Macam - Macam Sekretaris

C. Macam - Macam Sekretaris

Setiap sekretaris harus mengetahui dengan jelas kedudukan dan perannya dalam suatu organisasi. Ada kalanya dasar pendidikan dan pengalaman antara yang satu dengan yang lain tidak sama, namun dengan kesempatan yang di dapat atau perkembangan yang terjadi di dalam pembinaan karirnya serta kemampuan sekretaris akan mempunyai tanggung jawab yang berbeda. Pembagian sekretaris telah berkembang sangat pesat. Hal ini tentu sesuai dengan tuntutan dan kebutuhan sebuah kantor atau organisasi perusahaan, sehingga untuk mengetahui macam-macam sekretaris perlu pemahaman yang memadai. Menurut Ratnawati dan Sunarto 2006 : 4-6 macam-macam sekretaris dapat dibedakan berdasarkan tiga segi, yaitu : 1. Berdasarkan Luas Lingkup Kerja dan Tanggung Jawab Berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya, sekretaris dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu : a. Sekretaris Organisasi Sekretaris organisasi adalah orang yang memimpin suatu sekretariat atau suatu perusahaan. Sekretaris organisasi membantu melakukan fungsi manajemen: merencanakan, mengorganisasikan, mengurus, mengatur tenaga, memimpin dan mengawasi. Dalam tugasnya, seorang sekretaris juga membantu pimpinan menjalankan tugasnya sebagai manajer, karena dia juga memiliki wewenang dalam fungsi manajemen demi tercapainya tujuan organisasi secara keseluruhan. Sekretaris organisasi ikut menyusun rencana organisasi, membuat organisasi dan tata kerjanya, dan melakukan hal-hal yang perlu demi kemajuan organisasi. Contoh : Sekretaris Jenderal, Sekretaris Wilayah Daerah, Sekretaris Perusahaan dan Sekretaris Lembaga. b. Sekretaris Pribadi Sekretaris pribadi adalah seseorang yang dipekerjakan dan digaji untuk membantu menangani pekerjaan dan urusan pribadi orang yang mempekerjakannya. Tempat kerjanya dapat dikantor dapat juga disalah satu ruang dirumah tinggal orang yang mempekerjakannya. Contoh: Sekretaris seorang pengarang novel, sekretaris seorang bintang film, sekretaris seorang tokoh masyarakat. c. Sekretaris Pimpinan Sekretaris pimpinan adalah orang yang dipekerjakan dan digaji oleh perusahaan, organisasi atau yayasan untuk membantu seorang pimpinan dalam melaksanakan tugasnya yang bersifat kedinasan. Sekretaris pimpinan membantu pimpinan dalam penghimpunan, penyimpanan, pemeliharaan, dan pengurusan informasi. Contoh: Sekretaris Presiden Direktur. 2. Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman Kerja Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, sekretaris dapat dibedakan menjadi dua bagian, yaitu : a. Sekretaris Junior Sekretaris Junior adalah sekretaris yang secara relative belum lama diterima kerja dalam perusahaan, organisasi atau yayasan, maka belum mempunyai banyak pengalaman. Sekretaris junior juga dapat berarti sekretaris yang kemampuannya terbatas karena keterbatasan masa, pengalaman, dan kemampuan kerja itu, sekretaris junior dalam melaksanakan tugasnya masih diberi bimbingan dan diserahi tugas yang terbatas, misalnya menerima tamu, mencatat pesan, mengagenda surat masuk dan keluar. b. Sekretaris Senior Sekretaris Senior adalah sekretaris yang sudah mempunyai kemampuan bekerja dengan baik, dapat bekerja sendiri tanpa harus selalu dibimbing dan mempunyai cukup pengalaman kerja. Dengan pengalaman yang dimilikinya, sekretaris senior diharapkan dapat lebih mampu memecahkan masalah yang dihadapi dalam rangka menyelesaikan tugasnya. 3. Berdasarkan Spesialisasi Bidang Kerja Khususnya Sekretaris bidang adalah sekretaris yang membantu pimpinan dan mendapat bidang tugas tertentu, misalnya, bidang hukum, medis, teknik, dan lain-lain. Untuk menangani, mengurus, mengelola bidang yang diserahkan, seorang sekretaris bidang perlu memiliki pengetahuan dan kecakapan kerja sebagai sekretaris pada umumnya. Apabila ditinjau berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya, maka sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dapat digolongkan kedalam sekretaris pimpinan. Dimana sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dalam kedudukannya merupakan seorang yang bertugas meringankan, mempermudah, dan memperlancar pelaksanaan tugas-tugas Dekan dan tanggung jawab Dekan terhadap kelancaran aktivitas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sedangkan jika ditinjau berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, maka sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di golongkan ke dalam sekretaris senior. sekretaris dekan telah mampu mengerjakan tugas-tugas rutin atau tugas perkantorannya tanpa harus menunggu instruksi dari pimpinan. Sekretaris mampu membantu tugas Dekan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan dan harapan.

D. Peranan Sekretaris