Agar pembuatan sistem dapat berjalan lancar, maka peneliti merasa perlu untuk mengamati kendala–kendala yang terjadi sehingga dapat segera diantisipasi.
Dalam sistem yang peneliti buat, kendala–kendala yang terjadi adalah sebagai berikut:
a. Terbatasnya informasi yang dapat peneliti ambil dari perusahaan dikarenakan prosedural yang berjalan di perusahaan tersebut.
b. Keterbatasan kemampuan peneliti dalam membuat aplikasi sehingga proses pembuatan sistem menjadi lebih lama.
Untuk mengatasi kendala–kendala yang terjadi, peneliti telah melakukan beberapa antisipasi, yaitu:
a. Agar mendapat informasi yang peneliti butuhkan dalam pembuatan sistem, peneliti menghubungi karyawan maupun customer yang berkaitan langsung
dengan sitem yang peneliti buat, yaitu inventori dan bagian kasir. b. Keterbatasan peneliti dalam pembuatan aplikasi didukung dengan mencari
referensi-referensi yang dapat membantu mengatasi kesulitan yang ada baik dari internet maupun dari buku-buku yang ada.
4.2 Analisis Sistem
Di dalam tahap analisis sistem ini, langkah–langkah yang dilakukan peneliti adalah:
4.2.1 Analisis Sistem Berjalan
Sistem yang sedang berjalan pada PD. Hikmah Jaya ini masih memiliki kendala, dikarenakan proses bisnis yang terjadi pada PD. Hikmah Jaya ini masih
menggunakan sistem manual, di antaranya mulai dari penjualan barang, pembuatan laporan penjualan, penyimpanan barang, sampai pemesanan barang
dari supplier. Hal ini mengakibatkan terjadinya hambatan yang sangat berpengaruh pada proses penjualan.
Di samping itu pada bagian administrasi masih belum tercatat dengan baik yang hanya menggunakan buku besar buku induk saja, sehingga apabila ingin
menyimpan data-data tersebut, maka harus membuka buku besar terlebih dahulu yang mana di dalamnya terdapat berbagai macam data yang banyak sekali, begitu
juga jika ingin mencari data-data yang diperlukan maka harus kembali membuka buku besar tersebut dan mencari satu persatu, hal ini tentunya membutuhkan
ketelitian yang sangat akurat dan tentunya sangat membuang waktu, sehingga sering terjadi redudansi data maupun kehilangan data tersebut, dan penyimpanan
data ini menjadi sangat tidak akurat. Hal ini mengakibatkan pemilik tidak dapat mengetahui dengan pasti berapa pemasukan dan pengeluaran tiap harinya.
Kemudian tidak adanya pengontrolan pada semua bidang seperti pada bagian gudang tidak memiliki pencatatan stok barang yang mengakibatkan antara
bagian gudang dan bagian penjualan tidak terintegrasi dengan baik, sehingga sering terjadi barang hilang, kekurangan barang sampai penumpukan barang. Ini
mengakibatkan proses penjualan barang menjadi tidak efisien dan efektif. Demikian sistem yang sedang berjalan pada PD. Hikmah Jaya dapat digambarkan
pada flowchart Gambar 4.2:
Gambar 4.2 Flowchart Sistem Penjualan yang Berjalan
Penjelasan document flowchart pada Gambar 4.2 adalah sebagai berikut:
a. Inventori mengecek persediaan barang di gudang, jika ada yang kosong
maka inventori akan mencatat data-data barang yang akan distok, dan data barang tersebut diserahkan kepada manager owner.
b. Customer
memesan barang dikasir, kemudian menerima dua rangkap faktur penjualan yang kemudian akan disetor kepada manager owner. Jika
customer melakukan pembayaran cash terhadap barang yang dibelinya
maka customer akan menerima faktur penjualan nomor satu . tetapi jika customer
melakukan kredit hutang terhadap barang yang dibelinya maka akan menerima faktur penjualan nomor dua.
c. Kasir akan menyediakan barang-barang yang dipesan customer dan
mencatat data-data harga barang serta menjumlahnya ke dalam faktur penjualan rangkap tiga, kemudian faktur rangkap satu dan dua diberikan
kepada customer untuk dilakukan pembayaran kepada manager owner, sedangkan rangkap tiga disimpan oleh kasir.
d. Manager owner
menerima faktur penjualan rangkap satu dan dua dari customer
, jika customer membayar cash maka manager akan memberikan faktur penjualan rangkap satu kepada customer, tetapi jika customer
mengajukan kredit hutang terhadap pembelian barang-barangnya maka manager
akan mencatat hutang customer ke dalam buku hutang dan kemudian memberikan faktur penjualan rangkap dua.
e. Selain melakukan transaksi dengan customer, manager juga menerima dan
melakukan pembelian barang terhadap supplier. Setelah data pasanan
barang dari Inventori diterima manager maka manager akan melakukan pembelian barang kepada supplier, setelah barang dan fakur pembelian
diterima kemudian mencatat data-data pembelian barang ke dalam buku besar.
f. Customer
melakukan pembayaran kredit hutang dengan menyerahkan faktur rangkap dua kepada manager kemudian mencatat buku hutang, jika
customer membayar lunas hutangnya maka manager akan memberikan
faktur rangkap satu kepada customer, tetapi jika tidak membayar lunas hutangnya manager akan memberikan faktur rangkap dua kembali kepada
customer dengan meng-update jumlah cicilan sisa bayar.
4.2.2 Mengidentifikasi Masalah serta Kelemahan dari Sistem yang Sedang Berjalan
