Perangkat EDP System Transaction Processing System

keakuratan data yang dihasilkan. Dengan penggunaan komputer sebagai alat utama dalam pemrosesan data elektronik diharapkan dapat mengurangi kemungkinan kesalahan dalam output yang dihasilkan dan akhirnya akan dapat membantu pihak-pihak yang membutuhkan untuk mengambil keputusan dan langkah yang tepat.

1. Perangkat EDP System

Dalam sistem informasi yang terkomputerisasi computerized system, biasanya perangkat electronic data processing sistem terdiri dari: a. Perangkat Keras Hardware b. Perangkat Lunak Software c. Pengawakan Brainware Ketiga perangkat ini merupakan unsur terpenting dalam sistem komput erisasi. Hubungan antara ketiga komponen ini saling berkaitan erat karena hardware tanpa unsur software dan brainware maka sistem tersebut tidak akan berfungsi sebagaimana mestinya, demikian juga sebaliknya.

1. Perangkat Keras Hardware

Perangkat keras untuk pengolahan data komputer terdiri atas perlengkapan yang mengerjakan fungsi berikut ini: 1. Penyediaan data 2. Masukan pada komputer, komputasi, pengendalian dan penyimpanan utama unit pengolahan utamaCPU Universitas Sumatera Utara 3. Penyimpanan Sekunder 4. Keluar dari komputer Secara umum suatu hardware dapat dibagi menjadi empat komponen dengan fungsinya masing-masing, yakni: 1. Central Processing Unit CPU Central Processing Unit merupakan otak komputer. Tugas utamaya adalah mengontrol dan membimbing keseluruhan system komputer selama pengolahan data termasuk dalam melakukan aritmatik dan logical operation terhadap data. Central Processing Unit terdiri dari: a. Control Unit, terdiri dari: • Instruction interpreter Perintah Menterjemahkan Instruction interpreter adalah perangkat keras yang menterjemahkan perintah dari memory. • Location Counter Lokasi Perhitungan Location counter adalah perangkat yang menentukan lokasi dan perintah yang dijalankan. • Instruction Register Instruction register adalah perangkat keras yang membuat salinan dari perintah yang sedang dijalankan. b. Aritnatic Logical Unit ALU Universitas Sumatera Utara Bagian ini berfungsi untuk melakukan kegiatan-kegiatan perhitungan dan logika seperti penambahan, pengurangan, perkalian, dan pembagian. Fungsi ALU ditunjukkan dalam bentuk working register dan purpose register. c. Storage Memory Unit Bagian ini merupakan bagian untuk menyimpan data yang akan diproses dan instruksi-instruksi untuk bagian yang lain dari CPU. Setiap lokasi penyimpanan dalam main memory section mempunyai alamat atau kode tertentu yang digunakan untuk memanggil data tertentu. 2. Input Device Input Device berfungsi untuk membaca data input dari media input. Peralatan input mengubah data asal kebentuk yang dapat dipahami oleh komputer bentuk biner untuk diproses lebih lanjut. Jenis peralatannya adalah card reader machines yang dipakai bersama keypunch, optical card reader, keyboard, mousedigitizer. 3. Output Device Output Device berfungsi untuk mengeluarkan hasil pengolahan CPU melalui main storage. Jenis peralatannya terdiri dari printer, plotter, video dan lain-lain. 4. Secondary Storage Device Secondary Storage Device merupakan media penyimpanan data input maupun data output yang berada diluar CPU. Media ini berfungsi untuk menampung data baik yang telah diolah mapun yang akan diolah. CPU biasanya tidak akan mampu menerima semua data sehingga perlu untuk disimpan pada Secondary Storage. Universitas Sumatera Utara Media penyimpanan ini antara lain diskdisk drive, magnetic tape drive, compact disc dan floppy disks. 5. Data Channels Data channels berfungsi untuk menghubungkan antara pemakai dengan CPU atau dengan pemakai lainnya. Untuk topologi network dalam LAN Local Area Network secara garis besar terdiri dari: star network, ring network dan bus network. a. Star Network Star Network merupakan beberapa node dihubungkan dengan suatu node pusat central node atau host node dan melalui sebuah alat yang disebut hubungan yang membentuk jaringan seperti bentuk bintang. Semua komunikasi ditangani dan diatur langsung oleh central node. b. Bus Network Bus Network menghubungkan beberapa node dalam jalur data bus. Masing- masing node dapat melakukan tugas-tugas operasi yang berbeda-beda dan tidak memiliki host node. c. Ring Network Ring Network merupakan gabungan bentuk loop network dan bus network. Proses alur data yang terjadi searah dari satu kode ke node lain dan seterusnya.

b. Perangkat Lunak Software

Universitas Sumatera Utara Perangkat lunak adalah kumpulan dari program-program, prosedur-prosedur sistem-sistem dan pendokumentasian operasi dan peralatan untuk sistem-sistem dan mendesain program dan analisa. Program komputer digunakan untuk memerintah komputer dalam melaksanakan langkah-langkah yang tercantum dalam program itu. Dokumentasi merupakan catatan dan penjelasan dari program komputer yang dibuat dengan maksud untuk mempermudah memahami suatu program atau sistem. Untuk menyusun program komputer diperlukan beberapa langkah-langkah yaitu mendefinisikan masalah, menyusun flowchart, menyusun kode dari jawaban yang diperoleh dari langkah kedua, kodenya adalah komputer itu sendiri dan memeriksa kesalahan dan memperbaikinya. Sesudah langkah-langkah itu dijalankan kemudian dokumentasi dari program yang disusun itu dilengkapi. Secara umum software terdiri dari dua jenis yaitu: 1. Program Sistem Operasi Program Sistem Operasi adalah susunan instruksi yang dibuat sehingga komputer sebagai mesin berada dalam kondisi siap kerja untuk menjalankan perintah lebih lanjut. Biasanya program sistem operasi dibuat dan disediakan oleh suatu perusahaan pembuat software software house yang bekerjasama dengan pabrik pembuat hardware. 2. Program Aplikasi Program aplikasi adalah susunan instruksi yang dibuat untuk suatu maksud atau proses perhitungan nota yaitu berupa perintah mengalikan produk dengan tarif. Universitas Sumatera Utara

c. Pengawakan Brainware

Komputer dapat bekerja jika ada perintah yang diterima. Manusia sebagai pelaksana memberi perintah agar komputer bekerja. Menurut B. Davis, perangat pelaksana terdiri dari: 1. System Analysist System analisis bertanggung jawab untuk mendesain system, melakukan presurvey dan study kelayakan. System analysist perlu mengetahui seluk beluk organisasi dan manajemen serta pengambilan keputusan dalam organisasi yang memakai komputer tersebut. 2. Programmer Programmer merencanakan program, menyusun program, mengadakan implementasi sistem dan dokumentasi serta tersting berdasarkan spesifikasi yang dibuat oleh system analisist. 3. System Operation System Operation bertanggung jawab untuk mengoperasikan komputer dan mematikan sistem komputer. Untuk bisa menjamin pelaksanaannya dengan baik maka yang bersangkutan harus menguasai seluk beluk hardware dan software yang digunakan perusahaan khususnya operating system. 4. Data Entry Operator Librarian Universitas Sumatera Utara Librarian bertanggung jawab untuk mengatur keluar masuk data yang disimpan dalam suatu ruang khusus library serta menyiapkan dan meneliti data yang akan diproses. 5. Data Control Group Fungsi dari data control group adalah menguji efektivitas dan efisiensi system tersebut dari segala aspek.

3. Transaction Processing System

Transaction Processing System TPS atau sekarang dikenal dengan sistem informasi akuntansi melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan. Aplikasi ini ditandai dengan volume pengolahan data yang tinggi. Pengolahan terdiri dari empat tugas utama yaitu pengumpulan data, manipulasi data, penyimpanan data dan penyimpanan dokumen. Menurut W. Kroeber dan J. Watson 1996 “A transaction processing system is an computer based system that captures, classifies, stores, maintains, updatcs, and retrieves transaction data for record keeping and for input to other types of computer based information system ‘. Dari pengertian diatas dapat diketahui bahwa TPS merupakan sistem informasi yang berdasarkan komputer yang pelaksanaannya untuk pengolahan data. Sistem pemrosesan transaksi berdasarkan fungsinya dapat dikembangkan untuik lebih cepat, keakuratan, ketelitian dan efisiensi biaya serta waktu dalam penggunaanya. Universitas Sumatera Utara Dalam pembahasan ini, penulis membatasi pada pengolahan data akuntansi dengan menggunakan komputer yang mencakup pencatatan, pengikhtisaran, pelaporan, serta peng-interpretasian transaksi. Pengolahan data yang dimaksud dipusatkan pada posting kebuku besar yang didukung oleh buku pembantu subsidiary ledger. Kode perkiraan buku besar yang digunakan menurut divisi atau per cost centre dari suatu perusahaan dipakai sebagai kunci untuk menempatkan dan memanggil kembali suatu record akuntansi berdasarkan sistem computer. Pengolahan data dilakukan melalui jurnal, mendefinisikannya dan menghubungkan dengan program yang nerubahnya sesuai dengan prinsip pengolahan data yang ditentukan terlebih dahulu. Tahap sistem pengolahan data akuntansi secara elektronik dapat dikelompokkan kedalam empat tahap yaitu: 1. Data Collection Pengumpulan Data Data Collection adalah proses pengumpulan informasi yang menggambarkan suatu kejadian atau transaksi yaitu yang merupakan data logis. Sumber dokumen bukti asli harus dirancang terlebih dahulu guna penampungan data logis, seperti: faktur, order penjualan dan formulir lainnya. Data dapat dimasukkan kedalam sistem komputer secara langsung melalui media tertentu yaitu terminal komputer. 2. Data Classification Pengelompokan Data Pengklasifikasian data meliputi fungsi-fungsi sebagai berikut : Universitas Sumatera Utara a. Batching, merupakan pengumpulan data source document bukti asli yang diperoleh dari sumber yang sama seperti per faktur. b. Veryfying, merupakan tindakan validitas sutu data, yaitu apakah data sudah dicatat dengan benar dan lengkap. c. Sorting, adalah uang melakukan penyiapan transaksi-transaksi bagi pemrosesan berurut terhadap file induk atau mengatur data dalam susunan yang tepat, misalnya: file induk piutang dagang disortir berdasarkan kode para langganan, kemudian diproses secara berurutan. 3. Data Maintenance and Summarization Setelah dilakukan batching, verifying, dan sorting, maka sekarang data sudah dapat dimasukkan kesistem komputer untuk diolah. Pengolahan data tersebut meliputi: a. Calculating perhitungan, mencakup operasi matematik atas data dan menunjukkan perhitungan terhadap keseluruhan atau sebahagian data. b. Comparing perbandingan, merupakan operasi logis pembandingan dari data yang dimaksud seperti lebih besar sama dengan dan lebih kecil. c. Summarizing pengikhtisaran, meliputi penyusunan dari masing- masing data yang diproses kedalam bentuk yang lebih berarti, misalnya total pembayaran gaji dalam suatu bulan. d. Storing penyimpanan, berhubungan dengan penyimpanan hasil pengolahan data kedalam suatu penyimpanan seperti bentuk pita Universitas Sumatera Utara magnetic dan kertas, dan bentuk disk floppy dan magnetic,maupun yang berbentuk druim yaitu magnetic drum. 4. Report Generation Report Generation adalah perubahan dari file-file menjadi bentuk yang dapat digunakan, misalnya laporan penjualan per jenis produk ataupun perdaerah penjualan , neraca, daftar laba rugi, dan laporan laporan lainnya. Proses perubahan ini terlaksana apabila tersedianaya sutu program instalasi, yaitu yang menghubungkan file-file yang terdapat di media penyimpana pada disk drive ke printer atau screen layar monitor. Dengan demikian hasil akan terlihat pada kertas printer maupun pada tampilan layer monitor. Pemasukan data dapat dilihat secara berkelompok batching maupun denagan secara langsung satu persatu on-line sesuai dengan media input yang tersedia pada suatu perusahaan, kemudian diproses di CPU dan tersimpan dalam file-file, kemudian dihasilkan output berupa informasi yang dihasilkan oleh users. Secara siklus pemrosesan data akuntansi dengan menggunakan alat elektronik dapat dilihat sebagai berikut: Gambar 2.1 Siklus pemprosesan data akuntansi melalui TransactionProcessing System D A T A INPUT Source Document PROCESSING Journal Ledger Trial Balance OUTPUT Financial Statememt Other Report U S E R Universitas Sumatera Utara Demikian secara umum proses pengolahan data akuntansi dengan menerapkan komputer sebagai alatnya.

4. Buku Besar Dan Sistem Pelaporan