c. Brainware
Manusia merupakan aspek yang berhubungan dengan sistem brainware. Semakin tinggi kemampuan sumber daya manusia mengoperasikannya maka
semakin besar peranannya sebagai pengolah data dalam perusahaan. Dalam hal ini perusahaan dalam pengolahan data menggunakan sistem
pengolahan online processing. Dalam sistem online processing ini diartikan sebagai pengolahan transaksi secara individual melalui suatu sistem pada saat
transaksi terjadi dan dari tempat timbulnya sebagai lawan dari pengakumulasikan transaksi dalam grup batch. Dalam hal ini data dipelihara dan diupdate dalam
penyimpanan data secara direct acces. Jadi siapa saja yang memiliki user akan aplikasi prottam yang berkaitan akan dapat mengupdate dan mengetahui
perubahan yang terjadi terhadap fisik persediaan. Tentu saja dengan pengawasan bagian otorisasi sesuai dengan alur prosedur kerja.
Untuk pengaplikasian sistem ini, penulis melihat memang telah diterapkan kepada bagian-bagian terkait agar selalu dapat mengupdate data. Penulis melihat
onlie processing ini sangat bermanfaat dan cocok bagi pencatatan persediaan ini karena perputaran persediaan yang sangat cepat membuat informasi mengenai
persediaan sangatlah dibutuhkan. Jika sewaktu-waktu diperlukan sebagai basic data pemesanan kembali persediaan kepada headquarter Pusat. Online
processing ini mencakup pemeliharaan file, pembuatan laporan, pencarian informasi dan pemecahan masalah.
Namun secara keseluruhan, koordinasi telah dilakukan sedemikian rupa diantara bagian otorisasi, kasir, akuntansi dan logistik ini sebagai salah satu basic
service yang harus dimanfaatkan keberadaan Elektronic Data Processing ini sebagai salah satu basic service yang harus dimanfaatkan diperusahaan selain
pencatatan secara manual, memang ternyata harus diakui pencatatan secara manual masih diperlukan seabgai salah satu back up data yang diperlukan untuk
mencek kembali antara pencatatan secara komputerisasi dengan pencatatan manual.
Data yang dimasukkan dalam Elektronic Data Processing ini dapat berupa : -
Transaksi langsung retail antar pelanggan dengan kasir front line -
Transaksi langsung antara pihak Channel Managemet dengan dealer. Jenis transaksi ini dicatat dihead quarter pusat. Fungsi Channel
Management akan memberi laporannya jika transaksi telah selesai dilaksanakan.
Diperusahaan ini, komputer yang digunakan adalah komputer probadi dengan menjalankan sistem operasi windows XP dan linux. Dimana untuk
berkomounikasi antara CPU yang satu dengan CPU yang lain menggunakan server dengan menggunakan sistem jaringan terbatas yaitu LAN.
Di perusahaan in mempergunakan LAN untuk berhubungan antara satu komputer dengan komputer yang lain. Secara garis besar terdapat dua tipe
jaringan LAN yaitu jaringan peer to peer dan jaringan client server. Pada jaringan peer to peer, setiap komputer yang terhubungan ke jaringan dapat
bertindak baik sebagai workstation maupun server. Sedangkan pada jaringan client server, hanya satu komputer yang bertugas sebagai server dan komputer
lain yang berperan sebagai workstation. Dan diperusahaan ini mereka
menggunakan tipe jaringan client server untuk berhubungan antar satu komputer dengan komputer lainnya.
Elektronic data processing untuk pencatatan persediaan menurut pengamatan penulis telah mengikuti kaidah akuntansi yang berlaku umum.
Dimana setiap fungsi memiliki tugas masing-masing yang pada akhirnya menjadi satu team untuk menjalankan pendistribusian persediaan termasuk administrasi
pencatatan persediaan sehingga dalam teori seharunya dapat menghitung revenue yang didapat dari persediaan ini yaitu untuk voucher dan penjualan simcard itu
sendiri. Data persediaan retail dientri setiap hari memberi kemudahan bagi setiap
fungsi untuk mengetahui persediaan mana yang telah terjual. Misalnya saja untuk penjualan voucher setiap voucher memiliki nomor seri yang berbeda. Setiap
penjualan voucher terjadi, data nomor seri ini dimasukkan ke dalam sistem pencatatan persediaan sehingga jika diperiksa kembali ke dalam sistem akan
didapati keterangan yang memunculkan informasi bahwasanya voucher dengan nomor serial tersebut telah terjual. Dan juga diketahui dipusat pelayanan voucher
tersebut terjual. Lengkap dengan hari dan tanggal penjualan serta petugas yang melakukan transaksi tersebut.
Sistem ini dapat mengeluarkan laporan bila user memerlukan. Contohnya saja user ingin mengetahui berapa banyak voucher yang terjual lengkap beserta
nomor serialnya dan voucher yang terjual tersebut berasal dari batch mana, sistem ini dapat mengeluarkan laporannya dan kita dapat mencetaknya kedalam printer.
Sehingga dapat menjadi bukti bagi kita mengenai transaksi yang dilakukan setiap
harinya. Bahkan juga sistem ini dipersiapkan untuk persediaan yang rusak atau yang diberikan untuk gift.
B. Pengawasan persediaan dalam EDP Sistem
Pengendalian akuntansi sebenarnya meliputi rencana organisasi dan semua metode serta yagn berkaitan terutama dengan dan berhubungan langsung dengan
pengaman hartakekayaan dan keandalan catatan keuangan sedangkan pengendalian administratif meliputi rencana organisasi dan semua metode serta
prosedur yang berkaitan terutama dengan efiseinsi operasi dan ketaatan terhadap kebijaksanaan manajemen. AICPA, 1958, hal 36-37
Dari pengendalian atau pengawasan inilah yang pada akhirnya akan menjadi tolak ukur sejauh mana manajemen atau fungsi-fungsi terkait yang
berkaitan dengan persediaan baik dari mulai pemesanan, produksi, pendistribusian dan adiministrasi sendiri dapat dinilai. Pengawasan menjadi suatu kegiatan agar
setiap fungsi dapat melaksanakan tugasnya dengan baik dan benar sehingga mencapai tujuan akhir yang diharapkan setiap perusahaan.
Dalam hal pengendalian persediaan barang, hal yang harus dikendalikan dari suatu pengendalian persediaan adalah mengenai operasi pemesanan
penyimpanan, penyediaan bila dibutuhkan. Setiap perusahaan harus memiliki titik pemesanan sampai batas mana suatu perusahaan harus mulai memesan persediaan
kembali. Adapun karakteristik yang yarus dikendalikan adalah saldo dari setiap barang dari total persediaan yang ada. Dalam hal ini persediaan simcard dan
voucher yang memang arus pergerakannya sangat cepat. Diperlukan sistem
pengukuran yang merupakan serangkaian pencatatan persediaan. Disinilah Electronic Data Processing diperlukan sebagai fungsi pencatatan dan sebagai
fungsi pengukuran yang notabene akan menjadi bahan baku bagi pengawasan dan pengendalian persediaan. Pengawasan dan pengendalian di perusahaan ini
dilakukan di fungsi administrasi yang berada diheadquarter Pusat. Fungsi inilah yang akan mengendalikan dan melihat sejauh mana proses pencatatan dan
distribusi dilakukan dicabang. Dan akan langsung mengambil tindakan jika ada cabang yang melakukan kesalahan. Fungsi administratif ini terdapat dalam sistem
pencatatan persediaan tentu saja dengan tingkat otorisasi tertentu yang dimiliki oleh orang yg memiliki tugas dan wewenang tersebut.
Fungsi inilah yang akan memberikan dan mengumpulkan pencatatan mengenai persediaan yang diperlukan oleh fungsi keuangan. Sehingga dapat
diketahui cabang mana yang memilili pencatatan persediaan yang paling baik. Hal ini tentu saja dapat mempengaruhi performansi cabang di pusat jika ternyata
terdapat cabang yang pencatatan persediaannya tidak baik dimana hal ini akan mengakibatkan laporan keuangan dan flow piutang menjadi berantakan.
Pengendalian akuntansi meliputi rencana organisasi dan semua metode serta prosedur yang berkaitan terutama dengan dan berhubungan langsung dengan
pengamannan hartakekayaan dan keandalan catatan keuangan. Pengendalian administratif meliputi rencana organisasi dan semua metode serta prosedur yang
berkaitan terutama denga efesiensi operasi dan ketaatan terhadap kebijaksanaan manajemen. AICPA 1958, hal 29
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan penelitian dan penelaahan yang telah dilakukan penulis dan telah dijabarkan pada bab-bab sebelumnya, maka penulis ingin memberikan kesimpulan
bahwa: 1.
Pencatatan dan distribusi tugas untuk persediaan dan pendistribusian persediaan sudah memenuhi pedoman akuntansi yang berlaku umum. Dimana fungsi
otorisasi, pencatatan, petugas gudang ditangani oleh orang-orang yang berbeda sehingga akan sangat kecil terjadi penyelewengan sehingga pencatatan ini
seharusnya sudah memadai. 2.
Dalam sistem pencatatan persediaan ini sendiri, menu yang tesedia sebagai Elektronic Data Procesing pencatatan sudah cukup memadai kebutuhan dari
berbagai pengguna yang berhubungan dengan persediaan. Baik sebagai fungsi administrasi maupun sebagai fungsi pengawasan. Pencatatan dari sistem
Elektronk Data Procesing ini juga dapat dikompile dalam bentuk hardcopy tergantung dari masing-masing pengguna.
3. Pengadaan Elektronic Data Processing ini cukup praktis dan sangat membantu
untuk mengetahui posisi persediaan sehingga dapat menyediakan data kapan saja diperlukan. Fungsi Elektronic Data Processing sebagai sumber informasi
terpenuhi.
4. Sistem yang terintegrasi secara nasional dan memiliki back up source yang jelas,
membuat sistem pencatatan ini aman dari segala kehilangan data, data rusak dan sebagainya. Namun jika sistem ini error maka secara nasional pula pengguna
sistem tidak dapat mengakses. 5.
Walaupun telah menerapkan Elektronic Data Procesing , tetap tidak dapat menghilangkan fungsi form permintaan dan pengeluaran barang, dalam hal ini
form manual tetap diperlukan dan dijalankan. 6.
Elektronic Data Processing persediaan ini terintegrasi langsung dengan SAP dimana berkaitan langsung dengan bagian akuntansi sehingga memudahkan
pengecekan kembali data yang tercatat dibagian akuntansi dengan data persediaan yang dicatat logistikgudang apakah sesuai atau tidak
B. SARAN
1. Dalam hal ini, penulis mengamati Persediaan diminta dari cabang kepusat dan
pusat akan menerima form permintaan barang. Setelah form permintaan barang diterima oleh bagian, card management pusat, dan bagian penerima permohonan
barang ini akan memproses permintaan cabang. Pengecekan juga dilakukan disistem, apakah memang benar adanya permintaan barang yang dilakukan oleh
bagian terkait dicabang. Karena di dalam sistem, hanya bagian-bagian terkait yang dapat mengakseskan sistem tersebut. Setelah pengecekan maka permintaan
cabang pun akan diproses sesuai dengan peraturan yang berlaku dan sesuai flow yang telah ditentukan. Bagian penerima permohonan barang ini akan
mengotorisasi surat yang akan diteruskan kepada bagian gudang agar
