ANALISIS DAN PEMBAHASAN

BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Penulis akan mendeskripsikan kedua variabel secara umum lalu mengeksplor objek penelitian dengan analisis domain serta analisis Miles-Huberman tentang sintesa atau temuan yang menghubungkan ( connecting ) kedua variabel di PT. CAT.

A. Deskripsi Umum PT. CAT

1. Kegiatan PT.CAT merupakan suatu perusahaan yang bergerak dibidang oil distribution dengan perkiraan pegawai sekitar 3000 anggota personel potensial diseluruh Indonesia. Ruang lingkup kegiatan usaha PT. CAT tetap pada core business oil distributor namun demikian tidak menutup kemungkinan pengembangan ke beberapa kegiatan bisnis yang tidak tetap sepanjang bertujuan untuk memperkuat dan menunjang pertumbuhan sektor oil distribution bisnisnya seperti bisnis advertising , kereta api, Marine Fuel Oil (MFO). Hal ini disebabkan karena direktur utama PT. CAT mempunyai beberapa perusahaan yang saling berhubungan.

PT. CAT ini berkegiatan mendistribusikan bahan bakar minyak. Perusahaan dalam kegiatan rutin mendistribusikan bahan bakar dan outsourcing kru supir tanki BBM. Perusahaan akan menerima pesananan tenaga supir dari mitra kemudian perusahaan akan mengecek stock BBM dimitra, dan mengestimasi kebutuhan tenaga PT. CAT ini berkegiatan mendistribusikan bahan bakar minyak. Perusahaan dalam kegiatan rutin mendistribusikan bahan bakar dan outsourcing kru supir tanki BBM. Perusahaan akan menerima pesananan tenaga supir dari mitra kemudian perusahaan akan mengecek stock BBM dimitra, dan mengestimasi kebutuhan tenaga

2. Lokasi perusahaan Jl. Utan Kayu Raya No.46 Jakarta Timur. Phone: (021) 85915555, fax: (021) 85917180, E-mail: hensit@yahoo.com, Homepage: www.cahayaandhika.com .

GAMBAR IV-22

FOTO PT. CAHAYA ANDHIKA TAMARA

Sumber: diolah penulis

GAMBAR IV-23 LOGO PT. CAHAYA ANDHIKA TAMARA

Sumber: Data PT. CAT

3. Arti lambang PT. CAT

a. Lingkaran : Menganggap semua pekerja adalah keluarga Warna merah dan kuning

: Selalu bercahaya dengan harapan menjadi perusahaan yang terus menerus berkembang

b. Visi

: Memanusiakan Manusia

c. Misi : (1) Menjadi mitra penyalur Bahan Bakar Minyak (BBM) terbaik (2) Memperkerjakan pegawai menjadi manusia yang bekerja optimal, melayani sesama terutama

dalam

memenuhi

kebutuhan dan

mendistribusikan BBM

B. Deskripsi Data Khusus

1. Komposisi karyawan Pesatnya persaingan bisnis dan pertumbuhan masyarakat (konsumen) serta perkembangan kemajuan teknologi diera ini, untuk mempertahankan kelangsungan hidup dan roda bisnis perusahaan maka harus menyediakan karyawan yang mempunyai loyalitas dan mampu saling bekerjasama dan terampil serta produktif. Pada PT. CAT karyawan mempunyai tingkat pendidikan yang berbeda yaitu, SMU reguler, kejar paket C, sarjana, sedang melajutkan S2 dan Doktor.

2. Hari, jam kerja dan status kerja karyawan

a. Hari kerja Hari kerja yang dimaksud dalam perusahaan adalah hari yang memuat jam kerja yang telah ditentukan oleh perusahaan PT CAT menetapkan hari kerja lima (5) hari dalam seminggu termasuk libur resmi yang ditetapkan juga oleh perusahaan berdasarkan kebutuhan atau kepentingan dari divisi dengan tidak melanggar ketentuan pemerintah.

b. Jam kerja Jam kerja adalah waktu atau jam perusahaan dalam menjalankan aktivitasnya. Jam kerja pada PT. CAT adalah sembilan (9) jam sehari atau 45 jam dalam seminggu jam kerja yang berlaku diperusahaan berdasarkan tingkat kepentingan dan tiap departemen dengan tidak melanggar ketentuan yang telah ditetapkan oleh pemerintah. Adapun jam kerja tersebut setiap hari mulai dari Senin sampai Jumat dari pukul 08.30 b. Jam kerja Jam kerja adalah waktu atau jam perusahaan dalam menjalankan aktivitasnya. Jam kerja pada PT. CAT adalah sembilan (9) jam sehari atau 45 jam dalam seminggu jam kerja yang berlaku diperusahaan berdasarkan tingkat kepentingan dan tiap departemen dengan tidak melanggar ketentuan yang telah ditetapkan oleh pemerintah. Adapun jam kerja tersebut setiap hari mulai dari Senin sampai Jumat dari pukul 08.30

c. Status kerja karyawan Pada PT. CAT status karyawan terbagi atas tiga yaitu: (1) Outsourcing Perusahaan mengambil karyawan dari perusahaan outsourcing biasanya untuk karyawan yang bekerja sebagai cleaning service . Bila perusahaan merasa membutuhkan tenaga kerja perusahaan akan meminta kepada perusahaan outsourcing untuk menyediakan tenaga kerja tersebut. Dalam hal ini, perusahaan tidak perlu repot dalam menyeleksi, membuat perjanjian dengan tiap tenaga kerja karena semua ketentuan itu pihak outsourcing yang mengatur. Perusahaan hanya berurusan dengan pihak outsourcing dengan perjanjian antara mereka sendiri. Apabila ada masalah dengan tenaga kerja yang mereka berikan perusahaan akan meminta pertanggungjawaban kepada pihak outsourcing , dan sebaliknya apabila tenaga kerja tersebut merasa tidak cocok dengan pekerjaan atau jabatan apa yang diberi perusahaan maka mereka hanya berurusan dengan pihak outsourcing tidak berurusan dengan perusahaan.

(2) Kontrak Calon karyawan akan dikerjakan dalam kurun waktu tertentu tidak untuk

selamanaya. Biasaya ini digunakan apabila ada jabatan kosong yang sementara. Apabila masa kontrak telah habis maka hubungan kerja juga selesai karena apabila

11

tenaga dari karyawan tersebut masih dibutuhkan maka akan diperpanjang lagi kontraknya selama karyawan tersebut masih berminat. Karyawan jenis ini juga disebut karyawan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT). Perjanjian ini dilaksankan berdasarkan waktu tertentu dilakukan paling lama dua (2) tahun dengan satu kali perpanjangan paling lama satu tahun.

(3) Karyawan tetap Calon Karyawan apabila lolos dari semua tes yang dilakukan maka calon

karyawan terebut akan diterima oleh perusahaan untuk bekerja dan apabila selama masa percobaan hasilnya memuaskan calon karyawan tersebut akan langsung diangkat menjadi karyawan tetap.

C. Deskripsi Fungsi Acquiring

1. Analisa jabatan

a. Kondisi Proses analisa jabatan yang dilakukan oleh fungsi SDM pada PT. CAT telah sesuai dengan prosedur dan kualifikasi yang telah ditetapkan.

b. Klasifikasi data (1) Kriteria

(a) Undang-undang No.7 tahun 1992 pasal 37 ayat 2 tentang Job description harus tertulis dan jelas. (b) Peraturan perusahaan

(2) Temuan Langkah pertama yang dilakukan manajer HRD adalah analisis jabatan. Langkah tersebut bertujuan untuk memperoleh informasi tentang karakteristik pekerjaan yang ada di setiap unit kerja yang selanjutnya dirumuskan atau diformulasikan menjadi jabatan. Rumusan ini akan dijadikan dasar untuk melakukan berbagai kegiatan manajemen karyawan diantaranya untuk menyusun formasi jabatan, evaluasi jabatan, dsb. Berikut beberapa tugas pokok yang terdapat dalam analisa jabatan di PT. CAT:

(a) Manager Tugas pokok manajer adalah :(1) membangun dan menjalankan visi, misi, strategi, filosofi dan nilai, (2) membuat agenda fungsi manajerial dalam rangka (0-12 bulan), jangka menengah (1-5 tahun) dan jangka panjang (>5 tahun), (3)

merencanakan SDM dan penempatannya sehingga dapat melahirkan kinerja yang optimal, (4) menyediakan fakta, data dan gambaran yang dapat membantu kelancaran kerja karyawan dalam pelaksanaan strategi, kebijakan, prosedur dan setandar, (5) komitmen terhadap manajemen kualitas dan perbaikan terus menerus, (6) melaksanakan efesiensi, efektifitas dan kualitas operasional yang meliputi biaya, kualitas karyawan, keuntungan dan hubungan dengan perusahaan, (7) membangun jaringan dengan pihak internal dan eksternal, (8) menyusun standar dan jaringan komunikasi untuk menjamin manjemen berupaya melaksanakan perencanaan. (b) Divisi Human Resources (HR), bertugas:

Human Resources Manager (HRM) bertanggung jawab terhadap hal atau aktivitas yang terkait dengan kebutuhan SDM di perusahaan. Melayani

kebutuhan karyawan, merekrut karyawan, menggaji karyawan, serta mengawasi hal yang terkait dengan aktivitas karyawan. (c) General affair

Bertanggung jawab dalam membangun dan memelihara komunikasi antara perusahaan dengan masyarakat, pemerintah, dan pihak yang berkepentingan. menyusun sasaran jangka panjang dan jangka pendek di bidang personalia dan perijinan, mendelegasikan dan memberikan pengarahan pelaksanaan kegiatan. (d) Operation

Mendistribusikan BBM dan membuat produk lain dari perusahaan dalam tingkat yang optimal untuk mencapai produktivitas dan efisiensi, menyusun Mendistribusikan BBM dan membuat produk lain dari perusahaan dalam tingkat yang optimal untuk mencapai produktivitas dan efisiensi, menyusun

Menjalankan fungsi manajemen pemasaran sehari-hari, meningkatkan citra dengan kegiatan Humas atau Public Relation (PR) kepada publik eksternal & internal, menyusun rencana jangka pendek dan jangka panjang di bagian pemasaran, mengawasi kegiatan produk pemasaran, menjalin hubungan baik dengan rekanan (mitra). (f) Finance and accounting

Menyusun sasaran jangka pendek, menengah dan jangka panjang perseroan di bidang keuangan, mengawasi fungsi manajemen keuangan rutin untuk membiayai semua kegiatan perusahaan, mengawasi arus pembelanjaan dan keuangan perusahaan, memecahkan permasalahan akuntansi dan keuangan yang timbul untuk efisiensi dan efektivitas perusahaan, menjamin hubungan baik dengan lembaga keuangan, membuat laporan periodik kegiatan keuangan kepada pemegang saham. (g) Information and technology

Bertanggung jawab terhadap kelancaran pemrosesan data perusahaan melalui sistem informasi komputer, melakukan koordinasi untuk melakukan pengembangan dan penyempurnaan dalam hal sistem dan prosedur pencatatan

terutama yang berhubungan dengan sistem informasi manajemen, pengolahan data serta pelaporan transaksi perusahaan, maintenance computer dan alat elektronik lainnya.

c. Analisis teori Dalam kegiatan penataan pegawai, diperlukan informasi dasar tentang jabatan yang diperoleh dari analisis jabatan. Pentingnya analisis jabatan didasari oleh tiga pertimbangan. Pertama, bakat kerja dan kemampuan setiap pegawai adalah berbeda. Kedua, jabatan yang berbeda mungkin membutuhkan bakat yang berbeda pula. Ketiga, untuk mencapai kinerja yang optimal, maka PT. CAT harus menempatkan karyawan pada jabatan yang sesuai dengan bakat mereka. Dengan kata lain, agar berhasil mencapai tujuan, PT. CAT memiliki informasi yang detail mengenai tugas dan persyaratan suatu jabatan. Didalam bagain HR&GA selalu datang lebih awal

membangun disiplin kerja. Dalam bagian information technology , menjadi bagian yang dimiliki semua pihak atau mempengaruhi hampir semua bagian terutama dalam memperbaiki komputer yang rusak. Perlu dilakukan data base computer tentang analisa jabatan sebagai masukan untuk evaluasi.

2. Perencanaan tenaga kerja

a. Kondisi Perencanaan SDM di PT. CAT cenderung bersifat reaktif. Analisis kebutuhan SDM hanya terbatas saat ini (jangka pendek) atau kebutuhan operasional mitra yang juga selalu berubah.

b. Klasifikasi data (1) Kriteria

Tidak ada kriteria internal khusus yang mengatur tentang perencanaan SDM hanya tergantung permintaan mitra yang selalu berubah.

(2) Temuan Dalam rangka perencanaan tenaga kerja yang tepat serta agar terpenuhinya jumlah, kualitas karyawan pada setiap satuan organisasi maka formasi ditetapkan berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang harus dilaksanakan oleh unit bisnis PT. CAT didaerah. Oleh karena itu, maka formasi karyawan ditetapkan berdasarkan formasi dari masing-masing satuan organisasi baik dari pusat maupun di daerah, sesuai dengan kebutuhan.

Berdasarkan hasil wawancara, kebutuhan tenaga kerja di PT. CAT disesuaikan dengan permintaan dan kebutuhan mitra. Namun secara rata-rata Jumlah tenaga kerja yang dihitung untuk kebutuhan setahunnya adalah 60 karyawan setahun.

c. Analisis teori Analisis kebutuhan SDM merupakan dasar bagi penyusunan formasi. Analisis kebutuhan tenaga kerja adalah suatu proses perhitungan secara logis dan teratur dari

segala dasar dan faktor yang telah ditentukan untuk dapat menentukan akan jumlah dan susunan jabatan dari karyawan yang diperlukan oleh suatu satuan organisasi untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasilguna.

Penyebab perusahaan tidak memiliki standar/ kriteria internal khusus yang mengatur tentang perencanaan SDM karena perusahaan bersifat reaktif, apabila

perusahaan membutuhkan tambahan karyawan maka akan dilakukan spekulasi perencanaan SDM (bukan perencanaan yang strategik) untuk mencari karyawan (kru sopir) tambahan. Ketika pada masa tertentu seperti hari libur panjang terutama saat libur hari besar seperti Lebaran, penduduk Indonesia memiliki tradisi mudik (pulang kampung), maka kondisi permintaan BBM akan ramai, distribusi bahan bakar meningkat maka perusahaan melakukan perencanaan untuk mendapatkan SDM agar dapat membantu pelaksanaan aktivitas perusahaan dengan mempertimbangkan target operasional penyaluran, dan selanjutnya menyesuaikan keadaan yang real . Akibat tidak ada kriteria khusus yang mengatur tentang perencanaan SDM yang baku dapat mengakibatkan kesiapan perusahaan dalam SDM di perusahaan secara kuantitas maupun kualitas belum dapat terpenuhi tepat dan pada saat yang diperlukan. Maka perlu dilakukan kriteria khusus, minimal kriteria yang mendekati dengan forecasting .

3. Rekrutmen

a. Kondisi Proses rekrutmen yang dilakukan oleh fungsi SDM pada PT. CAT telah sesuai dengan prosedur dan kualifikasi yang telah ditetapkan. Rekrutmen dilakukan oleh a. Kondisi Proses rekrutmen yang dilakukan oleh fungsi SDM pada PT. CAT telah sesuai dengan prosedur dan kualifikasi yang telah ditetapkan. Rekrutmen dilakukan oleh

b. Klasifikasi data (1) Kriteria

(a) Undang-undang No.13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan Bab III pasal 5-6. (b) Peraturan perusahaan

(2) Temuan Setiap calon tenaga kerja yang hendak bekerja di PT. CAT harus melewati proses rekrutmen. Persyaratan yang diharuskan dalam melamar kerja pada PT. CAT adalah: CV atau surat lamaran kerja, daftar riwayat hidup, ijazah & sertifikat, fotocopy KTP, SIM & STNK, dan pasphoto

Pada proses rekrutmen juga mempertimbangkan apabila ada calon tenaga kerja yang mendapat rekomendasi dari karyawan PT. CAT. Rekomendasi ini digunakan oleh perusahaan untuk mempermudah proses rekrutmen dengan menjadikannya sebagai bahan pertimbangan tambahan setelah memperhatikan kemampuan yang dimiliki oleh karyawan, karena rekomendasi ini berasal dari karyawan PT. CAT minimal yang telah mengenal kepribadian atau sikap dan perilaku calon tenaga kerja tersebut.

Akibatnya PT. CAT dapat memperoleh calon tenaga kerja yang sesuai dengan kualifikasi. Apabila ada rekomendasi dari mitra dalam hal ini selaku PT. Pertamina Patra Niaga maka akan menjadi bahan pertimbangan tambahan setelah melihat kemampuan yang dimiliki oleh calon tenaga kerja. Sesuai dengan hal diatas tersebut,

maka dalam mengadakan program perekrutan karyawan selain menetapkan terlebih dahulu kualifikasi tenaga kerja yang dibutuhkan dalam perusahaan, PT. CAT mengadakan kebijakan dalam mengadakan program perekrutan yang dilakukan dalam beberapa hal yaitu:

(a) Tahap pertama PT. Pertamina Patra Niaga yaitu selaku mitra meminta tambahan kru pengangkut BBM akan meminta tambahan untuk karyawan dalam divisinya dengan memberikan kualifikasi yang dibutuhkan terutama dalam keahlian teknis seperti safety driving .

Bisa juga permintaan divisi atau fungsional yang ada dalam perusahaan akan meminta ke bagian personalia untuk tambahan karyawan dalam divisinya dengan memberikan kualifikasi tentang jabatan yang akan diisi dan prasyarat yang harus dimiliki oleh calon karyawan atau pelamar pekerja. Hal ini terjadi mungkin dalam divisi atau fungsional tersebut banyak pekerjaan namun tenaga kurang atau adanya jabatan kosong karena karyawan yang lama sudah tidak bekerja lagi disana atau sedang cuti panjang karena satu sekian banyak hal. Sehingga personalia akan mencarikan calon karyawan yang memiliki kriteria yang dibutuhkan oleh divisi tersebut. Pada tahap ini karakteristik calon karyawan juga akan ditentukan oleh mitra PT. Pertamina Patra Niaga dan divisi kekurangan pegawai antara lain:

1. keahlian Keahlian merupakan salah satu kualifikasi utama yang menjadi dasar dalam proses seleksi. Dalam jabatan-jabatan yang tidak memerlukan keahlian atau kemampuuan tertentu kualifikasi jabatan ini dapatdiabaikan adapun keahlian ini dapat dibedakan menjadi tiga macam keahlian utama yang diperlukan, yaitu:

a. Technical skill

b. Human skill

c. Conceptual skill Technical skill , keahlian yang harus dimiliki oleh bagian staf atau supir misalnya cara bagaimana mengemudi safety driving agar suatu pengiriman BBM tidak terjadi kecelakaan dan menimbulkan kerugian bagi perusahaan, mitra, dirinya sendiri, ataupun diri orang lain. Sedangkan human skill merupakan keahlian dari seorang supervisor. Conceptual skill merupakan keahlian dari seorang manajer.

2. pengalaman Perusahaan lebih condong akan memilih calon karyawan yang memiliki pengalaman terutama pengalaman dibidang yang sama sesuai dengan posisi yang ditawarkan sekarang. Hal ini dilakukan oleh perusahaan dengan alasan bahwa dengan memilih calon karyawan yang mempunyai pengalaman maka perusahaan tidak perlu mengadakan trainning sehingga calon karyawan tersebut dapat langsung bekerja.

3. Umur Perusahaan tidak begitu saja menerima calon karywan yang berusia muda, maupun mereka yang telah berusia lanjut, mereka yang sudah berumur lanjut mempunyai tenaga fisik yang relatif kecil dan terbatas meskipun mereka pada umumnya telah berpengalaman.

Karena hal tersebut diatas, maka perusahaan dalam melaksanakan program seleksi lebih menekankan mencari karyawan pada usia pertengahan seperti dalam skala umur 20-30an. Kecenderungan usia 20- 30an yang lebih sedikit berpotensi memiliki riwayat penyakit seperti jantung dan diabetes yang sangat mengganggu dalam proses mendistribusikan BBM terlebih bila melakuka perjalanan atau jarak medan yang jauh.

4. pendidikan Tingkat pendidikan yang tertera pada ijazah dan sertifikat pelamar umumnya dijadikan dasar menunjukkan kesanggupan pelamar pada perusahaan, masalah tingkat pendidikan sangat tergantung dengan jabatan yang akan diisi seperti jabatan cleaning service atau office boy dan supir minimal berpendidikan SMA, jabatan operasional minimal SMA atau kejar paket C, tingkat pendidikan minimal untuk bekerja di head office adalah SMA, sarjana dan seterusnya.

5. keadaan fisik Keadaaan fisik calon karyawan harus mendapat perhatian terutama untuk jabatan tertentu. Jabatan yang memerlukan tenaga kerja kuat tidak boleh mengabaikan keadaan fisik pelamar yang akan mengisi jabatan tersebut, bahkan keadaan tersebut merupakan salah satu kualifikasi pokok dari calon karyawan.

Dalam pemilihan calon karyawan, masih banyak faktor lain yang dijadikan sebagai dasar dalam pelaksanaan program seleksi. Dan tidak semua faktor diatas tersebut merupakan kualifikasi yang harus dimiliki oleh calon karyawan, kualifikasi ini tergantung atas job spesification dari suatu jabatan.

(b) Tahap kedua Personalia akan mencari calon karyawan yang akan direkrut, pada perusahaan sumber calon karyawan ada dua yaitu:

1. Sumber internal Bagian personalia akan melihat dari karyawan yang ada dalam perusahaan apakah ada yang cocok untuk menduduki jabatan yang ada ditawarkan dan sesuai dengan kualifikasi yang diinginkan oleh divisi tersebut, jika ada maka bagian personalia akan merekrut karyawan tersebut untuk posisi yang dibutuhkan oleh divisi tersebut sehingga tidak perlu lagi mereka dari luar perusahaan. PT. CAT lebih sedikit merekrut sumber internal dalam memberikan penyediaan secara kuantitas.

2. Sumber eksternal Sumber eksternal dalam PT. CAT sedikitnya dibagi menjadi lima jenis yaitu:

a. Outsourcing PT. CAT mengambil karyawan dari perusahaan outsourcing biasanya untuk karyawan yang bekerja sebagai cleaning service , receptionist maupun pembantu umum. Bila perusahaan merasa membutuhkan tenaga kerja perusahaan akan meminta kepada perusahaan outsourcing untuk menyediakan tenaga kerja yang tepat tersebut.

Dalam hal ini, perusahaan tidak perlu repot dalam menyeleksi membuat perjanjian dengan tiap tenaga kerja karena sampai ketentuan itu pihak outsourcing yang mengatur. Perusahaan hanya berurusan dengan pihak outsourcing dengan perjanjian antara mereka sendiri. Apabila ada masalah dengan tenaga kerja yang mereka berikan, maka perusahaan tujuan akan meminta pertanggung jawaban kepada pihak perusahaan outsourcing , dan sebaliknya apabila tenaga kerja tersebut merasa tidak cocok dengan pekerjaan maka mereka hanya berurusan dengan pihak outsourcing bukan berurusan dengan perusahaan.

b. Rekomendasi dari karyawan yang sedang bekerja Menawarkan lowongan pekerjaan kepada karyawan yang ada untuk diberitahukan kepada saudara atau teman mereka yang sedang mencari pekerjaan dan memiliki syarat yang ditentukan. Pada tahap ini hampir sebagian besar didalam PT. CAT lebih banyak melakukan perekrutan eksternal jenis ini.

c. Sarana multimedia Perkembangan teknologi informasi dapat dimanfaatkan untuk menekan biaya rekrutmen. Internet, situs jobsDB , jobsearch , jobstreet , mailing list dan media sosial ( facebook, twitter ) digunakan oleh perusahaan. Pengisian lamaran melalui website dilengkapi dengan sortir otomatis untuk mencari kata rinci terkait dengan persyaratan

d. Walks-in PT. CAT menerima aplikasi lamaran dari orang yang datang ke perusahaan dan langsung mengajukan lamaran kerja. Cara ini sering dilakukan oleh pelajar SMK atau mahasiswa untuk magang.

e. Rekomendasi dari mitra Didalam mendistribusikan bahan BBM tergantung dari jumlah permintaan dan kebutuhan, terutama pada saat dimana kebutuhan BBM sangat dibutuhkan yaitu pada hari raya dimana mobilitas masyarakat meningkat ataupun pada hari besar seperti Lebaran dimana jumlah orang pergi berlibur, mudik dan berpergian lebih banyak, maka

25

peningkatan kebutuhan BBM semakin meningkat. Permintaan kepada PT. CAT dari mitra PT. Pertamina Patra Niaga tidak terbendung lagi, maka dibutuhkan segera perekrutan eksternal ini untuk memenuhi kuota BBM di SPBU atau di dalam penyediaan BBM oleh distributor oil PT. CAT. Biasanya dalam merekomendasikan orang untuk bekerja di PT. CAT, mitra PT. Prtamina Patra Niaga akan memeberikan e-mail kepada calon karyawan, bila lolos seleksi dari awal hingga seleksi akhir yang diseleksi oleh HRD PT. CAT, pelamar dapat langsung menjadi karyawan PT. CAT.

(c) Tahap ketiga Pada tahap ketiga ini merupakan tahap menyeleksi calon karyawan yang akan dijadikan personil yang menjalankan kegiatan bisnis yaitu:

1. Pemanggilan calon karyawan Setelah data pelamar sudah masuk kebagian personalia maka bagian personalia akan memilih lamaran mana yang sesuai dengan kualifikasi yang diberikan untuk pelamar yang bersumber dari eksternal.

Setelah diperoleh beberapa calon akan diseleksi ulang dan dibuatkan surat pemanggilan mengikuti seleksi penerimaan karyawan. Bagian personalia dalam memilih calon karywan tidak selalu melihat dari tingkat pendidikan saja tetapi juga dilihat dari pengalaman kerja dan kemampuan yang dimiliki calon karyawan.

Didalam pemanggilan calon karyawan ini dilihat dari surat lamaran atau CV calon pegawai. Bila lolos setelah data lengkap, bagian personalia atau manajemen SDM akan melihat daftar riwayat hidup calon pegawai. Setelah itu dipersyartakan calon pegawai hars memiliki ijazah dan sertifikat, fotocopy KTP. Hal yang paling menjadi persyartan awal yang sangat penting untuk menjadi pegawai PT. CAT adalah mempunyai SIM dan STNK. Karena sebagian besar karyawan PT. CAT adalah kru supir oil distribution . Setelah persyaratan semua lengkap lalu dilakukan pasphoto sebagai kejelasan identitas sekarang yang dimiliki. Lama tunggu waktu pemanggilan calon dipanggil, diseleksi hingga dipanggil lagi sekitar dua minggu. 2.Penyeleksian awal

Setelah data pelamar yang sesuai dengan persyaratan yang diminta perusahaan maka akan dilakukan seleksi awal yaitu dengan melakukan wawancara oleh bagian personalia dan kepala bagian masing divisi. Wawancara ini dimaksudkan untuk pengenalan awal atas calon karyawan yang dimiliki dengan pertanyaan sederhana mengenai individu, keluarga, pendidikan, pengalaman kerja, sosialiasai atas lingkungan, keterampilan atau kemampuan khusus lainnya.

Wawancara ini dimaksudkan untuk membandingkan antara apa yang ditulis didalam pengisian biodata dan informasi yang diperoleh dari

jawaban pada saat wawancara untuk mengetahui relevansi apa yang ditulis dan apa yang dijawab secara lisan.

Dalam wawancara yang diperhatikan oleh orang dari personalia dan bagi divisi adalah bagaiamana cara pelamar menjawab pertanyaan, struktur bahasa yang digunakan, sistematika dalam memberikan jawaban, ekpresi wajah serta bahasa tubuh yang muncul didalam menjawab pertanyaan tersebut.

Setelah itu apabila calon karyawan mempuyai pengalaman kerja sebelumnya biasa bagian personalia akan melakukan cross check dengan menghubungi tempat kerja yang lama calon karyawan untuk membuktikan untuk mendapatkan informasi yang lebih akurat.

Dalam wawancara penulis dengan staff HRD, dalam mewawancarai calon pegawai PT. CAT menggunakan Teknik STAR ( Situation, Task, Action, Result ). Pewawancara bertugas menggumpulkan informasi STAR pada semua kompetensi-kompetensi yang dibutuhkan jabatan. Informasi STAR dicatat dalam dalam catatan pewawancara yang telah dipersiapkan.

Pewawancara menanyakan tindakan pelamar pada suatu situasi atau tugas yang pernah dihadapi pelamar dimasa lalu, tindakan pelamar serta hasil dampak tindakan pelamar tersbut. Pelamar kemudian menyampaikan keterangan tentang perilaku pada penglaman masa lalunya terebut.

Pewawancara mencari informasi dan mencatat teliti untuk memastikan kebenaran keterangan tersebut. Kemudian setelah selesai wawancara Pewawancara mencari informasi dan mencatat teliti untuk memastikan kebenaran keterangan tersebut. Kemudian setelah selesai wawancara

3. Work sample test Work sample test mengukur kemampuan untuk melakukan sesuatu dibandingkan mengetahui sesuatu. Tes untuk pekerjaan pengemudi atau supir kru BBM maka tes yang dilakukan adalah mengemudikan kendaraan yang akan digunakan. Untuk pekerjaan sekertaris atau posisi lain di head office tes yang diberikan seperti membuat surat dan menggunakan komputer. 4.Tes tertulis

Setelah dilakukan wawancara, apabila hasil wawancara itu sesuai dengan yang diharapkan maka calon karyawan mengikuti tes tertulis. Hal ini dilakukan untuk mengetahui kemampuan intelektual dan pengetahuan teknis calon karyawan apakah sesuai dengan persyaratan yang diinginkan oleh perusahaan, biasanya tes berupa pertanyaan yang bersifat umum. Misalnya untuk posisi accounting maka calon karyawan akan diberikan tes tentang akuntansi atau untuk posisi sekertaris akan dilihat dari cara mengetik, pengetahuan tentang surat menyurat dan sebagainya.

5. Tes psikologi Tes psikologi lebih diutamkan terhadap karyawan di kantor. Setelah tes tertulis dan calon karyawan dinyatakan lulus akan mengikuti tes psiokologi yang gunanya untuk mengetahui tingkat intelektual, ketahanan kerja, kemungkinan pengembangan karir yang cocok atau sesuai, bekerjasama dan kepemimpinan.

Khusus untuk karyawan dikantor, tes psikologi atau personaity test dilakukan dengan mengidentifiksi profil kepribadian seseorang melalui metode Myers-Briggs Type Indicator (MBTI). MBTI adalah tes psikomeri untuk mengukur kecenderungan psikologis bagaiaman seseorang memandang dunia dan mengambil keputusan.

6. Pemerikasaan kesehatan Untuk calon karyawan yang telah lulus dari semua tahap diatas dan memenuhi semua kualifikasi maka untuk posisi tertentu akan dilakukan pemeriksaan kesehatan. Dalam posisi kru supir misalnya, harus diadakan tes jantung, diabetes, asam urat dan tes penyakit lainnya agar ketika meminimalisir terjadinya kecelakaan akibat human eror .

7. Negosisasi Tahap selanjutnya adalah negosiasi, dimana setelah calon karyawan dinyatakan lolos dari semua tahap seleksi diatas maka pihak perusahaan akan mencari kesepakatan antara penawaran perusahaan dengan harapan yang diinginkan calon karyawan atas jabatan yang diberikan meliputi: 7. Negosisasi Tahap selanjutnya adalah negosiasi, dimana setelah calon karyawan dinyatakan lolos dari semua tahap seleksi diatas maka pihak perusahaan akan mencari kesepakatan antara penawaran perusahaan dengan harapan yang diinginkan calon karyawan atas jabatan yang diberikan meliputi:

b. Fasilitas dan kesejahteraan lainnya

c. Pengembangan karier

d. Peraturan dan kebjakan perusahaan

8. Perjanjian kerja Jika telah terjadi kesepakatan dalam tahap negosisasi, maka dibuatkan surat penawaran pekerjaan sebagai perjanjian kerja antara calon karyawan dengan manajemen perusahaan yang berisi tentang:

a. Perjanjian antara calon karyawan dengan perusahaan

b. Nama jabatan yang diberikan c.Tanggal mulai bergabung dan lamanya. Ini untuk calon karyawan tetap, calon outsourcing tertulis tanggal bergabung perusahaan outsourcing .

d. Gaji yang disepakati dan ketentuan perpajakan atas pendapatan

e. Hari dan jam kerja

f. Istirahat tahunan

g. Perlindungan kerja melalui jaminan ketenagakerjaan

h. Jaminan kesehatan

i. Ketentuan atau peraturan perusahaan j. Perjanjian tersebut ditandatangani oleh divisi SDM dan karyawan.

c. Analisis teori Terdapat syarat tiga keahlian utama dalam perekrutan technical skill , human skill dan conceptual skill. Menandakan bahwa PT. CAT telah mengerti tentang level

management yaitu pengetahuan technical untuk pekerja rendah, pengetahuan human skill untuk pekerja menengah dan pengetahuan konseptual untuk executive .

Bisa jadi ada indikasi nepotisme, karena sebagian besar perekrutan berasal dari rekomendasi karyawan dalam. Namun bisa juga diartikan bahwa perusahaan mengerti akan kebutuhan budaya masyarakat sekitar yang selalu saling tolong-menolong termasuk dalam hal pekerjaan. Asalkan jangan ada standar ganda, artinya perusahaan harus konsisiten dalam merekrut secara subjektif (kepandaian, pengalaman, kesehatan) tanpa bersifat subjektifitas (karyawan dari rekomendasi internal namun ketika seleksi tidak lulus tapi dipaksakan diterima/ nepotisme).

Website perusahaan yang digunakan untuk rekrutmen alamat situs PT. CAT yaitu www.cahayaandhikatamara.com tidak aktif. Menandakan bahwa terdapat miss- informasi sewaktu wawancara dan temuan. Artinya terdapat ketidaksiapan perusahaan akan menggunakan teknologi dalam merekrut karywan. Dibutuhkan lebih banyak investasi teknologi perekrutan online dalam perebutan talenta.

4. Seleksi karyawan

a. Kondisi Proses seleksi yang dilakukan oleh fungsi SDM pada PT. CAT telah sesuai dengan prosedur dan kualifikasi yang telah ditetapkan. Seleksi dilakukan oleh manajer SDM bekerja sama dengan manajer divisi yang terkait. Tujuan seleksi pada akhirnya adalah untuk mendapatkan tenaga kerja yang efektif dalam melaksanakan a. Kondisi Proses seleksi yang dilakukan oleh fungsi SDM pada PT. CAT telah sesuai dengan prosedur dan kualifikasi yang telah ditetapkan. Seleksi dilakukan oleh manajer SDM bekerja sama dengan manajer divisi yang terkait. Tujuan seleksi pada akhirnya adalah untuk mendapatkan tenaga kerja yang efektif dalam melaksanakan

b. Klasifikasi data (1) Kriteria

(a) Undang-undang No.13 Tahun 2003 Bab III pasal 5-6 dan (b) Peraturan perusahaan

(2) Temuan Seleksi atau pemilihan tenaga kerja merupakan langkah ketiga dalam proses pemilihan karyawan pada perusahaan, dimana langkah pertama adalah menentukan sifat jabatan yang akan diisi dan menentukan kualifikasi atau tipe pekerja yang cocok untuk jabatan tersebut. Langkah kedua, mengadakan rekrutmen atau penarikan tenaga kerja melalui sumber tenaga kerja. Sesuai dengan hal tersebut, maka dalam mengadakan program seleksi karyawan selain menetapkan dahulu kualifikasi calon karyawan yang dibutuhkan dalam perusahaan, PT. CAT melakukan beberapa kebijakan yaitu:

(a) Pemanggilan calon karyawan Setelah data pelamar sudah masuk kebagian personalia maka bagian HRD akan memilih lamaran mana yang sesuai dengan kualifikasi yang diberikan untuk pelamar yang bersumber dari eksternal. Setelah diperoleh beberapa calon akan diseleksi ulang dan dibutuhkan surat pemanggilan mengikuti seleksi penerimaan karyawan. Bagian personalia pada saat memilih calon karyawan

tidak selalu melihat dari tingkat pendidikan saja, tetapi juga dilihat dari pengalaman kerja dan kemampuan yang dimiliki calon karyawan. (b) Peyeleksian awal

Setelah data pelamar yang sesuai dengan persyaratan yang diminta perusahaan, maka akan dilakukan seleksi awal yaitu dengan melakukan wawancara oleh bagian personalia dan kepala bagian divisi lainnya. Wawancara ini dimaksudkan untuk pengenalan awal atas calon karyawan yang dimulai dengan pertanyaan sederhana mengenai individu, keluarga, pendidikan, pengalaman kerja, sosialisasi atas lingkungan, keterampilan atau kemampuan khusus lainnya.

Wawancara ini dimaksudkan untuk membandingkan antara apa yang ditulis didalam pengisian biodata dan informasi yang diperoleh dari jawaban pada saat wawancara untuk mengetahui relevansi apa yang ditulis dan apa yang dijawab.

Dalam wawancara yang diperhatikan oleh orang yang mewawancara adalah bagaimana cara pelamar menjawab pertanyaan, struktur bahasa yang digunakan, sistematika dalam memberikan jawab, ekspresi wajah serta bahasa tubuh yang muncul.

Apabila calon karyawan mempunyai pengalaman kerja sebelumnya, kadang bagian HRD akan melakukan cros check dengan menghubungi tempat kerja lama calon karyawan ( opsional ) guna mendapatkan infomasi yang lebih akurat.

(c) Work sample test Work sample test mengukur kemampuan untuk melakukan sesuatu dibandingkan mengetahui sesuatu. Tes untuk pekerjaan pengemudi atau supir kru BBM maka tes yang dilakukan adalah mengemudikan kendaraan yang akan digunakan. (d) Tes tertulis

Setelah dilakukan wawancara, apabila hasil wawancara itu sesuai dengan yang diaharapkan maka calaon karyawan mengikuti tes tertulis. Hal ini dilakukan untuk mengetahui kemampuan intelektual dan pegetahuan teknis ketika berada dilapangan, calon karyawan apakah sesuai dengan persyaratan yang diingikan oleh perusahaan biasanya tes berupa pertanyaan yang bersifat umum. (e) Tes Psikologi

Setelah tes tertulis dan calon karywan dinyatakan lulus akan mengikuti tes psikologi yang berguna untuk mengetahui tingkat intelektual, ketahanan kerja, kemangkiran, pengembangan karir yang sesuai atau cocok, kemampuan bekerjasama.

Khusus untuk karyawan dikantor, tes psikologi atau personaity test dilakukan dengan mengidentifiksi profil kepribadian seseorang melalui metode MBTI. Tes psikomeri MBTI berguna untuk mengukur kecenderungan psikologis bagaimana seseorang memandang dunia dan mengambil keputusan.

MBTI adalah alat tes yang berusaha megidentifikasi pola sikap dan perilaku manusia untuk menjelaskan karateristik kepribadianya. (f) Pemerikasaan kesehatan

Untuk calon karyawan yang lulus dari semua tahap diatas dan memenuhi klasifikasi maka untuk posisi ditentukan serta dilakukan pemerikasaan kesehatan untuk calon karyawan yang lingkungan kerjanya membutuhkan ketahanan tubuh yang cukup seperti pada bagian operasional kru supir pengantar BBM ke daerah di seluruh Indonesia.

c.Analisis teori Dalam melaksanakan program seleksi tenaga kerja diadakan penilaian akan karakteristik dari pelamar. Karakteristik yang dibutuhkan sebagaimana yang tergambar dalam job spesification dan job description itu diusahakan terdapat pada diri pelamar. Ini berarti bahwa tenaga kerja yang nantinya diterima bekerja pada perusahaan adalah pelamar yang memenui syarat yang ada dalam spesifikasi jabatan. Mengenai tes MBTI dan work sample test menandakan bahwa perusahaan telah memutakhir kan pengetahuan akan psikotes dan seleksi dengan work sample test .

5. Penempatan

a. Kondisi Pada penempatan karyawan, jumlah karyawan pada tiap divisi memiliki standar yang telah ditetapkan oleh manajemen pusat PT. CAT Biasanya tiap divisi geografis terdiri dari 10 – 30 karyawan white colar untuk menangani data dari kurang leih a. Kondisi Pada penempatan karyawan, jumlah karyawan pada tiap divisi memiliki standar yang telah ditetapkan oleh manajemen pusat PT. CAT Biasanya tiap divisi geografis terdiri dari 10 – 30 karyawan white colar untuk menangani data dari kurang leih

b. Klasifikasi data (1) Kriteria

(a) Undang-undang No13 Tahun2003 tentang Ketenagakerjaan, Bab VI pasal 31-41 dan (b) Peraturan perusahaan

(2) Temuan Penempatan, orientasi dan induksi kekaryaan dilakukan setelah karyawan diterima lalu dilakukan penempatan sesuai posisi yang telah tersedia. Seperti orientasi kondisi perusahaan tempat kerja, cara dan kewajiban sebagai karyawan. Kriteria pendidikan dalam mencari tenaga kerja di PT. CAT pada dasarnya minimal adalah lulusan SLTA dengan persyaratan jujur, loyal dll.

Karena tujuan perusahaan adalah mencapai target yang optimal. Seiring dengan perkembangan dan persaingan antara perusahaan yang lain, maka penempatan tenaga kerja mutlak lulusan SMA/SMK dan juga lulusan S1. Karena pada dasarnya perusahaan juga tetap ingin membedakan tenaga kerja nya dari kedudukan profesinya dalam karir yang diutamakan adalah lulusan S1, sedangkan bagi mereka yang lulusan SMA/ SMK bekerja sebagai receptionist , cleaning service , pengemudi dan kru distribusi bahan bakar.

Penyebab perubahan jumlah proporsi karyawan yang ada karena retensi yang kurang. Dibutuhkan coaching , pelatihan pengembangan jika PT. CAT merasa ada karyawannya yang berkinerja rendah dan diartikan sebagai ketidaktepatan

penempatan. Dalam seleksi juga dilihat kesesuaian dan ketidaksesuaian perilaku tersebut dengan perilaku yang mewakili kompetensi inilah yang akan dicatat sebagai informasi wawancara.

Dengan peraturan yang telah ditetapkan PT. CAT dikarenakan terdapat divisi yang merasa kesulitan dalam menjalankan tugasnya. Kebutuhan karyawan tambahan ini didapatkan dengan mengambil karyawan pada divisi lain sehingga terdapat divisi lain yang menjadi kekurangan karyawan.

Akibat Perubahan proporsi karyawan pada PT. CAT dengan mengambil karyawan dari divisi geografis lain menyebabkan proses kerja pada divisi yang diambil kuota karyawannya (kru supir) tersebut menjadi terganggu serta kurang maksimal dalam proses kerja di lapangan. Kompetensi karyawan juga tidak sesuai antara bidang kemampuan yang dimiliki dengan tugas dan tanggung jawabnya di perusahaan. Namun ketergangguan ini lebih dirasakan dalam operasional distribusi BBM bukan ketergangguan di office nya.

Terdapat tingkatan posisi pada struktur organisasi di PT. CAT, yakni dari level kontrak dan karyawan biasa berada dalam non-level manajemen, staff (permanen) dan senior staff masuk kedalam level tiga, section head dan manager masuk kedalam level dua, dan general manager berada dalam hierarki level manajemen tingkat pertama. Karyawan staff akan melewati masa magang tiga bulan, dan kontrak terlebih dahulu selama kurang lebih setahun, apabila menunjukkan kinerja yang baik maka akan diangkat menjadi karyawan tetap.

Selanjutnya setelah menjadi karyawan tetap maka karyawan dapat naik posisi lagi menjadi senior staff, berdasarkan masa kerja dan prestasi kerja karyawan. Apabila terdapat posisi yang kosong untuk section head , manajer atau store general manager , maka karyawan dengan level di bawahnya dapat dipromosikan untuk menduduki posisi tersebut.

Adanya promosi jabatan didasari oleh prestasi dan kemampuan karyawan untuk menduduki posisi tersebut. Sebelum naik jabatan, karyawan akan dipersiapkan dengan masa percobaan selama tiga bulan terlebih dahulu. Apabila karyawan menunjukkan kinerja yang baik, maka karyawan tersebut akan naik jabatan.

c. Analisis teori Dalam penempatan, PT. CAT memiliki program perencanaan dan pengembangan karir bagi karyawannya secara regular maupun yang memiliki kemampuan untuk menduduki jabatan pada posisi-posisi tertentu. Penyebab perusahaan memperhatikan karyawan dengan memiliki perencanaan dan pengembangan karir bagi karyawannya yang berprestasi. Pada saat terdapat posisi atasan yang kosong, maka karyawan yang dianggap memiliki kemampuan yang baik akan dipromosikan untuk menduduki posisi tersebut. Sebelum itu karyawan akan melewati masa percobaan selama tiga bulan terlebih dahulu, jika karyawan menunjukan hasil yang baik maka ia akan untuk menduduki jabatan atau posisi tersebut. Akibat karyawan menjadi termotivasi untuk meningkatkan kualitas kerjanya, sehingga dapat memiliki kesempatan untuk lebih meningkatkan karirnya.

D. Organizationnal Design (OD)

1.Tingkat hierarki organisasi

a. Kondisi

Tingkat hierarki belum sesuai dengan prosedur dan kualifikasi yang ditetapkan.

b. Klasifikasi data (1) Kriteria

Jenjang organisasi yaitu tingkatan satuan organisasi, pejabat, tugas, wewenang tertentu menurut kedudukannya dalam fungsi tertentu, jika elemen satu tingkat sulit dibandingkan, maka satu tingkat di bawahnya harus ada perbedaan yang halus/ luwes .

(2) Temuan Sesuai dengan hasil wawancara, hierarki PT. CAT dengan skala 3000 kayawan memiliki jumlah hierarki tidak lebih dari empat tingkat terdiri dari CEO, manajer departemen (fungsi), supervisor , dan tenaga kerja operasional ( crew oil distributor ) atau tenaga kerja tidak tetap. Berikut hierarki PT. CAT sesusai observasi dan wawancara penulis:

GAMBAR IV-24 TINGKAT HIERARKI PT. CAT

Top Level (1 orang)

Manajer Tengah (30 orang)

Manajer Bawah (30 orang)

Karyawan Biasa

(±3000 orang)

Sumber: Hasil wawancara diolah

c. Analisis teori Hierarki PT CAT tidak sesuai dengan rekomendasi santoso (2013:27) bahwa perusahaan yang memiliki jumlah 3000 pegawai rata-rata enam sampai tujuh tingkat. Seharusnya pengembangan secara vertical, menambah jumlah manajerial.

2. Besaran unit atau span of control

a. Kondisi Proses besaran unit atau span of control dalam PT. CAT sudah sesuai dengan pengawasan tidak lebih dari lima untuk satu tim gugus kendali.

b. Klasifikasi data (1) Kriteria

Rentang kontrol adalah jumlah terbanyak bawahan langsung yang dapat dipimpin dengan baik oleh seorang atasan tertentu. Bawahan langsung adalah sejumlah pejabat yang langsung berkedudukan di bawah seorang atasan tertentu. Atasan langsung adalah seorang pejabat yang mempimpin langsung sejumlah bawahan tertentu agar efisien dan efektif dalam bekerja.

(2) Temuan Jumlah posisi dalam sebuah grup kerja berdasarkan wawancara ada lima orang dalam satu grup. Faktor yang mempengaruhi luas sempitnya rentangan dalam PT. CAT dominan terdiri dari faktor subyektif (faktor yang melekat pejabatnya) daripada faktor obyektif corak pekerjaannya. Faktor subyektif yang dilihat adalah kepandaian, pegalaman, kesehatan, umur, kejujuran, keahlian dan kecakapan. Apabila faktor subyektif dalam keadaaan baik maka rentangan kontrol dapat luas, sedang bila faktor subyektif dalam keadaan kurang baik maka rentangan kontrol sebaiknya sempit. Dapat disimpukan bahwa tingkat span of control yang dibutuhkan (kompleksitas dan korelasi internal antara setiap pekerjaan anak buah) dalam PT. CAT dapat digambarkan lewat ilustrasi berikut:

GAMBAR IV-25 KORELASI INTERNAL PT. CAT

Sumber: Hasil wawancara diolah penulis

Dengan pekerjaan kru supir yang tidak begitu rumit dan memerlukan berbagai jenis tugas, korelasi internal dalam PT. CAT kebanyakan tidak terlalu kompleks. Bisa dipastikan tugas kru supir (X,Y,Z) tidak terlalu bergantung pada konseptual skills . Sesuai hasil wawancara, PT. CAT membuat satu tim gugus kendali kerja dengan lima orang per tim. Setiap manajer mengawasi 25 orang (lima tim)

d. Analisis teori Contoh pekerjaan kru supir memiliki rentangan subjektif, dalam faktor ini corak pekerjaan beranekaragam rentang kontrol sempit, jarak atau letak para pejabat bawahan (pengawas) itu berdekatan rentangan kontrol luas, sedang apabila jarak atau atau letak para pejabat bawahan itu saling berjauhan rentangan kontrol sempit, span of control lebih sempit bila organisasi dalam keadaan labil (permintaan BBM yang fluktuatif) dan lebih luas bila stabil, rentang sempit bila jumlah tugas pokok pejabat atasan dan bawahan banyak, dan jika waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan itu singkat, rentang kontrol luas, sebaliknya waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tiap pekerjaan itu lama, rentang kontrol sempit.

Untuk menghitung korelasi berlaku rumus: Korelasi Internal =n. (n-1)/2; n=Jumlah anak buah. Jumlah n berdasarkan hasil wawancara biasanya adalah lima orang dalam satu tim gugus kendali. Hitungan kasar korelasi dalam PT. CAT = 5. (5- 1)/2 = 10 korelasi dari segi jumlah untuk setiap tim. Jadi bila ada 3000 anak buah dibagi lima menjadi 600 tim dikali 10 berarti seluruh korelasi tim dalam PT. CAT berjumlah 6000 korelasi.

Dari hasil wawancara setiap manajer mengawasi paling sedikit 25 orang maka korelasi internalnya 25. (25-1)/ 2= 300 orang. Bila ditambahkan total korelasi internal seluruhnya yang ada didalam PT. CAT sekitar 6300 korelasi. Manajer yang memiliki variasi kompleksitas dan korelasi internal yang tinggi disarankan memiliki jumlah anak buah yang lebih sedikit, dari pada manajer dengan jumah korelasi internal yang sedikit dan tingkat kompleksitas yang rendah atau cenderung seragam.

3. Posisi dalam organisasi

a. Kondisi Proses posisi dalam jabatan dalam PT. CAT belum melakukan pengelompokkan pemetaan dalam jenis bisnis seperti pada Gambar II-7 (bab II hal 42).

b. Klasifikasi data (1) Kriteria

Efisien dan efektif menjadi pedoman untuk mencapai profit oriented

(2) Temuan Sesuai hasil wawancara, beberapa aspek posisi dalam jabatan didalam PT. CAT terdiri dari: (a) Berdasarkan pertimbangan kontrol untuk meminimlkan risiko terjadinya fraud dan konflik kepentingan. PT. CAT menerapkan segregation of duties . Ketika terdapat pembelian komputer untuk departemen SDM maka, bukan menjadi tugas departemen SDM dalam melakukan pengadaan komputer bagi departemennya, melainkan tugas dari bagian pengadaan barang yang masuk dalam manajemen operasional dan logistik.

(b) Pertimbangan berdasarkan sistem dan prosedur kerja yang telah dinyatakan, sehingga hubungan pekerjaan dalam setiap aktivits dan parameter ukurannya adalah TQM.

(c) Terkahir dikarenakan pertimbangan sinergi yang menguntungkan, misalkan dikarenakan untuk saling berbagai peralatan dan fasilitas atau sinergi sehingga kedua bagian tersebut sering bertemu secara informal untuk

memperkuat koordinasi yang diperlukan. Contohnya departemen HRD dapat memanfaatkan atau meminta bantuan departemen tenaga pemasar dari divisi pemasaran untuk memasarkan lowongan pekerjaan.

c. Analisis teori Tidak terdapat pengelompokkan posisi dalam jenis pemetaan bisnis yang jelas berakibat tidak sinerginya bisnis, fungsi, sub-fungsi, area, tim yang menjadi sistem pendukung (HRD, pemasaran, keuangan) dan sistem inti (kegiatan operasional dari

input-proses-output) menjadikan kurang maksimalnya PT. CAT dilihat dengan adanya load information ketika penulis melakukan observasi.

Adanya tumpang tindih kegiatan bisnis antara distribusi bahan bakar dengan bisnis advertising atau dengan bisnis lainnya yang dilakukan PT. CAT. Bukan banyaknya jenis atau jumlah bisnis yang menggangu dan menjadikan load information namun tidak jelasnya pengelompokkan posisi dalam jenis pemetaan bisnis secara tertulis yang menjadi tidak komperhensifnya pengertian para satkeholders yang bisa jadi tidak langsung mengerti struktural personil yang bekerja saat datang ke head office.

4. Penamaan jabatan

a. Kondisi Proses penamaan jabatan dalam PT. CAT belum menunjukkan adanya penamaan jabatan yang komperhensif artinya tidak ada integral antara foto, bentuk kotak nama jabatan agar dapat membedakan secara langsung wewenang dan tanggung jawab yang diemban, serta ketidakcocok kan penamaan “PT. Cahaya Andhika Tamara Team” pada struktur organisasi perusahaan. Foto atasan dan bawahan berguna untuk memotivasi, dan membuat orang dari luar perusahaan maupun karyawan internal (terutama karyawan yang baru) tahu siapa melapor ke siapa.

Untuk aspek penamaan struktur, walaupun menurut penulis seharusnya dinamakan “ Struktur Multidivisonal PT. Cahaya Andhika Tamara” namun untuk aspek ini, penulis tidak terlalu mempermasalahkan karena bisa jadi ada pertimbangan Untuk aspek penamaan struktur, walaupun menurut penulis seharusnya dinamakan “ Struktur Multidivisonal PT. Cahaya Andhika Tamara” namun untuk aspek ini, penulis tidak terlalu mempermasalahkan karena bisa jadi ada pertimbangan

b. Klasifikasi data (1) Kriteria

Tidak ada kriteria internal khusus yang mengatur (2) Temuan Dari penggambaran struktur, hanya direktur utama saja yang terdapat foto, nama lengkap dan jabatannya. Didalam penamaan jabatan PT. CAT belum ada terdaftar penamaan jabatan didalam struktur organisasi yang jelas, hanya ada kejelasan dalam penamaan dijabatan direktur utama dengan foto dan nama serta gelar yang lengkap.

c. Analisis teori Terkait penamaan Jabatan, sangat disarankan untuk menggunakan istilah umum, sehingga memudahkan pelanggan, pemasok, pembaca iklan lowongan dan pihak eksternal. Ketika dilakukkan pengelompokkan jabatan berdasarkan tempat, waktu kerja atau jenis pelanggan, dan berniat membedakannya dengan jabatan, maka tempatkan informasi terebut dibagaian bawah dari nama jabatan.

5. Struktur organisasi

a. Kondisi Proses struktur dalam PT. CAT sudah dalam strategi bisnis yang sesuai dikarenakan telah melihat secara fungsional dan divisional. Proses struktur formalnya

47

adalah kebijakan dan prosedur sesuai dengan budaya organisasi yang tertuang dalam visi, misi maka struktur perilaku berdasarkan kebijakan dan prosedur organisasi yang telah ditetapkan.

b. Klasifikasi data (1) Kriteria

Efisien dan efektif menjadi pedoman yang difokuskan untuk mencapai profit oriented (2) Temuan Dari struktur organisasi PT. CAT terlihat bahwa turunan struktur organisasinya adalah struktur fungsional dan turun lagi khusus melalui fungsi operasional menjadi struktur divisional, mempunyai kesamaan lokasi membentuk turunan struktur lagi berupa struktur divisional secara geografis. Dapat dikatakan bahwa PT. CAT memakai struktur campuran. Tepatnya campuran fungsional dengan divisional. Isu kontrol karena jumlah lokasi yang luas maka model pengelompokkan berdasarkan geografis yang tepat merupakan alasan perusahaan ini memakai struktur campuran ini.

GAMBAR 1V-26 PT. CAHAYA ANDHIKA TAMARA TEAM

Direktur Utama

DR. Hendrik H Sitompul

Marketing

Human Resources

Operational Acounting

Sumber: Data PT. CAT

122

Berdasarkan fungsional gambar IV-27 struktur PT. CAT berdasarkan lima fungsional yaitu marketing, human resource, operational, finance, dan accounting. Berdasarkan geografis terlihat struktur PT. CAT berdasarkan Business Market (BM) antara lain BM Medan yang berhubungan langsung dengan BM Palembang karena berada di satu pulau. BM Bandung berhubungan langsung dengan BM Semarang. BM Jakarta yang berhubungan langsung dengan BM Purwokerto. BM Surabaya yang berhubungan langsung dengan BM Makasar karena lebih dekat dibanding BM lainnya.

Model format berdasarkan divisi geografis menjawab kebutuhan organisasi dengan cakupan area/ regional yang luas. Setiap divisi sebenarnya adalah „organisasi kecil‟ dengan desain struktur fungsional. Setiap divisi memiliki unit fungsional tersendiri yang teirpisah dari divisi lain. Tujuannya adalah untuk memberikan kebebasan atau otonomi bagi masing-masing divisi dalam mengembangkan dirinya. Berikut Karakteristik Struktur yang dipakai PT. CAT:

c. Analisis Teori Berikut disajikan tabel IV-6 yang menujukkan analisis dari struktur PT. C.A.T. :

TABEL IV-6 KARAKTERISTIK STRUKTUR ORGANISASI PT. CAT

ASPEK

PILIHAN

1.Ketidakpastian Rendah sampai dengan sedang Lingkungan

Lingkun

2. Masalah/ Isu Utama Melayani suatu segmen pasar, kepuasan

gan

konsumen,

kegiatan-kegiatan yang

terkoordinasi

menurut suatu jenis

output/produk

1. Sasaran Bagian Cenderung haya memperhatikan suatu produk

ataupun

satu lini-produk

( productline )

2.Perencanaan

pemasukan dan Anggaran

dan Didasarkan

pada

pengeluaran suatu bagian ( profit center )

Sistem

3.Pihak paling Pimpinan bagian/ unit organisasinya

Internal

berpengaruh (dominan)

4. Promosi Pegawai Didasarkan atas keahlian mengitegrasikan kegiatan dan keahlian manajemen

5. Informasi Gunakan hubungan vertikal maupun horizontal

Kekuatan

Kelemahan

1)Paling sesuai untuk lingkungan yang 1)Tidak mampu mencapai efisiensi tidak stabil dengan perubahan yang

ekonomis

cepat untuk memberikan reaksi terhadap ancaman dan peluang.

2)Koordinasi antar produk sulit karena seberapa luas kewenangan yang diberikan

2)Penanggung jawab produk jelas, untuk manajer divisi tidak berarti bila tidak sehingga konsumen bisa merasa puas

ada pendelegasian wewenang yang cukup. Maka semua tanggung jawab hanya

3)Koordinasi antar fungsi menjadi dilakukan bagian level bawah (karyawan baik dengan adanya monitoring

non manajer, kru supir) sebagai pelaksana kinerja dari setiap divisi dengan

saja dan mengurangi fleksibilitasnya perbandingan divisi lain sehingga

karena bagian divisilah yang langsung ke manajer divisi berpikir dua kali untuk pelanggan (SPBU dan masyarakat) yang mengambil atau memperluas

mengetahui insiatif yang akan dilakukan kerjaannya. Artinya satu divisi

selama operasionalnya. Namun apabila membawahi fungsional bekerja lebih

pendelegasian terlalu luas, bagian baik

korporasi akan kehilang kontrolnya.

Kekuatan Kelemahan

4)Bagian-bagian dapat beradaptasi 3)Keahlian teknis karena tidak ada dengan baik terhadap tuntutan dari

spesialisasi fungsional

luar 4)Integrasi ataupun standarisasi 5)Sesuai unuk organisasi berukuran

antarproduk sulit tercapai karena besar

komunikasi antardivisi yang meningkat meambah hambatan dan dist

6)Baik bagi organisasi yang menghasilkan banyak jenis produk

5)Biaya operasional meningkat

7)Pengembangan karier secara internal 6)Duplikasi sejumlah pekerjaan dalam dengan menambah satu bagian

organisasi fungsionalnya dengan yang korporasi maka jenjang karire menjadi dikerjakan dikantor pusat ada sebagai memetakan talenta

8)Struktur ini bisa berfungsi sebagai tempat pelatihan bagi manajemen secara umum, dituntut menunjukkan semangat kewirausahaan di setiap divisi geografis.

Sumber:diolah penulis

E. Analisis Domain

Jenis (pemasukan secara ketat) : Apa saja jenis atau bentuk bisnis yang dijalankan

PT. CAT

Tempat : Apakah status kantor PT. CAT di Jakarta? Sebab akibat

: Apa yang menyebababkan PT. CAT menggunakan fungsi acquiring MSDM dan OD? Alsasn

: Apa saja yang menjadi alasan fungsi acquiring menunjang fungsi OD pada PT. CAT?

Lokasi untuk Tindakan : Dimana saja acquiring dan OD pada PT. CAT

berlangsung?

Cara Tujuan : Apa saja cara atau teknik fungsi acquiring MSDM yang dipakai dan berpengaruh kepada OD? Fungsi

: Digunakan untuk apa fungi acquiring dan OD pada

PT. CAT ?

Tata Urutan : Bagaimana tahapan fungsi acquiring dan OD pada

PT. CAT ?

Ciri-ciri : Bagaimana atribut acquiring dan OD berpengaruh pada berjalannya bisnis PT. CAT ?

TABEL IV-7 ANALISIS DOMAIN PT. CAT

HUBUNGAN No

CONTOH SEMANTIK

BENTUK HUBUNGAN

1. Jenis

X adalah jenis dari Y

Perusahaan Distributor Bahan Bakar Minyak

2. Ruang/ tempat X adalah bagian dari Y

Head officenya di

X bertempat di Y

Jakarta

3. Sebab Akibat

X adalah akibat dari Y

Akibat kurangnya

Y adalah sebab dari X

SDM handal Dibutuhkannya strategi pengorganisasian membuat perusahaan sustainable

No HUBUNGAN

CONTOH SEMANTIK

BENTUK HUBUNGAN

4. Rasional/ Alasan

X merupakan alasan Y

Fungsi acquiring menjadi input membangun desain organisasi yang baik, maka acquiring harus dilakukann dengan baik pula

5. Lokasi Kegiatan

X merupakan tempat

Head office namun

berlangsunya Y

standar di pusatnya berlaku bagi semua

cabang

6. Cara Ke Tujuan

X merupkan cara untuk

Rekrutmen, seleksi

mencapai atau melakukan Y

untuk jumlah penempatan untuk membuat span of control yang baik

diciptakan

7. Fungsi

X digunakan untuk Y

Digunakan untuk membangun suatu perusahaan yang baik dalam segi perencanaan kualitas dan kuantitas karyawan serta dalam segi

8. Unsur/ Tahap/

Tahapan fungsi Urutan

X merupakan urutan atau tahap

dalam Y

acquiring : membuat Analisa jabatan,

mengestimasi perencanaan tenaga kerja, melakukan rekrutmen, menyeleksi, penempatan. Tahapan medesain organisasi: menentukan tingkat hierarki, menentukan besaran unit,

HUBUNGAN No

SEMANTIK

BENTUK HUBUNGAN

CONTOH

mengelompokkan posisi dalam organisasi, penamaan jabatan, mengambar struktur organisasi

9. Atribut/ Ciri-ciri

X merupakan atribut atau

Analisa jabatan,

karakteristik dari Y

perencanaan SDM, rekrutmen, seleksi,

placement merupakan ciri acquiring,

tingkat hierarki, span of control , posisi organisasi, nama jabatan, gambar struktur merupakan ciri OD

Sumber: diolah penulis

F. Analisis Miles-Huberman

1. Data Reduction Mereduksi data berarti merangkum, memilih hal yang pokok, memfokuskan pada hal yang penting, dicari tema dan polanya. Dimulai mereduksi catatan lapanagn. Dengan fokus pada bidang HRD dan pengawasan, dengan melihat perilaku orang yang jadi pengawas, yang diawasi, metode kerja, tempat kerja, interaksi antara pengawas dengan yang diawasi, serta hasil pengawaasan. Dalam penulisan catatan lapangan, penulis memakai prinsip ekslusi-inkulusi yaitu membuang yang data yang sudah berulang dan sudah ditulis sebelumnya atau yang data tidak perlu dan 1. Data Reduction Mereduksi data berarti merangkum, memilih hal yang pokok, memfokuskan pada hal yang penting, dicari tema dan polanya. Dimulai mereduksi catatan lapanagn. Dengan fokus pada bidang HRD dan pengawasan, dengan melihat perilaku orang yang jadi pengawas, yang diawasi, metode kerja, tempat kerja, interaksi antara pengawas dengan yang diawasi, serta hasil pengawaasan. Dalam penulisan catatan lapangan, penulis memakai prinsip ekslusi-inkulusi yaitu membuang yang data yang sudah berulang dan sudah ditulis sebelumnya atau yang data tidak perlu dan

Pertama: catatan lapangan dibagi dalam paragraf. Kedua: setelah dibagi ke dalam paragaraf, diberi pengkodean sesuai dengan kategorinya. Keterangan Pengkodean: A: Adith, All: Semua, D:Dwi, Hendra:H, M: Maria, N: Nia, Nu: Nusa, P: Penulis (terdapat di Lampiran-1: Catatan Harian (Diary Keeping) / Catatan Lapangan ). Berikut analisa:

a. Kategori fungsi acquiring Berdasarkan laporan dari pengamatan penulis, terdapat beberapa temuan fungsi

acquiring MSDM: (1) Fungsi acquiring : Analisa Jabatan

(a) Dalam Catatan Lapangan satu paragraf satu (CL 01/ analisa jabatan, P1. Tanggal: Kamis, 18 Juni 2015): Cukup ramah dan bagus dalam melayani tamu, prosedur untuk tamu cukup jelas. Ada kriteria fungsi acquiring dengan konstruk Analisa Jabatan. Sepertinya receptionist sudah melakukan job -nya dengan baik. Tidak ada fungsi acquiring : perencanaan tenaga kerja, rekrutmen, seleksi, penempatan Tidak ada Organizational Design : tingkat hierarki, besaran unit, posisi dalam organisasi, penamaan nama jabatan, struktur organisasi (b) Dalam Catatan Lapangan satu paragraf tiga (CL 01/analisa jabatan, P3. Tanggal: Kamis, 18 JUNI 2015): Sepertinya sudah cukup mengerti recepcionist dan office boy dalam melakukan pekerjaannya. Ada fungsi (a) Dalam Catatan Lapangan satu paragraf satu (CL 01/ analisa jabatan, P1. Tanggal: Kamis, 18 Juni 2015): Cukup ramah dan bagus dalam melayani tamu, prosedur untuk tamu cukup jelas. Ada kriteria fungsi acquiring dengan konstruk Analisa Jabatan. Sepertinya receptionist sudah melakukan job -nya dengan baik. Tidak ada fungsi acquiring : perencanaan tenaga kerja, rekrutmen, seleksi, penempatan Tidak ada Organizational Design : tingkat hierarki, besaran unit, posisi dalam organisasi, penamaan nama jabatan, struktur organisasi (b) Dalam Catatan Lapangan satu paragraf tiga (CL 01/analisa jabatan, P3. Tanggal: Kamis, 18 JUNI 2015): Sepertinya sudah cukup mengerti recepcionist dan office boy dalam melakukan pekerjaannya. Ada fungsi

kerja, rekrutmen, seleksi, penempatan. Tidak ada Organizational Design : tingkat hierarki, besaran unit, posisi dalam organisasi, penamaan nama jabatan dan struktur organisasi (c) Dalam Catatan lapangan dua paragraf satu (CL 02/ analisa jabatan,P1. Tanggal: Jumat, 19 JUNI 201): Ada yang miss dalam pengisiian daftar tamu. Ada fungsi acquiring : job Analisa Jabatan yaitu tidak lengkapnya registrasi tamu. Tidak ada fungsi acquiring : perencanaan tenaga kerja, rekrutmen, seleksi, penempatan. Tidak ada Organizational Design : tingkat hierarki, besaran unit, posisi dalam organisasi, penamaan nama jabatan, struktur organisasi. (d) Dalam Catatan Lapangan dua paragraf lima (CL 02/analisa jabatan, P5. Tanggal: Jumat, 19 JUNI 2015): Ada fungsi acquiring Analisa Jabatan yaitu karyawan melakukan tugasnya masing-masing. Tidak ada fungsi acquiring : analisa jabatan. Tidak ada Organizational Design : besaran unit, posisi dalam organisasi, penamaan nama jabatan, dan struktur organisasi . Ada fungsi OD: Tingkat Hierarki, supervisory , perananya memberikan panduan dan pendelegasian kerja akan penyelesaian suatu tugas Mengarahkan aktivitas operasional harian dan bagaimana hal tersebut dikerjakan dan menilai kinerja.

(e) Dalam Catatan Lapangan tiga paragraf satu (CL 03/analisa jabatan, P1. Tanggal: Selasa, 23 Juni 2015): Syaratnya spesifikasi jabatan dalam Analisa Jabatan benar-benar dibutuhkan walaupun hanya magang tapi dan sudah diberikan CV, dokumen ijazah dan serifikat kursus serta Bab 1 dari skripsi, masih dibutukan proposal skripsi. Sudah cukup bagus dalam analisa jabatan, rekrutmen, dan seleksi.Ada fungsi acquiring : analisa jabatan, rekrutmen dan seleksi. Tidak ada fungsi acquiring : perencanaan tenaga kerja, Tidak ada OD: tingkat hierarki, besaran unit, posisi dalam organisasi, penamaan nama jabatanda dan struktur organisasi

(f) Dalam Catatan Lapangan tiga paragraf dua (CL 03/analisa jabatan, P2. Tanggal: Selasa, 23 Juni 2015): Sudah cukup bagus dalam analisa jabatan, rekrutmen, dan seleksi. Ada fungsi: Analisa Jabatan, rekrutmen dan seleksi. Tidak ada fungsi acquiring: perencanaan tenaga kerja, penempatan. Ada Organizational Design: besaran unit atau span of control dilihat secara subjektif dengan kecakapan dan perlengkepan pelamar bukan secara objektif (sesuai kebutuhan). Tidak ada Organizational Design : tingkat hierarki, posisi dalam organisasi, penamaan nama jabatan, dan struktur organisasi (g) Dalam Catatan Lapangan empat paragraf tiga (CL 04/analisa jabatan, P3. Tanggal: Jumat, 23 Juni 2015):

Pengawasan yang bagus. Ada fungsi acquiring : Analisa Jabatan yang tidak sesuai denga pekerjaan. Tidak ada Fungsi acquiring : perencanaan tenaaga kerja, rekrutmen, seleksi, penempatan. Ada Organizational Design: tingkat hierarki, posisi yang betanggung jawab pengawasan terhadap pengawasan ( supervisory ) dan merupakan junior managers yang bertanggung jawab terhadap para staf. Tidak ada OD: besaran unit, posisi dalam organisasi, penamaan nama jabatan, struktur organisasi

2. Fungsi acquiring : Perencanaan Tenaga Kerja Tidak diketemukan dalam catatan harian saat observasi tanggal 18 Juni-26 Jui 2015.

3. Fungsi acquiring : Rekrutmen (a) Dalam Catatan Lapangan tiga paragraf satu (CL 03/ rekrutmen, P1. Tanggal: Selasa, 23 Juni 2015). Syaratnya spesifikasi jabatan dalam analisa jabatan benar-benar dibutuhkan walaupun hanya magang dan sudah diberikan CV, dokumen ijazah dan serifikat kursus serta Bab 1 dari skripsi, masih dibutuhkan proposal skripsi. Sudah cukup bagus dalam analisa jabatan, rekrutmen, dan seleksi. Ada fungsi acquiring : analisa jabatan, rekrutmen dan seleksi Tidak ada fungsi acquiring: perencanaan tenaga kerja. Tidak ada OD: tingkat hierarki, besaran unit, posisi dalam organisasi, penamaan nama jabatan dan dan struktur organisasi.

(b) Dalam Catatan Lapangan tiga paragraf dua (CL 03/ rekrutmen, P2. Tanggal: Selasa, 23 Juni 2015):

11

Sudah cukup bagus dalam analisa jabatan, rekrutmen, dan seleksi. Ada fungsi: analisa jabatan, Rekrutmen dan seleksi. Tidak ada fungsi acquiring : perencanaan tenaga kerja, penempatan. Ada Organizational Design : besaran unit atau span of control dilihat secara subjektif dengan kecakapan dan perlengkepan pelamar bukan secara objektif (sesuai kebutuhan). Tidak ada Organizational Design : tingkat hierarki, posisi dalam organisasi, penamaan nama jabatan, dan struktur organisasi

4. Fungsi acquiring : Seleksi (a) Dalam Catatan Lapangan dua paragraf dua (CL 02/ seleksi, P2. Tanggal: Jumat, 19 Juni 2015): Perusahaan menyeleksi di ruangan tamu, mungkin karena terburu-buru atau hanya karena penulis sebentar saja magangnya, jadi bukan karyawan tetap. Sangat menjaga kerahasiaan keuangan. Ada fungsi acquiring : Seleksi. Tidak ada fungsi acquiring : analisa jabatan, perencanaan tenaga kerja, dan rekrutmen dan penempatan. Tidak ada Organizational Design : besaran unit, posisi dalam organisasi, penamaan nama jabatan, struktur organisasi. Ada fungsi Organizational Design yaitu tingkat hierarki, sebagai middle managemet , peranan yang terlibat banyak dalam manajemen keseharian (b) Dalam Catatan Lapangan tiga paragraf satu (CL 03/ seleksi, P1. Tanggal: Selasa, 23 Juni 2015): Syaratnya spesifikasi jabatan dalam analisa jabatan benar-benar dibutuhkan walaupun hanya magang dan sudah diberikan CV, dokumen ijazah dan

serifikat kursus serta Bab I dari skripsi, masih dibutukan proposal skripsi. Sudah cukup bagus dalam analisa jabatan, rekrutmen, dan seleksi. Ada fungsi acquiring : analisa jabatan, rekrutmen dan Seleksi Tidak ada fungsi acquiring : perencanaan tenaga kerja. Tidak ada OD: tingkat hierarki, besaran unit, posisi dalam organisasi, penamaan nama jabatan dan dan struktur organisasi (c) Dalam Catatan Lapangan tiga paragraf dua (CL 03/ seleksi, P2. Tanggal: Selasa, 23 Juni 2015): Sudah cukup bagus dalam analisa jabatan, rekrutmen, dan Seleksi. Ada fungsi: analisa jabatan, rekrutmen dan seleksi. Tidak ada fungsi acquiring : perencanaan tenaga kerja, penempatan. Ada Organizational Design : besaran unit atau span of control dilihat secara subjektif dengan kecakapan dan perlengkepan pelamar bukan secara objektif (sesuai kebutuhan). Tidak ada Organizational Design : tingkat hierarki, posisi dalam organisasi, penamaan nama jabatan, dan struktur organisasi.

5. Fungsi acquiring : Penempatan (a) Dalam Catatan Lapangan satu paragraf empat (CL 01/ Penempatan, P4. Tanggal: Kamis, 18 Juni 2015): Karyawan yang bertanya adalah H.R.&G.A mengurusi legal dan hukum., melakukan pengecekkan terhadap tamu yang sudah menunggu lama, itu merupakan suatu tindakan yang baik bagi seorang departemen HRD (mungkin dapat dinilai ia mempunyai Organizational Citizenship Behavior yang cukup), walaupun hanya sekedar bertanya namun inisiatif bertanya sangat dibutuhkan

bagi seorang HRD meskipun bukan tugas pokoknya. Ada fungsi acquiring Penempatan. Perluasaan tanggung jawab dari seorang HR& GA Tidak ada fungsi acquiring : analisa jabatan, perencanaan tenaga kerja, rekrutmen dan seleksi. Tidak ada organizational design : besaran unit, posisi dalam organisasi, penamaan nama jabatan, dan struktur organisasi. Ada OD yaitu tingkat hierarki, sebagai middle managemet , peranan yang terlibat banyak dalam manajemen keseharian (b) Dalam Catatan Lapangan dua paragraf dua (CL 02/ seleksi, P2. Tanggal: Jumat, 19 Juni 2015): Perusahaan menyeleksi diruangan tamu, mungkin karena terburu-buru atau hanya karena penulis sebentar saja magangnya, jadi bukan karyawan tetap. Sangat menjaga kerahasiaan keuangan. Ada fungsi acquiring : Seleksi. Tidak ada fungsi acquiring : analisa jabatan, perencanaan tenaga kerja, dan rekrutmen dan penempatan. Tidak ada Organizational Design : besaran unit, posisi dalam organisasi, penamaan nama jabatan, struktur organisasi. Ada fungsi Organizational Design yaitu tingkat hierarki, sebagai middle managemet, peranan yang teribat banyak dalam manajemen keseharian

b. Kategori Organizational Design

Berdasarkan laporan dari pengamatan penulis, terdapat beberapa temuan fungs i Orgaizational Design (OD) :

1. Kategori OD : Tingkat Hierarki

(a) Dalam Catatan Lapangan satu paragraf empat (CL 01/ Tingkat Hierarki, P4. Tanggal: Kamis, 18 Juni 2015): Karyawan yang bertanya adalah H.R.&G.A mengurusi legal dan hukum., melakukan pengecekkan terhadap tamu yang sudah menunggu lama, itu merupakan suatu tindakan yang baik bagi seorang departemen HRD (mungkin dapat dinilai ia mempunyai Organizational Citizenship Behavior yang cukup), walaupun hanya sekedar bertanya namun inisiatif bertanya sangat dibutuhkan bagi seorang HRD meskipun bukan tugas pokoknya. Ada fungsi acquiring penempatan. Perluasaan tanggung jawab dari seorang HR& GA Tidak ada fungsi acquiring : analisa jabatan, perencanaan tenaga kerja, rekrutmen dan seleksi. Tidak ada organizational design : besaran unit, posisi dalam organisasi, penamaan nama jabatan, dan struktur organisasi. Ada OD yaitu Tingkat Hierarki, sebagai middle managemet , peranan yang teribat banyak dalam manajemen keseharian (b) Dalam Catatan Lapangan dua paragraf dua (CL 02/ Tingkat Hierarki, P2. Tanggal: Jumat, 19 Juni 2015): Perusahaan menyeleksi diruangan tamu, mungkin karena terburu-buru atau hanya karena penulis sebentar saja magangnya, jadi bukan karyawan tetap. Sangat menjaga kerahasiaan keuangan. Ada fungsi acquiring : seleksi. Tidak ada fungsi acquiring : analisa jabatan, perencanaan tenaga kerja, dan

rekrutmen dan penempatan. Tidak ada Organizational Design : besaran unit, posisi dalam organisasi, penamaan nama jabatan, struktur organisasi. Ada fungsi Organizational Design yaitu Tingkat Hierarki, sebagai middle managemet, peranan yang teribat banyak dalam manajemen keseharian

(c) Dalam Catatan Lapangan dua paragraf lima (CL 02/ Tingkat Hierarki, P5. Tanggal: Jumat, 19 Juni 2015): Ada fungsi acquiring analisa jabatan yaitu karyawan melakukan tugasnya masing-masing. Tidak ada fungsi acquiring: analisa jabatan. Tidak ada organizational design:besaran unit, posisi dalam organisasi, penamaan nama jabatan, dan struktur organisasi . Ada fungsi organizational design Tingkat Hierarki, supervisory , perananya memberikan panduan dan pedelegasian kerja akan penyelesaian suatu tugas Mengrahkan aktivitas operasional harian dan bagaimana hal tersebut dikerjakan dan menilai kinerja

2. Kategori OD : Besaran Unit atau Span of Control

(a) Dalam Catatan Lapangan tiga paragraf dua (CL 03/ Tingkat Hierarki, P2. Tanggal: Selasa, 23 Juni 2015): Ada fungsi: analisa jabatan, rekrutmen dan seleksi. Tidak ada fungsi acquiring: perencanaan tenaga kerja, penempatan. Ada Organizational Design: besaran unit atau span of control dilihat secara subjektif dengan (a) Dalam Catatan Lapangan tiga paragraf dua (CL 03/ Tingkat Hierarki, P2. Tanggal: Selasa, 23 Juni 2015): Ada fungsi: analisa jabatan, rekrutmen dan seleksi. Tidak ada fungsi acquiring: perencanaan tenaga kerja, penempatan. Ada Organizational Design: besaran unit atau span of control dilihat secara subjektif dengan

3. Kategori OD: Posisi dala Organisasi (a) Dalam Catatan Lapangan dua paragraf tiga (CL 02/ Posisi dalam Organisasi, P3. Tanggal: Jumat, 19 Juni 2015): Serasa jadi orang kantoran. Tidak ada fungsi acquiring : analisa jabatan, perencanaan tenaga kerja, rekrutmen, seleksi, penempatan. Tidak ada Organizational Design : tingkat hierarki, besaran unit, penamaan nama jabatan, struktur organisasi. Ada fungsi Organizational Design yaitu Mengelompokkan Posisi Dalam Organisasi, dikelompokkan berdasarkan proes kerja dan aktivitas yang dilakukan oleh para pekerja, dari rekrutmen ke seleksi menjadi penerimaan. Penulis tidak menilainya sebagai penempatan karena tidak ada kriteria retention ataupun pencocokan jabatan, jadi penulis hanya menyebutnya penerimaan.

4. Kategori OD : Penamaan Nama Jabatan

Tidak diketemukan dalam catatan harian saat observasi tanggal 18 Juni-26 Jui 2015.

5. Kategori OD: Struktur Organisasi Tidak diketemukan dalam catatan harian saat observasi tanggal 18 Juni-26 Jui 2015.

2. Data display (penyajian Data) Setelah data direduksi, maka selanjutnya adalah mendisplaykan data yang diakukan dalam selain dalam teks naratif, juga dapat berbentuk tabel, hubungan antar kategori dan sejenisnya, maka data dikategorisasikan, tersusun dalam pola hubungan, sehingga akan semakin mudah dipahami. Setelah menemukan hubungannya, disajikan diagram tulang ikan tentang masalah yang terjadi. Berikut tahapanya: pertama: semua kategori atas semua catatan lapangan yang telah diberi pengkodean disatukan ke dalam suatu kategori kedua: berbagai kaegori itu dicari masalah.

a. Kategori fungsi acquiring MSDM

TABEL IV-8 KATEGORI FUNGSI ACQUIRING

Analisa Jabatan Perencana Rekrutmen Seleksi Penempatan an Tenaga Kerja

CL 01/ analisa

CL 02/ seleksi, P2 CL 01/ jabatan, P1

P4 CL 01/ analisa

P1

CL03/rekrut CL 03/ seleksi, P1 jabatan, P3

men, P2

CL 02/ analisa CL 03/seleksi, P2 jabatan, P1 CL 02/ analisa jabatan, P5 CL 03/ analisa jabatan, P1 CL 03/ analisa jabatan, P2 CL 04/ analisa jabatan, P3

Sumber:diolah penulis

b. Kategori OD (Organizational Design)

TABEL IV-9 KATEGORI ORGANIZATIONAL DESIGN

Tingkat Hierarki Besaran Unit atau

Posisi dalam

Penamaan Sruktur Organisasi Span of Control Organisasi Nama

Organis Jabatan

asi CL 01/ tingkat CL 03/ besaran

CL 02/posisi

hierarki, P4

unit, P2

dalam organisasi,

P3

CL 02/ tingkat

hierarki, P2 CL 02/ tingkat hierarki, P5

Sumber: diolah penulis

c. Kategori yang munculnya bersamaan

1. CL01/ tingkat hierarki, P4 dengan CL01/penempatan, P4

2. CL02/ tingkat hierarki, P2 dengan CL02/seleksi, P2

3. CL02/ tingkat hierarki, P5 dengan CL02/analisa jabatan, P5

4. CL03/besaran unit, P2 dengan CL03/analisa jabatan, P2

5. CL04/analisajabatan, P3 dengan CL04/tingkat hierarki, P3

GAMBAR IV-27

DATA DISPLAY MENGGUNAKAN DIAGRAM TULANG IKAN

Problem and Solution

Sumber: Wirawan, 2015:435

Masalah people : terdapat overloaded kerja seperti kekurangan tenaga kerja dari segi kuantitas karena dari sekitar 15 orang di head office dan 10-30 orang karyawan disetiap kantor cabang yang menangani seluruh pegawai teknis (kru distributor oil ) yang berjumlah 3000 orang. Harus ada penambahan jumlah hierarki, fungsional dan unit bisnis yang lebih visual dan strategis dituangkan kedalam pedoman organisasi serta visual melalui symbol struktur bila perlu dibuat bisnis model Canvas dimana suplier , mitra, karyawan menegerti siapa, apa dan key concepts dalam bekerja.

Masalah management : terdapat miss -informasi, hasil wawancara dengan dilapangan mengenai TQM yang tidak terlihat saat peneliti melakukan observasi Masalah mesin: ada pembaharuan secara segi kuantitas printer namun secara kualitas penulis merasa ada suatu gap antara kebutuhan teknologi tepat guna dibanding beban kerja yang kegiatannya lebih banyak berhubungan dengan mengetik

21

dan printing di head officenya . Seharusnya ada print corner yang memakai printer jumbo agar lebih cepat secara kuantitatas dokumen yang dihasilkan dan lebih banyak kapasitas yang ditampung dari output dokumen hasil pekerjaan yang dicetak.

Masalah materiil: terdapat cukup banyak dokumen, mungkin harus ada semacam evaluasi tata letak yang cepat agar dokumen tidak menumpuk, namun so far penulis merasa pekerjaan disini selalu penuh semangat, artinya pekerjaan memang selalu ada namun tetap dikerjakan dan iklim kantor juga tidak terlihat terlalu stress. Banyaknya kardus printeran yang ditumpuk, mungkin harus ada manajemen gudang yang baik.

Masalah proses: belum terintegrasinya dan pemutakhiran sistem MSDM yang terintegrasi dan juga kompleks. Seharusnya dibuat fungsi MSDM yang terdiri dari berbagai proses atau tahap-tahapnya masing-masing. Untuk proses kerja di head office walaupun menurut pengamatan penulis semuanya sepertinya sudah tahu pekerjaannya namun perlu adanya waktu istirahat yang lebih lama karena pekerjaan yang banyak adalah duduk dan mengetik didepan komputer.

Masalah lingkungan: kondisi perusahaan sangat bagus, temperatur cukup sejuk, budaya cukup baik namun belum terarah sebagai ” culture driven performance ”

3. Conclusion Drawing/ verification

a. Drawing Penggambaran secara singkat mengenai fungsi acquiring dengan Organizatoinal Design dan mencari keterkaitannya untuk mendapatkan makna yang holistic. Berikut gambarnya ( drawing ):

GAMBAR IV-28 ANALISIS HUBUNGAN SECARA KUALITATIF

Ada suatu hubungan, dari lima konstruk

fungsi

acquiring

hanya tiga (analisa

jabatan, penempatan,

seleksi) yang muncul Tingkat

Seleksi bersamaan dengan dua

kategori

(tingkat

Hierarki

hierarki dan besaran unit) dari lima konstruk OD studi kasus pada

PT. CAT 18-26 Juni 2015

Acquiri

Orgniz

ng

ational

Besaran unit

Sumber: hasil observasi diolah penulis

b. Conclusion Hubungan fungsi acquiring dengan OD dapat dianalisis dari konstruk variabel

penyebab (variabel bebas atau independent variabele ) yang muncul bersamaan dengan variabel terikat (variabel terikat atau dependent variable). Fungsi acquiring yang menghubungkan adalah seleksi, analisa jabatan dan penempatan. Sedangkan OD yang dihubungkan adalah tingkat hierarki dan besaran unit.

(1) Hubungan seleksi dengan tingkat hierarki Seleksi berguna menjaring talent dalam PT. CAT melakukan serangkaian

kegiatan penarikkan eksternal atau internal yang merupakan employement

function untuk menentukan jumlah karyawan yang akan diterima untuk

menduduki pada level mana dan peran apa (aspek tingkat hierarki). (2) Hubungan seleksi dengan besaran unit

Seleksi menentukan siapa dan berapa banyak personil dan berpengaruh terhadap penentuan hierarki dari sebuah grup (aspek besaran unit) hingga kriteria span of control yang menjadi acuan kriteria seleksi dalam PT.

CAT yang dalam melakukan kegiatan penarikkan memprioritaskan luas sempitnya rentangan kontrol dari faktor subjektif (kepandaian, pengalaman, kesehatan, dsb). (3) Hubungan analisa jabatan dengan tingkat hierarki

Analisa jabatan merupakan dasar dari seluruh elements pekerjaan dan landasan perilaku karyawan yang mempersiapkan job spesifcation (persyaratan pekerjaan) menentukan kriteria managerial apakah dalam Analisa jabatan merupakan dasar dari seluruh elements pekerjaan dan landasan perilaku karyawan yang mempersiapkan job spesifcation (persyaratan pekerjaan) menentukan kriteria managerial apakah dalam

cotributor hierarchy: Supervisory (Ibu Maria) bertanggung jawab dalam kontrol

kegiatan sehari-hari yang terdapat juga dalam jobdes- nya misalnya dalam

paragraf tiga hari Rabu 24 Juni 2015 ketika penulis mendapatkan iformasi

bahwa Ibu Maria juga mengawasi kinerja melalui CCTV .

(4) Hubungan analisa jabatan dengan besaran unit Analisa jabatan dipakai untuk memberikan kejelasan prosedur pekerjaan dari sarana-prasaran, job specification , job desription , hingga aliran pengawasan (siapa mengawasi siapa, siapa lapor ke siapa). Belum ditemukan dalam PT. CAT span of control ini secara tertulis namun secara informal (tidak tertulis) yang ditemukan, seperti contohnya dalam paragaraf satu hari Rabu 24 Juni 2015, pada saat penulis hendak memberi daftar pertanyaan kepada karyawan non-manajerial, mereka mengkonfirmasi untuk

memberikannya kepada Pak Adith (HR&GA yang masuk dalam first line manager ).

(5) Hubungan penempatan dengan tingkat hierarki Penempatan merupakan kegiatan pencocokan posisi dengan keahlian, kemampuan, dan minat karyawan agar karyawan dapat dipertahankan ( retention ). Hubungannya dengan tingkat hierarki, dengan memperhatikan tingkat hierarki yang tidak overloaded (3000 pegawai memiliki enam- (5) Hubungan penempatan dengan tingkat hierarki Penempatan merupakan kegiatan pencocokan posisi dengan keahlian, kemampuan, dan minat karyawan agar karyawan dapat dipertahankan ( retention ). Hubungannya dengan tingkat hierarki, dengan memperhatikan tingkat hierarki yang tidak overloaded (3000 pegawai memiliki enam-

manajerial, dari 3000 karyawan menjadi enam sampai tujuh

(7) tingkat manajerial agar saat karyawan dalam posisinya ditempatkan dapat merasa

bahwa perusahaan juga melakukan retention . (6) Hubungan penempatan dengan besaran unit Startegi penempatan yang membuat pegawainya bekerja produktif, merupakan strategi perusahaan yang berhasil dalam melakukan retention dan placement yang ditandai dengan cocoknya pegawai dengan jabatannya. Jumlah n berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan adalah lima (5) orang dalam satu tim gugus kendali. Korelasi PT. CAT 10 korelasi dari segi jumlah untuk setiap tim. Dari segi 3000 anak buah berarti seluruh korelasi tim dalam PT. CAT berjumlah 6000 korelasi. Dari segi manajer mengawasi paling sedikit 25 orang maka korelasi internalnya 300 orang. Dan dari total korelasi internal seluruhnya yang ada

didalam PT. CAT sekitar 6300 korelasi. Manajer yang memiliki variasi kompleksitas dan korelasi internal yang tinggi disarankan memiliki jumlah anak buah yang lebih sedikit, dari pada manajer dengan jumah korelasi internal yang sedikit dan tingkat kompleksitas yang rendah atau cenderung seragam. Hubungannya antara penempatan dengan besaran unit adalah, bahwa dalam PT. CAT penempatan yang dilakukan sudah cocok dengan jumlah anak buah yang sedikit bila dilihat secara gugus kendali yang terdiri dari lima orang, namun belum melakukan retention yang baik bila dilihat dari korelasi manajer yang overloaded membawahi 25 orang.