Pengendalian Anggaran Biaya Administrasi dan Umum meliputi struktur organisasi, metode, dan ukur-ukur yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan,
mengecek ketelitian, kehandalan data akuntansi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Anggaran merupakan salah satu alat yang dapat digunakan untuk mengendalikan biaya administrasi dan umum. Pengendalian ini dilakukan pada
tahap pelaksanaan anggaran dan evaluasi. Pengendalian Anggaran Biaya Administrasi dan Umum pada anggaran dapat dilakukan dengan cara
membandingkan biaya aministrasi dan umum yang sesungguhnya dengan biaya yang dianggarkan.
D. Analisis dan Evaluasi Pengendalian Anggaran Biaya Administrasi dan Umum
Berikut ini disajikan rincian rencana anggaran biaya administrasi dan umum tahun 2009 dan rincian realisasi anggaran biaya administrasi dan umum
tahun 2009 berdasarkan data yang diperoleh dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
Tabel 3.2 Rincian Rencana Anggaran Biaya Administrasi dan Umum
Anggaran Biaya Administrasi dan Umum Tahun 2009
Dalam Rupiah Rp MAK
Mata Anggaran Total
512111 Belanja Uang Honor Tetap
2.439.191.668 512112
Belanja Uang Honor Tidak Tetap 1.262.410.750
512211 Belanja Lembur
51.000.000 512311
Belanja Vakasi 2.789.342.730
521111 Belanja Keperluan Perkantoran
588.900.000 521114
Belanja Pengiriman Surat Dinas Pos Pusat
22.400.000
521119 Belanja Barang Operasional Lainnya
87.000.000 521211
Belanja Bahan 25.000.000
522111 Belanja Langganan Daya dan Jasa
81.000.000 522113
Belanja Jasa Konsultan 50.000.000
522114 Belanja Sewa
145.500.000 522116
Belanja Jasa Profesi 100.000.000
523111 Belanja Pemeliharaan Gedung dan
Bangunan 369.555.610
523121 Belanja Pemeliharaan Peralatan dan
Mesin 74.500.000
524111 Belanja Perjalan Biasa Dalam Negeri
277.500.000
Universitas Sumatera Utara
524211 Belanja Perjalan Biasa Luar Negeri
532111 Belanja Modal dan Peralatan Mesin
392.000.000 533111
Belanja Modal Gedung dan Bangunan 1.075.000.000
534131 Belanja Modal Jaringan
535111 Belanja Pemlhr. Gdg Bangunan
Kapitalisasi 1.050.000.000
535121 Belanja Pemlhr.Perlt. Mesin
Kapitalisasi 1.525.000.000
Jumlah Biaya Administrasi dan Umum
12.405.300.758
Sumber : Fakultas Ekonomi USU
Tabel 3.3 Rincian Realisasi Biaya Administrasi dan Umum
Realisasi Anggaran Biaya Administrasi dan Umum Tahun 2009
Dalam Rupiah Rp MAK
Mata Anggaran Total
512111 Belanja Uang Honor
Tetap 337.679.896
512112 Belanja Uang Honor
Tidak Tetap 128.976.201
512211 Belanja Lembur
- 512311
Belanja Vakasi 763.698.562
Universitas Sumatera Utara
521111 Belanja Keperluan
Perkantoran 163.898.400
521114 Belanja Pengiriman Surat
Dinas Pos Pusat 1.521.000
521119 Belanja Barang
Operasional Lainnya -
521211 Belanja Bahan
17.365.900 522111
Belanja Langganan Daya dan Jasa
-
522113 Belanja Jasa Konsultan
- 522114
Belanja Sewa -
522116 Belanja Jasa Profesi
- 523111
Belanja Pemeliharaan Gedung dan Bangunan
308.580.000
523121 Belanja Pemeliharaan
Peralatan dan Mesin 41.375.000
524111 Belanja Perjalan Biasa
Dalam Negeri -
524211 Belanja Perjalan Biasa
Luar Negeri -
532111 Belanja Modal dan
Peralatan Mesin 197.931.000
533111 Belanja Modal Gedung
-
Universitas Sumatera Utara
dan Bangunan 534131
Belanja Modal Jaringan -
535111 Belanja Pemlhr. Gdg
Bangunan Kapitalisasi -
535121 Belanja Pemlhr.Perlt.
Mesin Kapitalisasi -
Jumlah Biaya Administrasi dan Umum
1.961.025.959
Sumber: Fakultas Ekonomi USU
Tujuan perbandingan ini adalah untuk memperoleh gambaran jenis biaya administrasi dan umum mana saja yang cukup efisien dan kurang efisien dalam
pelaksanaannya. Apabila terdapat penyimpangan-penyimpangan yang cukup berarti merugikan harus dianalisis untuk dicari penyebabnya. Agar dapat
dilakukan perbaikan-perbaikan pada waktu yang akan datang,
Universitas Sumatera Utara
Tabel 3.4 Perbandingan Anggaran dengan Realisasi Biaya Administrasi dan Umum
Fakultas Ekonomi USU Daftar Biaya Administrasi Tahun 2009
MAK Mata
Anggaran Realisasi
Anggaran Rp.000
512111 Belanja Uang
Honor Tetap 337.679.896
2.439.191.668 2.101.511.772
86
512112 Belanja Uang
Honor Tidak Tetap
128.976.201 1.262.410.750
1.133.434.549 90
512211 Belanja
Lembur -
51.000.000 51.000.000
512311 Belanja
Vakasi 763.698.562
2.789.342.730 2.025.644.168
73
521111 Belanja
Keperluan Perkantoran
163.898.400 588.900.000
425.001.600 72
521114 Belanja
Pengiriman Surat Dinas
Pos Pusat 1.521.000
22.400.000 20.879.000
93
521119 Belanja
Barang Operasional
Lainnya -
87.000.000 87.000.000
Universitas Sumatera Utara
521211 Belanja Bahan 17.365.900
25.000.000 7.634.100
31 522111
Belanja Langganan
Daya dan Jasa -
81.000.000 81.000.000
522113 Belanja Jasa
Konsultan -
50.000.000 50.000.000
522114 Belanja Sewa
- 145.500.000
145.500.000 522116
Belanja Jasa Profesi
- 100.000.000
100.000.000
523111 Belanja
Pemeliharaan Gedung dan
Bangunan 308.580.000
369.555.610 60.975.610
16
523121 Belanja
Pemeliharaan Peralatan dan
Mesin 41.375.000
74.500.000 33.125.000
44
524111 Belanja
Perjalan Biasa Dalam
Negeri -
277.500.000 277.500.000
524211 Belanja
Perjalan Biasa Luar Negeri
-
532111 Belanja Modal 197.931.000
392.000.000 194.069.000
50
Universitas Sumatera Utara
dan Peralatan Mesin
533111 Belanja Modal
Gedung dan Bangunan
- 1.075.000.000
1.075.000.000
534131 Belanja Modal
Jaringan -
535111 Belanja
Pemlhr. Gdg Bangunan
Kapitalisasi -
1.050.000.000 1.050.000.000
535121 Belanja
Pemlhr.Perlt. Mesin
Kapitalisasi -
1.525.000.000 1.525.000.000
Jumlah Biaya Administrasi dan Umum
1.961.025.959 12.405.300.758
1.044.427.479 84
Sumber: Fakultas Ekonomi USU
Setelah melihat dan memperhatikan bagaimana prosedur atau tata cara pengendalian biaya administrasi dan umum pada Fakultas Ekonomi USU dapat
dikemukakan dan dikoordinir dengan baik dalam pelaksanaannya. Dari hasil laporan evaluasi anggaran dan realisasi biaya administrasi dan umum tahun 2009
di atas terdapat beberapa biaya yang memiliki selisih yang cukup besar antara realisasi dengan anggaran, biaya-biaya tersebut adalah:
Universitas Sumatera Utara
1. Belanja Uang Honor Tetap Realisasi lebih kecil dari anggaran sebesar Rp. 2.101.511.772 86, Hal ini
disebabkan karena kecilnya surat permintaan dana ngajar untuk para dosen tetap.
2. Belanja Uang Honor Tidak Tetap Realisasi lebih kecil dari anggaran sebesar Rp. 1.133.434.549 90, Hal ini
disebabkan karena tahun ini biaya yang dikeluarkan untuk para pegawai dalam rangka acara kegiatan Fakultas Ekonomi yang bersifat tidak tetap lebih
kecil. 3. Belanja Vakasi
Realisasi lebih kecil dari anggaran sebesar Rp. 2.025.644.168 73, Hal ini disebabkan karena biaya yang dikeluarkan khusus untuk para Penguji
Pemeriksa Ujian lebih kecil. 4. Belanja Keperluan Kantor
Realisasi lebih kecil dari anggaran sebesar Rp. 425.001.600 72, Hal ini disebabkan karena biaya untuk keperluan kantor masih banyak yang layak
pakai. 5. Belanja Pengiriman Surat Dinas Pos Pusat
Realisasi lebih kecil dari anggaran sebesar Rp. 20.879.000 93, Hal ini disebabkan karena biaya yang dikeluarkan untuk pengiriman Surat Dinas lebih
kecil.
Universitas Sumatera Utara
6. Belanja Pemeliharaan Peralatan dan Mesin Realisasi lebih kecil dari anggaran sebesar Rp. 33.125.000 44, Hal ini
disebabkan karena jumlah peralatan dan mesin yang telah dianggarkan untuk diperbaiki pada realisasinya masih banyak yang layak pakai.
7. Belanja Modal dan Peralatan Mesin Realisasi lebih kecil dari anggaran sebesar Rp. 194.069.000 50, Hal ini
disebabkan karena jumlah modal dan peralatan mesin yang telah dianggarkan untuk menambah peralatan mesin pada realisasinya masih banyak yang layak
pakai. Dari hasil evaluasi data anggaran biaya administrasi dan umum di atas
adalah bahwa evaluasi biaya administrasi dan umum secara keseluruhan sudah dapat terkendali karena kecilnya realisasi dari biaya yang telah dianggarkan.
Walaupun adanya jumlah biaya administrasi dan umum sebesar Rp.1.044.427.479 84
yang menunjukkan selisih yang besar antara realisasi dengan anggaran. Biaya-biaya yang menunjukkan realisasi yang lebih kecil dari biaya yang
telah dianggarkan disebabkan adanya biaya yang tidak terpakai walaupun biaya tersebut telah dianggarkan. Dari laporan tersebut dapat diketahui bagaimana
realisasi pelaksanaan anggaran biaya administrasi dan umum, sehingga dapat pula mengevaluasi hasil-hasil yang telah dicapai oleh Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara berdasarkan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
Universitas Sumatera Utara
Anggaran tersebut di atas dinilai oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara cukup baik karena semua yang ditargetkan lebih besar dengan realisasi yang
lebih kecil. Walaupun selisih antara realisasi dengan anggaran sangat besar. Untuk waktu membuat anggaran unit untuk tiga Departemen dan tiga Program tidak
dipisahkan. Tujuannya adalah untuk mempermudah proses pembuatan rencana anggaran.
Dalam penyusunan anggaran berdasarkan yang diterapkan Fakultas Ekonomi USU adalah Anggaran Pendapatan dan Belanja Daftar Usulan Kegiatan Dana
Masyarakat DUK-DM. Tim Anggaran menyusun Anggaran Pendapatan dan Belanja DUK-DM tahun berikutnya dengan berbagai pertimbangan dan analisis.
Setelah Tim Anggaran selesai menyusun rencana anggaran selanjutnya rencana tersebut diserahkan ke Dekan untuk disetujui. Dan selanjutnya Biro Pusat
Administrasi menyalurkan dana yang diperlukan oleh Fakultas Ekonomi untuk menjalankan kegiatan-kegiatan kerjanya sesuai dengan anggaran yang telah
disetujui tersebut. Untuk lebih memperjelas bagaimana proses penyusunan anggaran di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada
gambar di bawah ini.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.2 Proses Penyusunan Anggaran Pada Fakultas Ekonomi USU
Sumber: Data diolah dari Fakultas Ekonomi USU
Dalam prosedur penyusunan anggaran biaya administrasi dan umum pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan data dan informasi
yang bersumber dari pengalaman dan juga data aktual tahun-tahun sebelumnya. Fakultas Ekonomi juga menerapkan sistem Anggaran Pendapatan dan Belanja
DUK-DM. Maka Fakultas Ekonomi juga telah menetapkan standar kerja dalam organisasinya. Adapun pengendalian yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi USU
dalam melakukan kegiatan-kegiatan kerjanya dengan cara: 1.
Jika suatu realisasi kegiatan ternyata membutuhkan dana yang lebih sedikit dari anggaran yang telah ditetapkan, maka dana tersebut dikembalikan ke
Biro Pusat Administrasi Universitas Sumatera Utara.
Biro Pusat Administrasi Fakultas
Departemen
PD II Tim Anggaran
Dekan
Universitas Sumatera Utara
2. Sebaliknya jika suatu realisasi kegiatan ternyata membutuhkan dana yang
lebih besar dari anggaran yang telah ditetapkan, maka Fakultas Ekonomi mengajukan perubahan anggaran kegiatan tersebut dan selanjutnya
diserahkan ke Biro Pusat Administrasi untuk ditelaah dan disetujui. Dalam hal penerimaan dana, Fakultas Ekonomi menerima dana untuk
kegiatan-kegiatan kerjanya secara bulanan dari Biro Pusat Administrasi Universitas Sumatera Utara. Jadi, Fakultas Ekonomi melaksanakan pengendalian
di awal bulan atau awal pengajuan permintaan dana. Jika dana suatu kegiatan di bulan sebelumnya kurang, maka Fakultas Ekonomi meminta dana tersebut di
bulan berikutnya. Sedangkan bila dana suatu kegiatan mempunyai sisa, maka Fakultas Ekonomi mengembalikan dana tersebut ke Biro Pusat Administrasi.
Berdasarkan hasil analisis dan evaluasi data anggaran biaya administrasi dan umum diatas adalah bahwa yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara belum berfungsi sebagai alat pengendalian, disebabkan terjadi penyimpangan kelebihan dana yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU yaitu pada
anggaran yang lebih besar dari realisasi kegiatan.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pembahasan pada Bab III, penulis menyimpulkan bahwa:
1. Berdasarkan hasil pembahasan yang telah diuraikan bahwa penggolongan biaya administrasi dan umum menggunakan kode mata anggaran.
2. Dalam prosedur penyusunan anggaran biaya administrasi dan umum pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan data dan
informasi yang bersumber dari pengalaman dan juga data aktual tahun- tahun sebelumnya. Fakultas Ekonomi juga menerapkan sistem Anggaran
Pendapatan dan Belanja DUK-DM. Jika suatu realisasi kegiatan kekurangan dana , maka Fakultas Ekonomi mengajukan perubahan
anggaran kegiatan dan selanjutnya diserahkan ke Biro Pusat Administrasi untuk ditelaah dan disetujui. Sebaliknya jika suatu realisasi kelebihan dana
maka dana tersebut dikembalikan ke Biro Pusat Administrasi Universitas Sumatera Utara.
3. Perbandingan antara realisasi dengan anggaran biaya administrasi dan umum pada tahun 2009 belum berjalan dengan cukup baik karena masih
banyak biaya yang menunjukkan penyimpangan lebih dari 40. Hal ini dapat terlihat dari besarnya selisih antara realisasi dengan anggaran pada 7
item yang diantaranya: Belanja Uang Honor Tetap dengan selisih
Universitas Sumatera Utara
