Dokumen pendukung perubahan gaji 2. Kartu jam hadir

E. Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah

Sebelum membahas masalah prosedur pencatatan gaji dan upah gaji dan upah ada baiknya terlebih dahulu dikemukakan pengertian prosedur itu sendiri. Menurut Mulyadi dalam buku auditing pengertian Prosedur adalah : “Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang 5:2001”. Prosedur pencatatan gaji dan upah tercantum hal-hal yang berkaitan dengan dokumen yang digunakan untuk mendukung pelaksanaan tugas tersebut. Menurut Mulyadi dalam buku Sistem Akuntansi, dokumen ini terdiri dari :

1. Dokumen pendukung perubahan gaji 2. Kartu jam hadir

3. Kartu jam kerja 4. Daftar gaji dan upah 5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah 6. Surat pernyataan gaji dan upah 7. Amplop gaji dan upah 8. Bukti kas keluar 389:2001 Ad. 1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya : surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, dan lain sebagainya. Universitas Sumatera Utara Ad. 2. Kartu jam hadir Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan diperusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa dan dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan pencatat waktu. Ad. 3. Kartu jam kerja Dokumen ini digunakan untuk pencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Ad. 4. Daftar gaji dan upah Dokumen ini berisi gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi potongan-potongan berupa PPh 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan dan lain-lain. Ad. 5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Ad. 6. Surat Pernyataan Gaji dan upah Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah. Ad. 7. Amplop gaji dan upah Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Universitas Sumatera Utara Ad. 8. Bukti kas keluar Dokumen ini merupakn perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan. Berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuatan daftar gaji dan upah. Seperti yang telah disinggung sebelumnya bahwa gaji dan upah adalah objek yang dapat diselewengkan. Ada beberapa cara untuk melakukan kecurangan dan penyelewengan tarhadap gaji dan upah antara lain : 1. Pegawai fiktif, penerbitan cek gaji ke orang yang tidak bekerja lagi pada perusahaan. Peristiwa ini sering kali terjadi akibat dari keterlanjutan penerbitan cek setelah pegawai diberhentikan. 2. Menguangkan cek gaji dan upah pegawai yang belum ditagih oleh pegawai yang bersangkutan. 3. Menyiapkan bukti pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud untuk mendapatkan pembayaran dua kali. 4. Membuat kesalahan-kesalahan dalam perhitungan sehingga gaji dan upah yang diterima karyawan melebihi ataupun mengurangi jumlah yang semestinya dibayar. 5. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan lain. 6. Mencantumkan jumlah total gaji dan upah tidak benar dalam buku gaji dan upah. Universitas Sumatera Utara 7. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat perasetujuan dicatat sebagai pengeluaran. Adapun prosedur dalam pencatatan gaji dan upah yang dilakukan PT. Ira Widya Utama adalah : 1. Prosedur pencatatan waktu hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir dilakukan oleh bagian Personalia dengan menggunakan mesin O’clock. Bagi karyawan yang digaji bulanan daftar hadir dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh atau harus dipotong akibat ketidak hadiran. Daftar hadir ini digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja diperusahaan dalam jam biasa atau jam lembur sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur. 2. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah. Prosedur ini berfungsi mencatat dan membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan upah adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat bagi karyawan tetap, pemberhentian karyawan, daftar gaji sebelumnya dan daftar hadir. Potongan PPh pasal 21 dicantumkan dalam daftar gaji upah karyawan. 3. Prosedur Pembayaran gaji dan Upah. Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan bagian keuangan. Bagian keuangan melakukan perhitungan atas gaji bersih karyawan dan melaporkannya kepada bagian akuntansi. Bidang keuangan perusahaan Universitas Sumatera Utara memberikan sejumlah uang sesuai denagan jumlah uang yang ditetapkan dan mentransfer langsung ke rekening karyawan yang bersangkutan. E . Pengawasan Intern Gaji dan Upah Pengawasan intern merupakan pengawasan yang sangat membantu pimpinan dalam suatu organisasi dalam melaksanakan tugasnya sehingga mempunyai peranan yang penting bagi perusahaan. Dengan adanya pengawasasn ini pimpinan dapat menilai perusahaan secara keseluruhan yang bertujuan untuk mencegah dan menghindari terjadinya kesilapan, kecurangan, penyelewengan dan manipulasi lainnya. Selain itu dengan adanya pengawasan intern tersebut dapat juga memberikan keyakinan bahwa apa yang dilaporkan oleh bawahannya dapat dipercayai dan memiliki kemampuan memonitori semua kegiatan yang telah ditetapkan. Defenisi pengawasan intern menurut Sofyan Safri harahap dalam Buku sistem pengawasan manajemen adalah : Pengawasan intern mencakup struktur organisasi dan seluruh metode dan prosedur yang terkoordinasi yang diterapkan oleh perusahaan untuk mengamankan hartanya, mengecek ketelitian dan kepercayaan terhadap data akuntansi, mendorong kegiatan agar efisiens, dan mengajak untuk mentaati kebijaksanaan perusahaan 2001:122 Defenisi pengawasan intern oleh Standar Profesi Akuntansi Publik: Pengawasan intern meliputi susunan organisasi dan semua cara-cara dan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan untuk menjaga dan mengamankan harta miliknya, memeriksa kecermatan dan kebenraan data-data administrasi, memajukan efisiensi kerja dan mendorong dipatuhinya kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh top manajemen IAI, 2002:29 Universitas Sumatera Utara Perusahaan membentuk pengawasan intern dengan memperhatikan ukuran dan sifat unik perusahaan yang bersangkutan. Pengawasan intern memegang peranan penting dalam kegiatan suatu perusahaan, karena dengan adanya suatu pengawasan perusahaan dapat melaksanakan kegiataanya dengan baik. Menurut Sofyan Safri Harahap dalam buku Sistem pengawasan manajemen Management Control System Pengawasan intern dibagi dua, yaitu sebagai berikut : a. Pengawasan Akuntansi yang mencakup struktur organisasi dan seluruh metode dan prosedur yang terutama menyangkut dan berhubungan dengan penjagaan terhadap kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian data keuangan. Biasanya sistem pengawasan ini mencakup sistem otoritas dan pengesahan, pembagian tugas antara pencatat dan pemegangpenjaga barangharta, dan pemeriksaan intern. b. Kontrol Administrasi mencakup struktur organisasi dan seluruh metode dan prosedur yang terutama menyangkut usaha untuk mengefisienkan operasi perusahaan dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan pimpinan dan biasanya tidak langsung mencakup catatan keuangan. Misalnya Analisa statistik, studi waktu dan gerak, Laporan kegiatan, Program latihan pegawai, dan kontrol kualitas.87:2001 Beberapa ciri-ciri sistem pengawasan intern yang baik menurut Sofyan Safri Harahap dalam buku Sistem pengawasan manajemen Management Control System yaitu :

1. Pegawai 2. Pemisahan fungsi