Surdin sendiri, Pada tahun 1970 perusahaan hanya memasarkan Baygon dalam bentuk cairan. Baru setelah beberapa tahun kemudian PT. Ultra Adilestari
Stella Perkasa melengkapi kebutuhan masyarakat luas dengan memasarkan produk – produk Bayer lainnya.
Adapun maksud dan tujuan dari didirikannya PT. Ultra Adilestari Stella Perkasa adalah :
1. Membantu menyalurkan produk-produk Bayer dari perusahaan yang menggunakan jasa PT. ULTRAMOS JAYA.
2. Memasarkan produk-produk kebutuhan masyarakat luas agar dapat dijangkau oleh masyarakat umum.
3. Menjalankan segala macam bentuk usaha- usaha yang langsung maupun tidak langsung untuk mencapai maksud dan tujuan perusahaan tersebut.
3.2 StrukturBOrganisasiBPTBUltraBAdilestariBStellaBPerkasaBMedanB B
MenurutB RobbinsB 2007B :B 214, struktur organisasi adalah penentuan
bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal. Ada enam 6 elemen yang penting dalam mendesain struktur organisasi
bagi sebuah perusahaan, yaitu spesialisasi kerja, departementalisasi, rantai komando, rentang kendali, stralisasi dan desentralisasi, serta formalisasi.
Universitas Sumatera Utara
Faktor-faktor utama yang diidentifikasi menentukan perancangan struktur suatu
organisasi adalah: B
a. Strategi yang digunakan organisasi Struktur suatu organisasi harus mengikuti strategi yang dijalankan organisasi
tersebut, dan harus dapat dimodifikasi untuk menampung dan mendukung perubahan signifikan dalam pelaksanaan strategi organisasi.
b. Ukuran organisasi Ukuran sebuah organisasi secara signifikan memengaruhi strukturnya.
Semakin besar ukuran sebuah organisasi, maka struktur organisasi yang digunakan juga akan semakin kompleks dan harus mampu mengkoordinasikan
setiap sumber daya manusia yang ada di dalam organisasi secara tepat. c. Teknologi
Istilah teknologi mengacu kepada cara sebuah organisasi mengubah input menjadi output. Teknologi yang digunakan perusahaan untuk memproduksi
barang-barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur organisasi. d. Lingkungan
Lingkungan yang selalu berubah akan turut memengaruhi struktur sebuah organisasi, baik dari segi pesaing, peraturan pemerintah, ataupun preferensi
pelanggan dalam menggunakan produk perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
Struktur organisasi PT. Ultra Adilestari Stella Perkasa Medan adalah berbentuk struktur organisasi garis dimana tiap atasan mempunyai sejumlah
bawahan tertentu dan setiap bawahan memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya kepada atasan masing-masing sesuai jenjang organisasi.
Untuk lebih jelasnya struktur organisasi PT. Ultra Adilestari Stella Perkasa Medan dapat dilihat pada Gambar 3.1 .
B B
B B
B B
B
Universitas Sumatera Utara
StrukturBOrganisasiB PT.BUltraBAdilestariBStellaBPerkasaBMedanB
PerB:B31DesemberB2012B
Gambar 3.1 Struktur Organisasi pada PT. Ultra Adilestari Stella Perkasa MedanB
Direktur
General Manager
Sales Manager Sew Year Manulang
Finance Acc Manager
M. Rifai
Personal Manager
Hendrik Tobing
Sales Superuisor
Sri |santi Acc
Superuisor Dumasari
Logistic Superuisor
Adm Gudang Wahyu
Sales Superuisor
Suparwan
Sales Superuisor
Indra Auis
Sales Superuisor
Eka Kurnia Sales
5 orang
Sales 5orang
Sales 5orang
Sales 5orang
Adm Superuisor
Sri Hartati Financial
Superuisor Deny
Agustiar Helper
Gudang 10orang
Coordinator pengiriman
Budiyanto Acc
officer 2orang
Adm officer
3orang
Kasir 4orang
Driuer 10 orang
Helper Expedisi
4 orang Security
3orang Office
BoyGirl 2 orang
Operator Winda
Universitas Sumatera Utara
Struktur organisasi yang digunakan PT. Ultra Adilestari Stella Perkasa Medan dibuat sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk memaksimalkan kinerja
karyawan. Rincian mengenai tanggung jawab dan wewenang tiap-tiap jabatan dalam struktur organisasi sebelumnya adalah sebagai berikut:
1. Direktur a. Menentukan kebijaksanaan yang bersifat menyeluruh bagi perusahaan.
b. Menerima tanggung jawab dan mengawasi pelaksanaan tugas manajer. c. Mengkoordinir aktiuitas seluruh bawahan demi tercapainya objektiuitas.
d. Mempertanggung jawabkan pelaksanaan wewenang yang diberikan kepada Dewan Komisaris pada rapat umum.
2. Manajer Penjualan a. Membuat rencana penjualan yang ditetapkan oleh perusahaan.
b. Mengkoordinir dan mengawasi para salesman, tenaga kolektor, dan tenaga pelayanan teknis.
c. Merencanakan pelaksanaan promosi perusahaan. d. Melaporkan kepada Direktur tentang perkembangan penjualan perusahaan.
e. Membawahi dan mengatur kerja superuisor. f. Memotiuasi karyawan.
Universitas Sumatera Utara
3. Finance and Accounting Manajer Manajer Keuangan a. Accounting :
Bagian ini bertugas menyusun pembukuan sesuai dengan data yang diperoleh untuk menyusun laporan keuangan perusahaan.
b. Finance : Bagian ini bertugas melaksanakan pembayaran atau hutang pembelian
maupun menerima pembayaran atas penjualan produksi. Dengan kata lain bagian ini bertugas mengatur uang masuk dan keluar.
4. Logistik Pergudangan a.
Untuk penyediaan barang-barang stok b.
Untuk koordinasi barang. c.
Untuk mengirim barang
5. Salesman Tenaga salesman berjumlah 15 lima belas orang, masing-masing dari
mereka melayani penjualan pada toko-toko pengecer outlet dan grosir dalam jumlah besar skala besar. Mereka mengadakan kunjungan ke pelanggan
perusahaan untuk menerima pesanan dan mengetahui masalah yang meliputi hubungan pelanggan dan perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
Salesman juga bertindak sebagai sumber informasi bagi perusahaan seperti informasi harga, keadaan pasar, pesaing perusahaan maupun kemasan dan
sebagainya. Hasil penjualan setiap harinya akan dicatat dan dilaporkan kepada bagian administrasi penjualan dan manajer penjualan.
Dalam aktiuitasnya salesman juga dibantu oleh asisten salesman yang dirangkap oleh driuer dimana asisten salesman juga berperan besar dalam
membantu salesman dari saat naiknya barang ke dalam mobil kanuas, hingga pencatatan stok sewaktu barang diturunkan dari mobil kanuas, dimana pada stock
opname barang asisten salesman akan akan mencocokkan dengan tanggal Deliuery Order yang dikeluarkan oleh salesman hingga saat dikembalikan ke
gudang kembali pada setiap hari Sabtu. Asisten salesman juga membantu penjualan ke retailer-retailer pengecer untuk memperluas jaringan pemasaran
produk.
Hasil penjualan setiap harinya akan dicatat dan dilaporkan kepada bagian adminitrasi penjualan dan manajer penjualan. Tiap salesman bertanggungjawab
atas rencana penjualan yang diberikan oleh manajer penjualan. Para salesman juga mempunyai tugas menagih piutang-piutang perusahaan dari para konsumen
dan pengecer. Penagihan tersebut sesuai dengan term waktu yang diberikan kepada Retailer atau grosir tersebut,biasanya waktu penagihan adalah 1 bulan
setelah turun barang atau 2 minggu sesuai pelayanan yang diberikan oleh salesman masing-masing.
Universitas Sumatera Utara
Salesman juga bertanggung jawab atas kelancaran arus barang yang diberikan, agar tidak terlalu banyak barang diretur dikembalikanakibat terlalu
banyak barang yang diberikan, tapi tidak sesuai dengan kebutuhan retailer atau grosir tersebut.
6. Superuisor Peran penting seorang superuisor adalah sebagai koordinator unit kerja. Untuk
menjadi koordinator yang efektif, superuisor wajib memahami karakter pekerjaan dan karakter sumber daya yang dikelolanya. Persepsi yang bersifat
objektif dengan mempertimbangkan semua risiko, peluang, dan potensi keunggulan dari semua sumber daya yang dikelola akan mendorong antusias
superuisor untuk selalu memperbaiki sikap dan perilaku dalam usaha menciptakan cara - cara kerja yang efektif dalam menghasilkan kinerja terbaik.
.
Setiap pekerjaan harus dilakukan melalui serangkaian proses kerja yang efektif dan tepat sasaran. Peran kerja superuisor tidak boleh sekedar
menjadi ban serap atasannya, superuisor tetaplah seorang pemimpin walaupun otoritasnya sangat terbatas. Dan sikap perilaku superuisor andal tidak akan
pernah melempar tanggung jawab kepada atasan, tapi akan membangun tim unit kerja yang efektif untuk secara terampil memecahkan masalah dan
membuat solusi terhebat.
Universitas Sumatera Utara
7. Administrasi Gudang
Tugas dari Administrasi Gudang ialah : 1. MembuatMengadakan pembukuan barang-barang dalam
Gudang. 2. Membuat kartu gudang label untuk setiap macam barang yang
memuat tentang penambahan barang, pengurangan, dan persediaansaldo barang dalam gudang.
3. Mencatat transaksi pembelian barang berdasarkan sistem PO purchase Order dan Faktur.
4. Mencatat persediaan barang di gudang.
3.3 BVisiBdanBMisiBPT.UltraBAdilestariBStellaBPerkasaBMedanB B
