Menurut Yulia 1993:55 “Bahan pustaka yang diperoleh melalui hadiah mempunyai potensi yang besar dalam pengembangan koleksi bahan
pustaka suatu perpustakaan, karena bahan pustaka diperoleh dengan cuma- cuma, sepanjang bahan pustaka tersebut benar-benar sesuai dengan tujuan
perpustakaan”.
Langkah-langkah yang perlu ditempuh dalam mengajukan permintaan hadiah bahan pustaka menurut Soeatminah 1992:72 antara lain:
1. Menyusun daftar bahan pustaka yang akan diminta.
2. Mengirimkan kepada alamat yang dituju sebagai surat permohonan dengan
penjelasan kegunaannya, serta dilampiri daftar yang telah disiapkan. 3.
Apabila bahan pustaka hadiah datang, maka perlu diperiksa dan dicocokkan dengan surat pengantarnya, dan apabila sudah cocok dapat langsung
diinventaris. 4.
Mengirimkan surat ucapan terima kasih kepada pengirim, beserta pengembalian tanda terima.
2.4.3 Tukar Menukar
Tukar menukar adalah pengadaan bahan pustaka yang diperoleh dengan terencana. Dikatakan terencana karena perencanaan tukar menukar ini tidak
seperti perencanaan pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian. Pada umumnya perpustakaan memperoleh bahan pustaka ini karena adanya kerja sama
dengan perpustakaan lain. Pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai beberapa tujuan:
1. Untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku
atau tidak tersedia karena alasan lain. 2.
Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang buku- buku duplikat atau hadiah yang tidak sesuai.
3. Pertukaran mengembangkan kerjasama yang baik antar perpustakaan
khususnya pada tingkat internasional Yulia, 1993:56. Pengelolaan pertukaran bahan pustaka disebagian besar perpustakaan
harus dimulai dari kepentingan lembaga daripada keinginan untuk mendukung distribusi bahan-bahan ilmiah. Ada beberapa cara pertukaran bahan pustaka yang
dilakukan oleh perpustakaan yaitu:
Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara
1. Perpustakaan yang mempunyai bahan pustaka yang sudah tidak diperlukan
lagi, disusun dalam bentuk daftar, untuk ditawarkan. Sebelum ditawarkan setiap bahan pustaka harus diproses terlebih dahulu sesuai peraturan yang
berlaku untuk dinyatakan dikeluarkan dari inventaris perpustakaan yang bersangkutan. Daftar penawaran disusun menurut subjek, kemudian
pengarang dan judul. Sedangkan majalah disusun menurut judul, tahun dan nomor telepon.
2. Perpustakaan mengirim penawaran kepada perpustakaan-perpustakaan lain
yang diperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan bahan pustaka yang ditawarkan, dan telah mempunyai hubungan kerjasama.
3. Perpustakaan yang menerima penawaran, mempelajari penawaran yang
diterima beserta pernyataannya dan membandingkan dengan kebijakan dan kebutuhan pengembangan koleksi perpustakaan sendiri.
4. Perpustakaan yang menerima tawaran dari perpustakaan lain, memilih bahan
pustaka yang sesuai bobotnya, serta menyusunnya dalam daftar bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan penukar.
5. Perpustakaan yang menerima tawaran perpustakaan lain, mengirimkan
daftar bahan pustaka yang diinginkan disertai daftar bahan pustaka yang akan dipakai sebagai bahan penukar.
6. Kemudian perpustakaan yang telah menerima tanggapan atas penawarannya,
melakukan penukaran keseimbangan bahan pertukaran tentang subjek dan bobotnya.
7. Aplikasi kedua perpustakaan telah sepakat, maka tukar menukar dapat
dilaksanakan dan perpustakaan jawab persetujuannya. 8.
Setelah menerima bahan pertukaran, masing-masing perpustakaan mengolahnya sesuai dengan prosedur penerimaan dan inventarisasi.
Yulia, 1993:57
Pengadaan bahan pustaka melalui tukar menukar mempunyai keunggulan antara lain:
a. Bahan pustaka yang ditukarkan kemungkinan sudah tidak ada lagi
diperedaran, sehingga perpustakaan dapat memilikinya. b.
Dapat memperoleh bahan pustaka tanpa membeli. Selain itu, ada juga beberapa sumber pertukaran bahan pustaka yaitu:
1. UniversitasAkademi yang berupa terbitan resmi, disertasi atau abstrak
bahan pustaka duplikat, reprint, terbitan unit penelitian. 2.
Pemerintah berupa undang-undang, peraturan, lembaran Negara, program pemerintah, terbitan resmi lainnya.
Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara
3. Organisasi ilmiah dan profesi.
4. Perusahaan dan industri.
2.4.4 Titipan
