Sistem dan Prosedur Pembelian Bahan Makanan di Kitchen Hotel

5 BAB II URAIAN TEORITIS

2.1 Sistem dan Prosedur Pembelian Bahan Makanan di Kitchen Hotel

Dalam proses pengadaan barang akan dilakukan oleh bagian pembelian.Pembelian merupakan salah satu fungsi yang penting dalam berhasilnya operasi suatu perusahaan.Wiyasha IBM,2006:41untuk mengendalikan aktivitas pembelian diperlakukan sistem prosedur untuk bahan makanan segar dan groceries.Dengan sistem dan prosedur pembelian akan didapat hasil yang sama setiap kali suatu pembelian dilakukan.Bila terjadi kesalahan atau penyimpangan maka kesalahan itu akan dapat dengan mudah ditelusuri oleh manajemen.Dalam sistem dan prosedur pembelian ditentukan siapa yang berwenang melakukan pembelian,dan fungsi-fungsi lain yang harus dikoordinasikan dengan rencana pembelian bahan makanan. Prosedur pembelian bahan makan groceries berbeda dari satu hotel dengan hotelrestoran lain.Hal yang penting diperhatikan dalam prosedur pembelian groceries adalah pejabat hotelrestoran yang berwenang untuk mengadakan pembelian,yang mengesahkan,fungsi-fungsi hotelrestorasn lain yang harus mendapatkan koordinasi dari pembelian,dan formulir yang digunakan. 6 Ada dua formulir yang digunakan dalam prosedur pembelian,formulir perminataan pembelian barang FPPB dan orderan pembelian barang OP.FPPB dilengkapi oleh bagian gudang jika persediaan groceries sudah mendekati jumlah minimum.FPPB ini didistribusikan kepada bagian hotelrestoran yang terkait,seperti bagian pembelian,pengendalian harga pokok Food Cost Control dan akutansi Bagian Utang.Jadi dasar pembelian groceries adalah FPPB yang dilengkapi oleh bagian pembelian menlengkapi formulir order pembelian sesuai dengan informasi pada FPPB. Orderan pembelian yang telah lengkap dan disahkan oleh pejabat hotelrestoran Misalnya General Manager dan Manejer Pembelian kemudian dikirim kerekanan yang dimaksud.Tembusan order pembelian di distribusikan kepada fungsi-fungsi hotelrestoran yang lain untuk koordinasiasi Misalnya fungsi penerimaan,keuanganakutansi,pengedalian biaya.Prosedur pembelian bahan makanan menggunakan daily market list.Dalam Daily Market List sudah dicantumkan bahan makanan yang diperlukan untuk produksi harian bagian dapur. Bila bagian dapur memerlukan beberapa bahan makanan segar maka pejabat dapur yang berwenang Chef De Cuisine akan menghubungi bagian gudang dan memberikan persetujuan gudang Otoritasi untuk kemudian disampaikan kebagian pembelian oleh petugas gudang.Daily Market List yang telah dilengkapi oleh bagian gudang disampaikan kebagian pembelian dan dikoordinasikan ke bagian penerimaan,gudang atau penyimpanan,pengendalian harga pokok dan akutansi. 7

2.2 Penerimaan Bahan Makanan Oleh Bagian Receiving