Jabatan Sekretaris Sebagai Profesi

dipimpinnya melakukan kegiatan operasional atau kerja sama yang terbebas dari campur tangan pihak lain.

3.7 Jabatan Sekretaris Sebagai Profesi

Jabatan Sekretaris merupakan jabatan profesional yang bisa di kembangkan. Pekerjaannya membutuhkan keahlian dan keterampilan khusus yang diperoleh dengan mengikuti jenjang pendidikan secara formal. Akan tetapi pendidikan formal saja tidak cukup memperkaya khasanah pengetahuan dan keterampilan dalam melaksanakan pekerjaan perkantoran dan memimpin anak buahnya dalam bekerja. Dengan keterampilan yang kaya serta pengalaman tersebut seorang sekretaris menjadi lebih arif dalam menjalankan fungsi pengarahan kepada anak buahnya. Dalam melakukan tugas keseretarisan dikendalikan oleh Kode Etik Sekretaris, yang sekaligus melindungi martabat profesi dalam pengabdiannya baik untuk lembaga maupun masyarakat. Kode etik sekretaris adalah bahasan normative yang dijadikan sebagai pedoman untuk berperilaku dan mengambil sikap serta tindakan untuk kepentingan pelaksanaan tugas dan fungsinya sebagai sekretaris. Pengertian sekretaris ditinjau dari etimologinya adalah secretum bahasa latin yang berarti rahasia. Oleh karena itu sekretaris dalam kerjanya harus dapat menyimpan rahasia kantor maupun pimpinannya. Secara umun arti sekretaris adalah seorang pembantu pimpinan untuk melakukan pekerjaan kesekretariatan. Definisi tersebut mengandung pengertian bahwa sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk menerima dekte, mengkonsep surat atau korespondensi, Universitas Sumatera Utara menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinannya tentang kewajiban resi, janji-janji serta tugas dalam meningkatkan efektivitas kerja pimpinan. Disamping itu juga pekerjaan manajerial, meliputi planning, organizing, actuating, dan controlling. Pekerjaan sekretaris berkembang atau bertambah banyak seiring dengan tingkat kedudukan sekretaris itu sendiri serta penugasan dari atasannya atau pimpinannya. Pada saat menjadi pegawai baru job yang diberikan oleh pimpinanlembaga hanya terbatas. Sejalan dengan perkembangan organisasi dan tingkat intelegensikemampuan dan keterampilan yang dimilikinya, kemungkinan pekerjaannya akan bertambah. Hal ini akan memberikan tingkat kedudukan sekretaris itu sendiri. Sekretaris memiliki ruang lingkup yang luas. Karena luasnya ruang lingkup pekerjaan yang menentukan tugas-tugasnya, seorang sekretaris dibedakan menjadi beberapa jenis. Menurut Ernawati 2004:13-16, jenis sekretaris dapat dikelompokkan berdasarkan : 1. Berdasarkan Luas Lingkup dan Tanggung Jawab a. Sekretaris Organisasi adalah seorang officer manager yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau suatu instansi pemerintah tertentu. Sekretariat organisasi disebut juga Execuive secretary. Sekretaris bekerja tidak hanya atas perintah atasannya, tetapi juga memiliki wewenang untuk merencanakan sendiri rencana organisasinya, menyusun struktur kerja organisasi, membuat keputusan, pengarahan koordinasi, pengendalian. Tidak semata-mata membantu Universitas Sumatera Utara pimpinan tetapi juga memberikan bantuan kepada keseluruhan organisasi baik melakukan pengurusan yang berhubungan tata warkat maupun unsur administrasi, yang meliputi : keorganisasian, manajemen, komunikasi tata kepegawaian, financial tata keuangan, material tata perbekalan, relasi publik tata kehumasan. b. Sekretaris Pimpinan Private Secretary Sekretaris Pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya. Sekretaris pimpinan adalah pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan. Sekretaris pimpinan bekerja tidak hanya untuk kepentingan pribadi pimpinan, namun bersifat kedinasan dan sekretaris pimpinan sebagai pejabat pembantu dalam pengurusan warkat. Dalam hal ini pengertian sekretaris menyangkut tugas-tugas yang berkenaan dengan korespondensi, pengarsipan, membantu undangan pertemuan. c. Sekretaris Pribadi Personal Secretary Sekretaris pribadi adalah seseorang yang melaksanakan aktivitas kantor untuk kepentingan seorang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris bukanlah pegawai atau staff dari organisasi atau perusahaan, tetapi sekretaris diangkat atau digaji secara perorangan. 2. Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya a. Sekretaris Junior Sekretaris Junior adalah sekretaris yang baru meniti kariernya sebagai sekretaris, iya baru keluar dari pendidikan sekretaris, jadi belum Universitas Sumatera Utara memiliki pengalaman kerja. Sekretaris junior perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang sekretaris senior. b. Sekretaris Senior Sekretaris Senior adalah sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme yang mantap, dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dan melaksanakan tugasnya. 3. Berdasarkan Spesialis dalam pekerjaan Sekretaris berkonsentarasi dalam bidang tertentu, seperti : bidang hukum, bidang medis, bidang teknik, bidang akuntasi dan sebagainya. Sekretaris dapat dibagi menjadi beberapa kelompok sesuai peran dan fungsinya dalam kantor atau tempat bekerja, sehingga untuk mengetahui macam- macam sekretaris diperlukan pemahaman yang memadai. Macam-macam sekretaris Menurut Rosidah dan Sulistiyani 2005:13 antara lain : 1. Sekretaris Instansi Organisasi Sekretaris instansi atau organisasi yaitu sebagai pejabat pembantu dalam pengurusan tata warkat dan administrasi. Sekretaris yang tidak semata-mata membantu pimpinan tetapi juga memberikan bantuan kepada keseluruhan organisasi baik melakukan pengurusan yang berhubungan dengan tata warkat maupun unsur administrasi, yang meliputi: keorganisasian, manajemen, komunikasi tata hubungan, tata keterangan informasi, personalia tata kepegawaian, financial tata keuangan, materia tata perbekalan, relasi publik tata kehumasan.Sekretaris Organisasi sering disebut Executive Secretary dan memiliki pegawai atau karyawan. Contoh Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Dewan, Sekretaris Universitas Sumatera Utara Yayasan, Sekretaris dalam perusahaan business secretary. Sebagai Executive secretary harus paham akan tujuan-tujuan, prinsip-prinsip, azas- azas manajemen serta organisasi dengan baik. Paham mengenai sifat urusannya sehingga mampu merencanakan, menyusun struktur dan tata organisasi sekretariat dengan baik . 2. Sekretaris pribadi adalah seorang yang membantu pimpinan dalam penghimpunan, pencatatan, pengelolaan, pengadaan, pengiriman, penyimpanan, pemeliharaan, dan penyingkiran bahan informasi sebagai contoh Sekretaris Direktur, Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor. Dari beberapa jenis-jenis sekretaris di atas dapat disimpulkan bahwa sekretaris mempunyai berbagai macam jenis, dan pada intinya jenis-jenis sekretaris adalah membantu pimpinan dalam pekerjaannya.

3.8 Penerapan Etika dan Sikap Profesi Sekretaris Pada Kantor Wilayah Kementerian Agama