BAB III DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN
III.1 Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang
A. Tugas Pokok Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang
Sekretariat DPRD mempunyai tugas memberikan pelayanan Administratif kepada Pimpinan dan Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Deli
Serdang. B.
Fungsi Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang -
Menyusun rencana, menelaah dan menyiapkan koordinasi perumusan kebijakan Pimpinan DPRD
- Menyelenggarakan pelaksanaan Administrasi Keuangan dan Pengolahan
Ketatausahaan DPRD -
Memberikan fasilitasi dalam melaksanakan Rapat dan Persidangan para Pimpinan dan Anggota DPRD
- Memberikan fasilitas pelaksanaan perjalanankunjungan kerja Anggota
DPRD dan kegiatan protokoler secara kehumasan.
III.2 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
Struktur organisasi adalah suatu wadah atau tata cara yang digunakan perusahaan dalam menjalankan roda organisasi yang efekif dan efesien untuk
mencapai tujuan organisasi. Dengan adanya struktur organisasi maka setiap
pegawai akan dapat mengetahui dengan jelas serta tnaggung jawab mereka sebagai pegawai, serta kepada siapa pegawai tersebut harus
mempertanggungjawabkan hasil prestasi mereka. Untuk lebih jelasnya, struktur organisasi Kantor Sekretariat
DPRDKabupaten Deli Serdang yang di dalamnya terdapat Bagian Umum, Bagian Risalah dan Persidangan, dan Bagian Keuangan. Tiap-tiap bagian ini mempunyai
tugas dan fungsi masing-masing-masing dan memiliki subbagian dibawahnya masing-masing.
A. Tugas Sekretaris DPRD Kabupaten Deli Serdang
- Menerima petunjuk pimpinan DPRD
- Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan pimpinan DPRD di bidang
kesekretariatan sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku -
Mendistribusikan tugas-tugas kepada bawahan -
Menyelenggarakan segala urusan dan kegiatan yang menyelenggarakan Rpat paripurna, rapat Komisi, Rapat Panitia anggaran dan rapat panitia
khusus -
Melaksanakan koordinasi terhadap semua kegiatan Rapat DPRD dengan semua unsur terkait dalam pelaksanaan tugas keseketariatan DPRD
maupun pihak-pihak Eksekutif -
Mensistematiskan dan mengkordinasikan perumusan kebijakan yang diputuskan pimpinan DPRD dalam bentuk naskah
- Mengadakan pembinaan kepegawaian di lingkungan kerjanya
- Menyelenggarakan pengolahan administrasi keuangan DPRD dan
Sekretariat DPRD -
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan DPRD. B.
Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Umum 1
Tugas Pokok Bagian Umum Melaksanakan pengelolaan administrasi Sekretariat DPRD, dan
pengelolaan perjalanan kunjungan kerja Anggota DPRD dan kegiatan protokoler serta Kehumasan.
2 Fungsi Bagian Umum
- Melaksanakan Pengelolaan surat menyurat dan urusan rumah tangga
DPRD dan Setwan -
Melaksanakan pengelolaan perlengkapanperawatan dan ketatausahaan setwan dan DPRD
- Melaksanakan Pengelolaan administrasi perjalanan dinas dan
Protokoler Anggota DPRD -
Melaksanakan pengelolaan administrasi kehumasan DPRD Bagian Umum Membawahkan:
1 Kasubag Tata Usaha
2 Kasubag Protokol dan Perjalanan Dinas
C. Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Risalah dan Persidangan
1 Tugas Pokok
Melaksanakan urusan administrasi penyusunan risalah dan menyediakan fasilitas pelaksanaan rapat dan persidangan para pimpinan atau anggota
DPRD. 2
Fungsi Bagian Risalah dan Persidangan : -
Melaksanakan kegiatan administrasi penyusunan atau pembuatan risalah
- Melaksanakan pengelolaan fasilitas pelaksanaan rapat dan
persidangan Bagian Risalah dan Persidangan membawahkan :
1 Kasubag Risalah
2 Kasubbag Hubungan Antar Lembaga
D. Tugas Pokok Bagian Keuangan
1 Menyelenggarakan pengelolaan administrasi keuangan, penyusunan
program dan membina administrasi keuangan, DPRd dan Sekretaris Dewan
2 Fungsi Bagian Keuangan :
- Melaksanakan penyusunan anggaran keuangan DPRD dan SetWan
- Mengelola administrasi keuangan, DPRD dan Setwan
- Membina administrasi keuangan, DPRD dan Setwan
Kabag Keuangan Membawahkan : 1
Kasubbag Anggaran 2
Kasubbag Pembayaran
E. Tugas pokok dan Fungsi Bagian Hukum dan Humas
- Pengadministrasian peraturan perundang-undangan
- Penyusun konsep Peraturan Perundang-undangan
- Penyusun administrasi kehumasan
- Peliput kegiatan kehumasan
Bagian Hukum dan Humas membawahi : 1
Kasubbag Hukum 2
Kasubbag Hubungan masyarakat
III.3 Sistem Pengelolaan Kearsipan Pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang
Sistem pengelolaan kearsipan pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli serdang berpedoman pada Kepmendagri No. 30 Tahun 1979 tentang
Penataan Kearsipan departemen Luar Negeri. Sistem Pengelolaan Kearsipan Negara tersebut meliputi penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengurusan,
penyimpanan, penemuan kembali arsip, peminjaman dan penyusutanpemusnahan arsip. Dalam sistem pengelolaan kearsipan Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten
Deli Serdang menggunakan azaz gabungan. Azas gabugan adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara azas sentralisasi dengan
azas desentralisasi. Oleh karena itu pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang, surat terlebih dahulu diterima dibagian umum, setelah itu
didistribusikan ke bagian-bagian lain untuk dikelola lebih lanjut. Pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang, arsip yang
dikelola berupa arsip dinamis yang terdiri dari arsip aktif dan arsip inaktif yang diklasifikasikan dalam bentuk sistem nomor. Arsip-arsip yang diterima Kantor
Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang Diklasifikasikan dan diindeks berdasarkan masalah, kemudian ditentukan kemana arsip ini akan di file kan.
Setelah diklasifikan berdasarkan subjek, kemudian surat atau dokumen diberi nomor. Dokumen-dokumen yang telah diberi nomor ini kemudian disimpan
menurut nomor urut dari yang terkecil. Nomor dalam penyimpanan ini adalah sebagai kode penyimpaan.
Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang mengelola kearsipan secara manual. Arsip yang dikelola berupa surat-surat dan berkas-berkas. Adapun
penggunaan komputer hannya untuk mendukung pekerjaan di kantor yaitu untuk mengetik surat-surat yang diperlukan.
III.4 Sarana dan Perlengkapan Kearsipan Di Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang
Dalam sistem pengelolaan kearsipan, Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang dilengkapai dengan sarana dan perlengkapan kearsipan antara lain
sebagai berikut : A.
Sarana Kearsipan 1.
Buku Penomoran, yaitu buku yang digunakan untuk menomorin surat keluar dan surat masuk.
2. Lembar Disposisi, yaitu suatu lembaran khusus yang berfungsi mencatat
pendapat seorang pejabat mengenai urusan dalam suatu dinasbadan. 3.
Buku Expedisi yaitu buku yang merupakan tanda bukti penerimaan surat bagi organisasi yang berisi kolom tanggal, keterangan, dan tanda bukti serta
nama terang penerima surat. 4.
Buku agenda berita terimamasuk, yaitu buku yang mencatat segala surat- surat yang masuk. Buku agenda berita terima ini terdiri dari kolom nomotr
surat, tanggal nama pengirim, isi ringkas surat, keterangan lain yang diperlukan.
5. Buku agenda kirimkeluar, yaitu buku yang mencatat segala surat keluar.
Buku ini mempunyai fungsi yang hamper sama dengan buku agenda berita terima.
B. Peralatan Kearsipan
1. Mesin Tik, Berfungsi untuk menyusun huruf yang menggantikan cara
menulis dengan tangan. Mesin tik membantu dalam membuat data. 2.
Komputer. Yaitu alat elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis berdasarkan instruksiprogram yang diberikan serta dapat
menyimpan dan menampilkan keterangan yang diperlukan. 3.
Filling Cabinet yaitu lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar untuk menyinpan arsip secara vertikal.
4. Ordner, yaitu semacam map dari karton tebel, dapat menampung banyak
arsip dan di dalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah dilubangi pinggirnya.
5. Lemari arsip, yaitu lemari besar untuk menyimpan segala macam arsip atau
dokumen yang berukuran besar seperti bagan, ordner, dan lain-lain. 6.
Alat Perekam, yaitu alat untuk merekam data-data dan biasanya merupakan arsip yang penyimpanannya bersifat jangka panjang dibandingkan dengan
arsip dari kertas. 7.
Kaset, Fungsinya untuk menyimpan hasil rekaman dari alat rekam 8.
Folder sampul arsip yaitu map tanpa daun penutup pada sisinya dan dilengkapi dengan tabtonjolan untuk menempatkan kode arsip.
9. Stempel Kantor, dikaitkan dengan kearsipan stempel kantor berfungsi
untuk menstempel setiap surat yang masuk dan distempel dibagian belakang surat.
BAB IV PENYAJIAN DATA
Kategori