otomatis dan memenuhi kebutuhan pengguna bagi penyediaan informasi yang tepat, akurat dan tepat.
Alat yang dibutuhkan adalah alat elektronic berupa perangkat komputer. Penggunaan komputer ini dapat memenuhi kualifikasi kebutuhan akan penyediaan
dan pengolahan data. Faktor-faktor ini lah yang sulit dilakukan oleh manusia karena keterbatasan sebagai seorang individu.
Memang tidak dapat dipungkiri bahwasanya dalam sistem komputerisasi pun ada hal-hal yang dilakukan secara manual. Misalnya saja pada saat
memasukkan data pada pertama sekali untuk diolah, tentu saja harus diinput secara manual. Namun dalam proses kerja memang berbeda, dalam sistem
komputerisasi semua data akan dimasukkan dalam suatu program yang akan mengolah data yang dimasukkan menjadi suatu informasi yang berguna dan lebih
dapat dimengerti bagi yang membutuhkan dengan secara otomatis. Istilah data processing menunjukkan aktivitas pengolahan data tentang
suatu kejadian tertentu menjadi suatu informasi. Istilah data dan informasi terkadang sulit untuk dibedakan namun demikian data pada umumnya merupakan
suatu sel karakter atau simbol yang diterima sebagai masukan pada suatu sistem informasi untuk disimpan dan diproses. Jadi data ini belum tentu bisa digunakan
sebagai alat dalam pengambilan keputusan. Setelah data tersebut diolah dengan memasukkan variasi-variasi yang lain yang telah dipilih barulah menghasilkan
informasi keluaran. Dalam hal ini keluaran hanya dapat dikatakan sebagai informasi jika berguna bagi pemakai khususnya dalam pengambilan keputusan.
Suatu langkah cepat yang lebih tinggi dalam sistem pengolahan data adalah tingkat pengolahan data elektronic Data Processing. Ada beberapa
pengertian dari Electronic Data Processing EDP, yaitu : Menurut Sondang, P Siagian 2002:8 : “Elektronic Data Processing
adalah pengolahan data secara elektronic yang merupakan serangkaian kegiatan yang dimaksud unuk menyediakan informasi dengan menggunakan komputer
yang mencakup pengumpulan,. Pemrosessan, penyimpanan dan pengawasan hasil
olahan tersebut”. Menurut George H.Bodnar dan William S.Hopwood 2004:4: “
Data Processing is the use of computer technology to perform an organization’s transaction-oriented data processing” Menurut Jogiyanto Hartono 2004:3
:“EDP adalah manipulasi dari data kedalam bentuk yang lebih berarti berupa suatu informasi dengan menggunakan suatu alat elektronic yaitu komputer.
Ketiga defenisi diatas menunjukkan hubungan yang sangat erat antara komputer dengan sistem Data Procesing dan komputer merupakan alat utama
yang digunakan dalam sistem Data Procesing karena komputer merupakan salah satu alat dengan kecepatan tinggi dan mampu menjalankan serangkaian instruksi
yang memungkinkan untuk melaksanakan serangkaian operasi tanpa campur tangan manusia.
Komputer dapat bekerja dengan cepat tergantung dari perintah yang ada dalam suatu sistem. Untuk menjalankan perintah yang dimasukkan ada dua hal yang
perlu diperhatikan yaitu :
1. Data masukan yang akan diproses
2. Kumpulan instruksi yang biasanya disusun dalam suatu program yang
dimengerti oleh komputer tentang apa yang harus dilakukan atas data yang diterima.
Komputer dapat diklasifikasikan menurut fungsi , tujuan dan kemampuannya. Menurut fungsinya computer dapat digolongkan atas :
1. Analog Komputer
yaitu komputer yang dibuat mengolah data kualitatif, misalnya mengukur suhu, ketegangan, kecepatan suara dan lain-lain. Biasanya analog komputer ini
digunakan untuk mengontrol mesin dalam memproduksi barang. 2.
Digital Komputer yaitu komputer yang dirancang untuk mengolah data kuantitatif, berupa angka,
huruf, dan simbol. Digital komputer umumnya digunakan untuk memproses data dalam bidang bisnis.
3. Hybrid Komputer
yaitu komputer yang dibuat untuk mengolah data baik kualitatif mupun kuantitatif merupakan gabungan dari analog komputer dengan digital
komputer. Dengan perkataan lain data yang diolah berupa data kuantitatif sedangkan hasilnya data kualitatif, demikian juga sebaliknya.
2. Komponen EDP
Agar Elektronic Data Processing dapat bekerja dengan baik maka pengolahan data tersebut harus didukung oleh beberapa peralatan, dalam
penerapan Elektronic Data Procesing dibutuhkan hardware, soft ware, data base, prosedur dan personel.
Hard Ware Hard ware atau perangkat keras adalah perangkat komputer itu sendiri yang
menjadi dasar atau media untuk membentuk sistem komputer. Konfigurasi hardware komputer ini telah dijelaskan sebagian pada hal sebelumnya, berikut
konfigurasi hard ware lainnya yang belum dijelaskan yaitu antara lain : 1.
Alat-alat storage sekunder Nama lain yang sering juga digunakan untuk bagian ini adalah secondary
devices. Perangkat ini merupakan media penyimpanan data masukan atau data keluaran yang berada di luar Central Processing Unit. Media ini berfungsi
untuk menampung data yang sudah diolah maupun yang akan diolah yang jangka waktunya relative panjang. Kemampuan dari memori Central
Processing Unit Biasanya tidak akan mampu untuk menampung data yang sudah diterima maupun yang sudah diolahnya, sehingga perlu disimpan pada
secondary storage. Media penyimpanan ini antara lain seperti magnetic tape, magnetic disk.
2. Computer Communication Equipment.
Perangkat ini berfungsi untuk menghubungkan antara pemakai dengan Central Processing unit atau dengan pemakai lainnya, peralatan ini juga berfungsi
untuk mengirim data dari satu lokasi ke lokasi lainnya, misalnya bagian gudang mengirimkan data ke komputer induk server yang biasanya
digunakan dalam suatu perusahaan yang menggunakan sistem jaringan
terbatas atau dikenal dengan nama Local Area Network LAN Software
Komputer merupakan mesin yang memproses data atau fakta menjadi suatu informasi. Komputer digunakan orang untuk meningkatkan hasil kerja dan
memecahkan berbagai masalah. Yang menjadi pemroses data atau pemecah masalah itu adalah perangkat lunak. Komputer tidak akan dapat berbuat apapun
kalau tidak dikendalikan program yang berupa instruksi. Instruksi-instruksi dikatakan juga sebagai soft ware.
Perangkat lunak secara umum dapat dibagi 2 yaitu perangkat lunak sistem dan perangkat lunak aplikasi. Perangkat lunak sistem dapat dibagai lagi menjadi 2
macam yaitu : 1.
Sistem Software Sistem Software yaitu perangkat lunak yang dipakai untuk menunjang kerja
application software, yang termasuk sistem software adalah : a
Sistem Operasi Operating System Pengertian sistem operasi secara umum ialah pengelola seluruh
sumber daya yang terdapat pada sistem komputer dan menyediakan sekumpulan layanan ke pemakai sehingga memudahkan dan menyamakan
penggunaan serta pemanfaatan sumber daya sistem komputer.
Sistem operasilah yang berfungsi untuk menjalankan komputer pada saat pertama kali dihidupkan. Sistem operasi yang mengatur seluruh
proses, menterjemahkan masukan, mengatur proses internal,
memanajemen penggunaan memori dan memberikan keluaran ke peralatan yang bersesuaian, contoh sistem operasi : DOS, Unix, Windows 98 dan
lain-lain. b
Bahasa pemrograman Languange Bahasa adalah alat dasar yang dipakai oleh seorang programmer
komputer untuk mengistruksikan atau memerintahkan komputer. Terdapat banyak programming yang berlainanberbeda. Hal ini mengakibatkan
komputer mempunyai bahasa mesin sendiri-sendiri, dimana setiap instruksi yang bermacam-macam dan dituliskan dalam kode binary yang
dapat diintrepretasikan oleh sirkuit intern komputer. c
Utility Program Utility program merupakan program yang dapat membantu tugas-
tugas tertentu. Misalnya : mempersiapkan pemakaian media disk, membuat duplikat disk dan file, membuat proteksi suatu sistem software
dan lain-lain. 2.
Application software Application software merupakan software yang dibuat khusus untuk
suatu kebutuhan tertentu. Application software dapat dibedakan atas 3 jenis yaitu :
- User software, yaitu aplikasi yang dibuat oleh pemakai itu sendiri
- Tailor made, yaitu aplikasi yang dibuat berdasarkan pesanan
- Package software, yaitu aplikasi yang tersedia dipasaran, misalnya
WS,Llotus 123, Microsoft office. Data Base
Pengolahan data senantiasa merupakan tugas yang paling penting dari informasi bagi suatu perusahaan. Dalam suatu program aplikasi komputer sering
terjadi beberapa file yang sama dibuat oleh beberapa programmer yang berbeda sehinga timbul penyimpanan data yang sama dibeberapa tempat berbeda. Hal ini
tentu jasa menimbulkan pemborosan untuk mengatasi hal ini diperlukan suatu data base. Data base adalah sekumpulan data sejenis yang mempunyai struktur
tetap. Suatu file data base terdiri dari beberapa dokumen yang terdiri dari beberapa tempat penyimpanan data.
Procedures Untuk mengkoordinasikan kegiatan pengolahan data maka disusun suatu
prosedur yang menjelaskan tentang langkah-langkah yang dilalui dengan adanya prosedur ini maka semua bagian akan dapat menjalankan fungsinya secara terarah
dan sangat penting dalam rangka menjamin tercapainya informasi yang tepat dan akurat.
Personnel Meskipun komputer merupakan alat elektronic yang canggih dan dapat
bekerja secara otomatis, namun sesuai dengan konsep bahwa komputer hanya dapat bekerja sesuai dengan instruksi yang diterimanya, maka dalam hal ini aspek
manusia tetap dibutuhkan. Peranan manusia dalam pengolahan data dengan komputer dapat digolongkan berdasarkan tugas yang dilakukan sebagai berikut :
a. Operator
Berfungsi untuk mengoperasikan komputer dan mematikan sistem komputer.
b. Data preparation
Berfungsi untuk memasukkan bentuk kode dari programmer kedalam media masukan atau keluaran, memasukkan data dari sumber dokumen
serta melakukan verifikasi atas kebenaran masukan tersebut. c.
Scheduler Berfungsi untuk menerima dan membukukan pekerjaan-pekerjaan yang
sudah dilakukan komputer, menyerahkan pekerjaan-pekerjaan dari pemakain ke operator untuk diolah, memeriksa dan memberikan hasilnya
kepada pemakai. d.
Librarian Berfungsi untuk mengatur keluar masuknya data yang disimpan dalam
suatu ruangan khusus. e.
Programmer Berfungsi untuk merencakan suatu program, menyusun program,
mengadakan implementasikan sistem dan dokumentasi. f.
System Analyst Berfungsi untuk melakukan pra survey, studi kelayakan dan merancang
sistem.
Fungsi – fungsi seperti tersebut diatas dapat beroperasi menurut kebutuhan perusahaan. Fungsi-fungsi ini lebih bersifat flekxibel tergantung dari kebutuhan
masing-masing perusahaan.
D. EDP Sistem untuk Pencatatan Persediaan.
Persediaan merupakan salah satu unsur aktiva perusahaan yang sangat penting yang selalu dalam keadaan berputar dan mengalami perubahan yang
relatif cepat yang mempengaruhi pertumbuhan, kontinuitas, dan efisiensi perusahaan. Oleh karena itu, maka pencatatan persediaan merupakan salah satu
faktor terpenting yang mempengaruhi kedudukan dari persediaan dalam suatu perusahaan.
Pencatatan persediaan yang akurat dapat mengurangi berbagai permasalahan yang mungkin timbul dari persediaan ini. Misalnya saja mengenai
jumlah minimum yang harus diperhatikan untuk melakukan pemesanan kembali. Dan berbagai masalah lainnya. Dalam akuntansi dikenal dua macam cara
pencatatan persediaan, yaitu : 1.
Sistem pencatatan periodik Sistem persediaan periodik ini biasanya digunakan dalam perusahaan dagang
yang menjual barang-barang dagangan yang harganya murah dan frekuensi pembelianya tinggi. Ciri – ciri sistem ini adalah :
1. Pembelian barang dagangan dicatat dengan mendebit rekening pembelian
2. Harga pokok penjualan dihitung pada akhir periode akuntansi dan dicatat
dengan mendebit harga pokok penjualan dan mengkredit persediaan dan
pembelian, selanjutnyaa mendebit persediaan dan mengkredit harga pokok penjualan.
3. Sistem Persediaan Perpetual
Sistem persediaan perpetual berbeda dengan sistem persediaan periodik. Sistem perpetual biasanya digunakan pada perusahaan yang menjual barang
dagangan yang mahal harganya seperti TV, mobil, dll. Ciri-ciri metode ini adalah :
1. Pembelian barang dagangan dicatat dengan mendebit rekening
persediaan 2.
Harga perolehan dihitung untuk setiap penjualan dengan mendebit harga pokok penjualan dan mengkredit rekening persediaan
3. Persediaan merupakan rekening control dan dilengkapi dengan buku
pembantu persediaan yang berisi catatan untuk tiap jenis persediaan. Buku pembantu persediaan menunjukkan kuantitas dan harga
perolehan untuk setiap jenis barang yang ada dalam perusahaan Pencatatan persediaan didalam suatu perusahaan akan berhubungan secara
langsung dengan sistem informasi. Karena apa yang dihasilkan dalam pencatatan persediaan akan menjadi informasi bagi manajemen. Berikut hubungan antara
informasi persediaan dengan sistem informasi akuntansi terdalam pada gambar 2.2.:
