Apabila ditinjau berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya, maka sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dapat digolongkan kedalam sekretaris pimpinan.
Dimana sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dalam kedudukannya merupakan seorang yang bertugas meringankan, mempermudah, dan memperlancar pelaksanaan
tugas-tugas Dekan dan tanggung jawab Dekan terhadap kelancaran aktivitas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Sedangkan jika ditinjau berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, maka sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di golongkan ke
dalam sekretaris senior. sekretaris dekan telah mampu mengerjakan tugas-tugas rutin atau tugas perkantorannya tanpa harus menunggu instruksi dari pimpinan. Sekretaris
mampu membantu tugas Dekan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan dan harapan.
D. Peranan Sekretaris
Dalam melaksanakan tugasnya seorang pimpinan sering kali mendapat kesulitan dalam membagi waktunya. Karena begitu banyak pekerjaan yang harus
dikerjakan oleh pimpinan maka seorang pimpinan harus memiliki seorang yang dapat membantu dan mengatur waktu dan kegiatannya.
Pada situasi seperti inilah dibutuhkan peran sekretaris. Sekretaris dapat menjadi konfiden pertama bagi pimpinan, tempatnya merundingkan hal-hal yang
bersifat rahasia. Tempatnya membicarakan rencana-rencana dan mendiskusikan berbagai masalah bisnis.
Sudah merupakan kewajiban, bahwa seorang sekretaris harus membantu pimpinan semaksimal mungkin dengan mencurahkan dedikasi yang total kepada
pimpinannya, agar pimpinan dapat bekerja secara efisien dan professional. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris
pada masing-masing organisasi, lembaga ataupun kantor. Menurut Saiman 2002 : 37 peranan sekretaris secara umum dapat diketahui
sebagai berikut : 1. Peranan Sekretaris Terhadap Atasan
a. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide. e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan
pimpinan bagi bawahan. 2. Peranan Sekretaris Terhadap Bawahan
a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuaidengan kecakapan
dan kemampuan rule of the places.
b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil baik.
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah. e. Mengadakan pedekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengarahkan
dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
Sekretaris Dekan mempunyai peranan yang sangat penting dalam membantu kelancaran tugas pimpinan, apabila sekretaris tidak ada maka pekerjaan akan
terhambat baik dalam segi tenaga, fikiran dan waktu sehingga berkurangnya efisiensi kerja. Dengan adanya Peranan Sekretaris membuat hubungan sekretaris dengan
pimpinan sangat baik. Adapun peranan Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dalam memperlancar
tugas Dekan adalah: 1.
Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi organisasi yang ingin berhubungan dengan Dekan
2. Sebagai sumber informasi yang di perlukan Dekan dalam memenuhi
fungsi tugas dan tanggung jawabnya. 3.
Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan seminar Dekan kepada bawahannya.
4. Sebagai pelanjut keinginan Dekan kepada bawahan dalam pelaksanaan
tugas
E. Tugas Sekretaris
