39. Menutup penugasan. Ini akan kembali merubah status dari “complete”
menjadi “closed”.
Issue tracking
Kegiatan di dalam issue tracking berhubungan dengan masalah yang ada di dalam audit yang dilaksanakan Internal Auditor.
40. Menindaklanjuti masalah yang dilakukan oleh Ketua tim ke Pengawas.
a. menindaklanjuti masalah yang tidak tergantung pada status
penugasan. Baik “live” atau “closed”, status penugasan dapat ditindaklanjuti,
b. menindaklanjuti masalah yang dapat dikerjakan dengan memperbaiki
statusnya. 41.
Menutup masalah. Menutup masalah dilakukan dengan memilih terminal status done, irrelevant.
4.3 Pembahasan
Mekanisme audit yang digunakan oleh Marketing and Trading Internal Auditor Pertamina dimulai dari tahap perencanaan, tahap persiapan, tahap
program audit, tahap pelaksanaan audit, tahap temuan sementara, tahap temuan akhir, tahap laporan internal audit, dan tahap tindak lanjut laporan.
1. Tahap perencanaan yang terdiri dari annual planning dan scheduling.
Dalam annual planning, Auditor mengatur dan menetapkan penugasan secara keseluruhan, menetapkan sumber daya auditor, kapasitas susunan
profile melewati Rapid plan Rapid plan diatur sebelum perencanaan
Universitas Sumatera Utara
penugasan. Keseimbangan auditor dan pemanfaatan dapat terlihat dari Rapid plan. Selanjutnya Auditor membuat rencana penugasan.
Perencanaan tugas dasar digunakan dalam penjadwalan, Perencanaan penugasan adalah dasar untuk perhitungan kinerja dan jadwal penugasan.
Dalam scheduling, auditor membuat jadwal untuk menetapkan auditor dan penugasannya. Selanjutnya sychronise schedule. Setelah sychronise
schedul, seluruh auditor dapat melihat tugas mereka sendiri pada modul penjadwalan.
2. Tahap persiapan yang terdiri dari assignment management. Dalam
assignment management, Auditor memulai sebuah penugasan. Ini adalah tahap persiapan penugasan yg diparaf oleh pengawas. Selanjutnya
menambahkan rincian tugas. Tugas dilakukan oleh ketua tim sebelum menghasilkan surat perintah. Setelah itu meninjau perincian tugas,
menyetujui berkas penugasan untuk tahap persiapan, menghasilkan surat perintah, menghasilkan memorandum perencanaan audit, melampirkan
surat perintah dan memorandum perencanaan audit oleh ketua tim, melakukan walkthrought yang telah dilakukan di luar dari system
MKInsight, melampirkan dokumentasi walktrought ke file penugasan. 3.
Tahap program audit terdiri dari template designer dan assignment management. Dalam template designer, Auditor mendesain kerja audit
program. Hanya contoh program kerja yang aktif yang dapat digunakan dan dipilih pada penugasan. Dalam assignment management, auditor
menambahkan contoh program kerja ke berkasdata penugasan proses ini
Universitas Sumatera Utara
sebelum memulai ke lapangan, dan menyetujui data penugasan memulai tahap lapangan yang dilakukan oleh penanggung jawab.
4. Tahap pelaksanaan audit terdiri dari fieldwork. Dalam tahap ini, Auditor
memulai membuat data lapangan yang dilakukan oleh ketua tim. Selanjutnya melakukan program kerja oleh anggota tim yaitu melakukan
program kerja berupa pendokumentasian yang telah dilakukan dengan menginput jawaban sebagai hasil dari pekerjaan yang telah dilakukan
passed, failed, menambahkan issue atau temuan jika dibutuhkan. Setelah itu ketua tim meninjau kembali program audit. Seluruh langkah
audit yang telah ditinjau kembali oleh ketua tim, diseleksi “passed”, atau “coaching notes”. Dengan memilih coaching notes, peninjau dapat
menempatkan setiap catatan tinjauan ke beberapa langkah audit. Coaching notes harus diupdate oleh anggota tim sebagai respon ke ketua tim.
Selanjutnya meninjau program kerja. Semua langkah – langkah audit yang telah ditinjau ulang oleh pengawas jaminan menyeleksi apakah “passed”
atau “coaching notes”. Dengan menyeleksi coaching notes, peninjau dapat menempatkan setiap catatan ke beberapa langkah audit. Coaching notes
harus diupdate oleh ketua tim sebagai respon ke pengawas. Selanjutnya menyetujui program kerja, Sebuah program kerja dapat disetujui jika
semua langkah audit telah “passed”. 5.
Tahap temuan sementara terdiri dari assignment management. Dalam assignment management, menyetujui issue atau temuan oleh pengawas.
Untuk tujuan pertemuan akhir, temuan harus disetujui oleh pengawas. Dan
Universitas Sumatera Utara
selanjutnya menghasilkan laporan untuk pertemuan akhir menggunakan “Bahan Exit Meeting” template.
6. Tahap temuan akhir terdiri dari assignment management. Dalam tahap ini,
Audit melaksanakan temuan akhir yang dilakukan diluar MKInsight System. Selanjutnya mengupdate status yang didasarkan pada exit meeting
status adalah yang telah diupdate untuk disetujui oleh management.tidak disetujui oleh management, yang telah dilakukan. Menghasilkan laporan
“Notulen Exit Meeting”. 7.
Tahap laporan internal audit. Dalam tahap ini, Auditor mengisi opini audit, mengisi ringkasan eksekutif dan tinjauan opini. Dan juga Auditor
menghasilkan laporan hasil audit LHA dan memorandum. LHA dan memorandum dihasilkan oleh ketua tim dan di tinjau kembali oleh
pengawas dari assurance team. Ketua tim harus mengupdate atas system MKInsight. Ketua tim menghasilkan laporan hasil audit LHA akhir dan
memorandum. Tinjauan LHA dan memorandum. Juga melampirkan LHA dan memorandum ke penugasan tertentu. Meninjau semua penugasan
informasi, meninjau proses yang termasuk daftar cek laporan. Menyelesaikan dan mengunci laporan hasil audit akhir. Selanjutnya
penyelesaian tugas. Ini akan merubah status dari penugasan “live” ke penugasan “completed”.
8. Tahap tindak lanjut laporan audit yang terdiri dari issue tracking. Dalam
tahap ini Auditor menindaklanjuti masalah. Menindaklanjuti masalah tidak tergantung pada status penugasan. Baik “live” atau “closed”, status
Universitas Sumatera Utara
penugasan dapat ditindaklanjuti. Menindaklanjuti masalah dapat dilakukan dengan memperbarui status tersebut. Dan terakhir, Auditor menutup
masalah yang telah dilakukan dengan menyeleksi terminal status done, irrelevant.
Satuan Pengawasan Internal Marketing and Trading Pertamina Medan sebagai suatu bagian dari Pertamina melaksanakan fungsinya berdasarkan mekanisme
audit yang berlaku, yaitu Audit Management System AMS. AMS adalah sistem audit yang di dalam pelaksanaannya, seluruh dokumenhasil audit
disimpan di server dan terdokumentasi secara online. Implementasi AMS sangat membantu pelaksanaan audit di Internal Auditor IA Pertamina.
Dengan AMS, semua dokumen audit terdokumentasi secara online dan dapat diambil sewaktu-waktu oleh orang yang memiliki kepentingan. Dokumen tidak
lagi disimpan oleh auditornya, melainkan tersimpan di server serta akan mempermudah dalam proses review hasil audit oleh pihak internal Fungsi
Quality Assunce IA maupun pihak eksternal yang independen, sehingga IA Pertamina semakin transparan, profesional independen.
Audit Management System AMS yang dilaksanakan memiliki pendekatan Risk Based Audit RBA. Tingkat resiko ditentukan dalam scoring. Auditor
mengadakan pertemuan dengan Auditee untuk membicarakan pendekatan yang dipakai di dalam perusahaan tersebut seperti apa, sehingga kita mengetahui
resiko audit yang akan terjadi. Dengan mengetahui tingkat resiko dalam scoring tersebut, maka dapat diputuskan berapa lama audit akan dilaksanakan.
Universitas Sumatera Utara
CONTOH
Pada suatu entitas A, Auditor mengadakan pertemuan dengan Auditee untuk membicarakan pendekatan yang dipakai di dalam perusahaan tersebut. Dengan
mempelajari pendekatan tersebut, Auditor dapat menarik kesimpulan untuk menentukan besarnya resiko dalam bentuk scoring. Semakin besar score yang
diperoleh, maka semakin besar resiko kemungkinan yang akan terjadi di
perusahaan tersebut. Jika score 80 maka perusahaan diaudit setiap tahun. Jika
score 60 – 80 maka perusahaan diaudit setiap 2 tahun. Jika score 60 maka perusahaan tersebut diaudit lebih dari 2 tahun. Setelah diketahui resiko
auditnya terlebih dahulu, maka Auditor menetapkan berapa lama jam kerja perhari, minggu, dan dalam tahunan. Di dalam pelaksanaannya, efektifitas
implementasi control dinyatakan dalam “pass” atau “fail”. Jika masih “fail”, maka diadakan issue atau temuan sebagai expected control atau rekomendasi
agar control bisa berjalan pass.
Universitas Sumatera Utara
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
