warkat salinan, tembusan, kutipan atau dapat juga melalui telepon.
3.3. Etika Komunikasi Kantor
Etika komunikasi kantor merupakan suatu rangkuman istilah yang mempunyai pengertian tersendiri atau etika komunikasi kantor, adalah
normaukuran yang berlaku dalam proses penyampaian keterangan yang berlangsung dalam kantor.
Pada dasarnya komunikasi kantor dapat berlangsung secara lisan maupun secara tertulis. Secara lisan, dapat terjadi secara langsung tatap muka tanpa
perantara. Secara tidak langsung berarti melalui suatu perantara telepon. Secara tertulis misalnya dengan mempergunakan surat.
Komunikasi kantor merupakan hubungan antara pegawai dengan pegawai lainnya. Dalam hal ini perlu diperhatikan agar dalam mengadakan hubungan itu
jangan sampai mempunyai dampak negatif terhadap pegawai lainnya. Jadi, dalam hal ini etika memegang peranan penting. Etika merupakan syarat mutlak dalam
hubungan antar pegawai. Oleh karena itu, setiap pegawai kantor dalam menjalankan tata hubungan kantor harus mempunyai:
1. Kesusilaan, atau budi pekerti yang baik.
2. Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya.
Etika menjadi dasar atau pedoman bagi pegawai dalam berhubungan atau dalam berkomunikasi dalam kantor tersebut.
Universitas Sumatera Utara
Dalam prakteknya, saat komunikasi persuasif dilakukan maka komunikator tidak diperkenankan untuk:
1. Menggunakan data palsu, data yang sengaja dirancang untuk menonjolkan
kesan tertentu, data yang dengan sengaja diejawantahkan secara salah, dibelokkan, atau bukti yang benar tapi tidak ada hubungannya untuk
mendukung suatu pernyataan atau mengesahkan sesuatu. 2.
Tidak diperkenankan secara sengaja menggunakan alasan yang meragukan atau tidak masuk diakal tidak logis.
3. Tidak diperkenankan menyatakan diri sebagai ahli pada subyek tertentu,
padahal bukan ahlinya. Tidak diperkenankan juga mengaku telah diberi informasi oleh ahlinya padahal tidak.
4. Tidak diperkenankan untuk mengajukan hal-hal yang tidak berkaitan
untuk mengalihkan perhatian dari isyu yang sedang menjadi perhatian. Diantara hal-hal yang paling sering digunakan untuk mengalihkan
perhatian adalah perilaku sengaja menyerang karakter individu yang menjadi lawannya, pembelaan dengan menggunakan kebencian dan
bigotry sebagai alasan. Innuendo, penggunaan istilah Tuhan atau setan yang dapat menyebabkan mengundang keadaan tegang namun
tidak mencerminkan reaksi positif atau negatif yang sebenarnya. 5.
Tidak diperkenankan untuk meminta kepada target sasaran pembaca pemirsa untuk mengaitkan ide atau proposal yang diajukan dengan nilai-
nilai yang emosional, motif-motif tertentu, atau tujuan-tujuan yang sebenarnya tidak ada kaitannya.
Universitas Sumatera Utara
6. Tidak diperkenankan untuk menipu khalayak dengan menyembunyikan
tujuan sebenarnya, atau kepentingan pribadi kelompok yang diwakilkan, atau menggunakan posisi pribadi sebagai penasehat saat memberikan sisi
pandang tertentu. 7.
Jangan menutup-nutupi, membelokkan, atau sengaja menafsirkan dengan salah angka, istilah, jangkauan, intensitas, atau konsekuensi logis yang
mungkin diakibatkan di masa depan. 8.
Tidak diperkenankan untuk menggunakan pembelaan emosional yang tidak disertai bukti, latar belakang, atau alasan yang tidak dapat diterima
apabila target penerima memiliki kesempatan dan waktu untuk menyelidiki subyek tersebut sendiri kemudian menemukan sesuatu yang
lain bertentangan. 9.
Tidak diperkenankan untuk menyederhanakan sebuah situasi yang yang sebenarnya kompleks, sehingga terlihat sebagai hitam dan putih saja,
hanya memiliki dua pilihan atau pandangan, dan polar views. 10.
Tidak diperkenankan untuk mengaku sebuah kepastian sudah dibuat padahal situasinya masih sementara, dan derajat kemungkinan situasi
masih dapat berubah sebenarnya lebih akurat. 11.
Tidak diperkenankan menganjurkan sesuatu yang kita secara pribadi sebenarnya juga tidak percaya
Berikut di bawah ini adalah beberapa etika dan etiket dalam berkomunikasi antar manusia dalam kehidupan sehari-hari :
Universitas Sumatera Utara
1. Jujur tidak berbohong 2. Bersikap Dewasa tidak kekanak-kanakan
3. Lapang dada dalam berkomunikasi 4. Menggunakan panggilansebutan orang yang baik
5. Menggunakan pesan bahasa yang efektif dan efisien 6. Tidak mudah emosiemosional
7. Berinisiatif sebagai pembuka dialog 8. Berbahasa yang baik, ramah dan sopan
9. Menggunakan pakaian yang pantas sesuai keadaan 10. Bertingkahlaku yang baik
Contoh Teknik komunikasi yang baik : 1.
Menggunakan kata dan kalimat yang baik menyesuaikan dengan lingkungan
2. Gunakan bahawa yang mudah dimengerti oleh lawan bicara
3. Menatap mata lawan bicara dengan lembut
4. Memberikan ekspresi wajah yang ramah dan murah senyum
5. Gunakan gerakan tubuh gesture yang sopan dan wajar
6. Bertingkah laku yang baik dan ramah terhadap lawan bicara
7. Memakai pakaian yang rapi, menutup aurat dan sesuai sikon
8. Tidak mudah terpancing emosi lawan bicara
9. Menerima segala perbedaan pendapat atau perselisihan yang terjadi
10. Mampu menempatkan diri dan menyesuaikan gaya komunikasi
sesuai dengan karakteristik lawan bicara.
Universitas Sumatera Utara
11. Menggunakan volume, nada, intonasi suara serta kecepatan bicara
yang baik. 12.
Menggunakan komunikasi non verbal yang baik sesuai budaya yang berlaku seperti berjabat tangan, merunduk, hormat, ces,
cipika cipiki cium pipi kanan - cium pipi kiri
3.4. Arti Pentingnya Etika Komunikasi Dalam Suatu Kantor
