Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah
Dokumen iniumumnyadigunakan oleh fungsipencatatwaktu untuk mencatat jamhadir setiap karyawan di perusahaan.Catatanjam
hadirkaryawaninidapatberupadaftarhadirbiasadandapatpula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatatan waktu.
3. Kartu jam kerja
Dokumeninidigunakanuntukpencatatwaktuyangdikonsumsiolehtenaga kerjalangsung pabrik guna mengerjakan pesanantertentu.
4. Daftar gaji dan upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi potongan–
potongan berupaPPH pasal21 utangkaryawan,iuran untuk organisasi karyawan danlain –lain.
5. Rekap daftar gaji dan rekap upah
Dokumeniniberuparingkasangajidanupahperdepartemen,yangdibuat berdasarkandaftar gaji dan upah.
6. Surat pernyataan gaji dan upah
Dokumeninidibuatolehfungsipembuatandaftargajidanupahbersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah.
7. Amplop gaji dan upah
Utang gajidan upah karyawan diserahkan kepada setiapkaryawan dalam amplop dangaji.
8. Bukti kas keluar
Dokumeninimerupakanperintahpengeluaranuangyangdibuatolehfungsi akuntansi kepada fungsi keuangan. Berdasarkan informasi dalamdaftar
gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuatan daftar gaji danupah. Penggajian danpengupahanmerupakanobjekyangsangatmudahuntuk
diselewengkanoleh karyawan atupun pegawai.Adabeberapa
carauntukmelakukan kecurangan dan penyelewengan terhadap gaji dan upah yaitu:
1 Pegawaifiktif,penerbitancekgajikeorangyangtidakbekerjalagidi
perusahaan
2
Penyiapanbuktipembayarangajidanupahpalsudenganmaksuduntuk mendapatkan pembayaran gaji duakali.
3 Membuat kesalahan – kesalahan dalam perhitungan sehingga gaji
dan upahyangditerimakaryawanmelebihiataupun mengurangijumlahyang semestinya dibayar
4 Adanya karyawan yang melakukan absensi unukbeberapa orang
karyawan lain. 5
Mencantumkanjumlahtotalgajidanupahyangtidakbenardalambuku gaji dan upah.
6 Pinjaman pegawai yang tidak mencapat dicatat sebagai
pengeluaran. Juga ada hal-halyang
harusdiperhatikandalammemilihprosedurpencatatangajidanupahadalahseba gai berikut:
a. Time Keeping Departemen
Tugasdepartemeninimengumpulkanataumenggabungkandatadenga njumlahperincianwaktumenyelesaikansuatutugaskerja,hasilproduks
iatauproduksidalam suatu departemenperusahaantertentu b.
Payroll Departemen Tugasdepartemeninimenjabarkanjumlahupahtiap-
tiaptugas,prosesdaridepartemenpekerjaan,prosedurdanfungsi- fungsidepartementersebutditentukanolehkeserbarumitanperusahaan
.Departemen gaji dan upah diwajibkan untuk menyelenggarakantugaspencatatanklasifikasitugas,departemenperu
sahaandantarifupahuntuktiappekerjaan.Daftargajidanupahsuatuperu sahaandisusunberdasarkanClock Cardatau kartu waktu kerja dan
berdasarkan computer. c.
Cost Departemen Tugasdepartemeninimencatatpegawaibagianupahdangajimungkinh
arusditempatkanpadamasing- masingdepartemenproduksi,untukmembantupekerjaanmengumpulk
andanmengklasifikasibiayaupah.Denganmemakairangkuman,kartu waktudanmenjabarkanbiayaproduksidanjasa-
jasauntuktiappesanankaryawan, unit output, kegiatan departemen dan masing-masing jenis produk.
PT.Sarana Agro Nusantara Medanmenggunakansistempengupahandanpenggajiansecarapayroll,dimanasist
emupahdansistemgajisama- samadibayarkansatubulansekaliberdasarkangolongandanjabatan.Sistemupahdi
gunakan untuk membayar karyawanburuhyangbekerjadilapangandansistem gajidigunakan untuk membayar staff dan pegawai kantor.
Bagian- bagianyangterlibatdalamprosedurpencatatangajidanupahyangtelahditetapkanol
ehPT.Sarana Agro Nusantara Medansebagai berikut: 1.
Bagian Umum a.
Pegawai Pencatat DataKaryawan Bagianinimenugaskanpegawainyauntukmemulaipengawasaninterns
ejakmenerimakaryawanyangdibutuhkanperusahaan.Pegawaiinimen catathal-
halyangberhubungandengankaryawan,mulaidarinamanomormaupu nstatusyangdibutuhkanuntukmenentukanPTKP,bagianpenetapanda
nketerangan-keteranganlainnya yang dianggap dapat mendukung kinerja perusahaan secara luas.
b. Pegawai Pencatat Gaji dan Upah
Dalammendatajumlahkaryawanyangbanyak,makakaryawandiberik anabsensi.Pegawaiinimengawasiabsensidenganmaksudagartidakterj
adipenyelewengan.Perusahaandalammenghitungjumlahgajidanupa hkaryawanmenggunakankomputerisasi,yangdimulaidaripenerimaa
nkaryawanbaru,dimanadatakaryawandicatat dan dimasukkan dalam program komputer sebagai data pembayaran gaji.
2. Kepala Bagian Masing-Masing Unit
Kepalabagianmasing- masingunitinimencekkehadiranparakaryawansebagaibahanpertimbangan
gaji dan kenaikan golongan promosi. 3.
Kasir Kasirbertugasuntuk mengirimkan gaji ke dalam rekening bank kepada
karyawan yang berhak untuk mendapatkan gaji tersebut.Dalam Hal ini dilakukan agar dapat memperbaiki pengawasan internal, karena hal ini
juga dapat memudahkan untuk menyiapkan rekonsialiasi bank. Kiranya akan jauh lebih mudah untuk menyiapkan satu rekonsiliasi rekening bank
untuk gaji. Rekening koran bank untuk gaji merupakan sebagai tiket bukti setoran dan cek pembayaran gaji yang dibatalkan memberikan suatu dasar
untuk fungsi ini. Setiapkaryawan yang telah menerima gaji di dalam rekening bank yang mereka milikiharusmembubuhkantandaterimasaat
menerima pembayaran gaji hal ini sebagi bukti bahwa bagian kasir tidak melakukan tindakan penyelewangan dalam pembayaran gaji dan upah.
Tanda terima gaji tersebut kemudian akan dikirimkan kasir ke bagian pembukuan akuntansi.
4. Bagian Akuntansi
Bagianakuntansibertugasmenandatanganisemuabuktidaripembayarangajiy angdilakukankasir lalu membukukannya ke dalam buku besar gaji dan
upah. 5.
Internal Auditor
Auditorbertugasmengawasijalannyaperusahaamenyeluruh.Internalauditor mengawasiprosedurpembayarangajidanupahberjalansebagaimanamestinya
danmengevaluasi sistempengawasan intern gaji dan upah.