AJENG TRIANI KUSUMADEWI F3309010
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
EVALUASI PROSEDUR PENJUALAN EKSPOR PADA
PT. DAN LIRIS
TUGAS AKHIR
Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai derajat Ahli
Madya Program Studi Diploma III Akuntansi
Disusun Oleh :
AJENG TRIANI KUSUMADEWI
F3309010
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
(2)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
(3)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
(4)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
”Trying is part of failing, if you are afraid to fail then you’re afraid to.”
(Mencoba adalah bagian dari kegagalan, dan jika anda takut gagal, maka anda
takut untuk mencoba)
-Mrs. Cunningham-
“Percayalah akan kemampuan dirimu sendiri, itu akan menghindarkanmu dari
orang-orang yang ingin mematahkan semangatmu.”
-Mario Teguh-
“Hidup tidak menghadiahkan sesuatu yang berharga kepada manusia tanpa
bekerja keras”
“Sabar dalam menghadapi kesulitan dan bertindak bijaksana dalam mengatasinya
adalah sesuatu yang utama.”
Penulis persembahkan kepada :
1.
Allah SWT
yang selalu memberikan jalan terbaik untukku.
2.
Ibunda tercinta
3.
Ketiga kakakku yang kusayang
4.
Teman-teman dan sahabatku
5.
Teman-teman D3 Akuntansi
6.
Almamaterku
(5)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
v
KATA PENGANTAR
Alhamdulilah, Puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT
yang telah melimpahkan segala rahmat dan hidayahNya, sehingga penulis dapat
menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul “Evaluasi Prosedur Penjualan Ekspor
pada PT. Dan Liris dengan baik. Tugas Akhir yang penulis susun ini merupakan
persyaratan untuk mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III
Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Terlepas dari kekurangan yang ada, penyusun Tugas Akhir ini tidak akan
berjalan dengan baik tanpa bimbingan, pengarahan, dan bantuan dari berbagai
pihak. Untuk itu dengan setulus hati penulis menyampaikan ucapan terimakasih
kepada:
1.
Allah SWT, yang selalu memberikan kemudahan bagi penulis sehingga
mampu menyelesaikan laporan magang dan tugas akhir tersebut.
2.
Prof. Dr, Bambang Sutopo, Mcom, Ak. selaku Dekan Fakultas Universitas
Sebelas Maret Surakarta.
3.
Agus Budiatmanto, SE, Msi, Ak. selaku ketua Program Studi Diploma III
Akuntansi Keuangan Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4.
Anas Wibawa, SE, Msi, Ak. selaku pembimbing akademik.
5.
Arif Lukman Santoso, SE, Ak. selaku dosen pembimbing lapangan.
6.
Ibu Dian Koernia selaku Kepala Bagian Sekretariat PT. Dan Liris, Sukoharjo.
7.
Ibu Dra. Ani Sofianah selaku pembimbing instansi magang di PT. Dan Liris,
Sukoharjo.
8.
Mbak Naning, Mbak Wedha, Mbak Titik, Mbak Murdi, Mas Nunung yang
membantu dan membimbing penulis di PT. Dan Liris, Sukoharjo.
(6)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
9.
Segenap pimpinan dan karyawan PT. Dan Liris yang tidak dapat penulis
sebutkan satu persatu atas bantuan dan kerja samanya selama ini. Terima
kasih atas kesempatan yang telah diberikan sehingga penulis dapat melakukan
magang kerja dan penelitian pada PT. Dan Liris, Sukoharjo.
10. Para dosen pengajar di Fakultas Ekonomi yang telah mengajarkan banyak
ilmu selama berada di bangku kuliah.
11. Ibunda tercinta yang selalu memberikan semangat dan doa.
12. Ketiga kakakku, Mbak Kiki, Erit, Mbak Yetti, dan adikku, Aya, Handry yang
selalu memberikan dukungan.
13. Rohmat Nur Cahyo, seseorang yang spesial dalam hidupku, terima kasih yang
selalu menemaniku dalam keadaan suka maupun duka.
14. Kiki, Yudit, Rizki Mutiara Devi, Bayu, Cahyo, Bintara, Boy, Agita, Ancilla,
Sinta, Sueb, Pipin, dan semua teman terbaikku di kampus yang tidak dapat
penulis sebutkan satu persatu. Terima kasih atas kebersamaan, dukungan,
saran, kerjasama kita selama di bangku kuliah sampai saat ini.
Penulis menyadari sepenuhnya atas kekurangan dalam penulisan tugas
akhir ini, untuk itu penulis mengharap kritik dan saran yang membangun dari
pembaca yang budiman. Namun karya sederhana ini diharapkan dapat bermanfaat
bagi pihak-pihak yang membutuhkan.
Surakarta,
Juli 2012
Penulis
(7)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL...
i
ABSTRACT ...
ii
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ...
iii
HALAMAN PENGESAHAN...
iv
HALAMAN MOTTO DAN PERSEMBAHAN...
v
KATA PENGANTAR ...
vi
DAFTAR ISI ...
viii
DAFTAR TABEL ...
x
DAFTAR GAMBAR ...
xi
DAFTAR LAMPIRAN ...
xiii
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Gambaran Umum Perusahaan ...
1
B.
Latar Belakang Masalah ...
17
C.
Perumusan Masalah ...
20
D.
Tujuan Penelitian ...
20
E.
Manfaat Penelitian ...
21
BAB II
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A.
Landasan Teori ...
23
(8)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
C.
Evaluasi Prosedur Penjualan Ekspor PT. DAN LIRIS ...
82
BAB III
TEMUAN
A.
Kelebihan-kelebihan Prosedur Penjualan Ekspor pada PT.
Dan Liris ...
88
B.
Kelemahan-kelemahan Prosedur Penjualan Ekspor pada
PT. Dan Liris ...
90
BAB IV PENUTUP
A.
Kesimpulan ...
91
B.
Saran...
92
DAFTAR PUSTAKA
(9)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
DAFTAR TABEL
Halaman
1.
Tabel 1.1 Jabatan dan Golongan Karyawan PT. DAN LIRIS ...
8
2.
Tabel 2.1 Evaluasi Fungsi Yang Terkait Dalam Prosedur Penjualan
Ekspor PT. Dan Liris ...
82
3.
Tabel 2.2 Evaluasi Dokumen Yang Digunakan Dalam Prosedur
Penjualan Ekspor PT. Dan Liris ...
83
4.
Tabel 2.3 Evaluasi SOP dengan Penerapan Pelaksanaan Prosedur di PT.
(10)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
x
DAFTAR GAMBAR
Halaman
1.
Gambar 1.1 Struktur Organisasi PT. Dan Liris ...
11
2.
Gambar 2.1 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris
(Fungsi Penjualan) Menurut SOP ...
58
3.
Gambar 2.2 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris
(Fungsi Penjualan) Menurut SOP (lanjutan) ...
59
4.
Gambar 2.3 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris
(Fungsi Penjualan) Menurut SOP ...
60
5.
Gambar 2.4 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris
(Fungsi Produksi) Menurut SOP ...
61
6.
Gambar 2.5 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris
(Fungsi Pengiriman) Menurut SOP ...
62
7.
Gambar 2.6 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris
(Fungsi Pengiriman) Menurut SOP (lanjutan) ...
63
8.
Gambar 2.7 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris
(Fungsi Keuangan) Menurut SOP ...
64
9.
Gambar 2.8 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris
(Fungsi Akuntansi) Menurut SOP ...
65
10. Gambar 2.9 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris
(11)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
11. Gambar 2.10 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris
(Fungsi Penjualan) sesuai dengan Penerapan (lanjutan) ...
73
12. Gambar 2.11 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris
(Fungsi Produksi) sesuai dengan Penerapan (lanjutan) ...
74
13. Gambar 2.12 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris
(Fungsi Pengiriman) sesuai dengan Penerapan ...
75
14. Gambar 2.13 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris
(Fungsi Pengiriman) sesuai dengan Penerapan (lanjutan) ...
76
15. Gambar 2.14 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris
(Fungsi Keuangan) sesuai dengan Penerapan...
77
16. Gambar 2.15 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris
(Fungsi Keuangan) sesuai dengan Penerapan...
78
17. Gambar 2.16 Bagan Alir Prosedur Penjualan Export PT. Dan Liris
(12)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
xii
DAFTAR LAMPIRAN
1.
Surat Pernyataan
2.
Surat Keterangan Magang
3.
Purchase Order
4.
Surat Permintaan Pembuatan Sample
5.
Realisasi Order
6.
Budget Export Garment
7.
Sales Contract
8.
Delivery Order
9.
Draft L/C
10.
Pemberitahuan Ekspor Barang
11.
Nota Pelayanan Ekspor
12.
Beneficiary’s Certificate
13.
Bill of Lading
14.
Certificate of Origin
15.
Inspection Certificate
16.
Packing List
17.
Invoice
(13)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
ABSTRACTEVALUATION PROCEDURES FOR EXPORT SALES IN PT. DAN LIRIS
AJENG TRIANI KUSUMADEWI F3309010
PT. Dan Liris is a company engaged in the textile field. In the production process, the
company is treating the yarn into cloth. In accordance with the purpose of its establishment,
PT. Dan Liris emphasis to supply the needs of internal production, which is orders of PT.
Batik Keris which is the parent of this company. In accordance with the Statutes and the
household, the purpose of export-oriented companies, among others.
Goals to be achieved from this research are: How to export sales of procedures are applied
in PT. Dan Liris, and what are the strength and weakness of the procedures in export sales of
PT. Dan Liris.
PT. Dan liris implement its export sales is sufficient for the separation of the functions
involved in export sales, giving rise to cross-check between related functions. Accounting
records based on documents that have been authorized by the parties concerned, so that
records can be accounted for.
(14)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
ABSTRAK
EVALUASI PROSEDUR PENJUALAN EKSPOR PADA PT. DAN LIRIS AJENG TRIANI KUSUMADEWI
F3309010
PT. Dan Liris adalah perusahaan yang bergerak di bidang tekstil. Dalam proses produksi,
perusahaan memproduksi benang menjadi kain. Tujuan berdirinya PT. Dan Liris adalah
untuk memasok kebutuhan internal produksi, yang menjadi penyedia bahan baku PT. Batik
Keris,
dimana
Batik
Keris
ini
merupakan
induk
dari
PT.
Dan
Liris.
Tujuan yang hendak dicapai dari penelitian ini adalah: Bagaimana prosedur penjualan ekspor
di PT. Dan Liris apakah telah sesuai dengan standard operasional prosedur (SOP) atau belum,
dan apa saja kelebihan dan kekurangan pelaksanaan prosedur penjualan ekspor pada PT. Dan
Liris.
PT. Dan liris telah melakukan pemisahan fungsi yang tegas antara fungsi-fungsi yang terkait
dalam prosedur penjualan ekspor pada PT. Dan Liris, sehingga menimbulkan pengecekan
silang antara fungsi-fungsi terkait. Dalam setiap prosedur penjualan ekspor yang diterapkan
oleh PT. Dan Liris pun telah mendapatkan otorisasi dari setiap pihak yang bersangkutan,
sehingga apabila terjadi kecurangan, dapat dipertanggungjawabkan oleh pihak-pihak yang
terkait.
(15)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Gambaran Umum Perusahaan
1.
Sejarah Berdirinya PT. Dan Liris – Sukoharjo
PT. Dan Liris berdiri sesuai dengan Akta Notaris, tanggal 25 April 1974,
dengan SK Kehakiman No. YA.5/313/23 tertanggal 23 Agustus 1974.
Sedangkan
Surat
Ijin
Usaha
Perdagangan
(SIUP)
No.
182/11.35/PB/VII/1991/P.I dengan Tanda Daftar Perusahaan No.
113511700008. Pada mulanya PT. Dan Liris merupakan perusahaan
khusus pertenunan yang sebagian digunakan untuk industri batik (Batik
Keris, sebagai cikal bakal). Nama Dan Liris sendiri berasal dari kata
Udan Liris
, merupakan suatu jenis motif batik yang secara filosofis
mempunya arti :
udan
= hujan,
liris
= rintik-rintik (dan terus menerus),
sehingga diharapkan agar kelangsungan hidup (atau rejeki) yang didapat
perusahaan ini bisa berjalan stabil dan terus menerus.
Udan Liris
juga
merupakan desain unggulan dari produk Keris Group. Pada akhirnya kata
Udan Liris
disingkat menjadi Dan Liris yang selanjutnya dijadikan nama
PT. Dan Liris.
Latar belakang berdirinya PT. Dan Liris, dimulai pada tahun 1920
sebagai
home industry
batik. Kemudian pada tahun 1940 mulai diberi
nama “Keris”. Pada tahun 1966 Pemerintah membuka kesempatan yang
seluas-luasnya bagi investor untuk menanamkan modalnya di Indonesia,
(16)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
2
baik berasal dari Penanaman Modal Dalam Negeri (PMDN) dan
Penanaman Modal Asing (PMA). Dengan adanya kebijakan tersebut,
maka perusahaan
home industry
batik menjadi Perseroan Terbatas
dengan nama PT. Batik Keris pada tahun 1971.
Sejak saat itu PT. Batik Keris menerima permintaan produk yang terus
meningkat dari waktu ke waktu dari para konsumen. Selanjutnya PT.
Batik Keris mengambil langkah untuk memenuhi kebutuhan perusahaan
dan untuk mengantisipasi agar tidak terganggu aktivitas produksi PT.
Batik Keris apabila suatu saat perusahaan mengalami kesulitan karena
terjadi fluktuasi harga bahan baku di pasaran, maka didirikanlah
perusahaan pensuplai bahan baku tekstil dan batik yaitu PT. Dan Liris.
Kegiatan usaha PT. Dan Liris dimulai hanya dengan satu bidang saja,
yaitu pertenunan (
weaving
). Lokasi pabrik tenun pada mulanya berada di
Jl. Adi Sucipto, Desa Blulukan, Kecamatan Colomadu, Kabupaten
Karanganyar. Seiring dengan berkembangnya perusahaan, maka
didirikanlah pabrik perajutan dan garment di lokasi yang sama sehingga
pada tahun 1982 juga didirikan pabrik pemintalan hingga menjadi
industri tekstil terpadu, dengan adanya produksi cetak (
printing
) dan
pembuatan kain bermotif batik (
finishing
). Karena semakin pesatnya
perkembangan perusahaan, maka pada tahun 1983 lokasi pabrik
dipindahkan ke Desa Banaran, Kecamatan Grogol, Kabupaten Sukoharjo
hingga sekarang, dan pada akhirnya menjadi industri tekstil terpadu
dengan unit usaha pemintalan (
spinning
), pertenunan (
weaving
),
(17)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
3
pencelupan dan pewarnaan (
dyeing
), penyempurnaan (
finishing
),
pencetakan tekstil bermotif (
printing
) dan konfeksi pakaian jadi
(
garment
).
Kapasitas produksi yang terpasang yaitu :
a.
Benang : 8.500 ball/bulan
b.
Kain
greige
: 7.500.000 meter/bulan
c.
Kain jadi dan
printing
: 5.500.000 meter/bulan
d.
Pakaian jadi : 950.000 pieces/bulan
Sebagian besar benang tenun tersebut digunakan sendiri oleh PT. Dan
Liris, sedangkan kain
greige
, kain jadi dan printing sebagian dijual di
dalam negeri sedangkan sisanya dijual eksport (untuk kualitas A).
Bahan baku benang dan tekstil yang dihasilkan terbuat dari serat katun,
polyester
atau campuran keduanya.
Untuk menjaga kualitas produknya, PT. Dan Liris telah menerapkan
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 (dari SGS) dan Sertifikasi dari
Lloyd’s.
Saat ini PT. Dan Liris dipegang oleh generasi ketiga yaitu Ibu Michelle
Tjokrosaputro
(generasi
pertama
,
pendiri,
adalah
Kasoem
Tjokrosaputro). Pada tahun 2007, beliau menerapkan
Corporate Culture
yang baru yaitu : “
Moving Together Toward Excellence”
yang berarti
maju bersama menjadi yang terbaik.
Corporate Culture
itu diturunkan
(18)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
4
a.
Visi dari PT. Dan Liris adalah menjadi perusahaan tekstil yang
terintegrasi yang terkenal sebagai yang terbaik terutama oleh
pemegang saham, pelanggan dan karyawan.
b.
Misi dari PT. Dan Liris adalah
1)
Menjadi perusahaan tekstil yang terintegrasi yang dapat
memuaskan pemegang saham melalui profit, dan pelanggan
melalui baiknya pelayanan pelanggan, kualitas dan harga.
2)
Menyediakan lingkungan kerja yang menekankan kejujuran,
kehati-hatian, keamanan dan penghargaan berdasarkan hasil.
c.
Objective/sasaran dari PT. Dan Liris adalah
1)
Membeli dan memperbaiki mesin-mesin.
2)
Menerima dan melatih karyawan yang berarti di pabrik maupun
di manajemen.
3)
Membuat program, struktur dan target baru.
2.
Lokasi PT. Dan Liris – Sukoharjo
PT. Dan Liris berdiri di atas lahan seluas ± 45 hektar, dengan kantor
pusat/pabrik di Kelurahan Banaran, Kecamatan Grogol, Kabupaten
Sukoharjo – 57193. Lokasi PT. Dan Liris merupakan letak yang cukup
strategis dan mudah dijangkau, diantaranya :
a.
Utara : Desa Gambiran, Jati, kota Surakarta.
b.
Timur : Kelurahan Tipes, Cemani, Pasar Klewer.
c.
Selatan : Desa Candi, Grogol, arah jalur Wonogiri.
(19)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
5
d.
Barat : Desa Banaran, Laweyan (merupakan wilayah
home industry
batik), arah jalur Yogyakarta, Semarang.
Disamping itu, PT. Dan Liris juga memperhitungkan factor-faktor
sebagai berikut :
a.
Transportasi
Lokasi PT. Dan Liris yang cukup terjangkau dengan kendaraan umum
dan merupakan lalu lintas antar kota sehingga memudahkan
perusahaan untuk melakukan pengiriman barang.
b.
Bahan baku
Bahan baku yang digunakan berupa kapas
cotton
(kapas alami) yang
diimport dari berbagai Negara seperti: Afrika, Australia, Amerika,
India.
c.
Pasar
Selama ini PT. Dan Liris telah mampu menembus pasar lokal dan
pasar luar negeri, dikarenakan PT. Dan Liris selalu berusaha untuk
menjaga kualitas yang ada.
d.
Lingkungan masyarakat
Masyarakat di sekitar lokasi PT. Dan Liris sangat mendukung
perusahaan tersebut didirikan karena dapat membuka lapangan
pekerjaan bagi penduduk di sekitar lokasi pabrik, baik pekerjaan di
PT. Dan Liris sendiri atau usaha lain (warung makan, pondokan
karyawan, warung yang menyediakan keperluan sehari-hari, dan
lain-lain). Di samping itu PT. Dan Liris juga memperhatikan aspek
(20)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
6
lingkungan dengan menyediakan fasilitas pengolahan limbah,
sehingga mencegah terjadinya pencemaran lingkungan, dan terutama
dalam tanggung jawab sosial Perusahaan terhadap lingkungan melalui
partisipasi pembangunan sarana jalan, penerangan, fasilitas umum,
tempat ibadah, dan lain-lain.
3.
Jabatan dan Jumlah Karyawan PT Dan Liris
Sumber daya merupakan elemen yang sangat penting dalam setiap
kegiatan perusahaan, sehingga dibutuhkan Sumber Daya Manusia yang
profesional demi terwujudnya keefektifan dan keefisienan setiap kegiatan
perusahaan. PT. Dan Liris saat ini mempunyai jumlah karyawan
sejumlah 6725 orang (data per Juli 2009). PT. Dan Liris membagi status
karyawan menjadi 2, yaitu : Staf dan Karyawan. Status tersebut
dibedakan atas dasar sistem penggajian.
Staf dibagi atas beberapa golongan, yaitu : IA, IB, IIA, IIB, IIIA, IIIB,
IVA, dan IVB, sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya, sebagai
berikut :
a.
Golongan IA
Staf pelaksana, staf administrasi, kasubsie junior, staf yang baru
diangkat dari karyawan harian/borongan.
b.
Golongan IB
Kasubsie senior, kepala gudang, personalia bagian, staf dengan
jabatan cukup penting (kasubsie senior untuk garment: 1
line
= 50
(21)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
7
c.
Golongan IIA
Kashift
, koordinator sub seksie,
merchandiser
,
purchaser
, kepala
quality control
potong (8
line
produksi), kepala administrasi,
komputer, staf tinggi (staf dengan posisi dan pekerjaan yang sangat
penting)
d.
Golongan IIB
Kepala Seksie, kepala produksi garment s/d 4
lines
(200 mesin jahit),
commercial manager
, kepala seksie umum, pimpinan unit.
e.
Golongan IIIA
Wakil kepala bagian/kepala bagian junior, kepala produksi
garment
:
5 s/d 8
lines
(250 s/d 400 mesin jahit).
f.
Golongan IIIB
Kepala bagian/kepala produksi senior (
garment
) lebih dari 8
lines
(lebih dari 400 mesin jahit),
marketing manager
,
purchasing
manager
, wakil manager produksi
garment
.
g.
Golongan IVA
Wakil kepala divisi/kepala divisi junior, manager produksi
garment
,
wakil general
manager
.
h.
Golongan IVB
Kepala divisi,
general manager
.
Karyawan dibagi atas beberapa golongan, yaitu A, B, C, D, dan E
berdasarkan bobot tugas dan tanggung jawabnya masing-masing,
sebagai berikut:
(22)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
8
TABEL 1.1
JABATAN DAN GOLONGAN KARYAWAN
PT. DAN LIRIS
Sumber : PT. Dan Liris
4.
Jam kerja Perusahaan
Untuk mempermudah dan memperlancar pelaksanaan kegiatan
operasional perusahaan setiap harinya, agar tercapai efektivitas dan
efisiensi perusahaan, maka perlu adanya peraturan jam kerja. Kebijakan
peraturan jam kerja di PT. Dan Liris sebagai berikut:
(23)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
9
a.
Kantor (
day shift
)
Senin – Kamis : 08.00 - 16.00 (jam istirahat : 12.00 – 13.00)
Jum’at
: 08.00 - 16.30 (jam istirahat : 11.30 – 13.00)
Sabtu
: 08.00 - 13.00 (tanpa istirahat)
b.
Produksi (
shift
)
Shift
1
: 06.00 - 14.00 (jam istirahat : 09.00 – 10.00)
Shift
2
: 14.00 - 22.00 (jam istirahat : 18.00 – 19.00)
Shift
3
: 22.00 - 06.00 (jam istirahat : 02.00 – 03.00)
5.
Sistem Penggajian
Sistem penggajian di PT. Dan Liris dibagi menjadi 2 yaitu : bulanan dan
harian. Gaji bulanan merupakan pembayaran kepada Staf yang dilakukan
setiap 1 bulan sekali (melalui kerja sama dengan pihak ketiga).
Sedangkan gaji harian merupakan pembayaran kepada karyawan harian,
atas dasar “
no work no pay
”, sedangkan sistem pembayarannya tetap
sama, yaitu diberikan 1 bulan sekali.
Dalam memberikan gaji kepada karyawan, PT. Dan Liris mengacu
kepada standar Upah Minimum Regional (UMR) Kabupaten Sukoharjo.
Sedangkan komponen gaji yang diberikan sesuai dengan UU RI tentang
ketenagakerjaan no. 13 th 2003 pasal 94, dimana disebutkan komponen
upah terdiri dari upah pokok dan tunjangan tetap, dalam hal ini adalah
tunjangan tetap makan.
(24)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
10
6.
Kesejahteraan
Selain mendapat gaji (upah pokok dan tunjangan tetap makan),
Perusahaan juga memberikan fasilitas berupa tunjangan-tunjangan bagi
karyawan sebagai suatu bentuk komitmen PT. Dan Liris terhadap
peningkatan kesejahteraan karyawan dengan tujuan untuk meningkatkan
semangat dan etos kerja para karyawan.
Fasilitas yang diberikan perusahaan meliputi :
a.
Jaminan sosial tenaga kerja, yang meliputi Jaminan Kesehatan,
Jaminan Pemeliharaan Kesehatan, Jaminan Hari Tua, Jaminan
Kematian.
b.
Tunjangan istimewa (Tunjangan Hari Besar Keagamaan/THR)
c.
Tunjangan kematian (dari Perusahaan)
d.
Tunjangan pernikahan
e.
Sumbangan kelahiran anak (dibatasi 2 anak)
f.
Upah pekerja selama sakit
g.
Jaminan perjalanan dinas
h.
Bantuan pendidikan dan kerohanian.
7.
Struktur Organisasi
Penyusunan struktur organisasi dilakukan sesuai dengan perkembangan
perusahaan, sehingga terbantuk dengan jelas mengenai pembagian tugas,
wewenang dan tanggung jawab agar organisasi dapat berjalan lancar
untuk mencapai tujuan perusahaan.
(25)
Gambar 1.1
Struktur Organisasi PT. Dan Liris
1
(26)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
8.
Deskripsi Jabatan
Adapun deskripsi dari tugas masing-masing adalah sebagai berikut:
a.
Dewan Komisaris
1)
Mengawasi dan menertibkan pelaksanaan dan tujuan perusahaan
berdasarkan kebijakan umum perusahaan yang telah ditetapkan.
2)
Mengatur dan mengkoordinasi kepentingan para pemegang saham
sesuai dengan Anggaran Dasar perusahaan.
3)
Memberikan penilaian dan mewakili para pemegang saham atas
pengesahan neraca dan perhitungan laba rugi tahunan yang
disampaikan.
b.
Presiden Direktur (Dewan Direksi)
1)
Sebagai pejabat tinggi yang memimpin perusahaan bersama
dengan Kepala Divisi.
2)
Menjaga kelangsungan hidup perusahaan.
3)
Merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan
kegiatan perusahaan.
4)
Mempertanggungjawabkan semua hasil kegiatan perusahaan yang
telah dijalankan kepada Dewan Komisaris.
c.
Kepala Divisi
1) Merencanakan serta mengembangkan rencana untuk pencapaian
tujuan Perusahaan termasuk kebijakan dan sasaran mutunya.
2) Menetapkan metode dan kebijakan sebagai alat untuk dapat
(27)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
13
3) Mengendalikan dan mengawasi Pimpinan di bawahnya (Kepala
Bagian) agar dapat menjalankan tugas yang dibebankan.
4) Menampung dan atau menciptakan suasana yang memungkinkan
adanya penemuan-penemuan baru untuk mencapai tujuan
perusahaan secara maksimal.
d.
Kepala Bagian
1)
Melaksanakan sasaran jangka panjang dan pendek yang ditetapkan
oleh Direksi atau Pimpinan di atasnya dan menterjemahkan ke
dalam pelaksanaan kerja bagian yang dipimpinnya.
2)
Melaksanakan tindakan perbaikan/pencegahan dari temuan
internal/eksternal audit, komplain pelanggan dan Tinjauan
Manajemen.
3)
Mengelola dan mengontrol semua kegiatan sistem mutu dalam
bagiannya.
4)
Memberikan motivasi bawahan guna meningkatkan produktivitas
kerja.
5)
Merencanakan kebutuhan pelatihan.
e.
Kepala Seksi
1)
Mengkoordinir/memberi arahan dan mengendalikan pelaksanaan
kegiatan kerja sehari-hari kepada kelompok-kelompok
kerja/sub-sub seksie di bawahnya agar terjamin bahwa sasaran jangka
pendek dapat tercapai.
(28)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
14
2)
Mendata,
megevaluasi,
mengusulkan/menetapkan
tindakan
perbaikan dan memberikan laporan kepada Kepala Bagian tentang
kemajuan realisasi pekerjaan yang telah dicapai maupun
kesulitan-kesulitan/hambatan-hambatan yang belum dapat diatasi.
3)
Merencanakan, mengatur dan menyiapkan semua perlengkapan
kerja yang diperlukan untuk kelancaran kegiatan.
4)
Memberikan pelatihan kepada bawahan yang berkaitan dengan
kebijaksanaan dan sasaran mutu.
5)
Mengembangkan, merancang, meningkatkan sasaran kerja dan
memastikan bahwa bawahan bekerja sesuai dengan sasaran kerja
yang telah ditetapkan.
f.
Kepala Sub Seksie/Staf
1)
Mengatur pelaksanaan kerja berdasarkan rencana kerja (Prosedur
Pengendalian, Instruksi Kerja,
Planning
yang ditetapkan dan
Monitoring Proses) dan tugas lain yang dibebankan pimpinan.
2)
Mengkoordinir,
membina/melatih
karyawan
agar
dapat
melaksanakan pekerjaan sesuai kebijakan dan sasaran mutu
perusahaan.
3)
Mengontrol
semua
tahapan
kerja
agar
dapat
dicegah
penyimpangan-penyimpangan kerja yang memungkinkan dapat
terjadinya ketidaksesuaian produk.
4)
Memberi dorongan dan mengevaluasi serta melaporkan semua
kegiatan pelaksanaan kerja.
(29)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
15
5)
Mengoptimalkan semua kegiatan kerja yang menjadi tanggung
jawabnya.
9.
Proses Produksi
Seperti yang telah disampaikan diatas bahwa PT. Dan Liris merupakan
perusahaan tekstil terpadu yang bergerak dari
Spinning
(pemintalan),
Weaving
(pertenunan),
Finishing Printing
(pencelupan, pewarnaan dan
penyempurnaan) serta
Garment
(konfeksi pakaian jadi).
Secara lebih detil bisa dijelaskan sebagai berikut :
a.
Spinning
Proses
spinning
(pemintalan benang) merupakan proses paling awal,
yang terdiri dari :
1)
Blowing
Bertujuan untuk membuka ball kapas, membersihkan kapas, dan juga
mixing
atau pencampuran berbagai jenis kapas.
2)
Carding
Bertujuan untuk meluruskan serat, pemisahan antara serat panjang
dengan serat pendek.
3)
Lap former
Bertujuan untuk membuat laporan untuk proses berikutnya dan
perangkapan.
(30)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
16
4)
Drawing
Bertujuan untuk perangkapan, mengurangi ketidakrataan, dan
pencampuran antara kapas alami (
cotton
) dengan kapas sintetis
(
polyster
).
5)
Combing
Bertujuan
untuk pensejajaran, pemisahan serat antara panjang dengan
serat pendek dan terakhir pembersihan.
6)
Flyer
Bertujuan
untuk
roving
dan pemberian
twist
(puntiran)
7)
Ring Spinning
Bertujuan
untuk mengumpulkan benang dan terakhir penomeran
benang.
8)
Winder
Merupakan proses tahap akhir dari proses
spinning
, yang bertujuan
untuk
penggulungan
menjadi besar, menghilangkan cacat pada
benang, dan terakhir adalah digulung secara berulang-ulang jika
terjadi kesalahan dalam penggulungan sebelumnya.
b.
Weaving
Proses weaving adalah proses penenunan benang menjadi kain mentah
atau kain setengah jadi, dimana bahan bakunya adalah benang pakan dan
benang lusi. Pada proses ini hasil akhirnya disebut dengan kain
greige
.
Setelah melalui proses
inspecting
yaitu proses inspeksi
grade
(kualitas),
(31)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
17
grade
B dan L. Khusus untuk pasar eksport biasanya pelanggan hanya
membeli kain
greige
dengan
grade
A saja. Selain dijual, kain
greige
tersebut digunakan sendiri oleh PT. Dan Liris untuk diproses lagi
menjadi kain jadi,
printing
dan
garment
.
c.
Finishing Printing
Proses
finishing
adalah proses mengubah kain
greige
untuk diberi warna
dasar sesuai dengan permintaan pembeli. Sedangkan proses
printing
adalah proses mengubah kain
finishing
menjadi kain siap pakai dengan
pemberian motif dan penentuan desain sesuai dengan mode dan
permintaan pembeli.
d.
Garment
Proses
garment
adalah proses mengubah kain yang siap pakai menjadi
pakaian siap pakai, dimana proses ini adalah proses terakhir dari kegiatan
produksi di PT. Dan Liris.
Pada setiap tahap proses produksi di PT. Dan Liris, telah melewati
Quality
Assurance
sehingga terjadinya kesalahan dalam proses produksi
dapat diminimalisasi.
B.
LATAR BELAKANG MASALAH
Pertumbuhan ekonomi yang semakin maju pesat, sehingga pada
era globalisasi ini menimbulkan persaingan yang tajam diantara
perusahaan didalam merebut pasaran, baik dalam negeri maupun luar
(32)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
18
negeri. Oleh karena itu, manajemen perusahaan harus dapat bekerja
secara efektif dan efisien agar laba yang diharapkan dapat tercapai.
Pengelolaan perusahaan yang baik dengan dukungan pihak
manajemen yang handal sangat diperlukan dalam menghadapi
perkembangan usaha yang semakin pesat. Untuk itu perusahaan harus
melakukan perencanaan dan pelaksanaan suatu sistem informasi
akuntansi yang baik, efektif dan efisien.
Menurut Mulyadi (2001: 3) sistem akuntansi adalah organisasi
formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk
menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna
memudahkan pengelolaan perusahaan.
Sistem Informasi Akuntansi yang baik memiliki beberapa unsur
diantaranya :
1.
Sistem harus dapat menghasilkan informasi secara tepat waktu
dan relevan untuk pengambilan keputusan.
2.
Sistem harus mempunyai tingkat ketelitian yang tinggi dan dapat
beroperasi secara efektif dan efisien.
3.
Sistem harus fleksibel untuk menampung perubahan-perubahan.
4.
Sistem harus cukup sederhana sehingga struktur dan operasinya
dapat mudah dimengerti dan prosedur mudah untuk diteliti.
Pentingnya sistem informasi akuntansi yang baik adalah untuk
mengukur kemampuan perusahaan dalam mengumpulkan, mengelola,
(33)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
19
dan menggunakan informasi untuk menentukan apakah suatu perusahaan
tersebut mampu memenangkan persaingan bisnis atau tidak. Di salah satu
unsur sistem informasi akuntansi yang baik disebutkan bahwa terdapat
prosedur yang mudah untuk diteliti. Keberadaan prosedur sangat penting
bagi operasional perusahaan. Sehingga dengan prosedur yang mudah
diteliti, perusahaan dapat mengantisipasi berbagai situasi yang mungkin
terjadi dalam menjalankan bisnis perusahaan. Selain itu, prosedur yang
telah ditetapkan perusahaan dapat membantu untuk memberi arah bagi
staf
perusahaan
dalam
menjalankan
dan
mengetahui
lingkup
pekerjaannya. Dengan kejelasan ruang lingkup ini, maka tugas dan
wewenang masing-masing staf bagian akan jelas sehingga tidak terjadi
perangkapan fungsi, dan kinerja staf perusahaan akan terjaga dengan
baik.
Seperti halnya pada PT. Dan Liris, PT. Dan Liris adalah
perusahaan yang bergerak di bidang industri garment dan berorientasi
pada penjualan ekspor, jenis produk yang dihasilkan adalah pakaian jadi.
Barang-barang tersebut diproduksi sendiri, dari pengolahan bahan baku,
barang setengah jadi atau barang jadi sampai proses finishing dan
penjualan produknya dikerjakan oleh perusahaan. Dalam penjualan
ekspor, perusahaan atau dalam hal ini PT. Dan Liris berhubungan
langsung dengan pembeli/
buyer
yang berada di luar negeri. Sehingga
penerimaan order baru haruslah disesuaikan dengan kemampuan
perusahaan dalam proses memproduksi barang agar sesuai dengan yang
(34)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
20
buyer
inginkan. Karena dalam pelaksanaannya, seringkali terjadi
permasalahan yang sering mengganggu dalam prosedur order penjualan
dan prosedur produksi barang, seperti terjadinya ketidaksesuaian antara
barang yang dipesan dengan barang yang telah selesai diproduksi.
Apabila hal ini dibiarkan terus menerus maka dapat mengakibatkan
kerugian bagi perusahaan karena resiko barang yang tidak sesuai, maka
perusahaan harus memproduksi ulang barang tersebut. Sehingga
perusahaan mau tidak mau harus mengeluarkan
cost
lagi untuk
memproduksi barang dari awal agar sesuai keinginan
buyer
.
Berdasarkan latar belakang di atas, maka dalam penyusunan tugas
akhir ini penulis mengambil judul
“EVALUASI PROSEDUR
PENJUALAN EKSPOR PADA PT. DAN LIRIS”.
C.
PERUMUSAN MASALAH
Dari latar belakang masalah tersebut timbul berbagai perumusan
masalah sebagai berikut:
Apakah prosedur penjualan ekspor yang diterapkan di PT. Dan
Liris telah sesuai dengan SOP perusahaan?
D.
TUJUAN TUGAS AKHIR
Tujuan penelitian dari penyusunan Tugas Akhir ini adalah untuk
mengetahui dan memahami apakah prosedur penjualan ekspor sudah
(35)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
21
memadai dan sesuai dengan standar operasional prosedur yang
ditetapkan.
E.
MANFAAT TUGAS AKHIR
Dalam penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat
berbagai pihak sebagai berikut:
1.
Bagi PT. Dan Liris
Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan dan
pertimbangan dalam evaluasi prosedur penjualan ekspor yang
diterapkan di PT. Dan Liris sehingga penjualan ekspor perusahaan
menjadi lebih efektif dan efisien.
2.
Bagi Penulis
a)
Hasil penelitian ini membantu meningkatkan pengetahuan
penulis mengenai hubungan antara teori sistem informasi
akuntansi dengan aplikasinya di dunia nyata.
b)
Mampu mengevaluasi prosedur penjualan ekspor pada PT.
Dan Liris apakah telah sesuai dengan standard operasional
prosedur perusahaan.
3.
Bagi Pembaca
a)
Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan referensi
dalam melakukan penelitian-penelitian berikutnya serta
menambah wawasan dan pengetahuan.
(36)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
22
b)
Meningkatkan
pengetahuan
bagi
pembaca
mengenai
hubungan antara teori sistem informasi akuntansi dengan
aplikasinya di dunia nyata.
(37)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
23
BAB II
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. LANDASAN TEORI
1. Pengertian sistem dan prosedur
Setiap sistem akan lebih dapat dipahami jika sebagai suatu keseluruhan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan. Dengan adanya sistem maka kegiatan operasional perusahaan diharapkan dapat berjalan lancar dan terkoordinir sehingga dapat mencapai hasil yang diharapkan.
Menurut Zaki Baridwan, (1992: 3) sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama suatu perusahaan.
Menurut Mulyadi, (2001: 5) sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Dari pengertian di atas maka maka dapat diambil kesimpulan bahwa sistem dibuat untuk memberikan informasi yang dapat bermanfaat bagi yang memerlukannya, baik dari pihak intern maupun pihak ekstern perusahaan. Dengan adanya sistem, operasional perusahaan diharapkan dapat terkoordinasi sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasional perusahaan. Pengertian prosedur menurut Zaki Baridwan (1992: 3) prosedur adalah suatu urut – urutan pekerjaan kirani (clerical) biasanya melibatkan beberapa orang atau lebih yang disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi.
(38)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
24
Menurut Mulyadi (2001: 5) prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
Dari berbagai pengertian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan kegiatan klerikal. Kegiatan klerikal terdiri dari kegiatan menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindah dan membandingkan yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku besar 2. Pengertian Sistem akuntansi
Menurut Zaki Baridwan (1992: 4) sistem akuntansi adalah formulir catatan persediaaan yang dipergunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomi dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usaha.
Menurut Mulyadi (2001: 3) sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Dari beberapa definisi sistem akuntansi tersebut, unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan.
(39)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
25
Kegiatan penjualan adalah kegiatan yang terdiri dari penjualan barang atau jasa, baik secara tunai maupun kredit.
a. Sistem penjualan tunai
Dalam sistem akuntansi sistem penjualan tunai, pembeli diharuskan membayar barang sebelum barang tersebut diserahkan pada pembeli. Menurut Mulyadi (2001: 455) sistem penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan pada pembeli.
1)Fungsi yang terkait a. Fungsi penjualan
Dalam transaksi penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.
b. Fungsi kas
Dalam transaksi penjualan tunai fungsi kas bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli.
c. Fungsi pengiriman
Dalam transaksi penjualan tunai fungsi pengiriman bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli.
(40)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
26
Dalam transaksi penjualan tunai fungsi gudang bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan pembeli, serta menyerahkan barang tersebut kepada fungsi pengiriman.
e. Fungsi akuntansi
Dalam transaksi penjualan tunai, fungsi ini beertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan.
2)Dokumen yang digunakan a. Faktur penjualan tunai
Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. b. Pita register kas
Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas, pita register kas ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.
c. Bukti setor bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank.
d. Bill of lading
Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum.
(41)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
27
Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode (misalnya satu bulan).
3)Catatan akuntansi yang digunakan a. Jurnal penjualan
Jurnal penjualan adalah jurnal yang oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan.
b. Jurnal penerimaan kas
Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya dari penjualan tunai.
c. Jurnal umum
Dalam transaksi penjualan tunai, jurnal ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
d. Kartu persediaan
Dalam transaksi penjualan tunai, kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual.
e. Kartu gudang
Catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan di gudang.
(42)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
28
a. Prosedur order penjualan b. Prosedur penerimaan kas c. Prosedur penyerahan barang
d. Prosedur pencatatan penjualan tunai e. Prosedur penyetoran kas ke bank f. Prosedur pencatatan penerimaan kas g. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan b. Sistem penjualan kredit
Menurut Mulyadi (2001: 210) sistem penjualan kredit adalah suatu sistem yang dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan yang pertama kepada pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit.
4. Pengertian ekspor a. Definisi ekspor
Menurut Rinaldy (2000: 77) ekspor dalam sistem perdagangan Indonesia diartikan perdagangan dengan cara mengeluarkan barang dari dalam keluar wilayah pabean Indonesia dengan memenuhi ketentuan yang berlaku. Setiap barang yang dikeluarkan dari daerah Indonesia untuk tujuan ekspor wajib mempergunakan PEB (Persetujuan Ekspor Barang).
Ekspor adalah kegiatan mengeluarkan barang dari wilayah pabean suatu Negara ke wilayah pabean Negara yang dituju, menurut PPEI (2009).
(43)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
29
b. Persyaratan ekspor
Ekspor dapat dilakukan oleh perusahaan (termasuk perorangan) yang telah memiliki:
1)SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan). 2)TDP (Tanda Daftar Perusahaan).
3)Izin usaha dari Departemen berdasarkan teknis/ lembaga non Departemen berdasarkan peraturan perundang – undangan yang berlaku.
c. Aturan yang berlaku dalam penjualan ekspor 1)Dinas Perindustrian dan Perdagangan (Disperindag)
a.Memenuhi persyaratan umum sebagai eksportir;
b.Memenuhi persyaratan khusus sesuai dengan barang yang diatur
c. Mendapat pengakuan sebagai Eksportir Terdaftar dari Menteri Perdagangan dalam hal ini Direktur Jenderal Perdagangan Luar Negeri.
2)Bea Cukai a. Dasar Hukum
1. undang No.17 Tahun 2006 tentang Perubahan Undang-Undang No.10 Tahun 1995 tentang Kepabeanan
2.
Peraturan Menteri Keuangan Nomor 145/PMK.04/2007
tentang Ketentuan Kepabeanan di Bidang Ekspor
3.
Peraturan Direktur Jenderal Bea dan Cukai Nomor
40/BC/2008 jo. 06/BC/2009 jo. 30/BC/2009 jo.
(44)
P-perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
30
27/BC/2010 tentang Tata Laksana Kepabeanan di Bidang
Ekspor
4.
Peraturan Direktur Jenderal Bea dan Cukai Nomor
P-41/BC/2008 tentang Pemberitahuan Pabean Ekspor
b.Prosedur kepabeanan ekspor
1.
Eksportir wajib memberitahukan barang yang akan diekspor ke kantor pabean pemuatan dengan menggunakan PEB disertai Dokumen Pelengkap Pabean.2.
PEB disampaikan paling cepat 7 hari sebelum tanggal perkiraan ekspor dan paling lambat sebelum barang ekspor masuk Kawasan Pabean3.
Dokumen Pelengkap Pabean: a. Invoice dan Packing List b. Bukti Bayar PNBPc. Bukti Bayar Bea Keluar (dalam hal barang ekspor dikenai Bea Keluar)
d. Dokumen dari intansi teknis terkait (dalam hal barang ekspor terkena ketentuan larangan dan/atau pembatasan)
4.
Penyampaian PEB dapat dilakukan oleh eksportir atau dikuasakan kepada Pengusaha Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK)5.
Pada Kantor Pabean yang sudah menerapkan sistem PDE (Pertukaran Data Elektronik) kepabeanan, eksportir/PPJK wajib menyampaikan PEB dengan menggunakan sistem PDE Kepabeanan c. Sanksi(45)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
31
1.
Mengekspor tanpa menyerahkan pemberitahuan pabean dipidana penjara paling singkat 1 tahun paling lama 10 tahun dan pidana denda paling sedikit lima puluh juta rupiah paling banyak lima miliar rupiah.2.
Menyampaikan pemberitahuan pabean yang tidak benar, palsu ataudipalsukan dipidana penjara paling singkat 2 tahun paling lama 8 tahun dan pidana denda paling sedikit seratus juta rupiah paling banyak lima miliar rupiah.
3.
Tidak menyampaikan atau terlambat menyampaikan pembatalan ekspornya dikenai sanksi administrasi berupa denda sebesar lima juta rupiah.4.
Salah memberitahukan jenis dan/atau jumlah barang dikenai sanksi administrasi berupa denda paling sedikit 100% dari pungutan negara di bidang ekspor yang kurang dibayar dan paling banyak1.000% dari pungutan negara di bidang ekspor yang kurang dibayar.d. Dasar hukum ekspor 1) Internasional
Multilateral, Regional, Bilateral atau Unilateral. 2) Subyek hukum
Pemerintah dengan Pemerintah, Pemerintah dengan beberapa Pemerintah.
3) Nasional
KEPPRES Nomor 58 Tahun 1971
Peraturan Mendag Nomor 17/M-DAG/PER/9/2005 Peraturan Dirjen Daglu Nomor 03/DAGLU/PER/10/2005
(46)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
32
Peraturan Dirjen Daglu Nomor 04/DAGLU/PER/10/2005 e. Hal – hal yang harus diperhatikan dalam ekspor
1) Barang yang diminta 2) Tata Niaga barang 3) Ketepatan pengiriman 4) Syarat pembayaran 5) Menghindari klaim dagang
f. Tata niaga barang berdasarkan SK Menteri Perindustrian dan Perdagangan SK No. 558/MPP/KEP/12/1998
SK No. 17/M-DAG/per/9/2005 SK No. 43/M-DAG/per/10/2007
1)Barang yang dilarang
Adalah barang-barang yang tidak boleh diekspor, hal ini bertujuan agar komoditas tersebut dapat diproses menjadi barang setengah jadi atau barang jadi sehingga meningkatkan nilai tambah, menjaga pengadaan bahan baku, melindungi kelestarian alam, jenis tanaman dan binatang langka. Contoh: Rotan mentah, satwa langka, kayu gelondongan, nener (ikan kecil).
2)Barang yang diatur
Adalah barang-barang yang dibatasi masuk ke negara importir. Contoh tekstil dan produk tekstil, kayu dan produk kayu, kopi, maniok, dan lain-lain.
(47)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
33
Adalah barang-barang yang dalam ekspornya dalam pengawasan pemerintah atau ekspor produk tersebut hanya dapat dilakukan dengan persetujuan Menperindag dan instansi teknis lainnya. Contoh: kacang kedelai, padi dan beras, ternak hidup, tepung beras dan gandum.
4)Barang bebas
Adalah barang-barang yang tidak tercakup dalam daftar barang-barang diatas atau barang yang diperbolehkan diekspor oleh semua eksportir. 5. Pengertian sistem penjualan ekspor
a. Definisi sistem penjualan ekspor
Menurut La Midjan (2001:170) sistem penjualan ekspor adalah sistem yang dilaksanakan oleh perusahaan untuk mengatur penjualan yang berhubungan dengan pihak pembeli luar negeri yang mengimpor barang tersebut.
Menurut Amir (2002: 14) Ada beberapa tahapan dalam proses terjadinya transaksi ekspor, pada umumnya ada lima tahapan yaitu:
1) Tahap promosi
Pada tahap awal ini penjual atau eksportir berupaya untuk memperkenalkan komoditas yang dihasilkannya kepada calon pembeli, yang bertujuan agar menarik minat calon pembeli terhadap komoditas yang diperkenalkan.
2) Tahap Inquiry
Inquiry adalah surat pernyatan minat yang dibuat oleh calon importir yang ditujukan kepada eksportir yang berisi permintaan harga dari
(48)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
34
barang yang dipromosikan oleh eksportir. Tujuan Inquiry adalah agar calon importer mengetahui lebih lengkap mengenai mutu barang, waktu penyerahan, kuantum barang, contoh barang serta keterangan lainnya dari komoditas yang dipromosikan.
3) Tahap Offersheet
Offersheet adalah pernyataan kesanggupan dari eksportir untuk memasok suatu komoditas kepada calon importir dengan syarat harga, waktu penyerahan dan pembayaran yang ditentukan oleh eksportir. 4) Tahap Ordersheet
Tahap selanjutnya adalah tahap ordersheet atau penerimaan order dari importir. Ordersheet adalah surat pernyataan persetujuan (akseptasi) dari importir atas penawaran eksportir yang sifatnya mengikat secara hukum.
5) Tahap kontrak dagang ekspor
Pada tahap ini terjadi kesepakatan antara eksportir dan importir untuk melakukan perdagangan barang sesuai dengan persyaratan yang disepakati bersama dan masing – masing pihak mengikat diri untuk melaksanakan semua kewajiban yang ditimbulkan.
Dalam sistem penjualan ekspor sebenarnya tidak jauh berbeda dengan sistem penjualan tunai biasa, yang membedakan hanyalah pembelinya berada di luar negeri dan ada beberapa dokumen pendukung yang harus dipenuhi oleh perusahaan untuk memperlancar penjualan ekspor.
b. Dokumen-dokumen yang digunakan: 1) Sales contract
(49)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
35
Sales contract adalah surat kesepakatan antara eksportir dan importer untuk melakukan perdagangan barang sesuai persyaratan yang disepakati bersama.
2) Commercial invoice
Commercial invoice adalah merupakan nota perincian tentang keterangan barang-barang yang dijual dan harga dari barang-barang tersebut.
3) Persetujuan Ekspor Barang (PEB)
PEB adalah dokumen yang digunakan untuk pemberitahuan ekspor barang yang isinya antara lain: jenis barang, identitas eksportir, identitas importir, negara tujuan ekspor dan lain-lain.
4) Packing list
Packing list adalah dokumen yang berisi daftar perincian lengkap mengenai barang yang tercantum dalam invoice. Fungsinya untuk memudahkan untuk proses pemeriksaan oleh kantor Bea dan Cukai. 5) Bill of lading
Bill of lading adalah bukti tanda terima barang, bukti kepemilikan, barang yang dikeluarkan oleh perusahaan palayaran (shipping company) sebagai bukti adanya perjanjian pengangkutan barang.
6) Certificate Of Origin (COO) atau Surat Keterangan Asal (SKA)
Certificate Of Origin atau SKA adalah surat keterangan yang diterbitkan oleh Menteri Perdagangan atau pejabat yang ditunjuk. Surat ini menyatakan asal barang yang diekspor.
(50)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
36
Adalah surat bukti pertanggungan yang dikeluarkan oleh perusahaan asuransi atas permintaan eksportir maupun importir untuk menjamin keselamatan barang yang dikirim.
8) Surat pernyataan mutu (Quality Statement)
Adalah surat keterangan yang menyatakan kualitas dari barang dari barang yang diekspor berdasarkan pemeriksaan Bea dan Cukai.
c. Para pelaku kegiatan penjualan ekspor 1) Eksportir
Eksportir adalah orang atau perusahaan yang berperan sebagai produsen yang memproduksi barang untuk dijual ke luar negeri.
2) Importir
Orang atau perusahaan yang berperan sebagai pembeli di luar negeri.
3) Bank
Merupakan lembaga keuangan yang dapat memberikan jasa perkreditan atau meminjamkan dana kepada eksportir maupun importir.
4) Depperindag
Adalah lembaga pemerintahan yang mengatur dan menerbitkan surat-surat yang merupakan syarat kegiatan ekspor, seperti PEB dan SKA (Surat keterangan asal) atau Certificate of Origin (COO).
5) Freight Forwarder
Adalah badan usaha yang bertujuan untuk memberikan jasa pelayanan atau pengurusan atas seluruh kegiatan yang diperlukan bagi terlaksananya pengiriman.
(51)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
37
6) Ekspedisi Muatan Kapal Laut (EMKL)
EMKL adalah usaha pengurusan dokumen dan muatan yang akan diangkut melalui kapal atau pengurusan dokumen dan muatan yang berasal dari kapal.
7) Perusahaan asuransi
Adalah perusahaan yang bergerak di bidang pertanggungan. Dalam kegiatan ekspor ini, perusahaan ini menanggung resiko keselamatan barang dari eksportir sampai dikirim kepada pihak importir.
8) Bea Cukai
Adalah lembaga pemerintahan yang bertugas untuk memeriksa barang-barang yang melewati daerah pabean dan memungut biaya atas barang-barang yang akan diekspor.
d. Prosedur penjualan ekspor dengan L/C (Letter of Credit)
1)Eksportir mengadakan korespondensi dengan importir luar negeri (mengenai mutu, harga, Delivery, dan lain-lain).
2)Eksportir dan importir mengadakan kontrak jual beli.
3)Importir membuka atau mengirim L/C melalui bank korespondennya. 4)Bank importir meneruskan L/C kepada bank devisa.
5)Bank devisa meneruskan L/C eksportir. 6)Eksportir menyiapkan barang-barangnya. 7)Eksportir mendaftarkan PEB ke Bea Cukai. 8)Ekspotir memesan ruang kapal.
(52)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
38
9)Eksportir sendiri atau meminta bantuan EMKL untuk mengirim barang kepada importir.
10)Eksportir sendiri atau EMKL memfiat muatkan barangnya.
11)EMKL memberitahukan kepada eksportir barang telah dikirim ke kapal. 12)Mengajukan permohonan ke Dinas perindag atau Sudin Perindag untuk
memperoleh SKA (Surat Keterangan Asal).
13)Eksportir melakukan pencairan uang di bank devisa.
14)Bank devisa eksportir mengirim dokumen ekspor kepada bank korespondensi importir.
15)Bank korespondensi importir mengirim dokumen ekspor kepada importir.
16)Importir mengambil barang di pelabuhan. e. Prosedur penjualan ekspor biasa atau tanpa L/C
1)Eksportir mengadakan korespondensi dengan importir. 2)Eksportir dan importir mengadakan kontrak jual beli.
3)Eksportir menyiapkan barang-barang sesuai dengan kontrak jual beli yang telah disepakati.
4)Eksportir mengurus dokumen PEB ke Bea Cukai. 5)Ekspotir mengirim barang dan memesan ruang kapal. 6)Importir membayar Down Payment (DP).
7)Eksportir sendiri atau meminta bantuan EMKL untuk mengirim barang kepada importir.
8)Eksportir sendiri atau EMKL memviatmuatkan barangnya.
(53)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
39
10)Mengajukan permohonan ke Dinas perindag atau Sudin Perindag untuk memperoleh SKA (Surat Keterangan Asal).
11)Barang dikirim kepada importir.
12)Eksportir mengirimkan dokumen-dokumen ekspor kepada importir. 13)Importir melunasi sisa pembayaran.
6. Pengertian Sistem Pengendalian Intern a. Pengertian sistem pengendalian intern
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen, Mulyadi (2001: 163) b. Tujuan sistem pengendalian intern
Dari definisi tersebut pengendalian intern menekankan pada tujuan yang hendak dicapai dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut.
Tujuan dari sistem pengendalian intern adalah: 1)Menjaga kekayaan organisasi.
2)Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. 3)Mendorong efisiensi.
4)Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. c. Unsur-unsur sistem pengendalian intern
(54)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
40
1.Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada beberapa prinsip-prinsip:
a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.
Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan, setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manager fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan.Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
2.Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk mengotorisasi atas terlaksananya setiap transaksi, misal dalam penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna nengawasi pelaksanaan otorisasi.
(55)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
41
3.Praktik yang sehat untuk melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Pada umumnya ada beberapa cara yang dilakukan perusahaan untuk menciptakan praktik yang sehat, cara-cara tersebut adalah:
a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang penggunaannya harus dipertanggung jawabkan oleh fungsi yang berwenang.
b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit), hal ini dilakukan untuk mendorong agar karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
c. Setiap transaksi tidak boleh dari awal sampai akhir dilaksanakan oleh satu orang.
d. Perputaran jabatan (job rotation) dilakukan secara rutin agar dapat menjaga indepensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya. e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
f. Secara periodik dilakukan pencocokan fisik kekayaannya dengan catatannya.
4.Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Dalam struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara untuk mendorong praktik yang sehat semua tergantung pada manusianya. Untuk itu dalam sistem pengendalian suatu perusahaan diperlukan karyawan yang kompeten dan jujur. Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, ada banyak cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan seperti:
(56)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
42
a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. Disini pihak manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan.
b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.
B. SISTEM PENJUALAN EKSPOR PADA PT. DAN LIRIS
Sistem penjualan pada PT. Dan Liris adalah seperti penjualan tunai biasa, hanya saja dalam penjualan ekspor ini memiliki beberapa perbedaan dari penjualan tunai. Pada penjualan ekspor pembeli berada di luar negeri, membutuhkan lebih banyak dokumen dan banyak pihak-pihak yang terkait baik pihak intern maupun luar perusahaan yang terkait dalam penjualan ekspor, serta sistem pembayaran yang diterapkan pada PT. Dan Liris menggunakan sistem pembayaran L/C (Letter of Credit).
1. Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan ekspor pada PT. Dan Liris adalah :
1) Fungsi penjualan
Pada PT. Dan Liris, yang menjadi fungsi penjualan adalah bagian
merchandiser. Dalam prosedur penerimaan order ini, bagian merchandiser
(57)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
43
mengirimkannya ke bagian produksi untuk melakukan proses produksi barang sesuai dengan permintaan buyer.
2) Fungsi Produksi
Pada PT. Dan Liris, yang menjadi fungsi produksi adalah bagian produksi. Pada prosedur produksi barang, setelah bagian produksi menerima realisasi order dari bagian merchandiser kemudian melakukan proses produksi dari bagian cutting, sewing, packing sampai barang tersebut siap untuk dikirim. Kemudian membuat packing list yang terlebih dahulu harus diotorisasi oleh bagian merchandiser, kepala produksi baru kemudian mengirimkannya ke bagian shipping dan mengarsipkan permanen realisasi order menurut nomor. Dan juga membuat laporan hasil produksi (LHP) yang akan dikirmkan ke bagian pembukuan.
3) Fungsi Pengiriman
Pada PT. Dan Liris disini yang menjadi fungsi pengiriman adalah bagian
shipping. Sebelum melakukan pengiriman barang, terlebih dahulu bagian
shipping harus menyiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan pada saat proses pengiriman barang. Dalam prosedur pembuatan dokumen ini, bagian
shipping telebih dahulu membuat invoice dan juga shipping instruction (SI) yang bersumber dari informasi yang diberikan oleh merchandiser. Kemudian menghubungi bagian freight forwarder untuk menguruskan dokumen-dokumen ekspor lainnya seperti: persetujuan ekspor barang (PEB), Bill of Lading (B/L), note pelayanan ekspor (NPE), berita acara penyegelan (BAP)
(58)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
44
dan setelah semua dokumen ekspor lengkap, barulah bagian shipping
mengirimkan dokumen ekspor ke pihak bank.
4) Fungsi Keuangan
Pada PT. Dan Liris yang menjadi fungsi keuangan adalah bagian kasir. Dalam prosedur penerimaan pembayaran ini, bagian shipping menerima L/C dari
advise bank dan mengirimkannya ke bagian kasir. Setelah ada pemberitahuan bahwa L/C sudah dapat dicairkan, maka bagian kasir mencairkan L/C ke bank Mandiri atau bank CIMB Niaga Surakarta. Bagian kasir menerima bukti transfer dari bank, dan langsung menyetorkan di bank pada hari yang sama, kemudian mendapatkan bukti setor bank (BSB), lalu membuat bukti kas masuk (BKM) dan mengirimkannya ke bagian pembukuan.
5) Fungsi Akuntansi
Pada PT. Dan Liris yang menjadi fungsi akuntansi atau fungsi pencatatan adalah bagian pembukuan. Setelah mendapat bukti transfer dan bukti setor bank dari bagian kasir, maka bagian pembukuan melakukan pencatatan ke dalam jurnal penerimaan kas, dan juga mencatat laporan hasil produksi dari bagian produksi dan memasukkannya ke dalam jurnal umum.
2. Pihak-pihak luar perusahaan yang terkait dalam sistem penjualan ekspor di PT. Dan Liris
(59)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
45
Merupakan lembaga keuangan yang memberikan jasa atau menjamin pembayaran ekspor, disini bank yang dipakai oleh perusahaaan adalah Bank Mandiri cabang Surakarta, CIMB Niaga Surakarta.
2) Kantor Perindustrian dan Perdagangan Surakarta
Adalah lembaga pemerintahan yang mengatur dan menerbitkan surat-surat yang merupakan syarat kegiatan ekspor, seperti PEB dan Surat Keterangan Asal (SKA) atau Certificate Of Origin (COO).
3) Freight Forwarder
Adalah badan usaha yang bertujuan untuk memberikan jasa pelayanan atau pengurusan atas seluruh kegiatan yang diperlukan bagi terlaksananya pengiriman.
4) Ekspedisi Muatan Kapal Laut (EMKL)
EMKL adalah usaha pengurusan dokumen dan muatan yang akan diangkut melalui kapal atau pengurusan dokumen dan muatan yang berasal dari kapal.
5) Bea Cukai
Adalah lembaga pemerintahan yang bertugas untuk memeriksa barang yang melewati daerah pabean dan memungut biaya atas barang-barang yang akan diekspor.
3. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan ekspor di PT. Dan Liris :
(1)
commit to user
BAB III TEMUAN
Dari evaluasi prosedur penjualan ekspor pada PT. Dan Liris diatas maka penulis memperoleh beberapa temuan, yaitu kelebihan dan kelemahan prosedur penjualan ekspor yang diterapkan di PT. Dan Liris.
A. Kelebihan-kelebihan prosedur penjualan ekspor pada PT. Dan Liris
1. Pelaksanaan prosedur yang diterapkan di PT. Dan Liris yang telah sesuai dengan standard operating procedure (SOP) penjualan ekspor PT. Dan Liris, yaitu prosedur pengecekan barang, prosedur pengiriman barang dan pembuatan dokumen ekspor, prosedur penerimaan pembayaran, prosedur pencatatan akuntansi.
2. Dalam pelaksanaan prosedur pengecekan barang telah sesuai dengan SOP pengecekan barang, hal ini berdampak positif bagi perusahaan, karena barang yang telah selesai diproduksi dicek ulang guna mengetahui apakah barang tersebut telah sesuai dengan spesifikasi, kuantitas barang sesuai dengan permintaan buyer atau belum.
3. Dalam pelaksanaan prosedur pengiriman barang dan pembuatan dokumen
ekspor telah sesuai dengan SOP pengiriman brang dan pembuatan dokumen ekspor, hal ini berdampak positif bagi perusahaan, yaitu dapat meminimalkan kesalahan dalam pengiriman barang beserta dokumen ekspor yang dikirim, karena dalam prosedur ini, sudah diatur bagaimana urut-urutan pengiriman barang beserta pembuatan dokumen ekspornya.
(2)
commit to user
4. Dalam pelaksanaan prosedur pencatatan akuntansi yang diterapkan di PT. Dan Liris telah sesuai dengan SOP pencatatan akuntansi, hal ini berdampak positif bagi perusahaan, yaitu dapat meminimalkan kesalahan dalam pencatatan akuntansi yang dilakukan oleh bagian pembukuan. 5. Perusahaan sudah melakukan otorisasi yang memadai oleh bagian-bagian
yang berwenang sebelum melakukan prosedur tertentu, misalnya dalam membuat realisasi order terlebih dahulu diotorisasi kepala bagian penjualan, sebelum melakukan proses produksi barang ada persetujuan dari kepala produksi, sebelum melakukan pengiriman barang, terlebih dahulu mendapatkan persetujuan dari direktur ekspor. Dengan demikian prosedur penjualan ekspor terjadi dengan otorisasi dari bagian yang berwenang sehingga setiap prosedur dapat dipertanggung jawabkan pelaksanaannya.
6. Perusahaan sudah melakukan pemisahan fungsi yang tegas, seperti fungsi penjualan terpisah dengan fungsi pengiriman, fungsi penjualan terpisah dengan fungsi keuangan, fungsi keuangan terpisah dengan fungsi akuntansi, dan tidak terjadi perangkapan fungsi dalam satu bagian, sehingga setiap fungsi dapat saling melakukan cross check atau saling mengecek antara tugas dan wewenangnya masing-masing bagian. Sehingga apabila terjadi tindakan kecurangan, maka dapat dipertanggung jawabkan oleh pihak-pihak yang terkait.
(3)
commit to user
Pelaksanaan prosedur yang diterapkan di PT. Dan Liris masih terdapat ketidaksesuaian antara penerapan prosedur di PT. Dan Liris dengan SOP perusahaan, diantaranya prosedur penerimaan order, dan prosedur produksi barang, karena apabila dibandingkan dengan prosedur yang sesuai dengan SOP perusahaan, yaitu prosedur penerimaan order, prosedur pembuatan sample, prosedur pengecekan sample, prosedur realisasi order, dan juga penggunaan dokumen yang belum sesuai dengan SOP perusahaan, yaitu belum menggunakannya dokumen surat permintaan pembuatan sample (SPPS), maka hal ini berdampak negatif bagi perusahaan, diantaranya tidak adanya konfirmasi ulang mengenai kepastian persetujuan order yang diterima, sehingga mengakibatkan adanya ketidaksesuaian antara barang yang telah selesai diproduksi dengan barang pesanan buyer, terlebih lagi apabila perusahaan belum menggunakan dokumen surat permintaan pembuatan sample ini, maka perusahaan tidak mempunyai bukti mengenai spesifikasi barang pesanan buyer. Apabila hal ini terjadi, maka perusahaan akan mendapat komplain dari buyer dan sudah menjadi resiko perusahaan untuk memproduksi ulang barang tersebut agar sesuai dengan permintaan buyer.
(4)
commit to user
BAB IV
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Berdasarkan dari hasil evaluasi terhadap prosedur penjualan ekspor pada PT. Dan Liris maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut :
1. Pelaksanaan prosedur yang diterapkan di PT. Dan Liris yang telah sesuai dengan standard operating procedure (SOP) penjualan ekspor PT. Dan Liris, yaitu prosedur pengecekan barang, prosedur pengiriman barang dan pembuatan dokumen ekspor, prosedur penerimaan pembayaran, prosedur pencatatan akuntansi.
2. Masih terdapat ketidaksesuaian antara pelaksanaan prosedur yang diterapkan di PT. Dan Liris dengan SOP perusahaan, yaitu prosedur penerimaan order dan prosedur produksi barang, karena di dalam prosedur penerimaan order dan prosedur produksi barang, tidak menggunakan dokumen surat permintaan pembuatan sample dan juga tidak adanya pelaksanaan prosedur pembuatan sample dan pengecekan sample.
3. Jaringan prosedur yang diterapkan pada pelaksanaan di PT. Dan Liris adalah prosedur penerimaan order penjualan (yang dilakukan oleh
bagian merchandiser), prosedur produksi barang (oleh bagian
(5)
commit to user
merchandiser), prosedur pengiriman barang dan pembuatan
dokumen-dokumen ekspor (dilakukan oleh bagian shipping), prosedur
penerimaan pembayaran (dilakukan oleh bagian kasir) dan prosedur pencatatan akuntansi (dilakukan oleh bagian pembukuan).
4. Perusahaan sudah melakukan pemisahan fungsi yang tegas, seperti fungsi penjualan terpisah dengan fungsi pengiriman, fungsi penjualan terpisah dengan fungsi keuangan, fungsi keuangan terpisah dengan fungsi akuntansi, dan tidak terjadi perangkapan fungsi dalam satu bagian, sehingga setiap fungsi dapat saling melakukan cross check atau saling mengecek antara tugas dan wewenangnya masing-masing bagian. Sehingga apabila terjadi tindakan kecurangan, maka dapat dipertanggung jawabkan oleh pihak-pihak yang terkait.
B. SARAN
Berdasarkan dari hasil evaluasi prosedur penjualan ekspor pada PT. Dan Liris ditemukan beberapa kelemahan. Maka untuk pembenahan prosedur penjualan ekspor pada PT. Dan Liris, penulis memberikan sedikit masukan untuk perusahaan agar prosedur yang telah diterapkan lebih efektif dan efisien.
Dalam pelaksanaan prosedur penerimaan order dan prosedur produksi barang masih terdapat ketidaksesuaian dengan SOP perusahaan, yaitu
tidak adanya pelaksanaan prosedur pembuatan sample, prosedur
(6)
commit to user
menggunakannya dokumen surat permintaan pembuatan sample. Hal ini dapat mengakibatkan hasil proses produksi barang yang tidak sesuai dengan pesanan buyer. Sehingga menyebabkan kerugian bagi perusahaan, karena apabila barang yang telah selesai diproduksi tidak sesuai dengan permintaan buyer, maka perusahaan harus memproduksi ulang barang tersebut. Dengan ditemukannya kelemahan pada pelaksanaan prosedur penerimaan order dan prosedur produksi barang tersebut, maka penulis memberikan rekomendasi sebaiknya perusahaan menggunakan dokumen surat permintaan pembuatan sample, untuk mengantisipasi kesalahan atau ketidaksesuaian antara barang yang telah selesai produksi dengan barang pesanan buyer. Dan juga sebaiknya perlu dilakukan internal check saat barang telah selesai diproduksi, sehingga dapat berfungsi sebagai pengecekan final sebelum barang di packing dan siap untuk dikirim. Dengan digunakannya dokumen surat permintaan pembuatan sample dan dilakukannya internal check, diharapkan proses produksi dapat berjalan secara efektif dan efisien.