Faktor-faktor penunjang yang akan mendorong efisiensi kerja menurut Yatimah 2009:81 sebagai berikut :
1. Bekerja secara penuh.
2. Setia kepada pimpinan dan perusahaan.
3. Itikad baik dan kemauan bekerja.
4. Tanggung jawab yang penuh dari sekretaris untuk melaksanakan tugas.
5. Saling percaya antar sesama pegawai.
6. Jujur dalam bekerja.
7. Mengakui bahwa atasannya adalah pimpinan yang harus dipatuhinya.
3.8.1 Peran Sekretaris Pada Perkantoran
Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan atau mempengaruhi berhasil atau tidaknya tujuan kantor tempat sekretaris bekerja.
Pentingnya peranan seorang sekretaris tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing kantor. Peranan sekretaris menurut Saiman 2002:37 dapat
diketahui sebagai berikut : 1.
Peran sekretaris terhadap atasan a.
Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi
fungsi, tugas dan tanggung jawab. c.
Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
Universitas Sumatera Utara
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan
pimpinan bagi bawahan. 2.
Peran sekretaris terhadap bawahan a.
Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan
kecakapan dan kemampuan. b.
Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancer dan berhasil baik.
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam
menjalankan pekerjaan. d.
Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah. e.
Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai
bawahan. Peranan sekretaris terhadap bawahan juga merupakan penilaian dari
bawahan karena sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif
akan memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan, sehingga segala permasalahan kiranya dapat dicari cara penyelesaiannya.
3.8.2 Etika Sekretaris Dalam Kantor
Etika Sekretaris hakikatnya kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati oleh sekretaris. Menurut Rosidah dan Sulistiyani 2005:169 Etika adalah “ilmu
pengetahuan tentang akhlak dan moral. Pembelajaran tentang etika memiliki
Universitas Sumatera Utara
sasaran agar orang dapat membedakan yang baik dan buruk”. Etika Sekretaris dalam kantor Wilayah Kemeneterian Agama Provinsi Sumatera Utara
memberikan petunjuk kepada sekretaris supaya memperlakukan setiap orang dengan cara yang baik dan pantas. Menurut Yatimah 2009:62 sikap sekretaris
dalam kantor yaitu : 1.
Loyalitas Loyalitas merupakan perasaan yang terwujud kesetiaan organisasi dan
pekerjaannya sehingga merasa memiliki, menjaga nama bagi organisasi dan jika perlu membela organisasi.
2. Ketekunan dan kerajinan
Seorang sekretaris harus tekun dan rajin dalam melaksanakan pekerjaannya karena jika tidak, pekerjaan kanor terbengkalai.
3. Kesabaran
Tugas sekretaris banyak berhubungan dengan pelayanan terhadap pekerjaan operasional yang selalu membutuhkan bantuan informasi dan
administrasi lainnya maka sekretaris harus memiliki sifat sabar. Sifat sabar yang dimaksud mengandung arti ulet dan tidak cepat putus asa dalam
melaksanakan pekerjaan. 4.
Kerapian Setiap pekerjaan menuntut kerapian karena pekerjaan yang rapi
menunjukkan bahwa pekerjaan tersebut ditata dengan baik. Selain kerapian dalam pekerjaan, kerapian penampilan sekretaris juga penting.
Misalnya dalam menggunakan pakaian, menata rambut, memakai make up, cara duduk dan sebagainya.
Universitas Sumatera Utara
5. Dapat menyimpan rahasia
Fungsi sekretaris selain membantu pimpinan adalah menyimpan rahasia. Sebagai tangan kanan pimpinan, sekretaris dituntut untuk menyimpan
rahasia karena bila terjadi kebocoran dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi.
3.8.3 Etika Di Tempat Kerja
