1. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan suatu deskripsi yang menjelaskan otoritas serta tanggungjawab tiap-tiap bagian didalam suatu organisasi atau perusahaan.
Penggunaan struktur organisasi pada tiap-tiap perusahaan tentu berbeda-beda tergantung dari kebijakan perusahaan itu sendiri. Namun yang menjadi dasar
adalah struktur tersebut harus bersifat fleksibel terhadap adanya kemungkinan perubahan baik yang menyangkut pengembangan perusahaan maupun perubahan
lainnya yang berasal dari faktor-faktor lingkungan diluar dan dalam perusahaan. Hal lain yang cukup penting adalah struktur tersebut harus menunjukkan
pemisahan fungsi, batas-batas otoritas dan tanggung jawab yang jelas untuk tiap- tiap bagian. Keadaan tersebut harus diterapkan dengan mencegah terjadinya
penyalahgunaan wewenang, pelaksanaan tugas yang telah dilakukan serta pencampuran diantara fungsi-fungsi operasional, penyimpanan dan pencatatan.
Berdasarkan pengamatan maka penulis memperhatikan beberapa hal yang tercakup didalam struktur organisasi. Untuk lebih jelas akan dibahas seperti
dibawah ini : 1. penetapan uraian tugas
Didalam penyusunan struktur organisasi, harus diperhatikan bahwa struktur tersebut akan menunjukkan uraian tugas job description masing-masing bagian
secara jelas yang mencakup pembagian tugas, pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban dan pengawasan atas manajemen organisasi tersebut.
Kemudian hasil penyusunan tersebut diotorisasi oleh pihak yang berwenang, biasanya oleh Dewan Direksi, yang kemudian didistribusikan atau
Universitas Sumatera Utara
dikomunikasikan kepada semua bagian didalam organisasi tersebut agar tiap-tiap bagian mengerti akan tanggung jawab terhadap ruang lingkup kerjanya,
2. pemisahan tanggung jawab dan fungsi Pengendalian intern atas struktur organisasi menuntut adanya pemisahaan
fungsi dan tanggungjawab untuk kegiatan yang berhubungan. Hal tersebut berguna untuk mencegah kekeliruan dan penggelapan. Penulis melihat suatu
kelemahan adanya penggabungan kasir dengan petugas entry pada satu orang. Walaupun dengan alasan kekurangan namun penggabungan fungsi tersebut akan
menimbulkan peluang-peluang terjadinya penyalagunaan dan penggelapan aktiva rumah sakit. Hal ini dapat terjadi karena didalam ruangan itu tidak adanya petugas
yang mengawasi jalannya kegiatan tersebut. Sehingga memungkinkan kasir dapat mengeluarkan aktiva untuk kepentingan pribadi dan menyesuaikan catatannya
untuk menghilangkan tanggungjawab. Maka sebaiknya perlu dipisahkan bagian kasir dengan order entry dengan penambahan personil tanpa merekrut karyawan
dari luar rumah sakit agar dapat menghemat biaya untuk penambahan personil tersebut dan memperkecil hal-hal yant tidak diinginkan dapat terjadi,
3. satuan pengawasan intern Bagian Satuan Pengawasan Intern SPI sangatlan diperlukan didalam suatu
organisasi yang modren. Bagian ini berfungsi untuk mengawasi dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan rumah sakit setiap hari. Dari hasil evaluasi tersebut diharapkan
didapat saran perbaikan yang pada akhirnya berguna untuk meningkatkan efektifitas dan keefisiensian kegiatan rumah sakit.
2. Sistem Pengolahan Data Elektronik