Peranan Etika Komunikasi Bagi Seorang Sekretaris Pada Sub. Bagian Perencanaan Dan Keuangan Di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara

PADA SUB. BAGIAN PERENCANAAN DAN KEUANGAN DI KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA

PROVINSI SUMATERA UTARA

OLEH:

RIZKI ANANDA PUTRI 122103136

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : RIZKI ANANDA PUTRI

NIM : 122103136

PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN ETIKA KOMUNIKASI BAGI

SEORANG SEKRETARIS PADA SUB. BAGIAN PERENCANAAN DAN KEUANGAN DI KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI SUMATERA UTARA

Tanggal : Oktober 2015 KETUA PROGAM STUDI

DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

NIP. 19741012 200003 2 003

(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, S.E., M.M.)

Tanggal : Oktober 2015 DEKAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

NIP. 19560407 198002 1 001

NIM : 122103136

PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN ETIKA KOMUNIKASI BAGI

SEORANG SEKRETARIS PADA SUB. BAGIAN PERENCANAAN DAN KEUANGAN DI KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI SUMATERA UTARA

Medan, Oktober 2015 Menyetujui Dosen Pembimbing

NIP. 19620117 198603 2 002 (Dra. Friska Sipayung, M.Si)

i

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT dimana atas rahmat dan karunia-Nya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik. Tugas Akhir ini berjudul “Peranan Etika Komunikasi Bagi Seorang Sekretaris Pada Sub. Bagian Perencanaan dan Keuangan di Kantor Wilayah Kementrian Agama Provinsi Sumatera Utara”, merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III Program Studi Kesekretariatan Universitans Sumatera Utara.

Dalam Penyelesaian Tugas Akhir ini tidak luput atas bimbingan dan pengarahan dari berbagai pihak sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik. Maka dengan segala kerendahan hati penulis menyampaikan rasa terimakasih kepada:

1. Bapak Prof.Subhilhar,Ph.D selaku Plt Rektor Universitas Sumatera Utara. 2. Bapak Prof.Dr.Azhar Maksum,M.Ec, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas

Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang telah mengeluarkan surat Magang kepada Pimpinan Kantor Kementerian Agam Provinsi Sumatera Utara.

3. Ibu Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE,MM selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

ii

5. Ibu Dra. Friska Sipayung M.Si, selaku Dosen pembimbing yang banyak meluangkan waktu dalam memberikan bimbingan dan masukan serta pengarahan kepada penulis selama menyelesaikan Tugas Akhir ini.

6. Seluruh Dosen dan Staff Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

7. Bapak Drs. H. Muhammad Yunus, MA dan Ibu Cici Andriana, selaku pembimbing lapangan pada Kantor Kementerian Agaman Provinsi Sumatera Utara. Serta seluruh karyawan/iKantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara.

8. Teristimewa kepada kedua orang tua penulis yang penulis banggakan dan cintai yang telah memberikan motivasi, dukungan, perhatian, dorongan, semangat, dan doa yang tulus serta materi sehingga penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini sampai selesai.

9. Kepada sahabat-sabahat terbaik Rika Hannum Daulay, Vania Quamilla, Suci Aripurnami, Intan Yuliani, Adelina Sri Rezki Lubis, Indah Agusnita, Arna Yulriani Malau, Dini Ramadhani, Cut Nabila Febrilia.

10. Sahabat-sahabat sekaligus rekan-rekan penulis selama magang Widya Pangestika, Rohayati dan Suci Mardhotillah terima kasih atas canda tawa yang telah diberi dan dukungan dari kalian semua.

iii

11. Kepada teman-teman DIII Kesekretariatan stambuk 2010 yang dimana lebih kurang 3 (tiga) tahun bersama-sama dalam perkuliahan. Terima kasih untuk semangat dan dukungan kalian kepada penulis.

Akhirnya dengan kerendahan hati, penulis mempersembahkan Tugas Akhir ni agar dapat bermanfaat dan membantu semua pihak yang memerlukannya.

Medan, Oktober 2015 Penulis

Rizki Ananda Putri 122103136

iv

KATA PENGANTAR……… i

DAFTAR ISI……….….. iv

DAFTAR GAMBAR... v DAFTAR TABEL ... vi

BAB I PENDAHULUAN……….…. 1

A. Latar Belakang Masalah...……….. 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan Penelitian... 4

D. Manfaat Penelitian... 4

E. Jadwal Kegiatan... 5

F. Sistematika Penulisan... 6

BAB II PROFIL INSTANSI ………. 7

A. Sejarah Ringkas Perusahaan………... 7

B. Visi, Misi dan Makna Logo Perusahaan... 10

C. Struktur Organisasi Perusahaan…... 13

D. Job Description……….. 13

BAB III PEMBAHASAN………..……….…………... 18

A. Pengertian Etika………... 18

B. Etika Sekretaris... 22

C. Pengertian Etika... 25

D. Etika Seorang Sekretaris yang baik... 28

E. Pengertian Komunikasi Kantor... 30

F. Etika Komunikasi Kantor... 31

G. Analisis dan Evaluasi Etika Komunikasi Kantor Pada Wilayah Kementrian Agama Provinsi Sumatera Utara... 35

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN………. 37

A. Kesimpulan……….. 37

B. Saran……….... 37

v

DAFTAR GAMBAR

No Judul Halaman

Gambar 2.1 Logo Kementerian Agama Provinsi Sumatera

vi

1 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Pada setiap organisasi, baik yang berbentuk perusahaan swasta ataupun pemerintah, dalam upaya mencapai tujuan yang berhasil memerlukan adanya pembagian tugas, perlimpahan wewenang dan rincian tugas individu yang terlibat dalam organisasi tersebut.Di samping itu dalam suatu organisasi, harus pula ditetapkan kaitan kerja sama antara satu pihak dengan pihak lainnya, yang pelaksanaannya harus sistematis, sehingga dapat dijadikan acuan bagi para pelaksananya.Sehubungan dengan hal tersebut maka diperlukan seorang pimpinan yang berfungsi memimpin kelompok orang-orang yang tergabung dalam organisasi tersebut agar kegiatan setiap orang dalam bekerja sama dapat lebih terarah sesuai dengan tujuan.

Tetapi pimpinan tentu saja tidak dapat bekerja sendiri dalam mengembangkan tugasnya diperusahaan. Pimpinan membutuhkan orang lain seperti karyawan dan asisten untuk membantunya dalam memimpin perusahaan, salah satunya adalah sekretaris. Seorang sekretaris harus aktif dalam menyelesaikan pekerjaan dengan penuh tanggung jawab dan mampu mengatur jadwal juga rencana kerja pimpinan. Sekretaris juga harus dapat menyimpan rahasia dan harus dapat menjaga semangat kerja sama demi efisiensi pelayanan terhadap pimpinan.

Tetapi di era modernisasi ini, profesi sebagai seorang sekretaris masih saja dianggap sebelah mata dan menjadi bahan pergunjingan baik didalam maupun diluar lingkungan kantor. Hal ini terpengaruh dari gambaran sosok sekretaris yang identik dengan perempuan, rok mini, dan pemikiran akan adanya hubungan intim dengan pimpinannya.

Oleh sebab itu, seorang sekretaris harus mengetahui ilmu normatif atau etika yang selalu diterapkan didalam kantor maupun masyarakat. Etika dalam arti kata tidak hanya mencakup bagaimana cara duduk yang sopan, cara bertelepon, menerima tamu yang baik, atau cara berpakaian yang rapi dan menarik. Tapi meliputi juga tentang etiket berkomunikasi. Maksudnya adalah sekretaris harus mengetahui norma yang berlaku dalam proses penyampaian dan mendengarkan suatu keterangan atau berita yang berlangsung dalam suatu kantor.

Pada Kementrian Agama Provinsi Sumatera Utara, sekretaris mempunyai peranan yang sangat penting untuk membantu dan menyelesaikan tugas-tugas kantor. Selain dituntut untuk memiliki kemampuan dan wawasan yang luas, sekretaris di Kementrian Agama Provinsi Sumatera Utara harus mengetahui etika berkomunikasi dengan baik agar meninggalkan kesan yang baik pada atasan, karyawan dan juga publik.

Fenomena/kendala yang terjadi di kantor Wilayah Kementrian Agama Provinsi Sumatera Utara dalam etika komunikasi, peneliti mendapatkan banyak pengalaman dan juga pemahaman mengenai arti suatu pekerjaan

3

didalam didunia kerja,yang mana pada kenyataannya tidak selalu sama saperti apa yang diharapkan.

Berbagai persoalan publik yang saat ini terjadi tidak lepas dari bobroknya moralitas atau etika para pejabat publik dan aparatur secara keseluruhan, kebobrokan ini diakibatkan oleh lemahnya integritas yang dimiliki oleh aparatur, sistem prekrutan juga dianggap sebagai salah satu penyebab adanya para aparatur yang tidak memiliki etika dalam menjalankan tuganya sebagai abdi negara

Lemahnya etika publik menyebabkan banyaknya persoalan-persoalan publik yang menyangkut kepentingan masyarakat terabaikan, bahkan masyarakat harus menjadi korban dari kebijakan yang tidak etis. Konsep pelayanan publik yang harusnya dapat mensejahterakan masyarakat, berdasarkan hak-hak mereka tidak terlaksana, pelayanan yang terbelit-belit, sikap aparatur yang cuek terhadap kepentingan masyrakat, minta dilayani bukan melayani, menjadi hal yang lumrah terjadi saat ini, birokrasi yang semestinya memberikan kemudahan bagi masyarakat justru menjadi duri dalam memenuhi kebutuhan mereka.

B. Perumusan Masalah

Untuk mencapai tujuan dalam suatu perusahaan, maka pimpinan, karyawan atau pegawainya diharapkan untuk melaksanakan fungsi dan tugas-tugas sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab dalam perusahaan atau kantor yang bersangkutan. Sekretaris juga merupakan seorang pegawai yang

memiliki peranan penting dalam perusahaan yang berkaitan dengan lingkup kesekretariatan.

Berdasarkan latar belakang di atas, penulis merasa perlu merumuskan masalah yang berfungsi untuk mempermudah pengamatan yang terarah. Adapun yang menjadi masalah adalah bagaimana peranan etika komunikasi kantor pada seorang sekretaris di Kementrian Agama Provinsi Sumatera Utara?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Suatu penelitian pada umumnya adalah bertujuan untuk menemukan, mengembangkan atau menguji kebenaran suatu pengetahuan. Menemukan berarti suatu usaha untuk mendapatkan sesuatu cara untuk memperluas dan menggali lebih dalam apa yang sudah ada. Menguji kebenaran dilakukan jika apa yang sudah ada masih diragukan kebenarannya.

Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana peranan etika profesi kantor yang sebenarnya diterapkan di dalam organisasi, yaitu di Kantor Wilayah Kementrian Agama Provinsi Sumatera Utara

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Bagi instansi

Memberikan sumbangan pemikiran sebagai bahan masukan bagi Kementrian Agama Provinsi Sumatera Utara.

2. Bagi Penulis

Untuk menambah wawasan dan pengetahuan penulis khususnya dibidang etika komunikasi kantor.

5

3. Bagi Peneliti Selanjutnya

Sebagai bahan referensi bagi rekan mahasiswa untuk dapat dijadikan suatu bahan perbandingan terhadap penelitian pada tempat yang berbeda di masa mendatang.

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan latar belakang atau alasan mengapa penulis ingin menulis judul, serta menjelaskan mengenai perumusan masalah, manfaat dan tujuan penelitian, metode penelitian serta metode analisis data yang digunakan didalam penelitian yang dilaksanakan.

BAB II : PROFIL ORGANISASI

Dalam bab ini penulis akan menguraikan Sejarah Singkat Perusahaan, Struktur Organisasi, Job Describtion perusahaan, uraian tentang tugas dan pelayanannya kepada masyarakat.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini penulis akan membahas tentang pengertian etika komunikasi kantor, peranan etika komunikasi kantor pada sekretaris dan juga penerapannya di Kementrian Agama Provinsi Sumatera Utara.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini penulis akan mengambil kesimpulan dari penelitian yang dilaksanakan dan kiranya memberikan saran yang diharapkan dapat bermanfaat bagi perusahaan, bagi Mahasiswa Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan bagi penulis sendiri.

7

BAB II PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Perusahaan

Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara bertempat di Jln. Gatot Subroto nomor 261, kecamatan Medan Sunggal, Medan. Pada saat berdirinya Kementerian Agama tahun 1946, Sumatera masih merupakan satu provinsi dengan gubernurnya waktu itu Mr. Tengku Moch. Hasan. Jawatan Agama Sumatera oleh pemerintah dipercayakan kepada H. Muchtar Yahya, yang kedudukannya masih berada dibawah gubernur.

Pada tahun 1946 Sumatera dibagi menjadi 3 provinsi, yakni Provinsi Sumatera Utara, Sumatera Tengah dan Sumatera Selatan, H. Muchtar Yahya ditunjuk menjadi koordinator Jawatan-jawatan agama tersebut, bertempat di Bukit Tinggi. Kepala-kepala Jawatan Agama di ketiga wilayah Sumatera waktu itu, Tengku Moch, Daud Beureuh Provinsi Sumatera Utara, Nazaruddin Thoha Sumatera Tengah dan K. Azhari Sumatera Selatan. Mereka diangkat oleh Gubernur Sumatera Utara yang mewakili Presiden untuk mengurus Pemerintahan di wilayahnya. Sesudah kantor-kantor Jawatan Agama Provinsi Sumatera ada hubungan dengan Kementrian Agama yang berkedudukan di Yogyakarta, H. Muchtar Yahya dipindahkan ke pusat bertindak sebagai Kepala Urusan Keagamaan Wilayah Sumatera.

Sementara itu pada tahun 1953, Provinsi Sumatera Utara merupakan gabungan dari daerah Aceh, Sumatera Timur dan Tapanuli berkedudukan di

Kotaraja (Banda Aceh). Jawatan Agama Provinsi Sumatera Utara dipimpin oleh Tengku Abdul Wahab Silimeun, sedang koordinator untuk Keresidenan Sumatera Utara dipimpin oleh H.M. Bustami Ibrahim.

Pada tahun 1956 struktur Pemerintahan berubah lagi, Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, sebagai gabungan dari Keresidenan Sumatera Timur dan Tapanuli berkedudukan di Medan dan daerah Aceh dijadikan Daerah Istimewa Aceh berkedudukan di Kotaraja (Banda Aceh). Untuk memimpin Jawatan Agama Provinsi Sumatera Utara ditunjuk K.H. Muslich dan Pimpinan Jawatan Agama daerah istimewa Aceh tetap ditangan Tengku Wahab Silimeun. Sejak saat itulah Jawatan Agama kedua Provinsi tersebut berdiri sendiri-sendiri dan untuk perkembangan selanjutnya diatur berdasarkan peraturan-peraturan yang ditetapkan Kementerian Pusat.

Berdasarkan Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia nomor 1 tahun 2010 (disempurnakan) tanggal 28 Januari 2010, penyebutan departemen agama berubah menjadi kementerian agama. Sejak Provinsi Sumatera Utara berdiri sendiri, sudah 12 orang yang pernah menjabat kepala (dengan beberapa kali mengalami perubahan struktur) yang terakhir sekarang Drs. Abd. Rahim, MA. Visi Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara adalah Terwujudnya masyarakat agamais yang berakhlak mulia, rukun dan damai. Adapun Misi Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

9

2. Meningkatkatkan pemehaman, penghayatan, pengamalan dan pengembangan nilai-nilai agama.

3. Memperkokoh kerukunan umat beragama.

4. Mengembangkan lembaga sosial keagamaan dan lembaga pendidikan keagamaan.

5. Meningkatkan kualitas pendidikan agama pada sekolah umum dan madrasah.

6. Meningkatkan kualitas penyelenggaraan haji.

Tugas dan fungsi Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

1. Perumusan visi, misi dan kebijakan teknis di bidang pelayanan dan bimbingan kehidupan beragama kepada masyarakat di provinsi.

2. Pembinaan, pelayanan dan bimbingan masyarakat islam, pelayanan haji dan umrah, pengembangan zakat dan wakaf, pendidikan agama dan keagamaan, pondok pesantren, pendidikan agama islam, pada masyarakat dan pemberdayaan masjid serta urusan agama, pendidikan agama, bimbingan masyarakat kristen, katolik, hindu serta budha sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

3. Perumusan kebijakan teknis di bidang pengelolaan administrasi dan informasi.

5. Pengkoordinasian perencanaan, pengendalian dan pengawasan program, daerah, instansi terkait dan lembaga masyarakat dalam rangka pelaksanaan tugas kementerian agama di provinsi

6. Pelaksanaan hubungan dengan pemerintah daerah, instansi terkait dan lembaga masyarakat dalam rangka pelaksanaan tugas kementerian agama di provinsi.

B. Visi, Misi, dan Makna Logo Perusahaan Visi

“Terwujudnya masyarakat agamais yang berakhlak mulia rukun dan damai”

Misi

1. Meningkatkan bimbingan dan pelayanan kehidupan beragaman.

2. Meningkatkan pemahaman, penghayatan pengamalan dan pengemangan nilai-nilai agama.

3. Memperkokoh kerukunan umat beragama.

4. Mengembangkan lembaga social keagamaan dan lembaga pendidikan keagamaan.

5. Meningkatkan kualitas pendidikan agama pada sekolah umum dan madrasah.

11

Makna Logo

Pada umumnya setiap perusahaan memiliki logo atau lambang yang memiliki makna tersendiri yang biasanya menunjukkan cita-cita pendirian, visi dan misi dari perusahaan tersebut, demikian halnya dengan Kantor Wilayah Kementrian Agama mempunyai logo, yang mempunyai makna antara lain:

Pada umumnya setiap perusahaan memiliki logo atau lambang yang memiliki makna tersendiri yang biasanya menunjukkan cita-cita pendirian, visi dan misi dari perusahaan tersebut, demikian halnya dengan Kantor Wilayah Kementrian Agama mempunyai logo, yang mempunyai makna antara lain:

Sumber Gambar 2.1

Bintang bersudut lima yang melambangkan sila Ketuhanan Yang Maha Esa dalam Pancasila, bermakna bahwa karyawan Departemen Agama selalu menaati dan menjunjung tinggi norma-norma agama dalam melaksanakan

tugas Pemerintahan dalam Negara Republik Indonesia yang berdasarkan Pancasila.

17 kuntum bunga kapas, 8 baris tulisan dalam Kitab Suci dan 45 butir padi bermakna Proklamasi Kemerdekaan republik Indonesia pada tanggal 17 Agustus 1945, menunjukkan kebulatan tekad para Karyawan Departemen Agama untuk membela Kemerdekaan Negara Kesatuan republic Indonesia yang diproklamirkan pada tanggal 17 Agustus 1945.

Butiran Padi dan Kapas yang melingkar berbentuk bulatan bermakna bahwa Karyawan Departemen mengemban tugas untuk mewujudkan masyarakat yang sejahtera, adil, makmur dan merata.

Kitab Suci bermakna sebagai pedoman hidup dan kehidupan yang serasi antara kebahagiaan duniawi danukhrawi, materil dan spirituil dengan ridha Allah SWT Tuhan Yang Maha Esa.

Alas Kitab Suci bermakna bahwa pedoman hidup dan kehidupan harus ditempatkan pada proporsi yang sebenarnya sesuai dengan potensi dinamis dari Kitab Suci.

Kalimat Ikhlas Beramal bermakna bahwa Karyawan Departemen Agama dalam mengabdi kepada masyarakat dan Negara berlandaskan niat beribadah dengan tulus dan ikhlas.

Perisai yang berbentuk segi lima sama sisi dimaksudkan bahwa kerukunan hidup antar umat beragama RI yang berdasarkan Pancasila dilindungi sepenuhnya sesuai dengan Undang-Undang Dasar 1945.

13

Kelengkapan makna lambang Departemen Agama melukiskan motto: Dengan Iman yang teguh dan hati yang suci serta menghayati dan mengamalkan Pancasila yang merupakan tuntutan dan pegangan hidup dalam kehidupan bermasyarakat dan bernegara, karyawan Departemen Agama bertekad bahwa mengabdi kepada Negara adalah ibadah.

C. Struktur Organisasi Perusahaan

Dalam memelihara dan pendayahgunaan aset kekayaan perusahaan dan sumber daya manusia untuk mencapai tujuan, salah satunya adalah dilakukan sistem manajemen yang membuat struktur organisasi.

Struktur organisasi merupakan hubungan formal dan informal antar anggota suatu organisasi. Struktur organisasi merinci tentang pembagian aktifitas kerja dan hubungan antara aktifitas satu dengan yang lainnya. Dalama rangka untuk memberikan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang seimbang, sehingga tugas yang diberikan oleh atasan dapat dikerjakan secara efisien, sistematik, dan terkoodinir. Struktur organisasi yang ada pada perusahaan adalah merupakan penyusunan kegiatan struktur organisasi yang akan terus berkembang sesuai dengan perkembangan kegiatan serta tujuan perusahaan.

D. Job Description

Secara struktural, Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara dipimpin oleh seorang Kepala kantor wilayah ( Kakanwil). Dalam

menjalankan tugasnya Pemimpin Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara dibantu oleh seorang Kepala Bagian Tata Usaha yang mengkoordinir bagian-bagian yang ada pada kantor Wilayah Kementerian Agama provini sumatera utara seperti bagian, yaitu:

a. Subbag Perencanaan & Keuangan

Subbag Perencanaan & Keuangan mempunyai tugas : 1. Melakukan penyiapan bahan koordinasi.

2. Penyusunan rencana, program dan anggaran, evaluasi dan laporan serta pelaksanaan urusan keuangan.

3. Tempat pembayaran gaji.

4. Tempat mengambil pinjaman bagi karyawan yang membutuhkan uang.

b. Subbag Organisasi, Tata Laksana (Ortala) dan Kepegawaian Subbag Ortala dan Kepegawaian mempunyai tugas :

1. Melakukan penyiapan bahan penyusunan organisasi dan tata laksana. 2. Pengelolaan urusan kepegawaian.

c. Subbag Hukum dan Kerukunan Umat Beragama (KUB) Subbag Hukum dan KUB mempunyai tugas :

1. Melakukan penyiapan bahan penyususnan peraturan perundang- undangan bantuan hukum.

15

3. Pelayanan masyarakat khonghucu.

d. Subbag Informai dan Humas

Subbag Informasi dan Humas mempunyai tugas :

1. Melakukan penyiapan bahan pelaksanaan urusan pengelolaan informasi. 2. dan Hubungan masyarakat.

e. Subbag Umum

Subbag Umum mempunyai tugas :

1. Urusan ketatausahaan, rumah tangga, dan pemeliharaan. 2. Urusan pengelolaan barang milik/kekayaan Negara. 3. Untuk memberi nomor surat.

4. dan Untuk mengurus urusan kantor.

f. Seksi Urusan Agama

Seksi Urusan Agama Islam mempunyai tugas:

1. Melakukan pelayanan dan bimbingan dibidang kepenghuluan.

2. Keluarga sakinah.

3. Pangan halal, ibadah sosial serta pengembangan kemintriaan umat

islam.

g. Seksi Penyelenggara Haji dan umrah

1. Pelanyanan dan pembinaan dibidang penyuluhan haji dan umrah serta Bimbingan jama’ah dan petugas.

2. Dokumen, perbekalan dan akomodasi perjalanan haji.

h. Seksi Mapenda

Seksi Mapenda ( Madrasah dan Pendidikan Agama Islam ) pada sekolah umum

mempunyai tugas :

1. Pelanyanan dibidang kurikulum dan supervise.

2. Sasaran ketenagaan dan kesiswaan.

3. Kelembagaan dan ketatalaksanaan.

4. Pendidikan islam pada sekolah umum.

i. Seksi Pekapotren

Seksi Pekapotren ( pendidikan Keagamaan dan Pondok Pasantren ) mempunyai tugas:

1. Pelayanan dan bimbingan dibidang pendidikan keagamaan dan

pendidikan diniah.

2. Pendidikan salafiah, kerjasama kelembagaan dan pengembangan

pondok pasantren.

3. Pengembangan santri dan pelayanan pondok pasantren pada

17

j. Seksi Panamas

Seksi Penamas ( Pendidikan Agama Islam pada Masyarakat dan Pemberdayaan Mesjid ) mempunyai tugas :

1. Pelayan dan bimbingan dibidang pendidikan Al-Quran dan MTQ.

2. Penyuluhan dan lembaga dakwah.

3. Siaran dan tamadun.

4. Publikasi dakwah dan hari besar islam serta pemberdayaan mesjid.

k. Penyelenggaraan Zakat dan Wakaf

Penyelanggara zakat dan wakaf mempunyai tugas menyelanggarakan pemberian pelayanan dan bimbingan kepada masyarakat dibidang lembaga dan pengembangan zakat dan wakaf.

l. Koperasi

Koperasi ini bertugas untuk menyediakan dan melayani kebutuhan kantor seperti :

1. Menyediakan jasa foto copy.

2. Menyediakan alat-alat tulis.

18 A. Pengertian Etika

Istilah etika berasal dari Bahasa Yunani “ethicos” yang berarti norma-norma, aturan-aturan, kaidah-kaidah, nilai-nilai bagi tingkah laku manusia yang baik, dapat membedakan hal yang baik dan buruk.Menurut Durotul Yatimah (2009: 257), istilah etika berasal dari Bahasa Yunani “ethose”, yang berarti kebiasaan atau watak. Selain itu etika juga berasal dari Bahasa Perancis “etiquette” atau dalam Bahasa Indonesia bisa disebut dengan kata ettiket, yang berarti kebiasaan atau cara bergaul dan berperilaku yang baik. Perbedaan antara etika dan etiket adalah etika menekankan pada prinsip- prinsip tindakan moral yang benar, sedangkan etiket menitik beratkan pada cara pergaulan. Jadi, etika lebih merupakan nilai-nilai pola perilaku yang ditunjukkan oleh seseorang atau organisasi tertentu dalam berinteraksi dengan lingkungan organisasi. Dengan demikian, etika juga bergantung pada kondisi, situasi, dan cara pandangnya sehingga seseorang dapat menilai etika yang digunakan atau diterapkan itu bersifat baik atau buruk. Masyarakat sering memandang bahwa moralitas berkaitan dengan adat istiadat dan kebiasaan yang telah diterima sebagai sesuatu yang baik”. Dasar-dasar etika terdiri dari Ernawati (2013:258), yaitu:

1. Bersikap sopan dan ramah kepada siapa saja. 2. Memberi perhatian kepada orang lain.

19

3. Berusaha selalu menjaga perasaan orang lain. 4. Memiliki rasa toleransi yang tinggi.

5. Dapat menguasai diri dan mengendalikan emosi.

Untuk mempelajari etika perlu mengetahui azaz yang saling terkait:

1. Etika deskriptif adalah etika yang erat hubungannya dengan antropologi, sosiologi dan psikologi untuk mempelajari dan mencatat serta menguraikan moral suatu masyarakat, kebudayaan dan bangsa. Etika deskriptif membandingkan bentuk masyarakat yang berlainan dan kemudian diselidiki sejarahnya.

2. Etika normatif, yaitu berusaha menyajikan serta membenarkan suatu sistem moral, yang terdiri atas nilai-nilai dasar moral dan aturan moral yang menguasai perilaku manusia.

1. Etika Perangai

Etika perangai adalah adat istiadat atau kebiasaan yang menggambaran perangai manusia dalam kehidupan bermasyarakat di aderah-daerah tertentu, pada waktu tertentu pula. Etika perangai tersebut diakui dan berlaku karena disepakati masyarakat berdasarkan hasil penilaian perilaku.

Conto etika perangai: a. berbusana adat

b. pergaulan muda-mudi c. perkawinan semenda d. upacara adat

Etika moral berkenaan dengan kebiasaan berperilaku yang baik dan benar berdasarkan kodrat manusia. Apabila etika ini dilanggar timbullah kejahatan, yaitu perbuatan yang tidak baik dan tidak benar. Kebiasaan ini berasal dari kodrat manusia yang disebut moral.

Contoh etika moral:

a. berkata dan berbuat jujur b. menghargai hak orang lain c. menghormati orangtua dan guru d. membela kebenaran dan keadilan e. menyantuni anak yatim/piatu.

Etika moral ini terwujud dalam bentuk kehendak manusia berdasarkan kesadaran, dan kesadaran adalah suara hati nurani. Dalam kehidupan, manusia selalu dikehendaki dengan baik dan tidak baik, antara benar dan tidak benar. Dengan demikian ia mempertanggung jawabkan pilihan yang telah dipilihnya itu. Kebebasan kehendak mengarahkan manusia untuk berbuat baik dan benar. Apabila manusia melakukan pelanggaran etika moral, berarti dia berkehendak melakukan kejahatan, dengan sendirinya berkehandak untuk di hukum. Dalam kehidupan bermasyarakat dan bernegara, nilai moral dijadikan dasar hukum positif yang dibuat oleh penguasa.

3. Etika Pribadi dan Etika Sosial

Dalam kehidupan masyarakat kita mengenal etika pribadi dan etika social. Untuk mengetahui etika pribadi dan etika social diberikan contoh sebagai berikut:

21

1. Etika Pribadi. Misalnya seorang yang berhasil dibidang usaha (wiraswasta) dan menjadi seseorang yang kaya raya (jutawan). Ia disibukkan dengan usahanya sehinnga ia lupa akan diri pribadinya sebagai hamba Tuhan. Ia mempergunakan untuk keperluan-keperluan hal-hal yang tidak terpuji dimata masyarakat (mabuk-mabukan, suka mengganggu ketentraman keluarga orang lain). Dari segi usaha ia memang berhasil mengembangkan usahanya sehinnga ia menjadi jutawan, tetapi ia tidak berhasil dalam emngembangkan etika pribadinya.

2. Etika Sosial. Misalnya seorang pejabat pemerintah (Negara) dipercaya untuk mengelola uang negara. Uang milik Negara berasal dari rakyat dan untuk rakyat. Pejabat tersebut ternyata melakukan penggelapan uang Negara utnuk kepentingan pribadinya, dan tidak dapat mempertanggungjawabkan uang yang dipakainya itu kepada pemerintah. Perbuatan pejabat tersebut adalah perbuatan yang merusak etika social.

Pada sub. Bagian Keuangan di Kantor Wilayah Kementrian Agama Provinsi Sumatera Utara beberapa dari pegawai yang ada disana tidak selamanya mengikuti peraturan yang telah ditetapkan, seperti pada saat selesai jam makan siang, beberapa pegawai masih ada yang berada diluar kantor, ini menujukkan bahwa kurangnya etika seorang pegawai karena tidak mengikuti aturan yang berlaku di kantor.

B. Etika Sekretaris

Etika sekretaris menurut Rosidah dan Ambar Teguh Sulistiyani (2005: 169), “Etika adalah ilmu pengetahuan tentang dasar-dasar moral. Sasaran etika adalah moralitas, yaitu agar individu dapat membedakan mana yang baik dan mana yang jelek.Adapun prinsip-prinsip etika sekretaris, adalah:

1. Prinsip keindahan(beauty)

Prinsip ini mendasari segala sesuatu yang mencakup nikmat rasa senang terhadap keindahan. Dengan demikian, berdasarkan prinsip ini etika manusia adalah berkaitan atau memperhatikan nilai-nilai keindahan. Itulah sebabnya, seseorang memerlukan penampilan serasi dan indah atau enak dipandang dalam berpakaian dengan menggunakannya pada waktu yang tepat. Tidak etis apabila seseorang memakai pakaian olah raga pada jam kerja, atau seseorang menghadapi tamunya dengan memakai pakaian tidur. Etika dalam pengelolaan kantor yang dilandasi nilai-nilai estetika, antara lain diwujudkan dengan perencanaan tata ruang, furniture, dan hiasan-hiasan dinding, serta aksesoris lainnya yang bersifat menarik, sehingga membuat orang bersemangat tinggi dalam bekerja.

2. Prinsip persamaan (equity)

Hakikat manusia menghendaki adanya persamaan antara manusia yang satu dan manusia yang lainnya. Karena setiap manusia yang terlahir di bumi ini memiliki hak dan kewajiban masing-masing, dan pada dasarnya hak dan kewajiban tersebut sama atau sederajat. Konsekuensi dari ajaran persamaan ras menuntut persamaan di antara beraneka ragam etnis. Misalnya: watak,

23

karakter, atau pandangan hidup. Etika yang dilandasi oleh prinsip persamaan (equity) ini dapat menghilangkan perilaku diskriminatif, yang membeda- bedakan dalam berbagai aspek interaksi antar manusia.

3. Prinsip kebaikan (goodness)

Secara umum, kebaikan berarti sifat atau karakteristik dari sesuatu yang menimbulkan pujian. Perkataan baik (good) yang mengandung sifat seperti persetujuan, pujian, keunggulan, kekaguman, prinsip kebaikan sangatlah erat kaitannya dengan hasrat dan cita seseorang. Apabila seseorang menginginkan kebaikan tatanan sosial, yang diperlukan adalah sikap-sikap sadar hukum, saling menghormati, berperilaku baik (good habits), hormat-menghormati, berbuat baik kepada orang lain, kasih sayang, dan sebagainya.

4. Prinsip keadilan (justice)

Keadilan merupakan kemauan yang tetap dan diberikan kepada setiap orang apa yang mesti diperolehnya tanpa adanya rekayasa.

5. Prinsip kebebasan (liberty)

Kebebasan dapat diartikan sebagai keleluasaan untuk bertindak atau tidak bertindak berdasarkan pilihan yang tersedia bagi seseorang.

6. Prinsip kebenaran(truth)

Seorang sekretaris harus menerapkan prinsip kebenaran dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Misalnya, kebenaran dalam pembuatan laporan kepada pimpinan. Dia tidak memberikan laporan yang mengada-ada agar ia mendapat pujian dari pimpinan, kebenaran ini juga harus diterapkan dalam

pembuatan atau penyusunan kas kecil, pengadaan sarana dan prasarana kantor dan sebagainya.

Keenam ide atau prinsip-prinsip etika diatas, menjadi syarat dasar bagi pengembangan nilai-nilai etika atau kode etik dalam hubungan antar manusia, manusia dan masyarakat, dan sebagainya. Dengan kata lain, serangkaian etika yang disusun sebagai aturan hukum yang mengatur jalan hidup dan kehidupan manusia, masyarakat, organisasi, instansi yang harus dapat menjamin terciptanya keindahan, kebaikan, keadilan, kebebasan, dan kebenaran bagi setiap orang.

Etika kerja seorang sekretaris pada bagian sekretariat Kantor Wilayah Kementrian Agama Provinsi Sumatera Utara Medan pada dasarnya sudah sangat baik dalam menjalankan profesinya, karena sudah sesuai dengan prinsip kerja sekretaris. Sekretaris harus mampu mempertahankan dan meningkatkan kinerjanya agar dapat terus membantu pimpinan dalam menjalankan tugas-tugasnya.Pimpinan merupakan salah banyak, maka sekretaris pimpinan dituntut untuk cepat, sigap dan tanggap situasi mengikuti tugas pimpinan.

C. Pengertian Etiket

Dua istilah, yaitu etika dan etiket dalam kehidupan sehari-hari kadang-kadang diartikan sama, dipergunakan silih berganti. Kedua istilah tersebut memang hampir sama pengertiannya, tetapi tidak sama dalam hal titik berat penerapan atau pelaksanaannya, yang satu lebih luas dari pada yang lain.

25

Menurut Darmodiharjo dan Shidarta (2004:177) istilah etiket, berasal dari kata Prancis etiquette, yang berarti kartu undangan, yang lazim dipakai oleh raja-raja Prancis apabila mengadakan pesta. Dewasa ini istilah etiket lebih menitik beratkan pada cara-cara berbicara yang sopan, cara berpakaian, cara duduk, cara menerima tamu di rumah maupun di kantor dan sopan santun lainnya.

Dalam pergaulan hidup, etiket merupakan tata cara dan tata krama yang baik dalam menggunakan bahasa maupun dalam tingkah laku. Etiket merupakan sekumpulan peraturan-peraturan kesopanan yang tidak tertulis, namun sangat penting untuk diketahui oleh setiap orang yang ingin mencapai sukses dalam perjuangan hidup yang penuh dengan persaingan.Etiket sekretaris adalah cara berbicara, berpakaian, berbuat dan bertindak yang diterima dengan baik di kalangan sekretaris di lingkungan kerja mereka menurut Ratnawati dan Sunarto(2006: 26). Etiket itu meliputi :

1. cara menyapa dan menghomati orang 2. Cara memperkenalkan diri dan orang lain 3. Cara berpakaian

4. Cara duduk

5. Cara mempersilahkan berjala, makan, dan lain-lain 6. Cara menghubungi orang secara lisan atau via telepon.

Etiket juga merupakan aturan-aturan konvensional melalui tingkah laku individual dalam masyarakat beradab, merupakan tatacara formal atau tata krama lahiriah untuk mengatur relasi antarpribadi, sesuai dengan status social

masing-masing individu. Etiket didukung oleh berbagai macam nilai, antara lain:

1. nilai-nilai kepentingan umum

2. nilai-nilai kehjujuran, keterbukaan dan kebaikan 3. nilai-nilai kesejahteraan

4. nilai-nilai kesopanan, harga-menghargai

5. nilai diskresi (discretion: pertimbangan) penuh piker.

Mampu membedakan sesuatu yang patut dirahasiakan dan boleh dikatakan atau tidak dirahasiakan.

Diatas dikatakan bahwa etiket merupakan kumpulan cara dan sifat perbuatan yang lebnih bersifat jasmaniah atau lahiriah saja. Etiket juga sering disebut tata krama, yakni kebiasaan sopan santun yang disepakati dalam lingkungan pergaulan antarmanusia setempat. Tata berarti adat, aturan, norma, peraturan. Sedangkan krama berarti sopan santun, kebiasaan sopan santun atau tata sopan santun. Sedangkan etika menunjukkan seluruh sikap manusia yang bersikap jasmaniah maupun yang bersikap rohaniah. Kesadaran manusia terhadap kesadaran baik buruk disebut kesadaran etis atau kesadaran moral. Beberapa definisi Etiket adalah sebagai berikut:

1. Etiket adalah kumpulan tata cara dan sikap yang baik dalam pergaulan antarmanusia yang beradab.

2. Etiket adalah tata krama, sopan santun atau aturan-aturan yang disetujui oleh masyarakat tertentu dan menjadi norma serta anutan dalam bertingkah laku.

27

3. Etiket adalah tata peraturan pergaulan yang disetujui oleh masyarakat terten tu dan menjadi norma dan anutan dalam bertingkah laku anggota masyarakat.

Dari ketiga definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa pengertian dari etiket adalah tata aturan pergaulan yang disetujui oleh masyarakat tertentu dan menjadi norma serta anutan dalam bertingkahlaku pada anggota masyarakat tersebut.

Etiket pada sub. Bagian Perencanaan dan Keuangan di Kementrian Agama Provinsi Sumatera Utara bisa dikatakan kurang baik, karena dapat dilihat dari cara berbicara seorang pegawai yang kurang beretiket, kurangnya tata cara dan tata krama yang baik dalam menggunakan bahasa maupun dalam tingkah laku seorang pegawai.

D. Etika Seorang Sekretaris Yang Baik

Etika Sekretaris hakikatnya kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati oleh sekretaris. Menurut Rosidah dan Sulistiyani (2005:169) Etika adalah “ilmu pengetahuan tentang akhlak dan moral. Pembelajaran tentang etika memilikisasaran agar orang dapat membedakan yang baik dan buruk”. Menurut Yatimah (2009:62) sikap sekretaris dalam kantor yaitu :

1. Loyalitas

Loyalitas merupakan perasaan yang terwujud kesetiaan organisasi dan pekerjaannya sehingga merasa memiliki, menjaga nama bagi organisasi dan jika perlu membela organisasi.

2. Ketekunan dan Kerajinan

Seorang sekretaris harus tekun dan rajin dalam melaksanakan pekerjaannya karena jika tidak, pekerjaan kantor akan terbengkalai.

3. Kesabaran

Tugas sekretaris banyak berhubungan dengan pelayanan terhadap pekerjaan operasional yang selalu membutuhkan bantuan informasi dan administrasi lainnya maka sekretaris harus memiliki sifat sabar. Sifat sabar yang dimaksud mengandung arti ulet dan tidak cepat putus asa dalam melaksanakan pekerjaan.

4. Kerapian

Setiap pekerjaan menuntut kerapian karena pekerjaan yang rapi menunjukkan bahwa pekerjaan tersebut ditata dengan baik. Selain kerapian dalam pekerjaan, kerapian penampilan sekretaris juga penting. Misalnya dalam menggunakan pakaian, menata rambut, memakai make up, cara duduk dan sebagainya.

5. Dapat Menyimpan Rahasia

Fungsi sekretaris selain membantu pimpinan adalah menyimpan rahasia. Sebagai tangan kanan pimpinan, sekretaris dituntut untuk menyimpan rahasia karena bila terjadi kebocoran dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi.

Etika Sekretaris dalam kantor Wilayah Kementrian Agama Provinsi Sumatera Utara menunjukkan bahwa jarang terlihat adanya kerapian pegawai saat berada dikantor, beberapa dari pegawai yang tidak rapi berpakaian saat berada dikantor, menggunakan sendal, dan tidur-tiduran di meja kerja pada

29

saat jam kerja. Dalam hal ini dapat dilihat bahwa kurangnya etika dalam Kantor Kementrian Agama Provinsi Sumatera Utara.

E. Pengertian Komunikasi Kantor

Menurut Eric (2006:15) komunikasi adalah yang didalamnya menunjukkan arti pengetahuan dipindahakan dari seorang kepada orang lain, biasanya dengan maksud mencapai beberapa tujuan khusus.

Komunikasi dalam bahasa Inggris communication, berasal dari bahasa latin communication yang berarti sama. Sama disini artinya sama makna, secara sempit komunikasi diartikan sebagai proses pengiriman informasi dari satu pihak ke pihak yang lain, jadi proses komunikasi akan berjalan apabila ada persamaan makna. Secara luas pengertian komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui system yang biasa (lazim) baik dengan symbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.

Suranto Aw (2011:80) memberikan penjelasan tentang 5 hukum etika komunikasi yang harus diperhatikan dalam berkomunikasi antarpribadi atau langsung, 5 hukum tersebut adalah:

1. Respect

Respect adalah sikap menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan yang kita sampaikan.

2. Emphaty

Emphaty adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain.

3.Audible

Makna dari audibleantaralai adalah dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik.

4.Clarity

Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka hukum ke empat yang terikat dengan itu adalah kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga tidak menimbulkan multi interpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan.

5.Humble

Hukum kelima dalam membangun komunikasi interpersonal yang efektif adalah sikap rendah hati.

Jika komunikasi didasarkan pada lima hukum pokok komunikasi yang efektif ini, maka kita dapat menjadi seorang komunikator yang handal sehingga dapat menyampaikan pesan dengan cara yang sesuai dengan keadaan komunikan, hal inilah yang perlu dimiliki oleh seorang sekretaris.

Menurut Rosidah dan Ambar Teguh Sulistiyani (2005: 51), terdapat beberapa hal-hal yang perlu diperhatikan bila berbicara didepan umum adalah sebagai berikut:

1. Cara berpakaian

2. Sikap badan dalam berdiri 3. Pandangan mata

4. Penampilan

5. Raut muka dan gerakan tangan 6. Suara hendaknya jelas.

31

Komunikasi yang baik dapat dilihat di Kantor Wilayah Kementrian Agama Provinsi Sumatera Utara, komunikasi antara pegawai yang aktif dan baik bukan hanya antara pegawai namun juga komunikasi yang aktif dan baik dengan pimpinan. Pimpinan yang selalu bersikap ramah dan berkomunikasi dengan pegawai untuk membahas kemajuan kantor menjadi lebih baik.

F. Etika Komunikasi Kantor

Etika Komunikasi Kantor merupakan suatu rangkuman istilah yang mempunyai pengertian tersendiri. Menurut Utama (2009:173) etika komunikasi merupakan suatu rangkuman istilah yang mempunyai pengertian tersendiri atau etika komunikasi adalah norma atau ukuran yang berlaku dalam proses penyampaian keterangan yang berlangsung dalam kantor.

Pada dasarnya komunikasi kantor dapat berlangsung secara lisan maupun tertulis. Secara lisan, dapat terjadi secara langsung (tatap muka, face to face) tanpa melalui perantara. Secara tidak langsug berarti melalui suatu perantara (telpon). Secara tertulis misalnya dengan menggunakan surat.

Komunikasi kantor merupakan hubungan antara pegawai dengan pegawai lainnya. etika merupakan syarat mutlak dalam hubungan antar pagawai.

Menurut Mufid (2009:240) komunikasi merupakan hubungan antara pegawai dengan pegawai lainnya. Dalam hal ini perlu diperhatikan agar dalam mengadakan hubungan itu jangan sampai mempunyai dampak negatif terhadap pegawai lainnya. Jadi, dalam hal ini etika memegang peranan penting. Etika merupakan syarat mutlak dalam hubungan antara pegawai.

Oleh karena itu, setiap pegawai kantor dalam menjalankan tata hubungan kantor harus mempunyai:

1. Kesusilaan atau budi pekerti yang baik.

2. Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya.

Menurut Darmodiharjo dan Shidarta (2004:257) beberapa etika dan etiket dalam berkomunikasi antar manusia dalam kehidupan sehari-hari :

1. Jujur tidak berbohong

2. Bersikap dewasa tidak kekanak-kanakan 3. Lapang dada dalam berkomunikasi

4. Menggunakan panggilan atau sebutan orang yang baik 5. Menggunakan pesan bahasa yang efektif dan efisien 6. Tidak muda h emosi atau emosional

7. Berinisiatif sebagai pembuka dialog 8. Berbahasa yang baik, ramah dan sopan

9. Menggunakan pakaian yang pantas sesuai keadaan 10. Bertingkah laku yang baik

Pada sub. Bagian Perencanaan dan Keuangan di Kementrian Agama Provinsi Sumatera Utara berkomunikasi antar pegawai dan pimpinan di kantor sangat aktif namun beberapa dari pegawai tidak memiliki etika komunikasi yang baik, dapat dilihat saat sedang berbicara pegawai sesekali menggunakan bahasa yang kasar dan nada yang tinggi saat berada dikantor dan di saat jam kerja. berbicara dengan nada yang tinggi membuat pegawai yang lain merasa

33

terganggu karena tidak adanya ketenangan disaat jam kerja, dan itu salah satu membuat pegawai menjadi tidak konsentrasi saat bekerja.

G. Analisis dan Evaluasi Etika Komunikasi Kantor Pada Wilayah Kementrian Agama Provinsi Sumatera Utara

Dalam penerapan etika komunikasi pada kantor Wilayah Kementrian Agama Provinsi Sumatera Utara juga menerapkan bagaimana sistem penyampaian informasi yang baik dan benar dengan melalui berbagai prosedur antara lain:

1. Dimulai dengan penetapan gagasan atau ide-ide yang dilakukan oleh pihak pengirim berita.

2. Pengiriman informasi, gagasan yang merupakan pesan yang telah disusun dalam bentuk simbol, sandi, kode-kode, dengan melalui saluran media komunikasi baik secara lisan maupun tertulis, vertikal maupun horizontal, formal maupun informal.

3. Penerimaan berita oleh pihak penerima berita (komunikator). Pihak komunikasi kemudian mengadakan interprestasi (decoding) terhadap berita yang diterima, yang dilanjutkan dengan suatu tindakan atau respon.

Pelaksanaan etika pada kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara sudah diterapkan, tetapi belum semaksimal mungkin dijalankan. Contohnya di dalam cara berbicara, terkadang cara berbicara yang

dipakai dalam ruangan kurang efektif. Sehingga sering menimbulkan salah paham antar pegawai dengan pegawai, ataupun pegawai dengan atasan.

Untuk mendukung penerapan etika komunikasi kantor, kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara harus menggunakan informasi dan teknik penyampaian yang mudah untuk ditanggapi, berusaha agar informasi tersebut menimbulkan makna yang sama bagi si penerima dan harmonis sangat perlu dijaga baik oleh pemimpin maupun oleh karyawan karena komunikasi mempunyai peranan yang sangat penting untuk mencapai tujuan perusahaan .

Pada etika komunikasi mempunyai struktur organisasi garis ini dan staf berdasarkan fugsi dimana jenjang wewenang dan tanggung jawab mengalir dari bawah ke atas dan dari atas ke bawah yang berarti komunikasi mengalir dalam bentuk perintah, instuksi, dan prosedur yang harus dijalankan oleh para bawahan baik secara lisan maupun tulisan. Sedangkan komunikasi yang mengalir dari bawah ke atas dapat berubah permintaan usulan atau keluhan secara tulisan.

Pada kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara, norma susila merupakan salah satu norma yang ditetapkan, yang harus diajalankan buat semua pegawai, baik atasan, pegawai biasa, dan bahkan pegawai kebersihan juga harus memiliki norma susila. Dengan itu aktivitas dan kegiatan didalam kantor berjalan dengan baik.

35

Adapun hal-hal yang perlu di perhatikan untuk menjaga etika serta norma dalam kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara yaitu:

a. Etika Berbicara

Setiap melakukan komunikasi sebaiknya menggunakan bahasa yang mudah di mengerti. Baik antar pegawai dengan atasan, pegawai dengan pegawai, pengawai dengan masyarakat sekitar dan bahkan orang luar yang tidak memiliki hubungan apapun , harus disambut dengan sopan. Contohnya adalah sopan santun berkomunikasi baik melalui telepon maupun komunikasi langsung dan memberikan informasi yang jelas kepada tamu yang datang.

b. Etika Berpakaian

Setiap bagian pada kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara memiliki aturannya masing-masing, baik pada karyawan, administrasi dan lainnya. Untuk semua bagian yang ada didalam kantor memiliki aturan yang sama yang telah ditetapkan melalui kesepakatan bersama dan telah di sahkan. Contohnya didalam cara berpakaian setiap pegawai harus menggunakan pakaian yang sopan dan rapi untuk dipakai didalam kantor sehingga tidak mengganggu aktivitas didalam ruang kerja. Karena terkadang berpakaian yang berlebihan ataupun tidak rapi menjadi pokok permasalahan didalam ruang kerja.

c. Etika Dalam Menerima Tamu

Salah satu aturan yang ada didalam kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara adalah etika menerima tamu, sama halnya dengan etika berbicara. Setiap pegawai harus bisa memberikan informasi yang jelas dan akurat kepada tamu, sehingga tidak menimbulkan kesan negatif dari tamu karena dari cara menerima tamu sangat berpengaruh dengan nama baik perusahaan. Misalnya ada tamu yang datang sebaiknya menyambutnya dengan wajah tersenyum, sopan dan tidak berlebihan. Sehingga tamu merasa nyaman dan diperhatikan.

37 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Adapun kesimpulan yang dapat diperoleh yaitu:

1. Pelaksanaan Etika Komunikasi kantor bagi Kantor Wilayah Kementrian Agama Provinsi Sumatera Utara yaitu dengan adanya kejelasan, konsekuensi, keseimbangan, keseragaman tata bahasa yang tepat dan melihat siapa lawan bicara kita.

2. Penerapan Etika Komunikasi kantor sudah efektif sehingga para karyawan merasa terlindungi dan dekat dengan pimpinan.

B. Saran

Adapun saran yang dapat penulis uraikan yaitu:

1. Sebaiknya hubungan komunikasi antara pimpinan dan karyawan harus tetap dibina dengan cara pimpinan harus terus bersifat terbuka, dalam arti pimpinan harus supel, mau bergaul dengan bawahan sehingga antara atasan dengan bawahan akan terus terjalin hubungan yang harmonis. Untuk itu, usaha-usaha di luar kedinasan, harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya, misalnya dengan mengadakan anjangsana (open house) kepada para bawahan secara kontiniu dan merata.

2. Untuk mendukung Penerapan Etika Komunikasi Kantor, Kantor Wilayah Kementrian Agama Provinsi Sumatera Utara harus menggunakan

informasi dan teknik penyampaian yang mudah untuk ditanggapi, berusaha agar informasi tersebut menimbulkan makna yang sama bagi si penerima.

39

DAFTAR PUSTAKA

Ernawati, Ursula. 2013. “Sekretaris Profesional”. Jakarta: Erlangga.

Yatimah, Durotul. 2009. “Kesekretarisan Modern dan Administrasi

Perkantoran”. Bandung: Pustaka Setia.

Mufid, Muhammad. 2009. “Etika dan Filsafah Komunikasi”. Jakarta.

Ambar, Rosidah. 2005. “Menjadi Sekretaris Profesional & Kantor Yang

Efektif”. Yogyakarta.

AW, Suranto. 2011. “Komunikasi Perkantoran; Prinsip Komunikasi

untuk Meningkatkan Kinerja Perkantoran”.Depok: Media Wacana.

Darmodiharjo, Darji, Shidarta. 2004. “Pokok-Pokok Filsafah Hukum”.

34

dipakai dalam ruangan kurang efektif. Sehingga sering menimbulkan salah paham antar pegawai dengan pegawai, ataupun pegawai dengan atasan.

Untuk mendukung penerapan etika komunikasi kantor, kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara harus menggunakan informasi dan teknik penyampaian yang mudah untuk ditanggapi, berusaha agar informasi tersebut menimbulkan makna yang sama bagi si penerima dan harmonis sangat perlu dijaga baik oleh pemimpin maupun oleh karyawan karena komunikasi mempunyai peranan yang sangat penting untuk mencapai tujuan perusahaan .

Pada etika komunikasi mempunyai struktur organisasi garis ini dan staf berdasarkan fugsi dimana jenjang wewenang dan tanggung jawab mengalir dari bawah ke atas dan dari atas ke bawah yang berarti komunikasi mengalir dalam bentuk perintah, instuksi, dan prosedur yang harus dijalankan oleh para bawahan baik secara lisan maupun tulisan. Sedangkan komunikasi yang mengalir dari bawah ke atas dapat berubah permintaan usulan atau keluhan secara tulisan.

Pada kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara, norma susila merupakan salah satu norma yang ditetapkan, yang harus diajalankan buat semua pegawai, baik atasan, pegawai biasa, dan bahkan pegawai kebersihan juga harus memiliki norma susila. Dengan itu aktivitas dan kegiatan didalam kantor berjalan dengan baik.

Adapun hal-hal yang perlu di perhatikan untuk menjaga etika serta norma dalam kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara yaitu:

a. Etika Berbicara

Setiap melakukan komunikasi sebaiknya menggunakan bahasa yang mudah di mengerti. Baik antar pegawai dengan atasan, pegawai dengan pegawai, pengawai dengan masyarakat sekitar dan bahkan orang luar yang tidak memiliki hubungan apapun , harus disambut dengan sopan. Contohnya adalah sopan santun berkomunikasi baik melalui telepon maupun komunikasi langsung dan memberikan informasi yang jelas kepada tamu yang datang.

b. Etika Berpakaian

Setiap bagian pada kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara memiliki aturannya masing-masing, baik pada karyawan, administrasi dan lainnya. Untuk semua bagian yang ada didalam kantor memiliki aturan yang sama yang telah ditetapkan melalui kesepakatan bersama dan telah di sahkan. Contohnya didalam cara berpakaian setiap pegawai harus menggunakan pakaian yang sopan dan rapi untuk dipakai didalam kantor sehingga tidak mengganggu aktivitas didalam ruang kerja. Karena terkadang berpakaian yang berlebihan ataupun tidak rapi menjadi pokok permasalahan didalam ruang kerja.

36

c. Etika Dalam Menerima Tamu

Salah satu aturan yang ada didalam kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara adalah etika menerima tamu, sama halnya dengan etika berbicara. Setiap pegawai harus bisa memberikan informasi yang jelas dan akurat kepada tamu, sehingga tidak menimbulkan kesan negatif dari tamu karena dari cara menerima tamu sangat berpengaruh dengan nama baik perusahaan. Misalnya ada tamu yang datang sebaiknya menyambutnya dengan wajah tersenyum, sopan dan tidak berlebihan. Sehingga tamu merasa nyaman dan diperhatikan.

37 A. Kesimpulan

Adapun kesimpulan yang dapat diperoleh yaitu:

1. Pelaksanaan Etika Komunikasi kantor bagi Kantor Wilayah Kementrian Agama Provinsi Sumatera Utara yaitu dengan adanya kejelasan, konsekuensi, keseimbangan, keseragaman tata bahasa yang tepat dan melihat siapa lawan bicara kita.

2. Penerapan Etika Komunikasi kantor sudah efektif sehingga para karyawan merasa terlindungi dan dekat dengan pimpinan.

B. Saran

Adapun saran yang dapat penulis uraikan yaitu:

1. Sebaiknya hubungan komunikasi antara pimpinan dan karyawan harus tetap dibina dengan cara pimpinan harus terus bersifat terbuka, dalam arti pimpinan harus supel, mau bergaul dengan bawahan sehingga antara atasan dengan bawahan akan terus terjalin hubungan yang harmonis. Untuk itu, usaha-usaha di luar kedinasan, harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya, misalnya dengan mengadakan anjangsana (open house) kepada para bawahan secara kontiniu dan merata.

2. Untuk mendukung Penerapan Etika Komunikasi Kantor, Kantor Wilayah Kementrian Agama Provinsi Sumatera Utara harus menggunakan

38

informasi dan teknik penyampaian yang mudah untuk ditanggapi, berusaha agar informasi tersebut menimbulkan makna yang sama bagi si penerima.

39

Yatimah, Durotul. 2009. “Kesekretarisan Modern dan Administrasi

Perkantoran”. Bandung: Pustaka Setia.

Mufid, Muhammad. 2009. “Etika dan Filsafah Komunikasi”. Jakarta.

Ambar, Rosidah. 2005. “Menjadi Sekretaris Profesional & Kantor Yang

Efektif”. Yogyakarta.

AW, Suranto. 2011. “Komunikasi Perkantoran; Prinsip Komunikasi

untuk Meningkatkan Kinerja Perkantoran”.Depok: Media Wacana.

Darmodiharjo, Darji, Shidarta. 2004. “Pokok-Pokok Filsafah Hukum”.