Tugas Sekretaris Etiket Kerja Seorang Sekertaris Terhadap Pelayanan Tamu Pada Bagian Sekertariat Dekan Fakultas Ekonmi Universitas Sumatera Utara

E. Tugas Sekretaris

Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan kantor, seperti menerima tamu, menerima telepon, menyusun arsip, dan mengurus surat menyurat. Karena itu seorang pimpinan mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris dalam melaksanakan pekerjaannya dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Tugas tugas bantuan yang akan diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda, tergantung dari bidang usaha yang dilakukan oleh pimpinan. Banyaknya variasi dari pekerjaan pimpinan, maka pendidikan seorang sekretaris haruslah memadai dan meliputi seluruh kemungkinan tanggung jawab pekerjaan pimpinan. Menurut Wursanto 2004 : 16 tugas seorang sekretaris pada prinsipnya dibagi atas 2 macam, yaitu : 1. Tugas Rutin Sekretaris Tugas rutin biasanya sudah ditentukan dalam uraian tugas atau gambaran tugas job description sesuai dengan program dan prosedur yang telah ditetapkan. Tugas rutin seorang sekretaris pimpinan antara lain meliputi : a. Membuat surat b. Menerima dan mengirim surat c. Mengetik d. Menerima tamu dan sekaligus membuat perjanjian dengan tamu untuk kepentingan pimpinan e. Menerima Telepon f. Mengirim Telegram g. Mengirim Faximile h. Menerima Dikte i. Menyiapkan Rapat Pimpinan j. Membuat Laporan k. Menyimpan dan mengatur arsip sesuai dengan sistem kearsipan yang telah ditentukan oleh organisasi atau lembaga yang bersangkutan. 2. Tugas Insidentil Sekretaris Tugas atas prakarsa sendiri; merupakan tugas yang dilaksanakan atas inisiatif sendiri, tanpa diminta, disuruh, atau diperintah oleh pimpinanya. Sekretaris melakukan pekerjaan atas pertimbangan sekretaris itu sendiri guna membantu pimpinan dan meringankan beban pekerjaan pimpinannya. Tugas insidentil seorang sekretaris pimpinan meliputi : a. Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan, lengkap dengan lamatnya, sehingga sewaktu-waktu rekanan atau pelanggan itu dapat dihubungi dengan cepat, baik melalui surat, telegram, faximile, telepon, ataupun melalui internet. b. Membuat daftar nama-nama tamu yang sering berkunjung untuk keperluan untuk keperluan negosiasi dengan pimpinan sehingga sekretaris dapat membedakan antara tamu rutin dengan tamu insidentil. c. Tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan; Karena pimpinan tidak memiliki waktu untuk mengerjakannya sendiri atau karena ada pekerjaan lain yang lebih penting sehingga pekerjaan tersebut diserahkan kepada sekretaris untuk diselesaikan. Kadang-kadang pimpinan menganggap pada bidang-bidang tertentu sekretaris lebih menguasai sehingga ia memberi kepercayaan kepada sekretaris untuk menyelesaikannya. Adapun tugas Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, adalah: 1. Menerima tamu dan sekaligus membuat perjanjian dengan tamu untuk kepentingan Dekan 2. Membina hubungan dengan pihak internal dan eksternal 3. Membuat : a. Jadwal agenda rapat yang harus dihadiri oleh dekan b. Berita acara rapat 4. Menyusun rencana kegiatan dan anggaran serta mengevaluasi kebijakan dibagiannya. 5. Mengadministrasikan dan menyimpan: a. Notulen dan risalah rapat dekan b. Korespondensi Fakultas c. Laporan tahunan 6. Mencari dan mengumpulkan informasi yang di butuhkan oleh Dekan 7. Mempersiapkan dan menyampaikan informasi yang di butuhkan oleh Dekan dengan akurat

F. Etiket Kerja Seorang Sekretaris Terhadap Pelayanan Tamu