Hubungan antara Humas dengan Dokumentasi kegiatan

39 10 Mengadakan wisata pers pers tour ke obyek yang telah ditentukan.

c. Publikasi

Publikasi mempunyai tugas mengurus publikasi tentang kebijakan dan pelaksanaan kegiatan lembaga. Berikut perincian tugas dari publikasi : 1 Menerbitkan warta harian, mingguan, majalah bulanan dan folder leaflet. 2 Menerbitkan buku kerja. 3 Menerbitkan kalender kerja. 4 Ikut serta menyelenggarakan pameran, antara lain pameran pembangunan. A.W.Widjaja, 1986. Hal 57-59

F. Hubungan antara Humas dengan Dokumentasi kegiatan

Setiap lembaga maupun organisasi mempunyai tujuan yang ingin dicapai sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkannya terlebih dahulu. Seberapa jauh berhasil atau tidak tergantung dari usaha serta kemampuan pengelola lembaga dan organisasi itu sendiri, khususnya peranan Humas juga sangat diperlukan. Hal ini dapat dilihat dari fungsi humas dalam suatu kegiatan. Dengan adanya devisi humas diharapkan suatu kegiatan dapat berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya. Salah tugas humas yang harus diperhatikan dalam suatu kegiatan adalah Dokumentasi. Dokumentasi adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk mengumpulkan data. Setelah mendapatkan data dari suatu kegiatan maka langkah selanjutnya adalah membuat dokumentasi kegiatan. Dalam membuat dokumentasi kegiatan 40 lembaga meliputi dokumentasi foto, rekaman pidato, sambutan-sambutan serta siaran TVRI dalam bentuk video. a. Dokumentasi Foto Kekuatan gambar yang melebihi kata-kata. Foto selalu memberi dampak otentik. Meskipun foto dapat direkayasa, seperti halnya statistik, orang biasanya mudah menerima bukti berupa foto daripada kata-kata. Dalam humas foto, foto sangat diperlukan sebagai bahan publikasi, laporan, berita, iklan,maupun untuk kepentingan arsipdokumentasi. Oleh karena itu, humas harus dapat mengusahakan foto yang baik, yakni yang menarik dan menyolok, terjaga kebaruannya, diambil pada saat yang tepat, “berbicara” atau mengkomunikasikan sesuatu. Foto-foto ini diambil oleh fotografer yang profesional dengan sutradara seorang humas yang terlatih. Frida Kusumastuti, 2002. Hal 33 b. Dokumentasi Sambutan-sambutan Seseorang yang berprofesi humas di lembaga pemerintahan atau perusahaan swasta dalam peristiwa-peristiwa tertentu dituntut untuk bisa menulis naskah pidato bagi atasannya. Sistematika naskah pidato, pada dasarnya terdiri dari : 1. Pendahuluan, berisi penjelasan singkat dan latar belakang tentang tujuan substansi yang dipidatikan supaya terbentuk hubungan berfikir dengan khalayak pendengar. 2. Inti materi pidato yaitu uraian yang berisi tentang argumentasi yang mengacu kepada topik pidato yang telah dipilihnya dan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan. 41 3. Kesimpulan berisi saripati dari keseluruhan materi yang dipidatokan. Soleh Soemirat dan Elvinaro Ardiant, 2005. Hal 75- 76 c. Dokumentasi Press Release Press Release adalah informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh Public Relations dalam suatu organisasi yang disampaikan kepada pengelola persredaksi media massa tv, radio, surat kabar, majalah untuk dipublikasikan dalam media massa tersebut. Soleh Soemirat dan Elvinaro Ardiant, 2005. Hal 54 Sesuai dengan kegunaan Press Release untuk mempublikasikan kegiatan, maka press release juga dapat digunakan sebagai data untuk dijadikan bukti telah terlaksananya suatu acara.

G. KEHUMASAN PEMERINTAH