kartu kendali dan menyerahkan surat tersebut langsung kepada Pembantu Dekan II.
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI MEDAN
NO. KENDALI: PENGELOLA: Kode: Tgl. Surat: Tanggal:
No. Surat: No. U.B.B: Asal Surat :
Lampiran : Hal :
Catatan : Tgl. Penerimaan:
Paraf
Gambar 3.11 Kartu Kendali Fakultas Ekonomi USU
Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU
2. Tata Cara Pengelolaan Surat Keluar
Menurut Sedarmayanti 2003:91, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, tata cara pengelolaan surat keluar dibagi menjadi bagian,
yaitu: tata cara pengelolaan surat penting keluar dan tata cara pengelolaan surat biasa rutin keluar.
a. Tata Cara Pengelolaan Surat Penting Keluar
Surat penting keluar dapat dicatat di unit kearsipan, dan dapat pula dilakukan oleh Unit Pengolah asal kartu kendali putihlembar II dan kartu kendali
kuninglembar II bila perlu dua lembar, diserahkan ke unit kearsipan, agar
Universitas Sumatera Utara
unit kearsipan selalu mengetahui apa yang sedang, dan telah diproses di unit pengolah.
1 Unit Pengolah, bertugas:
a Mengisi kartu kendali rangkap tiga.
b Kartu kendali merahlembar III ditinggal di Tata Usaha Unit
Pengolah. c
Kartu kendali putih dan kuninglembar I dan II beserta surat asli dan tembusan diserahkan ke pencatat unit kearsipan.
2 Pencatat, bertugas:
a Meneliti kelengkapan surat dan pengisian kartu kendali.
b Memberi stempel instansi pada surat, serta menyiapkan
sampulamplopnya, bila belum ada dan diteruskan ke bagian ekspedisi untuk dikirim ke alamatnya.
c Kartu kendali putihlembar I disampaikan ke pengarah untuk
disimpan dan berfungsi sebagai kartu kontrol. d
Tembusan surat dicap tanggal pengiriman surat beserta kartu kendali kuninglembar II yang telah diparaf dikembalikan ke unit pengolah
supaya diketahui bahwa suratnya telah diterima oleh pencatat. e
Kartu kendali kuninglembar II tadi akhirnya diserahkan ke penata arsip untuk disimpan sebagai pengganti surat.
Catatan: Tembusan surat dapat pula disimpan di penata arsip pada unit kearsipan tergantung kebijaksanaan yang ditetapkan organisasi
tersebut.
Universitas Sumatera Utara
b. Tata Cara Pengelolaan Surat Biasa Rutin Keluar
1 Unit Pengolah, bertugas:
a Mencatat surat biasa keluar dalam dua lembar pengantar.
b Menyampaikan surat asli dan tembusan kepada pencatat di unit
kearsipan. 2
Pencatat, bertugas: a
Memasukkan surat asli dalam sampul setelah distempel dan meneruskan ke bagian ekspedisi untuk dikirim ke alamatnya.
b Tembusan surat dicap tanggal pengiriman dan dikembalikan ke unit
pengolah dengan disertai lembar pengantar II. c
Menyimpan lembar pengantar I dipencatat sebagai bukti penyampaian. Tata cara pengelolaan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih sederhana karena tidak semua surat keluar harus dikonsep dan diketik sendiri oleh Sekretaris Dekan. Pada umumnya
surat yang akan dikirim ke luar Fakultas telah dikonsep dan diketik oleh masing- masing bagian yang berkepentingan, misalnya Bagian Kepegawaian sehingga
Sekretaris Dekan tidak perlu repot mempersiapkan konsep surat dan mengetiknya. Tata cara pengelolaan surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu: 1
Surat yang akan dikirim diterima di Bagian Sekretariat Dekan . Dalam hal ini semua surat yang akan dikirim, baik dari Bagian Akademik, Bagian
Kepegawaian maupun bagian-bagian lainnya harus melalui proses terlebih dahulu di Bagian Sekretariat Dekan.
Universitas Sumatera Utara
Untuk surat yang harus dibuat sendiri oleh Sekretaris Dekan, maka Sekretaris harus terlebih dahulu membuat konsep surat yang akan dikirim lalu
mengetiknya. 2
Setelah surat diketik, surat kemudian diserahkan kepada Dekan untuk disetujui. Bila Dekan merasa surat tersebut masih butuh perbaikanrevisi,
maka Sekretaris harus melakukan perbaikan seperlunya sesuai dengan perintah Dekan.
3 Setelah surat disetujui, Sekretaris Dekan akan memberi nomor surat keluar
dan membubuhkan stempel tanggal. 4
Selanjutnya surat tersebut dimasukkan ke dalam suatu map yang disebut blutter sign untuk semua surat yang akan ditandatangani oleh Dekan atau
blutter disposition untuk surat yang tidak perlu ditandatangani oleh Dekan tetapi butuh tindak lanjut dari Dekan. Untuk surat-surat biasarutin, dan
rahasia harus ditandatangani langsung oleh Dekan. Tidak boleh menggunakan cap tanda tangan.
5 Setelah ditandatangani Dekan, maka selanjutnya membubuhkan stempel
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada tandatangan Dekan. 6
Selanjutnya surat yang akan dikirim tersebut harus terlebih dahulu ke dalam Buku Agenda.
7 Setelah dicatat ke dalam Buku Agenda, maka langkah terakhir adalah
mengirim surat tersebut kepada alamat yang dituju melalui kurir ataupun kantor pos.
Universitas Sumatera Utara
Jumlah surat masuk maupun surat keluar pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sangat banyak. Jumlah surat masuk dan surat keluar selama tiga
bulan terakhir, yaitu bulan Desember 2009, Januari 2010, dan Februari 2010 dapat dilihat pada Tabel 3.3 dan Tabel 3.4.
Tabel 3.3 Jumlah Surat Masuk Fakultas Ekonomi USU
Waktu Pihak yang Dituju
Dekan Pembantu Dekan I
Pembantu Dekan II
Pembantu Dekan III
Bendahara
Des 2009 26
16 14
16 6
Jan 2010 22
64 30
4 5
Feb 2010 31
19 37
17 5
Jumlah 79
99 81
37 16
Total Surat Masuk
312
Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU
Tabel 3.4 Jumlah Surat Keluar Fakultas Ekonomi USU
Waktu Asal Surat
Dekan Pembantu Dekan I
Pembantu Dekan II
Pembantu Dekan III
Bendahara
Des 2009 15
63 56
168 7
Jan 2010 25
37 60
137 3
Feb 2010 16
45 38
138 17
Jumlah 56
145 154
443 27
Total Surat Keluar
825
Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU
Dari data di atas dapat diketahui bahwa presentase surat masuk pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah 27,44, sedangkan presentase surat
keluar, yaitu 72,56.
Universitas Sumatera Utara
Presentase surat masuk untuk masing-masing bagian yakni: Dekan 25,32, Pembantu Dekan I 31,73, Pembantu Dekan II 25,96, Pembantu Dekan III
11,86, dan Bendahara 5,13. Sedangkan presentase surat keluar dari masing-masing bagian yakni: Dekan
6,79, Pembantu Dekan I 17,58, Pembantu Dekan II 18,67, Pembantu Dekan III 53,69, dan Bendahara 3,27.
H. Sistem PenyimpananPengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar 1. Azas Penyimpanan Arsip
