9 Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen SIMPEG Kopertis;
10 Melakukan penyiapan bahan pengelolaan dan pengoperasian Website Kopertis INHERENT, laman Kopertis, server, dokumendata elektronik;
11 Melakukan penyiapan bahan pengelolaan jurnal ilmiah; 12 Melakukan penyiapan bahan direktori PTS;
13 Melakukan penyiapan bahan pembinaan sistem informasi Kopertis kepada PTS;
14 Melakukan verifikasi data dosen; 15 Melakukan verifikasi data mahasiswa;
16 Melakukan verifikasi data PTS; 17 Melakukan verifikasi ijazah;
18 Melakukan penyiapan bahan pelatihan, penataran, workshop dan seminar
kegiatan sistem informasi Kopertis Wilayah I; 19 Melakukan penyusunan prosedur kerja Seksi Sistem Informasi;
20 Melakukan penyusunan laporan pelaksanaan rencana kerja dan anggaran Bidang Kelembagaan dan Sistem Informasi;
21 Melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan petunjuk pimpinan.
5. Bagian Umum
Deskripsi tugas 1
Melaksanakan penyusunan program kerja dan anggaran tahunan Bagian Umum;
2 Melaksanakan penyusunan bahan program kerja dan anggaran tahunan
Sekretariat Pelaksana; 3
Melaksanakan penyusunan bahan program kerja tahunan Koordinator Kopertis;
4 Melaksanakan urusan kepegawaian, keuangan, dan ketatausahaan;
5 Melaksanakan penyusunan bahan Sistem Manajemen Mutu SMM;
6 Melaksanakan pengelolaan BMN;
7 Melaksanakan koordinasi penyusunan prosedur kerja Kopertis;
8 Melaksanakan penyusunan pelaksanaan program kerja dan anggaran
Bagian Umum; 9
Melaksanakan penyusunan bahan laporan pelaksanaan program kerja Sekretariat Pelaksana dan Koordinator Kopertis;
10 Melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan petunjuk pimpinan.
Bagian Umum terdiri dari : 1 Sub Bagian Kepegawaian
Deskripsi tugas 1
Melakukan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan Subbagian Kepegawaian;
2 Melakukan penyiapan bahan penerbitan surat edaran bidang
Kepegawaian; 3
Melakukan penyiapan bahan usul formasi dan pengadaan pegawai; 4
Melakukan penyiapan rekapitulasi kehadiran pegawai; 5
Melakukan penyiapan bahan usul pengangkatan calon pegawai negeri sipil dan pengangkatan menjadi pegawai negeri sipil bagi calon pegawai
negeri sipil; 6
Melakukan penyiapan bahan usul prajabatan calon pegawai negeri sipil;
Universitas Sumatera Utara
7 Melakukan penyiapan bahan usul permintaan nomor induk pegawai
NIP dan Kartu Elektronik Pegawai KPE; 8
Melakukan penyiapan bahan usul permintaan kartu isteri KARIS dan kartu suami KARSU;
9 Melakukan penyiapan bahan penetapan daftar penilaian pelaksanaan
pekerjaan DP3 pegawai; 10 Melakukan penyiapan bahan pengambilan sumpahjanji jabatan
pegawai negeri sipil dan naskah berita acara serah terima jabatan; 11 Melakukan penyiapan bahan penetapan daftar urut kepangkatan DUK
pegawai dan dosen PNS dipekerjakan; 12 Melakukan penyiapan bahan penilaian angka kredit PAK jabatan
akademik Asisten Ahli, Lektor, Lektor Kepala, dan Guru Besar dosen PNS dpk;
13 Melakukan penyiapan bahan penerbitan keputusan PAK dan kenaikan jabatan akademik Asisten Ahli dan Lektor dosen PNS dpk;
14 Melakukan penyiapan bahan usul PAK jabatan akademik Lektor Kepala dan Guru Besar dosen PNS dpk ke Direktorat Jenderal Pendidikan
Tinggi Kemdikbud; 15 Melakukan penyiapan bahan usul kenaikan pangkat pegawai Kopertis
dan dosen PNS dpk; 16 Melakukan penyiapan bahan usul pindah antar instansialih status PNS
dari instansi lain menjadi dosen dpk di lingkungan Kopertis Wilayah I; 17 Melakukan penyiapan bahan usul pindah antar instansialih status dosen
PNS dpk ke instansi lain; 18 Melakukan penyiapan bahan usul pindah antar unit kerja atau antar
instansi pegawai Kopertis Wilayah I; 19 Melakukan penyiapan bahan usul perbantuan, penarikan dari
perbantuan, dan pengaktifan kembali setelah perbantuan pegawai dan dosen PNS dpk ke instansi lain;
20 Melakukan penyiapan bahan usul pemberhentian dari jabatan organik bagi dosen PNS dpk yang diangkat menjadi pejabat Negara, Anggota
KPU, dan lain-lain; 21 Melakukan penyiapan bahan usul pengaktifan kembali pegawai dan
dosen PNS dpk setelah selesai menjadi pejabat Negara, Anggota KPU, dan lain-lain;
22 Melakukan penyiapan bahan usul peserta diklatpim pegawai; 23 Melakukan penyiapan bahan usul peserta diklat teknis pegawai;
24 Melakukan penyiapan bahan usul penerbitan rekomendasi untuk mengikuti seleksi studi lanjut bagi pegawai;
25 Melakukan penyiapan bahan usul pemberian tugas belajar, tugas belajar atas biaya sendiri, perpanjangan tugas belajar dalam dan luar negeri,
dan pengaktifan kembali setelah tugas belajar bagi pegawai Kopertis Wilayah I;
26 Melakukan penyiapan bahan usul pemberian izin belajar atas biaya sendiri bagi pegawai;
27 Melakukan penyiapan bahan usul pemberian cuti di luar tanggungan Negara, perpanjangan cuti di luar tanggungan Negara, dan pengaktifan
kembali setelah cuti di luar tanggungan Negara 28 Melakukan penyiapan bahan usul mutasi pegawai Kopertis;
29 Melakukan penyiapan bahan usul kenaikan gaji berkala KGB;
Universitas Sumatera Utara
30 Melakukan penyiapan bahan usul KP4; 31 Melakukan penyiapan bahan usul peserta ujian penyesuaian ijazah;
32 Melakukan penyiapan bahan usul peserta ujian dinas; 33 Melakukan penyiapan bahan usul permintaan kartu TASPEN;
34 Melakukan penyiapan bahan usul permintaan asuransi kesehatan
ASKES; 35 Melakukan penyiapan bahan usul masa persiapan pensiun;
36 Melakukan penyiapan bahan usul pemberhentian dan pemensiunan pegawai;
37 Melakukan penyiapan bahan cuti tahunan pegawai; 38 Melakukan penyiapan bahan pembinaan aparatur BINAP;
39 Melakukan penyiapan bahan usul pemberian hukuman disiplin pegawai dan dosen PNS dipekerjakan;
40 Melakukan penyiapan bahan analisis jabatan ANJAB pegawai; 41 Melakukan penyiapan bahan usul pemberian rekomendasi atau surat
keterangan pengurusan pasport, surat pernyataan aktif mengajar, dan lain-lain;
42 Melakukan penyiapan bahan usul pemberian satya lencana; 43 Melakukan pengumpulan aktif mengajar dosen;
44 Melakukan penyiapan bahan usul peningkatan kesejahteraan pegawai; 45 Melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis dan sosialisasi peraturan
perundang-undangan di bidang kepegawaian; 46 Melakukan penyusunan prosedur kerja Subbagian Kepegawaian;
47 Melakukan pengumpulan peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian;
48 Melakukan pengumpulan dan penyimpanan prosedur kerja di lingkungan Kopertis;
49 Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan surat dan dokumen bidang kepegawaian;
50 Menyusun laporan kinerja dan anggaran Subbagian Kepegawaian; 51 Melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan petunjuk pimpinan.
2 Sub Bagian Keuangan
Deskripsi tugas 1
Melakukan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan Subbagian Keuangan;
2 Melakukan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan Sekretariat
Pelaksana; 3
Melakukan penyiapan bahan penerbitan surat edaran bidang Keuangan; 4
Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran gaji pegawai; 5
Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran uang makan pegawai; 6
Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran uang lembur pegawai; 7
Melakukan penyiapan bahan pembayaran biaya operasional kendaraan dinas;
8 Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran biaya perjalanan dinas;
9 Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran tunjangan profesi dan
kehormatan dosen PNS dan dosen tetap yayasan; 10 Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran beasiswa mahasiswa yang
studi lanjut S1, S2 dan S3 dalam dan luar negeri; 11 Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran bantuan beasiswa kepada
Universitas Sumatera Utara
mahasiswa; 12 Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran dana hibah;
13 Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran kegiatan-kegiatan di lingkungan Kopertis;
14 Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran pajak; 15 Melakukan penyiapan rekonsiliasi laporan keuangan ke KPPN;
16 Melakukan penyiapan laporan triwulan ke Bapeda Propinsi; 17 Melakukan penyiapan laporan keuangan ke Ditjen Dikti;
18 Melakukan penyiapan laporan penyerapan anggaran ke Menteri
Keuangan; 19 Melakukan penyiapan laporan e-monitoring keuangan;
20 Melakukan penyiapan laporan kinerja anggaran ke Ditjen Dikti; 21 Melakukan penyiapan laporan SIMKEU Kemdibud;
22 Melakukan penyiapan laporan anggaran Direktorat Tendik Ditjen Dikti; 23 Melakukan penyiapan laporan kinerja anggaran ke Ditjen Dikti;
24 Melakukan penyiapan laporan keuangan persemester dan triwulan ke
Ditjen Dikti; 25 Melakukan penyiapan bahan tuntutan ganti rugi TGR;
26 Melakukan penyusunan bahan petunjuk operasional PO dan Rencana Kerja Anggaran KementerianLembaga RKAKL;
27 Melakukan penyiapan bahan TOR dan Rencana Anggaran Biaya RAB; 28 Melakukan penyiapan bahan penyerapan anggaran melalui program
Aplication Forcasting System AFS; 29 Melakukan pengisian kembali uang persediaan revolving;
30 Melakukan penyusunan bahan laporan kinerja instansi pemerintah LAKIP;
31 Melakukan penyusunan prosedur kerja Subbagian Keuangan; 32 Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen keuangan;
33 Melakukan penyusunan laporan kinerja dan anggaran Subbagian Keuangan dan Kopertis;
34 Melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan petunjuk pimpinan.
3 Sub Bagian Tata Usaha
Deskripsi tugas
Universitas Sumatera Utara
1 Melakukan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan Subbagian
TataUsaha; 2
Melakukan penerimaan surat masuk; 3
Melakukan penyiapan bahan pelaksanaan keprotokolan; 4
Melakukan pengaturan keamanan dan ketertiban lingkungan Kopertis; 5
Melakukan pengaturan penggunaan kendaraan dinas; 6
Melakukan pengaturan pengemudi kendaraan; 7
Melakukan pengaturan ruangan, sarana dan prasarana kantor; 8
Melakukan pengaturan konservasi energi; 9
Melakukan penyiapan bahan kehumasan; 10 Melakukan penyiapan bahan bantuan hukum;
11 Melakukan pemeliharaan dan perawatan taman, gedung, ruangan, barang inventaris kantor, sarana dan prasarana;
12 Melakukan penyiapan bahan usul pengadaan barang dan jasa; 13 Melakukan pendistribusian barang inventaris kantor;
14 Melakukan pendistribusian barang persediaan; 15 Melakukan pendataan barang inventaris kantor;
16 Melakukan pendataan Barang Milik Negara BMN; 17 Melakukan penyiapan bahan usul penghapusan barang inventaris
kantor; 18 Melakukan entri data BMN ke Sistem Informasi Manajemen Akuntansi
Barang Milik Negara SIMAK-BMN; 19 Melakukan penyusunan laporan BMN secara periodik triwulan,
semesteran, dan tahunan; 20 Melakukan penyusunan
bahan sosialisasi, pelatihan, penataran, workshop dan seminar ketatausahaan;
21 Melakukan penyusunan prosedur kerja Subbagian Tata Usaha; 22 Melakukan penyusunan laporan kinerja dan anggaran Subbagian Tata
Usaha; 23 Melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan perintah yang diberikan oleh
pimpinan.
D. Jaringan Kegiatan
Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara merupakan salah satu instansi vertikal di daerah sebagai
perpanjangan tangan Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan. Sesuai dengan visi dan misi KOPERTIS
Wilayah I Sumatera Utara, KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara bertanggung
Universitas Sumatera Utara
