Tahap 2 : Mengubah ide menjadi pesan
Dalam suatu proses komunikasi, tidak semua ide dapat diterima dan dimengerti dengan sempurna. Agar ide dapat diterima dan dimengerti
secara sempurna, pengirim pesan harus memperhatikan beberapa hal, yaitu: subjek apa yang ingin disampaikan, maksud atau tujuan, audience, gaya
personal, dan latar belakang budaya.
Tahap 3 : Pemindahan pesan
Pesan tidak mungkin dapat dipahami oleh pihak lain tanpa adanya pemindahan pesan melalui berbagai saluran yang ada, yaitu saluran komunikasi
secara verbal maupun non verbal, misalnya telepon, komputer, surat, dan sebagainya.
Tahap 4 : Penerima menerima suatu pesan
Komunikasi akan terjadi apabila pengirim mengirim suatu pesan dan penerima menerima pesan tersebut.
Tahap 5 : Penerima memberi tanggapan dan umpan balik ke pengirim
Umpan balik adalah penghubung akhir dalam suatu mata rantai komunikasi, dan berperan penting dalam proses komunikasi.
C. Bentuk Komunikasi
Menurut bentuknya komunikasi terdiri dari :
Universitas Sumatera Utara
1. Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak
lain baik secara lisan maupun tulisan. Komunikasi verbal sangat penting dalam suatu perusahaan dan
merupakan kunci sukses suatu perusahaan. Begitu pentingnya komunikasi verbal, sehingga tanpa komunikasi ini aktivitas tidak dapat berfungsi
dengan baik. Komunikasi verbal ini terdiri dari komunikasi satu arah one way communication dan komunikasi dua arah two way communication.
Komunikasi satu arah adalah komunikasi yang berlangsung pada satu pihak saja, sedangkan komunikasi dua arah bersifat timbal balik dan
melibatkan dua pihak. Komunikasi verbal dapat pula berupa tatap muka, wawancara, konsultasi bersama dan pidato. Komunikasi tatap muka
merupakan komunikasi yang paling umum yakni berupa perintah-perintah, instruksi, permintaan, penyampaian informasi dan sebagainya melalui
pembicaraan antara dua orang atau lebih. Komunikasi tatap muka ini memiliki beberapa kelebihan, yakni komunikator dapat mengetahui apakah
penerima pesan sudah mengerti akan pesan yang disampaikan. Komunikasi yang baik dan efektif adalah komunikasi dua arah
antara komunikator dan komunikan. Contoh sederhana dari komunikasi dua arah yaitu: seorang manager pemasaran menjelaskan kepada
karyawannya, kemudian ada respon dari karyawannya yang menyatakan bagaimana mengatasi atau menghindari kendala-kendala yang ada dalam
Universitas Sumatera Utara
pemasaran sedangkan komunikasi satu arah mempunyai kekurangan karena bisa saja terjadi miss communication karena tidak adanya umpan
balik. Contoh lain dari komunikasi satu arah adalah seorang yang menyampaikan pesan kepada orang lain yang dituju, bisa saja pesan itu
tidak sesuai dengan yang dimaksud, karena daya pikir orang untuk menerima informasi berbeda-beda. Jadi, alangkah baiknya bila suatu
perusahaan menggunakan komunikasi dua arah. Dengan menggunakan alat komunikasi modern pada suatu
perusahaan, maka komunikasi yang baik dapat terlaksana tetapi hal itu tidak menjamin komunikasi tersebut dapat berjalan dengan baik. Oleh
karena itu untuk melaksanakan komunikasi yang baik dalam suatu perusahaan adanya jalinan pengertian dari kedua belah pihak.
Meskipun dalam komunikasi kemungkinan terjadi hambatan- hambatan, tetapi bila kita dapat menghilangkan hambatan tersebut atau
setidaknya dapat menguranginya, maka kemungkinan komunikasi yang dijalankan akan menjadi lebih baik, sehingga kita dapat memperoleh
manfaat dalam keuntungan-keuntungan tertentu antara lain: -
Kelancaran tugas-tugas lebih terjamin -
Biaya-biaya dapat ditekan -
Dapat meningkatkan partisipasi -
Pengawasan dapat dilakukan dengan baik Perusahaan atau organisasi sebagai wadah dalam menjalin
kerjasama tentunya mengandung bagian-bagian yang mempunyai
Universitas Sumatera Utara
hubungan antara satu dengan yang lainnya. Hubungan antar bagian-bagian harus diatur sebaik-baiknya dalam rangka mencapai tujuan perusahaan.
Selanjutnya hubungan harus dipolakan menjadi saluran komunikasi yang jelas, pasti dan diketahui. Dengan cukupnya saluran komunikasi yang
disusun dengan sebaik-baiknya hingga mudah dipahami oleh setiap anggota, barulah kerjasama dapat berjalan dengan baik dan berlangsung
secara memuaskan. Saluran komunikasi merupakan urat nadi suatu perusahaan dimana komunikasi itu berwujud penyampaian berita, ide-ide
dari satu pihak lain dan ini lazim disebut komunikasi perkantoran atau dapat dinyatakan juga sebagai tata hubungan.
Komunikasi verbal yang diterapkan di kantor PTPN III Medan meliputi komunikasi tertulis dan lisan. Komunikasi lisan yang ada di
kantor PTPN III Medan meliputi langsung bertatap muka, melalui telepon, rapat, pidato, dan pengarahan. Komunikasi tertulis yang ada pada kantor
PTPN III Medan meliputi surat keputusan, memo, surat tugas kerja dan wewenang, surat pengumuman, surat balasan atau tanggapan dan
sebagainya.
2. Komunikasi Non Verbal
Komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang berupa penyampaian informasi dengan menggunakan isyarat-isyarat atau tanpa
penggunaan kata-kata. Pesan nonverbal ini disampaikan melalui gerakan badan, kontak tubuh, postur tubuh, ekspresi wajah, gerakan tangan dan
mata serta anggukan atau gelengan kepala. Aspek komunikasi nonverbal
Universitas Sumatera Utara
banyak sekali mempengaruhi jalannya pembicaraan antara orang yang satu dengan yang lainnya, baik dalam suatu organisasi maupun
lingkungan sosial lainnya. Seperti aspek dari ekspresi wajah adalah menaikkan dan menurunkan alis mata, sedangkan bila marah matanya
mengerut sehingga respon nonverbal diberikan oleh pendengar secara kontinu tentang apa yang dikatakan pembicara. Komunikasi nonverbal
lainnya adalah bahasa tubuh, yang merupakan komunikasi oleh gerakan badan selama komunikasi tatap muka. Ada banyak gerakan tidak begitu
kelihatan yang dilakukan oleh orang-orang tetapi mengandung arti tersendiri. Misalnya senyuman, kerut dahi, gerak mata, berjabat tangan
dengan keras dan masih banyak gerakan badan lainnya. Komunikasi nonverbal memberikan umpan balik yang berharga
bagi pembaca kode. Jadi pada dasarnya, komunikasi adalah suatu cara atau rangkaian kegiatan yang menyampaikan berita dari seseorang
kepada orang lain, dalam rangka kerjasama yang baik dalam mencapai tujuan tertentu.
Komunikasi nonverbal kurang diterapkan di kantor PTPN III Medan karena komunikasi nonverbal bersifat informal, komunikasi
nonverbal ini sangat tidak tepat apabila digunakan di lingkungan kantor, karena komunikasi nonverbal ini hanya menggunakan bahasa tubuh dan
panca indera. Biasanya komunikasi nonverbal ini dilakukan oleh staf dan pegawai yang mempunyai hubungan dekat dan sudah akrab.
Universitas Sumatera Utara
Selain bentuk komunikasi verbal dan nonverbal, ada pula bentuk komunikasi vertikal, horizontal, dan diagonal. Komunikasi vertikal
adalah komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas atau komunikasi dari pimpinan ke bawahan dan dari bawahan ke pimpinan
secara timbal balik. Komunikasi horizontal adalah komunikasi secara mendatar, misalnya komunikasi antara karyawan dengan karyawan dan
komunikasi ini sering kali berlangsung tidak formal yang berlainan dengan komunikasi vertikal yang terjadi secara formal. Sedangkan
komunikasi diagonal yang sering juga dinamakan komunikasi silang yaitu seseorang dengan orang lain yang satu dengan yang lainnya
berbeda dalam kedudukan dan bagian.
D. Komunikasi Dalam Organisasi
