel 3.5

Koleksi menurut jenis buku

No. Jenis Koleksi Jumlah

Judul

Jumlah Eksemplar

1. Non Fiksi 82. 450 162. 899

2. Referensi 9. 685 24. 993

3. Fiksi 6. 087 12. 108

4. Deposit 17. 010 21. 101

5. Yogyasiana 967 1. 437

6. AV Hasil Perda 12 th 2005 10 20

7. Kanak – kanak 13. 170 30. 732

8. UT 1. 821 3. 652

.9 Buku Langka 2. 916 4. 369

10. Majalah Langka 13 90

11. Buku Lama 2. 582 7. 813

12. Buku Karantina 1,200 3. 522

13. Majalah 1. 261 -

14. Surat Kabar 137 -

15. AV 765 -

16. Peta 88 176

17. Skripsi 1. 231 1. 249

18. Non Buku 55 110

19. Koleksi Perpustakaan Keliling 1. 229 5. 645 Sumber : Subbid. Deposit dan Pengelolaan BP

a. Layanan yang Tersedia di BPAD Propinsi DIY Diantaranya adalah :

1. Layanan di Unit Badran I ( Jl. Tentara Rakyat Mataram No. 4 Yogyakarta ) diantaranya adalah :

a. Layanan Keanggotaan

Adapun Sayarat – syarat untuk mendaftar menjadi anggota di Unit Badran I adalah sebagai berikut :

1. Mengisi formulir di Unit Badran I

2. Untuk Pelajar SLTA atas tanggungan Kepala Sekolah 3. Untuk Mahasiswa atas tanggungan Dekan

4. Untuk Karyawan ats tanggungan Pemimpin Instansi/ Kantor 5. Untuk Umum atas tanggungan Lurah ( dengan bukti KTP ) 6. Menyerahkan 3 ( tiga ) Buah pas foto ukuran 3 x 3 cm 7. Biaya pendaftaran Rp. 2000,- ( dua ribu rupiah ). b. Layanan Sirkulasi

Sirkulasi meliputi : peminjaman, pengembalian, penagihan, pemberian sangsi, bebas pustaka, statistik sirkulasi, pendaftaran anggota. Macam bahan pustaka yang disirkulasikan terdiri dari buku – buku teks, buku – buku untuk pengembangan ilmu.

c. Layanan Bimbingan Pembaca

Layanan ini merupakan layanan bagi pemakai pemula yang ingin mengetahui lebih banyak tentang perpustakaan dan cara – cara memanfaatkan fasilitas yang ada diperpustakaan .

d. Layanan Referensi

Layanan referensi adalah suatu kegiatan pelayanan untuk membantu pemakai perpustakaan menemukan informasi dengan cara menjawab pertanyaan dengan menggunakan koleksi referensi , serta memberikan bimbingan untuk menemukan , memakai koleksi referensi.

Koleksi referensi diantaranya terdiri atas : 1. Kamus

2. Ensiklopedi 3. Direktori 4. Almanak 5. Buku Tahunan

6. Buku Pegangan/Anuual 7. Bibliografi

8. Indeks 9. Abstrak

10. Sumber Biografi 11. Sumber Geografi 12. Laporan Penelitian 13. Lembaran Negara 14. Brosur

15. Perundang – undangan 16. Peraturan Pemerintah dll

e. Layanan Koleksi Langka f. Layanan Perpustakaan Keliling.

Perpustakaan keliling memiliki tujuan untuk : Memperluas layanan perpustakaan sampai kepada masyarakat di derah – derah dan tempat – tempat yang tidak dapat dijangkau oleh pelayanan perpustakaan menetap, Melayani masyarakat yang oleh kondisi dan situasi tertentu tidak dapat datang atau mencapai perpustakaan menetap, Memasyarakatkan perpustakaan dan meningkatkan minat baca. Perpustakaan keliling BPAD Propinsi DIY dengan 5 unit mobil keliling siap melayani masyarakat di lima derah tingkat II yaitu :

1. Kabupaten Bantul

2. Kabupaten Gunung Kidul 3. Kabupaten Kulon Progo 4. Kabupaten Sleman 5. Kodya Yogyakarta

Layanan Perpustakaan Keliling dengan sepeda motor dilaksanakan di Kota Yogyakarta.

Layanan Paket buku dilaksanakan di Kabupaten Kota apabila ada permintaan dari yayasan atau lembaga sosial yang mempunyai unit perpustakaan

g. Layanan Bebas Pustaka. h. Layanan Deposit

i. Layanan Ruang Baca ( meja dan kursi tempat baca ) j. Layanan internet/ Warintek ( warung informasi teknologi ) k. Layanan Surat Kabar

2. Layanan di Unit Badran II (Jl. Tentara Rakyat Mataram No. 29 Yogyakarta) diantaranya adalah :

3. Layanan Sirkulasi a. Layanan Ruang Baca

b. Layanan Bimbingan pembaca c. Layanan Surat Kabar

d. Layanan Referensi e. Layanan Skripsi

4. Layanan di Unit Jogja Library Center ( Jl. Malioboro No. 175 Yogyakarta ) diantaranya adalah :

1. Layanan Ruang baca 2. Layanan Ruang Diskusi

3. Layanan Surat Kabar dan Majalah 4. Layanan Koleksi Nusantara

5. Layanan Internet ( dalam tahap pemasangan ) 6. Layanan Audio Visual

5. Layanan di Unit Jogja Study Center ( Jl. Faridan M. Noto No. 21 Kotabaru, Yogyakarta ) diantaranya adalah :

1. Layanan Pendaftaran Anggota Anak – anak

Adapun syarat – syarat pendaftaran anggota di Jogja Library Centar ( Perpustakaan anak – anak ) adalah sebagai berikut :

a. Mengisi formulir di JSC ( Jl. Faridan M . Noto No. 21 Kotabaru Yogyakarta )

b. Pelajar SD, SLTP, atas tanggungan Kepala Sekolah c. Menyerahkan 2 ( dua ) buah pas foto ukuran 3 x 3 cm

2. Layanan Perpustakaan Kanak – kanak 3. Layanan Ruang Baca

4. Layanan Diskusi 5. Layanan Internet 6. Layanan Surat Kabar

7. Layanan Ruang Seni dan Budaya 8. Layanan Sanggar Lukis

9. Layanan Aula b. Tata Tertib Perpustakaan

1. Tata Tertib Memasuki Perpustakaan.

Adapun tata tertib memasuki perpustakaan adalah sebagai berikut :

a. Pengunjung mengisi buku tamu, sopan dan menjaga ketenangan. Saling menghormati sesama pengunjung, dan petugas perpustakaan

b. Disediakan loker untuk penitipan barang .

c. Tidak boleh membawa tas, map, buku tulis, koran, majalah, dan sejenisnya. Hanya diperkenankan membawa Kertas Catatan

d. Tidak boleh meakai topi , peci, jaket, sandal jepit, switer, celana pendek ( kecuali anak – anak ).

e. Berpakaian rapi dan sopan. Baju, kaos, hem segala model harus dimasukan kecuali PSH/safari.

J. Waktu Layanan

Tabel 3.6

Jam Pelayanan Badan Perputakaan Dan Arsip Daerah Propinsi DIY Hari Unit

Badran I

Unit Badran II

Unit JLC

( Malioboro )

Unit JSC Senin-

Kamis 08.00-21.00 08.00-14.00 08.00-14.00 08.00-17.00

Jum’at

08.00-11.00 13.30-21.00

08.00-11.00 08.00-11.00 08.00-11.00 13.30-17.00

Sabtu 08.00-16.30 08.00-12.30 08.00-12.30 08.00-16.30 Sumber data : BPAD Propinsi DIY, 2009

Unit Badran I ( Jl.Tentara Rakyat Mataram No. 4 Yogyakarta ) pelayanan sirkulasi dan ruang baca Senin-Jumat sampai pukul 21.00 WIB.

BAB IV

PEMBAHASAN MASALAH

PELAYANAN SIRKULASI DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN

ARSIP DAERAH PROPINSI DIY ( UNIT BADRAN I )

Pelayanan sirkulasi merupakan salah satu unit layanan yang menjadi bagian pokok dari Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Propinsi DIY. Pada layanan ini sebagian besar koleksinya terdiri dari semua jenis subyek, kecuali pada jenis subyek ilmu bahasa, kesusastraan, dan kesenian. Sebagian besar koleksinya dalah pada subyek ilmu sosial, disamping itumasih terdapat banyak koleksi pada subyek ilmu-ilmu yang lain, yang dapat dipakai sebagai sarana sumber bacaan dan informasi serta sebagai penunjang proses pembelajaran.

Berhasil tidaknya pelayanan perpustakaan antara lain dapat dilihat dari jumlah buku yang disirkulasikan dari waktu ke waktu. Walaupun memiliki koleksi bahan pustaka yang banyak, bahan serta harganya mahal, tetapi kalau tidak ada yang meminjam, hal ini bisa dikatakan bahwa kegiatan sirkulasi atau pemanfaatan belum dapat berhasil. Tetapi sebaliknya jika kegiatan yang dilakukan oleh bagian sirkulasi lancar dan aktif, maka perpustakaan tersebut boleh dikatakan baik. Semua itu tidak ada artinya tanpa pembaca yang baik, pembaca yang baik adalah pembaca yang selalu memanfaatkan buku, baik dibaca di perpustakaan maupun dipinjam.

Pelayanan sirkulasi sering juga disebut dengan pelayanan peminjaman dan pengembalian pustaka. Dalam pelaksanaannya kegiatan pelayanan sirkulasi pada Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Propinsi DIY kadang berfungsi sebagai humas pada perpustakaan, karena pengunjung perpustakaan lebih dahulu berkomunikasi tentang jasa yang diberikan melalui bagian ini.

A. Analisa Masalah 1. Sistem Pelayanan

Sistem pelayanan yang digunakan pada berbagai jenis layanan yang ada di Badan Perpustakaan Propinsi DIY berbeda-beda. Untuk jenis buku yang ada pada layanan sirkulasi cara penyajiannya menggunakan sistem pelayanan terbuka (open access service), yaitu pengunjung dan pemakai dapat secara langsung menemukan buku dan media bukan buku pada lokasinya. Melihat serta mengambil sendiri bahan pustaka, atau peralatan yang diperlukan dari rak buku.

Sistem tata kerja pada layanan sirkulasi di Badan Perpustakaan Daerah Propinsi DIY, menggunakan sistem terbuka :

a. Anggota perpustakaan atau pemakai yang akan meminjam buku diperbolehkan masuk ke tempat koleksi dimana buku-buku disimpan pada rak-rak, untuk mencari dan memilih buku yang diminati.

b. Petugas perpustakaan membiarkan hal tersebut berlangsung, karena cara pelayanan peminjamannya memang menggunakan system terbuka (Open Access), dimana anggota perpustakaan bebas masuk keluar ruangan tempat koleksi disimpan pada rak-rak.

c. Anggota perpustakaan yang telah menemukan buku yang dikehendaki kemudian mengambilnya sendiri dan menyerahkannya kepada petugas perpustakaan untuk diproses peminjamannya.

Seperti kita ketahui setiap sistem tentu saja memiliki kelemahan, begitu pula kelemahan pada sistem pelayanan terbuka. Kelemahan ini juga mempengaruhi kualitas pelayanan, kelemahan itu antara lain frekuensi kerusakan buku lebih besar, buku-buku di rak acak-acakkan, terkadang buku sering dipindah-pindahkan letaknya oleh pengguna (disembunyikan dulu

sebelum dipinjam), resiko kehilangan cukup signifikan. (Berdasarkan wawancara, Bapak Eko Nugroho, Mei : 2009).

2. Pengelolaan koleksi pada layanan sirkulasi

Pengelolaan koleksi pada layanan sirkulasi meliputi : a. Pengadaan

Pengadaan bahan pustaka diperoleh dengan cara :

a. Membeli hal ini dilakukan dengan beberapa cara yaitu membeli ke penerbit, membeli di toko buku, dan memesan kepada toko buku atau penyalur, atau bisa juga langsung kepada penerbit.

b. Hadiah atau sumbangan, biasanya di dapatkan dari lembaga-lembaga pemerintah atau lembaga-lembaga swasta.

c. Tukar-menukar

Pengadaan dengan cara pembelian ini secara konsisten dilakukan 3 kali dalam 1 tahun.

b. Inventaris

Berupa pendataan koleksi dan merupakan salah satu kegiatan dalam aspek pengembangan koleksi di perpustakaan. Bagian sirkulasi melakukan inventarisasi dengan tujuan untuk mengetahui jumlah koleksi, tanpa harus melakukan penghitungan koleksi di rak. Melainkan cukup dengan daftar inventaris tersebut. dalam inventaris dituliskan tentang nomor klas, judul, pengarang, tahun, serta jumlah buku yang ada. Hal ini juga dilakukan untuk menginventarisasi bahan-bahan pustaka yang harus dimiliki perpustakaan pada pengadaan selanjutnya.

c. Klasifikasi

Klasifikasi dipakai sebagai pedoman penyusunan pustaka di rak berdasarkan urutan nomor klasnya. Dalam pengklasifikasian Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Propinsi DIY sudah menggunakan pedoman Dewey Decimal Classification. Yang berarti koleksi bahan pustaka di rak disusun berdasarkan subyeknya. Jumlah koleksi yang telah masuk dalam daftar katalog dan dikelompokkan berdasarkan kelas dan subjeknya yang ada pada Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Propinsi DIY, sampai bulan Desember 2008 adalah sebagai berikut :

Tabel 4.3

Koleksi menurut golongan DDC

No. Golongan DDC Jumlah

Judul

Jumlah Eksemplar

1. 000 ( Karya Umum ) 10. 818 22. 609

2. 100 ( Filsafat ) 5. 824 11. 508

3. 200 ( Agama ) 8. 724 20. 663

4. 300 ( Ilmu Sosial ) 45. 237 102. 448

5. 500 (Ilmu Murni ) 6. 820 13. 182

6. 600 ( Ilmu Terapan & Teknologi ) 23. 238 47. 947 7. 900 ( Sejarah, Geografi, Riwayat Hidup ) 7. 695 14. 108

Jumlah 108.356 232.465

Sumber : Subbid. Deposit dan Pengelolaan BP

d. Katalog

Pengkatalogan koleksi pada layanan sirkulasi memakai 2 jenis katalog, yaitu katalog kartu dan catalog OPAC (Online Public Access Catalog).

Katalog kartu ini menggunakan katru berukuran 3x5 inchi atau 7,5 x 12,5 cm. Yang didalamya terdapat keterangan judul, pengarang, dan penerbit. Dan hanya mencantumkan tentang bentuk deskripsi buku sesuai dengan jenis katalog, sedangkan pada katalog OPAC tertera secara menyeluruh koleksinya, berikut statusnya apakah dalam pinjaman atau ada di rak nya. Katalog OPAC ini menggunakan aplikasi jaringan komputer secara online. Sehingga penelusuran informasi tentang buku dapat di akses melalui internet. Dengan memanfaatkan program sipisis dan JLA ( Jogja Libtrary For All ) program baruyang sedang dikembangkan.

e. Penyajian koleksi pada layanan sirkulasi

Pustaka yang telah selesai diproses ditempatkan pada rak untuk disajikan kepada pemakai. Setiap buku memiliki call numbe. Label yang ditulis pada koleksi layasnan sirkulasi berupa no.klas, inisial pengarang, inisial judul buku, dan copy atau eksemplar ke berapa.

Contoh Label Pada Koleksi Layanan Sirkulasi BADAN PERPUSTAKAAN DAN

ARSIP DAERAH PROPINSI DIY

T

025.5

MAR

p

(1)

Koleksi Pustaka Pada Layanan Sirkulasi

No. Clas 3 huruf inisial nama pengarang

Jumlah Copy Inisial judul

f. Pemeliharaan atau perawatan koleksi

semua koleksi memerlukan perawatan, terlebih koleksi pada layanan sirkulasi. Yang tiap harinya selalu dimanfaatkan oleh pengguna, mempunyai resiko kerusakan yang tinggi pula. Sehingga memerlukan perawatan secara teratur dan rutin. Langkah-langkah yang di ambil oleh perpustakaan dalam merawat koleksi pada layanan sirkulasi adalah : 1. Langkah penyelamatan

Menyelamatkan koleksi dari hal-hal yang menimbulkan kerusakan bahan pustaka. Adapun kegiatan yang dilakukan :

a. Fumigasi

dilakukan penyemprotan diruang koleksi dengan bahan kimia pada bahan pustaka agar tidak cepat rapuh.

b. Penjilidan

menghimpun atau menggabungkan lembaran-lembaran yang telah lepas menjadi satu dan dilindungi dengan sampul atau cover, yang terdiri dari isi, lembar pelindung, dan sampul.

g. Penyusunan Koleksi Pada Rak

Penyusunan koleksi pada layanan sirkulasi di Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Propinsi DIY disusun menurut nomor panggil buku, dari yang paling kecil ke nomor yang paling besar. Serta didasarkan pada jenis koleksi, misalnya pada subyek agama, maka semua kolksi tentang agama dijadikan satu. Sehingga diharapkan dapat memudahkan untuk pencarian.

B. Jenis-jenis kegiatan pada pelayanan sirkulasi 1. Pendaftaran Anggota

Keanggotaan perpustakaan terbuka untuk umum dan berlaku selama 1 tahun. Bagi siapa saja yang berminat akan menggunakan fasilitas perpustakaan, pada umumnya diwajibkan lebih dahulu mendaftarkan diri untuk menjadi anggota perpustakaan. Setelah memenuhi syarat dan terdaftar sebagai anggota perpustakaan, barulah kemudian bisa menggunakan fasilitas-fasilitas yang ada di perpustakaan, antara lain fasilitas-fasilitas meminjam buku. Berikut ini adalah syarat-syarat menjadi anggota perpustakaan :

1. Biaya pendaftaran anggota Rp. 2000,- 2. Mengisi Formulir, dengan ketentuan :

· Apabila anggota mempunyai status sebagai Pelajar SD, SLTP, SLTA, atau mahasiswa maka status keanggotaan atas tanggungan Kepala Sekolah / Dekan fakultas.

· Apabila anggota mempunyai status sebagai karyawan, maka status keanggotan atas tanggungan Pimpinan Instansi

· Apabila Masyarakat Umum, maka status keanggotaannya atas tanggungn Lurah / Kepala Desa

3. Menyerahkan 3 buah pasfoto hitam putih Uk. 3 x 3 cm. 2. Layanan Bebas Pustaka

Untuk menjaga keutuhan koleksi secara keseluruhan, maka tiap anggota yang telah habis masa keanggotaannya atau untuk keperluan lain, di perlukan surat keterangan bebas pinjam. Terutama bagi para mahasiswa yng akan mengikuti wisuda, surat ini menjadi salah satu persyaratan. Kebanyakan dari PTN dan PTS yang ada d Yogyakarta mewajibkan untuk terlebih dahulu minta

surat bebas pinjam buku di Badan Perpustakaan Dan arsip Daerah agar setelah keluar dari tempat pendididkan tidak mempunyai pinjaman buku. bentuk kegiatan ini adalah termasuk bentuk kerjasama Badan Perpustakan Dan Arsip Daerah Propinsi DIY dengan PTN dan PTS yang ada di Yogyakarta.

Ketentuan – ketentuan mencari Keterangan Bebas Pustaka yaitu :

1. Menunjukan kartu identitas, untuk mahasiswa menunjukan KTM, untuk pelajar menunjukan Kartu Pelajar, untuk umum menunjukan KTP.

2. Menyerahkan Kartu Anggota bagi yang terdaftar sebagi anggota. 3. Mengisi formulir Keterangan Bebas Pustaka.

4. Membayar Biaya administrasi sesuai ketentuan yang ditetapkan. 3. Automasi Anggota

Automasi anggota disini adalah kegiatan entry data atau memasukkan data diri anggota ke dalam komputer yang mendaftarkan sebagai anggota perpustakan, sesuai dengan yang telah ditulis pada lembar formulir pendaftaran.

4. Peminjaman

Setelah peminat terdaftar menjadi anggota perpustakaan, kepadanya diberikan tanda keanggotaan, berupa kartu anggota perpustakaan. sewaktu-waktu akan masuk ke perpustakaan ataupun terutama akan meminjam buku, kartu tersebut harus ditunjukkan kepada petugas perpustakaan.

Keanggotaan perpustakaan terbuka untuk umum, dengan masa keanggotaan 1 tahun menurut tahun ajaran. Blanko kartu anggota perpustakaan dipergunakan juga sebagai kartu pinjaman buku. Apabila ada anggota perpustakan yang mengadakan pinjaman buku kartu anggotanya ditinggal di Perpustakaan, dijepit dengan kartu buku yang dipinjamnya

kemudian disimpan di kotak buku-buku yang sedang dalam pinjaman. Menurut peraturan perpustakaan daerah Propinsi DIY setiap anggota memiliki dua kartu yang masing-masing kartu dapat digunakan untuk meminjam satu buku. Tata kerja pelayanan peminjaman di Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Propinsi DIY adalah sebagai berikut :

a. Anggota yang akan meminjam koleksi, langsung masuk ke tempat penyimpanan buku-buku pada rak-rak, untuk memilih atau mencari buku yang dikehendaki.

b. Anggota perpustakaan yang telah menemukan buku yang dikehendaki kemudian menyerahkannya pada petugas disertai kartu anggotanya untuk diproses.

c. Petugas perpustakaan mengambil kartu pinjaman buku kemudian mengecapnya sesuai tanggal pengembalian buku, kemudian kartu tadi diselipkan pada kartu anggota perpustakaan. 1 kartu anggota untuk 1 buku pinjaman.

d. Petugas menyimpan kartu pinjaman buku pada kotak penyimpanan, kemudian di susun menurut call number nya.

e. Setelah jam buka pelayanan berakhir petugas melakukan inventarisasi databuku yang dipinjam anggota pada hari itu.

Gambar 4.1

Kartu Anggota Perpustakaan

Sumber : Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Propinsi DIY.

Blanko kartu anggota perpustakaan tersebut dibuat dalam ukuran 8 cm x 10 cm. 5. Pengembalian

Pelayanan pengembalian buku di perpustakaan merupakan kelanjutan dari pelayanan peminjaman buku. Setelah batas waktu pinjam bukunya habis, maka sebagai anggota perpustakaan yang baik, wajib mengembalikan buku yang dipinjamnya kepada petugas perpustakaan. Tata kerja pelayanan pengembalian di Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Propinsi DIY adalah sebagai berikut :

a. Peminjam mengembalikan buku yang telah dipinjamnya kepada petugas perpustakaan di bagian pelayanan pengembalian.

b. Menerima pengembalian buku yang telah dipinjam anggota perpustakaan untuk selanjutnya diprosesnya.

c. Apabila ada keterlambatan maka peminjam dikenakan denda Rp. 100,- per hari dikalikan jumlah hari keterlambatan.

d. Mencari didalam kotak kartu untuk menyimpan kartu pinjaman buku dan kemudian menyerahkan kembali kartu anggota perpustakaan yang sudah selesai digunakan kepada anggota yang meminjam tadi.

e. Menempatkan kembali kartu buku dalam kantong kartu buku dari buku yang baru saja dikembalikan oleh peminjamnya.

f. Menyimpan kembali kartu pinjaman apabila peminjam melakukan perpanjangan.

g. Menyimpan kembali buku yang telah dipinjam pada rak sesuai pada susunan atau urutan sebelumnya.

Gambar 4.2

Blanko kartu pinjaman buku

6. Penagihan Keterlambatan Pengembalian Buku

Dari sekian banyak anggota perpustakaan Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Propinsi DIY, tentu ada beberapa yang tidak selalu taat pada ketentuan-ketentuan yang berlaku pada perpustakaan. salah stunya adalah tepat waktu dalam mengembalikan buku. Maka untuk menghindari terjadinya pelanggaran terhadap batas waktu peminjaman buku, yang mengakibatkan terlambat pengembaliannya, BPAD Propinsi DIY perlu melakukan penagihan. Sistem penagihan dilakukan apabila peminjam belum mengembalikan buku dalam jangka waktu maksimal 2 minggu sampai 1 bulan, dengan ketentuan memberikan surat tagihan ditujukan kepada peminjam. Apabila peminjam seorang mahasiswa atau pelajar maka penagihan pertama di alamatkan ke tempat tinggalnya, tetapi bila tidak ada respon, baru kemudian penagihan di alamatkan ke Sekolah atau Universitas tempatnya belajar. Masing-masing dilakukan dua kali.

C. Pemakai layanan

Pengunjung, anggota dan pemakai perpustakaan adalah sasaran utama dan pemakai yang lain menjadi salah satu kunci keberhasilan perpustakaan. Penulis dalam melakukan penelitian menemukan adanya korelasi negatif dalam pemanfaatan koleksi buku umum pada pelayanan sirkulasi antara tahun 2007 sampai tahun 2008. Hal ini disebabkan karena ada penurunan tingkat pengunjung atau pemakai perpustakaan, tingkat penurunan ini ditunjukkan dengan adanya data statistik pengunjung berikut ini :

Tabel 4.1 Statistik pengunjung

STATISTIK PENGUNJUNG BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH

PROPINSI DIY TAHUN 2008

NO BULAN TAHUN 2007 TAHUN 2008

1 JANUARI 10902 8330

2 FEBRUARI 10611 8673

3 MARET 10460 8051

4 APRIL 9204 7973

5 MEI 10318 7982

6 JUNI 9868 8227

7 JULI 8613 10051

8 AGUSTUS 8574 9357

9 SEPTEMBER 9466 6341

10 OKTOBER 8984 7410

11 NOVEMBER 9586 8712

12 DESEMBER 9873 9996

JUMLAH 116459 101103

Kemudian untuk lebih jelas lagi dapat diperlihatkan dari adanya grafik sebagai berikut terjadi angka penurunan antara tahun 2007 ke tahun 2008 ;

Grafik 4.1 Statistik Pengunjung

Dari data statistik profil pengunjung perpustakaan di atas, bisa diketahui bahwa dari tahun 2007 sampai tahun 2008 pengunjung perpustakaan Daerah Propinsi DIY mengalami penurunan dari angka 116.459 orang menjadi 101.103 orang. Dengan angka prosentase penurunan mencapai 0,9 % pada pelayanan sirkulasi.

Tabel 4.2

Statistik Pemanfaatan Perpustakaan

Pelayanan Sirkulasi Tahun 2007 Tahun 2008 % Pengunjung 116459 orang 101103 orang

0,868142436 Anggota Baru 2985 orang 2586 orang

0,866331658

Peminjam 23599 orang 22732 orang

0,963261155 Buku yang Dipinjam 45354 eks 45025 eks

0,992745954 Buku Yang Dibaca 281458 eks 274475 eks

0,975189904 Sumber ; Data Statistik Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Propinsi DIY Tahun

2007-2008.

Grafik 4.2

Statistik Pemanfaatan Perpustakaan

Dari statistik tahunan serta grafik di atas dapat diketahui bahwa pengunjung perpustakaan yang memanfaatkan koleksinya ternyata mengalami

penurunan pada jenis layanan sirkulasi, mulai dari pendaftaran anggota, bulu yang dibaca, peminjam, maupun buku yang dipinjam.

D. Kendala-kendala yang dihadapi

Setiap upaya tentu bukan tanpa masalah. Jika kita menganalisis, maka ada beberapa tantangan yang akan dihadapi dalam rangka upaya menjadikan perpustakaan sebagai pusat sumber belajar, khususnya sumber informasi di masyarakat. Kendala-kendala tersebut antara lain, yaitu :

1. Kendala Dari Pengguna Perpustakaan

a. Minat masyarakat terhadap perpustakaan relatif rendah.

b. Persepsi masyarakat yang keliru dan tidak lengkap terhadap perpustakaan. c. Respon dan perhatian masyarakat yang relatif rendah.

d . Tingkat kesibukan atau waktu yang terbatas.

e. Kemajuan teknologi lebih menarik perhatian daripada harus datang ke perpustakaan.

2. Kendala Dari Perpustakaan

1. Sistem pelayanan peminjaman dan pengembalian yang belum maksimal, yaitu masih menggunakan sistem manual, sehingga membuat keakuratan berbagai data yang menyangkut peminjaman maupun pengembalian tidak akurat.

2. Peringatan dan penagihan yang kurang tegas oleh petugas yang berwenang menangani pada peminjam yang terlambat mengembalikan buku, menyebabkan koleksi buku banyak yang hilang.

DAFTAR PUSTAKA

Basuki, Sulistyo. 1999. “ Pengantar Ilmu Perpustakaan” . Jakarta : Universitas Terbuka.

Lasa Hs. 1995. “ Jenis-Jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan : sirkulasi referensi” . Yogyakarta : Gadjah Mada University Press.

Lasa Hs. 2007. “ Manajemen Perpustakaan Sekolah” . Yogyakarta : Pinus Book Publisher.

Martoatmojo, Karmidi. 1999. “ Pelayanan Bahan Pustaka” . Jakarta : Universitas Terbuka.

Mudhoffir. 1986. “ Prinsip-Prinsip Pengelolaan Pusat Sumber Belajar” . Bandung : Remadja.

P. Sumardji. 1982. “ Pelayanan Perpustakaan : tatakerja pelayanan sirkulasi (melayani peminjaman dan pengembalian buku) di perpustakaan”. Yogyakarta : Yayasan Kanisius.

Pedoman Teknik Pengelolaan Karya Cetak Dan Karya Rekam Qalyubi, Syihabuddin dkk. 2003. “ Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan Dan Informasi” . Yogyakarta : Jurusan Ilmu Perpustakaan Dan Informasi, Fakultas Adab UIN Sunan Kalijaga.

Rachmananta, Dady P. 2006. “ Kebijakan Pengembangan Minat Baca” . Jakarta : Seminar Internasional Minat Baca.

Soeatminah, 1992. “Perpustakaan, Kepustakawanan dan Pustakawan“. Yogyakarta : Kanisius

Sutarno NS. 2003. “ Perpustakaan dan Masyarakat” Jakarta : Yayasan Obor Indonesia.

Yusuf, Pawit M. 2007. “ Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah” Jakarta : Kencana.

Tampilan Awal Pada Penelusuran Informasi Menggunakan SIPISIS

Sumber : Badan Perpusda Propinsi DIY, tahun 2009.

Tampilan Pada Penelusuran Informasi Menggunakan SIPISIS

Tampilan Pada Penelusuran Informasi Menggunakan SIPISIS

Sumber : Badan Perpusda Propinsi DIY, tahun 2009.

Tampilan Pada Penelusuran Informasi Menggunakan SIPISIS

Tampilan Pada Penelusuran Informasi Menggunakan SIPISIS

Sumber : Badan Perpusda Propinsi DIY, tahun 2009.

Tampilan Pada Penelusuran Informasi Menggunakan SIPISIS

Tampilan Pada Penelusuran Informasi Menggunakan SIPISIS