PELAKSANAAN PELELANGAN
4. PELAKSANAAN PELELANGAN
a. Pengumuman Pelelangan 1)
Panitia Pengadaan harus mengumumkan secara luas tentang adanya pelelangan dengan ketentuan sebagai berikut:
a) untuk Pengadaan Barang dan/atau Jasa (tidak termasuk jasa konsultan) yang bernilai di atas Rp 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah) sampai dengan Rp 1.000.000.000,00 (satu miliar rupiah) untuk kantor pusat, di atas Rp 300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah) sampai dengan Rp 1.000.000.000,00 (satu miliar rupiah) untuk Kantor Cabang Utama Bandar Udara Internasional Soekarno-Hatta, dan di atas Rp 100.000.000,00 (seratus juta rupiah) sampai dengan Rp 1.000.000.000,00 (satu miliar rupiah) untuk kantor cabang selain Kantor Cabang Utama Bandar Udara Internasional Soekarno-Hatta dilakukan melalui papan pengumuman resmi di PT AP II dan media elektronika (website);
b) untuk Pengadaan Barang dan/atau Jasa (tidak termasuk jasa konsultan) dengan nilai di atas Rp 1.000.000.000,00 (satu miliar rupiah) harus diumumkan melalui papan pengumuman resmi di PT AP II, media elektronika (website) dan media cetak.
2) Tenggang waktu pelaksanaan pengumuman pelelangan sampai dengan pemasukan penawaran diatur sebagai berikut:
a) antara hari pengumuman pelelangan dan hari penutupan pendaftaran sekurang-kurangnya 3 (tiga) hari kerja;
b) pengambilan dokumen lelang 2 (dua) hari kerja setelah penutupan kecuali untuk prakualifikasi;
c) antara hari dimulainya pengambilan dokumen lelang dan hari pemberian penjelasan sekurang-kurangnya 2 (dua) hari kerja;
d) antara hari pemberian penjelasan dan hari pemasukan penawaran sekurang-kurangnya 7 (tujuh) hari kerja.
b. Pendaftaran Calon Peserta 1)
Setiap calon peserta pelelangan harus mendaftarkan diri kepada Panitia Pengadaan.
2) Bila yang mendaftar dan lulus seleksi kurang dari 3 (tiga), maka diadakan pengumuman ulang.
PT ANGKASA PURA II (PERSERO)
Paraf
3) Bila setelah diadakan pengumuman ulang dan ternyata jumlah calon peserta pelelangan yang mendaftar dan lulus seleksi kurang dari
3 (tiga), maka Panitia Pengadaan membuat berita acara dan pengumuman pembatalan pelelangan serta mengusulkan kepada Pejabat yang berwenang untuk melakukan proses pemilihan langsung yang tindaklanjutnya tetap dilaksanakan Panitia Pengadaan.
4) Berdasarkan persetujuan Pejabat yang berwenang, Panitia Pengadaan dapat melaksanakan pemilihan langsung di antara calon peserta dan/atau penyedia barang dan/atau jasa lain di luar calon peserta pelelangan tersebut.
c. Undangan Pelelangan Dan Pengambilan Dokumen Lelang 1)
Panitia Pengadaan harus mengundang calon peserta pelelangan untuk mengikuti acara penjelasan pekerjaan.
2) Sebelum mengikuti acara penjelasan pekerjaan, calon peserta pelelangan harus mengambil dokumen lelang dengan membayar biaya administrasi pelelangan yang disetorkan ke kas PT AP II.
d. Pemberian Penjelasan Dokumen Lelang 1)
Rapat penjelasan mengenai dokumen lelang dihadiri oleh peserta pelelangan dan mengisi daftar hadir.
2) Penjelasan mengenai dokumen lelang harus diberikan kepada para peserta pelelangan secara jelas dan lengkap sehingga dapat dimengerti oleh peserta pelelangan.
3) Apabila peserta pelelangan yang hadir dalam rapat penjelasan kurang dari 3 (tiga) peserta, maka acara penjelasan pekerjaan ditunda dan dilaksanakan paling lambat dalam waktu 3 (tiga) hari kerja.
4) Apabila setelah diadakan penundaan acara penjelasan umum, calon peserta yang hadir tetap kurang dari 3 (tiga) peserta, maka Panitia Pengadaan membuat Berita Acara dan pengumuman pembatalan pelelangan, dan melakukan pelelangan ulang.
5) Materi penjelasan dokumen lelang meliputi: instruksi umum, syarat umum kontrak, RKS Teknis, tata cara evaluasi, dan hal-hal yang dapat menggugurkan penawaran. Apabila dipandang perlu, Panitia Pengadaan dapat memberikan penjelasan lanjutan/tambahan dan melakukan peninjauan lapangan.
6) Hasil rapat penjelasan, dituangkan dalam Berita Acara Penjelasan (BAP) yang ditandatangani oleh Panitia Pengadaan dan wakil peserta yang ditetapkan pada saat rapat penjelasan.
PT ANGKASA PURA II (PERSERO)
Paraf
7) Dalam hal terjadi perubahan isi dokumen lelang, perubahan tersebut dituangkan dalam BAP perubahan dan disampaikan kepada peserta serta merupakan bagian tidak terpisahkan dari dokumen lelang.
e. Metode Penyampaian Dokumen Penawaran Metode penyampaian dokumen penawaran harus dicantumkan dalam
dokumen pengadaan yang meliputi salah satu dari metode penyampaian doukumen penawaran berikut:
1) metode satu sampul a)
Metode satu sampul digunakan untuk pengadaan barang dan/atau jasa yang sederhana dan memiliki karakteristik sebagai berikut:
(1) Pengadaan barang dan/atau jasa yang standar harganya
telah ditetapkan pemerintah; (2) Pengadaan Jasa Konsultansi dengan KAK yang sederhana;
atau (3) Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya
yang spesifikasi teknis atau volumenya dapat dinyatakan secara jelas dalam Dokumen Pengadaan.
b) Selain sebagaimana dimaksud pada huruf a) angka (3), metode satu
dalam Penunjukan
Langsung/Pengadaan Langsung.
2) metode dua sampul a)
Metode dua sampul digunakan untuk pengadaan barang dan/atau jasa lainnya yang menggunakan evaluasi sistem nilai atau sistem biaya selama umur ekonomis.
b) Pengadaan Jasa Konsultansi yang memiliki karakteristik sebagai berikut:
(1) Dibutuhkan penilaian yang terpisah antara persyaratan teknis dengan harga penawaran, agar penilaian harga tidak mempengaruhi penilaian teknis; atau
(2) Pekerjaan bersifat kompleks sehingga diperlukan evaluasi
teknis yang lebih mendalam.
3) metode dua tahap Metode dua tahap digunakan untuk Pengadaan Barang/Pekerjaan
Konstruksi/Jasa Lainnya yang memiliki karakteristik sebagai berikut: a)
Pekerjaan bersifat kompleks;
PT ANGKASA PURA II (PERSERO)
Paraf
b) Memenuhi kriteria kinerja tertentu dari keseluruhan sistem, termasuk pertimbangan kemudahan atau efisiensi pengoperasian dan pemeliharan peralatannya; dan/atau
c) Mempunyai beberapa alternatif penggunaan sistem dan desain penerapan teknologi yang berbeda.
f. Pemasukan Dokumen Penawaran Pejabat Pengadaan tidak diperbolehkan menambah, mengurangi atau
mengubah Dokumen Pengadaan setelah batas akhir pemasukan penawaran ( post bidding).
Peserta tidak diperbolehkan menambah, mengurangi atau mengubah penawarannya setelah batas akhir pemasukan penawaran ( post bidding), kecuali perubahan dokumen harga yang disebabkan oleh koreksi aritmatik dan/atau yang ditentukan lain dalam dokumen lelang.
1) Metode Satu Sampul a)
Metode satu sampul yaitu penyampaian dokumen penawaran yang terdiri dari persyaratan administrasi, teknis, dan penawaran harga yang dimasukkan ke dalam 1 (satu) sampul tertutup dan disampaikan kepada Panitia Pengadaan.
b) Dokumen Penawaran adalah seluruh dokumen yang disampaikan oleh calon penyedia barang dan/atau jasa yang terdiri dari surat penawaran dan/atau surat penawaran harga, data administrasi, data teknis, dan data harga.
c) Surat Penawaran Harga adalah dokumen yang disampaikan oleh calon penyedia barang dan/atau jasa yang berisikan informasi harga penawaran.
d) Dokumen Data Administrasi adalah dokumen yang disampaikan oleh peserta lelang yang berisikan informasi mengenai perusahaan peserta lelang sesuai dengan yang dipersyaratkan dalam dokumen lelang.
e) dokumen penawaran mencakup surat penawaran yang dilengkapi dengan data administrasi, teknis dan harga yang ditandatangani oleh calon penyedia barang dan/atau jasa sebagaimana disyaratkan dalam dokumen lelang dimasukkan ke dalam 1 (satu) sampul.
f) kelengkapan dokumen lelang dimaksud serta dokumen lainnya yang mutakhir diperlukan oleh Panitia Pengadaan dalam menilai kualifikasi dan menentukan calon pemenang di antara calon penyedia barang dan/atau jasa yang bersangkutan.
PT ANGKASA PURA II (PERSERO)
Paraf
g) harga penawaran dalam dokumen penawaran dicantumkan dengan jelas dalam angka dan huruf. Apabila terdapat perbedaan penulisan antara angka dan huruf, maka yang dipergunakan adalah Rekapitulasi Harga Penawaran dan dicatat dalam Berita Acara Pembukaan Penawaran (BAPP).
h) dokumen penawaran disampaikan pada waktu yang telah ditentukan.
2) Metode Dua Sampul a)
Metode dua sampul yaitu penyampaian dokumen penawaran yang terdiri dari persyaratan administrasi dan teknis dimasukkan dalam sampul tertutup I, sedangkan harga penawaran dimasukkan dalam sampul tertutup II, dan disampaikan secara bersamaan kepada Panitia Pengadaan.
b) Sampul I berisi surat penawaran dan kelengkapan data administrasi dan teknis yang disyaratkan, dan pada sampul ditulis data administrasi dan teknis.
c) Sampul II berisi surat penawaran harga dan data perhitungan harga penawaran, tertutup, dan pada sampul ditulis data harga penawaran, nama pekerjaan, dan nama perusahaan peserta pelelangan.
d) Harga penawaran dalam dokumen penawaran dicantumkan dengan jelas dalam angka dan huruf. Apabila terdapat perbedaan penulisan antara angka dan huruf, maka yang dipergunakan adalah Rekapitulasi Harga Penawaran dan dicatat dalam Berita Acara Pembukaan Penawaran (BAPP).
3) Metode Dua Tahap a)
Metode dua tahap yaitu penyampaian Dokumen Penawaran yang terdiri dari persyaratan administrasi dan teknis dimasukkan dalam sampul tertutup I, sedangkan harga penawaran dimasukkan dalam sampul tertutup II, yang penyampaiannya dilakukan dalam 2 (dua) tahap secara terpisah dan dalam waktu yang berbeda.
b) Pemasukan dokumen penawaran pada sistem ini dilakukan dalam 2 (dua) tahap.
c) Dokumen penawaran yang disampaikan setelah pembukaan dokumen penawaran tahap pertama dilakukan, tidak diterima dan dikembalikan kepada pengirim.
PT ANGKASA PURA II (PERSERO)
Paraf
d) Penyampaian dokumen penawaran dilaksanakan dengan cara sebagai berikut:
(1) Tahap Pertama
(a) Pada tahap pertama peserta memasukkan dokumen penawaran sampul I yang memuat surat penawaran,
administrasi dan teknis sebagaimana disyaratkan dalam dokumen lelang, tidak termasuk penawaran harga;
data
(b) Semua Peserta Pelelangan yang telah dinyatakan lulus oleh Panitia Pengadaan pada evaluasi Tahap Pertama harus memiliki kesetaraan tentang: spesifikasi teknis, sistem, merek, kualitas dan kuantitas serta bila perlu dilakukan ekspose, sebelum memasukkan penawaran harga.
(2) Tahap Kedua
(a) Peserta Pelelangan yang lulus tahap pertama menyampaikan penawaran harga dalam sampul kedua disertai fotokopi tanda terima penyerahan jaminan penawaran yang dikeluarkan oleh kas PT AP II;
(b) Penawaran harga tersebut disampaikan kepada panitia pengadaan pada waktu yang telah ditentukan. Dalam hal peserta pelelangan tidak menyampaikan
harga, peserta pelelangan yang bersangkutan tidak dikenakan sanksi;
penawaran
(c) Harga penawaran dalam dokumen penawaran dicantumkan dengan jelas dalam angka dan huruf. Apabila terdapat perbedaan penulisan antara angka dan huruf, maka yang dipergunakan adalah Rekapitulasi Harga Penawaran dan dicatat dalam Berita Acara Pembukaan Penawaran (BAPP).
g. Pembukaan Dokumen Penawaran 1)
Pembukaan penawaran dilaksanakan pada waktu yang telah ditetapkan.
2) Acara Pembukaan Penawaran dapat dihadiri oleh Pimpinan Perusahaan/Direksi atau kuasanya.
PT ANGKASA PURA II (PERSERO)
Paraf
3) Kekurangan dokumen penawaran yang tidak bersifat substansial (tidak mempengaruhi hasil, kualitas, dan lingkup pekerjaan) dapat disusulkan paling lambat 2 (dua) hari kerja setelah tanggal pembukaan dokumen penawaran. Contoh dari dokumen penawaran yang yang tidak bersifat substansial dan dapat disusulkan: fotocopy KTP, fotocopy ijazah, surat penawaran yang tidak berkop perusahaan, surat yang tidak bermaterai, dan lain-lain.
4) Dalam hal dokumen yang diminta sedang diperbaharui atau sedang diurus, dokumen yang diminta di KAK/RKST dapat digantikan oleh dokumen pengganti dari pihak/instansi yang terkait yang menyatakan status dari dokumen yang diminta. Misalnya dokumen-dokumen perusahaan yang baru berganti nama atau dokumen yang masa berlakunya yang sedang diperbaharui yang sedang diurus oleh instansi tertentu.
5) Apabila batas waktu tersebut terlampaui dan peserta lelang tidak dapat melengkapi kekurangan dokumen penawaran tersebut, peserta dinyatakan gugur/tidak diikutsertakan dalam evaluasi penawaran.
6) Deviasi pada dokumen penawaran yang tidak bersifat substansial (tidak mempengaruhi hasil, kualitas, dan lingkup pekerjaan) tidak menggugurkan penawaran. Contoh dari deviasi administratif yang tidak menggugurkan: warna sampul yang tidak sesuai dengan permintaan, surat penawaran tidak berkop perusahaan, surat penawaran tidak bermaterai, dan lain-lain).
7) Dalam hal acara pembukaan penawaran tidak terdapat peserta yang hadir, Panitia Pengadaan tetap melaksanakan pembukaan penawaran dengan dihadiri oleh saksi yang ditunjuk oleh Panitia Pengadaan.
8) Apabila ternyata jumlah penawaran yang masuk kurang dari 3 (tiga) penawaran, pelelangan dinyatakan batal dan Panitia Pengadaan membuat berita acara dan melaporkan hal tersebut kepada pejabat yang berwenang.
9) Pembukaan dokumen penawaran dilakukan sebagai berikut: a)
Sistem Satu Sampul (1) Apabila ada peserta yang hadir, Panitia Pengadaan
membuka sampul dokumen penawaran di hadapan peserta;
PT ANGKASA PURA II (PERSERO)
Paraf
(2) Panitia memeriksa kelengkapan dokumen penawaran dengan disaksikan oleh peserta pelelangan yang hadir dan kemudian dituangkan dalam checklist yang ditandatangani oleh wakil peserta pelelangan yang hadir dan Panitia Pengadaan. Checklist tersebut merupakan lampiran dari berita acara pembukaan surat penawaran. Dalam hal tidak terdapat peserta pelelangan yang hadir maka checklist ditandatangani oleh Panitia Pengadaan dan saksi.
b)
Sistem Dua Sampul (1) Apabila ada peserta yang hadir Panitia Pengadaan
membuka sampul I yang berisi data administrasi dan teknis di hadapan peserta;
(2) Panitia memeriksa kelengkapan dokumen penawaran sampul I dengan disaksikan oleh peserta pelelangan yang hadir dan kemudian dituangkan dalam checklist yang ditandatangani oleh wakil peserta pelelangan yang hadir dan Panitia Pengadaan. Checklist tersebut merupakan lampiran dari berita acara pembukaan surat penawaran. Dalam hal tidak terdapat peserta pelelangan yang hadir maka checklist ditandatangani oleh Panitia Pengadaan dan saksi;
(3) Sampul II yang berisi data penawaran harga yang bersegel, diberi paraf peserta yang lain dan disimpan oleh Panitia Pengadaan dan baru dibuka apabila penawar yang bersangkutan dinyatakan lulus evaluasi administrasi dan teknis. Untuk Peserta Pelelangan yang tidak lulus evaluasi administrasi dan teknis, sampul ke II tidak dibuka dan dikembalikan kepada Peserta Pelelangan yang bersangkutan sebelum pelaksanaan pembukaan sampul II. Apabila dalam waktu 1 (satu) bulan sejak tanggal pembukaan sampul II tidak diambil akan dimusnahkan oleh Panitia Pengadaan.
c)
Sistem Dua Tahap (1) Apabila ada peserta yang hadir, Panitia Pengadaan
membuka sampul I yang berisi data administrasi dan teknis di hadapan peserta;
PT ANGKASA PURA II (PERSERO)
Paraf
(2) Panitia memeriksa kelengkapan dokumen penawaran sampul I dengan disaksikan oleh peserta pelelangan yang hadir dan kemudian dituangkan dalam checklist yang ditandatangani oleh wakil peserta pelelangan yang hadir dan Panitia Pengadaan. Checklist tersebut merupakan lampiran dari berita acara pembukaan surat penawaran. Dalam hal tidak terdapat peserta pelelangan yang hadir maka checklist ditandatangani oleh Panitia Pengadaan dan saksi;
(3) Terhadap Peserta Pelelangan yang telah lulus tahap I diminta menyerahkan sampul tahap II yang berisi SPH dengan melampirkan rincian analisis biaya dan syarat lain yang telah disepakati pada tahap I;
(4) Khusus penilaian yang menggunakan passing grade, Peserta pelelangan dengan harga penawaran terendah dinyatakan sebagai pemenang.
h. Pemilihan Sistem Evaluasi Penawaran 1)
Tahapan proses penilaian a)
Evaluasi administrasi (1) Evaluasi administrasi dilakukan terhadap kelengkapan
seluruh dokumen yang disampaikan (surat penawaran, dokumen data administrasi). Unsur-unsur yang dievaluasi pada tahap ini harus berdasarkan ketentuan yang tercantum dalam kriteria dan tata cara evaluasi.
(2) Penawaran dinyatakan memenuhi persyaratan administrasi
apabila: (a) Syarat-syarat yang bersifat mandatory menurut
dokumen lelang dipenuhi/dilengkapi; (b) Surat
ditandatangani oleh Pimpinan/Direksi badan usaha calon penyedia barang dan/atau jasa yang namanya tercantum dalam akta pendirian /perubahannya atau penerima kuasanya atau Kepala Cabang badan usaha yang diangkat oleh Pimpinan/Direksi yang dibuktikan dengan akta otentik, atau pejabat yang menurut perjanjian kerjasama berhak mewakili;
Penawaran
(c) Jangka waktu berlakunya surat penawaran tidak kurang dari waktu yang ditetapkan dalam dokumen lelang;
PT ANGKASA PURA II (PERSERO)
Paraf
(d) Jangka waktu pelaksanaan
pekerjaan yang ditawarkan tidak melebihi jangka waktu yang ditetapkan dalam dokumen lelang;
(e) Surat penawaran harus bernomor, bermeterai dan
bertanggal;
(f)
Tidak memuat persyaratan tambahan yang bertentangan dengan ketentuan dokumen lelang.
(3) Peserta pelelangan yang tidak memenuhi persyaratan
administrasi dinyatakan gugur. (4) Hasil evaluasi administrasi ini dituangkan dalam berita
acara.
b)
Evaluasi teknis (1) Panitia Pengadaan melakukan evaluasi teknis terhadap
semua penawaran yang telah memenuhi persyaratan administrasi.
(2) Faktor-faktor yang dinilai pada evaluasi teknis harus sesuai dengan yang ditetapkan dalam dokumen lelang, tidak boleh diubah dan/atau mengurangi faktor-faktor yang telah ditetapkan.
(3) Untuk pengadaan jasa pemborongan/jasa lainnya, penawaran dinyatakan memenuhi persyaratan teknis, apabila:
(a) Metode pelaksanaan pekerjaan yang ditawarkan memenuhi persyaratan substantif yang ditetapkan dalam dokumen lelang dan diyakini menggambarkan penguasaan terhadap penyelesaian pekerjaan;
(b) Jadwal waktu
pelaksanaan pekerjaan yang ditawarkan tidak melampaui batas waktu yang ditetapkan dalam dokumen lelang;
(c) Jenis, kapasitas, komposisi, dan jumlah peralatan minimal yang disediakan sesuai dengan dokumen lelang;
(d) Spesifikasi teknis memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam dokumen lelang;
(e) Personil inti yang akan ditempatkan secara penuh sesuai dengan persyaratan yang ditentukan dalam dokumen lelang serta posisinya dalam manajemen pelaksanaan yang diajukan;
(f)
Dalam hal terdapat bagian pekerjaan yang akan disubkontrakan harus sesuai dengan persyaratan yang dicantumkan dalam dokumen lelang;
PT ANGKASA PURA II (PERSERO)
Paraf
(g) Memenuhi syarat teknis lainnya yang ditetapkan
dalam dokumen lelang.
(4) Untuk pengadaan barang, penawaran dinyatakan
memenuhi persyaratan teknis, apabila: (a) Memenuhi spesifikasi teknis barang yang ditawarkan
berdasarkan contoh, brosur atau gambar-gambar yang ditetapkan dalam dokumen lelang;
(b) Jadwal waktu penyerahan barang tidak melampaui batas waktu yang ditetapkan dalam dokumen lelang;
(c) Identitas barang yang ditawarkan tercantum dengan
lengkap dan jelas; (d) Jumlah barang yang ditawarkan tidak kurang dari
yang ditetapkan dalam dokumen lelang; (e) Memenuhi syarat teknis lainnya yang ditetapkan
dalam dokumen lelang.
(5) Panitia Pengadaan dapat melakukan klarifikasi dan konfirmasi dengan peserta pelelangan yang bersangkutan, termasuk
pemeriksaan lokasi peralatan/pabrikan, apabila dalam evaluasi teknis terdapat hal-hal yang kurang jelas atau meragukan.
mengadakan
(6) Klarifikasi dan konfirmasi tidak boleh mengubah substansi penawaran. Terhadap penawaran yang memenuhi persyaratan teknis akan dilanjutkan dengan evaluasi kewajaran harga, sedangkan terhadap penawaran yang tidak memenuhi persyaratan teknis dinyatakan gugur.
c)
Evaluasi Harga (1) Dalam sistem 1 (satu) sampul, Panitia Pengadaan dapat
langsung melakukan evaluasi kewajaran harga secara rinci bagi penawaran yang memenuhi persyaratan administrasi dan teknis.
(2) Dalam
Panitia Pengadaan mengumumkan hasil evaluasi administrasi dan teknis serta mengundang peserta pelelangan yang lulus untuk menghadiri acara pembukaan sampul II (penawaran harga).
sistem dua
sampul,
(3) Sebagai acuan untuk meneliti kewajaran harga penawaran, Panitia Pengadaan menggunakan HPS yang bersangkutan.
PT ANGKASA PURA II (PERSERO)
Paraf
(4) Unsur-unsur yang perlu diteliti dan dinilai dalam evaluasi
kewajaran harga adalah: (a) Apabila terdapat perbedaan penulisan antara angka
dan huruf pada surat penawaran, maka yang dipergunakan adalah angka total harga pada BQ atau angka Rekapitulasi BQ dan dicatat dalam Berita Acara Pembukaan Penawaran (BAPP).
(b) Panitia Pengadaan melakukan koreksi airmatik
sebagai berikut: i.
koreksi atas kesalahan penjumlahan dan pengalian antara rincian volume dengan harga satuan pekerjaan, dengan ketentuan bahwa harga satuan pekerjaan yang ditawarkan peserta tidak boleh diubah;
ii.
jenis dan volume pekerjaan yang tercantum dalam dokumen penawaran disesuaikan dengan yang tercantum dalam BQ;
iii.
jenis pekerjaan yang tidak diberi harga satuan dalam penawaran dianggap sudah termasuk dalam harga satuan pekerjaan lainnya, dan harga satuan pada surat penawaran tetap dibiarkan kosong, sedangkan jenis pekerjaan tersebut harus tetap dikerjakan sesuai dengan volume yang tercantum dalam dokumen lelang;
iv.
dalam kontrak lumpsum, Panitia Pengadaan meneliti kewajaran harga dengan cara membandingkan total harga penawaran terkoreksi terhadap HPS, sedangkan dalam kontrak harga satuan, Panitia Pengadaan meneliti kewajaran harga penawaran dengan cara membandingkan harga satuan terkoreksi dengan harga satuan HPS;
v.
dalam hal terjadi perbedaan harga antara hasil koreksi aritmatik dengan harga penawaran maka yang digunakan adalah harga terkoreksi;
vi.
hasil koreksi aritmatik dapat mengubah nilai atau urutan penawaran menjadi lebih tinggi atau lebih rendah terhadap urutan penawaran semula.
PT ANGKASA PURA II (PERSERO)
Paraf
(c) Daftar kuantitas dan harga satuan Untuk kontrak harga satuan, setiap rincian pekerjaan
harus diisi dengan lengkap kecuali ditentukan lain dalam dokumen lelang.
(d) Dalam kontrak lumpsum, daftar kuantitas dan harga
satuan
pelengkap untuk membandingkan dengan HPS. Oleh karena itu, daftar kuantitas dan harga dalam kontrak lumpsum tidak dapat mengakibatkan gugurnya penawaran.
hanya
sebagai
(e) Kewajaran perbandingan harga untuk kegiatan penunjang dengan kegiatan/pekerjaan utama terhadap seluruh harga yang ditawarkan.
(f)
Apabila harga penawaran terendah kurang dari 80 % (delapan puluh persen) dihitung dari HPS atau lebih tinggi dari HPS, namun di bawah pagu anggaran, Panitia pengadaan melakukan analisis secara tertulis terhadap perbedaan harga satuan dalam daftar kuantitas dan harga yang timpang secara signifikan. Dalam hal diperlukan, dapat dilakukan klarifikasi dan verifikasi kepada peserta untuk mendapatkan keyakinan atas kewajaran harga penawaran. Pada saat klarifikasi dan verifikasi.
i.
Penyedia barang dan/atau jasa terkait harus menjelaskan
tentang
kewajaran harga
penawaran
harga-harga yang tercantum dalam perincian.
termasuk
ii.
Apabila kewajaran harga penawaran dapat diyakini, maka penawaran dapat dinyatakan tidak gugur. Panitia Pengadaan membuat analisis tertulis yang mendukung kesimpulan tersebut.
iii.
Apabila Panitia Pengadaan tidak dapat meyakini kewajaran harga penawaran, penawaran dinyatakan gugur.
(g) Dalam hal 2 (dua) peserta atau lebih mengajukan penawaran harga yang sama, Panitia Pengadaan memilih peserta yang mempunyai nilai evaluasi teknis yang lebih tinggi atau yang lebih menguntungkan PT AP II.
PT ANGKASA PURA II (PERSERO)
Paraf
(h) Dalam mengevaluasi kewajaran harga penawaran dapat dilakukan klarifikasi dalam hal:
i.
Terdapat harga satuan jenis pekerjaan yang timpang terhadap HPS;
ii.
Penawaran komponen dalam negeri terlalu tinggi dibandingkan dengan perkiraan Panitia Pengadaan;
iii.
Penawaran peserta pelelangan kurang dari 80% (delapan puluh persen) dari HPS.
(i)
Apabila setelah dilakukan analisis secara tertulis dan diklarifikasi dinyatakan wajar serta peserta lelang yang bersangkutan menyatakan mampu melaksanakan pekerjaan sesuai dokumen lelang, maka calon penyedia barang dan/atau jasa tersebut ditunjuk sebagai pemenang lelang dengan syarat:
i.
Dalam hal penawaran kurang dari 80 % (delapan puluh persen) dihitung dari HPS, calon penyedia barang dan/atau jasa harus bersedia
menaikkan Jaminan Pelaksanaan menjadi 5% (lima perseratus) dari nilai total HPS;
untuk
Dalam hal penawaran lebih tinggi dari HPS, namun lebih rendah dari pagu anggaran maka jaminan pelaksanaan sebesar 5% (lima perseratus) dari harga penawaran
ii.
Apabila peserta yang bersangkutan tidak bersedia menaikkan nilai Jaminan Pelaksanaan, maka penawarannya digugurkan dan Jaminan Penawaran menjadi hak PT AP II;
iii.
Sedangkan penyedia barang dan/atau jasa itu sendiri, dimasukkan dalam Daftar Hitam (black list) dan tidak diperkenankan ikut serta dalam pengadaan barang dan/atau jasa untuk dalam jangka waktu 2 (dua) tahun.
(j)
Analisis kewajaran harga tidak diperlukan dalam hal pelelangan dilaksanakan dengan cara e-auction.
(k) Hasil klarifikasi dituangkan dalam Berita Acara
Klarifikasi.
PT ANGKASA PURA II (PERSERO)
Paraf
Evaluasi Penawaran Pengadaan Barang dan/atau Jasa Konstruksi/Jasa Lainnya
Panitia Pengadaan dan Unit ST harus menentukan bobot dan kriteria penentuan pemenang lelang dengan persetujuan Pejabat Yang Berwenang melalui atasan langsung.
Evaluasi penawaran pengadaan barang dan/atau jasa untuk menentukan pemenang lelang dapat dilakukan dengan salah satu cara di bawah ini:
a)
Sistem Harga Penawaran Terendah: Evaluasi penawaran dengan sistem harga penawaran terendah
dapat dilakukan untuk seluruh pengadaan barang dan/atau jasa yang bersifat sederhana, standar dan dapat didefinisikan dan diperinci dengan tepat.
(1) Evaluasi administrasi
(a) Evaluasi administrasi dilakukan terhadap penawaran yang memenuhi syarat pada pembukaan penawaran (kelengkapan dan keabsahan);
(b) Penjelesan tentang evaluasi administrasi mengacu kepada tahapan proses penilaian.
(2) Evaluasi teknis
(a)
Evaluasi teknis dilakukan terhadap penawaran yang dinyatakan lulus/memenuhi persyaratan administrasi;
(b)
Penjelesan tentang evaluasi teknis mengacu kepada tahapan proses penilaian.
(3) Evaluasi harga
(a)
Evaluasi harga dilakukan terhadap penawaran yang dinyatakan lulus/memenuhi persyaratan teknis;
(b)
Penjelesan tentang evaluasi harga mengacu kepada tahapan proses penilaian;
(c)
Berdasarkan hasil evaluasi harga, panitia pengadaan membuat daftar urutan penawaran yang dimulai dari urutan harga penawaran terendah dan mengusulkan penawar terendah sebagai calon pemenang.
b)
Sistem Nilai ( Merit Point System) Evaluasi penawaran dengan sistem nilai digunakan untuk
pengadaan barang dan/atau jasa pemborongan/jasa lainnya yang memperhitungkan keunggulan teknis sepadan dengan harganya, mengingat penawaran harga sangat dipengaruhi oleh kualitas teknis.
PT ANGKASA PURA II (PERSERO)
Paraf
(1) Evaluasi administrasi
(a) Evaluasi administrasi dilakukan terhadap penawaran yang memenuhi syarat pada pembukaan penawaran (kelengkapan dan keabsahan);
(b) Penjelesan tentang evaluasi administrasi mengacu kepada tahapan proses penilaian.
(2) Evaluasi teknis dan harga
(a) Evaluasi teknis dan harga dilakukan terhadap penawaran-penawaran yang dinyatakan memenuhi persyaratan
dengan memberikan penilaian (skor) terhadap unsur-unsur teknis dan/atau harga penawaran;
administrasi,
(b) Sistem nilai menggunakan pendekatan/metode kuantitatif, yaitu dengan memberikan nilai angka terhadap unsur-unsur teknis dan harga yang dinilai sesuai dengan kriteria yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan;
(c) Untuk penilaian dengan sistem nilai, dihitung nilai kombinasi antara nilai penawaran teknis dengan nilai harga penawaran terkoreksi (lihat contoh);
Contoh: Sistem Nilai (Merit Point System) Pengadaan Barang : 1 (satu) Unit Turbin Air
Nilai Penawar Penawar Penawar
No Unsur Penilaian
1. Harga alat (setelah
dievaluasi) 2. Harga suku cadang
3. Disain teknis dan kinerja 15
4. Waktu penyerahan
5. Pelayanan pasca jual
(d) Berdasarkan hasil evaluasi tersebut, panitia/pejabat pengadaan menyusun urutan 3 (tiga) penawaran dengan kombinasi nilai tertinggi sebagai calon pemenang dan calon pemenang cadangan 1 dan 2 (apabila ada), dengan ketentuan untuk sistem nilai dimulai dari yang mempunyai nilai kombinasi terbaik.
PT ANGKASA PURA II (PERSERO)
Paraf
c) Sistem Penilaian Biaya Selama Umur Ekonomis ( Economic Life Cycle Cost)
Evaluasi penawaran dengan sistem penilaian biaya selama umur ekonomis
untuk pengadaan barang/peralatan yang memperhitungkan faktor-faktor: umur ekonomis, harga, biaya operasi dan pemeliharaan, dalam jangka waktu operasi tertentu.
khususnya
dilakukan
(1) Evaluasi administrasi
(a) Evaluasi administrasi dilakukan terhadap penawaran yang memenuhi syarat pada pembukaan penawaran (kelengkapan dan keabsahan);
(b) Penjelasan tentang evaluasi administrasi mengacu kepada tahapan proses penilaian.
(2) Evaluasi Teknis dan Harga dilakukan dengan cara: (a) Evaluasi teknis dan harga dilakukan terhadap
penawaran-penawaran yang dinyatakan memenuhi persyaratan administrasi;
(b) Sistem economic life cycle cost digunakan khusus untuk mengevaluasi pengadaan barang yang kompleks dengan memperhitungkan perkiraan biaya operasi dan pemeliharaan serta nilai sisa selama umur ekonomis barang tersebut;
(c) Unsur-unsur teknis dan harga yang dinilai telah ditetapkan dalam dokumen pengadaan;
(d) Unsur harga tersebut dikonversikan ke dalam mata uang tunggal berdasarkan perhitungan secara profesional;
(e) Berdasarkan hasil evaluasi tersebut, panitia/pejabat pengadaan menyusun urutan 3 (tiga) penawaran sebagai calon pemenang dan calon pemenang cadangan 1 dan 2 (apabila ada), dengan ketentuan untuk sistem penilaian biaya selama umur ekonomis dimulai dari total harga yang terendah;
(f) Biaya-biaya yang dihitung dalam evaluasi, kecuali harga penawaran yang terkoreksi ( total bid evaluated price), tidak dimasukkan dalam harga kontrak (hanya berfungsi sebagai alat pembanding saja).
PT ANGKASA PURA II (PERSERO)
Paraf
Contoh: Sistem Penilaian Biaya Selama Umur Ekonomis ( Economic
Life Cycle Cost System) Pengadaan Barang : 1 (satu) Unit Buldozer (x 1 Juta) tahun. Catatan : Umur Ekonomis alat 8 tahun
No
Umur Penilaian
Penawar Penawar “A”
“B”
1. Harga Penawaran (setelah koreksi
aritmatik)
2. Biaya Operasional (8 Tahun)
3. Biaya Pemeliharaan (8 tahun)
4. Nilai Sisa ( - )
5. Biaya Selama Umur Ekonomis
6. Peringkat Tanpa Preferensi Harga
II I
7. Preferensi Komponen Dalam Negeri.
-- 37.5
Total Harga Evaluasi
Peringkat Dengan Preferensi Harga
I II
d)
Sistem Penilaian Discount Factor (1) Pemilihan langsung antar produk yang sudah ditentukan
merek dan jenis produknya; (2) Untuk pengadaan barang jadi yang sudah jelas standar
harga di pasar (terdapat price list dari agen/distributor) seperti mobil;
(3) Standar harga produk yang satu dengan yang lain berbeda
jauh; (4) Dalam menentukan produk yang akan diikutsertakan
dalam proses pelelangan, ditentukan oleh pejabat yang berwenang dan harus mempertimbangkan ketersediaan anggaran;
(5) Penetapan urutan calon pemenang ditentukan berdasarkan persentase discount terbesar yang diberikan terhadap price list;
(6) Dalam hal terdapat besaran persentase discount yang sama terhadap price list maka urutannya ditetapkan berdasarkan nilai nominal discount terbesar.
PT ANGKASA PURA II (PERSERO)
Paraf
Contoh: Sistem Penilaian Discount Factor
Discount Nominal
1 Produk X
15 45 I
2 Produk C
8 20 V
3 Produk H
4 Produk P
5 Produk M
10 20 IV
e) Evaluasi penawaran untuk penilaian design and build dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
(1) System nilai ( merit point system); atau (2) Dilakukan secara bertahap, yaitu terdiri dari:
(a) Evaluasi administrasi; (b) Evaluasi teknis; (c) Evaluasi design; dan (d) Evaluasi harga.
3) Pembuatan Berita Acara Hasil Pelelangan a)
Panitia Pengadaan membuat kesimpulan dari hasil evaluasi harga berikut daftar urutan peserta pelelangan, yang dimulai dari harga penawaran terendah dan dituangkan dalam Berita Acara Hasil Pelelangan (BAHP).
b) Apabila dalam dokumen lelang ditetapkan bahwa kriteria penentuan calon pemenang pelelangan didasarkan pada total penjumlahan bobot teknis dan harga ( merit system), maka Panitia Pengadaan membuat kesimpulan dari hasil penjumlahan bobot teknis dan harga yang susunannya dimulai dari rekanan yang memiliki nilai tertinggi dan seterusnya dituangkan dalam BAHP.
c)
BAHP berisi hal-hal sebagai berikut: (1) jumlah harga penawaran dan harga penawaran
terkoreksi dari masing-masing peserta; (2) metode evaluasi yang digunakan; (3) unsur-unsur yang dievaluasi; (4) rumus yang dipergunakan; (5) keterangan-keterangan lain yang dianggap perlu
mengenai hal ihwal pelaksanaan pelelangan;
PT ANGKASA PURA II (PERSERO)
Paraf
(6) tanggal dibuatnya berita acara serta jumlah peserta yang lulus dan tidak lulus pada setiap awal tahapan evaluasi.
d) BAHP yang menjadi hasil pelaksanaan pelelangan, termasuk cara penilaian, rumus-rumus yang digunakan dan sebagainya, sampai pada penetapan calon pemenangnya ditandatangani oleh Panitia Pengadaan.
4) Penetapan Pemenang Pelelangan a)
Panitia Pengadaan mengusulkan penetapan calon pemenang pelelangan kepada pejabat yang berwenang dengan penjelasan tambahan serta keterangan lain yang dianggap perlu sebagai bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan.
b) Dalam hal 2 (dua) peserta atau lebih mengajukan penawaran harga yang sama, Panitia Pengadaan memilih peserta yang mempunyai nilai evaluasi teknis yang lebih tinggi.
c) Usulan penetapan pemenang sekurang-kurangnya berjumlah 2 (dua) orang dan memuat:
(1) Nama pekerjaan; (2) Urutan nama calon pemenang pelelangan; (3) Jumlah harga penawaran masing-masing peserta.
d) Berdasarkan usulan penetapan pemenang yang disampaikan oleh Panitia Pengadaan, pejabat yang berwenang dapat:
(1) menyetujui usulan Panitia Pengadaan; atau (2) meminta Panitia Pengadaan untuk melakukan evaluasi
ulang berdasarkan ketentuan dalam dokumen lelang; atau
(3) meminta secara tertulis kepada Panitia Pengadaan
mengadakan negosiasi karena: (a) berdasarkan
pejabat yang berwenang, OE dan harga penawaran yang memenuhi syarat, dianggap terlalu tinggi/tidak wajar; atau
pertimbangan
(b) harga penawaran terendah yang memenuhi syarat
di atas OE/lebih tinggi dari OE.
e) Negosiasi hanya dilakukan kepada calon pemenang urutan
1 (satu).
f) Dalam hal negosiasi pada calon pemenang nomor 1 tidak mencapai kesepakatan maka negosiasi dilakukan pada calon pemenang nomor 2, dan seterusnya sampai urutan 3.
PT ANGKASA PURA II (PERSERO)
Paraf
g) Data dukung yang diperlukan untuk penetapan pemenang sekurang-kurangnya:
(1) HPS yang disahkan oleh pejabat yang ditunjuk; (2) Berita acara penjelasan/Aanwijzing (BAP); (3) Berita acara pembukaan penawaran (BAPP); (4) Berita acara hasil pelelangan (BAHP); (5) Saran penetapan pemenang pelelangan; (6) Analisis secara tertulis atas perbedaan harga penawaran
terhadap HPS (apabila terdapat perbedaan harga penawaran yang signifikan baik di atas maupun di bawah HPS);
(7) Dokumen penawaran dari calon pemenang pelelangan. h)
Apabila dalam proses pelelangan tidak tercapai kesepakatan dalam negosiasi, maka pelelangan dinyatakan batal.
i) Usulan penetapan pemenang untuk pengadaan barang dan/atau jasa yang menjadi kewenangan Direktur Utama, disampaikan kepada Direktur Utama melalui Direktur terkait.
j) Peserta yang ditetapkan sebagai pemenang wajib menerima penetapan
yang bersangkutan mengundurkan diri, tanpa alasan yang dapat diterima oleh pejabat yang ditunjuk, maka jaminan penawaran peserta yang bersangkutan dicairkan dan menjadi milik PT AP II.
tersebut.
Apabila
k) Apabila pemenang pertama yang ditetapkan mengundurkan diri, penetapan dapat dilakukan kepada calon pemenang urutan kedua sesuai dengan harga yang ditawarkan calon pemenang kedua tersebut, dengan ketentuan:
(1) Apabila harga penawaran calon pemenang kedua melebihi HPS atau dianggap tidak wajar, maka dilaksanakan negosiasi;
(2) Penunjukan calon pemenang kedua tersebut harus terlebih dahulu mendapat persetujuan/penetapan dari pejabat yang berwenang.
l) Apabila calon pemenang kedua juga mengundurkan diri, penetapan dapat dilakukan kepada calon pemenang urutan ketiga sesuai dengan harga yang ditawarkan calon pemenang ketiga tersebut, dengan ketentuan:
(1) Apabila harga penawaran calon pemenang ketiga melebihi HPS atau dianggap tidak wajar, maka dilaksanakan negosiasi;
PT ANGKASA PURA II (PERSERO)
Paraf
(2) Penunjukan calon pemenang ketiga tersebut harus terlebih dahulu mendapat persetujuan/penetapan dari pejabat yang berwenang.
m) Apabila calon pemenang ketiga juga mengundurkan diri, maka dilakukan penunjukan langsung dengan justifikasi atau dasar pertimbangan penunjukan calon penyedia barang dan/atau jasa.
5) Sanggahan Peserta Pelelangan. a)
Untuk menjamin adanya transparansi dan perlakuan yang sama ( equal treatment) dalam setiap Pengadaan Barang dan Jasa, maka peserta pelelangan yang kalah berhak untuk mengajukan sanggahan.
b) Sanggahan hanya yang berkaitan dengan kesesuaian pelaksanaan pelelangan/seleksi dengan prosedur atau tata cara pelelangan/seleksi.
c) Sanggahan ditujukan kepada Panitia Pengadaan. d)
Sanggahan dapat diterima apabila diajukan dalam waktu selambat-lambatnya 4 (empat) hari kerja sejak diumumkannya pemenang atau sebelum kontrak ditandatangani, mana yang lebih dahulu.
e) Direksi atau Panitia Pengadaan wajib menyampaikan keputusan atas sanggahan tersebut selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari kalender dari tanggal diterimanya pengajuan sanggahan.
f) Direksi atau Panitia Pengadaan menangani dan memeriksa sanggahan dapat melibatkan pihak yang tidak terkait langsung dengan proses pengadaan barang dan/atau jasa yang bersangkutan.
g) Peserta Pelelangan yang mengajukan sanggahan wajib menyerahkan uang jaminan sanggahan sebesar nilai jaminan penawaran (bid bond), dan wajib membuktikan kebenaran sanggahannya.
h) Uang jaminan sanggahan tersebut dikembalikan kepada penyanggah apabila sanggahannya terbukti benar secara hukum.
i) Apabila sanggahannya terbukti tidak benar maka jaminan sanggahan atau jaminan penawaran dicairkan dan menjadi hak PT AP II apabila sanggahannya terbukti tidak benar secara hukum.
j) Keputusan Direksi atau Panitia Pengadaan atas sanggahan bersifat final.
PT ANGKASA PURA II (PERSERO)
Paraf
k) Setelah pemenang pelelangan diumumkan dan masa sanggah telah selesai, surat jaminan penawaran dapat diambil oleh peserta pelelangan yang tidak ditetapkan sebagai pemenang.
6) Pelelangan Batal a)
Pelelangan pengadaan barang dan/atau jasa batal, apabila salah satu dari hal-hal tersebut di bawah ini terjadi:
(1) jumlah Peserta Pelelangan yang hadir dalam acara penjelasan ulang kurang dari 3 (tiga) peserta;
(2) jumlah penawaran yang disampaikan/diterima kurang dari
3 (tiga) penawar; (3) harga penawaran terendah peserta pelelangan yang lulus
administrasi dan teknis, melebihi dana yang tersedia (termasuk hasil e-auction);
(4) jumlah peserta pelelangan yang lulus evaluasi kurang dari
2 (dua) peserta; (5) jumlah peserta yang lulus evaluasi untuk mengikuti
e-auction kurang dari 3 (tiga) peserta, kecuali mendapat persetujuan pejabat yang berwenang;
(6) proses pelelangan tidak dapat dilanjutkan karena seluruh peserta lelang menyatakan bahwa penawaran yang disampaikan tidak berlaku lagi (kadaluarsa);
(7) sanggahan penyedia barang dan/atau jasa terhadap pelaksanaan prosedur pelelangan ternyata benar yaitu pelaksanaan pelelangan tidak sesuai dengan prosedur yang ditetapkan dalam dokumen lelang;
(8) terdapat kesalahan prosedur dalam proses lelang yang diketahui sebelum penetapan pemenang;
(9) pemenang urutan pertama atau kedua atau ketiga tidak bersedia untuk ditunjuk sebagai pelaksana pekerjaan;
(10) apabila terdapat bukti atau indikasi yang kuat adanya KKN
dalam proses pelelangan.
b) Dalam hal pelelangan dinyatakan batal maka dilakukan pelelangan ulang.
c) Apabila dalam proses pelelangan ulang batal, maka dapat dilakukan:
(1) pemilihan langsung yang diikuti oleh penyedia barang dan/atau jasa di antara peserta yang ikut dalam proses lelang batal dan/atau diikuti oleh penyedia barang dan/atau jasa lain; atau
PT ANGKASA PURA II (PERSERO)
Paraf
(2) penunjukan langsung kepada penyedia barang dan/atau jasa yang ikut dalam proses lelang batal atau penyedia barang dan/atau jasa lain, apabila peserta yang memenuhi syarat kurang dari 2 (dua).
Dalam hal dilakukan penunjukan langsung terhadap calon penyedia barang dan/atau jasa di luar peserta lelang, maka Unit ST harus terlebih dahulu mengusulkan kepada pejabat yang berwenang untuk mendapat persetujuan melaksanakan penunjukan langsung tersebut, disertai pertimbangan/alasan penunjukan calon penyedia barang dan/atau jasa dimaksud.
7) Penunjukan Pelaksana Pekerjaan Penunjukan Pelaksana Pekerjaan dikeluarkan oleh Direksi/Pejabat
yang berwenang, apabila: a)
ternyata tidak ada sanggahan; atau
b) sanggahan yang diterima dalam masa sanggah ternyata tidak benar; atau
c) sanggahan diterima di luar batas waktu masa sanggah; atau d)
sanggahan pertama telah dijawab oleh PT AP II, berdasarkan kajian yang cermat.