Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.
7. Biro Dekorasi
Biro ini bertugas mengatur tatanan ruang setiap kamar dan juga mengatur tatanan suatu ruang pertemuan Hall sesuai dengan tema dari setiap acara
yang diadakan, bukan hanya pada Hotel Danau Toba International saja melainkan hotel yang tergabung dalam PIHG.
8. Biro Umum
Biro ini bertugas membahas dan menangani masalah keamanan, hukum, dan hubungan masyarakat.
Masing-masing perusahaan di pimpin oleh Presiden Direktur dan diberikan hak otonom oleh ketua BOD dalam memimpin perusahaan tersebut.
3.4 Fasilitas–Fasilitas Hotel Danau Toba International Medan
Hotel Danau Toba International Medan adalah salah satu hotel bertaraf International berbintang empat di kota Medan. Adapun syarat–syarat agar suatu
hotel di kategorikan sebagai hotel berbintang empat adalah memiliki fasilitas– fasilitas yang memadai. Oleh karena itu, Hotel Danau Toba International Medan
mempunyai beberapa fasilitas yang menunjang sehingga dapat dikategorikan sebagai hotel berbintang empat dan bertaraf International. Adapun fasilitas–
fasilitas di HDTI Medan adalah sebagai berikut: 1.
Guest Room sebanyak 271 kamar 2.
Sebuah Restoran bernama Cafe Terrace Restaurant 3.
Sebuah Lobby Bar 4.
Sebuah Restoran bernama Matsukaze Restaurant
Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.
5. Sebuah Restoran Jawa
6. Sebuah Kitchen dapur umum
7. Sebuah Kitchen Karyawan
8. Sebuah Room Service
9. Sebuah Bar bernama The Tavern
10. Sebuah Kafe Tobasa
11. Sebuah Kafe Dangdut Interntional
12. Sebuah Kafe bernama Rock Café
13. Sebuah Family Karaoke
14. Sebuah Bilyard Centre
15. Sebuah piano Lounge
16. Sebuah Fitness Centre
17. Sebuah Video Rental
18. Sebuah Salon
19. Tiga buah toko tempat pembelian cinderamata bernama Taj Mahal
20. Sebuah Banquette
21. Sebuah Laundry Dry Cleaning
22. Sebuah Linen
23. Bus Pariwisata
24. Tiga buah Chartered
25. Sebuah Poliklinik
26. Airport Taxi
27. Parking Area
28. Travel Agent.
Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.
3.5 Tarif Kamar di HDTI Medan
Salah satu informasi yang dibutuhkan oleh tamu maupun calon tamu yang ingin menginap di HDTI adalah tarif kamar. Tarif kamar berbeda pada
hari Minggu sampai dengan Kamis dengan hari Jumat sampai dengan hari Sabtu. Tarif kamar untuk hari Jumat sampai dengan hari Sabtu lebih tinggi dari pada tarif
untuk hari Minggu sampai dengan hari Kamis, karena pada saat itu merupakan akhir Minggu, di mana banyak tamu yang akan menginap di hotel. Tarif kamar
yang berlaku pada saat ini dapat kita lihat pada tabel berikut.
3.5.1 Tabel Tarif Kamar Hotel
Jenis Kamar Hari Minggu s.d. Kamis
Rupiah Hari Jumat s.d. Sabtu
Rupiah
Moderate 289.000
317.900
Luxury 299.000
328.900
Deluxe 315.000
346.500
Suite 435.000
478.500
Executive Suite
500.000 550.000
Junior Suite
535.000 588.500
President Suite
1.546.000 1.546.000
Extra Bed 110.000
110.000
Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.
3.6 Fungsi, Tugas dan Wewenang
1. General manager
General Manager dalam hal ini mempunyai tugas sebagi berikut: a.
Memimpin dengan baik operasional perusahaan b.
Mengoordinir dan mengawasi semua bagian-bagian yang ada dalam unit hotel yang dipimpinnya
c. Mengambil keputusan yang bijak dan baik
d. Membuat peningkatan pada setiap staf dan pegawai yang kurang
disiplin e.
Menyusun rencana dan kebijaksanaan yang baik untuk memajukan perusahaan
f. Mewakili perusahaan di dalam instansi pemerintah, perusahaan
swasta dan pihak lain yang terkait di dalamnya.
2. Assistant General Manager
General Manager dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh Assisten General Manager. Asisten General Manager mempunyai tugas:
a. Untuk membantu General Manager
dalam memperlancar pekerjaannya
b. Mewakili General Manager bila tidak ada ditempat
c. Mengganti General Manager apabila berhalangan untuk datang atau
sedang berpergian keluar kota.
Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.
3. Secretary
Secretary bertugas membantu General Manager dan Asisten General Manager dalam menjalankan tugas. Tugasnya yaitu:
a. Menerima tamu yang datang dan menanyakan keperluan tamu
tersebut b.
Menerima surat yang masuk dan menangani masalah dan kepentingan dari surat tersebut
c. Membuat surat keluar dan memberikan nomor pada surat yang akan
dikeluarkan tersebut.
4. Duty Manager
Duty Manager mempunyai tugas sebagai berikut: a.
Bertanggung jawab langsung kepada General Manager b.
Bertanggung jawab atas bagian yang dibawahinya c.
Mengawasi hasil kerja bagian yang dibawahinya.
5. Accounting Department
Accounting Department mempunyai tugas sebagai berikut: a.
Mengkoordinir dan mengawasi keuangan yang masuk dan keluar b.
Mencatat setiap transaksi keuangan yang terjadi c.
Menyusun laporan keuangan d.
Membuat daftar gaji karyawan.
Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.
Accounting membawahi departemen dan membawahi beberapa bagian yaitu: Chief Accounting, Book Kipper, Administration, Internal
control, Nite Auditor, central, Credit Manager.
5. EDP Department
EDP Department mempunyai tugas sebagai berikut: a.
Membuat sistem komputerisasi yang dibutuhkan oleh setiap department dan juga oulet-outlet pada hotel
b. Menjaga aliran data pada sistem jaringan
c. Merawat komputer dan peralatan-peralatan computer
d. Memberikan pengarahan dan pelatihan kepada pegawai, tentang
penggunaan sistem komputer yang digunakan. Sebelumnya EDP berada pada satu department yaitu Accounting
Departement akan tetapi dengan semakin berkembangnya zaman dan ilmu teknologi serta semakin besarnya usaha perhotelan DR. TD. PARDEDE di
Medan, jadi EDP dipisah dan di buat menjadi satu departemen.
6. Front Office Department
Front Office adalah satu bagian yang ada di hotel yang terletak di bagian terdepan hotel yang merupakan pintu dan sumbu dari hotel. Front Office
Department yang pertama kali dilihat oleh tamu apabila masuk. Front Office mempunyai tugas sebagi berikut:
a. Melayani tamu-tamu yang kan menginap di hotel dan memberikan
pelayanan informasi sebaik-baiknya
Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.
b. Melayani tamu-tamu yang akan meninggalkan hotel
c. Merupakan tempat penyimpanan beberpa unit kerja yang
berhubungan antara satu dengan yang lain. Unit-unit kerja tersebut adalah:
A. Reservation
Bagian ini mempunyai tugas untuk melayani tamu yang memesan kamar secara tidak langsung atau tidak berhadapan
dengan pemesan tetapi dilakukan dengan melalui telepon. B.
Reception Section Adapun tugas dan tanggung jawab Reception adalah:
a. Menerima dan melayani tamu apabila telah tercapai
kesepakatan dalam penjualan kamar, maka tamu di minta untuk mengisi formulir pemesanan kamar, kemudian
reception akan memberikan kunci kamar pada tamu b.
Memasukkan data-data tamu ke dalam komputer untuk pengarsipan
c. Membuat laporan penjualan termasuk harga penjualannya
dan menangani pesanan dari dan untuk tamu hotel pesan yang masuk dicatat di message formulir untuk kemudian
diteruskan kepada yang bersangkutan.
C. Info Section
Tugasnya adalah untuk memberikan informasi secara umum tentang fasilitas hotel.
Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.
D. Uniform Section
Mempunyai tugas sebagai berikut: a.
Membuka pintu untuk tamu pada saat tamu masuk dan keluar b.
Mengantar tamu ke reception c.
Mengantar tamu menuju kamar yang dipesan.
7. Food Beverage Department
Food Beverage Department adalah bagian yang mengurus masalah hidangan dan menu yang tersediakan di hotel. Baik itu hidangan untuk tamu-tamu
yang menginap di hotel maupun tamu-tamu umum yang datang ke hotel. Bagian ini mempunyai tugas sebagai berikut:
a. Bertanggung jawab kepada General Manager
b. Bertanggung jawab atas bagian yang berada di bawah naungannya
c. Mengawasi operasi setiap bagian yang ada dibawahnya
d. Memeriksa hasil penjualan ke Accounting Department.
8. Purchasing Department.
Purchasing Department mengurus masalah bahan-bahan yang dibutuhkan setiap bagian yang ada di hotel. Tugas dari Purchasing Department ini adalah:
a. Bertanggung jawab terhadap pengadaan bahan-bahan makanan dan
minuman b.
Bertanggung jawab terhadap pengadaan keperluan bangunan dan mesin-mesin yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.
9. House Keeping Department
House Keeping Department merupakan salah satu bagian di hotel yang fungsinya sangat besar karena menyangkut kebutuhan-kebutuhan tamu di dalam
hotel. a.
Bertanggung jawab atas persiapan kamar untuk tamu baik kebersihan dan perlengkapannya
b. Bertanggung jawab terhadap pengatur linen untuk tamu.
10. Maintenance Department
Maintenance Department adalah bagian yang melakukan pemeliharaan terhadap peralatan yang meliputi pengoperasian dan perawatan mesin dalam
perusahaan.
11. Personal Department
Dalam melaksanakan tugasnya Personal Department bertanggung jawab kepada General Manager melalui Duty Manager. Tugas-tugasnya adalah sebagai
berikut: a.
Melaksanakan test dan interview bagi pelamar b.
Menjabarkan kebijaksanaan perusahaan dalam rangka pembinaan dan pengembangan karyawan
c. Membuat anggaran tenaga kerja secara menyeluruh
Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.
d. Mewakili General Manager untuk menyelesaikan segala masalah
yang menyangkut tenaga kerja pada department tenaga kerja serta kepada instansi terkait
e. Melakukan pembinaan tenaga kerja melalui kegiatan in House
Training.
12. Security Department
Security Department adalah bagian yang bertugas mengawasi dan bertanggung jawab atas keamanan tamu hotel dan area hotel.
13. Sales Marketting Departement
Sales Marketting Departement adalah bagian yang bertugas dalam penjualan dan pemasaran produk dan jasa kepada para tamu hotel.
14. Management Financial Departement
Departement ini bertugas mengatur dan mengawasi arus keuangan
perusahaan.
15. Fitness Departement
Merupakan departement yang mengurusi bidang kesehatan jasmani yaitu olah raga dan kebugaran.
Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.
16. Loundry Departement
Departement ini betanggung jawab terhadap setiap pakaian tamu yang dititipkan dan terhadap sebagian perlengkapan perusahaan seperti handuk, sprei,
tempat tidur, dan lain-lain.
Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.
BAB 4
PERANCANGAN SISTEM
4.1 Rancangan Database
