No. Lama Bekerja
Frekuensi
1. 1 Tahun
- -
2. 1-5 Tahun
6 13,63
3. 6-10 Tahun
16 36,37
4. 10 tahun
22 50
Jumlah 44
100 Sumber: Kuesioner Penelitian 2012
Berdasarkan tabel 6 dapat diketahui bahwa pegawai yang bekerja di Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang sudah memahami
pekerjaannya. Hal ini dapat dilihat dari penjelasan di atas dimana pegawai yang telah bekerja lebih dari 10 tahun 22 orang 50, 6-10 tahun 16 orang
36,73,dan 6 orang yang bekerja 6-10 tahun. Dan tidak ada pegawai yang bekerja kurang dari 1 tahun. Dengan masa kerja yang telah lama dan pemahaman
terhadap pekerjaannya diharapkan dapat mendorong pegewai untuk bekerja secara efektif.
IV.2 Sistem Kearsipan x
Variabel bebas dalam penelitian ini adalah sistem pengelolaan kearsipan. Dengan indikator sebagai berikut : penerimaan, pengarahan, pencatatan,
pengurusan, penyimpanan, penemuan kembali, peminjaman dan penyusutanpemusnahan arsip.
Tabel 7: Distribusi Jawaban Responden Tentang Menerima Naskah Dinas Secara Rutin
Dalam sistem kearsipan tahap pertama yaitu kegiatan penerimaan arsip. Kegiatan penerimaan arsip yang efektif dapat dilihat dari 3 indikator, yang
pertama yaitu penerimaan naskah dinas secara rutin. Naskah dinas yang diterima oleh Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang biasanya berasal dari
kantor bupati, atau instansi-instansi pemerintah lainnya. Untuk mengetahui tingkat rutinitas Kantor Sekretariat DPRD dapat dilihat pada tabel di bawah ini:
No. Kategori
Frekuensi
1. Selalu
16 36,36
2. Sering
27 61,36
3. Kadang-kadang
1 2,3
4. Hampir Tidak Pernah
5. Tidak Pernah
Jumlah 44
100 Sumber: Kuesioner Penelitian 2012
Berdasarkan tabel 7 dapat diketahui bahwa 16 responden 36,36 menyatakan selalu menerima naskah dinas secara rutin, 27 responden 61,36
menyatakan sering dan hanya 1 responden 2,3 yang menyatakan Jarang. Hal ini menunjukkan bahwa Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang sering
menerima naskah dinas.
Tabel 8: Distribusi Jawabab Responden Tentang Diteliti Kebenaran Alamat Naskah Dinas
Indikator yang kedua dalam penerimaan naskah dinas yaitu, meneliti kebenaran alamat naskah dinas. Dalam menerima surat atau naskah dinas setiap pegawai
harus meneliti kebenaran alamat naskah dinas, hal ini dilakukan agar tidak terjadi kesalahan dalam penerimaan surat. Untuk melihat jawaban responden tentang
ditelitinya kebenaran alamat naskah dinas dapat dilihat pada tabel di bawah:
No. Kategori
Frekuensi
1. Selalu
25 56,81
2. Sering
18 40,90
3 Kadang-kadang
4. Hampir tidak pernah
1 2,3
5. Tidak pernah
Jumlah 44
100 Sumber: Kuesioner Penelitian 2012
Berdasrkan tabel 8 dapat diketahui bahwa untuk pertanyaan tentang ditelitinya kebenaran alamat dinas 25 responden 56,81 menjawab selalu, 18
responden 40,90 menjawab sering, dan hanya 1 responden 2,3 yang menjawab hampir tidak pernah meneliti kebenaran alamat dinas. Ini berarti
mayoritas pegawai Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang selalu meneliti kebenaran alamat dinas pada surat atau naskah dinas. Dengan begitu
sistem pengelolaan kearsipan akan berjalan dengan efektif.
Tabel 9: Distribusi Jawaban Responden Tentang Diteliti Kelengkapan Lampiran Naskah Dinas
Setelah naskah dinas diteliti kebenaran alamatnya, hal yang selanjutnya harus dilakukan adalah meneliti kelengkapan lampiran naskah dinas. Untuk
mengetahui jawaban pegawai dalam meneliti kelengkapan naskah dinas dapat dilihat pada tabel di bawah:
No. Kategori
Frekuensi
1. Selalu
15 34,09
2. Sering
23 52,27
3. Kadang-kadang
6 13,63
4. Hampir tidak pernah
5. Tidak pernah
Jumlah 44
100 Sumber: Kuesioner Penelitian 2012
Berdasarkan tabel 9 dapat diketahui 23 responden 52,27 menyatakan sering meneliti kelengkapan lampiran naskah dinas, 15 responden 34,09
menyatakan selalu, dan 6 responden 13,63 menyatakan kadang-kadang. Dari tabel di atas dapat dilihat bahwa mayoritas pegawai sudah menyadari perlunya
memeriksa kelengkapan lampiran naskah dinas. Hal ini dilakukan untuk menghindari kesalahan dalam mengolah naskah dinas yang diterima.
Tabel 10: Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditentukan Naskah Dinas Penting atau Naskah Dinas Biasa
Seteleh kegiatan penerimaan naskah dinas, kgiatan yang dilakukan dalam sistem pengelolaan kearsipan yaitu pengarahan arsip. Hal yang pertama dilakukan
dalam pengarahan arsip yaitu menentukan naskah dinas penting atau biasa. Untuk mengetahui jawaban pegawai dalam mendakan naskah dinas penting dan biasa
dapat dlihat pada tabel di bawah:
No. Kategori
Frekuensi
1. Selalu
15 34,09
2. Sering
10 22,72
3. Kadang-kadang
18 40,90
4. Hampir tidak pernah
5. Tidak pernah
1 2,3
Jumlah 44
100 Sumber: Kuesioner Penelitian 2012
Berdasarkan tabel 10 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan selalu menentukan naskah dinas yang diterima penting atau tidak
yaitu sebanyak 15 responden 34,09, 10 responden 22,72 menyatakan sering, 18 responden 40,90 yang menyatakan kadang-kadang, dan 1 responden
2,3 yang menjawab hampir tidak pernah. Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa mayoritas pegawai DPRD Kabupaten Deli Serdang masih kurang menyadari
pentingnya membedakan antara naskah dinas penting dan naskah dinas biasa. Pembedaan naskah dinas penting dilakukan untuk menghindari kesalahan dalam
mengelola naskah dinas.
Tabel 11: Distribusi Jawaban Responden Tentang Dicantumkan Disposisi Pengarahan Pada Naskah Dinas
Surat atau naskah dinas yang bersifat pnting, biasanya memerlukan disposisi pengarahan dari pimpinan. Hanya pimpinan yang mempunyai wewenang
untuk mencantumkan disposisi pengarahan. Jawaban responden tentang dicantumkan disposisi pengarahan dapat dilihat pada tabel di bawah:
No. Kategori
Frekuensi
1. Selalu
6 13,65
2. Sering
3 6,8
3. Kadang-kadang
2 4,55
4. Hampir tidak pernah
5. Tidak pernah
33 75
Jumlah 44
100 Sumber: Kuesioner Penelitian 2012
Berdasarkan tabel 11 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan tidak pernah mencantumkan disposisi pada pengarahan dinas yaitu
sebanyak 33 responden 75, 6 responden 13,65menyatakan selalu, 3 responden 6,8 menyatakan sering, dan 2 responden menyatakan kadang-
kadang. Hal ini dikarenakan hanya kepala badan, kabag, dan kasubbag yang mempunyai wewenang mencantumkan disposisi pada pengarahan dinas.
Tabel 12: Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditentukan Kode Klasifikasi dan Indeks
Hal lain yang harus dilakukan pada tahap pengarahan arsip yaitu menentukan kode kelasifikasi dan indeks. Pemberian kode klasifikasi dan indeks
adalah kegiatan memberi atau memilih judul dibawah mana arsip akan diberkaskan atau dikelompokkan . Ini dilakukan agar memudahkan pegawai untuk
menemukan kembali arsip dengan cepat bila diperlukan. Jawaban responden
tentang Ditentukan Kode Klasifikasi dan Indeks dapat dilihat pada tabel di bawah
ini: No.
Kategori Frekuensi
1. Selalu
37 84,09
2. Sering
6 13,63
3. Kadang-kadang
1 2,3
4. Hampir tidak pernah
5. Tidak pernah
Jumlah 44
44 Sumber: Kuesioner Penelitian 2012
Berdasarkan tabel 12 dapat diketahui bahwa 37 responden 84,09 menyatakan selalu memberikan kode klasifikasi dan indeks pada setiap naskah
dinas, 6 responden 13,63 menyatakan sering, dan 1 responden 2,3 menyatakan kadang-kadang. Dengan 37 responden yang menjawab selalu
meberikan kode klasifikasi dan indeks pada setiap naskah dinas tentunya juga akan mendorong pegawai untuk menemukan kembali arsip dengan cepat dengan
begitu penggunaan waktu akan lebih efektif.
Tabel 13: Distribusi Jawaban Responden Tentang Dilaksanakannya Pencatatan Surat Masuk dan Surat Keluar
Kegiatan pencatatan dan pengurusan arsip merupakan kegiatan yang dilakukan setelah proses pengarahan arsip. Untuk mencatat surat masuk dan surat
keluar menggunakan buku besar. Buku besar memuat keterangan tanggal penerimaan surat, nomor urus surat masuk, isi ringkas, kode klasifikasi, mencatat
darimana surat berasal, kepada siapa surat ditujukan, tanggal dan nomor surat. Kegiatan pecatatan arsip pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang
sudah berjalan cukup baik, dapat dilihat pada tabel di bawah:
No. Kategori
Frekuensi
1. Selalu
27 61,36
2. Sering
15 34,09
3. Kadang-kadang
2 4,55
4. Hampir tidak pernah
5. Tidak pernah
Jumlah 44
100 Sumber: Kuesioner Penelitian 2012
Berdasarkan tabel 13 dapat diketahui bahwa mayoritas responden selalu melaksanakan pencatatan surat masuk dan surat keluar yaitu 27 responden
61,36, 15 responden 34,09 menyatakan sering, dan hanya 2 orang yang
menyatakan kadang-kadang. Pencatatan surat masuk dan surat keluar dilakukan untuk mengetahui surat-surat apa saja yang telah diterima dan dikeluarkan oleh
Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang. Karena arsip atau surat-surat yang diterima dan dikeluarkan oleh kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli
Serdang Berkaitan dengan kegiatan kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang.
Tabel 14: Distribusi Jawaban Responden Tentang Diberikan Nomor urut Pada Arsip Yang Diterima
Setelah melakukan pencatatan surat masuk dan surat keluar yang dilakukan dalam pengelolaan kearsipan adalah pemberian nomor urut pada arsip
yang diterima. Pemberian nomor urut dilakukan untuk memudahkan dalam mencari arsip, sehingga akan lebih efekif. untuk melihat jawaban responden
tentang diberikan nomor urut pada arsip yang diterima dapat dilihat pada tabel di bawah:
No. Kategori
Frekuensi
1. Selalu
22 50
2. Sering
18 40,90
3. Kadang-kadang
4 9,1
4. Hampir tidak pernah
5. Tidak pernah
Jumlah 44
100 Sumber: Kuesioner Penelitian 2012
Berdasarkan tabel 14 dapat diketahui bahwa mayoritas responden selalu memberikan nomor urut pada arsip yang diterima. Hal ini terliahat dari 22
responden 50 yang menyatakan selalu memberi nomor urut pada arsip yang diterima, 18 responden 40,90 yang menyatakan sering, dan hanya 4 9,1
yang menyatakan kadang-kadang. Dari tabel di atas dapat dilihat pemberian nomor urut pada arsip yang diterima sudah berjalan dengan baik.
Tabel 15: Distribusi Jawaban Responden Tentang Sarana dan Prasarana Kearsipan Yang Memadai
Dalam sistem kearsipan hal yang juga penting diperhatikan yaitu sarana dan prasarana kearsipan. Sarana dan prasarana kearsipan yang memadai tentunya
akan mendorong tercipnya sistem kearsipan yang baik dan efektif. Untuk mengetahui kondisi sarana dan prasarana earsipan di Kantor Sekretariat DPRD
kabupaten Deli Serdang, dapat dilihat pada tabel di bawah:
No. Kategori
Frekuensi
1. Sangat memadai
8 18,18
2. Memadai
23 52,27
3. Cukup memadai
12 27,27
4. Kurang memadai
1 2,3
5. Tidak memadai
Jumlah 44
100 Sumber: Kuesioner Penelitian 2012
Berdasarkan tabel 15 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan sarana dan prasarana kearsipan di Kantor Sekretariat DPRD
Kabupaten Deli Serdang memadai yaitu sebanyak 23 responden 52,27, 12 responden 27,27 cukup memadai, sangat memadai 8 responden 18,18 dan
1 responden yang menyatakan kurang memadai. Dari tabel diatas dapat dilihat sarana dan prasarana kearsipan sudah cukup memadai, sehingga dapat mendukung
pelaksanaan kerja pegawai.
Tabel 16: Distribusi Jawaban Responden Tentang Arsip Yang Penting Dicatat Dalam Kartu Kendali
Setelah kegiatan pencatatan dan pengurusan arsip tahap selanjutnya yaitu kegiatan pengendalian. Kartu kendali merupakan alat yang digunakan dalam
proses pengedalian. Kartu kendali dilampirkan bersama surat-surat yang bersifat penting. Untuk mengetahui jawaban responden tentang arsip yang penting dicatat
dalam kartu kendali dapat dilihat pada tabel di bawah:
No. Kategori
Frekuensi
1. Selalu
24 54,54
2. Sering
18 40,90
3. Kadang-kadang
2 4,54
4. Hampir tidak pernah
5. Tidak pernah
Jumlah 44
100 Sumber: Kuesioner Penelitian 2012
Berdasarkan tabel 16 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan selalu mencatat arsipsurat yang penting dalam kartu kendali yaitu
sebanyak 24 responden 54,54, dilanjutkan dengan sering sebanyak 18 responden 40,91, dan 2 4,54responden yang menyatakan kadang-kadang.
Hal ini menunjukkan pencatatan dalam kartu kendali sudah berjalan dengan baik.
Tabel 17: Distribusi jawaban Responden Tentang Disusunnya Kartu Kendali Berdasarkan urutan Nomor Kode
Setelah kartu kendali diisi. Kartukendali tersebut disusun berdasarkan urutan nomor kode. Jawaban responden tentang disusunnya kartu kendali
berdasarkan urutan nomor kode dapat dilihat pada tabel di bawah:
No. Kategori
Frekuensi
1. Selalu
24 54,54
2. Sering
14 31,81
3. Kadang-kadang
6 13,65
4. Hampir tidak pernah
5. Tidak pernah
Jumlah 44
100 Sumber: Kuesioner Penelitian 2012
Berdasarkan tabel 17 dapat diketahui bahwa 24 responden 54,54 menjawab selalu menyusun kartu kendali berdasarkan urutan nomor kode,
dilanjutkan 14 responden 31,81 menyatakan sering, dan 6 responden 13,65 menyatakan kadang-kadang.
Tabel 18: Distribusi Jawaban Responden Tentang Disusunnya Kartu Kendali Berdasarkan Instansi dan Waktu
Setelah diberi kode nomor kartu Kendal tersebut disusun berdasarkan instansi. untuk mengetahui jawaban responden tentang disusunnya kartu kendali
berdasarkan instansi dan waktu dapat dilihat pada tabel di bawah:
No. Kategori
Frekuensi
1. Selalu
15 34,09
2. Sering
21 47,73
3. Kadang-kadang
8 18,18
4. Hampir tidak pernah
5. Tidak pernah
Jumlah 44
100 Sumber: Kuesioner Penelitian 2012
Berdasarkan tabel 18 dapat diketahui bahwa 21 responden 47,73 menyatakan sering menyusun kartu kendali berdasarkan instansi dan waktu, 15
responden 34,09 menyatakan selalu, dan 8 responden 18,18 menyatakan kadang-kadang.
Tabel 19: Distribusi Jawaban Responden Tentang Penyediaan Tempat Khusus Bagi Penyimpanan Arip
Pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang, penyimpanan arsip diklasifikasikan berdasarkan subjek atau perihal dari arsip. Setelah arsip-
arsip tersebut diklasifikasikan berdasarkan subjek,kemudian diberi nomor urut. Arsip-arsip ini kemudian disusun mulai dari nomor yang terkecil. Hal ini
dilakukan untuk memudahkan pegawai mencari arsip apabila diperlukan. Untuk
mengetahui jawaban responden tentang penyediaan tempat khusus bagi penyimpanan arip dapat dilihat pada tabel di bawah:
No. Kategori
Frekuensi
1. Selalu
27 61,36
2. Sering
16 36,36
3. Kadang-kadang
1 2,3
4. Hampir tidak pernah
5. Tidak pernah
Jumlah 44
100 Sumber: Kuesioner Penelitian 2012
Berdasarkan tabel 19 dapat diketahui bahwa 27 responden 61,36 menyatakan selalu disediakan tempat khusus bagi penyimpanan arsip, dilanjutkan
dengan 16 responden 36,36 menyatakan sering, dan 1 responden 2,3 menyatakan kadang-kadang. Dengan disediakan tempat khusus untu menyimpan
arsip diharapkan pegawai daapat lebih mudah menyimpan arsip, sehingga tidak bercampur lagi dengan ruang kerja, sehingga pekerjaan akan lebih efektif.
Tabel 20: Distribusi Jawaban Responden Tentang Dilakukannya Penyimpanan Yang mudah Dijangkau
Tempat menyimpan yang disediakan untuk menyimpan arsip juga harus mudah dijangkau oleh pegawai, hal ini agar memudahkan pegawai untuk
mengambil arsip jika diperlukan. Untuk mengetahui jawaban responden tentang dilakukannya penyimpanan yang mudah dijangkau dapat dilihat pada tabel di
bawah:
No. Kategori
Frekuensi
1. Selalu
31 70,45
2. Sering
13 29,55
3. Kadang-kadang
4. Hampir tidak pernah
5. Tidak pernah
Jumlah 44
100 Sumber: Kuesioner Penelitian 2012
Berdasarkan tabel 20 dapat diketahui bahwa 31 responden 70,45 menyatakan selalu dilakukan penyimpanan ditempat yang terjangkau, dilanjutkan
dengan 13 responden 29,55 menyatakan sering. Dari tabel di atas dapatdiketahui bahwa penyimpanan arsip di Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten
Deli Serdang sudah cukup terjangkau.
Tabel 21: Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditemukannya Kembali Arsip Dengan Cepat Bila Diperlukan
Kegiatan penemuan kembali arsip nuga memegang peranan penting dalam sistem kearsipan. Untuk mengetahui jawaban responden tentang ditemukannya
kembali arsip dengan cepat bila diperlukan dapat dilihat pada tabel di bawah:
No. Kategori
Frekuensi
1. Selalu
15 34.09
2. Sering
18 40,91
3. Kadang-kadang
11 25
4. Hampir tidak pernah
5. Tidak pernah
Jumlah 44
100 Sumber: Kuesioner Penelitian 2012
Berdasarkan tabel 21 dapat diketahui bahwa 18 responden 40,91 menyatakan sering dilakukan penyimpanan arsip ditempat yang terjangkau,
dilanjutkan 15 responden 34,09 menyatakan selalu, dan 11 responden 25 menyatakan kadang-kadang. Pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli
Serdang kegiatan penemuan kemballi arsip masih belum optimal karena maih ada sebagian pegawai sebanyak 25 yang menyatakan terkadang masih sulit dalam
menemukan kembali arsip. Hal ini menunjukkan bahwa penyimpanan arsip yang dilakukan oleh kantor ini masih perlu diperbaiki dan ditingkatkan lagi.
Tabel 22: Distribusi Jawaban Responden Tentang Dipergunakannya Prosedur Tertentu Dalam Meminjam Arsip
No. Kategori
Frekuensi
1. Selalu
21 45,45
2. Sering
13 29,55
3. Kadang-kadang
8 20,45
4. Hampir tidak pernah
5. Tidak pernah
2 4,55
Jumlah 44
100 Sumber: Kuesioner Penelitian 2012
Berdasarkan tabel 22 dapat diketahui bahwa 21 responden 45,45 menyatakan selalu menggunkan prosedur tertentu dalam meminjam arsip.
Dilanjuykan dengan 13 responden 29,55 menyatakan sering, 8 responden 20,45 menyatakan kadang-kadang, dan 2 responden 4,55 menyatakan tidak
pernah.
Tabel 23: Distribusi Jawaban Responden Tentang Dibuatnya Tanda Bukti Peminjaman Bagi Instansi Lain
Kegiatan peminjaman arsip oleh instansi lain pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang, jarang terjadi. Namun begitu Kantor Sekretariat
DPRD Kabupaten Deli Serdang masih menerapkan prosedur tertentu jika instansi lain ingin meminjam arsip. Salah satu prosedurnya yaitu penggunaan tanda bukti
dalam peminjaman arsip. Penggunaan tanda bukti pada setiap kegiatan peminjaman arsip yang dilakukan oleh instansi lain merupakan hal yang penting
untuk dilakukan. Namun pada Kantor Sekretariat Kabupaten Deli Serdang hal ini
belum berjalan dengan optimal. Ini dapat dilihat pada tabel di bawah: No.
Kategori Frekuensi
1. Selalu
5 11,36
2. Sering
3 6,8
3. Kadang-kadang
35 79,54
4. Hampir tidak pernah
1 2,3
5. Tidak pernah
Jumlah 44
100 Sumber: Kuesioner Penelitian 2012
Berdasarkan tabel 23 dapat diketahui bahwa 35 responden 79,54 menyatakan kadang-kadang dibuatnya kartu tanda bukti peminjaman arsip.
Dilanjutkan 5 responden 11,36 menyatakan selalu, 3 responden 6,8 menyatakan sering dan 1 responden 2,3 menyatakan hampir tidak pernah
membuat tanda bukti peminjaman arsip. Hal ini lah yang dapat membuat arsip tercecer sehingga sulit ditemukan atau hilang. Oleh karena itu kantor Sekretariat
DPRD Kabupaten Deli Serdang harus menekankan penggunaan tanda bukti peminjaman
Tabel 24: Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditetapkannya Jangka Waktu Peminjaman Arsip
Selain penggunaan bukti peminjaman hal lain yang perlu diperhatikan
dalam pelaksanaan peminjaman arsip yaitu waktu peminjaman arsip. Pada kantor
Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang masih banyak juga pegawai yang tidak menetapkan jangka waktu pinjaman bagi instansi lain yang meminjam arsip.
Hal ini dapat dilihat pada tabel di bawah: No.
Kategori Frekuensi
1. Selalu
27 61,36
2. Sering
4 9,1
3. Kadang-kadang
13 29,54
4. Hampir tidak pernah
5. Tidak pernah
Jumlah 44
100 Sumber: Kuesioner Penelitian 2012
Berdasarkan tabel 25 dapat dikeahui bahwa 27 responden 61,36 menyatakan selalu menetapkan jangka waktu peminjaman arsip. Dilanjutkan 13
responden 29,54 menyatakan kadang-kadang, dan 4 responden menyatakan sering 9,1. Hal ini menunjukkan bahwa pelaksanaan peminjaman belum
berjalan dengan baik. Oleh karena itu kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang harus menetapkan jangka waktu peminjaman, dalam setiap kegiatan
peminjaman arsip yang dilakukan oleh instansi lain.
Tabel 25: Distribusi Jawaban Responden Tentang Dilaksanakannya Pemusnahan Arsip
Kegiatan terakhir yang turut mendukung keberhasilan sistem kearsipan adalah kegiatan pemusnahanpenyusutan arsip. Adapun keuntungan dengan
adanya pemusnahan arsiip yaitu penghematan penggunaan ruangan kantor, penghematan pemakaian peralatan dan kelengkapan kearsipan, serta mencegah
tercampurnya arsip yang masih dipakai dan arsip yang sudah tidak terpakai lagi. Namun pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang kegiatan
pemusnahan atau penyusutan arsip jarang terjadi, hal ini dapat dilihat pada tabel di bawah:
No. Kategori
Frekuensi
1. Selalu
2. Sering
3 6,8
3. Kadang-kadang
35 79,54
4. Hampir tidak pernah
3 6,8
5. Tidak pernah
3 6,8
Jumlah 44
100 Sumber: Kuesioner Penelitian 2012
Berdasarkan tabel 25 dapat diketahui bahwa 35 responden 79,54 menyatakan kadang-kadang melaksanakan pemusnahan arsip.
Selanjutnya 3 responden 6,8 menyatakan sering, 3 responden 96,8 menyatakan hampir tidak pernah, dan 3 responden 6,8 menyatakan tidak
pernah. Hal ini menunjukkan bahwa kegiatan pemusnahanpenyusutan arsip pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang belum berjalan dengan baik.
Pemusnahan arsip yang jarang terjadi mengakibatkan arsip menumpuk, hal iniliah yang akan menghambat efektivitas kerja pegawai.
Tabel 26: Distribusi Jawaban Responden Tentang Dibuatnya Jadwal Retensi Terhadap Arsip
Pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli serdang mayoritas pegawai menyatkan jarang melakukakan pemusnahan arsip, oleh karena itu
mayoritas pegawai Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang
menyatakan halmpir tidak pernah membuatt jadwal retensi terhadap arsip. Hal ini dapat dilihat pada tabel di bawah:
No. Kategori
Frekuensi
1. Selalu
1 2,3
2. Sering
3. Kadang-kadang
14 31,8
4. Hampir tidak pernah
16 36,26
5. Tidak pernah
13 29,55
Jumlah 44
100 Sumber: Kuesioner Penelitian 2012
Berdasarkan tabel 26 dapat diketahui bahwa 16 responden 36,26 menyatakan hampir tidak pernah membuat jadwal retensi terhadap arsip.
Dilanjutkan 14 responden 31,8 yang menyatakan kadang-kadang, 13 responden 29,55 menyatakan tidak pernah. Dan hanya 1 responden yang
menyatakan selalu membuat jadwal retensi terhadapa arsip. Hal ini berarti Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang hampir tidak pernah membuat jadwal
retensi terhadap arsip.
IV.3 Efektivitas Kerja Pegawai y