BAB V ANALISA DATA
V.1 Sistem Kearsipan
Berdasarkan data yang telah dihimpun sistem kersipa telah berjalan dengan baik di Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang. Hal ini dapat
kita lihat dari rekapitulasi jawaban responden terhadap sistem kearsipan, dimana sistem kearsipan berada pada tingkat tinggi atau sebanyak 40 orang pegawai
70,58 setuju bahwa sistem kearsipan pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang telah berjalan dengan baik.
Dalam menganalisis sistem kearsipan peneliti menggunakan 5 indikator sebagai tolak ukur. Pada indikator pertama yaitu penerimaan arsip yang
menunjukkan bahwa kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang telah melakukan penerimaan arsip dengan cara yang baik sesuai dengan sistem
kearsipan. Jika pelaksanaan sistem penerimaan arsip sudah berjalan baik, maka akan menjadi awal yang baik dalam sistem pengelolaan arsip selanjutnya.
Pernyataan tersebut didukung berdasarkan pada 7,8,9 dimana persentase rata-rata 57.
Setelah penerimaan, yang menjadi indikator selanjutnya adalah pengarahan arsip. Yang dilakukan dalam pengarahan arsip yaitu Menentukan
naskah dinas pentingbiasa, Mencantumkan disposisi pengarahan pada naskah dinas Menentukan kode klasifikasi dan indeks pada naskah dinas. Jawaban
responden Kegiatan pengarahan arsip dapat dilihat pada tabel 10, 11,12.
Pada Kantor Sekretariat biasanya surat-surat penting biasanya bersifat rahasia dan tertutup. Surat-surat ini diberi stempel dan tanggal terima surat pada
amplop bagian belakang.. Selanjutnya diteliti apakah lampirannya sesuai dengan apa yang tertulis pada surat, ada atau tidaknya tembusan dan lain-lain. Surat-surat
yang biasanya membutuhkan disposisi pengarahan ditujukan kepada pimpinan, kabag atau kasubag. Jadi yang mempunyai wewenanng untuk mencantumkan
disposisi pengarahan hanya sekretaris DPRD, kabag, dan kasubag. hal ini dapat dilihat pada tabel 11, sebanyak 33 responden menyatakan tidak pernah
mencantumkan disposisi pengarahan. Surat-surat yang telah diterima kemudian diklasifikasikan menjadi satu berdasarkan sistem subjek yang kemudian diberi
nomor urut. kemudian surat didistribusikan ke bidang lain. Dalam mengklasifikasikan surat pada kantor Sekratariat DPRD Kabupaten Deli Serdang
sudah berjalan dengan baik. Hal ini dapat dilihat padatabel 12, sebanyak 37 pegawai yang menyatakan selalu menentukan kode klasifikasi dan indeks.
Setelah melalui kegiatan pengarahan, Indikator ketiga adalah proses pencatatan dan pengurusan. Untuk indikator pencatatan dan pengurusan arsip
dapat dilihat pada tabel 13,14,15. Pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang pencatatan terhadap surat-surat dibukukan dalam buku besar dan buku
nomor. Buku besar digunkan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar. Buku besar memuat keterangan tanggal penerimaan surat, nomor urus surat masuk, isi
ringkas, kode klasifikasi, mencatat darimana surat berasal, kepada siapa surat ditujukan, tanggal dan nomor surat. Sedangkan buku besar digunakan untuk
memuat nomor-nomor yang sudah digunakan sebagai nomor koresponden nama
dalam file nomor. Kegiatan pecatatan arsip pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang sudah berjalan cukup baik, dapat dilihat pada tabel 13
dimana mayoritas pegawai sebanyak 61,36 responden selalu melakukan kegiatan pencatatan surat masuk dan surat keluar.
Kegiatan pemberian nomor urut pada arsip yang diterima juga sudah berjalan cukup baik, 50 responden menyatakan selalu member nomor urut pada
arsip yang diterima, meskipun begitu masih ada jga beberapa pegawai yang terkadang tidak memberikan nomor urut. Sarana dan prasarana yang digunakan
dalam pengurusan arsip dianggap cukup memadai oleh mayoritas pegawai kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang.
Indikator yang keempat adalah pengendalian arsip, Kegiatan pengendalian arsip pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang sudah berjalan
dengan baik, hal ini dapat dilihat pada tabel 16,17,dan 18. Mayoritas pegawai sudah melakukan pencatatan arsip dalam kartu kendali, penyusunan kartu Kendali
dengan baik. Indikator yang kelima adalah penyimpanan arsip pada kantor Sekretariat
DPRD Kabupaten Deli Serdang, penyimpanan arsip diklasifikasikan berdasarkan subjek atau perihal dari arsip. Setelah arsip-arsip tersebut diklasifikasikan
berdasarkan subjek,kemudian diberi nomor urut. Arsipp-arsip ini kemudian disusun mulai dari nomor yang terkecil. Hal ini dilakukan untuk memudahkan
pegawai mencari arsip apabila diperlukan. Kegiatan penyimpanan arsip pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang sudah berjalan cukup baik hal
ini dapat dilihat pada tabel 19 dan 20 dimana persentase rata-rata 65. Pada
Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang umumnya arsip disimpan dalam lemari arsip dan filling cabinet.
Indikator yang keenam adalah penemuan kembali arsip. Kegiatan penemuan kembali arsip nuga memegang peranan penting dalam sistem
kearsipan. Pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang kegiatan penemuan kemballi arsip masih belum optimal karena maih ada sebagian pegawai
sebanyak 25 yang menyatakan terkadang masih sulit dalam menemukan kembali arsip, hal ini dapat dilihat pada tabel 21. Hal ini menunjukkan bahwa
penyimpanan arsip yang dilakukan oleh kantor ini masih perlu diperbaiki dan ditingkatkan lagi.
Indikator yang ketuju adalah peminjaman arsip. Kegiatan peminjaman arsip oleh instansi lain pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang,
jarang terjadi. Namun begitu Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang masih menerapkan prosedur tertentu jika instansi lain ingin meminjam arsip.
Salah satu prosedurnya yaitu penggunaan tanda bukti dalam peminjaman arsip. Penggunaan tanda bukti pada setiap kegiatan peminjaman arsip yang dilakukan
oleh instansi lain merupakan hal yang penting untuk dilakukan. Namun pada Kantor Sekretariat Kabupaten Deli Serdang hal ini belum berjalan dengan
optimal. Ini dapat dilihat pada tabel 23, dimana 79,54 responden menyatakan kadang-kadang membuat tanda bukti peminjaman. Selain itu masih banyak juga
pegawai yang tidak menetapkan jangka waktu pinjaman bagi instansi lain yang meminjam arsip. Oleh karena itu kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli
Serdang harus menekankan penggunaan tanda bukti dan menetapkan jangka
waktu peminjaman, dalam setiap kegiatan peminjaman arsip yang dilakukan oleh instansi lain..
Indikator yang terakhir adalah penyusutanpemusnahan arsip. Kegiatan pemusnahanpenyusutan arsip adalah Kegiatan terakhir yang turut mendukung
keberhasilan sistem kearsipan. Adapun keuntungan dengan adanya pemusnahan arsiip yaitu penghematan penggunaan ruangan kantor, penghematan pemakaian
peralatan dan kelengkapan kearsipan, serta mencegah tercampurnya arsip yang masih dipakai dan arsip yang sudah tidak terpakai lagi. Pemusnahan arsip pada
dapat menggunakan dari cara yang sederhana yaitu dengan menghancurkan arsip dan membuangnya ke tempat sampah sampai dengan cara yang kompleks dengan
menggunakan mesin yang mahal. Namun pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang sebanyak 79,54 yang menyatakan jarang melakukan
kegiatan pemusnahan atau penyusutan arsip hal ini dapat dilihat pada tabel 25. Hal ini menunjukkan bahwa kegiatan pemusnahanpenyusutan arsip pada kantor
Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang belum berjalan dengan baik. Untuk Melihat bagaimana kategori jawaban responden atas variabel X,
dapat dilihat pada tabel 38. Berdasarkan tabel 38 dapat diinterprestasikan bahwa tingkat pelaksanaan sistem kearsipan adalah sebagai berikut : pada kategori sangat
tinggi sebanyak 4 orang 24,50, kategori tinggi sebanyak 40 orang 70,58.Maka dapat diambil kesimpulan bahwa rata-rata skor adalah sebesar
18044 = 4,09. Secara presentase menghasilkan 88,89 yang berarti sistem kearsipan pada Kantor Sekretariat DPRD memiliki kategori yang tinggi.
V.2 Efektivitas Kerja Pegawai
Kategori