SISTEM ADMINISTRASI AKADEMIK

BAB VII SISTEM ADMINISTRASI AKADEMIK

7.1 PENERIMAAN MAHASISWA BARU

1) Mahasiswa dalam pedoman ini adalah mahasiswa Fakultas Teknik Program Studi Arsitektur Universitas Dwijendra (Universitas Dwijendra)

2) Fakultas Teknik Program Studi Arsitektur Universitas Dwijendra menyelenggarakan pendidikan berkelanjutan dengan membuka penerimaan mahasiswa baru dan mahasiswa transfer S1.

3) Mahasiswa baru adalah mahasiswa yang diterima Fakultas Teknik Program Studi Arsitektur Universitas Dwijendra yang sama sekali belum memiliki SKS matakuliah yang berlaku di Universitas Dwijendra. Penerimaan mahasiswa ini melalui UMPT.

4) Mahasiswa transfer S1 adalah mahasiswa lulusan Program Diploma/Sarjana Muda negeri dan swasta (ijazah Negara) atau yang terakreditasi/disamakan yang melanjutkan pendidikannya di Universitas Dwijendra dan sudah ada pengakuan SKS matakuliah yang sesuai dengan kurikulum Universitas Dwijendra.

5) Masukan mahasiswa terdiri dari :

a. Lulusan SMA/SMK/ yang sederajat

b. Lulusan Perguruan tinggi dari program dan jenjang yang sama atau lebih rendah

c. Mahasiswa pindahan

6) Untuk bisa diterima menjadi mahasiswa, lulusan SMA dan SMK/ yang sederajat dan lulusan Perguruan Tinggi tersebut diatas harus lulus ujian masuk/seleksi/saringan sesuai dengan ketentuan universitas.

7.2 PERPINDAHAN MAHASISWA

1) Mahasiswa pindahan adalah :

a. Mahasiswa Fakultas Teknik Program Studi Arsitektur Universitas Dwijendera yang pindah keluar atau mahasiswa dari Universitas lain yang pindah ke Universitas Dwijendra.

b. Mahasiswa Fakultas Teknik Program Studi Arsitektur Universitas Dwijendra yang pindah jenjang atau Program Studinya dalam lingkungan Fakultas dan Universitas

2) Penerimaan mahasiswa pindahan ditentukan oleh tersedianya tempat, sarana dan prasarana pendidikan dan persetujuan Rektor atas pertimbangan Dekan bersama Ketua Program Studi.

3) Kepindahan seorang mahasiswa hanya dapat diberikan 1 (satu) kali dan penerimaan mahasiswa hanya dilakukan pada awal tahun ajaran

4) Syarat-syarat perpindahan :

a. Terdaftar dan aktif kuliah minimal 2 (dua) semester di Perguruan Tinggi/Program Studi asal

b. Bukan mahasiswa putus sekolah/Drop Out (DO)

c. Bukan mahsiswa yang diberhentikan dengan tidak hormat.

d. Melaksanakan registrasi mahasiswa sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

5) Mahasiswa pindahan dari luar Universitas Dwijendra diwajibkan :

a. Mengajukan permohonan untuk menjadi mahasiswa pada Universitas Dwijendra kepada Rektor dengan disertai alasan kepindahannya.

b. Melampirkan surat keterangan pindah dan surat rekomendasi dari rektor asalnya.

c. Melampirkan semua daftar mata kuliah yang pernah diprogramkan serta nilai kredit semester/tahun diperolehnya.

d. IPK semester minimal 2,00 untuk jenjang S1 dan D3.

6) Mahasiswa pindahan dari Universitas Dwijendra ke perguruan tinggi lainnya diwajibkan :

a. Mengajukan permohonan pindah kepada Rektor dengan menjelaskan alasan kepindahannya.

b. Melampirkan surat rekomendasi dari Ketua Jurusan/Program Studi, serta semua KHS yang pernah diperoleh.

c. Melampirkan surat pernyataan kesediaan menerima dari Perguruan Tinggi yang dituju.

7) Proses akhir perpindahan seperti tersebut diatas ditentukan oleh Rektor

8) Mahasiswa yang pindah jurusan atau pindah Program Studi dalam Fakultas dan atau antar Fakultas dilingkungan Universitas Dwijendra diwajibkan :

a. Mengajukan permohonan pindah kepada Dekan dan tembusan kepada Ketua Program Studi/Jurusan yang disetujui untuk diteruskan ke Rektor.

b. Melampirkan fotocopy semua KHS dan KRS yangpernah diperolehnya dan dilegalisir oleh Ketua Program Studi.

c. IPK semester minimal 2,75 untuk jenjang S1 dan D3

9) Proses akhir kepindahan mahasiswa seperti tersebut diatas akan ditentukan oleh Rektor.

10) Ketua Program Studi penerima akan meneliti dan menyetarakan kredit mata kuliah yang telah dicapai dari tempat asalnya dengan kredit Program Studi yang akan diambil.

11) Jumlah dan jenis mata kuliah yang telah diakui dan yang masih harus ditempuh oleh mahasiswa pindahan untuk mencapai kebulatan program ditetapkan oleh Ketua Program Studi dan disahkan oleh Dekan.

12) Mahasiswa pindahan diwajibkan menempuh paling sedikit 30 sks yang mencapai

kebulatan Program Studi dalam waktu sekurang-kurangnya 2 (dua) semester.

7.3 ALUR REGISTRASI

1) Mahasiswa harus membayar DPP terlebih dahulu sesuai dengan batas waktu yang telah ditetapkan.

2) Setelah membayar DPP, mahasiswa menerima KRS yang telah disediakan oleh BAAK/Bagian Pendidikan Fakultas untuk diisi sesuai dengan ketentuan.

3) Selanjutnya mahasiswa melakukan bimbingan dari dosen Pembimbing Akademik (PA) sesuai dengan jadwal waktu yang telah ditetapkan

4) Mahasiswa wajib menyerahkan KRS yang telah diisi dan ditandatangai Dosen Pembimbing Akademik sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.

7.4 CUTI KULIAH

1) Cuti kuliah (menunda program) adalah penundaan registrasi administrasi, secara sah bagi mahasiswa.

2) Mahasiswa dapat mengambil cuti kuliah setelah mengikuti perkuliahan sekurang- kurangnya satu semester, dan yang bersangkutan tidak dalam keadaan kehilangan hak studi kecuali mahasiswa yang sakit atau dengan alasan lainnya dengan surat keterangan yang sah.

3) Mahasiswa yang mengambil cuti kuliah diwajibkan memiliki Surat Keterangan Cuti Kuliah (SKCK) yang dikeluarkan oleh Kepala Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan(BAAK) atas nama Rektor.

4) Mahasiswa yang dalam semester tertentu tidak kuliah tanpa memiliki SKCK secara otomatis kehilangan studinya dan dianggap keluar dari Universitas Dwijendra.

5) Jangka waktu selama cuti kuliah diperhitungkan dalam batas waktu studi mahasiswa yang bersangkutan.

6) SKCK dapat diminta mahasiswa di Biro Administrasi Akademikdan Kemahasiswaan (BAAK) mulai akhir semester yang sedang diikuti dan paling lambat 2 (dua) bulan setelah semester yang ditunda berjalan sesuai dengan ketentuan kalender akademik.

7) Tata cara pengajuan cuti kuliah diatur sebagai berikut :

a. Mahasiswa mengisi blangko surat permohonan cuti kuliah di Biro Akademik

b. Surat permohonan tersebut disertai dengan alasan yang kuat dan dibuktikan dengan surat keterangan dari yang berwenang (dilampirkan)

− Dalam hal kesulitan ekonomi, dibuktikan dengan surat pernyataan dari orang tua/wali yang diketahui oleh pejabat yang berwenang (Kapala

Desa/Lurah dan Camat setempat) − Dalam hal sakit atau kecelakaan dan sejenisnya, dibuktikan dengan surat

keterangan dari yang berwenang

c. Mahasiswa menyelesaikan Kartu Proses Penjajagan Cuti Kuliah dan Keluar (KPPCK)

8) Permintaan cuti kuliah tidak dapat dipertimbangkan bila pengajuannya melampaui batas waktu seperti tersebut diatas, dan mahasiswa yang bersangkutan secara otomatis kehilangan hak studinya di Universitas Dwijendra.

9) Mahasiswa yang mempunyai SKCK dapat mengajukan permintaan mengikuti kuliah kembali.

10) Mahasiswa dapat memperpanjang cuti kuliah sebanyak-banyaknya 4 (empat) semester secara berturut-turut dengan catatan sisa waktu kuliah masih memungkinkan bagi mahasiswa tersebut untuk menyelesaikan beban sks yang diwajibkan.

11) Mahasiswa yang cuti kuliah dan akan melanjutkan kuliah kembali diwajibkan mendapat persetujuan Ketua Program Studi dan Dekan yang bersangkutan paling lambat 1 (satu) bulan sebelum kegiatan perkuliahan semester yang bersangkutan. Persetujuan tersebut dicantumkan dalam SKCK.

12) Mahasiswa yang cuti kuliah tidak membayar biaya pendidikan dalam melaksanakan cuti.

13) Masa cuti kuliah tidak diperhitungkan dalam masa studi.

14) Dalam masa cuti tidak diperkenankan mengikuti kegiatan akademik apapun

7.5 ALIH PROGRAM

1) Sistem Kredit Semester memungkinkan mahasiswa melakukan alih program. Yang dimaksud dengan alih program adalah pengunduran diri seorang mahasiswa dari satu program studi/fakultas ke program studi/fakultas lain yang sejenis (IPA ke IPA, IPS ke IPS), karena mahasiswa tersebut tidak berbakat dalam program studi semula berdasarkan saran/pertimbangan PA atau mahasiswa tersebut adalah pindahan dari/ke daerah lain.

2) Alih program di lingkungan Universitas Dwijendra dilakukan atas persetujuan Dekan dengan memenuhi persyaratan sebagai berikut:

a. Mahasiswa yang bersangkutan sudah mengikuti kuliah pada program studi yang lama minimal dua semester secara berturut-turut.

b. Jumlah kredit yang telah dicapai mahasiswa bersangkutan minimal 24 SKS dengan nilai minimal masing-masing mata kuliah adalah C

c. Waktu yang dipergunakan oleh mahasiswa bersangkutan pada Program Studi yang lama turut diperhitungkan dalam menentukan batas waktu maksimal.

d. Tersedia tempat pada Program Studi yang dituju.

e. Mata kuliah yang relevan dengan kredit yang sama atau lebih besar dan telah lulus dapat dialihkan ke Program Studi yang baru.

7.6 PROGRAM TRANSFER S1

1) Lulusan Sarjana Muda dan Program D-3,D-2, D-1 dapat diterima pada program S1 yang sama setelah dilakukan akreditasi dan konversi nilai.

2) Peserta Program S1 transfer ini diterima sebagai mahasiswa semester ganjil atau semester genap dengan masa studi maksimal 3,5 tahun.

3) SKS yang diakui dari transfer lulusan Program D-1 adalah berkisar :20-40 SKS, program D-2 berkisar : 40-80 SKS; Program D-3 berkisar :60-120 SKS

4) Mata kuliah yang diakui ditentukan oleh Ketua Program Studi dan diketahui oleh Dekan.

5) Setiap mata kuliah yang dapat diakui tetapi memiliki nilai 1 atau 0 harus diprogramkan kembali.

6) Mata kuliah yang tidak dapat di transfer/tidak diakui tidak dapat dimasukkan ke dalam transkrip akademik.

7.7 NOMOR REGISTRASI MAHASISWA (NRM)

1) Nomor Registrasi Mahasiswa (NRM) dikeluarkan atau diterbitkan oleh Biro Administrasi Akademik Kemahasiswaan Universitas Dwijendra.

2) Nomor Registrasi Mahasiswa terdiri dari 11 digit dengan rincian sebagai berikut :

a. 2 digit pertama kode tahun akademik

b. 1 digit selanjutnya kode fakultas

c. 2 digit selanjutnya kode program studi

d. 2 digit selanjutnya kode ijasah terakhir (SMA/SMK, D1, D2, atau D3)

e. 4 digit selanjutnya adalah nomor urut mahasiswa

3) Nomor Pokok Mahasiswa (NPM) dikeluarkan oleh Fakultas terdiri dari 9 digit dengan rincian sebagai berikut :

a. 2 digit pertama kode tahun masuk

b. 1 digit selanjutnya kode fakultas

c. 2 digit selanjutnya kode ijasah terakhir

d. 4 digit terakhir nomor urut mahasiswa

7.8 YUDISIUM

1) Yudisium adalah penetapan status kelulusan mahasiswa dari suatu jenjang pendidikan. Yudisium dinyatakan dengan suatu predikat. Predikat tersebut ditentukan berdasarkan Indeks Prestasi Komulatif (IPK) yang dicapai oleh mahasiswa.

2) Yudisium hasil ujian akhir program dilaksanakan oleh Panitia Ujian

3) Mahasiswa yang akan di yudisium sebelumnya diminta mengisi daftar hadir yang disediakan oleh Panitia Ujian

4) Mahasiswa yang berhalangan hadir pada waktu yudisium, dapat dinyatakan sebagai inabsentia

5) Yudisium dapat pula dihadiri oleh mahasiswa yang berminat, sepanjang tempat memungkinkan serta tidak mengganggu jalannya acara yudisium.

6) Predikat Yudisium adalah sesuai dengan Surat Keputusan Mendiknas N. 232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa, predikat yudisium yang diberikan untuk lulusan S-1 dan Diploma adalah seperti dalam table 09.

Tabel 09: Yudisium Program Sarjana S1 Yudisium

Indeks Prestasi Komulatif

(IPK)

Lulus dengan predikat pujian 3,51 – 4,00 Lulus dengan predikat sangat memuaskan

2,76 – 3,50 Lulus dengan predikat memuaskan

7.9 WISUDA dan DIES NATALIS

1) Wisuda dan Dies Natalis adalah upacara akademik yang diatur berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I. No. 0602a/V/1984.

2) Wisuda di Universitas Dwijendra dilaksanakan satu kali dalam satu tahun akademik.

3) Wisuda adalah acara pengukuhan dan pelepasan alumnus oleh almamater

4) Syarat Wisuda ádalah telah dinyatakan lulus dalam yudisium oleh Dekan dan telah memenuhi persyaratan administrasi dan keuangan yang ditetapkan oleh Rektor.

5) Alumnus wajib mengikuti wisuda setelah menyelesaikan semua kewajiban akademik dan administrasi tersebut.

6) Alumnus yang belum mengikuti wisuda tidak diperkenankan mengambil ijazah, kecuali mereka dinyatakan inabsentia

7) Ijazah baru dapat diambil setelah alumnus diwisuda

8) Dies Natalis Universitas Dwijendra merupakan hari ulang tahun berdirinya Universitas Dwijendra dan dilaksanakan setiap tanggal 28 Juli.

7.10 IJASAH DAN TRANSKRIP

1) Daftar Kelulusan serta Daftar Hasil Studi dan Yudisium (DHSY) yang sudah ditandatangani oleh Ketua Jurusan/Program Studi, disahkan oleh Dekan merupakan dasar pembuatan ijasah dan transkrip.

2) Ijasah adalah Surat Tanda Tamat Belajar mahasiswa pada suatu program tertentu, yang dikeluarkan oleh Universitas Dwijendra, dengan bentuk dan isi yang sesuai dengan ketentuan Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi No. 632/D/T/1998 tentang Contoh Ijazah bagi Lulusan Program Pendidikan pada Institut/Universitas dan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 178/U/2001 tanggal 21 Nopember

2001 tentang Gelar dan Sebutan Lulusan Perguruan Tinggi. Ijazah ini dilengkapi dengan transkrip nilai.

3) Transkrip adalah pelengkap ijasah yang berisi daftar nilai studi dan yudisium mahasiswa yang dikeluarkan oleh Fakultas dan ditandatangani oleh Dekan

4) Tanggal untuk ijasah dan transkrip adalah tanggal saat kelulusan mahasiswa yang bersangkutan.

5) Daftar Hasil Studi dan Yudicium (DHSY) tersebut diatas, sudah harus diterima oleh BAAK paling lambat 2 (dua) minggu setelah pengumuman kelulusan.

6) Transkrip mahasiswa masukan non SMA/SMK dan perhitungan IPK akhir programnya didasarkan pada mata kuliah dan jumlah SKS program sebelumnya.

7) Pembuatan dan Pengesahan Ijazah diatur sebagai berikut :

a. Ijazah ditulis oleh BAAK berdasarkan Berita Acara Yudisium

b. Ijasah sarjana ditandatangani oleh Rektor dan Dekan Fakultas masing-masing

c. Pengesahan Salinan atau fotocopy ijazah oleh Pembantu Rektor I Bidang Akademik Universitas Dwijendra

8) Transkrip Akademik adalah bagian yang tak terpisahkan dengan ijazah Universitas Dwijendra, dengan ciri-ciri sebagai berikut:

a. Format dan Isi:

- Format transkrip ditetapkan oleh Universitas Dwijendra - Transkrip ijazah berisi data mahasiswa, Fakultas, Program Studi, IPK, Judul Skripsi, Jumlah SKS, dan nilai tiap mata kuliah yang dicapai oleh mahasiswa, dan predikat kelulusan.

b. Pembuatan Transkrip Akademik: - Transkrip akademik dibuat oleh BAAK bersama-sama dengan pembuatan ijazah. - Transkrip akademik dibuat berdasarkan data nilai yang dikirim oleh Fakultas dalam berkas yudisium - Transkrip ijazah di Universitas Dwijendra ditandatangani oleh Dekan Fakultas - Pengesahan fotocopy transkrip oleh Dekan atau Pembantu Dekan I.

9) Persyaratan pengambilan/penyerahan ijazah dan transkrip ditetapkan oleh BAAK

7.11 GELAR

1. Pemberian gelar akademik bagi lulusan Fakultas Teknik Program Studi Arsitektur Universitas Dwijendra ditetapkan oleh Universitas berdasarkan ketentuan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Nasional No. 178/U/2001 tanggal 21 Nopember 2001 tentang Gelar dan Sebutan Lulusan Perguruan Tinggi.

2. Gelar akademik adalah gelar yang diberikan kepada lulusan perguruan tinggi yang menyelenggarakan pendidikan akademik yang diarahkan terutama pada penguasaan ilmu pengetahuan.

3. Penggunaan gelar akademik untuk sarjana dalam bentuk singkatan ditempatkan di belakang nama yang berhak atas gelar yang bersangkutan seperti tertera dalam tabel

10.

Tabel 10 :Penggunaan Gelar Akademik

No. Kelompok Program Studi

Gelar Akademik

Singkatan

1. Teknik

Sarjana Teknik

S.T.

2 Pertanian

Sarjana Pertanian

S.P.

3 Ilmu Komunikasi

Sarjana Sosial

S.Sos

4 Pendidikan

Sarjana Pendidikan

S.Pd.

5 Hukum

Sarjana Hukum

S.H.