TA : Sistem Pendukung Keputusan Promosi dan Jenjang Karir Karyawan di Inna Simpang Hotel Surabaya.

SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN

PROMOSI DAN JENJANG KARIR KARYAWAN

DI INNA SIMPANG HOTEL SURABAYA

Oleh :

Nama : Rokhma Handayani

Nim : 00.41010.0158

Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

Halaman

MOTTO ... iii

PERSEMBAHAN ... iv

ABSTRAKSI ... v

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR TABEL ... xi

DAFTAR GAMBAR ... xiii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 3

1.3 Batasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II LANDASAN TEORI ... 5

2.1 Manajemen Sumber Daya Manusia ... 6

2.2 Sistem Pendukung Keputusan ... 9

2.3 Komponen SPK ... 10

2.4 Sistem Informasi ... 13

2.5 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi ... 14

2.8 Profile Matching ... 23

2.9 Penentuan Ranking Kandidat ... 24

BAB III METODE PENELITIAN... 26

3.1 Analisis Sistem... 26

3.2 Identifikasi Masalah ... 28

3.3 Sistem Flow Terkomputerisasi ... 41

3.4 Data Flow Diagram ... 42

3.5 Entity Relationship Diagram... 47

3.6 Konsep Relasional Database ... 48

3.7 Struktur Database ... 49

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 65

4.1 Konfigurasi Software dan Hardware ... 65

4.2 Evaluasi Sistem Pengolahan dan Penyimpanan Data ... 87

BAB V PENUTUP ... 94

5.1 Kesimpulan ... 94

5.2 Saran ... 95

1.1 Latar Belakang

Keberhasilan sebuah perusahaan tak lepas dari peran serta karyawan sebagai sumber daya manusia yang menjalankan segala macam aktivitas demi kemajuan tempat kerjanya. Sumber Daya Manusia (SDM) sering dianggap sebagai asset perusahaan dan keberadaan SDM dianggap sebagai faktor produksi, oleh sebab itu SDM harus dipelihara dan diseleksi dengan tepat supaya menunjukkan kinerja yang baik dan optimal.

Seleksi karyawan yang tepat ikut andil di dalamnya karena berpengaruh pada kinerja perusahaan dalam mencapai tujuannya secara efisien. Hal ini berlaku bagi karyawan baru maupun yang telah lama bekerja dalam proses pengembangan karirnya. Pemilihan karyawan sering kali menjadi polemik, karena ada kemungkinan penilaian subyektif terhadap seseorang sehingga proses tidak berjalan dengan semestinya dan hasil yang dicapaipun kemungkinan tidak maksimal. Oleh sebab itu dengan bantuan kecerdasan komputer diharapkan proses pengangkatan posisi tersebut berjalan fair dan obyektif sehingga tercapai ‘the

right man in the right place’ dengan lebih baik, lebih akurat dan lebih cepat.

Inna Simpang Hotel Surabaya sebagai salah satu hotel berbintang tiga di Surabaya pun tak lepas dari hal ini dimana selama ini proses penyeleksian hingga proses pengangkatan posisi masih berlangsung manual. Salah satu contoh yang akan disorot dalam hal ini adalah cara pemilihan karyawan sesuai dengan kriteria suatu jabatan tertentu. Apabila terdapat suatu jabatan pada bagian dari perusahaan

2

lowong, diharapkan dengan sistem ini dapat membantu untuk menganalisis para karyawan yang sesuai dengan kriteria jabatan tersebut, yang disebut Analisa Gap Kompetensi (Profile Matching). Sistem kompetensi ini merupakan salah satu pemecahan masalah bagi aset SDM. Sistem kompetensi ini terdapat pendeskripsian prestasi dan potensi SDM sesuai dengan unit kerjanya. Pencapaian prestasi karyawan dan potensinya dapat terlihat dengan tugas pekerjaan yang dimiliki. Kompetensi merupakan kombinasi dari pengetahuan, ketrampilan, sikap, dan perilaku yang dimiliki karyawan agar dapat melakukan tugas dan peran pada jabatan yang diduduki secara produktif dan profesional.

Dengan berbagai kondisi SDM tersebut dan dalam rangka mengatasi salah satu kendala SDM tersebut, diadakan suatu usaha untuk memetakan potensi karyawan. Hal-hal tersebut: intelegensi, sikap kerja dan perilaku karyawan. Masalah yang akan dicoba untuk diatasi antara lain:

1. Profil karyawan dan profil jabatan belum terorganisir dalam database yang mudah aksesnya bila dibutuhkan dalam ‘profile matching’.

2. Sistem ‘profile matching’ dalam pencarian karyawan dan analisis gap kompetensi masih dilakukan secara campuran, sebagian dalam bentuk

hardcopy dan komputerisasi. Sehingga kedua proses berjalan lambat dan

kurang obyektif.

Hal inilah yang mendukung penulis ingin membuat suatu “Sistem Pendukung Keputusan Promosi dan Jenjang Karir Karyawan di Inna Simpang Hotel Surabaya”

1.2 Perumusan Masalah

Perumusan masalah adalah sebagai berikut: “Bagaimana membuat sistem pendukung keputusan untuk membantu manajer dalam memperoleh daftar kandidat dan informasi-informasi yang dapat mendukung keputusannya dalam mengambil keputusan menyeleksi calon karyawan untuk mengisi kekosongan jabatan yang tepat secara cepat dan obyektif”

1.3 Pembatasan Masalah

Adapun batasan-batasan masalah untuk sistem pendukung keputusan yang dibuat adalah sebagai berikut :

1. Dalam sistem kenaikan jabatan ini akan digunakan sistem pendukung keputusan dalam proses analisis gap kompetensi dan profile matching

2. Profil karyawan dan profil jabatan yang diperhitungkan dalam proses ini meliputi kriteria kapasitas intelektual, sikap kerja dan perilaku dari masing-masing karyawan dan jabatan.

3. Sistem kenaikan jabatan ini hanya berlaku pada ruang lingkup intern perusahaan saja.

4. Variabel kompetensi terdiri dari dua yaitu hard competency berupa aspek pendidikan) dan soft competency yang berupa aspek psikologi, tetapi yang digunakan dalam proses profile matching dan carier planning adalah soft

competency saja.

1.4 Tujuan

Tujuan pembuatan sistem ini adalah: “Membuat sistem pendukung keputusan dengan menggunakan metode profile matching untuk proses kenaikan jabatan ke dalam suatu database dan proses perjalanan karir karyawan”.

4

1.5 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan Tugas Akhir ini disusun dalam lima bab. Pada tiap bab terdiri dari beberapa sub bab. Sebagai gambaran yang jelas dari Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:

Bab I Pendahuluan

Pada bagian pendahuluan ini membahas gambaran umum mengenai latar belakang permasalahan, pembatasan masalah, tujuan yang hendak dicapai.

Bab II Landasan Teori

Pada bagian ini membahas tentang studi literatur yang digunakan untuk mendukung analisa dan perancangan sistem pendukung keputusan Bab III Perancangan Sistem

Pada bab ini dibahas tentang permasalahan yang ada pada bentuk manual dan memberikan gambaran dari sistem yang lama untuk mendapatkan landasan dari pengembangan software dan variabel-variabel pendukungnya juga analisa dan perancangannya yang meliputi

system flow, DFD, ERD, desain basis data

Bab IV Implementasi dan Sistem

Bab ini menjelaskan tentang implementasi beserta evaluasi dari sistem pendukung keputusan yang telah dibuat, di mana didalamnya terdapat instalasi dan penjelasan penggunaan program.

Bab V Penutup

Pada bab yang terakhir ini merupakan kesimpulan dari semua penjelasan yang telah dikemukakan. Pada akhirnya didapatkan saran-saran yang bisa dijadikan sebagai masukan yang berarti.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Manajemen Sumber Daya Manusia

Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) menurut Simamora (1997:3) adalah pendayagunaan, pengembangan, penilaian, pemberian balas jasa, dan pengelolaan individu anggota organisasi atau kelompok pekerja. MSDM menyangkut desain dan implementasi sistem perencanaan, penyusunan karyawan, pengembangan karyawan, pengelolaan karir, evaluasi kinerja, kompensasi karyawan, dan hubungan perburuhan yang mulus. MSDM juga merupakan aktifitas-aktifitas atau kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan agar SDM di dalam organisasi dapat digunakan secara efektif supayai mencapai tujuan.

Dan menurut Dessler (2003), untuk memahami pengertian MSDM, pertama kali harus mengetahui hal-hal yang dikerjakan oleh para manajer. Pada umumnya para ahli sepakat bahwa terdapat lima fungsi dasar yang dilaksanakan para manajer yaitu: perencanaan, pengorganisasian, pengisian staf, pengarahan dan pengawasan. Keseluruhan fungsi tesebut sering dirujuk sebagai proses manajemen.

Fungsi MSDM atau fungsi “staffing” merujuk pada konsep-konsep dan teknik-teknik yang diperlukan untuk melaksanakan tugas manajemen dalam aspek “manusia” atau karyawan yang mencakup:

a. Analisis pekerjaan (menetapkan hakikat pekerjaan karyawan)

b. Perencanaan kebutuhan tenaga kerja dan pendaftaran calon karyawan c. Seleksi calon karyawan

d. Orientasi dan pelatihan karyawan baru e. Manajemen upah dan gaji

f. Penyedian insentif dan kesejahteraan g. Penilaian prestasi kerja

h. Komunikasi tatap muka i. Pengembangan manajer 2.1.1 Manajemen Personalia

Manajemen personalia adalah manajemen yang mengkhususkan diri dalam bidang personalia. Di mana Flippo (1980:5) menerangkan bahwa manajemen personalia adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan kegiatan-kegiatan pengadaan, pengembangan, pemberian kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan dan pelepasan SDM agar tercapai berbagai tujuan individu, organisasi dan masyarakat.

Tugas-tugas manajemen personalia antara lain: menetapkan analisis jabatan, merekrut karyawan, melatih, menempatkannya, memberikan kompensasi yang adil dan merata, memotivasi karyawan dan sebagainya. Hal ini semua bertujuan agar perusahaan tersebut dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam rangka pencapaian yang telah ditentukan.

Sebagaimana telah dikemukakan diatas bahwa bidang dalam manejemen personalia diatas adalah sangat luas antara lain penyeleksian karyawan maka perusahaan harus dapat melaksanakan penyeleksian secara baik sesuai ungkapan

8

2.1.2 Seleksi

Seleksi adalah proses sebuah perusahaan memilih dari sekelompok pelamar, orang atau orang-orang yang paling mempengaruhi kriteria seleksi untuk posisi yang tersedia berdasarkan kondisi yang ada pada saaat ini. Seleksi haruslah meningkatkan proporsi karyawan yang sukses yang terpilih dari sekelompok pelamar pada biaya yang serendah mungkin. Proses seleksi dimulai ketika pelamar melamar pekerjaan di perusahaan, dan berakhir pada saat diambil keputusan pengangkatan.

Menurut Simamora (1997:255) seleksi SDM penting karena tiga hal yaitu: a. Kinerja para manajer akan senantiasa tergantung sebagian pada kinerja

bawahan-bawahannya.

b. Penyaringan yang efektif adalah penting karena ada biaya-biaya merekrut saat mengangkat karyawan-karyawan.

c. Seleksi yang baik itu penting karena implikasi-implikasi legal dari pelaksanaannya secara serampangan.

Proses seleksi sendiri tergantung pada tiga masukan penting seperti pada gambar berikut ini:

Analisis Jabatan

Rencana-rencana sdm

rekrutmen

- Ketentuan organisasional - Pertumbuhan pasar tenaga kerja - Hukum ketenagaan kerja yang seimbang - Aturan-aturan layanan kewarganegaraan - Batasan-batasn legal lainnya

- Credential Distortion - Konsiderasi etnis

Proses Seleksi

- Orientasi - Latihan - Pengembangan - Perencanaan karir - Evaluasi prestasi - Kompensasi - Perjanjian kolektif - Pengawasan Personalia

Input Tantangan Kegiatan-Kegiatan

SDM

Gambar 2.1 Ketergantungan kegiatan-kegiatan manajemen personalia pada proses seleksi

Informasi analisis jabatan memberikan deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan dan standar-standar prestasi yang disyaratkan setiap jabatan.

Rencana-rencana sumber daya manusia memberitahukan kepada manajer personalia bahwa ada lowongan pekerjaan. Akhirnya, rekrutmen perlu agar manajer personalia mendapatkan sekelompok kandidat yang akan dipilih. Ketiga masukan ini yang sangat menentukan efektifitas proses seleksi.

Disamping itu, manajer personalia harus menghadapi tantangan-tantangan dalam pencapaian tujuan proses seleksi.

2.2 Sistem Pendukung Keputusan

Sistem pendukung keputusan (SPK) ini tidak dimaksudkan untuk menggantikan manajer namun manajer dan komputer bekerja sama sebagai tim pemecahan masalah dalam memecahkan masalah yang berada di area semi terstruktur yang luas. Sistem ini dimaksudkan harus:

a. Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi terstruktur.

b. Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya.

c. Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer daripada efisiensinya.

Tujuan-tujuan ini berhubungan dengan tiga prinsip dasar dari konsep sistem pendukung keputusan yaitu struktur masalah, dukungan keputusan dan efektifitas keputusan.

10

2.3 Komponen SPK

SPK terdiri dari 3 komponen dasar atau subsistem, yaitu Subsistem Manajemen Basis Data, Subsistem Manajemen Basis Model, Subsistem Perangkat Lunak Penyelenggara Dialog .

Keterkaitan dari ketiga subsistem dapat dilihat pada gambar berikut:

Gambar 2.2 Komponen Sistem Pendukung Keputusan

a. Subsistem Manajemen Basis Data

Merupakan bagian-bagian yang menyediakan data yang dibutuhkan oleh sistem. Data ini diorganisasikan dalam suatu data base yang disebut dengan Subsistem Manajemen Basis Data.(DBMS) Ada beberapa perbedaan data base untuk SPK dan non-SPK. Pertama, sumber data untuk SPK lebih kaya dari pada non-SPK dimana data harus berasal dari luar dan dari dalam karena proses pengambilan keputusan, terutama dalam level manajemen puncak, sangat bergantung pada sumber data dari luar, misalnya data ekonomi. Perbedaan lain adalah proses pengambilan dan ekstraksi data dari sumber data yang sangat besar. SPK membutuhkan proses ekstraksi dan DBMS yang dalam pengelolaannya harus

Basis Data Basis Model

Manajemen Basis Data

Manajemen Basis Model Menajemen Penyelenggara

Dialog

Piranti Lunak

Lingkungan Tugas

cukup fleksibel untuk memungkinkan penambahan dan pengurangan secara cepat. Kemampuan yang dibutuhkan manajemen data base sebagai berikut:

Kemampuan untuk mengkombinasikan berbagai variasi data melalui pengambilan dan ekstraksi data.

1. Kemampuan untuk menambahkan sumber data secara cepat dan mudah.

2. Kemampuan untuk menggambarkan struktur data logikal sesuai dengan pengertian pemakai sehingga pemakai mengetahui apa yang tersedia dan dapat menentukan kebutuhan penambahan dan pengurangan.

3. Kemampuan untuk menangani data secara personil sehingga pemakai dapat mencoba berbagai alternatif pertimbangan personil.

4. Kemampuan untuk mengelola berbagai variasi data.

Gambar 2.3 Subsistem Manajemen Basis Data

b. Subsistem Manajemen Basis Model

Salah satu keunggulan dari SPK adalah kemampuan untuk mengintregasikan akses data dan model-model keputusan. Hal ini dapat dilakukan dengan menambahkan model-model keputusan kedalam sistem informasi yang

Sumber Data Internal Data :  Estraksi  Mengambil  Menambah Basis Data SPK Sumber Data Eksternal

Fungsi Manajemen Basis Data:  Menggambarkan struktur data  Update

 Pengurangan dan penambahan data

Manajemen Basis Model

Manajemen Penyelenggara dialog

Keuangan Pemasaran Personalia Manufaktur (Data Ekonomis) (Faktor Biaya) DBMS

12

model-model. Salah satu persoalan yang berkaitan dengan model adalah bahwa penyusunan model seringkali terikat pada struktur model yang mengasumsikan adanya masukan yang benar dan cara keluaran yang tepat. Sementara, model cenderung tidak mencukupi adanya kesulitan dalam mengembangkan model yang terintegrasi untuk menangani sekumpulan keputusan yang saling bergantungan. Cara untuk menangani persoalan ini dengan menggunakan koleksi berbagai model yang terpisah, dimana setiap model digunakan untuk menangani bagian yang berbeda dari masalah yang sedang dihadapi.

Kemampuan yang dimiliki subsistem basis model adalah:

1. Kemampuan untuk menciptakan model baru secara cepat dan mudah

2. Kemampuan untuk mengakses dan mengintegrasikan model-model keputusan. 3. Kemampuan untuk mengelola basis model dengan fungsi manajemen yang

analog dan manajemen data base (seperti mekanisme untuk menyimpan, membuat analog, menghubungkan, dan mengakses model).

Gambar 2.4 Subsistem Manajemen Basis Model

Basis Data SPK

Model-model Strategis

"Bangunan" Model dan

Subrutin Model-model

Operasional Model-model

Taktis

Fungsi Manajemen Basis Model:  Menciptakan model  Memelihara - Update  Manipulasi - User Manajemen

Basis Data

c. Subsistem Perangkat Lunak Penyelenggara Dialog

Adalah fleksibilitas dan kekuatan karakteristik SPK yang timbul dari kemampuan interaksi antara sistem dan pemakai. Komponen-komponen dari sistem dialog adalah pemakai, terminal, dan sistem perangkat lunak.

Gambar 2.5 Subsistem Penyelenggaraan Dialog

d. Subsistem Knowledge Management

Subsistem Knowledge Management merupakan subsistem opsional yang

dapat mendukung subsistem lain atau berfungsi secara mandiri. Sistem ini tersusun oleh satu atau lebih expert system. Untuk mendukung subsistem ini diperlukan software yang terintegrasi dengan expert sistem.

2.4 Sistem Informasi

Informasi adalah merupakan data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil suatu keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi atau disebut juga dengan processing system atau information processing system atau

information-SISTEM

PENDUKUNG KEPUTUSAN

PEMAKAI

Bahasa Tampilan (presentasi) Bahasa Aksi

14

informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.5 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

Sistem informasi yang dimaksud disini adalah sistem informasi berbasis komputer yaitu sebuah sistem manusia atau mesin yang terpadu (integrated) dan saling menyediakan informasi, guna menunjang operasi-operasi manajemen, analisis dan fungsi-fungsi pengambilan keputusan didalam sebuah organisasi.

Didalam melakukan perancangan sistem informasi diperlukan analisis-analisis permasalahan yang matang sehingga dapat memberikan hasil yang optimal.Konsep dasar analisis dan perancangan sistem informasi :

2.5.1 Konsep dasar analisis sistem

Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian sub sistem dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, dan hambatan yang terjadi serta kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Adapun langkah-langkah untuk menganalisis sebuah sistem adalah :

a. Mengidentifikasi masalah.

b. Memahami kerja sistem yang ada. c. Menganalisis sistem

2.5.2 Konsep dasar perancangan sistem A. Pengertian perancangan sistem

Perancangan sistem adalah proses menyusun atau mengembangkan sistem informasi yang baru. Dalam tahap ini harus dapat dipastikan bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan sistem informasi dapat dipenuhi. Hasil sistem yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pemakai untuk mendapatkan informasi. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah bahwa sistem yang disusun harus dapat dikembangkan lagi.

B. Sistem Flow

Sistem flow adalah suatu bagan yang menunjukkan arus pekerjaan atau arus data dan / atau operasi secara menyeluruh dari suatu sistem yang menjelaskan urutan procedure-procedure yang terdapat didalam sistem.

Manfaat sistem flow ini adalah mampu memvisualisasi arus data dan hubungan yang rumit secara jelas. Dalam membuatnya sebaiknya ditentukan pula fungsi-fungsi yang melaksanakan atau bertanggung jawab terhadap sub-sub sistem.

16

Tabel 2.1 Simbol-simbol sistem flow

No. Nama Gambar

1 Pemrosesan dengan komputer

Decission / Pengambilan Keputusan 3

Dokumen / Laporan

Pemrosesan Manual Data / Catatan

Terminal Produser 4

5

6

7

2 Pemrosesan dengan mesin selain komputer

8

9

10

11

12

13

14

Display / tampilan hasil pemrosesan

Penyambung antara 2 ujung bagaan arus pada halaman yang sama

Penyambung antara 2 halaman bagan arus

Arsip

Data yang disimpan pada disket Database

Tabel 2.1 Simbol-simbol sistem flow (lanjutan)

C. Bagan berjenjang

Untuk memudahkan dalam merancang suatu sistem dibutuhkan suatu bagan berjenjang yang menggambarkan semua proses yang ada dalam sebuah sistem. Lebih tepatnya bagan berjenjang mempermudah penggambaran data flow diagram ke level-level yang lebih bawah lagi. Penulis merancang bagan berjenjang setelah melakukan pengidentifikasian masalah yang dianalisis terlebih dahulu.

D. Data Flow Diagram

Data flow diagram (DFD) adalah suatu bagan yang memiliki arus data dalam suatu sistem dengan terstruktur dan jelas untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut disimpan. DFD merupakan metode pengembangan sistem yang terstruktur (Structur Analys and Design). Penggunaan notasi dalam data flow diagram ini sangat membantu sekali untuk memahami

Input Data Manual

Punch Card

Data yang disimpan pada media berakses langsung

Multi Dokumen 18

19

Catatan / Arsip Induk 15

16

18

notasi ini sangat membantu dalam berkomunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika. Ada 4 simbol yang digunakan dalam DFD, yaitu:

Tabel 2.2 Simbol-simbol DFD

No Nama Gambar

1 External Entity

2 Process

3 Data Flows

4 Data Store

1. External Entity

Simbol ini merupakan sesuatu / elemen-elemen lingkungan yang berada diluar sistem Elemen-elemen ini menyediakan bagi sistem input data dan menerima output data sistem.

2. Process

Data simbol tersebut akan dituliskan proses yang dikerjakan oleh simbol yaitu transformasi aliran data yang masuk menjadi aliran data yang keluar. Satu proses memiliki satu atau lebih input data yang menghasilkan satu atau lebih output data.

3. Data Flows

Terdiri dari sekelompok elemen data yang berhubungan secara logis yang bergerak dari satu titik proses ke titik atau proses yang lain. Jumlah data yang

diwakili oleh arus data dapat bervariasi dari satu elemen data tunggal hingga satu atau beberapa file.

Arus data terdiri dari satu atau beberapa struktur. Struktur data adalah sekelompok elemen data yang menggambarkan suatu halaman atau transaksi tertentu. Sruktur paling mudah digambarkan sebagai pengaturan elemen-elemen data yang membentuk suatu catatan (record), atau sekelompok elemen-elemen yang berhubungan yang terletak pada sebuah dokumen.

4. Data Store

Data store adalah tempat penyimpanan data. Jika perlu dipertahankan karena suatu sebab, maka digunakan penyimpanan data. Dalam istilah DFD, penyimpanan data adalah suatu penampungan data. Dalam implementasinya, data store hanya dapat berhubungan dengan proses yang dihubungkan oleh arus data dan tidak dapat berhubungan langsung dengan entity.

E. Entity Relationship Diagram

Entity relationship diagram (ERD) adalah suatu alat untuk mempresentasikan model data yang ada pada sistem di mana terdapat entiti dan relationship. Entiti merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisi di dalam suatu organisasi, dapat abstrak atau nyata, misalkan dapat berupa orang, objek dan waktu kejadian. Juga perlu diketahui bahwa setiap entiti biasanya terdapat atribut yang merupakan ciri-ciri atau karakteristik entiti tersebut. Sedangkan relational adalah hubungan antar entiti, fungsinya hubungan yang mewujudkan pemetaan antar entiti. Terdapat 4 macam relationship :

20

1. 1 – 1 (one to one)

Hal ini dimaksudkan bahwa antara dua entiti (file) yang bersangkutan saling berhubungan satu – satu dengan suatu definisi bentuk relationship tertentu. 2. 1 – n (one to many)

Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu – banyak dengan suatu definisi bentuk relationship tertentu.

3. n – 1 (many to one)

Maksudnya bahwa antar dua entiti saling berhubungan banyak – satu dengan suatu definisi bentuk relationship tertentu.

4. n – m (many to many)

Hubungan antara dua entiti adalah banyak – banyak dengan suatu definisi bentuk relationship tertentu yang dapat dijadikan hubungan 1 – n dan m – 1 dengan menambahkan satu buah entiti (file) diantaranya.

F. Relational Database Manajemen System

Dalam dunia komputer, informasi atau data yang berjumlah besar dan saling berhubungan disimpan dalam bentuk Relational Database Manajemen

System (RDMS). Manajemen datanya dilakukan dengan tujuan kemudahan dan

efisiensi dalam hal pemanfaatan kembali data dari media penyimpannannya. Sekumpulan data yang saling berhubungan beserta aplikasi program yang berfungsi mengolah data tersebut dinamakan RDBMS.

G. Desain sistem input secara umum

Yang perlu didesain secara rinci untuk input adalah bentuk dari dokumen dasar yang digunakan untuk menangkap data, kode-kode input yang digunakan dan bentuk dari tampilan input di alat input. Untuk tahap ini yang perlu dilakukan oleh analis adalah mengidentifikasi terlebih dahulu input-input yang akan didesain secara rinci tersebut.

H. Desain sistem output secara umum

Output yang dimaksud dari tahap ini adalah output yang berupa tampilan di media keras atau di layar monitor. Yang perlu dilakukan oleh analis pada tahap ini adalah menentukan kebutuhan output dari sistem baru kemudian menentukan parameter dari output tersebut. Paramater output yang dimaksud dapat berupa tipenya, format, media yang digunakan, alat output yang digunakan, distribusinya dan periode output.

2.6 Basis Data

Basis data adalah suatu kumpulan data terhubung yang disimpan secara bersama-sama pada suatu media dengan cara-cara tertentu sehingga mudah untuk digunakan oleh satu atau lebih program aplikasi secara optimal; data simpanan tanpa mengalami ketergantungan pada program yang akan digunakannya; data disimpan sedemikian rupa sehingga penambahan, pengambilan dan modifikasi data dapat dilakukan dengan mudah dan terkontrol.

Data pada basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, sehingga informasi yang disediakan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga

22

berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses dan dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS. Contoh dari perangkat lunak yang bisa digunakan untuk mengakses dan memanipulasi basis data adalah Oracle dan Ms.Access.

2.7 Kompetensi

Kompetensi atau kemampuan didefinisikan sebagai suatu sifat dasar seseorang yang dengan sendirinya berkaitan dengan pelaksanaan suatu pekerjaan secara efektif atau sangat berhasil (Mitrani,1992:21). Ketidaksamaan dalam kompetensi-kompetensi inilah yang membedakan seorang pelaku unggul daripada pelaku yang berprestasi rata-rata.

Untuk mencapai kinerja sekedar rata-rata atau cukup, diperlukan

threshold competencies atau kompetensi esensial. Kompetensi batas dan

kompetensi istimewa untuk suatu pekerjaan tertentu merupakan pola atau pedoman dalam pemilihan karyawan, perencanaan pengalihan tugas, penilaian kerja, dan pengembangan.

Kompetensi dapat berupa tujuan, perangai, konsep diri, sikap atau nilai, penguasaan masalah, atau keterampilan kognitif maupun keterampilan perilaku- setiap sifat perorangan yang dapat diukur atau dihitung dengan jelas dan dapat ditunjukkan untuk membedakan secara gamblang seorang pelaku lebih unggul dari seseorang pelaku yang berprestasi rata-rata, atau seseorang pelaku efektif dari seorang pelaku yang tidak efektif. Sifat-sifat tersebut diatas dapat didefinisikan sebagai berikut:

a. Motif, yaitu kebutuhan atau pola dasar yang mendorong, mengarahkan dan menentukan perilaku seseorang.

b. Perangai, yaitu kecenderungan umum untuk bersikap atau menanggapi dengan suatu cara tertentu.

c. Konsep diri, yaitu sikap atau nilai yang diukur dengan tes responden untuk mengetahui apa yang yang dinilai baik oleh seseorang

d. Penguasaan masalah, mengenai fakta atau prosedur, apakah teknis (bagaimana memperbaiki komputer yang rusak) atau antar pribadi (teknik-teknik umpan balik yang efektif)

e. Keterampilan kognitif atau keterampilan perilaku, baik yang tersembunyi (misalnya penalaran deduktif atau penalaran induktif) maupun yang dapat diamati (misalnya kemampuan mendengarkan secara aktif)

2.8 Profile Matching

Merupakan suatu proses yang sangat penting dalam manajemen sumber daya manusia dimana kompetensi yang diperlukan oleh suatu jabatan harus dapat dipenuhi oleh pemegang/calon pemegang jabatan. Dalam proses profile matching

pada dasarnya membandingkan antara kompetensi individu dan kompetensi jabatan sehingga dapat diketahui perbedaan kompetensinya (gap), semakin kecil gap yang dihasilkan semakin besar pula bobot nilainya (peluangnya lebih besar).

Adapun istilah lain yaitu software profile matching adalah alat bantu untuk mempercepat proses matching antara profil jabatan (soft kompetensi jabatan) dengan soft kompetensi karyawan sehingga dapat diperoleh informasi lebih cepat, baik untuk mengetahui gap kompetensi antara jabatan dengan

24

pemegang jabatan maupun dalam pemilihan kandidat yang paling sesuai untuk suatu jabatan (ranking kandidat).

Profile matching menganggap bahwa terdapat tingkat predictor

variables yang ideal yang harus dimiliki seseorang, bukannya tingkat minimal

yang harus dipenuhi atau dilewati. Dalam, pencocokan profil, kelompok-kelompok karyawan yang baik maupun buruk diidentifikasi. Individu-individu dalam kelompok-kelompok ini diukur atas beberapa variabel-variabel prediktor.

Jika pelaksana-pelaksana yang baik memperoleh skor yang berbeda dari pelaksana-pelaksana yang buruk atas sebuah karakteristik, maka variabel tersebut berfaedah dalam memilih pelaksana-pelaksana yang baik. Begitu beberapa variabel yang membedakan antara pelaksana-pelaksana yang baik dan buruk telah diidentifikasi, profil ideal dari karyawan yang berhasil dapat dibuat.

Seorang karyawan yang ideal mungkin mempunyai kecerdasan rata-rata, keahlian-keahlian sosial yang baik, mempunyai kebutuhan yang rendah untuk mendominasi orang lain, dan tingkat kemampuan perencanaan yang tinggi. Dengan profile matching, orang-orang yang diangkat adalah mereka yang paling mendekati profil ideal karyawan yang berhasil.

2.9 Penentuan Ranking Kandidat

Dalam penentuan peringkat kandidat yang diperlukan untuk suatu jabatan, seperti telah dijelaskan secara detail pada bab sebelumnya, bahwa terdapat 3 aspek yang menentukan, adalah sebagai berikut:

1. Aspek Kapasitas Intelektual

Pada aspek ini, proses perhitungannya dilakukan dengan memilah ke dalam dua kelompok yaitu:

a. Core Factor

Core factor merupakan aspek(kompetensi) yang paling menonjol/ paling

dibutuhkan oleh suatu jabatan yang diperkirakan dapat menghasilkan kinerja optimal..

b. Secondary Factor

Merupakan nilai kompetensi yang menjadi secondary factor yaitu item dari aspek selain core factor untuk menentukan peringkat kandidat pada jabatan yang sama maka setiap gabungan diberi bobot nilai.

2. Aspek Sikap Kerja

Secara umum proses perhitungan pada aspek ini mempunyai kesamaan dengan aspek kapasitas intelektual. Jadi proses tersebut dibedakan menjadi dua kelompok yaitu core factor dan secondary factor. Penentuan peringkat juga sama dengan kapasitas intelektual.

3. Aspek Perilaku

Pada aspek ini proses juga dibedakan menjadi dua, hanya saja untuk penentuan peringkat ini aspek ini mempunyai table khusus yang berisi pasangan profil individu dan profil jabatan yang kemudian mempunyai masing-masing untuk core factor dan secondary factor.

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Analisis Sistem

Metode penelitian yang digunakan untuk menyelesaikan tugas akhir ini antara lain antara lain:

1. Analisis kebutuhan dan rancangan penelitian

Didapatkan dengan melakukan wanwancara dan survey kebutuhan sistem dan pengambilan data-data di perusahaan. Analisis kebutuhan dan tahap rancangan penelitian dilakukan dengan melaksanakan tahap-tahap sebagai berikut:

a. Inisialisasi kebutuhan (perangkat lunak dan perangkat keras) b. Analisis spesifikasi kebutuhan

2. Analisis, Perancangan program dan desain interface

Dalam melakukan perancangan sistem menggunakan software Power Designer yang telah memiliki kemampuan check model. Dan unutk desain

interface menggunakan Visual Basic 6 yang memiliki kemampuan

pembangunan perangkat lunak sesuai dengan kebutuhan sistem ini.

Berikut adalah arus data manual penempatan karyawan yang berlaku saat ini:

Gambar 3.1 Sistem flow lama promosi/ penempatan karyawan

Promosi yang berlaku sekarang yaitu dengan penelusuran data-data karyawan saat ini yang memenuhi syarat yang masih dalam bentuk

hardcopy yaitu dari pihak intern seperti data karyawan, data profil

karyawan, dan data penilaian kinerja dan data dari pihak ekstern yaitu data hasil tes psikologi. Yang terjadi pada saat ini pihak SDM hotel condong pada hasil tes psikologi sebagai tolok ukur dalam memutuskan kandidat yang terpilih.

3. Implementasi

Beberapa perangkat lunak yang dibutuhkan dalam penyelesaian tugas akhir ini adalah:

a. Pembuatan DFD dan ERD menggunakan Power Designer b. Pembuatan sistem flow menggunakan Visio 2000

c. Pembuatan program maintenance data menggunakan Microsoft Visual basic 6.0

d. Pembuatan database menggunakan Microsoft Access

Data pegawai Data Pendidikan Data Evaluasi_karyawan

Tes Psikologi karyawan

Data hasil tes psikologi Data Jabatan

Data kandidat

Data kebutuhan

jabatan Seleksi data jabatan yang akan

diprioses Seleksi pegawai

sebagai kandidat

Penentuan bobot kriteria kebutuhan jabatan dan proses

analisa

range penilaian

Daftar rangking kandidat

28

4. Evaluasi

Sistem yang sudah jadi penggunaannya kemudian akan dievaluasi baik segi

user interface, validation test, dan even handler. Evaluasi atau analisis hasil

uji coba ini diharapkan sesuai dengan hasil yang diinginkan. 5. Revisi dan Reimplementasi

Revisi akan dilakukan sesuai dengan hasil uji coba, terutama mengenai user

friendly, kemudahan penggunaan program, efektifitas dan efisiensi

pembelajaran serta tepat tidaknya tujuan yang dicapai oleh perangkat lunak ini.

3.2 Identifikasi Permasalahan

Pada sistem yang akan dibuat diperlukan sekumpulan data penilain yang akan digunakan sebagai faktor penunjang sistem. Adapun data-data tersebut yang didasarkan pada survey dan wawancara diantaranya adalah:

a. Tabel Karyawan b. Tabel Departemen c. Tabel Jabatan d. Tabel Penilaian e. Tabel Profil Jabatan f. Tabel Profil Karyawan g. Tabel Setting Profil h. Tabel Bobot Nilai i. Tabel Ranking

3.2.1 Pemetaan GAP Kompetensi

Proses pemetaan gap kompetensi pada dasarnya mempunyai satu rumus umum yang berlaku untuk menghitung bobot dari masing-masing aspek yaitu:

Yang dimaksud dengan gap di sini adalah beda antara profil jabatan dengan profil karyawan. Sedangkan pengumpulan gap-gap yang terjadi itu sendiri pada tiap aspeknya mempunyai perhitungan yang berbeda:

Aspek Kapasitas Intelektual

Nilai semua aspek mengacu pada pedoman yang ada pada pihak hotel,dengan range nilai berkisar dari 1-6 (kurang sekali hingga baik sekali). Setelah didapat nilai-nilai aspek tersebut dilakukan proses perhitungan gap antara profil karyawan dan profil jabatan dimana aspek kapasitas intelektual (disimbolkan I) dengan ini berjumlah 10 sub aspek, kemudian gap-gap tersebut dikumpulkan menjadi 2 tabel yang terdiri dari : field’(-)’ untuk menempatkan jumlah dari nilai gap yang bernilai negatif, dan field’(+) untuk nilai gap yang bernilai positif.

Tabel 3.1 Pedoman Nilai GAP Aspek Kapasitas Intelektual

No Kriteria Niilai

1 COMMON-SENSE

a. Mempunyai wawasan yang menonjol, yang banyak membantu dalam

menguasai pekerjaan

b. Mempunyai wawasan yang cukup luas, yang dapat menunjang pekerjaan

c. Mempunyai minat untuk mengamati lingkungannya

d. Mempunyai minat yang terbatas atas lingkungannya

e. Kurang mempunyai minat untuk mengamati lingkungan, sehingga

pengetahuannya kurang berkembang

f. Tidak mempunyai minat untuk mengamati lingkungan, sehingga

6

5 4 3 2

1

30

Tabel 3.1 Pedoman Nilai GAP Aspek Kapasitas Intelektual (lanjutan)

No Kriteria Nilai

pengetahuannya tidak berkembang 1

2 VERBALISASI IDE

a. Mampu memahami persoalan verbal yang kompleks, serta merumuskan ide

secara utuh dan sistematis

b. Mampu memahami persoalan verbal, serta memberikan tanggapan yang runtut c. Mampu memahami hal-hal yang bersifat verbal, lisan maupun tulisan

d. Mampu memahami hal-hal yang bersifat verbal, tetapi terhambat dalam mengungkapkan suatu ide

e. Masih mampu memahami hal-hal verbal yang sederhana, namun sulit untuk mengungkapkan ide

f. Kurang dramatis untuk mengungkapkan ide

6 5 4 3 2 1

3 SISTEM BERPIKIR

a. Mampu mengerjakan tugas-tugas perhitungan dengan sangat sistematis dan teliti

b. Mampu mengerjakan tugas-tugas perhitungan dengan hati-hati c. Mampu bekerja sistimatis dan mengolah data-data yang memerlukan

perhitungan sederhana

d. Mampu mengerjakan tugas perhitungan namun kurang sistematis

e. Mampu mengerjakan tugas perhitungan, namun seringkali melakukan

kesalahan

f. Sulit bekerja dengan sistematis, serta seringkali ceroboh dan banyak

melakukan kekeliruan 6 5 4 3 2 1

4 PENALARAN & SOLUSI REAL

a. Cakap dalam merespon permasalahan teknis, serta mampu merumuskan suatu solusi yang bersifat sistemik

b. Mampu memahami dan memecahkan permasalahan yang bersifat praktis atau

teknis

c. Mampu memahami permasalahan yang bersifat praktis maupun teknis

d. Mampu memahami permasalahan yang bersifat operasional

e. Mampu memahami permasalahan operasional yang sederhana, namun

memerlukan banyak bimbingan teknis

f. Kurang mampu memahami permasalahan operasional walaupun yang

sederhana 6 5 4 3 2 1

5 KONSENTRASI

Tabel 3.1 Pedoman Nilai GAP Aspek Kapasitas Intelektual (lanjutan)

No Kriteria Nilai

c. Mampu memahami permasalahan sehari-hari

d. Mampu memahami permasalahan yang sederhana

e. Kurang mampu memahami permasalahan yang sederhana

f. Sulit memahami permasalahan yang sederhana sekalipun

4 3 2 1

6 LOGIKA PSIKIS

a. Mampu mengoptimalkan informasi yang terbatas untuk menghasilkan suatu kesimpulan yang tepat

b. Mampu menggunakan informasi yang kompleks dalam suatu kerangka berpikir yang sistematis

c. Mampu menggunakan informasi dalam suatu proses berpikir yang runtut d. Mampu menggunakan informasi tertentu secara sistematis

e. Sulit dalam mengolah informasi tertentu secara sistematis, tetapi masih mampu mengambil kesimpulan yang masuk akal

f. Seringkali menarik kesimpulan yang kurang sesuai dengan informasi yang

tersedia 6 5 4 3 2 1

7 FLESIBILITAS BERPIKIR

a. Mampu segera memberikan tanggapan yang tepat, meskipun dihadapkan pada tuntutan kerja yang dinamis

b. Mampu memahami permasalahan, serta memberikan tanggapan yang sesuai

dengan permasalahan

c. Mampu memahami permasalahan dari beberapa sudut pandang yang berbeda

d. Mampu memahami permasalahan dari sudut pandang tertentu saja e. Terpakaau pada suatu sudut pandang, miskipun kurang sesuai dengan

permaslahan yang sedang dihadapi

f. Kurang segera tanggap akan permasalahan yang sedang dihadapi

6 5 4 3 2 1

8 IMAJINASI KREATIF

a. Mampu mengingat banyak hal yang membuat tugas dapat diselesaikan cepat b. Mampu mengoptimalkan daya ingatannya, hingga dapat mengingat hal-hal

yang menunjang pekerjaan

c. Mampu mengingat hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan

d. mampu mengingat sebagian saja dari hal-hal yang bersifat penting, sehingga memerlukan bantuan baik berupa alat maupun informasi dari orang lain e. Sering melupakan hal-hal yang bersifat penting, sehingga sedikit terhambat

dalam penyelesaian tugas

f. Kurang mampu mengingat hal-hal yang bersifat penting, sehingga

menghambat penyelesaian tugas

6 5 4 3 2 1

32

Tabel 3.1 Pedoman Nilai GAP Aspek Kapasitas Intelektual (lanjutan)

No Kriteria Nilai

9 ANTISIPASI

a. Mampu merumuskan dugaan, dengan informasi yang relative terbatas b. Mampu merumuskan dugaan yang tepat berdasarkan berbagai informasi yang

telah tersedia

c. Mampu menghubung-hubungkan berbagai informasi yang menunjang

perumusan dugaan atas permasalahan

d. Mampu menghubung-hubungkan dalam informasi tertentu yang menunjang

perumusan permasalahan

e. Mampu menghubung-hubungkan informasi, namun sulit untuk merumuskan

suatu dugaan

f. Terpaku pada suatu informasi, sehingga kesulitan untuk mengembangkan

dengan yang luas atas permasalahan.

6 5 4 3 2 1

10 POTENSI KECERDASAN

a. Mempunyai potensikecerdasan kerja yang amat menonjol dan dapat dengan mudah menguasai tuntutan pekerjaan

b. Mempunyai potensi kecerdasan kerja yang diatas kebanyakan orang pada possisi atau jabatan yang sama dan mudah menyesuaikan dairi dengan tuntutan pekerjaan

c. Mempunyai potensi kecerdasan kerja setara dengankebanyakan orang pada posisi atau jabatan yang sama dan mampu menyesuaikan diri dengan tuntutan pekerjaan

d. Mempunyai potensi kecerdasan kerja dibawah kebanyakan orang pada posisi atau jabatan yang sama dan mengalami sedikit hambatan dalam menyesuaikan diri dengan tuntutan pekerjaan

e. Mempunyai potensi kecerdasan kerja yang relative terbatas dan mengalami kesulitan dalam menyesuaikan diri dengan tuntutan :Pekerjaan

f. Mempunyai potensi kecerdasan kerja sangat terbatas dan tidak mampu

menyesuaikan diri dengan tuntutan pekerjaan

6 5 4 3 2 1

Berdasarkan pedoman penilaian tersebut dibawah ini contoh dari nilai pada aspek kapasitas intelektual:

Tabel 3.2 Tabel aspek kapasitas intelektual

No ID kary 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Gap

1 9924078 2 4 3 3 2 2 2 4 3 3

2 9925079 3 4 3 3 4 2 3 4 2 4

3 9926080 4 3 4 3 3 4 3 2 2 3

4 9927081 4 4 3 3 3 4 4 3 3 4

5 9928082 3 5 4 3 4 2 5 3 5 4

6 9928083 3 3 3 1 5 3 3 4 2 2

7 9928084 3 5 4 3 2 4 5 4 3 5

8 9928085 4 4 3 3 2 2 3 1 2 3

Profil 3 3 4 4 3 3 4 4 5 4 (-) (+)

1 9924078 -1 1 -1 -1 -1 -1 -2 0 -2 -1 10 1

2 9925079 0 1 -1 -1 1 -1 -1 0 -3 0 8 2

3 9926080 1 0 0 -1 0 1 -1 -2 -3 -1 8 2

4 9927081 1 1 -1 -1 0 1 0 -1 -2 0 6 3

5 9928082 0 2 0 -1 1 -1 1 -1 0 0 3 4

6 9928083 0 0 -1 -3 2 0 -1 0 -3 -2 10 2

7 9928084 0 2 0 -1 -1 1 1 0 -2 1 4 4

8 9928085 1 1 -1 -1 -1 -1 -1 -3 -3 -1 11 2

Begitu pula untuk aspek-aspek lainnya aspek sikap kerja (SK) dan aspek perilaku (P), dilakukan perhitungan gap-gap antara profil karyawan dan profil jabatan hingga didapat field’(-)’ jumlah dari nilai gap yang bernilai negatif, dan

field’(+) untuk nilai gap yang bernilai positif.

Berikut adalah pedoman untuk nilai aspek SK dan P:

Tabel 3.3 Pedoman Nilai GAP Aspek Sikap Kerja

No Kriteria Nilai

1 a. Kapasitas hasil kerja maupun skala prioritas tidak dapat diselesaikan sesuai dengan yang ditentukan

b. Tidak dapat menyelesaikan hasil dan memiliki skala priopritas

c. Hampir dapat menyelesaikan target kapasitas hasil kerja maupun skala prioritas 1

2 3

34

Tabel 3.3 Pedoman Nilai GAP Aspek Sikap Kerja (lanjutan)

No Kriteria Nilai

d. Dapat menyelesaikan kapasitas hasil kerja namun skala prioritas hampir sesuai dengan yang ditentukan.

e. Kapasitas yang ditentukan maupun skala prioritas dapat ditentukan f. Melampaui hasil kerja yang ditentukan dan memiliki skala prioritas

4

5 6

2 Ketelitian dan Tanggung Jawab

a. Kualitas pekerjaan tidak sesuai dengan standar

b. Kualitas pekerjaan tidak sesuai namun masih dapat diperbaiki c. Kualitas pekerjaan sebagian besar harus diperbaiki kembali d. Kadang-kadang kualitas kerjaannya harus diperbaiki kembali e. Secara konsisten kualitas pekerjaannya selalu baik

f. Kualitas pekerjaannya selalu memuaskan pihak pemakai

1 2 3 4 5 6 3 Vitalitas dan Perencanaan

a. Ybs. mampu sama sekali melakukan tugas-tugasnya,walaupun dibantu b. Meskipun dibantu atasan, ybs. tetap menemukan kesulitan

c. Ybs. tak mampu merencanakan tugas-tugasnya apabila tidak dibantu

sepenuhnya dengan atasan

d. Rencana-rencana yang disusun masih memerlukan beberapa perbaikan bila

hendak diterapkan

e. Penyimpangan dalam rencananya masih dalam batas toleransi

f. Dapat diandalkan kemampuannya dalam menyusun tugas-tugasnya

1 2 3 4 5 6

4 Dorongan Berprestasi

a. Selalu cenderung melenceng dari instruksi dari atasan b. Hanya melakukan tugas apabila ada instruksi dari atasan c. Selama ini selalu puas terhadap hasil kerjanya

d. Ia memang cukup puas dengan hasil kerjanya selama ini, tetapi dalam

beberapa hal ia menginginkan perubahan

e. Keinginan untuk meningkatkan hasil kerjanya cukup besar f. Ia selalu berusaha untuk meningkatkan hasil kerjanya

1 2 3 4 5 6 5 Kehati-hatian

a. Ceroboh dalam melakukan tugasnya dan melakukan penyimpangan terhadap

hasil kerjanya

b. Sering melakukan penyimpangan terhadap hasil kerjanya c. Ada kalanya melakukan penyimpangan terhadap hasil kerjanya

d. Karena terpengaruh, melakukan penyimpangan terhadap hasil kerjanya.

1

2 3 4

Tabel 3.3 Pedoman Nilai GAP Aspek Sikap Kerja (lanjutan)

No Kriteria Nilai

e. Pada umumnya tidak melakukan penyimpangan terhadap hasil kerjanya f. Tidak pernah melakukan penyimpangan terbadap hasil kerjanya

5 6

6 Pengendalian Perasaan

a. Tidak memahami emosi yang muncul atau maksud yang diungkapkan

b. Kurang memahami emosi yang muncul atau maksud yang diungkapkan,

kurang peduli akan hal-hal yang berpengaruh terhadap individu, kepuasan kerja maupun harapan-harapannya

c. Memahami emosi yang muncul atau maksud yang diungkapkan

d. Memahami baik emosi atau maksud yang diungkapkan serta peduli akan

hal-hal yang berpengaruh terhadap individu, kepuasan kerja maupun harapan-harapannya

e. Memahami makna dari apa yang tidak tersampaikan dengan jelas, pemikiran atau perasaan yang tidak terungkapkan

f. Memahami masalah mendasar orang lain dan alasan-alasan yang membentuk

perasaan, perilaku atau keprihatinan orang lain yang sudah berlangsung lama

1 2 3 4 5 6

Tabel 3.4 Pedoman Nilai GAP Aspek Perilaku

1. Dominance (dominansi, perilaku aktif dalam lingkungan yang tidak menyenangkan)

a. Mencintai tantangan. Selalu siap untuk berkompetisi. Saat mempertaruhkan sesuatu, maka akan mengeluarkan kemampuan terbaiknya. Punya rasa hormat terhadap otoritas dan tanggung jawab. Bercita-cita tinggi dan inginkan otoritas diterima apa adanya. Dapat menimbulkan kesulian jika tidak ada tantangannya. Khususnya untuk mengatasi situasi yang sulit, maka akan bekerja terus menerus.

b. Saat berurusan dengan orang,biasanya bersikap langsung, blak-blakan dan positif, mengatakan apa adanya dan yang dipikirkannya, sarkastik namun bukan pendendam.Senang berada dalam barisan depan dan menjadi sorotan.Tanpa sadar dapat menyakiti hati orang lain. Pada dasarnya seorang yang egois dan cenderung menyukai perhatian. Biasanya bergabung dalam suau organisasi untuk mencapai tujuan dan bukan untuk aktifitas sosial.

c. Tertarik pada hal-hal yang tidak biasa dan senang berpetualang. Biasanya memiliki banyak minat, selalu ingin tahu dan rela mencobanya. Dapat memotivasi diri. Senang dengan lingkungan yang selalu berubah karena minat yang beragam. Selalu mencari wawasan baru

36

Tabel 3.4 Pedoman Nilai GAP Aspek Perilaku (lanjutan)

karena rasa tidak mau diamnya yang besar. Cenderung merasa tidak puas dan tidak sabar. Dapat mengerjakan pekerjaan detil yang dibutuhkan untuk mecapai tujuan, dengan syarat detil d. Dapat mengerjakan pekerjaan detil yang dibutuhkan untuk mecapai tujuan, dengan syarat detil

tersebut tidak hanya konstan. Pada situasi apapun, biasanya selalu bersemangat dan mudah menyesuaikan diri.

e. Karena sifat tidak sabar dan sering bertikai, maka sering bertukar pekerjaan. Agar pekerjaannya terselesaikan atau posisi lebih maju dapat melangkahi orang lain.

f. Perilaku positif untuk situasi antagonistik. Keinginan berprestasi dihadapkan pada perlawanan dan antagonisme

2. Influence (pengaruh, perilaku aktif dalam lingkungan meyenangkan)

a. Ramah, persuasif dan suka berteman. Pada umumnya dapat melihat sesuatu yang bagus dalam situasi apapun. Biasanya optimistik. Pada dasarnya memiliki ketertarikan dengan orang, permasalahan dan aktivitas mereka. Bersedia membantu orang dalam memajukan rencana mereka sebagaimana rencananya sendiri. Bergabung dengan beberapa organisasi untuk melakukan aktivitas sosial.

b. Bertemu orang dengan mudah dan dalam keadaaan tenang. Pada awal jumpa, menjadi intim

dengan kehangatan dan persahabatan jangka panjang. Mengklaim tahu banyak jenis orang dan dapat menyebutkan nama orang satu per satu.

c. Cenderung menjadi berpikir dangkal. Dapat berubah posisi dalam suau argumen tanpa adanya kesadaran akan sikap yang tidak konsisten. Pada situasi apapun, biasanya selalu bersemangat dan mudah menyesuaikan diri.

d. Cenderung melompat ke konklusi dan mungkin bertindak karena dorongan emosional.

Mungkin membuat keputusan atas analisis fakta pada permukaannya saja. Mungkin akan salah memperhitungkan kemampuan orang lain karena kepercayaan dan penerimaannya oleh orang lain. Dapat mempengaruhi dan memotivasi orang lain untuk berperilaku seperti yang diinginkannya.

e. Biasanya melakukan pekerjaan dengan baik dimana solidaritas dan kehaluasan merupakan

faktor yang esensial, hubungan masyarakat dan promosi merupakan wilayah yang alamiah. Enggan menggangu situasi sosial yang menguntungkan, mungkin alami kesulitan di wilayah yang harus mendisiplinkan bawahan.

Perilaku positif dalam situasi yang bersahabat menguntungkan. Pengaruhi orang untuk bereaksi secara positif atau menguntungkan

Tabel 3.4 Pedoman Nilai GAP Aspek Perilaku (lanjutan)

3. Steadiness (kestabilan, perilaku pasif dalam lingkungan menyenangkan)

Ramah, easy going dan santai. Tidak demonstratif dan terkendali,tidak emosional, mungkin menyimpan keluhan dan dendam. Senang membina hubungan yang akrab dengan kelompok yang relatif kecil yang miliki kedekatan yang intim. Keliatannya puas dan santai. Sabar dan kehati-hatian mencirikan kesehariannya. Merupakan tetangga yang baik dan selalu bersedia menolong orang yang dianggap merupakan teman.

a. Waspada terhadap perubahan, khususnya bila terjadi hal yang tak terduga. Sekali berada dalam alur kerja yang mapan, akan diikuti dengan kesabaran yang tinggi.

b. Biasanya bersikap posesif dan mengembangkan perasaan dekat untuk kelompok kerjanya,

perkumpulannya dan terkhusus keluarganya.

c. Pekerja yang baik dalam kelompok dan dapat mengkoordinasikan usaha-usahanya dengan

orang dengan mudah dan berirama.

f. Perilaku pasif di dalam situasi yang menguntungkan. Kestabilan/keteguhannya cocok untuk melakukan pekerjaan rutin.

4. Complience (kepatuhan, perilaku pasif dalm lingkungan yang tidak menyenangkan)

a. Mencintai kedamaian agar dapat menghindari pertentangan. Bersikap sensitif dan berupaya memperoleh apresiasi, mudah terluka hatinya. Pada dasrnya rendah hati, loyal, dan tidak agresif, akan lakukan yang terbaik bila diharapkan.

b. Pada dasarnya bersikap hati-hati dan waspada konservatif, lambat dalam membuat keputusan hingga infomasi telah terkumpul dan terperiksa. Karena pada dasarnya enggan membuat keputusan, ada kecenderungan untuk menunggu dan melihat situasi sebelum bertindak. Seringkali memperlihatkan ketajaman berpikir dan memilih keputusan yang tepat pada waktu yang tepat.

c. Mampu membentuk dirinya sesuai gambaran yang diharapkan dari mereka. Bersikap ekstrim untuk menghindari konflik dan jarang merugikan orang secara sengaja.

d. Berusaha untuk mendapatkan hidup yang teratur dan stabil dan cenderung mengikuti prosedur baik dalam lingkungan kerja maupun kehidupan pribadi. Seorang pekerja dan pemikir yang sistematis. Akan mengambil langkah selanjutnya dengan tertib dan telah ditetapkan sebelumnya. Bersikap tepat dan penuh perhatian terhadap hal yang detil. Biasanya tetap bertahan pada cara-cara yang berbuah hasil di masa lampau.

e. Berusaha menghindar dari situasi yang tidak menyenangkan namun mungkin tidak akan

memperlihatkan kecenderungan ini jika tidak ditempatkan/berada dalam situasi yang antagonis. f. Perilaku pasif untuk situasi antagonistik. Kepatuhan dengan standar kerja yang tinggi untuk

38

3.2.2 Profile Matching a. Penentuan Bobot Nilai Gap

Penentuan bobot nilai masing-masing aspek dengan menggunakan bobot nilai yang telah ditentukan bagi masing-masing aspek itu sendiri. Dalam penentuan peringkat pada aspek kapasitas intelektual dan sikap kerja untuk jabatan yang sama setiap gap diberikan bobot nilai sebagaimana table berikut:

Tabel 3.5 Tabel bobot nilai

No Gap Bobot Nilai Keterangan

1 0 6 Tidak ada gap (kompetensi sesuai yang dibutuhkan)

2 1 5.5 Kompetensi individu kelebihan 1 tingkat/level

3 -1 5 Kompetensi individu kurang 1 tingkat/level

4 2 4.5 Kompetensi individu kelebihan 2 tingkat/level

5 -2 4 Kompetensi individu kurang 2 tingkat/level

6 3 3.5 Kompetensi individu kelebihan 3 tingkat/level

7 -3 3 Kompetensi individu kurang 3 tingkat/level

8 4 2.5 Kompetensi individu kelebihan 4 tingkat/level

9 -4 2 Kompetensi individu kurang 4 tingkat/level

10 5 1.5 Kompetensi individu kelebihan 5 tingkat/level

11 -5 1 Kompetensi individu kurang 5 tingkat/level

Aspek kapasitas intelektual didapat hasil sebagai berikut:

Tabel 3.6 Tabel bobot nilai aspek kapasitas intelektual

No ID kary 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 9924078 -1 1 -1 -1 -1 -1 -2 0 -2 -1

2 9925079 0 1 -1 -1 1 -1 -1 0 -3 0

3 9926080 1 0 0 -1 0 1 -1 -2 -3 -1

4 9927081 1 1 -1 -1 0 1 0 -1 -2 0

5 9928082 0 2 0 -1 1 -1 1 -1 0 0

6 9928083 0 0 -1 -3 2 0 -1 0 -3 -2

Salah satu karyawan didapat hasil perhitungan nilai bobotnya sebagai berikut: Tabel 3.7 Tabel perolehan bobot nilai aspek kapasitas intelektual

No ID kary 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 9924078 5 5.5 5 5 5 5 4 6 4 5

Begitu seterusnya penentuan dilakukan untuk masing-masing karyawan pada masing masing subaspek sehingga didapat nilai gap.

b. Perhitungan dan pengelompokkan core factor dan secondary factor

Perhitungan core factor dan secondary factor dengan menggunakan rumus: NCI = ∑ NC

∑IC

Keterangan :

NCI : nilai core factor NC : nilai core IC : item core NSI = ∑NS

∑IS Keterangan :

NSI : nilai secondary factor NS : nilai secondary IS : item secondary

Perhitungan bagi salah satu karyawan pada aspek kapasitas intelektual adalah sebagai berikut:

40

Tabel 3.8 Tabel perhitungan core factor dan secondary factor aspek kapasitas intelektual

No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 NCI NSI

Profil

Jabatan 3 3 4 4 3 3 4 4 5 4

1 9924078 5 5.5 5 5 5 5 4 6 4 5 5.1 4.8

c. Perhitungan nilai total tiap aspek

Merupakan prosentase dari core dan secondary yang diperkirakan berpengaruh terhadap kinerja. Rumus perhitungan adalah sebagai berikut:

Nilat Total tiap aspek = 60% NCI + 40% NSI

Didapat bagi nilai total pada salah satu karyawan pada aspek kapasitas intelektual adalah sebagai berikut:

Tabel 3.9 Tabel perhitungan total aspek kapasitas intelektual

No ID kary

Core Factor (NC)

Secondary Factor

(NS) NI

1 9924078 25.5 24 24.9

d. Perhitungan Ranking

Hasil akhir dari proses adalah ranking dari kandidat yang diajukan untuk mengisi jabatan tertentu dengan rumusan:

Rank = 20% NI + 30% NSK + 50% NP

3.3 Sistem Flow Terkomputerisasi

Gambar 3.2 Sistem Flow Promosi Promosi/Mutasi/Demosi

(baru)

Karyawan Kabag Personalia Pimpinan

mulai pengamat an prilaku kerja kryw penilaian kerja krywn laporan kinerja karyawan file kinerja kryw laporan kinerja karyawan update status kryw laporan kinerja karyawan file karyawan laporan kinerja karyawan peningkatan kinerja? Y tawaran dipindah posisi selesai menerima?

buat surat mutasi/ demosi surat keputusan surat keputusan surat keputusan Y T tenaga masih diperlukan T pertim-bangan kenaikan gaji buat surat kenaikan gaji surat keputusan surat keputusan kenaikan gaji layak dipromosikan? ada posisi kosong? Y T tawaran promosi Y menerima? ikuti prosedur promosi jabatan selesai T

42

3.4 Data Flow Diagram

Data flow diagram (DFD) adalah suatu alat untuk menggambarkan aliran data dan proses yang dilakukan oleh sistem.Untuk melihat cara kerja sistem ini,maka dibuat diagram konteks, DFD level 0 dan DFD level 1 dari sistem yang akan dibangun ini.

Gambar 3.3 Diagram Konteks Sistem Pendukung Keputusan

Berdasarkan gambar diatas, diagram konteks ini melibatkan tiga eksternal luar yaitu bagian karyawan, departemen. dan Pimpinan. Departemen melakukan permintaan promosi untuk sebuah posisi yang lowong, memasukkan data-data yang berhubungan antara lain nilai profil karyawan, nilai evaluasi karyawan, nilai profil jabatan. Karyawan menyerahkan data yang berkenaan dengan dirinya. Setelah melakui proses maka Pimpinan mendapatkan informasi dari pengolahan data berupa laporan rekap evaluasi kinerja karyawan, laporan evaluasi karyawan, dan laporan rekap hasil analisis profil. Departemen juga memperoleh rekap kandidat promosi terpilih, sedangkan karyawan memperoleh

rekap kandidat promosi terpilih

rekap hasil analisis

promosi kandidat promosi terpilih

nilai profil jabatan

nilai profil karyawan nilai evaluasi karyawan

data karyawan

rekap evaluasi kinerja karyawan Karyawan

PIMPINAN 0

SISTEM PENDUKUNG

KEPUTUSAN

+

DIAGRAM KONTEKS

3.4.1 DFD Level 0

DFD level 0 merupakan penjabaran proses-proses yang terjadi pada diagram konteks sistem pendukung keputusan di atas. Secara garis besar terdapat tiga proses utama yaitu: proses inisialisasi data master, proses transaksi, dan proses analisis gap. Pada proses inisialisasi data master semua data mengenai karyawan dan yang berhubungan dengan karyawan seperti jabatan, profil karyawan, profil jabatan dan lain-lain. Setelah seluruh proses inisialisasi selesai, proses berlanjut pada proses transaksi pengolahan data profil karyawan maupun profil jabatan. Sedangkan pada pengolahan data yang ada pada proses analisis gap merupakan hasil dari proses kedua dan juga merupakan penggabungan analisis dari kedua profil tersebut.

Gambar 3.4 DFD Level 0 Sistem Pendukung Keputusan

[rekap kandidat promosi terpilih] data nilai profil karyawan

[rekap hasil analisis] nilai setting profil

[kandidat promosi terpilih] [nilai profil jabatan]

[promosi]

[nilai evaluasi karyawan]

[nilai profil karyawan]

data divisi data departemen setting nilai bobot bobot nilai data_profil_jabatan data_profil_karyawan hasil analisis profil_karyawan profil_jabatan karyawan jabatan detail_karyawan detail_jabatan

[rekap evaluasi kinerja karyawan] [data karyawan] PIMPINAN Karyawan 1 Inisialisasi data master + 2 Transaksi + 3 Analisa_GAP + 1 jabatan 2 karyawan 4 profil_jabatan 5 profil_karyawan 6 ranking DFD Level 0

7 bobot nilai

3 setting profil

9 departemen 10 divisi Departemen Karyawan PIMPINAN Departemen

44

3.4.2 DFD Level 1

a. DFD Level 1 Proses 1 Data Master

Dari gambaran arus, terlihat pertama kali melakukan seperti memasukkan datanya berikut departemen memberikan nilai profil karyawannya berupa data yang menyertainya seperti data profil jabatan, data jabatan, dan data kinerja. Hasil olahan yang dilakukan kemudian diberikan pada pimpinan berupa laporan-laporan rekap hasil analisis dan evaluasi kinerja.Pihak departemen dan karyawan juga memdapatkan laoran tentang kandidat terpilih.

data karyawan

nilai eval kinerja

rekap evaluasi kiberja

[nilai evaluasi karyawan] [promosi]

data setting profil BOBOT

data profil

[data departemen] [nilai profil karyawan]

[data nilai profil karyawan]

[nilai profil jabatan] [data divisi] [setting] [nilai bobot] laporan_data_master laporan_data_master [detail_karyawan] [detail_jabatan] [data karyawan] Karyawan 1 jabatan 2 karyawan

DFD Level 1 Proses 1 Inisialisasi Data Master

1.2 data_karyawan 1.3 bobot nilai 1.4 data_jabatan 1.6 data_evaluasi_ki nerja Pimpinan

7 bobot nilai

3 setting profil 1.5 setting profil 9 departemen 10 divisi Karyawan Departemen Departemen Departemen Departemen Departemen 5 profil_karyawan

b. DFD Level 1 Proses 2 Transaksi

Pada DFD level 1 proses 2 transaksi ini, proses yang dimasukkan adalah tinjauan karyawan yang meliputi data jabatan yang lowong dan data karyawan yang berpotensi mendapatkan kenaikan jabatan. Dari karyawan yang terpilih kemudian dievaluasi kembali berdasarkan profil yang dipunyai masing-masing karyawan dan profil jabatan tersebut. Pimpinan mendapatkan informasi tentang hasil evaluasi karyawan berikut data-data karyawan yang terkait.

Gambar 3.6 DFD Level 1 Proses Transaksi

c. DFD Level 1 Proses 3 Analisis GAP

DFD level 1 proses 3 Analisis gap ini merupakan gambaran arus proses perhitungan analisis yang dilakukan untuk mendapatkan daftar ranking karyawan yang berpotensi menempati jabatan yang lowong guna menjadikan pendukung informasi bahan pertimbangan Pimpinan dalam mengambil keputusan. Diawali dengan memasukkan data analisis profil baik dari profil karyawan dan profil

[rekap evaluasi kinerja karyawan] karyawan_terseleksi

[profil_jabatan]

[profil_karyawan]

[karyawan] [jabatan]

PIMPINAN

1 jabatan

2 karyawan

4 profil_jabatan

5 profil_karyawan

2.1 tinjauan_karyawan

2.2

evaluasi_SDM DFD Level 1 Proses 2 Transaksi

46

diterima kembali dan yang akan diberikan pada Pimpinan, pihak departemen, karyawan antara lain berupa hasil analisis profil, daftar ranking karyawan yang berpotensi.

Gambar 3.7 DFD Level 1 Proses Analisis GAP

3.5 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) menunjukkan relasi antar entitas-entitas yang ada pada sistem pendukung keputusan yang akan dibuat ini. Berikut adalah ERD yang dibuat:

[rekap kandidat promosi terpilih] [kandidat promosi terpilih]

[nilai setting profil]

[rekap hasil analisis]

[bobot nilai] karyawan_terpilih

[hasil analisis]

[data_profil_jabatan] [data_profil_karyawan]

6 ranking 5 profil_karyawan

DFD Level 1 Proses 3 Analisa GAP

3.1 input_data

3.2

analisa 7 bobot nilai

Karyawan

3 setting profil

PIMPINAN

Gambar 3.8 Entity relationship diagram

evaluasi rank

bobot k aryawan bobot jabatansetting nilai

profil karyawan profil_jabatan rank ing departemen kerja divisi_jabatan jabatan KARYAWAN nip nama_karyawan alamat alamat_asal tempat_lahir tanggal_lahir tlp kebangsaan jekel agama ortu pkj almat_ortu nama_pddk keahlian asal_pddk lulus_th JABATAN kdjabatan nama_jabatan DIVISI KERJA kddivisi nama_divisi DETAIL RANKING id_detail NI NSK NP rank Departemen kddept nama departemen BobotNilai idbobot GAP BobotNilai Ket PROFIL KARYAWAN pk_nip pk1_sense pk1_verbal_ide pk1_sist_berpikir pk1_nalar_solusi pk1_konsentrasi pk1_logika pk1_fleksi_pikir pk1_imajinasi pk1_antisipasi pk1_iq pk2_energi_psikis pk2_teliti pk2_hati pk2_perasaan pk2_prestasi pk2_vitalitas pk3_dominasi pk3_pengaruh pk3_kestabilan pk_kepatuhan PROFIL JABATAN pj_kdjabatan pj1_sense pj1_verbal_ide pj1_sist_berpikir pj1_nalar_solusi pj1_konsentrasi pj1_logika pj1_fleksi_pikir pj1_imajinasi pj1_antisipasi pj1_iq pj2_energi_psikis pj2_teliti pj2_hati pj2_perasaan pj2_prestasi pj2_vitalitas pj3_dominasi pj3_pengaruh pj3_kestabilan pj3_kepatuhan setting JABATAN sp_kdjabatan sp1_sense sp1_verbal_ide sp1_sist_berpikir sp1_nalar_solusi sp1_konsentrasi sp1_logika sp1_fleksi_pikir sp1_imajinasi sp1_antisipasi sp1_iq sp_energi_psikis sp2_teliti sp2_hati sp2_perasaan sp2_prestasi sp2_vitalitas sp3_dominasi sp3_pengaruh sp3_kestabilan sp3_kepatuhan RANKING tgl_transaksi kd_jabatanpromosi NIP PENILAIAN KINERJA tgl_eval mutu_karya volume_karya prakarsa kuasa_tugas andal sikap hubungan absen

48

3.6 Konsep Relasional Database

Konsep relasional database merupakan penjabaran lebih lengkap tentang ERD dimana masing-masing entitas mempunyai atribut-atribut didalamnya. Dibawah ini adalah hasil generate dari ERD diatas:

Gambar 3.9 Konsep relasional database

NIP = NIP TGL_TRANSAKSI = TGL_TRANSAKSI

IDBOBOT = IDBOBOT PJ_KDJABATAN = PJ_KDJABATANIDBOBOT = IDBOBOT

SP_KDJABATAN = SP_KDJABATAN

NIP = NIP KDJABATAN = KDJABATAN

NIP = NIP KDDEPT = KDDEPT

KDDIVISI = KDDIVISI

KDJABATAN = KDJABATAN

KARYAWAN NIP LongInteger KDJABATAN Text(6) NAMA_KARYAWAN Text(30) ALAMAT Text(30) ALAMAT_ASAL Text(30) TEMPAT_LAHIR Text(30) TANGGAL_LAHIR DateTime TLP Text(10) KEBANGSAAN Text(5) JEKEL Text(10) AGAMA Text(10) ORTU Text(50) PKJ Text(20) ALMAT_ORTU Text(50) NAMA_PDDK Text(20) KEAHLIAN Text(30) ASAL_PDDK Text(30) LULUS_TH DateTime JABATAN KDJABATAN Text(6) KDDIVISI Text(3) SP_KDJABATAN Text(6) NAMA_JABATAN Text(20) DIVISI_KERJA KDDIVISI Text(3) KDDEPT Text(3) NAMA_DIVISI Text(20) DET_RANKING ID_DETAIL LongInteger NIP LongInteger NI LongInteger NSK LongInteger NP LongInteger RANK LongInteger TGL_TRANSAKSI DateTime DEPARTEMEN KDDEPT Text(3) NAMA_DEPARTEMEN Text(20) BOBOTNILAI IDBOBOT Integer PJ_KDJABATAN Text(6) GAP LongInteger BOBOTNILAI LongInteger

KET LongInteger PROFIL_KARYAWAN PK_NIP LongInteger NIP LongInteger IDBOBOT Integer PK1_1 LongInteger PK1_2 LongInteger PK1_3 LongInteger PK1_4 LongInteger PK1_5 LongInteger PK1_6 LongInteger PK1_7 LongInteger PK1_8 LongInteger PK1_9 LongInteger PK1_10 LongInteger PK2_6 LongInteger PK2_1 LongInteger PK2_2 LongInteger PK2_3 LongInteger PK2_4 LongInteger PK2_5 LongInteger PK3_1 LongInteger PK3_2 LongInteger PK3_3 LongInteger PK_4 LongInteger PROFIL_JABATAN PJ_KDJABATAN Text(6) KDJABATAN Text(6) IDBOBOT Integer PK1_12 LongInteger PK1_22 LongInteger PK1_32 LongInteger PK1_42 LongInteger PK1_52 LongInteger PK1_62 LongInteger PK1_72 LongInteger PK1_82 LongInteger PK1_92 LongInteger PK1_102 LongInteger PK2_62 LongInteger PK2_12 LongInteger PK2_22 LongInteger PK2_32 LongInteger PK2_42 LongInteger PK2_52 LongInteger PK3_12 LongInteger PK3_22 LongInteger PK3_32 LongInteger PK_42 LongInteger SETTING_JABATAN SP_KDJABATAN Text(6) SP1_SENSE LongInteger SP1_VERBAL_IDE LongInteger SP1_SIST_BERPIKIR LongInteger SP1_NALAR_SOLUSI LongInteger SP1_KONSENTRASI LongInteger SP1_LOGIKA LongInteger SP1_FLEKSI_PIKIR LongInteger SP1_IMAJINASI LongInteger SP1_ANTISIPASI LongInteger SP1_IQ LongInteger SP_ENERGI_PSIKIS LongInteger SP2_TELITI LongInteger SP2_HATI LongInteger SP2_PERASAAN LongInteger SP2_PRESTASI LongInteger SP2_VITALITAS LongInteger SP3_DOMINASI LongInteger SP3_PENGARUH LongInteger SP3_KESTABILAN LongInteger SP3_KEPATUHAN LongInteger RANKING TGL_TRANSAKSI DateTime KD_JABATANPROMOSI Text(6) DET_NIP2 LongInteger PENILAIAN TGL_EVAL DateTime NIP LongInteger MUTU_KARYA LongInteger VOLUME_KARYA LongInteger PRAKARSA LongInteger KUASA_TUGAS LongInteger ANDAL LongInteger SIKAP LongInteger HUBUNGAN LongInteger ABSEN LongInteger

3.7 Struktur Database Nama tabel : karyawan Primary key : NIP

Fungsi : Menyimpan data pribadi karyawan Tabel 3.10 Tabel karyawan

Field Tipe Keterangan

NIP Text Nomor induk karyawan

Nama Text Nama karyawan

Tempat_lahir Text Tempat kelahiran

Tanggal_lahir Date/Time Tanggal lahir

Alamat Text Alamat di Surabaya

Alamat asal Text Alamat asal karyawan

Telp Number Telepon yang dimiliki karyawan

Kebangsaan Text Kewarganegaraan karyawan

Jenis_kelamin Text Jenis kelamin karyawan

Agama Text Agama karyawan

Nama_ortu Text Nama orang tua/wali skaryawan

Alamat_ortuwali Text Alamat Orang tua/asal karyawan

Pekerjaan_ortuwali Text Pekerjaan orang rua/wali karyawan

Keahlian Text Bidang keahlian pekerjaan

Asal_pendidikan Text Sekolah/ Univeritas karyawan

Lulus_tahun Number Tahun lulus karyawan

Kd_jabatan Text Kode jabatan karyawan

Nama Tabel : Departemen Primary key : kddept

Fungsi : Menyimpan data departemen perusahaan Tabel 3.11 Tabel departemen

Field Tipe Keterangan

Kddept Text Kode departemen

50

Nama Tabel : Divisi Primary key : kddivisi Foreign key : kd_dept

Fungsi : Menyimpan jenis divisi perusahaan Tabel 3.12 Tabel divisi

Field Tipe Keterangan

Kddivisi Text Kode divisi

Kd_dept Text Kode departemen

Nama_divisi Text Nama divisi perusahaan

Nama tabel : Jabatan Primary key : kdjabatan Foreign key : kd_divisi

Fungsi : Menyimpan jenis jabatan karyawan Tabel 3.13 Tabel jabatan

Field Tipe Keterangan

Kdjabatan Text Kode jabatan

Kd_divisi Text Kode divisi

Nama_jabatan Text Nama jabatan

Nama tabel : Penilaian Primary key : tgl_evaluasi Foreign key : NIP

Tabel 3.14 Tabel penilaian

Field Tipe Keterangan

Tgl_eval Date Tanggal evaluasi

NIP Text Nomor induk karyawan

Mutu_karya Number Kualitas hasil karya karyawan

Volume_karya Number Kuantitas hasil karya karyawan

Prakarsa Number Keinginan dan kesiapan karyawan

terhadap tugas-tugas baru

Kuasa_tugas Number Pemahaman terhadap tugas, ketrampilan,

penerapan teknik, perangkat, kinerja tugas

Andal Number Keandalan dalam tuntaskan dengan

prakarsa sendiri, tugas selesai tepat waktu

Sikap Number Sikap dan perilaku dalm bekerja sama

melaksanakan pekerjaan

Hubungan Number Kerjasama yang dijalin dengan rekan

kerja, termasuk pelanggan dan supervisor

Absen Number Kehadiran dan kepergian yang tepat waktu

Nama tabel : Profil Karyawan Primary key : NIP

Foreign key : id_bobot

Fungsi : Menyimpan data profil karyawan

Tabel 3.15 Tabel profil karyawan

Field Tipe Keterangan

NIP Text No Induk Karyawan

Id_bobot Number Kode bobot

Pk1_sense Number Nilai common sense profil karyawan

Pk1_verbal Number Nilai verbalisasi profil karyawan

Pk1_sist Number Nilai sistematika profil karyawan

Pk1_nalar Number Nilai penalaran dan solusi real profil

karyawan

Pk1_konsen Number Nilai konsentrasi profil karyawan

Pk1_logika Number Nilai logika praktis profil karyawan

52

Tabel 3.15 Tabel profil karyawan (lanjutan)

Field Tipe Keterangan

Pk1_imajinasi Number Nilai imajinasi kreatif profil karyawan

Pk1_antisipasi Number Nilai antisipasi profil karyawan

Pk1_iq Number Nilai potensi kecerdasan profil karyawan

Pk2_psikis Number Nilai energi psikis profil karyawan

Pk2_teliti Number Nilai ketelitian dan tanggung jawab profil

Pk2_hati Number Nilai kehati-hatian profil karyawan

Pk2_perasaan Number Nilai pengendalian perasaan profil

karyawan

Pk2_prestasi Number Nilai dorongan berprestasi profil karyawan

Pk2_rencana Number Nilai vitalitas dan perencanaan profil

karyawan

Pk3_dominasi Number Nilai dominansi profil karyawan

Pk3_pengaruh Number Nilai pengaruh profil karyawan

Pk3_kestabilan Number Nilai kestabilan profil karyawan

Pk3_kepatuhan Number Nilai kepatuhan profil karyawan

Nama tabel : Profil Jabatan Primary key : pj_kd_jabatan Foreign key : kd_jabatan

Fungsi : Menyimpan data profil jabatan

Tabel 3.16 Tabel profil jabatan

Field Tipe Keterangan

Kd_jabatan Text Kode jabatan karyawan

Pj1_sense Number Nilai common sense profil jabatan

Pj1_verbal Number Nilai verbalisasi profil jabatan

Pj1_sist Number Nilai sistematika profil jabatan

Pj1_nalar Number Nilai penalaran dan solusi real profil jabatan

Pj1_konsen Number Nilai konsentrasi profil jabatan

Pk1_logika Number Nilai logika praktis profil jabatan

Pj1_fleksibel Number Nilai fleksibilitas profil jabatan

Pj1_imajinasi Number Nilai imajinasi kreatif profil jabatan

Tabel 3.27 Tabel profil jabatan (lanjutan)

Field Tipe Keterangan

Pj1_iq Number Nilai potensi kecerdasan profil jabatan

Pj2_psikis Number Nilai energi psikis profil jabatan

Pj2_teliti Number Nilai ketelitian dan tanggung jawab profil

Pj2_hati Number Nilai kehati-hatian profil jabatan

Pj2_perasaan Number Nilai pengendalian perasaan profil jabatan

Pj2_prestasi Number Nilai dorongan berprestasi profil jabatan

Pj2_rencana Number Nilai vitalitas dan perencanaan profil

jabatan

Pj3_dominasi Number Nilai dominansi profil jabatan

Pj3_pengaruh Number Nilai pengaruh profil jabatan

Pj3_kestabilan Number Nilai kestabilan profil jabatan

Pj3_kepatuhan Number Nilai kepatuhan profil jabatan

Nama tabel : Bobot Nilai Primary key : IdBobot

Fungsi : Menyimpan data bobot nilai untuk perhitungan analisis Tabel 3.17 Tabel Bobot Nilai

Field Tipe Keterangan

IdBobot Autonumber Id Bobot

Gap Number Nilai gap

Bobot_nilai Number Bobot nilai GAP

Ket text Keterangan

Nama tabel : Ranking

Foreign key : NIP, Kd_jabatan, Periode

54

Tabel 3.29 Tabel Ranking

Field Tipe Keterangan

Periode Date Tanggal analisis

NIP Number Nomor Induk Karyawan

NI Number Nilai aspek intelektual

NSK Number Nilai Sikap Kerja

NP Number Nilai Prilaku

Rank Number Ranking

Nama tabel : Setting Profil Primary key : sp_kd_jabatan

Fungsi : Menyimpan data setting profil jabatan Tabel 3.19 Tabel setting profil

Field Tipe Keterangan

Sp_Kd_jabatan Text Kode jabatan

Sp1_sense Number setting nilai common sense

Sp1_verbal Number Setting nilai verbalisasi

Sp1_sist Number Setting nilai sistematika

Sp1_nalar Number Setting nilai penalaran dan solusi real

Sp1_konsen Number Setting nilai konsentrasi profil jabatan

Pk1_logika Number Setting nilai logika praktis profil jabatan

Sp1_fleksibel Number Setting nilai fleksibilitas profil jabatan

Sp1_imajinasi Number Setting nilai imajinasi kreatif profil jabatan

sp1_antisipasi Number Setting nilai antisipasi profil jabatan

Sp1_iq Number Setting nilai potensi kecerdasan jabatan

Sp2_psikis Number Setting nilai energi psikis profil jabatan

Sp2_teliti Number Setting nilai ketelitian dan tanggung jawab

Sp2_hati Number Setting nilai kehati-hatian profil jabatan

sp2_perasaan Number Setting nilai pengendalian perasaan

Pj2_prestasi Number Nilai dorongan berprestasi profil jabatan

Pj2_rencana Number Nilai vitalitas dan perencanaan profil

Pj3_dominasi Number Nilai dominansi profil

Pj3_pengaruh Number Nilai pengaruh profil

3.8 Desain Input-Output 3.8.1 Desain Input

Desain input adalah bagian dari perencanaan form-form yang akan dibangun untuk mendukung pembuatan program SPK ini. Berikut adalah desain input tersebut:

A.Form Utama

Desain form utama ini akan digunakan untuk mengawali jalannya program.

56

B.Form Departemen

Desain form untuk maintenance data departemen perusahaan.

Gambar 3.11 Desain Form Departemen

C.Form Divisi

Desain form digunakan untuk maintenance data divisi perusahaan.

D.Form Jabatan

Desain digunakan untuk maintenance data jabatan perusahaan.

Gambar 3.13 Desain Form Jabatan

E. Form Karyawan

58

F. FormKinerja

Desain form yang akan digunakan untuk proses data kinerja karyawan.

Gambar 3.15 Desain Form Kinerja

G.Form Profil Karyawan

H.Form Profil Jabatan

Desain form profil jabatan fungsinya sama form diatas yaitu menyimpan profil tetapi untuk tiap jabatan yang akan dianalisis.

Gambar 3.17. Desain Form Profil Jabatan

I. Form Setting Profil

Desain form setting berguna untuk menyimpan setting profil jabatan yang akan dianalisis.

60

Gambar 3.18 Desain Form Setting Profil

J. Form Analisis GAP

Merupakan desain form proses analisis GAP antar profil jabatan dan profil karyawan berlangsung. Pada Proses analisis tersebut ada lima langkah yang harus dilakukan.

Gambar 3.19 Desain Form Analisis GAP

3.8.2 Desain Output

Desain output adalah bagian dari perencanaan laporan-laporan yang akan dibangun untuk mendukung pembuatan program SPK ini. Berikut adalah desain output tersebut:

62

A.Biodata Karyawan

Gambar 3.20 Desain Laporan Biodata Karyawan

Gambar 3.21 Desain Laporan Biodata Karyawan Berdasarkan Departemen / Divisi

Gambar 3.22 Desain Laporan Biodata Karyawan Berdasarkan Jabatan

B.Penilaian Kinerja Karyawan

64

C.Hasil Analisis GAP dan Profile Matching

Gambar 3.24 Desain Laporan Hasil Analisis Keseluruhan

91

Tabel 4.6 Daftar Evaluasi Form Profil Jabatan (lanjutan)

Condition Validation Test

Pengujian Hasil Yang diharapkan

Hasil Uji OK Not OK Tekan Tombol

hapus

Muncul pertanyaan apakah data benar akan dihapus atau tidak

 Tekan Tombol

Edit

Pengeditan dengan memilih data yang ada  Tekan Tombol

Batal

Batal melakukan proses terakhir, layar dalam keadaan bersih

 Tekan tombol

keluar

Keluar dari form yang sedang aktif 

G.

Form Profil Karyawan

Tabel 4.7 Daftar Evaluasi Form Profil Karyawan

Form : Profil Karyawan

Input Validation Test

Pengujian Hasil Yang diharapkan

Hasil Uji OK Not OK NIP Bila kosong, tidak diperkenankan, muncul

pesan

 Bila berhasil,nama karyawan otomatis

muncul

 Bila profil telah ada, siap untuk diedit  Field profil Masing-masing be-range 1-6, kurang atau

lebih ada pesan

 Bila diisi selain karakter angka muncul

pesan

 Condition Validation Test

Tekan Tombol hapus

Muncul pertanyaan apakah data benar akan dihapus atau tidak

 Tekan Tombol

Edit

Pengeditan dengan memasukkan NIP  Tekan tombol

Batal

Batal melakukan proses terakhir, layar dalam keadaan bersih

 Tekan tombol

keluar

92

H.

Form Setting Profil

Tabel 4.8 Daftar Evaluasi Form Setting Profil

Form : Setting Profil

Input Validation Test

Pengujian Hasil Yang diharapkan

Hasil Uji OK Not OK Nama

Departemen

Bila kosong, tidak diperkenankan, muncul pesan

 Nama divisi Bila kosong, tidak diperkenankan, muncul

pesan

 Nama Jabatan Bila kosong, tidak diperkenankan, muncul

pesan

 Bila profil telah ada, muncul pesan  Faktor Bila kosong, tidak diperkenankan, muncul

pesan

 Nilai rangking Bila kosong, tidak diperkenankan, muncul

pesan

 Condition Validation Test

Tekan tombol Hapus

Ada peringatan apakah data benar akan dihapus



Tekan Tombol Edit

Pengeditan dengan memasukkan nilai-nilai yang baru,muncul pesan bila sukses diedit

 Tekan tombol

Batal

Batal melakukan proses terakhir  Tekan tombol

keluar

Keluar dari form yang sedang aktif 

I.

Form Analisis GAP dan Profile Matching

Tabel 4.9 Daftar Evaluasi Form Analisis GAP dan Profil Matching

Form : Analisis GAP dan PM

Input Validation Test

Pengujian Hasil Yang diharapkan

Hasil Uji OK Not OK Nama

Departemen

Bila kosong, tidak diperkenankan, muncul pesan

 Nama divisi Bila kosong, tidak diperkenankan, muncul

pesan

 Nama Jabatan Bila kosong, tidak diperkenankan, muncul

pesan

 Bila profil telah ada, muncul pesan  Condition Validation Test

Setelah semua field terisi

Muncul hasil analisis sesuai inputan yang dimaksud

 Tekan tombol

keluar

93

Tabel 4.9 Daftar Evaluasi Form Analisis GAP dan Profil Matching (lanjutan)

Form : Analisis GAP dan PM

Condition Validation Test

Pengujian Hasil Yang diharapkan

Hasil Uji OK Not OK Setelah semua

field terisi

Muncul hasil analisis sesuai inputan yang dimaksud

 Tekan tombol

keluar

Keluar dari form yang sedang aktif  Tampilan grafik Tampilan grafik dapat dilihat dari beberapa

sudut

 Grafik untuk kandidat lima besar  Hasil proses

analisis

Semua calon terpilih tampil secara urut berdasarkan nilai yang tertinggi

 Tekan tombol

keluar

BAB V

PENUTUP

5.1

Kesimpulan

Hal-hal yang dapat disimpulkan dari pembuatan sistem pendukung

keputusan tersebut diatas adalah:

1.

Informasi yang berhubungan dengan jabatan atau karyawan tak lagi dalam

bentuk

hardcopy

tetapi dapat disimpan dalam database sehingga apabila

dibutuhkan untuk proses

GAP

dan

Profile Mathcing

dapat dengan mudah

dicari.

2.

Sistem pendukung keputusan ini membantu mencari karyawan yang

berpeluang besar untuk mengisi jabatan yang lowong.

3.

Sistem pendukung keputusan ini membantu pimpinan dalam memberikan

keputusan promosi karyawan yang mempunyai potensi untuk jabatan yang

lowong dalam bentuk laporan ranking.

4.

Sedangkan kelemahan dari sistem ini adalah seorang

end user

perlu

diberikan

training

atau mencoba beberapa kali untuk dapat beradaptasi

dengan program sistem pendukung keputusan ini.

5.2

Saran

Sistem pendukung keputusan dapat dikembangkan lebih lanjut demi

lebih sempurnanya program ini, antara lain:

95

1.

Pengembangan dengan sistem informasi lain misalnya dengan sistem

perencanaan karir atau hal lain yang masih ada hubungan promosi.

2.

Pembentukan jaringan atau web untuk mengakses sesuai otoritas

masing-masing apabila dikembangkan lebih lanjut.

96

DAFTAR PUSTAKA

Dessler, Gary, 2003,

Human Resource Management

, Prentice Hall Inc.

Jogiyanto, 1988,

Analisis Dan Desain Sistem Informasi pendekatan Terstrukur

,

Jogyakarta ,Andi Offset.

Kristanto, Harianto, 1994,

Konsep dan Perancangan DataBase

, Jogyakarta, Andi

offset Bandung.

Mahyuzir, D, Tavri, 1989,

Analisa dan Perancangan Sistem Pengolahan Data,

Elex

Media Komputindo, Jakarta

Mitrani, Alain et al, 1992,

Manajemen Sumber Daya Manusia Berdasarkan

Kompetensi,

Pustaka Utama Grafiti

Nitisemito, Alex S., 1982,

Manajemen Personalia

, Ghalia Indonesia Jakarta

Simamora, Henry, 1997,

Manajemen Sumber Daya Manusia Edisi ke-2

, Sekolah

Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN

Suryadi, Kadarsah, M. Ali Ramdhani, 1998,

Sistem Pendukung Keputusan Suatu

Wacana Struktural Idealisme dan Implementasi Konsep Pengambilan

Keputusan

, PT Remaja Rosdakarya, Bandung

Turban, Efraim, Jaye Aronson, 1988,

Decision Support System and Intellegent

System

, Prentice Hall

Werther, William B, Keith Davis, 1993,

Human Resource and Personel