EDP Sistem untuk Pencatatan Persediaan.

pembelian, selanjutnyaa mendebit persediaan dan mengkredit harga pokok penjualan. 3. Sistem Persediaan Perpetual Sistem persediaan perpetual berbeda dengan sistem persediaan periodik. Sistem perpetual biasanya digunakan pada perusahaan yang menjual barang dagangan yang mahal harganya seperti TV, mobil, dll. Ciri-ciri metode ini adalah : 1. Pembelian barang dagangan dicatat dengan mendebit rekening persediaan 2. Harga perolehan dihitung untuk setiap penjualan dengan mendebit harga pokok penjualan dan mengkredit rekening persediaan 3. Persediaan merupakan rekening control dan dilengkapi dengan buku pembantu persediaan yang berisi catatan untuk tiap jenis persediaan. Buku pembantu persediaan menunjukkan kuantitas dan harga perolehan untuk setiap jenis barang yang ada dalam perusahaan Pencatatan persediaan didalam suatu perusahaan akan berhubungan secara langsung dengan sistem informasi. Karena apa yang dihasilkan dalam pencatatan persediaan akan menjadi informasi bagi manajemen. Berikut hubungan antara informasi persediaan dengan sistem informasi akuntansi terdalam pada gambar 2.2.: Gambar 2.3 : Gambar Hubungan antara Informasi Persediaan dengan Sistem Informasi Akuntansi Sumber : George H.Bodnar, SIstem Informasi Akuntansi, 2000 a. Data Collection Pada tahap ini dilakukan pengumpulan dan pencatatan dalam arti logis yang sesuai dengan sumbernya dengan menggunakan sumber-sumbernya yang telah dirancang sebelumnya. b. Data Processing Aktifitas pemrosessan data termasuk kedalam beberapa tahap sebagai berikut : 1. Klasifikasi atau penentuan data yang terkumpul untuk penetapan kembali kategori data tersebut. 2. Penyalinan atau reproduksi data kedalam dokumen lain Data Control Source of data Data Colleection Data Processing Information Generation User Of Information Data Management Data security 3. Pemilihan atau penyusunan data menurut satu atau lebih karakteristik 4. penggolongan atau pengumpulan group-group transaksi yang memiliki karakteristik yang sama. 5. penggabungan atau perangkaian dua atau lebih golongan atau data file 6. penjumlahanpenampilan perhitungan penambahan, pengurangan, perkalian atau pembagian c. Data Control Aktifitas pengawasan data memiliki tujuan untuk pengamanan data atau menjaga keakuratan data d. Data Management Aktifitas manajemen data terdiri dari 3 langkah yaitu : penyimpanan, update data dan penampilan data. Penyimpanan data yaitu penempatan data dalam file atau data base. Update data termasuk pengaturan data yang disimpan untuk pemunculan kejadian-kejadian yang baru terjadi, operasi, atau keputusan- keputusan penampilan kembali termasuk akses ke penyimpanan data baik untuk proses selanjutnya atau untuk pelaporan pengguna. Sebagaimana telah dijelaskan diatas proses pencatatan secara elektronic akan mengikuti alur-alur yang telah dijelaskan. Mulai dari pengumpulan dokumen sampai pendistribusian. Namum dalam hal ini, pencatatan akan dilakukan secara otomatis melalui komputer dengan menginput data mulai dari collection data sampai akhir dari pendistribusian inventory, hal ini akan menjadi informasi yang dapat dilihat secara merata bagi bagian-bagian yang terkait yang berhubungan dengan inventory misalnya : bagian gudang, logistik, akuntansi, bagian pembelian dan lain-lain.

E. Elektronic Data Procesing Sebagai Pengawasan Persediaan.

Sistem inventory yang baik harus mimiliki pengawasan yang baik pula agar asset perusahaan dapat dikendalikan secara efisien. Mimiliki informasi yang akurat, cepat dan terpercaya dapat membuat pekerjaan pengawasan menjadi lebih efektif. Dalam hal ini pencatatan persediaan yang tepat sangat diperlukan sehingga kegiatan pengawasanpun dapat dijalankan dengan baik dan mendapat hasil yang baik pula. Hal ini dinamakan pengawasan intern bagi inventory. Pengawasan intern dalam Elektronic Data Procesing sistem diuraikan berikut ini. Pengawasan intern dalam elektronic data procesing atau online sistem merupakan pengendalian atas pengolahan komputer, yang dapat membantu pencapaian tujuan pengendalian intern secara keseluruhan, mencakup baik prosedur manual maupau prosedur yang didesain dalam program komputer. Prosedur pengendalia manual dan komputer terdiri atas pengendalian meyeluruh yang berdampak terhadap lingkungan sistem informasi komputer pengendalian umum sistem informasi komputer dan pengendalian khusus atas aplikasi akuntansi. Pengendalian umum meliputi : 1. Pengendalian organisasi dan menajeman, didesain untuk menciptakan kerangka organisasi aktivitas sistem informasi komputer, yang mencakup : a. Kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan fungsi pengendalian. b. Pemisahan semestinya fungsi yang tidak sejalan 2. Pengendalian terhadap pengembangan dan pemeliharaaan sistem aplikasi didesain untuk memberikan keyakinan memadai bahwa sistem dikembangkan dan dipelihara dalam suatu cara efisien dan melalui proses otosiasi semestinya. Pengendalian ini didesain untuk menciptakan pengendalian atas : a. Pengujian, perubahan, implementasi dan dokumentasi sistem baru atau sistem direvisi. b. Perubahan terhadap sistem aplikasi c. Akses terhadap dokumentasi sistem d. Perolehan sistem aplikasi dan lasting program dari pihak ketiga. 3. Pengendalian terhadap operasi sistem, didesain untuk mengendalikan operasi sistem dan untuk memberikan keyakinan memadai bahwa : a. Sistem digunakan hanya untuk tujuan yang telah diotorisasi b. Akses ke operasi komputer dibatasi hanya bagi karyawan yang telah mendapat otorisasi c. Hanya program yang telah diotorisasi yang digunakan d. Kekeliruan pengolahan dapat dideteksi dan dikoreksi 4. Pengendalian terhadap perangkat lunak sistem, didesain untuk memberikan keyakinan memadai bahwa perangkat lunak sistem diperoleh atau dikembangkan dengan cara yang efisien dan melalui porses otorisasi semestinya, termasuk : a. Otorisasi, pengesahan, pengujian, implementasi, dan dokumentasi perangakat lunak sistem baru dan modifikasi perangkat lunak sistem