Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan ekspor menurut

commit to user 48 13. Bukti kirim barang Delivery order Adalah bukti yang diterima dari jasa pengiriman barang atau EMKL yang menyatakan bahwa barang sudah dikirim. 14. Laporan hasil produksi LHP Adalah catatan yang dibuat oleh bagian produksi yang berisi tentang total harga produk yang dijual atau total jumlah persediaan selama periode akuntansi tertentu. 15. Bukti Kas Masuk BKM Bukti atas penerimaan uang atau kas yang dilengkapi dengan bkti transaksi yang lain.

4. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan ekspor menurut

Standard Operasional Prosedur SOP di PT. Dan Liris 1 Prosedur penerimaan order 1. Bagian merchandiser menerima order dari buyer via email. 2. Berdasarkan order yang diterima via email, bagian merchandiser membuat formulir surat permintaan pembuatan sample sesuai dengan informasi order buyer dan mengirimkan formulir ini ke bagian produksi. 2 Prosedur pembuatan sample 1. Bagian produksi menerima formulir surat permintaan pembuatan sample dari bagian merchandiser. 2. Membuat sample order barang sesuai dengan informasi yang tercantum di surat permintaan pembuatan sample. 3. Mengirimkan kembali sample order barang ke bagian merchandiser beserta surat permintaan pembuatan sample. commit to user 49 3 Prosedur pengecekan sample 1. Bagian merchandiser menerima sample order barang dan surat permintaan pembuatan sample. 2. Melaporkan kepada buyer bahwa sample order barang yang diminta sudah selesai diproduksi. 3. Mengirimkan sample ke buyer. 4. Apabila contoh sample order barang telah disetujui oleh buyer, maka buyer akan menerbitkan purchase order PO. 5. Surat permintaan pembuatan sample diarsip secara permanen menurut nomor. 4 Prosedur realisasi order 1. Setelah menerima purchase order PO dari buyer, bagian merchandiser mengkonfirmasi pada kepala bagian penjualan mengenai order yang diterbitkan buyer, dengan membawa serta dokumen PO. 2. Kepala bagian penjualan menerima laporan mengenai order yang telah disetujui disertai dengan dokumen PO. 3. Kepala bagian penjualan menyetujui dan mengotorisasi dokumen PO, kemudian mengirimkannya kembali ke bagian merchandiser. 4. Setelah mendapatkan persetujuan dari kepala bagian penjualan, maka bagian merchandiser membuat budget export garment, realisasi order, dan sales contract rangkap empat berdasarkan informasi yang tercantum dalam dokumen PO. Di dalam sales contract ini dijelaskan informasi yang berhubungan dengan spesifikasi barang, jumlah barang, harga jika diperlukan, tujuan pengiriman barang, syarat pembayaran, commit to user 50 tanggal kirim, dan syarat-syarat lainnya yang telah dimengerti oleh kedua belah pihak dan terdokumentasi secara jelas dan tepat. 5. Realisasi order dikirim ke bagian produksi. 6. Budget export garment dikirim ke bagian pembukuan. 7. Sales contract lembar pertama berwarna putih diberikan ke buyer, lembar kedua berwarna pink dijadikan arsip permanen menurut tanggal, lembar ketiga berwarna kuning diberikan ke bagian pembukuan, dan lembar keempat berwarna hijau diberikan ke bagian shipping. 8. Mengarsip sementara purchase order PO menurut tanggal. 5 Prosedur produksi barang 1. Bagian produksi menerima realisasi order. 2. Memproduksi barang sesuai dengan realisasi order. 3. Setelah barang selesai di produksi, bagian produksi membuat packing list dan laporan hasil produksi LHP. 4. Packing list beserta sample barang jadi dikirim ke bagian merchandiser. 5. Laporan hasil produksi dikirim ke bagian pembukuan. 6. Mengarsip realisasi order menurut nomor. 6 Prosedur pengecekan barang 1. Bagian merchandiser menerima packing list beserta sample barang jadi. 2. Merchandiser mengotorisasi packing list dan mengirimkan ke kepala produksi. 3. Kepala produksi menerima packing list yang telah diotorisasi bagian merchandiser, kemudian menyetujui dan mengotorisasi dokumen packing list tersebut dan mengirimkannya ke bagian shipping. commit to user 51 7 Prosedur pengiriman barang dan pembuatan dokumen ekspor 1. Bagian shipping menerima packing list yang telah diotorisasi bagian merchandiser dan kepala produksi kemudian mengotorisasinya. 2. Menerima sales contract lembar keempat dari merchandiser. 3. Berdasarkan dokumen sales contract, bagian shipping menagih payment pada buyer sesuai dengan tanggal kesepakatan pembayaran yang tertera di sales contract. 4. Bagian shipping menerima LC dari advise bank. 5. Mencocokan jumlah yang tertera pada LC dan sales contract. 6. Dengan diterimanya LC, bagian shipping membuat invoice serta shipping instruction SI. 7. Menyerahkan dokumen invoice dan shipping instruction SI kepada direktur ekspor untuk disetujui dan diotorisasi dengan membawa serta dokumen SC, dan LC sekaligus menginformasikan bahwa barang siap untuk dikirim. 8. Direktur ekspor menerima laporan dari bagian shipping bahwa barang siap untuk dikirim, dengan membawa dokumen invoice dan shipping instruction SI untuk diotorisasi disertai dengan dokumen SC, dan LC. 9. Setelah menyetujui dan mengotorisasi dokumen invoice dan SI tersebut, kemudian mengirimkan kembali dokumen invoice, SI, SC, dan LC ke bagian shipping. commit to user 52 10. Setelah mendapatkan persetujuan dari direktur ekspor, maka bagian shipping, menghubungi bagian jasa pengiriman untuk menginstruksikan pengambilan barang. 11. Menghubungi bagian freight forwarder untuk membawa dokumen invoice dan shipping instruction SI dalam proses pengiriman barang. 12. Setelah melakukan pengiriman barang, bagian shipping mendapat dokumen pengapalanpengiriman barang yang berupa original Bill of Lading BL dari freight forwarder, kemudian bagian shipping melakukan proses pembuatan dokumen surat keterangan asal barang SKA atau Certificate of Origin COO ke Kantor Perdagangan dan Perindustrian Surakarta. 13. Membuat bukti kirim barang atau delivery order DO. 14. Bagian shipping memproses dokumen ekspor seperti persetujuan ekspor barang PEB, nota pelayanan ekspor NPE, berita acara penyegelan BAP. 15. LC dikirim ke bagian kasir. 16. Seluruh shipping dokumen PEB, NPE, BAP, BL, SKA dikim ke pihak bank. 17. Delivery order, packing list, sales contract lembar keempat diarsip secara permanen berdasarkan nomor. 8 Prosedur penerimaan pembayaran 1. Menerima LC dari bagian shipping. 2. Setelah ada pemberitahuan dari advise bank bahwa LC sudah dapat dicairkan, maka bagian kasir akan mencairkan LC ke advise bank, yaitu bank Mandiri, atau bank CIMB Niaga Surakarta. commit to user 53 3. Menerima bukti transfer BT dari bank dan sekaligus menyetor dana pencairan LC ke bank. 4. Menerima bukti setor bank BSB kemudian membuat bukti kas masuk BKM dan mengotorisasinya. 5. Bukti kas masuk dan bukti setor bank, bukti transfer dikirim ke bagian pembukuan. 9 Prosedur pencatatan akuntansi 1. Bagian pembukuan menerima budget export garment BEG, dan sales contact lembar ketiga dari bagian merchandiser. 2. Bagian pembukuan menerima laporan hasil produksi LHP dari bagian produksi. 3. Bagian pembukuan menerima bukti transfer BT, bukti setor bank BSB dan bukti kas masuk dari bagian kasir. 4. Bagian pembukuan mencocokkan dan membandingkan sales contract lembar ketiga, bukti transfer, bukti setor bank dan bukti kas masuk, kemudian mencatatnya ke dalam jurnal penerimaan kas. 5. Bagian pembukuan mencocokkan dan membandingkan budget export garment BEG dengan laporan hasil produksi, kemudian mencatatnya di dalam jurnal umum. 6. Mengarsipkan secara permanen sales contract dan bukti kas masuk menurut nomor. Mengarsipkan bukti setor bank dan bukti transfer secara permanen menurut tanggal. Mengarsipkan secara permanen budget export garment dan laporan hasil produksi berdasarkan nomor. commit to user 54 Bagan alir prosedur penjualan ekspor PT. Dan Liris menurut Standard Operasional Prosedur SOP Di bawah ini akan dijelaskan bagan alir prosedur penjualan ekspor pada PT. Dan Liris sesuai dengan SOP perusahaan, untuk menggambarkan prosedur penjualan ekspor dan alir dokumen-dokumen yang digunakan dalam prosedur penjualan ekspor. commit to user 55 commit to user 56 commit to user 57 commit to user 58 Gambar II.4 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris menurut SOP FUNGSI PRODUKSI 1 SPPS Membuat sample order barang sesuai informasi yang tercantum dalam SPPS Mengirimkan kembali sample order barang beserta SPPS 2 SPPS Setelah sample barang selesai diproduksi 6 RO Memproduksi barang sesuai RO Membuat PL dan LHP RO LHP PL 9 10 N Beserta sample barang jadi Bagian Produksi Bagian Produksi Kepala Produksi 10 PL mengotorisasi PL tsb dan mengirimkan ke bagian shipping PL Yang telah diotorisasi bagian md 11 commit to user 59 commit to user 60 commit to user 61 commit to user 62 Gambar II.8 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris menurut SOP FUNGSI AKUNTANSI SC 3 SC 3 BSB 8 SC 3 BEG 16 Bukti transfer BKM Mencocokan BEG dan LHP Mencocokan SC, BKM, bukti transfer dan BSB BSB Bukti transfer BKM JKM JU N N BSB Bukti transfer BKM T SELESAI 10 LHP BEG LHP BEG LHP Bagian Pembukuan Bagian Pembukuan Bagian Pembukuan Telah diotorisasi bagian kasir commit to user 63 5. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan ekspor menurut pelaksanaan di PT. Dan Liris 1 Prosedur penerimaan order 1. Bagian merchandiser menerima purchase order PO dari buyer. 2. Melaporkan kepada kepala bagian penjualan mengenai order yang diterima dengan membawa serta dokumen purchase order PO. 3. Kepala bagian penjualan menerima laporan dari bagian merchandiser mengenai order yang diterima dari buyer, disertai dengan dokumen PO. 4. Menyetujui dan mengotorisasi PO lalu kemudian mengembalikannya ke bagian merchandiser. 2 Prosedur realisasi order 1. Setelah PO disetujui dan diotorisasi oleh kepala bagian penjulan, maka berdasarkan informasi yang tercantum dalam PO, bagian merchandiser membuat budget export garment, realisasi order, dan sales contract rangkap empat. Di dalam sales contract ini dijelaskan informasi yang berhubungan dengan spesifikasi barang, jumlah barang, harga jika diperlukan, tujuan pengiriman barang, syarat pembayaran, tanggal kirim, dan syarat-syarat lainnya yang telah dimengerti oleh kedua belah pihak dan terdokumentasi secara jelas dan tepat. 2. Realisasi order dikirim ke bagian produksi. 3. Budget export garment dikirim ke bagian pembukuan. 4. Sales contract lembar pertama berwarna putih diberikan ke buyer, lembar kedua berwarna pink dijadikan arsip permanen menurut tanggal, lembar commit to user 64 ketiga berwarna kuning diberikan ke bagian pembukuan, dan lembar keempat berwarna hijau diberikan ke bagian shipping. 5. Mengarsip sementara purchase order PO menurut tanggal. 3 Prosedur produksi barang 1. Bagian produksi menerima realisasi order dari bagian merchandiser. 2. Memproduksi barang sesuai dengan realisasi order. 3. Setelah barang selesai di produksi, bagian produksi membuat packing list dan laporan hasil produksi LHP berdasarkan dokumen RO. 4. Packing list beserta sample barang jadi dikirim ke bagian merchandiser. 5. Laporan hasil produksi dikirim ke bagian pembukuan. 6. Mengarsip realisasi order secara permanen menurut nomor. 4 Prosedur pengecekan barang 1. Bagian merchandiser menerima packing list beserta sample barang jadi. 2. Berdasarkan dokumen packing list, bagian merchandiser memeriksa barang apakah sudah sesuai dengan pesanan buyer atau belum. 3. Apabila barang belum sesuai dengan pesanan, maka bagian merchandiser mengembalikan packing list beserta sample barang jadi ke bagian produksi untuk memproduksi ulang barang tersebut. 4. Bagian produksi menerima pengembalian packing list beserta sample barang jadi untuk diproduksi ulang agar sesuai dengan pesanan buyer. 5. Setelah diproduksi ulang, packing list beserta sample barang jadi dikembalikan ke bagian merchandiser untuk dicek ulang. 6. Apabila sudah sesuai dengan pesanan, merchandiser mengotorisasi packing list dan mengirimkan ke kepala produksi. commit to user 65 7. Kepala produksi menerima packing list yang telah diotorisasi bagian merchandiser, lalu kemudian menyetujui dan mengotorisasi dokumen packing list tersebut dan mengirimkannya ke bagian shipping. 5 Prosedur pengiriman barang dan pembuatan dokumen ekspor 1. Bagian shipping menerima packing list yang telah diotorisasi bagian merchandiser dan kepala produksi lalu kemudian mengotorisasinya. 2. Menerima sales contract lembar keempat dari merchandiser. 3. Berdasarkan dokumen sales contract, bagian shipping menagih payment pada buyer sesuai dengan tanggal kesepakatan pembayaran yang tertera di sales contract. 4. Bagian shipping menerima LC dari advise bank. 5. Mencocokan jumlah yang tertera pada LC dan sales contract. 6. Dengan diterimanya LC, bagian shipping membuat invoice serta shipping instruction SI. 7. Menyerahkan dokumen invoice dan shipping instruction SI kepada direktur ekspor untuk disetujui dan diotorisasi, sekaligus menginformasikan bahwa barang siap untuk dikirim. 8. Direktur ekspor menerima laporan dari bagian shipping bahwa barang siap untuk dikirim, dengan membawa dokumen invoice dan shipping instruction SI untuk diotorisasi dilengkapi dengan dokumen SC, dan LC. 9. Setelah menyetujui dan mengotorisasi dokumen invoice dan SI tersebut, kemudian mengirimkan kembali dokumen invoice, SI, SC, dan LC ke bagian shipping. commit to user 66 10. Setelah mendapatkan persetujuan dari direktur ekspor, maka bagian shipping, menghubungi bagian jasa pengiriman untuk menginstruksikan pengambilan barang. 11. Menghubungi bagian freight forwarder untuk membawa dokumen invoice dan shipping instruction SI dalam proses pengiriman barang. 12. Setelah melakukan pengiriman barang, bagian shipping mendapat dokumen pengapalanpengiriman barang yang berupa original Bill of Lading BL dari freight forwarder, kemudian bagian shipping melakukan proses pembuatan dokumen surat keterangan asal barang SKA atau Certificate of Origin COO ke Kantor Perdagangan dan Perindustrian Surakarta. 13. Membuat bukti kirim barang atau delivery order DO. 14. Bagian shipping memproses dokumen ekspor seperti persetujuan ekspor barang PEB, nota pelayanan ekspor NPE, berita acara penyegelan BAP. 15. LC dikirim ke bagian kasir. 16. Seluruh shipping dokumen PEB, NPE, BAP, BL, SKA dikim ke pihak bank. 17. Delivery order, packing list, sales contract lembar keempat diarsip secara permanen berdasarkan nomor. 6 Prosedur penerimaan pembayaran 1. Menerima LC dari bagian shipping. 2. Setelah ada pemberitahuan dari advise bank bahwa LC sudah dapat dicairkan, maka bagian kasir akan mencairkan LC ke advise bank, yaitu bank Mandiri, atau bank CIMB Niaga Surakarta. 3. Menerima bukti transfer BT dari bank dan sekaligus menyetor dana pencairan LC ke bank. commit to user 67 4. Menerima bukti setor bank BSB kemudian membuat bukti kas masuk BKM dan mengotorisasinya. 5. Bukti kas masuk dan bukti setor bank, bukti transfer dikirim ke bagian pembukuan. 7 Prosedur pencatatan akuntansi 1. Bagian pembukuan menerima budget export garment BEG, dan sales contact lembar ketiga dari bagian merchandiser. 2. Bagian pembukuan menerima laporan hasil produksi LHP dari bagian produksi. 3. Bagian pembukuan menerima bukti transfer BT, bukti setor bank BSB dan bukti kas masuk dari bagian kasir. 4. Bagian pembukuan mencocokkan dan membandingkan sales contract lembar ketiga, bukti transfer, bukti setor bank dan bukti kas masuk, kemudian mencatatnya ke dalam jurnal penerimaan kas. 5. Bagian pembukuan mencocokkan dan membandingkan budget export garment BEG dengan laporan hasil produksi, kemudian mencatatnya di dalam jurnal umum. 7. Mengarsipkan secara permanen sales contract dan bukti kas masuk menurut nomor. Mengarsipkan bukti setor bank dan bukti transfer secara permanen menurut tanggal. Mengarsipkan secara permanen budget export garment dan laporan hasil produksi berdasarkan nomor. Bagan alir prosedur penjualan ekspor PT. Dan Liris menurut pelaksanaannya commit to user 68 Dibawah ini akan dijelaskan bagan alir prosedur penjualan ekspor pada PT. Dan Liris sesuai dengan pelaksanaannya, untuk menggambarkan prosedur penjualan ekspor dan alir dokumen- dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan ekspor. commit to user 69 FUNGSI PENJUALAN Gambar II.9 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris sesuai dengan penerapan Mulai Menerima PO PO Dari buyer Melapor pada KaBag penjualan mengenai order yang diterima dengan membawa serta dokumen PO PO PO yang telah diotorisasi KaBag penjualan PO Berdasarkan informasi yang tercantum dalam dokumen PO, membuat BEG, RO, dan SC 4 3 2 SC 1 RO 5 4 3 Buyer T BEG T Bagian Merchandiser Bagian Merchandiser Menerima laporan order yang diterima disertai dokumen PO dari bagian md PO Menyetujui dan mengotorisasi dokumen PO, dan mengembalikan ke bagian md PO 1 1 Kabag Penjualan 2 2 commit to user 70 commit to user 71 Gambar II.11 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris lanjutan sesuai dengan penerapan FUNGSI PRODUKSI 3 RO Memproduksi barang sesuai RO Berdasarkan dokumen RO, membuat PL dan LHP RO LHP PL 6 7 N Beserta sample barang jadi 10 PL Menyetujui dan mengotorisasi PL tsb dan mengirimkan ke bagian shipping PL Yang telah diotorisasi bagian md Bagian Produksi Kepala Produksi 11 8 PL Beserta sample barang jadi Berdasarkan dokumen PL, memproduksi ulang barang tersebut PL 9 Beserta sample barang jadi yang telah diproduksi ulang Bagian Produksi Setelah proses produksi selesai, mengembalikan dokumen PL beserta sample barang ke bagian md untuk dicek ulang commit to user 72 Gambar II.12 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris lanjutan sesuai dengan penerapan FUNGSI PENGIRIMAN 4 SC 4 LC Melakukan penagihan pembayaran ke buyer sesuai informasi yang tercantum dalam SC Menerima LC SC 4 Mencocokkan jumlah yang tertera di LC dan SC Membuat invoice dan SI INVOICE SI LC SC 4 Menerima laporan dari bagian shipping bahwa barang siap untuk dikirim disertai dengan dokumen invoice, SI, LC dan SC mengotorisasi dokumen invoice, SI, LC dan SC kemudian mengembalikan ke bagian shipping 13 INVOICE SI LC SC 4 INVOICE SI LC SC 4 12 12 Bagian Shipping Direktur Ekspor commit to user 73 commit to user 74 FUNGSI KEUANGAN Gambar II.14 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris lanjutan sesuai dengan penerapan Bagian Kasir BSB 15 LC Mendapat pemberitahuan bahwa LC bisa dicairkan Mencairkan LC BSB Bukti transfer Membuat BKM dan mengotorisasinya 16 Menerima BT dan langsung menyetorkan dana ke bank sehingga mendapatkan BSB Bukti transfer BKM Telah diotorisasi bagian kasir commit to user 75 Gambar II.15 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris lanjutan sesuai dengan penerapan FUNGSI AKUNTANSI SC 3 SC 3 BSB 5 SC 3 BEG 16 Bukti transfer BKM Mencocokan BEG dan LHP Mencocokan SC, BKM, bukti transfer dan BSB BSB Bukti transfer BKM JKM JU N N BSB Bukti transfer BKM T SELESAI 7 LHP BEG LHP BEG LHP Bagian Pembukuan Bagian Pembukuan Bagian Pembukuan Telah diotorisasi bagian kasir commit to user 76

6. Jaringan prosedur penjualan order tidak disetujui