32
jabatannya. Guna memproses data keuangan agar mendapatkan hasil berupa informasi
akuntansi, modul
SAP yang
digunakan adalah
Modul FinancialAccounting. Modul ini memiliki kemampuan mencatat transaksi harian,
membuat voucher dan disebut juga kas harian yang secara otomatis seluruh voucher baik penerimaan, memorial maupun pengeluaran yang terkomputerisasi
menghasilkan Neraca Saldo mengingat Neraca hanya terdapat di kantor pusat PT. Taspen Persero Jakarta.
Data-data yang diinput kedalam Modul Finance Software SAP tidak langsung diterjemahkan sesuai nama akun transaksinya namun akun-akun tersebut di
terjemahkan dalam bentuk kode dan angka tertentu yang nantinya pada saat akhir periode akuntansi.
Aplikasi pada PT. Taspen Persero Cabang Medan ini diterapkan sedemikian rupa sehingga secara sistematis akan bekerja dengan pola yang sama dari waktu
ke waktu. Hal ini juga akan membantu memudahkan user sebagai pengoperasi dan pengendalian sistem tersebut karena waktu akan membuat mereka semakin
memahami sistem yang ada, mengerti masalah-masalah yang sering terjadi, dan juga bagaimana menanganinya.
D. Peranan Akuntansi Berbasis Komputer Terhadap Aktivitas PT. Taspen Persero Cabang Medan
Peranan komputer pada umumnya sudah banyak kita ketahui apalagi di zaman sekarang ini, dari sejak dini kita sudah diperkenalkan dengan yang
namanya komputer.
Adapun beberapa peranan umum komputer pada PT. Taspen Persero
Universitas Sumatera Utara
33
Cabang Medan adalah sebagai berikut. Pertama, sebagai pengolah data dimana data dapat diolah dengan dua cara yaitu secara manual dan secara komputer.
Kedua, sebagai alat pemroses data dimana kemampuan komputer dalam melaksanakan perhitungan-perhitungan dengan sangat cepat dan memproses
ratusan transaksi dalam suatu waktu tertentu sepanjang hari, membuat komputer sangat diperlukan dalam pemrosesan data. Ketiga, sebagai alat penyimpan data
karena komputer dapat melakukan penyimpanan data dalam kapasitas besar dan tersusun rapi dalam file
–file tertentu sehinnga apabila dibutuhkan akan memudahkan pengguna untuk menemukannya. Keempat, sebagai alat untuk
mengawasi dan pengamanan data dan yang Kelima, sebagai pembuat informasi.
Dalam hal ini pemrosesan dan pengolahan data pada PT. Taspen Persero Cabang Medan menerapkan sistem informasi akuntansi yang menggunakan sistem
komputer yang disebut dengan Electronic Data Processing EDP. Dimana perusahaan menggunakan komputer dan bentuk pengolahan data adalah secara
semi komputer. Sebagai suatu instansi yang bergerak di bidang jasa, maka instansi ini dalam menyusun laporan akuntansi tidak terlepas dari standar akuntansi yang
terkumpul dan dapat menjadi informasi yang berguna baik pihak-pihak yang berkepentingan, maka diperlukan sistem akuntansi yang merupakan kerangka
kerja dan prosedur yang harus dilakukan dalam mencatat semua transaksi yang
terjadi sampai menghasilkan informasi yang lengkap.
Dalam suatu perusahaan, informasi keuangan sangat dibutuhkan oleh berbagai macam pihak yang berkepentingan. Pihak luar perusahaan seperti kantor
pajak dan lain-lainnya memerlukan informasi ini dalam kaitannya dengan
Universitas Sumatera Utara
34
kepentingan mereka. Di samping itu pihak intern perusahaan dalam hal ini adalah manajemen yang memerlukan informasi keuangan untuk mengetahui, mengawasi,
dan mengambil keputusan-keputusan. Untuk mengetahui kebutuhan informasi akuntansi. Sistem ini dirancang untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi
pihak luar perusahaan maupun dalam perusahaan.
Tujuan penyusunan sistem akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan adalah sebagai berikut:
a. Untuk menyediakan informasi bagi pihak-pihak yang berkepentingan.
b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.
c. Untuk memperbaiki pengawasan akuntansi dan pengecekan intern, atau
untuk memperbaiki tingkat keandalan reliability informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban
perlindungan kekayaan. d.
Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
Dalam perusahaan, sistem akuntansi disusun dan diproses secara manual. Dalam sistem semi komputer, sebagian data diolah melalui komputer dan
sebagian lagi secara manual. Kemudian proses terakhir sesuai dengan siklus akuntansi yaitu, meneliti dokumen-dokumen secara berurutan dalam jurnal dan
setiap bulan dipindahkan atau diposting ke buku besar. Selanjutnya dibuat neraca saldo untuk menampung perkiraan. Untuk menghasilkan informasi yang lengkap
Universitas Sumatera Utara
35
diperlukan data dari bagian atau departemen. Adapun bagian yang dimaksud ialah bagian administrasi dan keuangan. Data dari masing-masing bagian tersebut
langsung dikirim ke bagian akuntansi pusat secara cepat dan bagian akuntansi mengolah data tersebut sehingga menghasilkan laporan keuangan, melalui
Electronic Data Processing EDP. Adapun format dari pemrosesan data akuntansi menggunakan komputer yang
terdapat pada gambar 3.2 dibawah ini :
Gambar 3.2
Pemrosesan Data Akuntansi dengan Komputer Sumber : Sumardi 2001 : 22
DATA AKUNTANSI
PENGELOMPOKAN DATA AKUNTANSI Data disusun, dikelompokan melalui keyboard
Data diolah dalam CPU dengan menggunakan program aplikasi
PENYIMPANAN DATA
Dalam Floopy Disk Hardisk
INFORMASI KEUANGAN Laporan Rencana Anggaran,
Laporan Pertanggung Jawaban, dan lain-lainnya.
PENAMPILAN DATA Melalui Monitor
dan Printer
INTERN PERUSAHAAN Pimpinan Perusahaan
PENAMPILAN DATA Pihak Ketiga dan di Luar
Universitas Sumatera Utara
36
Komputer yang memiliki kemampuan melakukan operasional dalam kecepatan tinggi, konsisten dan sedikit kesalahan serta keterpaduan yang lebih
besar membuat komputer berperan sebagai alat pengumpul data. Hardware yang digunakan untuk pengumpulan data ini terdiri dari pengiriman kode tombol ke
disk, sistem tombol ke disk, pembaca kartu file, scanner optic, terminal date, terminal reproduksi, unit sarana dan peralatan komunikasi data yang terhubung
dengan server. Server dapat diartikan sebagai suatu komputer dalam jaringan yang membuat fasilitas tersedia bagi komputer lain dalam jaringan yang
terhubung dengan jaringan komunikasi data. Komputer penerima fasilitas diistilahkan dengan client server.
Menurut Sumardi 2001 : 24, ada dua model client server yaitu: 1.
Two-Trie Model Server ini menangani aplikasi dan tugas-tugas basis data, komputer
penerima bertanggung jawab untuk menghadirkan data. Biasanya pengguna server ini terbatas pada pengguna dalam populasi yang relatif
kecil. 2.
Three Model Basis data aplikasi dipisahkan fungsinya dalam Three-tier Model yang
susunannya ini biasanya digunakan untuk sistem komunikasi data dalam jarak yang relatif luas dengan menggunakan WAN.
Untuk mengolah data yang ada saat ini PT Taspen Persero Cabang Medan telah menggunakan sistem multi terminal. Dalam pembuatan program digunakan
software, cobol, dan visual basic, sedangkan paket-paket software lain yang
Universitas Sumatera Utara
37
dipakai untuk keperluan administrasi adalah Microsoft Excel. Proses data akuntansi dalam perusahaan ini dibagi berdasarkan periode proses bulanan, yang
terdiri dari: a.
Tutup Buku Tahap ini dilakukan setiap akhir bulan atau sebelumnya harus
dipastikan semua saldo buku adalah benar dengan mengacu pada catatan penerimaan dan pengeluaran kas yang berasal dari pengajuan
biaya ke pusat. Proses ini disebut juga sebagai proses pemutakhiran master file selama sebulan, dimana seluruh transaksi diposting ke
dalam setiap akun yang sesuai pada master file. Pada akhir proses ini akan dicatat akumulasi debit serta jumlah saldo akhir bulan.
b. Laporan Bulanan
Setelah tutup buku program ini menerbitkan fasilitas untuk menerbitkan laporan bulanan yaitu rekapitulasi, yang merupakan
rekapitulasi dari semua transaksi atas kode akun buku tertentu dan saldo akhir yang tercantum pada laporan ini harus sama dengan yang
tercantum pada buku harian dengan kode buku yang sama. Secara garis besar aktivitas pemrosesan data yang dilakukan pada komputer di PT.
Taspen Persero Cabang Medan antara lain : 1.
Calculating menghitung : melakukan proses secara matematis
2. Comparing membandingkan : melakukan perbandingan dua data atau
lebih misalnya, membandingkan laporan keuangan tahun yang lalu dengan tahun yang sekarang.
Universitas Sumatera Utara
38
3. Sumarizing meringkas : merangkum hasil dari semua pemrosesan data
yang dilakukan sehingga mudah dianalisis. 4.
Mengakses dan mengambil data serta file untuk diproses lebih lanjutnya mengambil hasil dari pengolahan data tersebut untuk dicetak.
Setelah tahap demi tahap yang dimulai dari pengumpulan data, input data dan pengolahan data transaksi dilakukan, maka komputer PT. Taspen Persero
Cabang Medan berperan dalam membuat informasi dimana informasi ini adalah berupa laporan keuangan.
Komputer dapat menyajikan laporan tersebut secara terperinci dan selektif mungkin sesuai keinginan pengguna hingga laporan tersebut dapat digunakan
dalam berbagai hal seperti menganalisa sampai sejauh mana peningkatan kinerja perusahaan, menganalisa keberhasilan perencanaan hingga sebagai alat
mengambil keputusan.
E. Kendala dan Dampak Komputerisasi dalam Fungsi Akuntansi
