LKP : Rancang Bangun Sistem Informasi Penilaian Kinerja Pegawai Pada Patra Jasa Bali Resort & Villas.

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI

PENILAIAN KINERJA PEGAWAI PADA PATRA

JASA BALI RESORT & VILLAS

KERJA PRAKTIK

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

TANTRI MINDRAWAN 13410100032

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2016

xi DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... viii

KATA PENGANTAR ... ix

DAFTAR ISI ... xi

DAFTAR TABEL ... xiv

DAFTAR GAMBAR ... xvi

DAFTAR LAMPIRAN ... xxii

BAB IPENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Rumusan Masalah ... 3

1.3. Batasan Masalah ... 4

1.4. Tujuan ... 4

1.5. Manfaat ... 4

1.6. Sistematika Laporan ... 5

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 7

2.1. Sejarah Hotel Patra Jasa Bali Resort & Villas ... 7

2.2. Struktur Organisasi ... 11

BAB III LANDASAN TEORI ... 15

3.1. Kinerja ... 15

3.2. Penilaian Kinerja ... 15

3.2.1. Tujuan Penilaian Kinerja ... 16

3.2.2. Metode Penilaian Kinerja ... 16

xii

3.3.1. Pengertian Sistem ... 18

3.3.2. Pengertian Informasi ... 18

3.3.3. Pengertian Sistem Informasi ... 18

3.4. Hypertext Prepocessor (PHP) ... 19

3.5. MySQL ... 20

3.6. Bagan Alir Dokumen ... 20

3.7. Data Flow Diagram (DFD) ... 22

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 24

4.1. Pengumpulan Data ... 24

4.2. Analisis ... 25

4.2.1. Permasalahan Penilaian Kinerja Pegawai ... 25

4.2.2. Document Flow Penilaian Kinerja Pegawai ... 27

4.2.3. Solusi ... 28

4.2.4. Manfaat ... 29

4.3. Perancangan Sistem ... 29

4.3.1. Diagram IPO ... 30

4.3.2. Kebutuhan Fungsionalitas ... 33

4.3.3. System Flow ... 47

4.3.4. Context Diagram ... 90

4.3.5. Bagan Berjenjang ... 91

4.3.6. Data Flow Diagram ... 93

4.3.7. Perancangan Database ... 110

4.3.8. Desain I/O (Input/Output) ... 123

xiii

4.3.10. Desain Angket ... 152

4.4. Pembuatan Aplikasi ... 155

4.4.1. Implementasi Sistem ... 155

4.4.2. User Interface ... 156

4.5. Evaluasi ... 173

BAB V PENUTUP ... 177

5.1. Kesimpulan ... 177

5.2. Saran ... 178

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Menurut Utomo dan Mariana (2011), Teknologi Informasi (TI) saat ini merupakan suatu kebutuhan yang sangat penting bagi hampir semua organisasi atau perusahaan karena TI dipercaya dapat membantu dalam peningkatan efektivitas dan efisiensi proses bisnis perusahaan maupun organisasi. TI saat ini telah banyak digunakan dari berbagai aspek khususnya pada aspek sumber daya manusia di sebuah perusahaan. Salah satu contoh TI yang digunakan pada aspek pengembangan sumber daya manusia ialah pada proses penilaian kinerja pegawai. Proses penilaian kinerja pegawai memerlukan pengolahan data dari TI untuk mendapatkan sebuah hasil penilaian kinerja pegawai.

Patra Jasa Bali Resort & Villas merupakan perusahaan yang bergerak di bidang perhotelan yang dimiliki oleh perusahaan minyak Indonesia yaitu Pertamina. Patra Jasa Bali Resort & Villas menyediakan fasilitas penginapan bagi customer seperti villa dan resort. Patra Jasa Bali Resort & Villas memiliki jumlah pegawai kurang lebih sebanyak 500 orang yang terdiri dari beberapa departemen yaitu, departemen Room, departemen F & B, Sales & Marketing, Finance, Human Resource Manager, Enginer dan departemen QA. Banyaknya pegawai yang ada pada hotel Patra Jasa Bali Resort & Villas, membuat pihak hotel membutuhkan suatu pengolahan dan penyediaan data-data pegawai guna untuk melakukan proses penilaian kinerja pegawai. Penilaian kinerja pegawai memiliki peranan penting dalam melakukan promosi kenaikan jabatan bagi setiap pegawai serta digunakan

2

dalam memberikan evaluasi dan pengembangan jika terdapat pegawai yang memiliki nilai yang belum memenuhi standar perusahaan.

Dalam sebuah organisasi atau perusahaan, seorang atasan atau manajer memiliki peranan untuk selalu mengawasi dan menilai pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai. Penilaian kinerja pegawai yang dilakukan oleh pihak hotel sudah dilakukan. Namun, proses pengolahan penilaian yang dilakukan masih menggunakan formulir yang dicetak oleh bagian Human Resource untuk diberikan kepada penilai dan setelah itu form yang sudah berisi nilai akan diberikan kembali ke bagian Human Resource untuk direkap kembali ke dalam Microsoft Excel. Hal ini sering membuat bagian Human Resource kesulitan dan memerlukan waktu yang lama dalam melakukan proses penilaian hingga pelaporan kinerja pegawai, karena harus melakukan perekapan nilai secara manual. Penggunaan kertas formulir yang digunakan dalam proses penilaian kinerja pegawai saat ini juga membuat terjadinya penggunaan dan penumpukan kertas yang banyak sehingga tidak efisien dalam hal biaya operasional.

Masalah lain yang dihadapi oleh bagian human resource ialah laporan yang dihasilkan masih belum mendukung keputusan manajemen karena laporan masih bersifat perekapan nilai saja dan berbentuk teks. Tidak hanya itu, berdasarkan hasil wawancara didapatkan informasi bahwa masih terdapat kasus penilai yang melakukan kesalahan perhitungan dalam penilaian kinerja dari beberapa pegawai di setiap departemen. Kesalahan perhitungan yang dimaksud ialah proses pengalian nilai-nilai yang telah diberikan dengan rumus yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Kesalahan perhitungan ini dapat membuat penilaian kinerja pegawai menjadi tidak valid dan nilai yang dapatkan oleh beberapa pegawai tersebut

menjadi tidak sesuai dengan kenyataan yang dilakukan oleh pegawai tersebut. Menurut pihak Human Resource, kekhawatiran yang dirasakan jika terjadi kesalahan perhitungan nilai kinerja pegawai ialah adanya risiko kesalahan menentukan keputusan jika ada promosi pegawai untuk kenaikan jabatan ataupun jika ada pemutusan hubungan kerja (PHK) bagi pegawai.

Berdasarkan hal tersebut, maka diperlukan suatu aplikasi khusus berbasis komputer yang dapat membantu pihak Human Resource dalam melakukan penilaian kinerja pegawai secara cepat dan akurat. Aplikasi tersebut juga dapat membuat sebuah laporan kinerja pegawai yang dapat mendukung keputusan manajemen cepat. Selain itu risiko kehilangan data juga dapat diatasi karena data penilaian kinerja pegawai akan disimpan di dalam database, serta penggunaan kertas dapat dikurangi.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas maka rumusan masalah dapat dirumuskan sebagai berikut:

1. Bagaimana membuat sistem informasi penilaian kinerja pegawai yang dapat mempercepat proses penilaian kinerja pegawai pada hotel Patra Jasa Bali Resort & Villas.

2. Bagaimana membuat sistem informasi yang dapat menghasilkan laporan penilaian kinerja yang dapat mendukung manajemen dalam pengambilan keputusan.

4

1.3. Batasan Masalah

Adapun batasan masalah dalam pembuatan sistem informasi penilaian kinerja ini ialah sebagai berikut:

1. Kriteria penilaian kinerja pegawai menggunakan standar kerja yang telah ada pada Hotel Patra Jasa Bali Resort & Villas.

2. Sistem informasi yang dibuat hanya penilaian kinerja pegawai dan tidak membahas mengenai penggajian pegawai.

3. Sistem tidak membahas mengenai presensi pegawai dalam proses penilaian kinerja.

1.4. Tujuan

Adapun tujuan dari pembuatan sistem informasi penilaian kinerja pegawai ini ialah sebagai berikut:

1. Membuat sistem informasi penilaian kinerja pegawai yang diharapkan dapat mengurangi tingkat kesalahan dalam melakukan proses pengolahan kinerja pegawai serta mempercepat proses penilaian kinerja pegawai.

2. Membuat sistem informasi penilaian kinerja pegawai yang menghasilkan laporan sehingga dapat mendukung keputusan manajemen.

1.5. Manfaat

Adapun manfaat dari pembuatan sistem informasi penilaian kinerja pegawai ini ialah sebagai berikut:

1. Sistem informasi penilaian kinerja pegawai ini dapat membantu hotel Patra Jasa Bali Resort & Villas dalam mengolah nilai kinerja pegawai secara cepat, tepat dan mudah.

2. Sistem informasi penilaian kinerja pegawai ini bermanfaat dalam membantu hotel Patra Jasa Bali Resort & Villas dalam melakukan rekap nilai kinerja pegawai.

3. Sistem informasi penilaian kinerja pegawai ini bermanfaat dalam membantu bagian Human Resource menghasilkan laporan yang dapat mendukung keputusan manajemen.

4. Sistem informasi penilaian kinerja pegawai ini bermanfaat dalam membantu mengurangi risiko kesalahan perhitungan penilaian kinerja pegawai.

1.6. Sistematika Laporan

Untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang masalah yang sedang dibahas, maka sistematika penulisan laporan Rancang Bangun Sistem Informasi Penilaian Kinerja Pegawai Pada Patra Jasa Bali Resort & Villas adalah sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini dikemukakan hal-hal yang menjadi latar belakang, identifikasi masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian yang ingin dicapai, batasan masalah, manfaat aplikasi bagi perusahaan, serta sistematika penulisan laporan ini.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Pada bab ini membahas tentang gambaran umum Hotel Patra Jasa Bali Resort & Villas, mulai dari sejarah hotel dan struktur organisasi.

BAB III LANDASAN TEORI

Pada bab ini membahas teori singkat yang berhubungan dengan pelaksanaan Kerja Praktik. Teori-teori ini dijadikan bahan acuan bagi penulis untuk menyelesaikan masalah

6

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN

Pada bab ini membahas mengenai uraian tugas-tugas yang dikerjakan selama pelaksanaan Kerja Praktik, mulai dari gambaran analisis sistem, perancangan desain sistem baru meliputi System Flow, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, Design Input/Output, Design Interface Input/Output sampai dengan implementasi sistem berupa capture dari setiap form aplikasi.

BAB V PENUTUP

Pada bab ini dibahas mengenai kesimpulan Rancang Bangun Sistem Informasi Penilaian Kinerja Pegawai Pada Patra Jasa Bali Resort & Villas terkait dengan tujuan dan permasalahan yang ada, serta saran untuk pengembangan sistem dimasa mendatang.

7 BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1. Sejarah Hotel Patra Jasa Bali Resort & Villas

Pada tahun 1972, Pertamina yang merupakan perusahaan minyak nasional membangun guesthouse di pantai Kuta Selatan yang ditujukan untuk para pekerja Pertamina. Seiring dengan perkembangan zaman maka guesthouse ini semakin terkenal sebagai tempat para expatriat yang bekerja di Pertamina untuk menghabiskan waktu berlibur mereka di Bali, oleh karena itu pada tahun 1973, Dr. Ibnu Sutowo, Direktur Utama Pertamina saat itu, memutuskan untuk merubah guesthouse menjadi tempat penginapan yang mewah dengan kapasitas lebih dari 22 bungalow, dengan memiliki fasilitas restoran, bar, kolam renang, perkantoran lengkap dengan tata kebun yang menarik, kemudian dikenal dengan nama Pertamina Guesthouse (Wisma Pertamina).

Pada tahun 1975, penambahan bangunan dan berbagai fasilitas yang diperlukan guesthouse telah diselesaikan mencapai 156 kamar termasuk Presidential Suite, Coffee Shop, Bar, ruang konferensi yang luas dengan kapasitas mencapai 800 tempat duduk, sebuah ruang pertemuan serta berbagai fasilitas lainnya yang terbentang di atas lahan seluas 10.4 hektar. Pada 9 Agustus 1975, Dr. Ibnu Sutowo, Direktur Utama Pertamina, meresmikan Pertamina Cottages, sebagai hotel internasional yang terbuka untuk umum. Pada tahun 1976, pertama kalinya Pertamina Cottages menjadi tempat diadakannya rapat berskala internasional, yaitu The International World for ASEAN Summit Conference & OPEC Conference.

Pada tahun 1979 Pertamina Cottages mendapat anugerah Five Star Hotel oleh Dirjen Pariwisata (Hotel Bintang Lima pertama yang ada di Bali). Tahun 1980

8

merupakan masa keemasan Pertamina Cottages dalam tingkat huniannya selama 10 tahun beroperasi. Pada tahun 1983 perusahaan menambah fasilitas yaitu Yashi Restaurant, Restaurant masakan Eropa, dan kamar dengan total kamar menjadi 178 kamar. Pada tanggal 21 Agustus 1984, PT Patra Jasa, anak perusahaan Pertamina ditunjuk secara ekslusif untuk bertanggung jawab dan mengatur pengoperasian Pertamina Cottages, yang berada di lahan tanah sebesar 10,4 hektar. Direktur Umum Pertamina R. Hasmoro menyerahkan Pertamina Cottages kepada Ben S. Samsu, Direktur PT Patra Jasa. Semenjak pembukaan pertama sebagai guesthouse, Pertamina Cottages telah dikelola dan di bawah pengawasan langsung Pertamina sampai dengan Agustus 1984, kemudian manajemen memutuskan untuk mengalihkan tanggung jawab pengelolaannya kepada PT Patra Jasa, dan menjadi Patra Jasa Resort Bali yang telah mendapat kunjungan kehormatan dari para pemimpin dunia

Pada tanggal 10 Maret 1997 Pertamina Cottages berganti namanya menjadi LTI Patra Jasa Hotel. Pada saat itu dipimpin langsung oleh seorang General Manager dari Switzerland yaitu Mr. Alex Kuenzli, dengan jumlah kamar pada saat itu adalah 206 kamar. Pada 10 April 2000, di bawah kepemimpinan bapak Jasa Purba nama LTI Patra Jasa Hotel berubah nama menjadi Patra Jasa Bali Resort. Pada tahun 2001, mulai diadakan renovasi besar–besaran dan berganti lagi dengan nama Patra Resort Bali sampai tahun 2002 dengan GM bernama Bapak Soekiman Surip.

Pada tanggal 10 September 2003 diumumkan peresmian wajah baru The Patra Bali Resort & Villas yang dibuka secara resmi oleh Menteri Negara Kebudayaan dan Pariwisata Republik Indonesia, I Gede Ardika. Pada Oktober

2003, saat itu General Manager bernama Djinaldi Gosana, The Patra Bali Resort & Villas mendapat kehormatan untuk dijadikan tempat pertemuan antara Presiden USA, George W. Bush dengan Presiden RI, Megawati Soekarno Putri.

The Patra Bali Resort & Villas sebelumnya bernama Patra Jasa Bali, mulai direnovasi total pada bulan Maret 2002, perombakan menyeluruh baik dari segi fisik maupun konsep dengan total dana yang dibutuhkan sebesar Rp. 170 miliar. The Patra Bali Resort & Villas dirancang dengan konsep yang unik yaitu perpaduan dua compound yang berbeda dalam satu lokasi, The resort dan The villas ‘resort within resort’ dengan total kamar sampai saat ini berjumlah 228 kamar.

Pada tahun 2003 selama beberapa bulan, Bapak Djinaldi Gosana digantikan oleh Bapak Andreas Bindoan sebagai Pjs. General Manager. Pada tahun 2004 sampai dengan tahun 2007, The Patra Bali Resort & Villas dipimpin oleh seorang Putra Daerah Bali dari Desa Angligan Selemadeg – Tabanan yang bernama I Gst. Kadek Heryadi Angligan. Selajutnya tahun 2007 sampai dengan bulan Nopember 2008, The Patra Bali Resort & Villas dipimpin oleh bapak Tatang S. Herawan. Nopember 2008 – Juli 2009 digantikan oleh Bapak Amir Rohani, sekarang beliau menjabat sebagai kepala divisi Hotel PT. Patra Jasa. Dari bulan Juli tahun 2009 sampai dengan Juli tahun 2011 dipimpin oleh Bapak Hakim Kurniawan Affan. Semasa kepemimpinan beliau banyak telah mendapatkan penghargaan-penghargaan. Penghargaan-penghargaan / awards tersebut adalah:

1. The Best Hotel & Service Excellent of The Year by Kementrian Republic Indonesia (Pariwisata, Perdagangan, Kadin Indonesia, Education) and International Business & Company Award.

10

2. ITTA AWARDS as The Best Indonesia Leading Airport Hotel in Indonesia by Tourism Ministry & ITTA Foundation.

3. Gold Medal Award For Tri Hita Karana.

4. The Best of The Best For Food Festival at Art Centre.

Seiring berjalannya waktu, perubahan selalu terjadi, karena adanya penyamaan nama untuk semua corporate PT. Patra Jasa, maka nama The Patra Bali Resort & Villas dan unit-unit lainnya juga harus diubah dengan mengisi nama depannya Patra Jasa, The Patra Bali Resort & Villas berubah nama menjadi Patra Jasa Bali Resort & Villas mulai tanggal 17 Juli 2012, bersamaan dengan ulang tahun PT. Patra Jasa yang ke 37 oleh Direktur Umum PT. Patra Jasa yaitu bapak Donny J. Subakti.

Pada saat Bapak Teguh Supriyanto menjabat, Patra Jasa Bali Resort & Villas dijadikan sebagai tempat menginap oleh Bapak Presiden RI yaitu Susilo Bambang Yudhoyono (SBY) beserta ibu selama 2 hari dari tanggal 23 sampai dengan 25 September 2013, pada saat peresmian Jalan Tol Diatas Perairan (JDP). Pada saat pelaksanaan APEC Meeting, Patra Jasa Bali juga dijadikan tempat registrasi para delegasi APEC yang baru datang pada tanggal 01 sampai dengan 08 Oktober 2013. Atas dedikasi dan loyalitas serta kerjasama yang baik oleh seluruh pegawai dan karyawati, semua acara-acara besar dan kenegaraan dapat dilewati dengan baik dan sukses.

Mulai tanggal 15 April 2015 Bapak Teguh Suprianto mengakhiri masa jabatannya sebagai General Manager dan menduduki jabatan baru sebagai kepala divisi Hotel PT. Patra Jasa dan sejak tanggal itu Ibu Cok Istri Rai Lahriani menjabat sebagai Pjs. General Manager Patra Jasa Bali Resort & Villas.

2.2. Struktur Organisasi

Penilaian kinerja pegawai ini dilakukan setiap departemen yang ada pada hotel Pata Jasa Bali Resort & Villas. Untuk melakukan proses penilaian kinerja pegawai ini perlu mengetahui bagaimana struktur organisasi dari masing-masing departemen yang terdiri dari struktur organisasi umum dari Patra Jasa Bali Resort & Villas (Gambar 2.1), struktur organisasi departemen Finance (Gambar 2.2), departemen Room (Gambar 2.3), departemen Engineer (Gambar 2.4), departemen security (Gambar 2.5), departemen Food & Beverage (Gambar 2.6), departemen Sales & Marketing (Gambar 2.7), departemen Human Resource (Gambar 2.8)

General Manager

Room

Engineer QA

Security

F & B Sales & Marketing

Finance Human Resource Manager

Security

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Patra Jasa Bali Resort & Villas

Finance

Accounting Bookeeper Cost

Controller Credit Purchasing Store IT

Mgr Spv

Mgr Spv

Emp

Mgr Spv

Emp

Mgr Spv Mgr Spv Mgr Spv

Emp

Mgr Spv

Emp

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Departemen Finance

12

Room

Front Office Housekeeping Guest

Activities Villa

Mgr Spv

Mgr Spv

Emp

Mgr Spv

Emp

Spv

Emp

Gambar 2.3 Struktur Organisasi Departemen Room

Engineer

Mechanician Electrician Civil

Spv Emp Spv Emp Mgr Spv

Gambar 2.4 Struktur Organisasi Departemen Engineer

Security

Guard House

Detective

Spv Emp Spv

F & B

Restaurant Bar Kitchen Steward

Mgr Spv Spv Emp Mgr Spv

Emp Emp

Mgr Spv

Emp

Gambar 2.6 Struktur Organisasi Departemen F & B

Sales & Marketing

Sales Public Relation

Manager Reservartion

Mgr Spv Spv Emp Mgr Spv

Gambar 2.7 Struktur Organisasi Departemen Sales & Marketing

Human Resource

Industrial

Relation Training

Mgr Spv Mgr Spv

14

Dari struktur organisasi tersebut pelaksana Kerja Praktik berada di posisi departemen finance atau lebih spesifik berada di posisi bagian IT. Tugas dari bagian IT meliputi:

1. Menerima, memprioritaskan dan menyelesaikan permintaan bantuan IT. 2. Instalasi, perawatan dan penyediaan dukungan harian baik untuk hardware &

software serta perlatan seperti printer, scanner dan flash drive.

3. Mengurusi, mengoperasi, maintenance dan perawatan jaringan Local Area Network (LAN) manajemen sistem serta dukungan terhadap perangkat keras.

Dari beberapa tugas yang ada pada bagian IT, penulis mendapatkan tugas untuk membantu dalam menerima, memprioritaskan dan menyelesaikan permintaan bantuan IT dari departemen Human Resource untuk membuat sebuah sistem informasi penilaian kinerja yang dapat mengurangi permasalahan bagian tersebut dalam hal penilaian kinerja pegawainya.

15 BAB III LANDASAN TEORI

3.1. Kinerja

Menurut Mulyadi (2007), kinerja merupakan keberhasilan yang telah diwujudkan dalam sasaran strategik oleh personel, tim atau unit organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya dengan perilaku yang diharapkan, sedangkan menurut Rivai (2008), “Kinerja merupakan hasil atau tingkat keberhasilan seseorang secara keseluruhan selama periode tertentu di dalam melaksanakan tugas dibandingkan dengan berbagai kemungkinan, seperti standar hasil kerja, target atau kriteria yang telah ditentukan terlebih dahulu dan telah disepakati bersama”. Berdasarkan pengertian kinerja tersebut dapat disimpulkan bahwa kinerja merupakan hasil akhir dari keseluruhan kegiatan yang telah dilakukan oleh seseorang dalam perusahaan sesuai dengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan.

3.2. Penilaian Kinerja

Penilaian kinerja merupakan proses yang dilakukan oleh perusahaan dalam melakukan evaluasi terhadap perilaku pegawai dalam melakukan pekerjaan dengan melihat kriteria yang sudah menjadi standar dalam perusahaan dan kemudian mengkomunikasikan informasi tersebut kepada pegawai (Jackson & Mathis, 2006). Berdasarkan definisi penilaian kinerja tersebut dapat disimpulkan bahwa penilaian kinerja merupakan tahapan atau kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan dalam melakukan evaluasi terhadap kinerja pegawai dalam melaksanakan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.

16

3.2.1. Tujuan Penilaian Kinerja

Adapun tujuan penilaian kinerja menurut Samsudin (2010) yaitu sebagai berikut:

1. Administratif, yaitu memberikan arah untuk penetapan promosi, transfer dan kenaikan gaji.

2. Informatif, yaitu memberikan data kepada manajemen tentang prestasi kerja bawahan dan memberikan data kepada individu tentang kelebihan dan kekurangannya.

3. Motivasi, yaitu menciptakan pengalaman belajar yang memotivasi pegawai untuk mengembangkan diri dan meningkatkan prestasi kerja mereka.

Pada tingkat unit organisasi, penilaian kinerja bertujuan untuk:

1. Menentukan kontribusi suatu unit atau divisi dalam perusahaan terhadap organisasi perusahaan secara keseluruhan.

2. Memberikan dasar bagi penilaian prestasi manajer unit/divisi dalam perusahaan.

3. Memberikan motivasi bagi manajer unit/devisi dalam mengelola divisi seirama dengan tujuan umum perusahaan.

3.2.2. Metode Penilaian Kinerja

Menurut Malayu (2007), mengatakan bahwa ada beberapa metode penilaian kinerja, di antaranya sebagai berikut:

1. Rating scale

Metode ini merupakan metode yang dilakukan langsung oleh atasan atau supervisor untuk mengukur karakteristik, seperti inisiatif, ketergantungan, kematangan, dan kontribusi terhadap tujuan kerja.

2. Employee comparation

Metode ini merupakan metode penilaian yang dilakukan dengan cara melakukan perbandingan antara seorang pekerja dengan pekerja lainnya. 3. Checklist

Metode ini merupakan metode dimana bagian personalia akan memberikan masukan atau informasi kepada pegawai yang dinilai.

4. Freeform easy

Metode ini merupakan metode yang mengharuskan seorang penilai membuat sebuah karangan yang menggambarkan orang/pegawai yang sedang dinilai. 5. Critical incident

Metode penilaian ini merupakan metode dimana atasan yang merupakan penilai akan mencatat semua kejadian mengenai tingkah laku bawahannya sehari-hari kemudian dimasukkan ke dalam buku catatan khusus.

6. Assessment centre

Metode ini merupakan metode dimana perusahaan akan membentuk tim penilai khusus baik dari luar, dari dalam maupun kombinasi dari luar dan dalam. 7. Management by objective

Metode ini merupakan metode penilaian dimana pegawai akan diikutsertakan dalam pemutusan persoalan dengan memperhatikan kemampuan bawahan dalam menentukan sasarannya masing-masing yang ditekankan pada pencapaian sasaran perusahaan.

18

3.3. Sistem Informasi 3.3.1. Pengertian Sistem

Sistem merupakan sekumpulan komponen yang saling terkait, bekerja sama dengan batas yang jelas untuk mencapai tujuan dengan menerima input dan menghasilkan output dalam proses transformasi terorganisir (O'Brien & Marakas, 2010). Menurut Soeherman & Pinontoan (2008), sistem adalah komponen-komponen yang saling bekerja sama dan berinteraksi satu sama lain untuk menghasilkan tujuan tertentu. Berdasarkan pengertian sistem dari masing-masing ahli maka dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan sekumpulan komponen yang terorganisasi dan saling tergantung untuk mencapai tujuan atau output tertentu.

3.3.2. Pengertian Informasi

Menurut Sutarman (2009), Informasi adalah sekumpulan fakta yang diorganisasikan dengan cara tertentu sehingga mereka mempunyai arti bagi penerima. Menurut O’Brien & Marakas (2010), informasi merupakan data yang telah diubah menjadi konteks yang bermanfaat dan berarti bagi para pengguna. Pendapat lain diungkapkan oleh Kristanto (2007) yang mengatakan bahwa informasi adalah kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerima. Berdasarkan definisi informasi diatas maka dapat disimpulkan bahwa informasi adalah sekumpulan data atau fakta yang telah diolah menjadi sedemikian rupa sehingga dapat memberikan manfaat bagi penerima.

3.3.3. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan komponen-komponen yang berupa manusia, prosedur, data dan teknologi yang dapat digunakan untuk menghasilkan informasi

yang bernilai untuk pengambilan keputusan (Soeherman & Pinontoan, 2008). Menurut Alter dalam Sarno (2009), “sistem informasi merupakan sebuah sistem yang menggunakan teknologi informasi untuk menangkap, mentransmisikan, menyimpan, mendapatkan, memanipulasi atau menampilkan informasi yang dibutuhkan oleh satu atau lebih proses bisnis. Berdasarkan pengertian sistem informasi tersebut maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan sebuah sistem yang terdiri dari beberapa komponen yang dapat menampilkan informasi sehingga dapat dijadikan sebagai pengambilan keputusan.

3.4. Hypertext Prepocessor (PHP)

PHP (Hypertext Prepocessor) adalah sebuah bahasa scripting yang terpasang pada HTML (Hypertext Markup Language). PHP menurut Sutarman (2003), merupakan salah satu bahasa server–side yang didesain khusus untuk aplikasi web. PHP merupakan sebuah server–side embedded script language, dimana perintah–perintah yang diberikan akan sepenuhnya dijalankan oleh server tetapi disertakan pada haaman HTML biasa.

PHP memiliki keunggulan dimana bahasa ini mendukung banyak basis data seperti MySQL, MS-SQL, Ms. Access, PostgreeSQL, mSQL, dan Oracle. Kelebihan lain dari PHP menurut Sutarman (2003), yaitu:

1. PHP mudah dibuat dan kecepatan akses tinggi

2. PHP dapat berjalan dalam web server yang berbeda dalam web server yang berbeda dan dalam sistem operasi yang berbeda pula.

3. PHP merupakan bahasa yang embedded yang artinya dapat diletakkan dalam tag HTML.

20

3.5. MySQL

MySQL (My Structured Quesry Language) adalah software basis data yang tergolong dalam tipe database server dan bersifat open source (Kadir, 2009). Database server merupakan jenis database yang secara aktif memantau permintaan akses terhadap data. MySQL memiliki beberapa keuntungan yaitu bersifat gratis yang dapat dengan mudah diunduh di internet, selain itu database mysql bersifat multiplatform yang dapat diakses berbagai sistem operasi. Database MySQL dapat digunakan dalam pembuatan aplikasi berbasis web dan desktop.

3.6. Bagan Alir Dokumen

Bagan alir dokumen memiliki 2 jenis yaitu Document Flow dan System Flow. System flow merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem (Marlinda, 2004). System flow biasa digunakan untuk menunjukkan urutan-urutan proses yang terjadi dalam sistem serta menunjukkan apa yang sedang dilakukan oleh sistem. System flow memiliki simbol-simbol yang digunakan untuk pembuatan urutan proses sistem, simbol pada sysflow dijelaskan pada tabel 3.1. Penjelasan dari simbol-simbol yang digunakan dalam system flow adalah sebagai berikut:

Tabel 3.1 Simbol Flowchart

No. Simbol Nama Simbol Fungsi

1. Terminator Simbol yang digunakan untuk

menunjukkan awal atau akhir dari aliran proses.

No. Simbol Nama Simbol Fungsi

2. Proses

Komputerisasi

Simbol yang menunjukkan sebuah langkah proses atau operasi.

3. Decision Simbol yang menunjukkan

sebuah logika pengambilan keputusan dengan nilai true atau false.

4. Document Simbol yang digunakan untuk

menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual atau computer.

5. Input/output Simbol yang menunjukkan data yang menjadi input atau output proses.

6. Kegiatan

manual

Simbol yang digunakan untuk menunjukkan pekerjaan yang dilakukan secara manual

7. On page

Connector

Simbol yang digunakan untuk menghubungkan antar simbol-simbol yang berada pada halaman yang sama.

8. Off Page

Connector

Simbol yang digunakan untuk menghubungkan antar

simbol-22

No. Simbol Nama Simbol Fungsi

simbol yang berada pada halaman yang berbeda.

3.7. Data Flow Diagram (DFD)

Menurut Kendall (2003), Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model yang menggambarkan interaksi antara data yang tersimpan, darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem serta proses apa yang menghasilkan data tersebut. Model ini dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik. Data Flow Diagram memiliki simbol-simbol yang digunakan untuk pembuatan urutan proses sistem, simbol pada data flow diagram dijelaskan pada tabel 3.2. Penjelasan dari simbol-simbol yang digunakan dalam data flow diagram adalah sebagai berikut:

Tabel 3.2 Simbol Data Flow Diagram

No. Simbol Nama Simbol Fungsi

1. Simbol External

Entity

Simbol yang menunjukkan orang, kelompok atau sistem lain di luar sistem yang dibuat untuk dapat menerima atau memberikan informasi atau data kedalam sistem yang dibuat.

No. Simbol Nama Simbol Fungsi

2. Data Flow Simbol yang menunjukkan

arus data yang

menghubungkan dua proses atau entitas dengan proses.

3. Process Simbol yang menggambarkan

proses dimana aliran data masuk dan ditransformasikan ke aliran data keluar.

4. Data Store Simbol yang digunakan untuk menggambarkan proses penyimpanan data.

1 Process

24 BAB IV

DESKRIPSI PEKERJAAN

Deskripsi Kerja Praktik menggambarkan tentang bagaimana penulis merancang system yang akan digunakan oleh perusahaan. Tahap awal yang dilakukan ialah dengan melakukan pengumpulan data akan informasi yang diperlukan oleh Patra Jasa Bali Resort & Villas, kemudian menganalisis kebutuhan informasi dengan cara wawancara, mengamati cara kerja yang sedang berjalan dan mempelajari formulir fisik atau dokumen yang ada, setelah tahap pengumpulan data dan analisis selesai, kemudian penulis melanjutkan ke tahap perancangan sistem dan desain sistem, perancangan tabel database, serta membuat desain interface.

4.1. Pengumpulan Data

Pengumpulan data yang digunakan sebagai bahan dalam penyusunan laporan dan aplikasi yang akan dibuat dilakukan dengan mempelajari data dan informasi yang didapat. Data dan informasi yang diperlukan diperoleh dari berbagai sumber untuk dapat memberikan informasi yang lengkap yang berguna dalam pengembangan sistem informasi penilaian kinerja pegawai. Teknik pengumpulan data yang digunakan sebagai bahan penyusunan laporan Kerja Praktik dan perancangan sistem informasi ini ialah sebagai berikut:

1. Observasi

Teknik pengumpulan data dengan cara observasi ini dilakukan dengan cara mengamati secara langsung proses yang terjadi dalam melakukan penilaian kinerja pegawai pada hotel Patra Jasa Bali Resort & Villas. Pengumpulan data dengan cara observasi ini dilakukan untuk mendapatkan informasi dan data yang berhubungan

dalam penyelesaian masalah dan untuk mengetahui langkah-langkah yang dilakukan oleh perusahaan dalam melakukan penilaian kinerja pegawai.

2. Wawancara

Wawancara dilakukan kepada pihak Human Resource yang memiliki tanggung jawab dalam proses penilaian kinerja pegawai. Wawancara ini bertujuan untuk mendapatkan informasi-informasi yang dibutuhkan, sehingga dari informasi yang didapatkan tersebut dapat dibangun sebuah sistem yang mampu menangani permasalahan yang dihadapi dalam proses penilaian kinerja pegawai. Beberapa informasi yang didapatkan dalam proses wawancara ialah informasi mengenai data-data yang akan diolah, proses penilaian kinerja yang meliputi 2 proses penilaian yaitu penilaian kinerja berdasarkan kompetensi dan tugas pokok, pemberian kritik dan saran pelatihan, serta laporan yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam penilaian kinerja pegawai.

3. Studi Kepustakaan

Pengumpulan data dengan melakukan studi kepustakaan berguna dalam mencari informasi dari berbagai literature yang berhubungan dan mendukung dalam proses pembuatan laporan Kerja Praktik dan perancangan sistem informasi.

4.2. Analisis

4.2.1. Permasalahan Penilaian Kinerja Pegawai

Patra Jasa Bali Resort & Villas merupakan perusahaan yang bergerak dibidang perhotelan dengan memiliki pegawai kurang lebih sebanyak 500 orang. Pegawai tersebut terbagi dalam beberapa departemen yang terdapat pada perusahaan yaitu departemen room, F & B, Sales & Marketing, Finance, Human

26

Resource Manager, Engineer dan departemen QA. Banyaknya pegawai yang ada pada perusahaan tersebut membuat perusahaan membutuhkan suatu pengolahan data-data pegawai yang digunakan dalam melakukan proses penilaian kinerja pegawai. Penilaian kinerja pegawai pada perusahaan tersebut dilakukan sebanyak 2 kali dalam 1 tahun. Penilaian kinerja pegawai yang saat ini sudah dilakukan oleh perusahaan banyak mengalami kendala. Penilaian kinerja yang dilakukan masih menggunakan formulir yang akan dibagikan oleh bagian Human Resource kepada setiap manajer yang ada pada tiap-tiap bagian. Penilaian yang telah selesai dilakukan oleh manajer dan supervisor maka formulir penilaian akan diberikan kembali kepada Human Resource untuk dilakukan proses perekapan data penilaian kinerja pegawai.

Penilaian kinerja yang dilakukan saat ini membuat bagian Human Resource memerlukan waktu yang lama dalam proses perekapan data nilai pegawai serta membutuhkan waktu yang lama dalam proses pembuatan laporan yang akan akan diberikan pada direktur, penilai serta pegawai yang dinilai tersebut. Permasalahan lain yang dihadapi oleh bagian Human Resource yakni terdapat kesalahan dalam proses penyimpanan nilai kinerja pegawai ke dalam Excel, dikarenakan banyaknya tumpukan kertas yang berisi formulir penilaian kinerja pegawai serta kesalahan masukan data yang dimasukkan oleh bagian Human Resource. Kesalahan dalam penyimpanan data nilai kinerja pegawai ini mengakibatkan terjadinya kekeliuran dalam proses perhitungan nilai akhir penilaian kinerja pegawai, sehingga nilai-nilai kinerja pegawai tersebut menjadi tidak valid dan nilai tersebut menjadi tidak sesuai dengan kenyataan yang dilakukan oleh pegawai yang dinilai tersebut. Kesalahan dalam proses perhitungan penilaian kinerja pegawai juga membuat bagian Human

Resource mengalami kekhawatiran jika adanya promosi pegawai untuk kenaikan jabatan ataupun jika adanya pemutusan hubungan kerja bagi pegawai.

4.2.2. Document Flow Penilaian Kinerja Pegawai

Proses kegiatan penilaian kinerja pegawai yang terjadi saat ini di perusahaan ialah bagian Human Resource akan mencetak formulir penilaian yang sudah tersimpan pada computer. Setelah formulir penilaian telah dicetak, Human Resource akan menentukan periode penilaian. Periode penilaian pada hotel Patra Jasa Bali Resort & Villas dilakukan setiap 1 tahun 2 kali. Formulir penilaian yang telah dicetak akan diberikan kepada masing-masing penilai untuk dilakukan proses penilaian pegawai. Formulir penilaian yang sudah berisi nilai pegawai akan dikembalikan kembali oleh penilai ke bagian Human Resource. Human Resource akan melakukan pembuatan laporan rekap nilai pegawai yang akan diberikan ke direktur, penilai dan pegawai yang dinilai. Document Flow Penilaian Kinerja Pegawai dapat dilihat pada gambar 4.1.

28

Doclow Penilaian Kinerja Pegawai

HRD Penilai Pegawai Direktur

Mulai

Cetak Form Penilaian Menentukan

Periode

Form Penilaian

Menilai Kinerja Pegawai

Hasil Penilaian

Membuat Laporan

Laporan

Laporan Laporan

Laporan Laporan Laporan Laporan

A

Selesai

Gambar 4.1 Document Flow Penilaian Kinerja Pegawai

4.2.3. Solusi

Solusi yang dapat dilakukan dalam menangani permasalahan yang terjadi pada proses penilaian kinerja pegawai ialah dengan membuat sebuah sistem informasi penilaian kinerja pegawai yang mampu melakukan pengolahan data-data pegawai serta data-data nilai pegawai yang secara cepat dan akurat. Sistem informasi tersebut juga dapat membantu perusahaan dalam menghindari kesalahan

dalam penyimpanan data nilai pegawai. Bagian Human Resource yang memiliki tanggung jawab dalam penilaian kinerja pegawai dapat dengan cepat dalam menyajikan laporan yang akan diberikan kepada atasan, sehingga atasan mendapatkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan.

4.2.4. Manfaat

Manfaat yang didapatkan dari solusi pembuatan sistem informasi penilaian kinerja pegawai ini ialah, sebagai berikut:

1. Perusahaan dapat dengan mudah, cepat dan tepat dalam proses penilaian kinerja pegawai.

2. Kesalahan dalam penyimpanan data nilai kinerja pegawai menjadi lebih kecil karena pihak Human Resource tidak perlu lagi membongkar formulir penilaian yang telah berisi data nilai.

3. Human Resource dapat dengan cepat menyajikan laporan kepada atasan. 4. Mendukung pengambilan keputusan atasan dalam hal promosi pegawai ataupun

memberikan saran pelatihan bagi pegawai yang memiliki nilai kurang.

4.3. Perancangan Sistem

Sistem yang diperlukan oleh hotel Patra Jasa Bali Resort & Villas ialah sebuah sistem yang dapat menangani dan memenuhi kebutuhan dalam proses penilaian kinerja pegawai secara terkomputerisasi sehingga dalam mencari kebutuhan informasi dapat dilakukan dengan cepat, tepat, dan akurat. Sistem informasi penilaian kinerja pegawai pada hotel Patra Jasa Bali Resort & Villas diharapkan dapat membantu bagian Human Resource dalam proses:

30

1. Penilaian kinerja pegawai yang meliputi perhitungan nilai tugas pokok, nilai kompetensi dan nilai surat peringatan serta dapat memberikan saran pelatihan berdasarkan nilai kompetensi.

2. Pembuatan laporan penilaian kinerja pegawai yang meliputi laporan nilai pegawai per periode, laporan rata nilai tiap departemen, laporan nilai rata-rata tiap bagian serta laporan penilaian pegawai dengan menampilkan 10 pegawai terbaik dan 10 pegawai terendah.

4.3.1. Diagram IPO

Diagram IPO memiliki data input awal yaitu data pegawai, data tugas pokok, data kompetensi, data sub kompetensi, data surat peringatan, data nilai tugas pokok, data nilai kompetensi, data nilai tugas pokok, dan data nilai sp.

Data sub kompetensi merupakan data yang tedapat pada kompetensi yang berisi beberapa bagian dari data kompetensi. Data kompetensi digunakan oleh setiap departemen dalam acuan penilaian berdasarkan kompetensi pegawai. Data pegawai ialah identitas dari pegawai yang akan dinilai, atasan penilai, maupun yang akan menilai. Data Surat peringatan yang akan digunakan untuk melakukan pengurangan nilai terhadap nilai pegawai jika pegawai tersebut pernah mendapatkan surat peringatan selama periode penilaian. Data jenis pelatihan akan digunakan oleh penilai dalam memberikan saran pelatihan yang dapat diikuti oleh pegawai yang dinilai berdasarkan nilai kompetensi.

Atasan penilai juga akan melakukan proses verifikasi nilai pegawai, jika penilai telah memberikan nilai pegawai secara lengkap. Hasil dari proses tersebut nantinya akan menjadi sebuah laporan nilai pegawai yang berisi rekap nilai pegawai berdasarkan periode yang dipilih, laporan nilai rata-rata pegawai selama 1 tahun,

laporan nilai pegawai yang berhasil menduduki 10 peringkat nilai terbaik. Diagram input/proses/output dapat lihat pada tabel 4.1.

Tabel 4.1 Tabel Diagram Input Proses Output (IPO) Diagram IPO

INPUT PROSES OUTPUT

Data Pegawai

Penilaian Tugas Pokok

Informasi Nilai Tugas Pokok Data Tugas

Pokok Data Nilai Tugas Pokok

Penilaian Kompetensi dan

Saran Pelatihan Data

Kompetensi Data Sub Kompetensi Data Nilai Sub

Kompetensi

Informasi Nilai Kompetensi dan Saran Pelatihan Data Pegawai

Data Pegawai Data Surat Peringatan Data Nilai SP

Informasi Nilai SP Penilaian Surat

Peringatan dan Saran Pelatihan Data Jenis

Pelatihan Data Saran

32

Diagram IPO

INPUT PROSES OUTPUT

Informasi Nilai Akhir dan Nilai Terverifikasi

Pembuatan Laporan

Laporan Nilai Pegawai Per Periode

Data Pegawai

Laporan Nilai Rata-Rata Pegawai Tiap

Departemen Laporan Nilai

Rata-Rata Pegawai Tiap Bagian Laporan Nilai 10 Pegawai Tertinggi Laporan Nilai 10 Pegawai Terendah Informasi Nilai

Tugas Pokok Informasi Nilai

Kompetensi Informasi Nilai

SP

Verifikasi Nilai Pegawai dan Penilaian Akhir

Informasi Nilai Akhir dan Nilai Terverifikasi

Informasi Saran Pelatihan Data Pegawai

4.3.2. Kebutuhan Fungsionalitas

Kebutuhan fungsionalitas merupakan suatu layanan sistem yang harus disediakan dan bagaimana sistem berinteraksi dengan pengguna sistem, seperti pengguna dapat melakukan apa saja di dalam sistem. Kebutuhan fungsionalitas dapat dilihat pada tabel 4.2.

Tabel 4.2 Tabel Kebutuhan Fungsionalitas

No Pengguna Kebutuhan Pengguna Kebutuhan Fungsionalitas 1 Human

Resource

Data Pangkat Pengelolaan Master Pangkat Data Departemen Pengelolaan Master

Departemen

Data Bagian Pengelolaan Master Bagian Data Klasifikasi Pengelolaan Master

Klasifikasi

Data Jenis Penilaian Pengelolaan Master Jenis Penilaian

Data Surat Peringatan Pengelolaan Data Surat Peringatan

Data Kompetensi Pengelolaan Data Kompetensi

Data Sub Kompetensi Pengelolaan Data Sub Kompetensi

Data Jenis Pelatihan Pengelolaan Data Jenis Pelatihan

Data Pegawai, Data Pangkat, Data Bagian

Pengelolaan Master Pegawai Data Nilai Tugas

Pokok, Data Nilai Kompetensi, Data Nilai SP, Data Saran

Pelatihan, Data Verifikasi Nilai

Pembuatan Laporan Penilaian Kinerja Pegawai

Data SP, Data Pegawai Penilaian Surat Peringatan 2 Atasan Penilai Data Nilai Tugas

Pokok, Data Nilai Kompetensi, Data Nilai SP, Data Saran

Pelatihan

34

No Pengguna Kebutuhan Pengguna Kebutuhan Fungsionalitas Data Tugas Pokok Pengelolaan Data Tugas

Pokok 3 Penilai Data Tugas Pokok,

Data Pegawai

Penilaian Tugas Pokok Data Kompetensi, Data

Sub Kompetensi, Data Pegawai

Penilaian Kompetensi

Data Jenis Pelatihan, Data Pegawai

Saran Pelatihan

A. Fungsi Login

Kebutuhan fungsi login untuk dapat menggunakan sistem informasi penilaian kinerja dapat dilihat pada tabel 4.3.

Tabel 4.3 Kebutuhan Fungsi Login Nama Fungsi Fungsi Login

Pengguna Human Resource, Penilai, Pegawai dan Atasan Penilai Deskripsi Fungsi ini merupakan kegiatan yang dilakukan untuk

melakukan login ke aplikasi. Kondisi Awal No. Pegawai dan Password

Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem

Memasukkan No. Pegawai dan password 1. Pengguna

memasukkan No. Pegawai dan password

Sistem melakukan pengecekan terhadap kesesuaian No. Pegawai dan password serta melakukan pengecekan terhadap data bagian, departemen dan pangkat dari pegawai yang login. Jika login berhasil maka sistem akan menampilkan halaman beranda, jika No. Pegawai dan password tidak sesuai maka sistem akan

menampilkan pesan “Login

Gagal”.

B. Fungsi Pengelolaan Master Pangkat

Kebutuhan fungsi pengelolaan master pangkat untuk dapat melakukan pengolahan data pangkat dapat dilihat pada tabel 4.4.

Tabel 4.4 Kebutuhan Fungsi Pengelolaan Master Pangkat Nama Fungsi Fungsi Pengelolaan Master Pangkat

Pengguna Human Resource

Deskripsi Fungsi ini merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mengelola data master pangkat untuk disimpan, diubah maupun dihapus.

Kondisi Awal Data Pangkat

Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem

Memasukkan, mengubah dan menghapus data pangkat 1. Pengguna memilih menu

master pangkat

Sistem akan menampilkan halaman master pangkat. 2. Pengguna memilih tombol

tambah, ubah atau hapus.

Sistem akan menampilkan halaman sesuai dengan tombol yang dipilih oleh pengguna.

3. Pengguna memasukkan data pangkat yang ingin ditambah atau diubah atau memilih data pangkat yang ingin dihapus.

Sistem akan melakukan penambahan data pangkat ke database, mengubah data pangkat ke database atau menghapus data pangkat yang dipilih.

Kondisi Akhir Fungsi ini mengelola data pangkat

C. Fungsi Pengelolaan Master Departemen

Kebutuhan fungsi pengelolaan master departemen untuk dapat melakukan pengolahan data pangkat dapat dilihat pada tabel 4.5.

Tabel 4.5 Kebutuhan Fungsi Pengelolaan Master Departemen Nama Fungsi Fungsi Pengelolaan Master Departemen

Pengguna Human Resource

Deskripsi Fungsi ini merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mengelola data master departemen untuk disimpan, diubah maupun dihapus.

36

Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem

Memasukkan, mengubah dan menghapus data departemen 1. Pengguna memilih menu

master departemen

Sistem akan menampilkan halaman yang berisi data departemen yang sudah ada di database.

2. Pengguna memilih tombol tambah, ubah atau hapus.

Sistem akan menampilkan halaman sesuai dengan tombol yang dipilih oleh pengguna.

3. Pengguna memasukkan data departemen yang ingin ditambah atau diubah atau memilih data departemen yang ingin dihapus.

Sistem akan melakukan

penambahan data

departemen ke database, mengubah data departemen ke database atau menghapus data departemen yang dipilih.

Kondisi Akhir Fungsi ini mengelola data departemen

D. Fungsi Pengelolaan Master Bagian

Kebutuhan fungsi pengelolaan master bagian untuk dapat melakukan pengolahan data bagian dapat dilihat pada tabel 4.6.

Tabel 4.6 Kebutuhan Fungsi Pengelolaan Master Bagian Nama Fungsi Fungsi Pengelolaan Master Bagian

Pengguna Human Resource

Deskripsi Fungsi ini merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mengelola data master bagian untuk disimpan, diubah maupun dihapus.

Kondisi Awal Data Bagian

Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem

Memasukkan, mengubah dan menghapus data bagian 1.Pengguna memilih menu

master bagian

Sistem akan menampilkan halaman yang berisi data bagian yang sudah ada di database.

2. Pengguna memilih tombol tambah, ubah atau hapus.

Sistem akan menampilkan halaman sesuai dengan

tombol yang dipilih oleh pengguna.

3. Pengguna memasukkan data bagian yang ingin ditambah atau diubah atau memilih data bagian yang ingin dihapus.

Sistem akan melakukan penambahan data bagian ke database, mengubah data bagian ke database atau menghapus data bagian yang dipilih.

Kondisi Akhir Fungsi ini mengelola data bagian

E. Fungsi Pengelolaan Master Klasifikasi

Kebutuhan fungsi pengelolaan master klasifikasi untuk dapat melakukan pengolahan data klasifikasi dapat dilihat pada tabel 4.7.

Tabel 4.7 Kebutuhan Fungsi Pengelolaan Master Klasifikasi Nama Fungsi Fungsi Pengelolaan Master Klasifikasi

Pengguna Human Resource

Deskripsi Fungsi ini merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mengelola data master klasifikasi untuk disimpan dan diubah.

Kondisi Awal Data Klasifikasi

Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem

Memasukkan dan mengubah data klasifikasi 1. Pengguna memilih menu

master klasifikasi

Sistem akan menampilkan halaman yang berisi data klasifikasi yang sudah ada di database.

2. Pengguna memilih tombol tambah atau ubah.

Sistem akan menampilkan halaman sesuai dengan tombol yang dipilih oleh pengguna.

3. Pengguna memasukkan data klasifikasi yang ingin ditambah atau diubah

Sistem akan melakukan penambahan data klasifikasi ke database, mengubah data klasifikasi ke database. Kondisi Akhir Fungsi ini mengelola data klasifikasi

38

F. Fungsi Pengelolaan Master Jenis Penilaian

Kebutuhan fungsi pengelolaan master jenis penilaian untuk dapat melakukan pengolahan data jenis penilaian dapat dilihat pada tabel 4.8.

Tabel 4.8 Kebutuhan Fungsi Pengelolaan Master Jenis Penilaian Nama Fungsi Fungsi Pengelolaan Master Jenis Penilaian

Pengguna Human Resource

Deskripsi Fungsi ini merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mengelola data master jenis penilaian untuk disimpan, diubah maupun dihapus.

Kondisi Awal Data Jenis Penilaian

Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem

Memasukkan, mengubah dan menghapus data jenis penilaian

1. Pengguna memilih menu master jenis penilaian

Sistem akan menampilkan halaman yang berisi data jenis penilaian yang sudah ada di database.

2. Pengguna memilih tombol tambah, ubah atau hapus.

Sistem akan menampilkan halaman sesuai dengan tombol yang dipilih oleh pengguna.

3. Pengguna memasukkan data jenis penilaian yang ingin ditambah atau diubah atau memilih data jenis penilaian yang ingin dihapus.

Sistem akan melakukan penambahan data jenis penilaian ke database, mengubah data jenis penilaian ke database atau menghapus data jenis penilaian yang dipilih. Kondisi Akhir Fungsi ini mengelola data jenis penilaian

G. Fungsi Pengelolaan Master Pegawai

Kebutuhan fungsi pengelolaan master pegawai untuk dapat melakukan pengolahan data pegawai dapat dilihat pada tabel 4.9.

Tabel 4.9 Kebutuhan Fungsi Pengelolaan Master Pegawai Nama Fungsi Fungsi Pengelolaan Master Pegawai

Deskripsi Fungsi ini merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mengelola data master pegawai untuk disimpan dan diubah Kondisi Awal Data Pegawai

Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem Memasukkan dan mengubah data pegawai 1. Pengguna memilih menu

master pegawai

Sistem akan menampilkan halaman yang berisi data pegawai yang sudah ada di database.

2. Pengguna memilih tombol tambah atau ubah.

Sistem akan menampilkan halaman sesuai dengan tombol yang dipilih oleh pengguna. 3. Pengguna memasukkan

data pegawai yang ingin ditambah atau diubah

Sistem akan melakukan penambahan data pegawai ke database dan mengubah data pegawai ke database.

Kondisi Akhir Fungsi ini mengelola data pegawai

H. Fungsi Pembuatan Periode

Kebutuhan fungsi pembuatan periode untuk dapat melakukan pengolahan data periode dapat dilihat pada tabel 4.10.

Tabel 4.10 Kebutuhan Fungsi Pembuatan Periode Nama Fungsi Fungsi Pembuatan Periode

Pengguna Human Resource

Deskripsi Fungsi ini merupakan kegiatan yang dilakukan untuk pembuatan periode penilaian untuk disimpan dan diubah. Kondisi Awal Data Periode Penilaian

Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem

Memasukkan dan mengubah data periode penilaian 1. Pengguna memilih menu

pembuatan periode

Sistem akan menampilkan halaman yang berisi data periode yang sudah ada di database.

2. Pengguna memilih tombol tambah atau ubah.

Sistem akan menampilkan halaman sesuai dengan tombol yang dipilih oleh pengguna.

40

3. Pengguna memasukkan data periode yang ingin ditambah atau diubah

Sistem akan melakukan penambahan data periode ke database, mengubah data periode ke database

Kondisi Akhir Fungsi ini pembuatan data periode

I. Fungsi Pengelolaan Kompetensi

Kebutuhan fungsi pengelolaan kompetensi untuk dapat melakukan pengolahan data kompetensi dapat dilihat pada tabel 4.11.

Tabel 4.11 Kebutuhan Fungsi Pengelolaan Kompetensi Nama Fungsi Fungsi Pengelolaan Kompetensi

Pengguna Human Resource

Deskripsi Fungsi ini merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mengelola data kompetensi untuk disimpan, diubah maupun dihapus.

Kondisi Awal Data Kompetensi

Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem

Memasukkan, mengubah dan menghapus data kompetensi 1. Pengguna memilih menu

kriteria penilaian – kompetensi

Sistem akan menampilkan halaman yang berisi data kompetensi yang sudah ada di database.

2. Pengguna memilih tombol tambah, ubah atau hapus.

Sistem akan menampilkan halaman sesuai dengan tombol yang dipilih oleh pengguna.

3. Pengguna memasukkan data kompetensi yang ingin ditambah atau diubah atau memilih data kompetensi yang ingin dihapus.

Sistem akan melakukan

penambahan data

kompetensi ke database, mengubah data kompetensi ke database atau menghapus data kompetensi yang dipilih. Kondisi Akhir Fungsi ini mengelola data kompetensi

J. Fungsi Pengelolaan Sub Kompetensi

Kebutuhan fungsi pengelolaan sub kompetensi untuk dapat melakukan pengolahan data sub kompetensi dapat dilihat pada tabel 4.12.

Tabel 4.12 Kebutuhan Fungsi Pengelolaan Sub Kompetensi Nama Fungsi Fungsi Pengelolaan Sub Kompetensi

Pengguna Human Resource

Deskripsi Fungsi ini merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mengelola data sub kompetensi untuk disimpan, diubah maupun dihapus.

Kondisi Awal Data Sub Kompetensi

Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem

Memasukkan, mengubah dan menghapus data kompetensi 1. Pengguna memilih menu

sub kompetensi

Sistem akan menampilkan halaman yang berisi data sub kompetensi yang sudah ada di database.

2. Pengguna memilih tombol tambah, ubah atau hapus.

Sistem akan menampilkan halaman sesuai dengan tombol yang dipilih oleh pengguna.

3. Pengguna memasukkan data sub kompetensi yang ingin ditambah atau diubah atau memilih data sub kompetensi yang ingin dihapus.

Sistem akan melakukan penambahan data sub kompetensi ke database, mengubah data sub kompetensi ke database atau menghapus data sub kompetensi yang dipilih. Kondisi Akhir Fungsi ini mengelola data sub kompetensi

K. Fungsi Pengelolaan Jenis Pelatihan

Kebutuhan fungsi pengelolaan jenis pelatihan untuk dapat melakukan pengolahan data jenis pelatihan dapat dilihat pada tabel 4.13.

Tabel 4.13 Kebutuhan Fungsi Pengelolaan Jenis Pelatihan Nama Fungsi Fungsi Pengelolaan Jenis Pelatihan

42

Deskripsi Fungsi ini merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mengelola data kompetensi untuk disimpan dan diubah. Kondisi Awal Data Jenis Pelatihan

Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem

Memasukkan dan mengubah data jenis pelatihan 1. Pengguna memilih menu

jenis pelatihan

Sistem akan menampilkan halaman yang berisi data jenis pelatihan yang sudah ada di database.

2. Pengguna memilih tombol tambah atau diubah

Sistem akan menampilkan halaman sesuai dengan tombol yang dipilih oleh pengguna.

3. Pengguna memasukkan data jenis pelatihan yang ingin ditambah atau diubah

Sistem akan melakukan penambahan data jenis pelatihan ke database, mengubah data jenis pelatihan ke database

Kondisi Akhir Fungsi ini mengelola data jenis pelatihan

L. Fungsi Pengelolaan Tugas Pokok

Kebutuhan fungsi pengelolaan tugas pokok untuk dapat melakukan pengolahan data tugas pokok dapat dilihat pada tabel 4.14.

Tabel 4.14 Kebutuhan Fungsi Pengelolaan Tugas Pokok Nama Fungsi Fungsi Pengelolaan Tugas Pokok

Pengguna Atasan Penilai

Deskripsi Fungsi ini untuk mengelola data tugas pokok untuk disimpan, diubah maupun dihapus.

Kondisi Awal Data Tugas Pokok

Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem

Memasukkan, mengubah dan menghapus data tugas pokok 1. Pengguna memilih menu

kriteria penilaian – tugas pokok

Sistem akan menampilkan halaman yang berisi data tugas pokok yang sudah ada di database.

2. Pengguna memilih tombol tambah, ubah atau hapus.

Sistem akan menampilkan halaman sesuai dengan

tombol yang dipilih oleh pengguna.

3. Pengguna memasukkan data tugas pokok yang ingin ditambah atau diubah atau memilih data tugas pokok yang ingin dihapus.

Sistem akan melakukan

penambahan data

kompetensi ke database, mengubah data tugas pokok ke database atau menghapus data tugas pokok yang dipilih.

Kondisi Akhir Fungsi ini mengelola data tugas pokok

M.Fungsi Pengelolaan Surat Peringatan

Kebutuhan fungsi pengelolaan surat peringatan untuk dapat melakukan pengolahan data surat peringatan dapat dilihat pada tabel 4.15.

Tabel 4.15 Kebutuhan Fungsi Pengelolaan Surat Peringatan Nama Fungsi Fungsi Pengelolaan Surat Peringatan

Pengguna Human Resource

Deskripsi Fungsi ini merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mengelola data surat peringatan untuk disimpan, diubah maupun dihapus.

Kondisi Awal Data Surat Peringatan

Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem

Memasukkan, mengubah dan menghapus data surat peringatan

1. Pengguna memilih menu kriteria penilaian – surat peringatan

Sistem akan menampilkan halaman yang berisi data surat peringatan yang sudah ada di database.

2. Pengguna memilih tombol tambah, ubah atau hapus.

Sistem akan menampilkan halaman sesuai dengan tombol yang dipilih oleh pengguna.

3. Pengguna memasukkan data surat peringatan yang ingin ditambah atau diubah atau memilih data surat peringatan yang ingin dihapus.

Sistem akan melakukan penambahan data surat peringatan ke database, mengubah data surat peringatan ke database atau

44

menghapus data surat peringatan yang dipilih. Kondisi Akhir Fungsi ini mengelola data surat peringatan

N. Fungsi Penilaian Tugas Pokok

Kebutuhan fungsi penilaian tugas pokok untuk dapat melakukan penilaian kinerja pegawai berdasarkan tugas pokok dapat dilihat pada tabel 4.16.

Tabel 4.16 Kebutuhan Fungsi Penilaian Tugas Pokok Nama Fungsi Fungsi Penilaian Tugas Pokok

Pengguna Penilai

Deskripsi Fungsi ini merupakan kegiatan yang dilakukan untuk melakukan penilaian tugas pokok pegawai.

Kondisi Awal Data Nilai Tugas Pokok

Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem

Memasukkan Nilai Tugas Pokok Pegawai 1. Pengguna memilih menu

penilaian

Sistem akan menampilkan halaman penilaian yang berisi data pegawai yang memiliki bagian sama dengan penilai.

2. Pengguna memilih menu nilai tugas pokok.

Sistem akan menampilkan halaman form penilaian tugas pokok.

3. Pengguna memasukkan nilai tugas pokok ke dalam form, setelah itu memilih tombol simpan.

Sistem akan melakukan penyimpanan nilai ke dalam database

Kondisi Akhir Fungsi ini penilaian tugas pokok

O. Fungsi Penilian Kompetensi

Kebutuhan fungsi penilaian kompetensi untuk dapat melakukan penilaian kinerja pegawai berdasarkan kompetensi dapat dilihat pada tabel 4.17.

Tabel 4.17 Kebutuhan Fungsi Penilaian Kompetensi Nama Fungsi Fungsi Penilaian Kompetensi

Deskripsi Fungsi ini merupakan kegiatan yang dilakukan untuk melakukan penilaian kompetensi pegawai.

Kondisi Awal Data Nilai Kompetensi

Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem

Memasukkan Nilai Kompetensi Pegawai 1. Pengguna memilih menu

penilaian

Sistem akan menampilkan halaman penilaian yang berisi data pegawai yang memiliki bagian sama dengan penilai.

2. Pengguna memilih menu nilai kompetensi.

Sistem akan menampilkan halaman form penilaian kompetensi.

3. Pengguna memasukkan nilai kompetensi ke dalam form, setelah itu memilih tombol simpan.

Sistem akan melakukan penyimpanan nilai ke dalam database, setelah itu sistem akan menampilkan form saran pelatihan berdasarkan nilai kompetensi pegawai. 4. Pengguna memilih saran

pelatihan yang

ditampilkan, setelah itu pengguna memilih tombol simpan.

Sistem akan melakukan penympanan saran pelatihan yang telah dipilih oleh pengguna.

Kondisi Akhir Fungsi ini penilaian kompetensi

P. Fungsi Penilaian Surat Peringatan

Kebutuhan fungsi penilaian surat peringatan untuk dapat melakukan penilaian kinerja pegawai berdasarkan surat peringatan dapat dilihat pada tabel 4.18.

Tabel 4.18 Kebutuhan Fungsi Penilaian Surat Peringatan Nama Fungsi Fungsi Penilaian Surat Peringatan

Pengguna Human Resource

Deskripsi Fungsi ini untuk melakukan penilaian surat peringatan pegawai.

Kondisi Awal Data Nilai SP

46

Memasukkan Nilai SP Pegawai 1. Pengguna memilih master

pegawai

Sistem akan menampilkan halaman yang berisi data-data pegawai.

2. Pengguna memilih menu nilai SP.

Sistem akan menampilkan halaman form penilaian surat peringatan.

3. Pengguna memilih surat peringatan yang pernah didapat oleh pegawai, setelah itu pengguna menekan tombol simpan.

Sistem akan melakukan penyimpanan nilai surat peringatan pegawai ke dalam database.

Kondisi Akhir Fungsi ini penilaian surat peringatan

Q. Fungsi Verifikasi Nilai Pegawai

Kebutuhan fungsi verifikasi nilai pegawai untuk dapat melakukan verifikasi nilai pegawai berdasarkan kelengkapan nilai pegawai dapat dilihat pada tabel 4.19.

Tabel 4.19 Kebutuhan Fungsi Verifikasi Nilai Pegawai Nama Fungsi Fungsi Verifikasi Nilai Pegawai

Pengguna Atasan Penilai

Deskripsi Fungsi ini merupakan kegiatan yang dilakukan untuk melakukan verifikasi nilai pegawai

Kondisi Awal Data Nilai Tugas Pokok, Kompetensi, Nilai SP Pegawai

Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem

Memverifikasi nilai pegawai 1. Pengguna memilih menu

nilai pegawai

Sistem akan menampilkan halaman nilai pegawai. 2. Pengguna memilih menu

verifikasi.

Sistem akan melakukan verifikasi nilai pegawai serta melakukan penyimpanan nilai akhir kedalam database berdasarkan nilai kompetensi, nilai tugas pokok dan nilai sp.

R. Fungsi Pembuatan Laporan

Kebutuhan fungsi pembuatan laporan untuk dapat melakukan proses menampilkan laporan kinerja pegawai dapat dilihat pada tabel 4.20.

Tabel 4.20 Kebutuhan Fungsi Pembuatan Laporan Nama Fungsi Fungsi Pembuatan Laporan

Pengguna Human Resource

Deskripsi Fungsi ini merupakan kegiatan yang dilakukan untuk melakukan pembuatan laporan nilai pegawai.

Kondisi Awal Data Periode

Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem

Memilih periode penilaian atau departemen 1. Pengguna memilih menu

laporan

Sistem akan menampilkan halaman laporan.

2. Pengguna memilih periode penilaian atau departemen yang ingin dibuatkan laporan

Sistem akan menampilkan data laporan penilaian pegawai berdasrkan periode atau departemen yang pilih oleh pengguna.

Kondisi Akhir Fungsi ini pembuatan laporan

4.3.3. System Flow

System flow merupakan bagan atau perangkat diagram grafik yang mengkomunikasikan aliran data dan memiliki arus pekerjaan dari suatu sistem yang menjelaskan urutan prosedur yang terdapat di dalam sistem.

A. System Flow Login User

System Flow ini menggambarkan tentang proses login yang dapat dilakukan oleh pegawai. Proses ini dapat dilakukan oleh pegawai dengan memasukkan nomor pegawai dan password. Sistem akan melakukan pengecekan terhadap kesesuaian no pegawai dan password, sistem juga akan melakukan pengecekan terhadap departemen, bagian dan pangkat dari pegawai yang melakukan login. Pengecekan

48

ini bertujuan untuk menampilkan menu sesuai dengan pangkat, bagian dan departemen. System Flow Login dapat dilihat pada gambar 4.2.

System Flow Login

Pegawai, HRD, Penilai, Atasan System

Start

Halaman Login

End Input Nomor Pegawai dan

Password

Sesuai?

Halaman Utama Berdasarkan

Pangkat

Pengecekan Nomor Pegawai

dan Password

Tbl_pegawai

Pop Up Login Gagal

Penentuan Bagian, Departemen, dan

Pangkat Y

Tbl_bagian

Tbl_pangkat Tb_pangkat Menampilkan

Pesan Gagal N

Gambar 4.2 System Flow Login User

B. Sytem Flow Pengelolaan Master

B.1. System Flow Pengelolaan Master Pangkat

System Flow ini menggambarkan tentang proses pencatatan data master pangkat. Data pangkat dapat diolah seperti disimpan, diubah, dan dihapus. Fungsi hapus pada data pangkat dapat dilakukan jika data tersebut belum digunakan pada tabel lain atau tabel transaksi. Pengelolaan data master dapat dilakukan jika

pengguna telah melakukan login dan memiliki akses untuk melakukan pengelolaan master pangkat. Master Pangkat akan digunakan untuk membedakan pangkat setiap pegawai serta untuk menentukan atasan penilai dan penilai. System Flow Pengelolaan Master Pangkat dapat dilihat pada gambar 4.3, 4.4 dan gambar 4.5.

System Flow Tambah Data Pangkat

HRD System

Start

Input Data Pangkat Pilih Tombol

Simpan

Pengecekan Data Pangkat Halaman

Utama Pilih Menu Master Pangkat

Form Tambah Data Pangkat

Halaman Master Pangkat Pilih Menu Tambah Pangkat

Menampilkan

Data Pangkat Tbl_pangkat

Menampilkan Halaman Form

Tambah Data Pangkat

Data Pangkat Sudah Benar? Y

End Menyimpan Data Pangkat Menampilkan

Pesan Gagal N Pop Up Data

tidak dapat disimpan

50

System Flow Ubah Data Pangkat

HRD System

Start

Input Data Pangkat yang

Dirubah

Pilih Tombol Simpan

Pengecekan Data Pangkat Halaman

Utama

Pilih Menu Master Pangkat

Form Ubah Data Pangkat

Halaman Master Pangkat

Pilih Tombol Edit

Menampilkan Data Pangkat

Tbl_pangkat

Menampilkan Data Pangkat Berdasarkan yang

Dipilih

Data Pangkat Sudah Benar?

Menyimpan Data Pangkat

End Y Menampilkan

Pesan Gagal N Pop Up Data

tidak dapat diubah

System Flow Hapus Data Pangkat

HRD System

Start

Pengecekan Relasi Data

Pangkat Halaman

Utama

Pilih Menu Master Pangkat

Pop Up Apakah yakin ingin dihapus?

Halaman Master Pangkat

Pilih Tombol Delete

Menampilkan Data Pangkat

Tbl_pangkat

Mencari Data Pangkat Berdasarkan yang

Dipilih

Data Pangkat Belum Dipakai?

Menghapus Data Pangkat

End Y Pilih Tombol

Ok Y

N

Tbl_pegawai

Pop Up Data tidak dapat

dihapus

Menampilkan Pesan Gagal N

Gambar 4.5 System Flow Hapus Data Pangkat

B.2. System Flow Pengelolaan Master Departemen

System Flow ini menggambarkan tentang proses pencatatan data master departemen. Data departemen dapat diolah seperti disimpan, diubah, dan dapat dihapus. Fungsi hapus pada data departemen dapat dilakukan jika data tersebut belum digunakan pada tabel lain atau tabel transaksi. Pengelolaan data master dapat

52

dilakukan jika pengguna telah melakukan login dan memiliki akses untuk melakukan pengelolaan master departemen. Data master departemen digunakan untuk menunjukkan pegawai tersebut berada pada suatu departemen tertentu. System Flow Pengelolaan Master Departemen dapat dilihat pada gambar 4.6, 4.7 dan gambar 4.8.

System Flow Tambah Data Departemen

HRD System

Start

Input Data Departemen

Pilih Tombol Simpan

Pengecekan Data Departemen Halaman

Utama

Pilih Menu Master Departemen

Form Tambah Data Departemen

Halaman Master Departemen

Pilih Menu Tambah Departemen

Menampilkan Data Departemen

Tbl_departemen

Menampilkan Form Tambah Data Departemen

Data Departemen Sudah Benar?

Menyimpan Data Departemen

Y

End Menampilkan

Pesan Gagal N

Pop Up Data tidak dapat

disimpan

System Flow Ubah Data Departemen

HRD System

Start

Input Data Departemen yang

Dirubah Pilih Tombol

Simpan

Pengecekan Data Departemen Halaman

Utama

Pilih Menu Master Departemen

Form Ubah Data Departemen

Halaman Master Departemen

Pilih Tombol Edit

Menampilkan Data Departemen

Tbl_departemen

Menampilkan Data Departemen Berdasarkan yang

Dipilih

Data Departemen Sudah Benar?

Menyimpan Data Departemen

End

Y Menampilkan

Pesan Gagal N Pop Up Data

tidak dapat diubah

54

System Flow Hapus Data Departemen

HRD System

Start

Pengecekan Relasi Data Departemen Halaman

Utama

Pilih Menu Master Departemen

Pop Up Apakah yakin ingin dihapus?

Halaman Master Departemen

Pilih Tombol Delete

Menampilkan Data Departemen

Tbl_departemen

Mencari Data Departemen Berdasarkan yang

Dipilih

Data Departemen

Belum Dipakai?

Menghapus Data Departemen

End

Y Pilih Tombol

Ok Y

N

Tbl_bagian

Pop Up Data tidak dapat

dihapus

Menampilkan Pesan Gagal N

Gambar 4.8 System Flow Hapus Data Departemen

B.3. System Flow Pengelolaan Master Bagian

System Flow ini menggambarkan tentang proses pencatatan data master bagian. Data bagian dapat diolah seperti disimpan, diubah, dan dapat dihapus. Fungsi hapus pada data bagian dapat dilakukan jika data tersebut belum digunakan

pada tabel lain atau tabel transaksi. Pengelolaan data master dapat dilakukan jika pengguna telah melakukan login dan memiliki akses untuk melakukan pengelolaan master departemen. System Flow Pengelolaan Master Bagian dapat dilihat pada gambar 4.9, 4.10 dan 4.11.

System Flow Tambah Data Bagian

HRD System

Start

Input Data Bagian

Pilih Tombol Simpan

Pengecekan Data Bagian Halaman

Utama

Pilih Menu Master Bagian

Form Tambah Data Bagian

Halaman Master Bagian

Pilih Menu Tambah Bagian

Menampilkan Data Bagian

Tbl_bagian

Menampilkan Form Tambah Data Bagian

Data Bagian Sudah Benar?

Menyimpan Data Bagian

Y

End Menampilkan

Pesan Gagal N

Tbl_departemen

Pop Up Data tidak dapat

disimpan

56

System Flow Ubah Data Bagian

HRD System

Start

Input Data Bagian yang

Dirubah

Pilih Tombol Simpan

Pengecekan Data Bagian Halaman

Utama

Pilih Menu Master Bagian

Form Ubah Data Bagian Halaman

Master Bagian

Pilih Tombol Edit

Menampilkan Data Bagian

Tbl_bagian

Menampilkan Data Bagian Berdasarkan yang

Dipilih

Data Bagian Sudah Benar?

Menyimpan Data Bagian

End

Y Menampilkan

Pesan Gagal N

Tbl_departemen

Pop Up Data tidak dapat

diubah

System Flow Hapus Data Bagian

HRD System

Start

Pengecekan Relasi Data

Bagian Halaman

Utama

Pilih Menu Master Bagian

Pop Up Apakah yakin ingin dihapus?

Halaman Master Bagian

Pilih Tombol Delete

Menampilkan Data Bagian

Tbl_bagian

Mencari Data Bagian Berdasarkan yang

Dipilih

Data Bagian Belum Dipakai?

Menghapus Data Bagian

End

Y Pilih Tombol

Ok Y

N

Pop Up Data tidak dapat

dihapus

Tbl_departemen

Menampilkan Pesan Gagal N

Gambar 4.11 System Flow Hapus Data Bagian

B.4. System Flow Master Klasifikasi

System Flow ini menggambarkan tentang proses pencatatan data master klasifikasi. Master Klasifikasi ini digunakan untuk menentukan klasifikasi dari nilai

58

akhir pegawai. Data klasifikasi dapat diolah seperti disimpan dan diubah. Pengelolaan data master dapat dilakukan jika pengguna telah melakukan login dan memiliki akses untuk melakukan pengelolaan master klasifikasi. System Flow Pengelolaan Master Klasifikasi dapat dilihat pada gambar 4.12 dan 4.13.

System Flow Tambah Data Klasifikasi

HRD System

Start

Input Data Klasifikasi

Pilih Tombol Simpan

Pengecekan Data Klasifikasi Halaman

Utama

Pilih Menu Master Klasifikasi

Form Tambah Data Klasifikasi Halaman

Master Klasifikasi Pilih Menu

Tambah Klasifikasi

Menampilkan Data Klasifikasi

Tbl_klasifikasi

Menampilkan Form Tambah Data Klasifikasi

Data Klasifikasi Sudah Benar?

Menyimpan Data Klasifikasi

Y

End Menampilkan

Pesan Gagal N

Pop Up Data tidak dapat

ditambah

System Flow Ubah Data Klasifikasi

HRD System

Start

Input Data Klasifikasi yang

Dirubah

Pilih Tombol Simpan

Pengecekan Data Klasifikasi Halaman

Utama

Pilih Menu Master Klasifikasi

Form Ubah Data Klasifikasi

Halaman Master Klasifikasi

Pilih Tombol Edit

Menampilkan Data Klasifikasi

Tbl_klasifikasi

Menampilkan Data Klasifikasi Berdasarkan yang

Dipilih

Data Klasifikasi Sudah Benar?

Menyimpan Data Klasifikasi

End

Y Menampilkan

Pesan Gagal N Pop Up Data

tidak dapat diubah

Gambar 4.13 System Flow Ubah Data Klasifikasi

B.5. System Flow Pengelolaan Master Jenis Penilaian

System Flow ini menggambarkan tentang proses pencatatan data master jenis penilaian. Data jenis penilaian dapat diolah seperti disimpan, diubah, dan dapat dihapus. Fungsi hapus pada data jenis penilaian dapat dilakukan jika data tersebut belum digunakan pada tabel lain atau tabel transaksi. Pengelolaan data master dapat dilakukan jika pengguna telah melakukan login dan memiliki akses

60

untuk melakukan pengelolaan master jenis penilaian. System Flow Pengelolaan Master Jenis Penilaian dapat dilihat pada gambar 4.14 dan 4.15.

System Flow Tambah Data Jenis Penilaian

HRD System

Start

Input Data Jenis Penilaian

Pilih Tombol Simpan

Pengecekan Data Jenis

Penilaian Halaman

Utama Pilih Menu Master Jenis Penilaian

Form Tambah Jenis Penilaian

Halaman Master Jenis

Penilaian Pilih Menu Tambah Jenis

Penilaian

Menampilkan Data jenis

Penilaian

Tbl_jenis_penilaian

Menampilkan Halaman Form

Tambah Jenis Penilaian

Data Jenis Penilaian Sudah

Benar? Y

End Menyimpan

Data Jenis Penilaian Menampilkan

Pesan Gagal N Pop Up Data

tidak dapat ditambah

System Flow Ubah Data Jenis Penilaian

HRD System

Start

Input Data Jenis Penilaian yang

Dirubah

Pilih Tombol Simpan

Pengecekan Data Jenis

Penilaian Halaman

Utama

Pilih Menu Master Jenis

Penilaian

Form Ubah Data Jenis

Penilaian Halaman Master Jenis

Penilaian

Pilih Tombol Edit

Menampilkan Data Jenis

Penilaian

Tbl_jenis_penilaian

Menampilkan Data Jenis Penilaian Berdasarkan yang

Dipilih

Data Jenis Penilaian Sudah

Benar?

Menyimpan Data Jenis

Penilaian

End

Y Menampilkan

Pesan Gagal N Pop Up Data

tidak dapat diubah

Gambar 4.15 System Flow Ubah Data Jenis Penilaian

B.6. System Flow Pengelolaan Surat Peringatan

System Flow ini menggambarkan tentang proses pencatatan data surat peringatan. Data surat peringatan dapat diolah seperti disimpan, diubah, dan dapat dihapus. Fungsi hapus pada data surat peringatan dapat dilakukan jika data tersebut

174

Tabel 4.39 Kategori Penilaian Feedback Form

No Range Nilai Keterangan

1 1 – 1,75 Tidak

2 1,76 – 2,5 Kurang

3 2,51 – 3,25 Baik

4 3,26 – 4 Sangat Baik

Tabel 4.40 Hasil Perhitungan Feedback Form Human Resource

No Pertanyaan

Nilai Rata-rata Nilai Keterangan Human Resource 1 Human Resource 2 1

Menurut Anda apakah aplikasi ini mudah digunakan?

2 3 2.5 Kurang

2

Apakah dengan menggunakan aplikasi ini dapat mempercepat proses pelaporan kinerja pegawai?

3 3 3 Baik

3

Apakah laporan yang disajikan dalam aplikasi sudah sesuai dalam mendukung keputusan manajemen untuk kenaikan jabatan dan pemberian

reward?

3 2 2.5 Kurang

Total 8 8 8

Hasil perhitungan nilai feedback form dari dua responden bagian Human

Resource didapat nilai akhir yaitu sebesar 2.67. Hal ini berarti bahwa sistem

informasi penilaian kinerja pegawai ini sudah dapat memberikan laporan yang dibutuhkan oleh bagian manajemen dalam melakukan promosi jabatan bagi pegawai, karena pada aplikasi dapat memberikan informasi nilai pegawai dari periode keperiode dengan memperlihatkan tingkat kenaikan atau penurunan nilai pada tiap-tiap pegawai. Pelaporan penilaian kinerja pegawai dapat disajikan dengan cepat dengan menggunakan sistem informasi penilaian kinerja ini karena Human

Resource tidak perlu lagi melakukan perekapan data nilai yang biasanya dilakukan

dalam proses manual.

Tabel 4.41 Hasil Perhitungan Feedback Form Penilai

No Pertanyaan

Nilai

Rata-rata

Nilai Keterangan Penilai

1

Penilai 2

1

Menurut anda apakah aplikasi ini mudah digunakan?

3 2 2.5 Kurang

2

Apakah dengan menggunakan aplikasi ini dapat mempercepat proses penilaian kinerja pegawai?

4 3 3,5 Sangat Baik

3

Apakah dengan menggunakan aplikasi ini dapat mengurangi risiko kesalahan perhitungan penilaian?

3 3 3 Baik

Total 10 8 9

176

Hasil perhitungan nilai feedback form dari tiga responden bagian penilai didapat nilai akhir yaitu sebesar 3. Hal ini berarti bahwa aplikasi sudah memberikan dampak positif bagi proses penilaian kinerja pegawai. Sistem informasi telah membantu proses penilaian pegawai yang lebih cepat dan tanpa harus menggunakan kertas dalam proses pengisian nilai pegawai. Adanya sistem informasi penilaian kinerja ini telah mengurangi kesalahan saat melakukan penilaian akhir pegawai, karena proses penilaian sudah dilakukan secara otomatis pada aplikasi. Hasil nilai feedback form juga didapat bahwa aplikasi masih belum dapat digunakan dengan, sehingga masih diperlukan pengembangan terhadap desain aplikasi agar dapat memudahkan dalam penggunaan sistem informasi tersebut.

177 BAB V PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Setelah uji coba sistem informasi penilaian kinerja pegawai pada Hotel Patra Jasa Bali Resort & Villas diuji coba, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

a. Pengembangan sistem informasi penilaian kinerja ini dapat membantu penilai dalam proses penilaian kinerja yang lebih cepat serta membantu mengurangi risiko kesalahan perhitungan nilai kinerja pegawai.

b. Sistem informasi penilaian kinerja ini dapat menghasilkan laporan yang dapat membantu manajemen secara cepat dalam mendukung pengambilan keputusan untuk melakukan promosi kenaikan jabatan pegawai. Laporan yang dihasilkan seperti laporan nilai pegawai tiap periode, laporan 10 nilai pegawai terbaik, laporan 10 nilai pegawai terendah, laporan rata-rata nilai per departemen serta laporan rata-rata nilai per bagian.

c. Pengembangan sistem informasi penilaian kinerja pegawai ini dapat mengurangi penggunaan kertas, serta memudahkan bagian kepegawai dalam mencari histori nilai kinerja pegawai.

d. Sistem informasi yang dibuat sudah dinilai baik dan membantu dalam proses penilaian kinerja pegawai. Hal ini terbukti dari hasil feedback form yang diberikan ke penilai dan bagian Human Resource mendapatkan nilai rata-rata yang masuk dalam kategori baik.

178

5.2. Saran

Sistem informasi penilaian kinerja pegawai yang telah dikembangkan ini masih diperlukan proses pengembangan lebih lanjut, agar hasil nilai kinerja pegawai yang didapat lebih optimal, sehingga saran dari pengembangan sistem informasi ini ialah:

a. Penambahan KPI atau Key Performance Indicators yang merupakan metode yang digunakan untuk mengukur pencapaian performa kinerja pegawai.

b. Perubahan desain yang lebih interaktif sehingga lebih mudah untuk digunakan. c. Pengembangan ke perangkat mobile sehingga dalam proses penilaian, penilai hanya menggunakan perangkat mobile mereka dalam proses penilaian kinerja pegawai.

179

DAFTAR PUSTAKA

Jackson, J. H., & Mathis, R. L.2006. Human Resource Managemen (10th ed.). J interface Jakarta: Salemba Empat.

Kadir, A.2009. Membuat Aplikasi Web dengan PHP + Database MySQL.

Yogyakarta: CV Andi Offset.

Kendall. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. Jakarta: PT. Prenhalindo. Kristanto, A.2007. Perancangan Sistem Informasi Dan Aplikasinya. Klaten: Gava

Media.

Malayu, S.2007. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT Bumi Askara. Marlinda, L.2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: Andi.

Mulyadi.2007. Sistem Terpadu Pengelolaan Kinerja Personel Berbasis Balanced

Scorecard. Yogyakarta: Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKNP.

O'Brien, J. A., & Marakas, G. M.2010. Management Information Systems (8th ed.). New York: McGraw-Hill/Irwin.

Rivai, V.2008. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan. Bandung: PT Remaja Rosda Karya.

Samsudin, S.2010. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung: CV Pustaka Setia.

Sarno, R.2009. Audit Sistem Informasi & Teknologi Informasi. Surabaya: ITS Press. Soeherman, B., & Pinontoan, M.2008. Designing Information System. Jakarta: PT

Elex Media KOmputindo.

Sutarman.2003. Membangun Aplikasi Web dengan PHP dan MySQL. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Sutarman.2009. Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: Sinar Grafika Offset. Utomo,A.P.,&Mariana,N.2011.Analisis Tata Kelola Teknologi Informasi ( It Gove

rnance ) pada Bidang Akademikdengan Cobit Frame Work Studi Kasus p

ada Universitas Stikubank Semarang. Jurnal Teknologi Informasi Dinamik,