Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah

Dokumen iniumumnyadigunakan oleh fungsipencatatwaktu untuk mencatat jamhadir setiap karyawan di perusahaan.Catatanjam hadirkaryawaninidapatberupadaftarhadirbiasadandapatpula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatatan waktu. 3. Kartu jam kerja Dokumeninidigunakanuntukpencatatwaktuyangdikonsumsiolehtenaga kerjalangsung pabrik guna mengerjakan pesanantertentu. 4. Daftar gaji dan upah Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi potongan– potongan berupaPPH pasal21 utangkaryawan,iuran untuk organisasi karyawan danlain –lain. 5. Rekap daftar gaji dan rekap upah Dokumeniniberuparingkasangajidanupahperdepartemen,yangdibuat berdasarkandaftar gaji dan upah. 6. Surat pernyataan gaji dan upah Dokumeninidibuatolehfungsipembuatandaftargajidanupahbersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah. 7. Amplop gaji dan upah Utang gajidan upah karyawan diserahkan kepada setiapkaryawan dalam amplop dangaji. 8. Bukti kas keluar Dokumeninimerupakanperintahpengeluaranuangyangdibuatolehfungsi akuntansi kepada fungsi keuangan. Berdasarkan informasi dalamdaftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuatan daftar gaji danupah. Penggajian danpengupahanmerupakanobjekyangsangatmudahuntuk diselewengkanoleh karyawan atupun pegawai.Adabeberapa carauntukmelakukan kecurangan dan penyelewengan terhadap gaji dan upah yaitu: 1 Pegawaifiktif,penerbitancekgajikeorangyangtidakbekerjalagidi perusahaan 2 Penyiapanbuktipembayarangajidanupahpalsudenganmaksuduntuk mendapatkan pembayaran gaji duakali. 3 Membuat kesalahan – kesalahan dalam perhitungan sehingga gaji dan upahyangditerimakaryawanmelebihiataupun mengurangijumlahyang semestinya dibayar 4 Adanya karyawan yang melakukan absensi unukbeberapa orang karyawan lain. 5 Mencantumkanjumlahtotalgajidanupahyangtidakbenardalambuku gaji dan upah. 6 Pinjaman pegawai yang tidak mencapat dicatat sebagai pengeluaran. Juga ada hal-halyang harusdiperhatikandalammemilihprosedurpencatatangajidanupahadalahseba gai berikut: a. Time Keeping Departemen Tugasdepartemeninimengumpulkanataumenggabungkandatadenga njumlahperincianwaktumenyelesaikansuatutugaskerja,hasilproduks iatauproduksidalam suatu departemenperusahaantertentu b. Payroll Departemen Tugasdepartemeninimenjabarkanjumlahupahtiap- tiaptugas,prosesdaridepartemenpekerjaan,prosedurdanfungsi- fungsidepartementersebutditentukanolehkeserbarumitanperusahaan .Departemen gaji dan upah diwajibkan untuk menyelenggarakantugaspencatatanklasifikasitugas,departemenperu sahaandantarifupahuntuktiappekerjaan.Daftargajidanupahsuatuperu sahaandisusunberdasarkanClock Cardatau kartu waktu kerja dan berdasarkan computer. c. Cost Departemen Tugasdepartemeninimencatatpegawaibagianupahdangajimungkinh arusditempatkanpadamasing- masingdepartemenproduksi,untukmembantupekerjaanmengumpulk andanmengklasifikasibiayaupah.Denganmemakairangkuman,kartu waktudanmenjabarkanbiayaproduksidanjasa- jasauntuktiappesanankaryawan, unit output, kegiatan departemen dan masing-masing jenis produk. PT.Sarana Agro Nusantara Medanmenggunakansistempengupahandanpenggajiansecarapayroll,dimanasist emupahdansistemgajisama- samadibayarkansatubulansekaliberdasarkangolongandanjabatan.Sistemupahdi gunakan untuk membayar karyawanburuhyangbekerjadilapangandansistem gajidigunakan untuk membayar staff dan pegawai kantor. Bagian- bagianyangterlibatdalamprosedurpencatatangajidanupahyangtelahditetapkanol ehPT.Sarana Agro Nusantara Medansebagai berikut: 1. Bagian Umum a. Pegawai Pencatat DataKaryawan Bagianinimenugaskanpegawainyauntukmemulaipengawasaninterns ejakmenerimakaryawanyangdibutuhkanperusahaan.Pegawaiinimen catathal- halyangberhubungandengankaryawan,mulaidarinamanomormaupu nstatusyangdibutuhkanuntukmenentukanPTKP,bagianpenetapanda nketerangan-keteranganlainnya yang dianggap dapat mendukung kinerja perusahaan secara luas. b. Pegawai Pencatat Gaji dan Upah Dalammendatajumlahkaryawanyangbanyak,makakaryawandiberik anabsensi.Pegawaiinimengawasiabsensidenganmaksudagartidakterj adipenyelewengan.Perusahaandalammenghitungjumlahgajidanupa hkaryawanmenggunakankomputerisasi,yangdimulaidaripenerimaa nkaryawanbaru,dimanadatakaryawandicatat dan dimasukkan dalam program komputer sebagai data pembayaran gaji. 2. Kepala Bagian Masing-Masing Unit Kepalabagianmasing- masingunitinimencekkehadiranparakaryawansebagaibahanpertimbangan gaji dan kenaikan golongan promosi. 3. Kasir Kasirbertugasuntuk mengirimkan gaji ke dalam rekening bank kepada karyawan yang berhak untuk mendapatkan gaji tersebut.Dalam Hal ini dilakukan agar dapat memperbaiki pengawasan internal, karena hal ini juga dapat memudahkan untuk menyiapkan rekonsialiasi bank. Kiranya akan jauh lebih mudah untuk menyiapkan satu rekonsiliasi rekening bank untuk gaji. Rekening koran bank untuk gaji merupakan sebagai tiket bukti setoran dan cek pembayaran gaji yang dibatalkan memberikan suatu dasar untuk fungsi ini. Setiapkaryawan yang telah menerima gaji di dalam rekening bank yang mereka milikiharusmembubuhkantandaterimasaat menerima pembayaran gaji hal ini sebagi bukti bahwa bagian kasir tidak melakukan tindakan penyelewangan dalam pembayaran gaji dan upah. Tanda terima gaji tersebut kemudian akan dikirimkan kasir ke bagian pembukuan akuntansi. 4. Bagian Akuntansi Bagianakuntansibertugasmenandatanganisemuabuktidaripembayarangajiy angdilakukankasir lalu membukukannya ke dalam buku besar gaji dan upah. 5. Internal Auditor Auditorbertugasmengawasijalannyaperusahaamenyeluruh.Internalauditor mengawasiprosedurpembayarangajidanupahberjalansebagaimanamestinya danmengevaluasi sistempengawasan intern gaji dan upah.

C. Prosedur Perhitungan Gaji dan Upah

Besarnyagajidanupahdalamsebuahperusahaantidakselalusamauntukseti apkaryawandan kemungkinandapatberubahdimasayangakandatang,tergantungpadatingkatgajia tauupahdanjamkerjamasing- masingkaryawan.Terjadinyaperbedaantingkatgajidan upahantarkaryawan hal ini disebabkanoleh beberapafaktor yaitupendidikan,pengalaman,kemampuan perusahaan dankondisipekerjaan yang dilakukan karyawan. Agar terciptanya pengawasan yang baik atas sistem penggajian dan pengupahan maka orang yang melakukan perhitungan gaji dan upah tidak boleh berfungsi sebagai petugas untuk melakukan pembayaran gaji dan upah, dalam hal ini harus ada seorang yang petugas independen dan kompeten untuk menghitung kembali jam kerja yang sesungguhnya, untuk meneliti kartu hadir dan mengkaji ulang apakah kerja lembur telah disetujui. Daftar gaji dan upah diotorisasi oleh bagian kepala bagian umum dan personalia yang kemudian dikirim kebagian keuangan akan digunakan sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan. Bagian keuangan juga harus menyiapkan slip gaji yang akan dapat memperhatikan data perhitungan gaji dan upah serta besarnya gaji dan upah untuk setiap karyawan dalam suatu periode penggajian. MetodeperhitungangajidanupahyangdibayarkanolehPT. Sarana Agro Nusantara SAN pada karyawannya didasarkan oleh penggolongan : 1. Pegawai Staff Yangtermasukpegawaistaffpadaperusahaaniniadalahpegawaiyangmempun yaikeahlian,dinilaidaripendidikanataulamanyamasakerjadanpengalamanke rja.Besarnyagajipokokyangditerimaolehsetiappegawaistaffjumlahnyatidak sama,karena hal ini dipengaruhi dan dibedakan oleh tingkat golongan dan jabatannya. 2. Gaji Non-Staff Gajidanupahyangdibayarkankepadapegawainonstaffjumlahnyatidaksama,k arena pegawai non staff terdiri dari karyawan bulanan dan karyawan harian. a. KaryawanBulananmerupakanpekerjatetappadaperusahaanini,gajida nupahkaryawanbulananyangdibayarkanjumlahnyatetapsesuaidenga nketentuan yang di tetapkan oleh perusahaan. b. Karyawanharianadalahkaryawanyangsudahmerupakanpekerjatetap padaperusahaan.Gajidanupahkaryawanharianyangdibayarkanjumla hnyatidaktetapsesuaidenganhasil pekerjaannya. PadaPT.Sarana Agro Nusantara SAN Medangajidanupahkaryawandibayarkansetiapakhirbulanbersamaandenganinse ntifkaryawan,ketetapanlain yang telah diperhitungkan antara lain: 1. Hari Kerja Jamkerjasetiapkaryawanyaitu6jamsetiaphariatau24jamseminggudihitung5