Tanggung Jawab Dokumen dan Lampiran

6. Tanggung Jawab

Yang bertanggung jawab atas kegiatan prosedur penerimaan kas di Perkebunan Sei Merah Estate adalah : a. Estate Administration Assistant bertanggung jawab atas proses penyusunan Monthly Requisition for Fund Actual di tingkat kebun. b. Estate Manager bertanggung jawab secara keseluruhan atas hasil penyusunan Monthly Requisition for Fund Actual c. Field Assistant bertanggung jawab terhadap kesesuaian antara Monthly Requisition for Fund Actual yang telah disetujui dengan pelaksanaan pembayaran di tingkat divisi. d. Estate Manager bertanggung jawab terhadap kesesuaian antara Monthly Requisition for Fund Actual yang telah disetujui dengan pelaksanaan operasional dan pelaksanaan pembayaran di tingkat kebun. e. Area Manager Agronomy bertanggung jawab terhadap kesesuaian antara Monthly Requisition for Fund Actual yang telah disetujui dengan pelaksanaan di tingkat kebun di bawah wilayahnya. f. Operation Administration Department bertanggung jawab atas proses pengumpulan, pemeriksaan dan konsolidasi data serta mengajukan kepada Direktur yang terkait untuk memperoleh persetujuan. g. Treasury Department bertanggung jawab atas proses penyediaan dan pengiriman dana sesuai dengan Monthly Requisition for Fund Actual yang telah disetujui Direktur yang terkait. Universitas Sumatera Utara

7. Dokumen dan Lampiran

Adapun dokumen yang harus dilengkapi di dalam penerimaan kas yang tercatat pada Monthly Requisition for Fund Actual adalah: a. OAD Form 100A Merupakan dokumen Monthly Requisition for Fund Actual yang dipergunakan untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja, material dan transport di dalam kebun selama satu bulan dalam bentuk finansial. b. OAD Form 110A-Estate Merupakan dokumen Monthly Requisition for Fund Actual yang dipergunakan untuk mengkonsolidasikan kebutuhan tenaga kerja, material dan transport di dalam kebun selama satu bulan sebagai lampiran persetujuan di tingkat kebun . c. OAD Form 110A-AMA Merupakan dokumen Monthly Requisition for Fund Actual yang dipergunakan untuk mengkonsolidasikan kebutuhan tenaga kerja, material dan transport di dalam kebun selama satu bulan sebagai lampiran persetujuan di tingkat AMA. Lampiran-lampiran yang harus dilengkapi di dalam menyusun Monthly Requisition for Fund Actual pertengahan bulan adalah : a. Lampiran 1a Mid :Mid Month Salary Report “month” “year” detail by division. b. Lampiran 1b Mid :Mid Month Salary Report “month” “year” total by division. Universitas Sumatera Utara c. Lampiran 2 Mid : Mid Month Salary Report PHL Day Based. d. Lampiran 3 Mid : Mid Month Salary Report PHL Non Day Based. e. Lampiran 4 Mid : Perhitungan estimasi saldo kas satu hari sebelum hari gajian Mid Month. f. Lampiran 5 Mid : Perhitungan estimasi saldo bank satu hari sebelum hari gajian Mid Month. Lampiran-lampiran yang harus dilengkapi di dalam menyusun Monthly Requisition for Fund Actual akhir bulan adalah : a. Lampiran 6a End :Month End Salary “month” “year” detail by division. b. Lampiran 6b End :Month End Salary “month” “year” total by division. c. Lampiran 7 End :Month End Salary Report – PHL “month” “year”. d. Lampiran 8 End : Estimate 7 Days Salary Report – PHL “month” “year”. e. Lampiran 9a End :Summary BKM Hasil. f. Lampiran 9b End :GL Account – 21495001-Accrued Others-Salaries Empl. Benefits. g. Lampiran 10 End :Estimate 7 Days Salary Report – BKM Hasil “month” “year”. h. Lampiran 11 End :Perhitungan estimasi saldo kas satu hari sebelum hari gajian End Month. i. Lampiran 12 End :Perhitungan estimasi saldo bank satu hari sebelum Universitas Sumatera Utara hari gajian End Month. C. Pengeluaran Kas pada Perkebunan Sei Merah Estate 1. Prosedur Pengeluaran Kas pada Perkebunan Sei Merah Estate Dalam perkebunan Sei Merah Estate prosedur pengeluaran kas juga berbeda dengan prosedur dikantor pusat. Prosedur pengeluaran berawal dari Cash Payment Reconciliation.Cash Payment Reconciliation merupakan pertangguang jawaban atas dana yang diminta pada Monthly Requisition for Fund MRF Actual dan pembayaran yang telah dilaksanakan oleh Kebun dan AMA Office pada hari gajian pertengahan bulan dan hari gajian akhir bulan. Tujuannya memberikan pertanggungjawaban atas dana yang diterima Branch Office pada saat pembayaran dilakukan dan memberikan informasi saldo dana di Kebun dan juga di rekening Bank Kebun. Berikut langkah kerja dalam prosedur pengeluaran kas di Perkebunan Sei Merah Estate: a. Estate Adm Assisstant menyusun Cash Payment Reconciliaton. b. Estate Manager Memeriksa Cash Payment Reconciliation. Apabila ada koreksi dikembalikan kepada Estate Administration Assistant. Apabila setuju ditandatangani dan menyerahkan kepada Area Office Assistant. c. Area Office Assistant Memeriksa Cash Payment Reconciliation dari setiap kebun dan AMA Office. Apabila ada koreksi dikembalikan kepada Area Office Assistant.Apabila setuju ditandatangani dan menyerahkan kepada Operation Administration Department. Universitas Sumatera Utara d. Area Manager Agronomy memeriksa Cash Payment Reconciliation dari setiap kebun dan AMA office. Apabila ada koreksi dikemalikan ke Areao Office Assistant. Apabila setuju ditandatangani dan menyerahkan kepada Operatiaon Administration Departement. e. Operation Administration Departement memeriksa Cash Payment Reconciliation dari setiap kebun dan AMA Office. Apabila ada koreksi dikembalikan kepada Area Manager Agronomy. f. Treasury Departement Mengawasi sisa dana sesuai dengan Cash Payment Reconciliation dari setiap kebun. Universitas Sumatera Utara Bagan Prosedur Pengeluaran Kas Perkebunan Sei Merah Estate Gambar 3.4 Bagan Prosedur Pengeluaran Kas pada Perkebunan Sei Merah Estate Estate Adm Assisstant EAA Menyusun Cash Payment Reconciliation CPR Estate Manager EM Memeriksa CPR Jika ada koreksi akan dikembalikan ke EAA Area Office Assistant AOA Memeriks CPR dari setiao kebun Jika ada koreksi akan dikembalikan ke EM Area Manager Agronomy AMA Memeriksa CPR dari AOA Jika ada koreksi akan dikembalikan ke AOA Opr. Administration Dept. OAD Memeriksa CPR dari setiap kebun dan kantor AMA JIka ada koreksi akan dikembalikan ke AMA Treasury Mengawasi sisa dana sesuai dengan CPR dari setiap kebun Universitas Sumatera Utara

2. Cakupan Cash Payment Reconciliation