Sumatera Utara di Medan. Surat izin ini juga diikuti oleh terjadinya perbaikan akte notaris Andreas Ngikut Meliala SH tanggal 24 Oktober 2002 yang merubah
Rumah Sakit Umum Vina Estetica sebagai Rumah Sakit Umum. Peningkatan kegiatan pelayanan terus berlangsung meliputi bidang-bidang
pelayanan lain yang terkait seperti pelayanan apotik, pelayanan parkir dan pelayanan administratif rumah sakit umum secara umum. Penambahan personel
dengan sendirinya tetap dilaksanakan baik secara kuantitas maupun kualitas. Semua peningkatan tersebut ditujukan untuk memberikan kepuasan pada pasien
dengan pelayanan yang efektif dan efesien.
2. Ruang Lingkup Kegiatan Rumah Sakit Umum Vina Estetica Medan
Rumah Sakit Vina Estetica memberikan berbagai macam pelayanan kesehatan antara lain :
a. rawat jalan Bagian rawat jalan ini memberikan berbagai jenis pelayanan antara lain
Gawat Darurat, Poliklinik Umum, Poliklinik Gigi, Poliklinik Spesialis yaitu Poliklinik kebidanan dan penyakit kandungan, Poliklinik Penyakit
Dalam, Poliklinik Anak, Poliklinik Penyakit Paru, Poliklinik Syaraf, Poliklinik Bedah, Poliklinik THT, Poliklinik Mata, Poliklinik Kulit dan
Kelamin. b. rawat inap
Pelayanan rawat inap dikelompokkan dalam ruangan ruangan rawat inap mulai dari kelas III, kelas II, kelas I, VIP, dengan dilakukan pemisahan
Universitas Sumatera Utara
ruangan antara pasien laki-laki dan perempuan dan pengelompokan khusus bedah dan non bedah dan ruang isolasi untuk penyakit menular.
c. pelayanan gawat darurat. d. pelayanan penunjang yang mencakup laboratorium lengkap, radiologi,
farmasi dan apotik, rehabilitas serta nutrisi. e. pelayanan imunisasi untuk BCG, DPT, Polio, MMR dan hepatitis
A dan B. f. pelayanan ambulance selama 24 jam.
g. klinik gizi.
3. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
Semua organisasi ataupun perusahaan yang didirikan mempunyai misi dan visi dalam mencapai tujuannya, dimana dalam pencapaian visi dan misi
tersebut tercermin dari sturktur organisasi dan uraian tugas. Struktur organisasi tersebut haruslah disusun dengan baik beserta dengan uraian tugas-tugasnya, hal
ini menghindari adanya kesalahan dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab di setiap bagian. Struktur organisasi dapat menggambarkan bagian-bagian yang
ada dalam perusahaan serta koordinasi antar bagian dan pembagian tugas masing- masing sehingga tiap anggota dapat bekerja sama antara satu dengan yang lainnya
secara efektif dan efisien. Struktur organisasi menetapkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa dan
mekanisme koordinasi formal serta pola interaksi yang akan diikuti. Struktur organisasi merupakan susunan dan hubungan antar komponen bagian-bagian dan
posisi-posisi dalam suatu perusahaan. Struktur organisasi merinci pembagian
Universitas Sumatera Utara
aktivitas kerja dan menunjukkan bagaimana berbagai tingkatan aktivitas berkaitan satu sama lain sampai tingkat tertentu, juga menunjukkan tingkat spesialisasi dari
aktivitas kerja. Struktur organisasi Rumah Sakit Umum Vina Estetica Medan, terdiri dari :
a. Direktur b. Wakil Direktur Pelayanan Medis
c. Wakil Direktur Penunjang Medis dan Pemasaran d. Wakil Direktur Umum dan Keuangan
e. Komite Medis dan Staff Medis Fungsional
a. Direktur
Direktur merupakan pimpinan puncak dalam suatu perusahaan, dimana seorang direktur mempunyai tugas memimpin, merumuskan kebijaksanaan
pelaksanaan, membina pelaksanaan, mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan tugas rumah sakit sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan. Direktur ini
dibantu oleh 4 Wakil Direktur yaitu Wakil Direktur Pelayanan Medis dan Penelitian, Wakil Direktur Penunjang Medis dan Pendidikan, Wakil Direktur
Umum dan Keuangan, Komite Medis dan Staff Medis Fungsional.
b. Wakil Direktur Pelayanan Medis
Wakil Direktur Pelayanan Medis membawahi 3 bidang, 8 instalasi yang masing-masing bidang membawahi 3 Seksi. Tugas Wakil Direktur Pelayanan
Medis dan Penelitian Meliputi pengolahan pelayanan medis, asuhan dan pelayanan keperawatan kepada instalasi Rawat Jalan, Rawat Inap, Rawat Intensif,
Bedah, Diagnostik Noninvasif dan pencitraan, Diagnostik Invasif dan Intervensi
Universitas Sumatera Utara
Nonbedah, Rehabilitas Medis, serta kegiatan penelitian dan pengembangan pada instalasi penelitian dan pengembangan.
Bidang Pelayanan Medis mempunyai tugas mengkoordinasikan seluruh kebutuhan Instalasi Rawat Jalan, Rawat Inap, Rawat Intensif, Diagnostik
Noninvasif dan pencitraan, Diagnostik Invasif dan intervensi nonbedah serta Rehabilitasi Medis. Bidang Keperawatan mempunyai tugas melakukan bimbingan
pelaksanaan asuhan dan pelayanan keperawatan, logistik keperawatan serta etika dan mutu keperawatan. Bidang Penelitian dan Pengembangan mempunyai tugas
mengkoordinasikan seluruh kebutuhan fasilitas dan kegiatan penelitian dan pengembangan dibidang pelayanan medis, pelayanan penunjang dan keperawatan.
Dalam pelaksanaan tugasnya Wakil Direktur Pelayanan Medis dan Penelitian membawahi :
1. bidang pelayanan medis, terdiri dari : a. seksi ketenagaan dan mutu pelayanan medis
b. seksi bangunan dan pemeliharaan fasilitas pelayanan medis Tugas dan tanggung jawabnya adalah membantu atau mewakili Wakil Direktur
Pelayanan Medis dan Penelitian dalam bidang pelayanan medis, yang meliputi perencanaan, pengkoordinasian, pengaturan pelaksanaan dan pengaturan norma-
norma serta pengawasan dibidang pelayanan medis. 2. bidang keperawatan, terdiri dari :
a. seksi asuhan dan profesi keperawatan b. seksi logistik keperawatan
Universitas Sumatera Utara
Tugas dan tanggung jawabnya adalah membantu atau mewakili Wakil Direktur Pelayanan Medis dan Penelitian dibidang pelayanan dan merencanakan,
mengkoordinir, melaksanakan, membina dan mengawasi segala kegiatan yang berkaitan dengan perawatan baik rawat inap maupun rawat jalan.
c. Wakil Direktur Penunjang Medis dan Pemasaran
Wakil Direktur Penunjang Medis dan Pemasaran, membawahi 6 instalasi, 2 bidang yang terdiri dari Bidang Penunjang Medis dan Pemasaran. Masing
masing bidang membawahi sebanyak banyaknya 2 seksi. Tugas Wakil Direktur Penunjang Medis dan Pendidikan adalah membina dan mengelola pelayanan
penunjang medis pada Instalasi Radiologi, Patologi Klinik dan Bank Darah, Farmasi dan Sterilisasi Sentral serta Gizi, Kardiologi Sosial serta kegiatan
pendidikan dan pelatihan pada Instalasi Pendidikan dan Pelatihan. Bidang Penunjang Medis mempunyai tugas mengkoordinasikan seluruh
kebutuhan pelayanan penunjang medis pada Instalasi Radiologi, Patologi Klinik dan Bank Darah, Farmasi dan Sterilisasi Sentral serta Gizi. Bidang Pendidikan
dan Pelatihan mempunyai tugas mengkoordinasikan seluruh kebutuhan fasilitas dan kegiatan pendidikan dan pelatihan tenaga serta organisasi masyarakat. Dalam
pelaksanaan tugasnya Wakil Direktur Penunjang Medis dan Pemasaran, membawahi :
1. Kepala Pemasaran Tugas dan tanggung jawabnya adalah membuat rancangan berupa iklan,
brosur dan memperkenalkan Rumah sakit baik berupa pelayanan rumah sakit serta pelayanan dari Dokter-dokter yang profesional kepada masyarakat.
Universitas Sumatera Utara
2. Kepala Instalasi Farmasi Tugas dan tanggung jawabnya adalah membantu atau mewakili Wakil
Direktur Penunjang Medis dan Pemasaran dalam mempersiapkan keperluan baik untuk operasional pelayanan rumah sakit maupun untuk kebutuhan
pasien. 3. Kepala Instalasi Radiologi
Tugas dan tanggung jawabnya adalah membantu atau mewakili Wakil Direktur Penunjang Medis dan Pemasaran dalam mempersiapkan alat-alat dan
sumber daya untuk menunjang dan mendukung terapi yang dilakukan oleh Dokter-dokter melalui bidang Radiologi.
4. Kepala Instalasi Laboratorium Tugas dan tanggung jawabnya adalah membantu atau mewakili Wakil
Direktur Penunjang Medis dan Pemasaran dalam mempersiapkan alat-alat dan sumber daya untuk menunjang dan mendukung terapi yang dilakukan oleh
Dokter-dokter malalui bidang Laboratorium. 5. Kepala Instalasi Gizi
Tugas dan tanggung jawabnya adalah membantu atau mewakili Wakil Direktur Penunjang Medis dan Pemasaran dalam mempersiapkan, mengatur,
menyediakan kebutuhan konsumsi Pasien baik makanan utama maupun makanan tambahan yang diperlukan oleh pasien, Dokter dan perawat.
d. Wakil Direktur Umum dan Keuangan
Wakil Direktur Umum dan Keuangan membawahi 3 Bagian yang meliputi Bagian Sekretariat dan Personalia, Bagian Perencanaan dan Rekam Medis, Bagian
Universitas Sumatera Utara
Keuangan dan 2 Instalasi yang terdiri dari Pengelolaan Data Elektronik dan Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit. Wakil Direktur Umum dan Keuangan
mempunyai tugas mengelola kegiatan kesekretariatan dan Personalia, perencanaan dan rekam medis, informasi keuangan, pengelolaan data elektronik dan
pemeliharaan sarana rumah sakit. Bagian Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan kegiatan ketatausahaan,
kepegawaian, kerumahtanggaan dan perlengkapan. Bagian Perencanaan dan Rekam Medis mempunyai tugas melaksanakan koordinasi kegiatan perencanaan,
rekam medis, pengumpulan dan pengolahan data, penyusunan laporan, publikasi dan pelayanan informasi. Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
pengelolaan keuangan rumah sakit. Dalam pelaksanaan tugasnya Wakil Direktur Umum dan keuangan,
membawahi : 1. Bagian Sekretariat dan Personalia, terdiri dari :
a. Sub Bagian Tata Usaha b. Sub Bagian Kepegawaian
c. Sub Bagian Pengelolahan Data Elektronik d. Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan.
Tugas dan tanggung jawabnya adalah membantu atau mewakili Wakil Direktur Umum dan Keuangan, yaitu bagian sekretariat dan Personalia bertugas
merencanakan, mengatur, melaksanakan kegiatan-kegiatan dan mengkoordinir kegiatan
kegiatan yang berkaitan dengan kesekretariatan, ketatausahaan,
Universitas Sumatera Utara
administrasi kepegawaian, pembinaan, pelatihan dan pengembangan personil serta program dan pelaporan.
2. Bagian Perencanaan dan Rekam Medis, terdiri dari : a. Sub Bagian Perencanaan
b. Sub Bagian Penyusunan dan Pengelolaan Rekam Medis c. Sub Bagian Laporan dan Pelayanan Informasi
Tugas dan tanggung jawabnya adalah membantu atau mewakili Wakil Direktur Umum dan Keuangan dalam bidang perencanaan, pelaksanaan,
koordinasi dan pengawasan dibidang administrasi pasien dan rekam medis maupun dalam kegiatan pemasukan data.
3. Bagian Keuangan, terdiri dari : a. Sub Bagian Penyusunan Anggaran dan verifikasi.
b. Sub Bagian Pembendaharaan. c. Sub Bagian Akuntansi dan Tata Rekening.
Tugas dan tanggung jawabnya adalah membantu atau mewakili Wakil Direktur Umum dan Keuangan, dimana bidang keuangan berfungsi
merencanakan, mengatur, melaksanakan, mengkoordinir dan mengawasi kegiatan- kegiatan yang berkaitan dengan keuangan yang meliputi penganggaran,
pembendaharaan, pembukuan dan akuntansi keuangan.
e. Komite Medis dan Staff Medis Fungsional
1. Komite Medis adalah wadah nonstruktural yang beranggotakan Ketua Staff Medis Fungsional yang ada di Rumah Sakit Umum Vina Estetica
Medan.
Universitas Sumatera Utara
2. Pembentukan Komite Medis ditetapkan oleh Direktur Jenderal Pelayanan Medik atas usulan Direktur dan mempunyai masa kerja 3 tahun.
3. Komite Medis mempunyai tugas membantu Direktur menyusun standard pelayanan dan memantau pelaksanaanya serta melaksanakan pembinaan
etika profesi, mengatur kewenangan profesi anggota Staff Medis Fungsional serta menggembangkan program pelayanan, pendidikan dan
pelatihan serta penelitian dan pengembangan. 4. Membuat standart terapi dan standard pelayanan di rumah sakit sesuai
dengan bidang keilmuan . 5. Komite Medis dan Staff Medis Fungsional ini beranggotakan Dokter-
dokter Spesialis dari berbagai disiplin ilmu.
4. Sistem Pengolahan Data Elektronik
Rumah Sakit Umum Vina Estetica Medan didalam pelaksanaan operasinya menggunakan sistem informasi akuntansi secara komputerisasi terpadu yang
menghubungkan tiap departemen dengan menempatkan terminal-terminal ditiap bagian yang diperlukan. Program ini dimulai sejak berdirinya Rumah Sakit
Umum Vina Estetica dimana program ini memang khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan operasional rumah sakit. Program ini dapat dijalankan
secara Multi User dengan data yang saling terintegrasi antar program satu dengan yang lainnya dan tidak bersifat statis karena masih dapat dikembangkan sesuai
dengan kebutuhan organisasi.
Universitas Sumatera Utara
Program aplikasi yang digunakan saat ini antara lain : a. outpatient management, yaitu suatu aplikasi rawat jalan yang
disediakan untuk memenuhi kebutuhan kegiatan yang ada pada instalasi rawat jalan, meliputi perjanjian pasien, pendaftaran pasien,
pencatatan tindakan atau pelayanan rumah sakit yag diberikan pada pasien sampai dengan pencatatan pembayaran biaya pemeriksaan dari
pasien. b. inpatient management, yaitu suatu aplikasi rawat inap yang merupakan
perluasan dari aplikasi outpatient management dengan penambahan fasilitas pencatatan penerimaan, pemulangan dan perpindahan pasien.
c. appoinment record tracking, yaitu aplikasi yang menangani proses perjanjian perawatan atau konsultasi antara pasien dengan pihak rumah
sakit, baik pasien baru maupun pasien lama. d. medical recordtTracking, yaitu suatu aplikasi yang digunakan untuk
mencatat administratif penyimpanan dokumen status pasien berikut dengan pergerakannya.
e. pharmacy management, yaitu suatu aplikasi manajemen farmasi yang digunakan untuk menangani pencatatan seluruh transaksi yang ada
dibidang farmasi. f. inventory management, yaitu suatu aplikasi yang melakukan
pencatatan seluruh transaksi kegiatan inventori, khususnya untuk pencatatan barang-barang inventori yang habis dipakai.
Universitas Sumatera Utara
g. general managemnet, yaitu suatu aplikasi manajemen seluruh pembukuan keuangan yang digunakan untuk menangani seluruh
kegiatan pembukuan keuangan yang mana datanya mencakup seluruh kegiatan dari bagian-bagian yang ada di rumah sakit. Kegiatan
pembukuan tersebut termasuk pula dalam membuat anggaran. h. payroll dan personel, yaitu suatu aplikasi pengajian dan kepegawaian
yang disediakan untuk menangani masalah administrasi yang ada dibidang kepegawaian.
i. counter collections, yaitu suatu modul pengumpulan pembayaran yang disediakan untuk kebutuhan pengaturan pengumpulan hasil
pembayaran pasien yang terjadi pada beberapa terminal pembayaran dari lokasi departemen yang berbeda dan harus sudah didaftarkan
sebelumnya. j. user report writer, yaitu suatu aplikasi program laporan untuk
penggunaan yang digunakan dalam memberikan keleluasaan bagi pengguna aplikasi membuat laporan-laporan yang berdasarkan data
yang ada dalam komputer dengan bentuk dan isi laporan sesuai dengan yang digunakan.
Data yang ada didalam tempat penyimpanan data komputer didapat dari hasil transaksi atau kegiatan yang dicatat pada aplikasi-aplikasi yang digunakan,
misalnya : Outpatient Management Rawat Jalan
Inpatient Management Rawat Inap
Universitas Sumatera Utara
Appoinment Scheduling Perjanjian Medical Record Tracking Rekan Medis
Pharmacy Management Farmasi Inventory Management Inventory
General Ledger Buku Besar Pembukuan Payroll dan Personal Kepegawaian
5. Sistem Informasi Akuntansi Pada Pelayanan Rawat inap di Rumah Sakit Umum Vina Estetica Medan
