commit to user 48
13. Bukti kirim barang Delivery order
Adalah bukti yang diterima dari jasa pengiriman barang atau EMKL yang menyatakan bahwa barang sudah dikirim.
14. Laporan hasil produksi LHP
Adalah catatan yang dibuat oleh bagian produksi yang berisi tentang total harga produk yang dijual atau total jumlah persediaan selama periode
akuntansi tertentu. 15.
Bukti Kas Masuk BKM Bukti atas penerimaan uang atau kas yang dilengkapi dengan bkti transaksi
yang lain.
4. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan ekspor menurut
Standard Operasional Prosedur SOP di PT. Dan Liris
1 Prosedur penerimaan order
1. Bagian merchandiser menerima order dari buyer via email.
2. Berdasarkan order yang diterima via email, bagian merchandiser
membuat formulir surat permintaan pembuatan sample sesuai dengan informasi order buyer dan mengirimkan formulir ini ke bagian produksi.
2 Prosedur pembuatan sample
1. Bagian produksi menerima formulir surat permintaan pembuatan
sample dari bagian merchandiser. 2.
Membuat sample order barang sesuai dengan informasi yang tercantum di surat permintaan pembuatan sample.
3. Mengirimkan kembali sample order barang ke bagian merchandiser
beserta surat permintaan pembuatan sample.
commit to user 49
3 Prosedur pengecekan sample
1. Bagian merchandiser menerima sample order barang dan surat
permintaan pembuatan sample. 2.
Melaporkan kepada buyer bahwa sample order barang yang diminta sudah selesai diproduksi.
3. Mengirimkan sample ke buyer.
4. Apabila contoh sample order barang telah disetujui oleh buyer, maka
buyer akan menerbitkan purchase order PO. 5.
Surat permintaan pembuatan sample diarsip secara permanen menurut nomor.
4 Prosedur realisasi order
1. Setelah menerima purchase order PO dari buyer, bagian merchandiser
mengkonfirmasi pada kepala bagian penjualan mengenai order yang diterbitkan buyer, dengan membawa serta dokumen PO.
2. Kepala bagian penjualan menerima laporan mengenai order yang telah
disetujui disertai dengan dokumen PO. 3.
Kepala bagian penjualan menyetujui dan mengotorisasi dokumen PO, kemudian mengirimkannya kembali ke bagian merchandiser.
4. Setelah mendapatkan persetujuan dari kepala bagian penjualan, maka
bagian merchandiser membuat budget export garment, realisasi order, dan sales contract rangkap empat berdasarkan informasi yang
tercantum dalam dokumen PO. Di dalam sales contract ini dijelaskan informasi yang berhubungan dengan spesifikasi barang, jumlah barang,
harga jika diperlukan, tujuan pengiriman barang, syarat pembayaran,
commit to user 50
tanggal kirim, dan syarat-syarat lainnya yang telah dimengerti oleh kedua belah pihak dan terdokumentasi secara jelas dan tepat.
5. Realisasi order dikirim ke bagian produksi.
6. Budget export garment dikirim ke bagian pembukuan.
7. Sales contract lembar pertama berwarna putih diberikan ke buyer,
lembar kedua berwarna pink dijadikan arsip permanen menurut tanggal, lembar ketiga berwarna kuning diberikan ke bagian pembukuan, dan
lembar keempat berwarna hijau diberikan ke bagian shipping. 8.
Mengarsip sementara purchase order PO menurut tanggal. 5
Prosedur produksi barang 1.
Bagian produksi menerima realisasi order. 2.
Memproduksi barang sesuai dengan realisasi order. 3.
Setelah barang selesai di produksi, bagian produksi membuat packing list dan laporan hasil produksi LHP.
4. Packing list beserta sample barang jadi dikirim ke bagian merchandiser.
5. Laporan hasil produksi dikirim ke bagian pembukuan.
6. Mengarsip realisasi order menurut nomor.
6 Prosedur pengecekan barang
1. Bagian merchandiser menerima packing list beserta sample barang jadi.
2. Merchandiser mengotorisasi packing list dan mengirimkan ke kepala
produksi. 3.
Kepala produksi menerima packing list yang telah diotorisasi bagian merchandiser, kemudian menyetujui dan mengotorisasi dokumen
packing list tersebut dan mengirimkannya ke bagian shipping.
commit to user 51
7 Prosedur pengiriman barang dan pembuatan dokumen ekspor
1. Bagian shipping menerima packing list yang telah diotorisasi
bagian merchandiser
dan kepala
produksi kemudian
mengotorisasinya. 2.
Menerima sales contract lembar keempat dari merchandiser. 3.
Berdasarkan dokumen sales contract, bagian shipping menagih payment pada buyer sesuai dengan tanggal kesepakatan pembayaran yang
tertera di sales contract. 4.
Bagian shipping menerima LC dari advise bank. 5.
Mencocokan jumlah yang tertera pada LC dan sales contract. 6.
Dengan diterimanya LC, bagian shipping membuat invoice serta shipping instruction SI.
7. Menyerahkan dokumen invoice dan shipping instruction SI kepada
direktur ekspor untuk disetujui dan diotorisasi dengan membawa serta dokumen SC, dan LC sekaligus menginformasikan bahwa barang siap
untuk dikirim. 8.
Direktur ekspor menerima laporan dari bagian shipping bahwa barang siap untuk dikirim, dengan membawa dokumen invoice dan shipping
instruction SI untuk diotorisasi disertai dengan dokumen SC, dan LC. 9.
Setelah menyetujui dan mengotorisasi dokumen invoice dan SI tersebut, kemudian mengirimkan kembali dokumen invoice, SI, SC, dan LC ke
bagian shipping.
commit to user 52
10. Setelah mendapatkan persetujuan dari direktur ekspor, maka bagian
shipping, menghubungi bagian jasa pengiriman untuk menginstruksikan pengambilan barang.
11. Menghubungi bagian freight forwarder untuk membawa dokumen
invoice dan shipping instruction SI dalam proses pengiriman barang. 12.
Setelah melakukan pengiriman barang, bagian shipping mendapat dokumen pengapalanpengiriman barang yang berupa original Bill of
Lading BL dari freight forwarder, kemudian bagian shipping melakukan proses pembuatan dokumen surat keterangan asal barang
SKA atau Certificate of Origin COO ke Kantor Perdagangan dan Perindustrian Surakarta.
13. Membuat bukti kirim barang atau delivery order DO.
14. Bagian shipping memproses dokumen ekspor seperti persetujuan ekspor
barang PEB, nota pelayanan ekspor NPE, berita acara penyegelan BAP.
15. LC dikirim ke bagian kasir.
16. Seluruh shipping dokumen PEB, NPE, BAP, BL, SKA dikim ke pihak bank.
17. Delivery order, packing list, sales contract lembar keempat diarsip secara
permanen berdasarkan nomor. 8
Prosedur penerimaan pembayaran 1.
Menerima LC dari bagian shipping. 2.
Setelah ada pemberitahuan dari advise bank bahwa LC sudah dapat dicairkan, maka bagian kasir akan mencairkan LC ke advise bank,
yaitu bank Mandiri, atau bank CIMB Niaga Surakarta.
commit to user 53
3. Menerima bukti transfer BT dari bank dan sekaligus menyetor dana
pencairan LC ke bank. 4.
Menerima bukti setor bank BSB kemudian membuat bukti kas masuk BKM dan mengotorisasinya.
5. Bukti kas masuk dan bukti setor bank, bukti transfer dikirim ke bagian
pembukuan. 9
Prosedur pencatatan akuntansi 1.
Bagian pembukuan menerima budget export garment BEG, dan sales contact lembar ketiga dari bagian merchandiser.
2. Bagian pembukuan menerima laporan hasil produksi LHP dari bagian
produksi. 3.
Bagian pembukuan menerima bukti transfer BT, bukti setor bank BSB dan bukti kas masuk dari bagian kasir.
4. Bagian pembukuan mencocokkan dan membandingkan sales contract
lembar ketiga, bukti transfer, bukti setor bank dan bukti kas masuk, kemudian mencatatnya ke dalam jurnal penerimaan kas.
5. Bagian pembukuan mencocokkan dan membandingkan budget export
garment BEG dengan laporan hasil produksi, kemudian mencatatnya di dalam jurnal umum.
6. Mengarsipkan secara permanen sales contract dan bukti kas masuk
menurut nomor. Mengarsipkan bukti setor bank dan bukti transfer secara permanen menurut tanggal. Mengarsipkan secara permanen
budget export garment dan laporan hasil produksi berdasarkan nomor.
commit to user 54
Bagan alir prosedur penjualan ekspor PT. Dan Liris menurut Standard Operasional Prosedur SOP
Di bawah ini akan dijelaskan bagan alir prosedur penjualan ekspor pada PT. Dan Liris sesuai dengan SOP perusahaan, untuk menggambarkan prosedur penjualan
ekspor dan alir dokumen-dokumen yang digunakan dalam prosedur penjualan ekspor.
commit to user 55
commit to user 56
commit to user 57
commit to user 58
Gambar II.4 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris menurut SOP
FUNGSI PRODUKSI
1 SPPS
Membuat sample order barang
sesuai informasi yang tercantum
dalam SPPS
Mengirimkan kembali sample order barang
beserta SPPS
2 SPPS
Setelah sample barang selesai
diproduksi 6
RO
Memproduksi barang sesuai
RO
Membuat PL dan LHP
RO LHP
PL
9 10
N Beserta sample
barang jadi Bagian Produksi
Bagian Produksi Kepala Produksi
10
PL
mengotorisasi PL tsb dan mengirimkan ke
bagian shipping PL
Yang telah diotorisasi bagian md
11
commit to user 59
commit to user 60
commit to user 61
commit to user 62
Gambar II.8 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris menurut SOP
FUNGSI AKUNTANSI
SC 3
SC 3
BSB 8
SC 3
BEG 16
Bukti transfer BKM
Mencocokan BEG dan
LHP Mencocokan
SC, BKM, bukti transfer
dan BSB
BSB Bukti transfer
BKM
JKM JU
N N
BSB Bukti transfer
BKM
T
SELESAI 10
LHP
BEG LHP
BEG LHP
Bagian Pembukuan Bagian Pembukuan
Bagian Pembukuan
Telah diotorisasi bagian kasir
commit to user 63
5. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan ekspor menurut pelaksanaan di PT. Dan Liris
1 Prosedur penerimaan order
1. Bagian merchandiser menerima purchase order PO dari buyer.
2. Melaporkan kepada kepala bagian penjualan mengenai order yang diterima
dengan membawa serta dokumen purchase order PO. 3.
Kepala bagian penjualan menerima laporan dari bagian merchandiser mengenai order yang diterima dari buyer, disertai dengan dokumen PO.
4. Menyetujui dan mengotorisasi PO lalu kemudian mengembalikannya ke
bagian merchandiser. 2
Prosedur realisasi order 1.
Setelah PO disetujui dan diotorisasi oleh kepala bagian penjulan, maka berdasarkan informasi yang tercantum dalam PO, bagian merchandiser
membuat budget export garment, realisasi order, dan sales contract rangkap empat. Di dalam sales contract ini dijelaskan informasi yang
berhubungan dengan spesifikasi barang, jumlah barang, harga jika diperlukan, tujuan pengiriman barang, syarat pembayaran, tanggal kirim,
dan syarat-syarat lainnya yang telah dimengerti oleh kedua belah pihak dan terdokumentasi secara jelas dan tepat.
2. Realisasi order dikirim ke bagian produksi.
3. Budget export garment dikirim ke bagian pembukuan.
4. Sales contract lembar pertama berwarna putih diberikan ke buyer, lembar
kedua berwarna pink dijadikan arsip permanen menurut tanggal, lembar
commit to user 64
ketiga berwarna kuning diberikan ke bagian pembukuan, dan lembar keempat berwarna hijau diberikan ke bagian shipping.
5. Mengarsip sementara purchase order PO menurut tanggal.
3 Prosedur produksi barang
1. Bagian produksi menerima realisasi order dari bagian merchandiser.
2. Memproduksi barang sesuai dengan realisasi order.
3. Setelah barang selesai di produksi, bagian produksi membuat packing list
dan laporan hasil produksi LHP berdasarkan dokumen RO. 4.
Packing list beserta sample barang jadi dikirim ke bagian merchandiser. 5.
Laporan hasil produksi dikirim ke bagian pembukuan. 6.
Mengarsip realisasi order secara permanen menurut nomor. 4
Prosedur pengecekan barang 1.
Bagian merchandiser menerima packing list beserta sample barang jadi. 2.
Berdasarkan dokumen packing list, bagian merchandiser memeriksa barang apakah sudah sesuai dengan pesanan buyer atau belum.
3. Apabila barang belum sesuai dengan pesanan, maka bagian merchandiser
mengembalikan packing list beserta sample barang jadi ke bagian produksi untuk memproduksi ulang barang tersebut.
4. Bagian produksi menerima pengembalian packing list beserta sample
barang jadi untuk diproduksi ulang agar sesuai dengan pesanan buyer. 5.
Setelah diproduksi ulang, packing list beserta sample barang jadi dikembalikan ke bagian merchandiser untuk dicek ulang.
6. Apabila sudah sesuai dengan pesanan, merchandiser mengotorisasi packing
list dan mengirimkan ke kepala produksi.
commit to user 65
7. Kepala produksi menerima packing list yang telah diotorisasi bagian
merchandiser, lalu kemudian menyetujui dan mengotorisasi dokumen packing list tersebut dan mengirimkannya ke bagian shipping.
5 Prosedur pengiriman barang dan pembuatan dokumen ekspor
1. Bagian shipping menerima packing list yang telah diotorisasi bagian
merchandiser dan kepala produksi lalu kemudian mengotorisasinya. 2.
Menerima sales contract lembar keempat dari merchandiser. 3.
Berdasarkan dokumen sales contract, bagian shipping menagih payment pada buyer sesuai dengan tanggal kesepakatan pembayaran yang tertera di
sales contract. 4.
Bagian shipping menerima LC dari advise bank. 5.
Mencocokan jumlah yang tertera pada LC dan sales contract. 6.
Dengan diterimanya LC, bagian shipping membuat invoice serta shipping instruction SI.
7. Menyerahkan dokumen invoice dan shipping instruction SI kepada
direktur ekspor untuk disetujui dan diotorisasi, sekaligus menginformasikan bahwa barang siap untuk dikirim.
8. Direktur ekspor menerima laporan dari bagian shipping bahwa barang siap
untuk dikirim, dengan membawa dokumen invoice dan shipping instruction SI untuk diotorisasi dilengkapi dengan dokumen SC, dan LC.
9. Setelah menyetujui dan mengotorisasi dokumen invoice dan SI tersebut,
kemudian mengirimkan kembali dokumen invoice, SI, SC, dan LC ke bagian shipping.
commit to user 66
10. Setelah mendapatkan persetujuan dari direktur ekspor, maka bagian
shipping, menghubungi bagian jasa pengiriman untuk menginstruksikan pengambilan barang.
11. Menghubungi bagian freight forwarder untuk membawa dokumen invoice
dan shipping instruction SI dalam proses pengiriman barang. 12.
Setelah melakukan pengiriman barang, bagian shipping mendapat dokumen pengapalanpengiriman barang yang berupa original Bill of Lading BL dari
freight forwarder, kemudian bagian shipping melakukan proses pembuatan dokumen surat keterangan asal barang SKA atau Certificate of Origin
COO ke Kantor Perdagangan dan Perindustrian Surakarta. 13.
Membuat bukti kirim barang atau delivery order DO. 14.
Bagian shipping memproses dokumen ekspor seperti persetujuan ekspor barang PEB, nota pelayanan ekspor NPE, berita acara penyegelan BAP.
15. LC dikirim ke bagian kasir.
16. Seluruh shipping dokumen PEB, NPE, BAP, BL, SKA dikim ke pihak bank.
17. Delivery order, packing list, sales contract lembar keempat diarsip secara
permanen berdasarkan nomor. 6
Prosedur penerimaan pembayaran 1.
Menerima LC dari bagian shipping. 2.
Setelah ada pemberitahuan dari advise bank bahwa LC sudah dapat dicairkan, maka bagian kasir akan mencairkan LC ke advise bank, yaitu
bank Mandiri, atau bank CIMB Niaga Surakarta. 3.
Menerima bukti transfer BT dari bank dan sekaligus menyetor dana pencairan LC ke bank.
commit to user 67
4. Menerima bukti setor bank BSB kemudian membuat bukti kas masuk
BKM dan mengotorisasinya. 5.
Bukti kas masuk dan bukti setor bank, bukti transfer dikirim ke bagian pembukuan.
7 Prosedur pencatatan akuntansi
1. Bagian pembukuan menerima budget export garment BEG, dan sales
contact lembar ketiga dari bagian merchandiser. 2.
Bagian pembukuan menerima laporan hasil produksi LHP dari bagian produksi.
3. Bagian pembukuan menerima bukti transfer BT, bukti setor bank BSB
dan bukti kas masuk dari bagian kasir. 4.
Bagian pembukuan mencocokkan dan membandingkan sales contract lembar ketiga, bukti transfer, bukti setor bank dan bukti kas masuk,
kemudian mencatatnya ke dalam jurnal penerimaan kas. 5.
Bagian pembukuan mencocokkan dan membandingkan budget export garment BEG dengan laporan hasil produksi, kemudian mencatatnya di
dalam jurnal umum. 7.
Mengarsipkan secara permanen sales contract dan bukti kas masuk menurut nomor. Mengarsipkan bukti setor bank dan bukti transfer secara permanen
menurut tanggal. Mengarsipkan secara permanen budget export garment dan laporan hasil produksi berdasarkan nomor.
Bagan alir prosedur penjualan ekspor PT. Dan Liris menurut pelaksanaannya
commit to user 68
Dibawah ini akan dijelaskan bagan alir prosedur penjualan ekspor pada PT. Dan Liris sesuai dengan pelaksanaannya, untuk menggambarkan prosedur penjualan
ekspor dan alir dokumen- dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan ekspor.
commit to user 69
FUNGSI PENJUALAN
Gambar II.9 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris sesuai dengan penerapan Mulai
Menerima PO
PO Dari buyer
Melapor pada KaBag penjualan mengenai
order yang diterima dengan membawa serta
dokumen PO PO
PO yang telah diotorisasi
KaBag penjualan
PO Berdasarkan informasi
yang tercantum dalam dokumen PO, membuat
BEG, RO, dan SC
4 3
2 SC
1 RO
5 4
3 Buyer
T BEG
T Bagian Merchandiser
Bagian Merchandiser
Menerima laporan order yang diterima
disertai dokumen PO dari bagian md
PO Menyetujui dan
mengotorisasi dokumen PO, dan
mengembalikan ke bagian md
PO
1 1
Kabag Penjualan
2 2
commit to user 70
commit to user 71
Gambar II.11 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris lanjutan sesuai dengan penerapan
FUNGSI PRODUKSI
3 RO
Memproduksi barang sesuai
RO
Berdasarkan dokumen RO, membuat PL dan
LHP RO
LHP PL
6 7
N Beserta sample
barang jadi 10
PL
Menyetujui dan mengotorisasi PL tsb
dan mengirimkan ke bagian shipping
PL Yang telah diotorisasi
bagian md Bagian Produksi
Kepala Produksi
11
8
PL Beserta sample
barang jadi
Berdasarkan dokumen PL,
memproduksi ulang barang
tersebut
PL
9 Beserta sample
barang jadi yang telah diproduksi ulang
Bagian Produksi
Setelah proses produksi selesai, mengembalikan
dokumen PL beserta sample barang ke bagian
md untuk dicek ulang
commit to user 72
Gambar II.12 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris lanjutan sesuai dengan penerapan
FUNGSI PENGIRIMAN
4 SC
4
LC Melakukan penagihan
pembayaran ke buyer sesuai informasi yang
tercantum dalam SC
Menerima LC
SC 4
Mencocokkan jumlah yang
tertera di LC dan SC
Membuat invoice dan
SI INVOICE
SI LC
SC 4
Menerima laporan dari bagian shipping bahwa
barang siap untuk dikirim disertai dengan dokumen
invoice, SI, LC dan SC
mengotorisasi dokumen invoice, SI, LC dan SC
kemudian mengembalikan ke bagian shipping
13 INVOICE
SI LC
SC 4
INVOICE SI
LC SC
4
12 12
Bagian Shipping Direktur Ekspor
commit to user 73
commit to user 74
FUNGSI KEUANGAN
Gambar II.14 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris lanjutan sesuai dengan penerapan Bagian Kasir
BSB 15
LC
Mendapat pemberitahuan
bahwa LC bisa dicairkan
Mencairkan LC
BSB Bukti
transfer
Membuat BKM dan mengotorisasinya
16 Menerima BT dan
langsung menyetorkan dana ke bank sehingga
mendapatkan BSB
Bukti transfer BKM
Telah diotorisasi bagian kasir
commit to user 75
Gambar II.15 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris lanjutan sesuai dengan penerapan
FUNGSI AKUNTANSI
SC 3
SC 3
BSB 5
SC 3
BEG 16
Bukti transfer BKM
Mencocokan BEG dan
LHP Mencocokan
SC, BKM, bukti transfer
dan BSB
BSB Bukti transfer
BKM
JKM JU
N N
BSB Bukti transfer
BKM
T
SELESAI 7
LHP
BEG LHP
BEG LHP
Bagian Pembukuan Bagian Pembukuan
Bagian Pembukuan
Telah diotorisasi bagian kasir
commit to user 76
6. Jaringan prosedur penjualan order tidak disetujui