TATA CARA PENGADAAN BARANG DAN/ATAU JASA
BAB VII TATA CARA PENGADAAN BARANG DAN/ATAU JASA
1. KETENTUAN UMUM
a. Kepala End User mengajukan nota permintaan barang dan/atau jasa kepada Unit ST, dan selanjutnya Unit ST membuat SUP/RKST berdasarkan program kerja yang mengacu pada RKAP/RKAT dengan memperhatikan:
1) Analisis biaya dan manfaat; 2)
Persediaan barang/kondisi aset yang ada; 3)
Jangka waktu dan cara pelaksanaan pekerjaan.
b. Kepala Unit ST harus mempunyai catatan pengendalian mengenai dana yang telah digunakan sesuai mata anggaran yang tersedia berdasarkan RKAP/RKAT.
c. Untuk barang persediaan rutin, jumlah pengadaan dan persediaannya dikendalikan oleh unit yang membidangi fungsi perlengkapan dengan dibuatkan analisa kebutuhan dan persediaan sebagai dasar pembuatan Surat Pesanan (SP).
d. Untuk pekerjaan rutin, perencana dan pengendaliannya dilakukan oleh Unit ST terkait.
e. Unit ST dalam membuat SUP dan Unit yang membidangi fungsi perlengkapan dalam membuat Surat Pesanan (SP) harus memperhatikan:
1) barang investasi dan eksploitasi; 2)
sub bidang dari masing-masing barang yang diminta;
3) pemisahan antara barang yang mudah didapat di pasar dengan barang yang sulit didapat di pasar;
4) pemisahan barang rutin dan non rutin.
PT ANGKASA PURA II (PERSERO)
Paraf
2. PERSIAPAN PELAKSANAAN
a. Pengadaan Barang 1)
Pengadaan Barang Rutin a)
End User mengajukan permintaan kebutuhan kepada Unit ST, dilengkapi dengan keterangan teknis yang jelas dan terinci.
b) Berdasarkan permintaan End User, Unit ST mengajukan SUP kepada Unit fungsi perlengkapan yang dilengkapi dengan keterangan teknis yang jelas dan terinci.
c) Keterangan teknis dimaksud meliputi antara lain jumlah, merek, tipe, kapasitas, ukuran dan tahun pembuatan, dengan mempertimbangkan laporan mutasi persediaan yang dibuat oleh Unit fungsi perlengkapan.
d) Berdasarkan SUP dari Unit ST dan analisa kebutuhan dan persediaan yang dilakukan oleh Unit fungsi Perlengkapan, dibuat SP untuk kebutuhan periode tertentu, yang diketahui/disahkan oleh pejabat yang berwenang.
e) Apabila terjadi perubahan kebutuhan baik yang menyangkut jumlah maupun teknis, Unit ST segera memberitahukan perubahan tersebut kepada Unit fungsi perlengkapan.
f) Berdasarkan jumlah dan spesifikasi teknis barang yang tertuang pada SP, Unit fungsi perlengkapan membuat Harga Perkiraan Sendiri (HPS) yang disusun secara sistematis.
g) Untuk Pengadaan barang (baik investasi maupun eksploitasi), berdasarkan SP dan jumlah perkiraan harga/biaya, Pejabat fungsi perlengkapan menyampaikan Nota Konfirmasi Anggaran (NKA) kepada Pimpinan Unit yang membidangi Anggaran untuk pengecekan anggaran.
h) Dalam hal anggaran tersedia, NKA dikirim kembali oleh Pimpinan Unit yang membidangi Anggaran kepada Pejabat fungsi perlengkapan selambat-lambatnya 3 (tiga) hari kerja setelah NKA diterima untuk pengesahan SP/RKST.
i) Dalam hal anggaran tidak mencukupi/tidak tersedia, pengadaan barang dan/atau jasa tidak dapat dilaksanakan, maka berkas/takah dikembalikan ke Unit ST untuk mendapat persetujuan Direktur Keuangan.
PT ANGKASA PURA II (PERSERO)
Paraf
2) Pengadaan Barang Non Rutin a)
Berdasarkan permintaan dari End User, Unit ST membuat SUP dengan dilengkapi:
(1) Justifikasi kebutuhan; (2) Nama dan keterangan barang yang dilengkapi dengan
spesifikasi teknis yang jelas dan terinci; (3) Untuk pengadaan suku cadang dan atau pengadaan
barang tertentu dilengkapi dengan keterangan tentang: merek yang disertai justifikasi penunjukkan merek, tipe, kapasitas, ukuran dan/atau pabrikan;
(4) Perkiraan harga Unit ST/EE; (5) Mata anggaran dan kode barang; (6) Jumlah dan jadwal kebutuhan; (7) Sasaran pemakaian; (8) Dalam hal permintaan barang spesifik, harus disertai
dengan justifikasi barang spesifik.
b) Perkiraan harga Unit ST adalah perkiraan harga yang telah memperhitungkan PPN dan keuntungan penyedia barang.
c) SUP diteruskan kepada Pejabat yang membidangi administrasi perlengkapan untuk Kantor Cabang untuk dibuatkan Surat Pesanan (SP), yang disahkan oleh pejabat yang berwenang. Untuk Kantor Pusat, End User mengajukan surat permohonan pengadaan kepada Unit ST.
d) Dalam pembuatan SP, nilai pengadaan barang tidak boleh dipecah menjadi beberapa SP.
e) SP dibuat selambat-lambatnya 3 (tiga) hari kerja setelah menerima SUP, dengan tembusan disampaikan kepada unit fungsional terkait.
f) Unit ST/Pejabat fungsi perlengkapan selanjutnya membuat HPS yang disusun secara sistematis berdasarkan jumlah dan spesifikasi teknis barang yang tertuang pada SP.
PT ANGKASA PURA II (PERSERO)
Paraf
g) Untuk pengadaan barang (baik investasi maupun eksploitasi), berdasarkan SP dan jumlah perkiraan harga/biaya, Pejabat yang berwenang menyampaikan Nota Konfirmasi Anggaran (NKA) kepada Kepala Unit yang membidangi Anggaran untuk pengecekan anggaran.
h) Dalam hal anggaran tersedia, NKA dikirim kembali oleh Kepala Unit yang membidangi Anggaran kepada Pejabat yang berwenang selambat-lambatnya 3 (tiga) hari kerja setelah NKA diterima untuk pengesahan SP.
i) Dalam hal anggaran tidak mencukupi/tidak tersedia, pengadaan barang tidak dapat dilaksanakan, kecuali mendapat persetujuan Direktur Keuangan.
j) Selambat-lambatnya 5 (lima) hari kerja setelah pengesahan, tembusan SP disampaikan kepada Pimpinan Unit yang membidangi anggaran, dan untuk kantor cabang ditambah dengan kepada Unit ST.
b. Pengadaan Jasa/Pengadaan dan Pemasangan 1)
Berdasarkan permintaan pekerjaan dari End User, Kepala Unit ST membuat:
a)
Justifikasi kebutuhan;
b) Rencana Kerja dan Spesifikasi Teknis (RKST) yang berisi nama dan uraian pekerjaan, persyaratan teknis berikut gambar rencana, jadwal pekerjaan, sub bidang dan kualifikasi yang diperlukan;
c)
Volume Pekerjaan ( Bill of Quantity);
d)
HPS/Owner Estimate (OE);
e)
Analisa Harga Satuan yang bersifat rahasia;
f)
Kerangka Acuan Kerja (KAK);
g) Waktu pelaksanaan yang diperlukan, termasuk kapan Pekerjaan Konstruksi tersebut harus tersedia pada lokasi kegiatan/sub kegiatan terkait;
h)
Metode pengadaan.
PT ANGKASA PURA II (PERSERO)
Paraf
2) Dokumen-dokumen tersebut di atas dibuat selambat-lambatnya
10 (sepuluh) hari kerja setelah menerima permintaan pekerjaan, kecuali dalam hal pekerjaan yang memerlukan perencanaan yang kompleks dan rumit.
3) Penyusunan RKST yang menggunakan jasa konsultan harus dilakukan berdasarkan Kerangka Acuan Kerja/ Term of Reference (TOR) serta sesuai dengan kualifikasi dan bidang jasa yang diperlukan.
4) Berdasarkan jumlah dan spesifikasi teknis jasa/pengadaan dan pemasangan yang tertuang pada SP/RKST, Unit ST membuat HPS yang disusun secara sistematis.
5) Untuk pengadaan jasa/pengadaan dan pemasangan (baik investasi maupun eksploitasi), berdasarkan SP/RKST dan jumlah perkiraan harga/biaya, Pejabat yang berwenang menyampaikan Nota Konfirmasi Anggaran (NKA) kepada Kepala Unit yang membidangi Anggaran untuk pengecekan anggaran.
6) Dalam hal anggaran tersedia, NKA dikirim kembali oleh Kepala Unit yang membidangi Anggaran kepada Pejabat yang berwenang selambat-lambatnya 3 (tiga) hari kerja setelah NKA diterima untuk pengesahan SP/RKST.
7) Dalam hal anggaran tidak mencukupi/tidak tersedia, pengadaan barang dan/atau jasa tidak dapat dilaksanakan, kecuali mendapat persetujuan Direktur Keuangan.
8) Selambat-lambatnya 5 (lima) hari kerja setelah pengesahan, tembusan SP disampaikan kepada:
(1) Kepala Unit ST; (2) Kepala Unit yang membidangi anggaran.
PT ANGKASA PURA II (PERSERO)
Paraf
3. PELAKSANAAN
a. Pengadaan Barang 1)
Berkas/Takah asli pengadaan barang yang telah lengkap diproses oleh:
a) Unit fungsi perlengkapan untuk pengadaan barang dengan nilai: (1) sampai dengan Rp 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah)
untuk kantor pusat; (2) sampai dengan Rp 300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah)
untuk Kantor Cabang Utama Bandar Udara Internasional Soekarno-Hatta;
(3) sampai dengan Rp 100.000.000,00 (seratus juta rupiah) untuk kantor cabang selain Kantor Cabang Utama Bandar Udara Internasional Soekarno-Hatta.
b) Panitia Pengadaan Barang dan/atau Jasa, untuk pengadaan barang dengan nilai:
(1) di atas Rp 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah) untuk
kantor pusat; (2) di atas Rp 300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah) untuk
Kantor Cabang Utama Bandar Udara Internasional Soekarno-Hatta;
(3) di atas Rp 100.000.000,00 (seratus juta rupiah) untuk kantor cabang selain Kantor Cabang Utama Bandar Udara Internasional Soekarno-Hatta.
2) Setiap surat penunjukan penyedia barang atau surat penetapan pemenang harus dikirimkan tembusannya kepada:
a) Direktur terkait/atasan Pejabat yang berwenang; b)
Unit terkait.
PT ANGKASA PURA II (PERSERO)
Paraf
b. Pengadaan Jasa/Pengadaan dan Pemasangan 1)
Berkas/Takah asli pengadaan barang yang telah lengkap diproses oleh:
a) Unit ST untuk pengadaan jasa/pengadaan dan pemasangan dengan nilai:
(1) sampai dengan Rp 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah)
untuk kantor pusat; (2) sampai dengan Rp 300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah)
untuk Kantor Cabang Utama Bandar Udara Internasional Soekarno-Hatta;
(3) sampai dengan Rp 100.000.000,00 (seratus juta rupiah) untuk kantor cabang selain Kantor Cabang Utama Bandar Udara Internasional Soekarno-Hatta.
b) Panitia Pengadaan Barang dan/atau Jasa, untuk pengadaan jasa/pengadaan dan pemasangan dengan nilai:
(1) di atas Rp 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah) untuk
kantor pusat; (2) di atas Rp 300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah) untuk
Kantor Cabang Utama Bandar Udara Internasional Soekarno-Hatta;
(3) di atas Rp 100.000.000,00 (seratus juta rupiah) untuk kantor cabang selain Kantor Cabang Utama Bandar Udara Internasional Soekarno-Hatta.
2) Setiap surat penunjukan penyedia jasa/pengadaan dan pemasangan atau surat penetapan pemenang harus dikirimkan tembusannya kepada:
a) Direktur terkait/Atasan Pejabat yang berwenang; b)
Unit terkait.
PT ANGKASA PURA II (PERSERO)
Paraf
3) Unit ST wajib melaporkan hasil pengadaan barang investasi yang diperoleh melalui proses pengadaan jasa/pengadaan dan pemasangan, kepada Unit Accounting untuk kantor pusat dan fungsi perlengkapan untuk kantor cabang untuk dilakukan pencatatan.
PT ANGKASA PURA II (PERSERO)
Paraf