1
G. URAIAN TUGAS
Berdasarkan pada : PERATURAN WALIKOTA SURAKARTA NOMOR 9 TAHUN
2008 TENTANG PENJABARAN TUGAS POKOK, FUNGSI DAN TATA KERJA SEKRETARIAT DAERAH KOTA SURAKARTA.
1. KEPALA BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL
1 Kepala
Bagian Humas dan Protokol mempunyai tugas menyelenggarakan hubungan masyarakat dan keprotokolan, menyusun
perumusan kebijakan pemerintahan daerah, pengkoordinasian pelaksanaan tugas perangkat daerah, pengkoordinasian pelaksanaan tugas perangkat
daerah, pembinaan dan fasilitasi, serta pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kebijakan pemerinatahan daerah di bidang publikasi,
pengelolaan informasi, analisis media, informasi, acara protokoler dan pelayanan tamu.
2 Uraian tugas dimaksud pada ayat 1, sebagai berikut :
a. Menyusun program kerja Bagian Humas dab Protokol berdasarkan
rencana strategis dan program kerja tahunan Sekretariat Daerah; b.
Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidang tugas agar tercipta pemerataan tugas;
c. Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan
pelaksanaan tugas; d.
Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi penyimpangan;
2 e.
Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan hambatan serta memberikan jalan keluarnya;
f. Menilai hasil kerja bawahan secara periodik guna bahan peningkatan
kinerja; g.
Membangun tata alir informasi yang sirkular antara pemerintah dan publik baik secara horisontal, lintas sektor maupun ke masyarakat
melalui berbagai media untuk menciptakan opini publik; h.
Mengolah dan menganalisa opini publik sebagai bahan perumusan kebijakan pemerintah kota;
i. Menyelenggarakan inventarisasi, dokumentasi, fotografi dan
perekaman terhadap kebijakan dan kegiatan Pembangunan Pemerintah Kota;
j. Menyelenggarakan administrasi perjalanan dinas pimpinan;
k. Menyusun acara kegiatan kunjungan tamu dan upacara sesuai
dengan aturan ke protokolan yang meliputi tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan;
l. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan
bahan petunjuk pemecahan masalah; m.
Menyelenggarakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala dan tahunan;
n. Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas;
o. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran
pelaksanaan tugas;
3 p.
Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas;
q. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan;
2. KEPALA SUG BAGIAN PEMBERITAAN
1 Kepala Sub Bagian Pemberitaan mempunyai tugas melakukan penyiapan
perumusan kebijakan pemerintah daerah, pengkoordinasian tugas perangkat daerah, pembinaan dan fasilitas, serta pemantauan, evaluasi dan
pelaporan pelaksanaan kebijakan pemerintahan daerah dan melakukan pemberitaan di berbagai media yang meliputi penyiapan maskah sambutan
dan makalah, publikasi dan penerbitan serta peliputan. 2
Uraian tugas dimaksud pada ayat 1 adalah sebgai berikut : a
Menyusun rincian kerja Sub Bagian Pemberitaan berdasarkan program kerja Bagian Humas dan Protokol;
b Membagi tugas kepada bawahan sesuia bidang tugas agar tercipta
pemerataan tugas; c
Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan pelaksanaan tugas;
d Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi
penyimpangan; e
Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan hambatan serta memberikan jalan keluarnya;
4 f
Menilai hasil kerja bawahan secara periodik guna bahan peningkatan kinerja;
g Menghimpun dan mengolah data dan informasi yang berhubungan
dengan urusan keprotokolan dan perjalanan dinas pimpinan; h
Menyiapkan bahan penyusunan kebijakan serta pedoman dan petunjuk teknis yang berhubungan dengan perjalanan dinas
pimpinan dan urusan keprotokolan; i
Menyiapkan acara penyelenggaraan upacara-upacara, pelantikan, rapat-rapat dinas dan pertemuan-pertemuan dinas lainnya serta
jadual perjalanan dinas pimpinan; j
Menyiapkan, mengatur
akomodasi dan
pengamanan penyelenggaraan penerimaan Tamu-tamu Negara, Tamu-tamu
daerah dan Tamu Perwakilan Negara Sahabat; k
Mengatur Persiapan rapat, jamuan, upacara dan kendaraan untuk tamu yang memerlukan pelayanan yang bersifat protokoler;
l Melaksanakan administrasi perjalanan dinas pimpinan;
m Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan
bahan petunjuk pemecahan masalah; n
Menyelenggarakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala dan tahunan;
o Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas;
p Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka
kelancaran pelaksanaan tugas;
5 q
Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas;
r Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan;
PENUNJUKAN STAF DALAM JABATAN
1. SUB BAGIAN PEMBERITAAN
No NAMA PANGKAT GOL. RUANG
NIP JABATAN
1. SUROSO SIP
Penata Muda Tk.IIIIb 197011191992031001 Penyusun Naskah
Sambutan 2.
BAMBANG HARJANTO Spd
Penata MudaIIIa 197201171996031002 Penyusunan
Naskah Sambutan 3.
WIDARMOKO Pengatur Muda
Tk.IIIb 196409041986031017 Petugas
Dokumentasi 4.
SANDY PengaturIIc
195406011978111003 Petugas Dokumentasi
5. WAGIRAN
Pengatur MudaIIa 196701051988031010 Pengemudi Kantor
2. SUB BAGIAN PENGUMPULAN DAN DISTRIBUSI
INFORMASI No
. NAMA PANGKAT
GOL.RUANG NIP
JABATAN 1.
ARSO DANARDONO SS Penata MudaIIIa
198209082006041011 Penyusun Kliping
2. EDY SAMEKTO
Penata Muda Tk.IIIIb
195612231988031004 Pengelola
Kepegawaian
3. HARYASTUTI
PengaturIIc 196108301982032005
Pengadministrasi Surat
4. ENDANG SRI RAHAYU
Penata Muda Tk.IIIIb
195901281985032002 Pengelola Barang
5. SUPADI
PengaturIIc 195904101981021002
Caraka
6 3.
SUB BAGIAN PROTOKOL No. NAMA PANGKAT
GOL.RUANG NIP
JABATAN 1.
EVI MAHANANI AVIANTO, SE
Penata MudaIIIa 197612191996032001 Bendahara
Pembantu Pengeluaran Gaji
2. YULI HARSASI
PengaturIIc 197907211999032002 Pengelola
keprotokolan 3.
CHRISTIANA ERNY KANTI W,SH
Penata Muda Tk.IIIIb 197107312003122003 Pengelola
keprotokolan 4.
JIWANA TUNGGA DEWI, SE,Msi
Penata MudaIIIa 196708021994032008 Pengelola
keprotokolan 5.
BRM.SURYO PRASETYO Pengatur Muda Tk.IIIb
198005092005011010 Bendahara Pembantu
Pengeluaran Gaji 6.
SUTARSO Penata Muda Tk.IIIIb
195712031985031008 Pengelola keprotokolan
7. ANTON SETYO WIBOWO
Amd Pengatur Tk.IIId
197810072003121003 Pengelola keprotokolan
8. SARWONO
Pengatur Muda Tk.IIIb 197705271998031004 Pengelola
keprotokolan 9.
THOYIB SUMINAR Pengatur Muda Tk.IIIb
198201222003011003 Pengelola keprotokolan
PENJABARAN TUGAS POKOK 1. SUB BAGIAN PEMBERITAAN
NO NAMA
TUGAS POKOK 1.
SUROSO ·
Menyiapkan Naskah sambutan Walikota
· Menyiapkan materi
kegiatan siaran dialog interaktif radio
· Menyiapkan materi
kegiatan siaran sialog interaktif televisi lokal
· Melaksanakan kegiatan
iklan layanan masyarakat melalui media televisi
· Melaksanakan kegiatan
7 pelayanan informasi
· Membuat spj kegiatan
program kerjasama informasi dengan mass
media
· Melaksanakan tugas lain
yang diberikan oleh atasan 2.
BAMBANG HARJANTO ·
Menyiapkan naskah Sambutan Walikota
· Melakukan liputan
kegiatan Pemerintah kota Surakarta
· Mendokumentasikan dan
mengarsipkan kegiatan pemerintah Kota Surakarta
· Melaksanakan kegiatan
publikasi pembangunan daerah melalui media cetak
dan elektronik
· Membantu pelaksanaan
kegiatan jumpa pers ·
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
3. WIDARMOKO
· Melakukan liputan
kegiatan Pemerintah kota Surakarta
· Mendokumentasikan dan
mengarsipkan kegiatan Pemerintah Kota Surakarta
· Melaksanakan kegiatan
pelayanan informasi ·
Melaksanakan kegiatan publikasi pembangunan
daerah melalui media cetak dan elektronik
· Membantu pelaksanaan
kegiatan jumpa pers ·
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
4. SANDI
· Melakukan liputan
kegiatan Pemerintah Kota Surakarta
· Mendokumentasikan
kegiatan Pemerintah Kota Surakarta
· Melaksanakan kegiatan
publikasi pembangunan
8 daerah melalui media cetak
dan elektronik ·
Membantu pelaksanaan kegiatan jumpa pers
· Melaksanakan tugas lain
yang diberikan oleh atasan 5.
WAGIRAN ·
Membantu pelaksanaan kegiatan kehumasan dan
keprotokolan melalui sarana mobil operasional
· Melaksanakan tugas lain
yang diberikan oleh atasan
2. SUB BAGIAN PENGUMPULAN DAN DISTRIBUSI INFORMASI No.
NAMA TUGAS POKOK
1. ARSO DANARDONO
· Melaksanakan kegiatan kliping
· Membuat analisis berita
· Membuat dan mendistribusikan
press release ·
Melaksanakan kegiatan Jateng Newsroom
· Melaksanakan kegiatan
pelayanan informasi ·
Membuat rencana kinerja Bagian Humas dan Protokol
· Membuat laporan kegiatan
bagian Humas dan Protokol ·
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
2. HARYASTUTI
· Melakukan administrasi surat
masuk dan surat keluar ·
Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar
· Melaksanakan kegiatan
pelayanan informasi ·
Membantu pelaksanaan kegiatan rapat
· Membantu membuat spj
kegiatan program kerjasama infromasi dengan mass media
· Melaksanakan tugas lain yang
diberikan oleh atasan 3.
ENDANG SRI RAHAYU ·
Melaksanakan administrasi kegiatan pengelolaan barang
· Melaksanakan administrasi
9 kegiatan pengelolaan
perpustakaan ·
Melaksanakan kegiatan pelayanan informasi
· Membantu pelaksanaan rapat
· Membantu membuat spj
kegiatan program kerjasama informasi dengan mass media
· Melaksanakan tugas lain yang
diberikan oleh atasan 4.
EDY SAMEKTO ·
Melaksanakan administrasi kepegawaian
· Mengelola kepegawaian
· Membuat laporan kepegawaian
· Melaksanakan kegiatan
pelayanan informasi ·
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
5. SUPADI
· Melakukan pendistribusian surat
keluar ·
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
3. SUB BAGIAN PROTOKOL No. NAMA
TUGAS POKOK 1.
EVI MAHANANI ·
Melaksanakan tugas Pemegang Kas ·
Menyiapkan SPPD ·
Membuat Spj kegiatan kehumasan dan keprotokolan
· Membuat laporan keuangan
· Melaksanakan tugas pelayanan
tamukeprotokolan ·
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
2. YULI HARSASI
· Membuat laporan kegiatan
keprotokolan ·
Melaksanakan tugas pelayanan tamukeprotokolan
· Melaksanakan tugas yang diberikan
oleh atasan 3.
CHRISTIANA ERNY KANTI
· Melaksanakan tugas pelayanan
tamukeprotokolan ·
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
10 4.
JIWANA TUNGGA DEWI
· Melaksanakan tugas pelayanan
tamukeprotokolan ·
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
5. SARWONO
· Melaksanakan tugas pelayanan
tamukeprotokolan ·
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
6. SUTARSO
· Melaksanakan tugas pelayanan
tamukeprotokolan ·
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
7. ANTON SETYO
WIBOWO ·
Melaksanakan tugas pelayanan tamukeprotokolan
· Melaksanakan tugas lain yang
diberikan oleh atasan 8.
BRM.SURYO PRASETYO
· Melaksanakan tugas pelayanan
tamukeprotokolan ·
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasa
· Melaksanakan tugas bendahara
pembayaran gaji 9.
THOYIB SUMINAR ·
Melaksanakan tugas pelayanan tamukeprotokolan
· Melaksanakan tugas lain yang
diberikan oleh atasan
H. Kegiatan Humas Dan Protokol Sekretariat Kota Surakarta dalam Pelaksanaan Tugas Mendokumentasikan berbagai kegiatan di Kota
Surakarta
Humas sebagai komunikator mempunyai fungsi ganda yaitu keluar memberikan informasi kepada khalayak dan ke dalam menyerap reaksi dari
khalayak. Sesuai dengan Peraturan Walikota Surakarta Nomor 9 Tahun 2008 telah dijabarkan fungsi dari Bagian Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta.
Salah satu fungsi Humas yang meningkatkan kualitas Humas dalam menjalankan kegiatan adalah Dokumentasi. Dengan adanya dokumentasi,
11 dapat dijadikan bukti telah terlaksananya suatu kegiatan yang sesuai dengan
harapan dari masyarakat Kota Surakarta. Pelaksanaan tugas Dokumentasi yang dilakukan Humas dan Protokoler
Setda Kota Surakarta adalah sebagai berikut : 1.
Menyiapkan sambutan-sambutan dalam berbagai acara yang akan dilaksanakan.
2. Menyiapkan alat-alat untuk melakukan liputan
3. Melakukan liputan di berbagai acara yang telah dilaksanakan
4. Membuat Press release tentang suatu kegiatan maupun tentang
suatu kebijakan 5.
Menyelenggarakan inventarisasi, dokumentasi, fotografi dan perekaman terhadap kebijakan dan kegiatan Pembangunan
Pemerintah Kota. Berdasarkan pelaksanaan tugas dokumentasi di atas, kegiatan yang
dilakukan Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta adalah sebagai berikut : 1.
Kegiatan penyusunan naskah sambutan Walikota Surakarta untuk disampaikannya ke berbagai acara dalam rangka menyampaikan
informasi tentang pengembangan pembangunan Kota Surakarta. 2.
kegiatan peningkatan kemitraan antara Pemerintah, Media dan Masyarakat yaitu dengan kegiatan :
a. Jumpa Pers
Jumpa Pers dilakukan waktu akan terselenggaranya kegiatan hari besar Pemerintahan Kota Surakarta. Sehingga
akan mendapatkan informasi yang akurat bagi wartawan.
12 b.
Pembuatan Pers Release yaitu tersedianya bahan berita dari berbagai acara maupun kebijakan oleh Pemerintah Kota
Surakarta, kemudian dimuat diberbagai media cetak. 3.
Kegiatan Pembuatan kliping melalui pengguntingan koran kliping dari berbagai berita yang menyangkut tentang Kota
Surakarta. Dan kemudian dijilid, sehingga tersusun kliping. Dari tersusunnya kliping didistribsikan ke beberapa SKPD lalu kliping
tersebut di analisis dan dikaji permasalahannya. Dari analisis berita itu maka akan diketahui opini masyarakat.
Proses pendokumentasian yang dilakukan Humas yaitu dengan mengadakan peliputan acara-acara kegiatan Pemerintahan Kota yang berasal
dari berbagai kegiatan yang dilaksanakan oleh Pemerintahan Kota Surakarta. Instansi Pemerintah melaporkan kegiatannya kepada Humas, kemudian
melaksanakan liputan
acara kegiatan
tersebut dan
dilakukan pendokumentasian dalam bentuk foto maupun dalam bentuk rekaman video.
Disini Humas juga bertugas memberitahukan kegiatan-kegiatan kepada wartawan yang ada seperti Solo Pos, Suara Merdeka, Joglo Semar, Radar
Solo, Kompas, Jawa Pos. Dari pelaksanaan liputan tersebut kemudian dibuat press releasenya. Pres release ini disebarluaskan keberbagai media cetak.
Setelah informasi disebarluaskan ke pers, maka kegiatan Humas selanjutnya adalah memonitoring dan mengevaluasi berbagai kegiatan maupun kebijakan
yaitu dengan mengumpulkan berbagai trend isue yang dimuat di surat kabar. Dalam melakukan kegiatan ini, maka setiap hari terdapat petugas yang
melaksanakan pengklipingan serta menganalisis berita dan mengkaji berbagai
13 permasalahannya yang ada. Analisis berita itu kemudian disampaikan ke
pejabat pemegang kebijakan Walikota. Kemudian berdasarkan trend isue tersebut pejabat akan mengambil kebijakan yang sesuai. Lalu kebijakan
tersebut di sampaikan kepada Diskominfo dan diserahkan kepada Humas untuk dipublikasikan kepada masyarakat.
14
BAB IV PELAKSANAAN MAGANG
Pelaksanaan kegiatan Kuliah kerja Media KKM di Bagian Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Kota Surakarta yang bertempat di jalan Jenderal
Sudirman No.2 Surakarta, telah terlaksana dalam jangka waktu 3 bulan. Yaitu mulai dari tanggal 1 Februari 2010 sampai dengan tanggal 31 April 2010.
Aktivitas kegiatan Kuliah Kerja Media dengan ketentuan 5 hari kerja dari hari senin – jum’at. Dimulai dari pukul 07.30 sampai dengan pukul 14.00 WIB.
Selama masa Kuliah Kerja Media, penulis di tempatkan pada bidang Humas agar sesuai dengan jurusan yang penulis ambil pada program D3
Komunikasi Terapan yaitu Public Relations. Pada Bagian Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta memiliki Humas sub bagian yaitu Subbagian Humas dan
Subbagian Protokol. Dalam Subbagian Humas terbagi menjadi dua bagian yaitu Bagian Pemberitaan dan Bagian Pengumpul dan Distribusi Informasi. Dengan
penempatan dibidang Humas penulis banyak mendapatkan pengetahuan secara langsung bagaimana kinerja Bagian Humas di Pemerintahan khususnya di dalam
Pemerintahan Kota Surakarta. Selama menjalankan tugas yang diberikan, penulis telah mengalami beberapa kesulitan dalam menjalankan tugas pada saat awal
Kuliah Kerja Media. Karena masih membutuhkan waktu untuk beradaptasi dengan staff yang berada di Bagian Humas dan Protokol. Untuk itu dalam
menjalankan tugas penulis banyak mendapatkan bimbingan dari pegawai Humas. Kemajuan yang penulis dapatkan selama tiga bulan dalam melaksanakan
Kuliah Kerja Media di Sub Bagian Humas dan Protokol adalah sebagai berikut :
Kategori